Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cổ phần sản xuất in thiên nam

Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ phần

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp với nhau nhằm tạo thế đứng cho doanh nghiệp mình đang ngày càng trở nên gay gắt, khốc liệt Để có thể đứng vững trong môi trường đó, doanh nghiệp cần phải tạo ra được những

ưu thế riêng có của mình như: Chất lượng sản phẩm, giá cả, mẫu mã, tính hiện đại tiện dụng

Để có được những ưu thế trên, ngoài yếu tố khoa học kĩ thuật, công nghệ và trình

độ quản lý kinh doanh thì điều kiện tối cần thiết để doanh nghiệp đứng vững và có uy tín trên thị trường chính là việc quản lý nguyên vật liệu hiệu quả Đảm bảo quản lý nguyên vật liệu cho sản xuất là một yêu cầu khách quan, thường xuyên của mọi đơn vị sản xuất

và nó có tác động rất lớn tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh trong doanh nghiệp Nguyên vật liệu được đảm bảo đầy đủ, đồng

bộ, đúng chất lượng là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng và góp phần đảm bảo tiến độ sản xuất trong doanh nghiệp Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là

bộ phận trực tiếp tạo nên sản phẩm, nó chiếm 60-70% trong cơ cấu giá thành sản phẩm

Do đó, nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh

ty cổ phần sản xuất in Thiên Nam".

2 Mục đích nghiên cứu đề tài

- Làm sáng tỏ chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

- Làm rõ tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty CP Sản xuất In Thiên Nam

- Đưa ra những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty CP Sản xuất In Thiên Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

- Đối tượng nghiên cứu: kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng

nguyên vật liệu tại công ty CP Sản Xuất In Thiên Nam

- Phạm vi nghiên cứu: tại công ty CP Sản xuất In Thiên Nam

4 Kết cấu chuyên đề:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập gồm có 3 chương:

Chương 1 Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng

nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ phần Sản xuất in Thiên Nam

Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu

quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sản xuất in Thiên Nam

Mặc dù có rất nhiều cố gắng song do trình độ còn hạn chế nên chắc chắn bài chuyên

đề này không tránh khỏi thiếu sót Em rất mong nhận được những nhận xét, góp ý của các thầy cô giáo và bạn bè

Em xin chân thành cảm ơn

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, vai trò và đặc điểm nguyên vật liệu

- Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thường cấu thành nên thực thể của sản phẩm Do đó nguyên vật liệu là điều kiện thiết yếu để tiến hành quá trình sản xuất kinh doanh

1.1.2.Đặc điểm của nguyên vật liệu:

+ Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ, hoặc hình thái vật chất ban đầu thay đổi hoàn toàn để tạo tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm

+ Giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới làm ra

+ Chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

1.1.3 Phân loại nguyên vật liệu

Trong quá trình sản xuất kinh doanh hay thi công công trình, NVL sử dụng trong các doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, nhiều thứ các chủng loại quy cách khác nhau, mỗi loại có nội dung kinh tế, tính năng lý – hoá có vai trò và công dụng riêng

Do đó để đảm bảo quản lý chặt chẽ, hạch toán chi tiết, chính xác từng loại, từng thứ vật liệu một cách khoa học, hợp lý, đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại vật liệu Có các cách phân loại vật liệu sau đây

* Phân loại NVL theo vai trò và công dụng:

- Nguyên vật liệu (gồm cả thành phẩm mua ngoài) là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm

- Vật liệu phụ: là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà nó có thể kết hợp với NVL chính làm tăng sắc màu, mùi vị, chất lượng hay hình dáng bề ngoài của sản phẩm, hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc để phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật nhu cầu quản lý.

- Nhiên liệu: Thực chất là một loại vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường Nhiên liệu có thể là chất rắn, thể lỏng và thể khí

- Phụ tùng thay thế: Là những vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, thay thế máy móc thiết bị, phương tiện vận tải công dụng, dụng cụ sản xuất

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại thiết bị, vật liệu được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản nội bộ bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ, và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp, hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất và thanh lý tài sản cố định,

* Phân loại NVL theo quyền sở hữu:

- NVL tự có: Là những NVL do doanh nghiệp mua sắm, do nhận cấp phát, tặng thưởng, nhận vốn liên doanh

- NVL giữ hộ hay nhân công gia công: Là những loại NVL do doanh nghiệp nhận giữ hộ, gia công cho bền ngoài

* Phân loại NVL theo nguồn nhập:

