Chức năng tổ chức quản trị học

Các khái niệm cơ bản Chức năng tổ chức là quá trình phân bổ các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra, cụ thể là quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức:  Phân chia công

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

Gv: Hoàng Thị Thùy Dương

duonghtt@ftu.edu.vn

Các khái niệm cơ bản

 Chức năng tổ chức là quá trình phân bổ các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu và kế hoạch đã

đề ra, cụ thể là quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức:

 Phân chia công việc tổng thể thành các công việc cụ thể

 Gắn các nhiệm vụ và trách nhiệm với các công việc cụ thể.

 Phối hợp các nhiệm vụ khác nhau trong tổ chức.

 Nhóm các công việc thành các đơn vị.

 Thiết lập quan hệ giữa các cá nhân, phòng ban.

 Thiết lập các tuyến quyền hạn chính thức.

 Phân bổ và triển khai các nguồn lực của tổ chức.

Các khái niệm cơ bản

 Cơ cấu tổ chức (organizational structure): là một khuôn

khổ chính thức trong đó các công việc được phân chia, tích hợp và điều phối

 Sơ đồ tổ chức (organizational chart): là mô hình hóa của

cơ cấu tổ chức

Các khái niệm cơ bản

 Thiết kế tổ chức là việc phát triển hay thay đổi tổ chức trong doanh nghiệp

 Thiết kế tổ chức một quá trình bao gồm sáu vấn đề then chốt.

 Chuyên môn hóa

Khi nào cần thiết kế tổ chức??

Thiết kế tổ chức

 Chuyên môn hóa (Specialization): Là quá trình nhận diện các công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm đã được huấn luyện để đảm nhận các công việc đó

 mô tả mức độ các nhiệm vụ trong một tổ chức được phân chia thành các công việc riêng biệt

Chuyên môn hóa

Phân khâu/phân chia bộ phận

 Phân khâu (departmentalization) là cơ sở để

nhóm các công việc lại với nhau

Phân khâu theo chức năng

 Ưu điểm:

 Chuyên môn hóa sâu về chức năng

 Hiệu suất cao

 Dễ dàng điều phối theo chức năng

 Không bị trùng lặp công việc

Phân khâu theo sản phẩm

Phân khâu theo khu vực địa lý

Phân khâu theo khách hàng

Phân khâu theo quy trình sản xuất

 Ưu điểm:

 Hiệu suất cao trong việc phối hợp hoạt động

 Chuyên môn hóa sâu trong từng khâu

 Nhược điểm:

 Chỉ áp dụng trong một số doanh nghiệp nhất định

 Có sự phụ thuộc chặt chẽ giữa các khâu

Tuyến mệnh lệnh

 Đường quyền hạn liên tục nối từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất  ai phải báo cáo cho ai

 Nhân viên phải gặp ai khi gặp khó khăn và phải chịu trách nhiệm trước ai.

Tuyến mệnh lệnh

 Quyền hạn: là các quyền lợi được gắn với một vị trí nhất định, được ra quyết định, yêu cầu người

khác thực hiện công việc

 Trách nhiệm: là bổn phận phải thực hiện một công việc nào đó mà cấp trên nêu ra.

 Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh: Mỗi người thường chỉ báo cáo với cấp trên quản lý trực tiếp

Phạm vi kiểm soát

 Phạm vi kiểm soát là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể quản lý có hiệu quả

và hiệu suất

Phạm vi kiểm soát

 Phạm vi kiểm soát là bao nhiêu thì hiệu quả?

 Các yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi kiểm soát:

Tập trung và phân quyền

 Tập trung: mức độ tập trung quyền lực ở cấp quản lý cao nhất

 Phân quyền: các nhà quản trị cấp thấp hơn được ra quyết định hoặc tham gia vào quá trình ra quyết định

 Khi nào nên tập trung? Khi nào nên phân quyền?

Tập trung hơn Phân quyền hơn

• Môi trường ổn định

• Quản trị viên cấp dưới không có đủ năng lực và

như kinh nghiệm để đưa ra quyết định như những

nhà quản trị cấp cao.

• Các quyết định quan trọng

• Tổ chức đang phải đối mặt với khủng hoãng hay

nguy cơ phá sản

• Doanh nghiệp có qui mô lớn

• Hiệu quả triển khai các chiến lược của công ty phụ

thuộc vào việc những nhà quản trị giữ lại quyền

quyết đinh về những gì xảy ra

• Các quyết định tương đối ít quan trọng

• Văn hoá doanh nghiệp mở cho phép những nhà quản trị tham gia vào những gì đang diễn ra.

• Doanh nghiệp phân tán về mặt địa lý

• Hiệu quả triển khai những chiến lược của công ty phụ thuộc vào sự tham gia của các nhà quản trị và sự linh hoạt khi đưa ra quyết định.

Chính thức hóa

 Chính thức hóa thể hiện mức độ các công việc trong tổ chức được tiêu chuẩn hóa và người thực

hiện phải tuân thủ theo các qui tắc và qui trình

 Cách giải quyết công việc của nhân viên trong tổ chức có mức độ chính thức hoa cao và thấp khác

nhau như thế nào?

Mô hình cơ cấu tổ chức

 Cấu trúc chức năng (functional structure)

 Cấu trúc phân bộ:

 Theo sản phẩm

 Theo khu vực

 Theo khách hàng

Mô hình cơ cấu tổ chức

 Cấu trúc ma trận

Mô hình tổ chức kiểu cơ khí và hữu cơ

• Chuyên môn hóa cao

• Những nhóm liên kết giữa nhiều cấp bậc

• Luồng thông tin tự do

• Phạm vi kiểm soát rộng

• Phân quyền cao

• Mức độ chính thức hoá thấp

Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế tổ chức