Chức năng kiểm soát quản trị học

Nội dung chính Khái niệm và vai trò của kiểm soát  Quy trình kiểm soát  Các loại kiểm soát  Đặc điểm của hệ thống kiểm soát hiệu quả... Khái niệm Kiểm soát là một tiến trình gồm các

Chương 8: Chức năng kiểm soát

Nội dung chính

 Khái niệm và vai trò của kiểm soát

 Quy trình kiểm soát

 Các loại kiểm soát

 Đặc điểm của hệ thống kiểm soát hiệu quả

Khái niệm

 Kiểm soát là một tiến trình gồm các hoạt động giám sát nhằm đảm bảo rằng các hoạt động đó được

thực hiện theo đúng như kế hoạch và điều chỉnh những sai sót quan trọng

Vai trò của kiểm soát

Biết được các mục tiêu của tổ chức có được thực hiện đúng không và lý do tại sao thực hiện được hoặc không thực hiện được.

Điều chỉnh kịp thời khi mục tiêu của tổ chức không thực hiện được

Thực hiện quá trình ủy quyền tốt hơn

Quy trình kiểm soát

Đo lường kết quả hoạt động

Đo lường kết quả hoạt động

 Phương pháp đo lường:

 Quan sát cá nhân

 Báo cáo thống kê

 Báo cáo trực tiếp

 Báo cáo bằng văn bản

Phương pháp đo lường

Quan sát cá nhân

 Theo dõi được trên diện rộng

 Tạo cơ hội cho NQT thấy được những gì đang thực sự diễn ra

Phương pháp đo lường

Báo cáo thống kê

 Gồm những thông tin từ máy tính như đồ thị, biểu đồ, số liệu

Ưu điểm:

 Dữ liệu số dễ hình dung

 Hiệu quả trong việc thể hiện mối quan hệ giữa các số liệu

Nhược điểm:

 Cung cấp ít thông tin về hoạt động nào đó

 Một số lĩnh vực, kết quả thống kê chỉ đo lường về số lượng mà bỏ qua các nhân tố khác như nhân tố chủ

quan

Phương pháp đo lường

Báo cáo trực tiếp

 qua các buổi hội nghị, đối thoại trực tiếp, qua điện thoại

Ưu điểm: phương pháp này nhanh, cho phép có sự phản hồi, nhận thấy được cách diễn đạt về ngôn

ngữ, giọng nói

Hạn chế: khó trong việc lưu văn bản để dung tài liệu tham khoả về sau

Phương pháp đo lường

Báo cáo bằng văn bản

Ưu điểm:Mang tính chính thức  đầy đủ và súc tích hơn các báo cáo trực tiếp; dễ lưu trữ và dễ tìm.

Hạn chế: Chậm có kết quả

So sánh kết quả với tiêu chuẩn

Xác định khoảng sai lệch chấp nhận được

Xác định chênh lệch giữa thực tế và tiêu chuẩn

Tiến hành hoạt động quản trị

Điều chỉnh hoạt động thực tế (thay đ i chiếến lổ ượ c, c cấếu, h thốếng l ơ ệ ươ ng b ng ho c ổ ặ

ch ươ ng trình đào t o, thiếết kếế l i cống vi c hay sa th i nhấn viến) ạ ạ ệ ả

 Điều chỉnh tức thời:

 Điều chỉnh cơ bản:

Điều chỉnh lại những tiêu chuẩn: Sự sai lệch có thể là kết quả của những tiêu chuẩn không phù

hợp với thực tế, mục tiêu đó có thể là quá cao hay quá thấp

Tiến hành hoạt động quản trị

Các loại kiểm soát

 Kiểm soát phòng ngừa:

 Đưa ra những hoạt động quản trị trước khi vấn đề xảy ra

 Cho phép nhà quản trị ngăn chặn vấn đề chứ không phải là khắc phục

 Đòi hỏi những thông tin chính xác, mất nhiều thời gian và rất khó thu thập

Các loại kiểm soát

 Kiểm soát tại chỗ:

 Được áp dụng khi một hoạt động đang được tiến hành

 Giúp các nhà quản trị khắc phục những vấn đề trước khi chúng trở nên tốn kém

 Chỉ có hiệu quả nếu các nhà quản trị có được thông tin chính xác, kịp thời về những thay đổi của môi trường và về hoạt động

Các loại kiểm soát

 Kiểm soát phản hồi

 Kiểm soát được dựa trên thông tin phản hồi, được thực hiện sau khi hoạt động kết thúc.

 Hạn chế: trước khi nhà quản trị có thông tin thì những vấn đề đã xảy ra và dẫn đến sự lãng phí hoặc thiệt hại

 Ưu điểm so với việc kiểm soát đồng thời:

 cung cấp cho nhà quản trị đầy đủ thông tin về những nỗ lực trong việc lập kế hoạch của họ đã có hiệu quả

như thế nào

 được áp dụng để làm cơ sở tiến hành khen thưởng và khuyến khích cán bộ, công nhân.

Các tiêu chuẩn của hệ thống kiểm soát hiệu quả

Các nhân tố tình huống trong việc thiết kế các hệ thống kiểm soát

Các nhân tố tình huống trong việc thiết kế các hệ thống kiểm soát