- NVL mua ngoài: là những NVL do doanh nghiệp mua ngoài bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, mua chịu

- Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những sản phẩm của sản xuất chính, sản xuất phụ cho doanh nghiệp sản xuất dùng làm NVL

- Nguyên vật liệu cấp phát, nhận đóng vốn: Là những NVL nhận được do được cấp phát (cấp trên ngân sách) nhận vốn góp

- Nguyên vật liệu hình thành từ các nguồn khác: Là những NVL thu hồi từ phế liệu, từ thanh lý TSCĐ, nhận tặng thưởng, viện trợ của các cá nhân, các tổ chức trong

và ngoài nước

* Phân loại theo chức năng của NVL:

- NVL trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm: Là loại vật liệu tiêu hao trong qúa trình sản xuất tạo ra sản phẩm

- NVL dùng cho các nhu cầu khác

1.1.4 Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL Tính giá NVL là việc sử dụng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất Nguyên tắc cơ bản đó là phản ánh và báo cáo NVL có của doanh nghiệp theo giá thực tế

Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL Nội dung giá thực tế của vật liệu được xác định theo từng nguồn nhập

Tính giá NVL theo giá thực tế

a Giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ.

Trong việc hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL tính theo giá thực tế Đây

là thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập, cụ thể là:

* Đối với NVL mua ngoài:

+

Thuế nhập khẩu (nếu có)

+ Chi phí mua thực tế -

Số tiền giảm giá (nếu có)

- Giá ghi trên hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có) được xác định như sau: + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá vật liệu là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào

+ Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế vật liệu bao gồm cả thuế GTGT đầu vào

- Chi phí thu mua thực tế bao gồm:

+ Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản

+ Tiền thuê kho, thuê bãi

+ Tiền phạt lưu kho, lưu bãi

+ Tiền công tác phí của cán bộ thu mua

+ Hao hụt trong định mức cho phép

* Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến:

Giá thực tế vật liệu

Giá trị vật liệu xuất kho

tự gia công chế biến +

Chi phí tự gia công chế biến

* Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến nhập kho:

Giá thực tế vật

liệu nhập kho =

Giá trị vật liệu xuất ra thuê gia công chế biến

+

Chi phí vận chuyển, bốc

dỡ, khi đi, về

+

Số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến

Riêng chi phí phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến, tính vào giá thực tế vật liệu gia công chế biến được xác định như sau:

+ Vật liệu gia công chế biến thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì chi phí gia công phải trả không bao gồm thuế GTGT đầu vào

+ Vật liệu gia công chế biến thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì chi phí gia công phải rả là tổng số tiền thanh toán cho bên nhận gia công chế biến bao gồm cả thuế GTGT đầu vào

Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh thì giá thực tế của NVL là gí do Hội đồng quản trị liên doanh chấp thuận

Đối với phế liệu thu hồi từ giá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế có thể sử dụng được

b Giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ.

NVL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, nhiều lần khác nhau và giá thực tế mỗi lần nhập cũng khác nhau, vì vậy rất khó xác định được ngay giá vật liệu xuất kho trong mỗi lần xuất kho

Nhiệm vụ của kế toán là phải tính toán chính xác giá thực tế vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau, theo đúng phương pháp giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng, đồng thời phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng

* Phương pháp nhập trước - xuất trước:

Theo phương pháp này ta giả định rằng số vật liệu nào nhập trước sẽ được sử dụng để xuất trước, xuất hết đợt nhập trước mới sử dụng đến đợt xuất sau, xuất của đợt nhập nào lấy theo giá nhập của đợt nhập đó

- Ưu điểm: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có

xu hướng giảm, thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều phương pháp này cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời

- Nhược điểm: Phương pháp này làm cho doanh thu hiện đại không phù hợp với những chi phí hiện tại, vì doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị của vật tư, hàng hoá

đã được mua từ cách đó rất lâu

* Phương pháp nhập sau xuất trước:

Theo phương pháp này ta giả định rằng: Loại vật liệu nào nhập sau sẽ được sử dụng để xuất trước, xuất hết đợt nhập sau mới sử dụng đến đợt nhập trước đo, vật liệu xuất của đợt nhập nào lấy theo giá nhập của đợt nhập đó dể tính, số còn lại chưa tính hết thì tính theo đơn giá của lần nhập trước đó Giá trị thực tế của vật liệu kho cuối kỳ

là giá trị thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ

- Ưu điểm: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp đơn giá thực tế vật liệu nhập kho trong từng lần tăng dần, đảm bảo thu hồi vốn nhanh và tồn kho ít

- Nhược điểm: Chất lượng cuă công tác tính giá phụ thuộc vào sự ổn định của giá cả vật liệu Trong trường hợp giá cả của vật liệu biến động mạnh thì viưệc xuất theo phương pháp này sẽ mất tính chính xác và sẽ gây bất hợp lý

* Phương pháp giá thực tế đích danh (tính trực tiếp):

Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý, theo dõi vật liệu riêng theo từng lô NVL nhập kho Khi xuất kho vật liệu thuộc lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô vật liệu đó

- Ưu điểm: Công tác tính giá NVL đựoc thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL

Đây là phương pháp có thể coi là lý tưởng nhất , nó tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán Chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị của vật liệu xuất dùng cho sản xuất phù hợp với thành phẩm mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó tạo ra

- Nhược điểm: áp dụng phương pháp này đòi hổi những điều kịên khắt khe chỉ

có thể áp dụng được khi hàng tôn kho có thể phân biệt, chia tách ra thành từng loại, từng thứ riêng lẻ

Điều kiện vận dụng: phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có ít loại NVL hoặc những loại NVL ổn định và nhận dạng được

* Phương pháp giá thực tế bình quân:

Giá thực tế cua NVL

Số lượng NLV xuất kho x Đơn giá của NVLTrong đó: Đơn giá của NVL được xác định bằng một trong ba loại đơn giá sau:

- Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn):

Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm NVL Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của NVL xuất kho

Đơn giá bình quân

sau mỗi lần nhập =

Giá thực tế tồn kho trước đợt nhập đó +

Giá thực tế nhập kho của đợt nhập đó

có ít danh điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều

- Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân cuối kỳ):

Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của mỗi đơn vị NVL Căn cứ vào số lượng NVL xuất dùng trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất dùng trong kỳ

Đơn giá bình quân

+ Ưu điểm: Cuối kỳ, kế toán bớt được khâu điều chỉnh và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ sát với giá thực tế trên thị trường Bên cạnh đó, tính toán theo phương pháp này có độ chính xác cao.

+ Nhược điểm: Công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến tiến

độ của các khâu kế toán và công tác quyết toán nói chung

- Đơn giá bình quân cuối kỳ trước (hoặc đầu kỳ này):

Phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa trên giá thực tế và lượng NVL tồn kho kỳ trước Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL kho theo từng danh điểm

Đơn giá bình quân

tồn cuối kỳ trước

= Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trước

Số lượng của NVL tồn kho cuối kỳ trước+ Ưu điểm: Phương pháp này thuận tiện cho việc ghi sổ ngay từ đầu tháng, cách ghi đơn giảm và công việc không bị dồn vào cuối tháng, không ảnh hưởng đến việc khoá sổ

+ Nhược điểm: Độ chính xác không cao, đặc biệt đối với vật liệu thường xuyên biến động về giá cả

1.2 Lý luận tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

1.2.1 Nhiệm vụ kế toán

Để đáp ứng yêu cầu quản lý NVL từ khâu thu mua bảo quản sử dụng và dự trữ,

kế toán vật liệu thường xuyên ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình thu mua, nhập, xuất, tồn, dự trữ vật liệu cho sản xuất Thông qua đó, kế toán vật liệu cung cấp thông tin giúp nhà quản lý nắm được tình hình NVL, chất liệu, chủng loại, giá cả… phục vụ cho việc ra quyết định

Nhiệm vụ của kế toán vật liệu gồm có:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động của NVL (tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất tồn kho của NVL) tính giá thực tế vật liệu nhập kho và xuất dùng

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu tình hình có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất

kinh doanh cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

- Thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, và sử dụng vật liệu thừa, thiếu hoặc gây ứ đọng nhằm hạn chế tối đa mọi thiệt hại có thể gây ra

- Xác định chính xác số lượng và giá trị thực tế NVL sử dụng, tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ giá trị vật liệu sử dụng cho từng đối tượng tính giá thành phải chính xác, phù hợp

- Phân tích tình hình bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp nhằm phát huy những mặt làm được và khắc phục những mặt còn tồn tại góp phần nâng cao hiệu quả quản lý

1.2.2 Chứng từ sử dụng

Các chứng từ kế toán về vật tư gồm có:

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Thẻ kho

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá

- Hoá đơn giá trị gia tăng

Ngoài các chứng từ sử dụng bắt buộc thống nhất theo quy định của Nhà nước các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như:

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc kết hợp giữa kho và Phòng Kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ, loại vật liệu cả

về số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị

nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi, hoặc đã về đến doanh nghiệp xây lắp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.

Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như:

- TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê;

- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Bên Có:

- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh,

để bán, thuê ngoài gia công, chế biến, hoặc đưa đi góp vốn;

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua;

- Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng;

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê;

- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Số dư bên Nợ:

Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ

1.2.4 Kế toán chi tiết

Kế toán chi tiết NVL là việc hạch toán chi tiết theo từng thứ (danh điểm) vật liệu, cả về hiện vật giá trị, cả ở kho và bộ phận kế toán

* Các phương pháp kế toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp

Hạch toán chi tiết NVL là chi tiết hoá các thông tin tổng quát được hình thành bởi hạch toán tổng hợp, nhằm thu thập thông tin rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra hoạt động kinh doanh

Trong công tác quản lý NVL đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn, kho cho từng thứ, từng loại NVL cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị

Do vậy hạch toán chi tiết NVL ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau

để những chứng từ về nhập, xuất, tồn NVL được sử dụng một hợp lý và phù hợp số liệu trong việc ghi chép vào thẻ kho và việc ghi chép sổ kế toán, tránh được sự ghi chép trùng lặp không cần thiết, tăng hiệu quả trong công tác quản lý Thực tế công tác

kế toán hiện nay ở nước ta, các doanh nghiệp thường áp dụng một trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL là: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư

a Phương pháp ghi thẻ song song.

* Nguyên tắc hạch toán:

- Tại kho: Do thủ kho tiến hành, thủ kho mở thẻ kho cho từng danh điểm vật tư Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng, cuối ngày, cuối tháng thủ kho phải tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho

- Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở sổ chi tiết theo từng danh điểm vật tư, theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị, định kỳ 3 hoặc 5 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho, ký xác nhận vào thẻ, sau đó mang phiếu nhập, phiếu xuất về phòng phân loại ghi vào sổ chi tiết vật tư theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị Cuối tháng, kế toán tính ra tổng nhập, tổng xuất, tổng tồn trên từng sổ chi tiết cho từng danh điểm vật tư và số lượng tồn trên sổ chi tiết được đối chiếu với số lượng tồn trên từng thẻ kho cho từng danh điểm vật tư tương ứng

* Trình tự hạch toán (trang bên):

- Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, quản lý chặt chẽ vật liệu đồng thời cung cấp thông tin nhập , xuất, tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời,chính xác

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán có sự trùng lắp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép lớn

- Điều kiện áp dụng: Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít và không đòi hỏi cao về nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán

Sơ đồ 1.1: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song

Ghi chú Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu

b Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Phiếu nhập

Thẻ

kho

Phiếu xuất

Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu

Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu (bảng

kê tính giá.)

* Trình tự hạch toán:

Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối thángKiểm tra, đối chiếu

- Ưu điểm: Phương pháp này dễ kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán

- Nhược điểm: Việc ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng việc kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên trong trường hợp số lượng chứng từ của từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp khó khăn và hơn thế nữa làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác

- Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ,không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu

Thẻ kho

Phiếu

nhập

Phiếuxuất

Bảng

kê nhập

Bảng kêxuất

Sổ đối chiếu luân chuyển

c Phương pháp sổ số dư.

* Nguyên tắc hạch toán:

- Tại kho: Thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi tình hình biến động của từng danh điểm vật tư theo chỉ tiêu số lượng (tương tự như phương pháp ghi thẻ song song) Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào số lượng tồn trên từng thẻ kho ghi vào sổ số dư cột số lượng, mỗi một danh điểm vật tư được ghi một dòng trên sổ số dư Sau đó gửi sổ số dư về phòng

kế toán

- Tại phòng kế toán Định kỳ, kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thu kho vào thẻ kho, ký xác nhận vào thẻ, sau đó mang chứng từ nhập - xuất về phòng phân loại chứng từ để vào sổ giao nhận chứng từ nhập, sổ giao nhận chứng từ xuất Cuối tháng, căn cứ vào sổ giao nhận chứng từ nhập – xuất để vào bảng tổng hợp lũy kế nhập, xuấtl, tồn Cột giá trị trên bảng lũy kế nhập – xuất, tồn trên sổ số dư cho từng nhóm từng kho vật liệu tương ứng

- Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp

có nhiều danh điểm NVL và đồng thời số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều

Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu

1.2.5 Kế toán tổng hợp

1.2.5.1 Các phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho.

Theo chế độ kế toán quy định, xuất NVL ở đơn vị xây lắp áp dụng một trong hai phương pháp hàng tồn kho Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp này theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập , xuất, tồn NVL trên sổ kế toán Các tài khoản kế toán hàng tồn kho nói chung và tài

Phiếu xuất kho

Sổ giao nhận chứng từ xuất

N – X - T

khoản NVL nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của NVL Vì vậy giá trị NVL trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho so sánh đối chiếu số liệu tồn kho trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu và tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời.

1.2.5.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên

Hàng đi đường từ kỳ trước TK 128, 222

về nhập kho Xuất vốn góp liên doanh

TK 411 TK 154 Nhận cấp phát, tặng, góp Xuất thuê ngoài gia công,

vốn liên doanh chế biến

TK 632, 3381 TK 1381, 632 Thừa phát hiện khi Thiếu phát hiện khi kiểm kê

Sơ đồ 1.4: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính

VAT theo phương pháp khấu trừ)

TK 331, 111, 112,… TK 152 TK 621

Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm

( Tổng giá thanh toán )

Ngoài ra còn một số nghiệp vụ đặc biệt.

* Trường hợp mua ngoài vật liệu thừa so với hoá đơn:

Nợ TK 152: Giá trị thực tế vật liệu thừa nhập kho

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vò theo hoá đơn

Có TK 111, 112, 311, 331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 642: Giá trị thừa trong định mức cho phép

Có TK 711: Giá trị thừa do cân, đong, đo, đếm không chính xác

Có TK 3381: Giá trị thừa không rõ nguyên nhân

Nếu số hàng thừa xác định là của người bán, doanh nghiệp báo cho người bán biết

và theo dõi giá trị hàng thừa bên Nợ TK 002 Khi trả lại hàng hoặc chấp nhận mua, ghi

Có TK 002: Giá trị hàng thừa

* Trường hợp vật liệu thiếu so với hoá đơn:

Nợ TK 152: Giá trị hàng thực nhập

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào theo hoá đơn

Nợ TK 642: Giá trị hàng thiếu bắt bồi thường

Nợ TK 334: 1388: Giá trị hàng thiếu bắt bồi thường

Nợ TK 415, 811: Giá trị hàng thiếu doanh nghiệp phải chịu

Nợ TK 1381: Giá trị hàng thiếu không rõ nguyên nhân

Có TK 111,112,311,331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn

* Trường hợp hạch toán tăng vật liệu do bên giao thầu (bên A) ứng trước để thực hiện khối lượng xây lắp nhận thầu:

- Đơn vị nhận thầu chính nhận ứng trước NVL của bên giao thầu (bên A) ghi:

Nợ TK 152: Nguyên vật liệu

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

- Đơn vị trực thuộc nhận ứng NVL của bên giao thầu (bên A) để thực hiện khối lượng xây lắp giao khoán nội bộ, ghi:

Nợ TK 152: Nguyên vật liệu

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 336: (3362) Phải trả nội bộ

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

1.2.5.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

- Tài khoản sử dụng:

-TK 611: “Mua hàng” ( TK chi tiết 6111- mua nguyên vật liệu)

Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế

+Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.+Bên có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, xuất bán trong kỳ và tồn kho cuối kỳ

TK 611 không có số dư và được mở chi tiết theo từng loại vật tư, hàng hoá

-TK 152: “Nguyên vật liệu” TK này dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại

+Bên nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

+Bên có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ

+Dư nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho

-TK 151: “Hàng mua đang đi đường” TK này dùng để phản ánh giá trị hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán

+Bên nợ: Trị giá hàng mua đang đi đường

+Bên có: Kết chuyển giá thực tế hàng mua đang đi đường đầu kỳ

+Dư nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như

TK 111, 112, 331,…

- Phương pháp hạch toán:

Sơ đồ 1.6 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định

kỳ (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ).

TK 151,152 TK 611 TK 151,152

Giá thực tế NVL tồn và đang đi Giá trị NVL tồn và

đường đầu kỳ đang đi đường cuối kỳ

Sơ đồ 1.7 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

(tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ).

TK 152,151 TK 611 TK 151,152

Giá trị NVL tồn và đang đi Giá trị NVL tồn và đang đi

đường đầu kỳ đường cuối kỳ

Giá trị NVL tăng thêm Giảm giá hàng mua và giá trị

trong kỳ hàng mua trả lại

TK 621,627,641,642

Giá thực tế NVL xuất dùng

1.2.6 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán của Bộ Tài chính, quy định các hình thức sổ kế toán áp dụng thống nhất đối với các doanh nghiệp , bao gồm:

Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong

kỳ đều phải ghi vào một quyển sổ gọi là sổ Nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh

và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó láy số liệu trên các sổ nhật ký để chuyển ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ theo hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.

Hình thức này sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu: Sổ Nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên

sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp

Định kỳ hoặc cuối tháng kế toán lấy số liệu từ sổ nhật ký chug và nhật ký chuyên dung ghi vào sổ cái

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm kế toán cộng sổ liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết, sau khi đối chiếu số liệu tổng hợp trên sổ cái và số liệu trên sổ kế toán chi tiết lập BCTC Sử dụng các sổ như nhật ký bán hàng, thu tiền và các sổ cái TK 511, TK 632, TK 641, TK 642… và một số sổ chi tiết TK511, TK

632, TK 642…

1.3 Cơ sở nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu

1.3.1 Chỉ tiêu phân tích

*Hình thức bố trí kho bãi :Kho vật liệu phải đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật

đối với từng chủng loại vật liệu được lưu giữ và bảo quản tại đó Mỗi loại vật liệu đều

Chứng từ gốc Hóa đơn GTGT, PXK, GBC

Báo cáo tài chính

Ghi định kỳ hoặc cuối thángQuan hệ đối chiếu

phải có thẻ kho ghi số lượng nhập ban đầu, cập nhật số liệu nhập, xuất và số liệu qua các đợt kiểm kê Thủ kho là người chịu trách nhiệm về số vật liệu được giao quản lý tại kho.

*Phương pháp quản lý nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu xuất kho sử dụng cho công tác thi công công trình, ngoài ra còn xuất kho cho công tác quản lý như xuất kho nhiên liệu, xuất kho phụ tùng thay thế

Để phản ánh chính xác đối tượng sử dụng, Công ty cũng tiến hành quản lý chặt chẽ khâu xuất kho

Khi bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư (các đội thi công, các phòng ban) phải lập phiếu yêu cầu lĩnh vật tư trên đó ghi rõ chủng loại, số lượng vật tư yêu cầu lĩnh (đối với các tổ thi công) việc lập phiếu đề nghị lĩnh vật tư phải được lập trước từ 5-10 ngày sử dụng để đảm bảo việc thi công công trình không bị gián đoạn Phiếu này bộ phận sử dụng phải chuyển sang Phòng Kế hoạch Kỹ thuật để kiểm tra, xác nhận, khi đã đảm bảo đúng chủng loại vật tư trong kế hoạch sử dụng, Phòng Kế hoạch Kỹ thuật tiến hành xác nhân trên phiếu yêu cầu lĩnh vật tư và chuyển cho giám đốc phê duyệt

*Biện pháp dự báo nhu cầu sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu

- Dự trữ nguyên vật liệu

a) Phân tích tình hình cung ứng theo số lượng

Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về

số lượng Nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn và

do đó sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả Nhưng ngược lại, nếu cung cấp không

đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh

Về phương pháp phân tích: Để phân tích tình hình cung ứng NVL về mặt số lượng cần tính tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại NVL theo công thức sau:

Tỷ lệ hoàn thành về số lượng

NVL loại i ( i = 1,…, n)

= Số lượng NVL loại i thực tế nhập kho trong kỳ

Số lượng NVL loại i cần mua

Số lượng nguyên vật liệu loại I (I = l,n) cần mua theo kế hoạch trong kỳ được xác định bằng nhiều cách, song cách thong dụng nhất là NVL cần dung theo khối lượng thành phẩm hoặc chi tiết cần sản xuất trong kỳ theo công thức:

M i = q x m i

Trong đó :

Mi : Nhu cầu số lượng nguyên vật liệu i trong kỳ.

q : Số lượng sản phầm hay chi tiết cần đến trong kỳ

mi: Định mức hao phí nguyên vật liệu i cho 1 đơn vị sản phẩm hoặc chi tiết

b) Phân tích cung ứng nguyên vật liệu về chất lượng

Nguyên vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, đến giá trị thành phẩm Do đó, khi nhập NVL phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định, đối chiếu với các hợp đồng đã ký để đánh giá nguyên vật liệu đã đáp ứng tiêu chuẩn, chất lượng hay chưa Để phân tích chất lượng nguyên vật liệu ta có thể dùng chỉ số chất lượng hay hệ số loại:

- Chỉ số chất lượng NVL (ICL) là tỷ số giữa giá bán buôn bình quân của NVL thực

tế với giá bán buôn bình quân cung ứng theo kế hoạch

- Hệ số loại là tỷ số giữa tổng giá trị NVL theo cấp bậc chất lượng với tổng giá trị NVL cung ứng theo giá loại cấp bậc chất lượng cao nhất

ICL = ΣMi1 Sik : ΣMik Sik

Trong đó :

ICL: Càng lớn hơn 1 chứng tỏ chất lượng nguyên vật liệu càng cao

Mi1 Sik : Khối lượng NVL từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ thực tế và kỳ

kế hoạch (tính theo đơn vị hiện vật)

Sik : Đơn giá nguyên vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch

- Xác định lượng nguyên vật liệu dự trữ Để đảm bảo cho quá trình tiến hành được liên tục, hiệu quả đói hỏi phải có một lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý Lượng nguyên vật liệu dự trữ (còn gọi là định mức dự trữ nguyên vật liệu) là lượng nguyên vật liệu tồn kho cần thiết được quy định trong kỳ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục và bình thường Căn cứ vào tính chất, công dụng, nguyên vật liệu dự trữ được chia thành ba loại: dự trữ thường xuyên, dự trữ theo mùa và dự trữ bảo hiểm

+ Lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên là lượng nguyên vật liệu cần thiết tối thiểu

để đảm bảo cho sản xuất tiến hành bình thường giữa hai lần mua sắm nguyên vật liệu Công thức xác định:

Vdx = Vn*tn Trong đó:

Vdx: lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên lớn nhất

Vn: lượng nguyên vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm

tn: thời gian dự trữ thường xuyên

Lượng nguyên vật liệu dùng bình quân tuỳ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp còn thời gian dự trữ tuỳ thuộc vào thị trường mua, nguồn vốn lưu động và độ dài của chu kỳ sản xuất

+ Lượng nguyên vật liệu dự trữ bảo hiểm: là lượng nguyên vật liệu cần thiết tối thiểu để đảm bảo cho sản xuất được tiến hành bình thường

Công thức xác định:

Vdb = Vn*N.

Trong đó:

Vdb: lượng vật liệu dự trữ bảo hiểm

Vn: lượng nguyên vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm

N: số ngày dự trữ bảo hiểm

Số ngày dự trữ bảo hiểm được tính bình quân, số ngày lỡ hẹn mua trong năm

+ Lượng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa: trong thực tế có những loại nguyên vật liệu chỉ mua được theo mùa như mía cho doanh nghiệp đường, trái cây cho doanh nghiệp thực phẩm đồ hộp Hoặc có những loại nguyên vật liệu vận chuyển bằng đường thuỷ, mùa mưa bão không vận chuyển được thì cũng phải dự trữ theo mùa

Công thức xác định:

Vdm = Vn*tm.

Trong đó:

Vdm : Lượng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa

Vn : Lượng nguyên vật liệu tiêu hao bình quân

Tm : Số ngày dự trữ theo mùa

Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua để làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch vốn lưu động, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tính toán chính xác lượng nguyên vật liệu cần

mua sắm trong năm Lượng nguyên vật liệu cần mua sắm trong năm phụ thuộc vào ba yếu tố:

Lượng nguyên vật liệu cần dùng (Vcd)

Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ (Vd1)

Lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ (Vd2)

Vk là lượng nguyên vật liệu tồn kho ở thời điểm kiểm kê

Vnk: lượng nhập kho từ sau kiểm kê đến cuối năm báo cáo

Vx: lượng xuất cho các đơn vị sản xuất từ sau kiểm kê đến cuối năm báo cáo

Đối với các doanh nghiệp không có dự trữ theo mùa, lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối năm kế hoạch chính là lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên và lượng nguyên vật liệu bảo hiểm

- Tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm:

M= Σm.q

Trong đó :

M: Tổng khối lượng NVL xuất dùng trong kỳ

m : Định mức tiêu hao NVL bình quân cho một đơn vị sản phẩm

q : Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ

* Theo phương pháp giản đơn

+ Số tương đối:

M1+ Số tuyệt đối: M1 – M0

Trong đó :

M1: Là khối lượng NVL sử dụng kỳ báo cáo

Nhận xét: Tình hình sử dụng NVL kỳ báo cáo so với kỳ kế hoạch tăng hoặc giảm.

Chú ý: M có thể tính theo đơn vị hiện vật nếu ngiên cứu cho 1 loại NVL hoặc tính theo đơn vị giá trị nếu tính cho nhiều loại nguyên vật liệu

* Theo phương pháp có liên hệ kết quả sản xuất

+Số tương đối:

Mk * Q1/ Qk+Số tuyệt đối:

Qk

Q1, Qk : Khối lượng sản phẩm hoàn thành thực tế và kế hoạch

Nhận xét : Kết quả tính toán phản ánh mức sử dụng nguyên vật liệu đã tiết kiệm hay lãng phí

*Phân tích mức tiêu dùng NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm

Mức tiêu dùng NVL sản xuất cho đơn vị sản phẩm được xác định bằng công thức :

QTrong đó :

M: Khối lượng NVL xuất dùng trong kỳ

Q : Khối lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ

Mức tiêu dùng NVL cho sản xuất sản phẩm bao gồm ba bộ phận cấu thành, có thể viết

dưới dạng công thức sau: m = k + f + h

Trong đó :

k : Trọng lượng tính hoặc thực thể sản phẩm

f : Mức phế liệu, bình quân của đơn vị sản phẩm hoàn thành

h : Mức hao phí NVL cho sản phẩm hỏng bình quân của đơn vị sản phẩm hoàn thành

Đối với những loại sản phẩm sản xuất từ nhiều loại NVL, mức chi phí NVL để sản xuất đơn vị sản phẩm được xác định bằng công thức sau:

ΣM i s i = Σ( k i + f i + h i ) s i

Từ đó tính ra :

+ Mức tiết kiệm NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm

∆m = m1 – mk = ( k1 - kk ) + ( f1 – fk ) + (h1 – hk )

+ Mức tiết kiệm chi phí NVL cho sản xuất đợn vị sản phẩm

∆ms = Σ mi1 s i1 - Σ mi1 s ik

Trong đó :

si1: Là đơn giá nguyên vật liệukỳ thực tế và kỳ kế hoạch

*Vòng luân chuyển nguyên vật liệu (SV NVL )

SVNVL = NVLSD

NVLDTVới SVNVL là số vòng luân chuyển nguyên vật liệu

NVLSD là giá vốn nguyên vật liệu đã dùng

NVLDT là giá trị lượng nguyên vật liệu dự trữ

*Vòng luân chuyển vật tư trong sản phẩm dở dang (SV SPDD )

SVSPDD = ZHHCB

VTDTVới SVSPDD là số vòng luân chuyển vật tư trong sản phẩm dở dang

ZHHCB là tổng giá thành hàng hóa đã chế biến

VTDT là giá trị vật tư dự trữ đưa vào chế biến

 Vòng luân chuyển vật tư trong sản phẩm dở dang được đánh giá dựa vào 2 chỉ tiêu

đó là: Tổng giá thanh hàng hóa đã chế biến và giá trị vật tư dự trữ đưa vào chế biến Hai chỉ tiêu này cho biết khả năng khai thác các nguồn nguyên vật liệu của doanh nghiệp, đánh giá chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp Hai chỉ tiêu này càng cao thì cho biết doanh nghiệp giảm được chi phí cho nguyên vật liệu dự trữ, rút ngắn chu kỳ hoạt động về chuyển đổi nguyên vật liệu thành thành phẩm, giảm bớt sự ứ động của nguyên vật liệu tồn kho và tăng vòng quay vốn lưu động

 Ngoài ra, để sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả người ta còn đánh giá mức thiệt hại mất mát nguyên vật liệu trong quá trình dự trữ, sử dung chúng

1.3.2 Nhân tố ảnh hưởng tới việc dự trữ và sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu

1.3.2.1 Nhân tố khách quan

- Thị trường: Điểm đầu tiên và cũng là điểm kết thúc của quá trình sản xuất kinh

doanh chính là thị trường Thị trường là nơi để thu mua nguyên vật liệu phục vụ quá trình sản xuất , cũng là nơi để đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng - kết thúc 1 vòng quay của quá trình sản xuất Bởi một lẽ, thị trường còn là nơi quyết định sự thắng bại của DN,

là nơi trả lời câu hỏi sản phẩm của DN có được chấp nhận hay không, cũng là nơi chứng

tỏ khả năng cạnh tranh và uy tín của DN

- Các mặt hàng sản xuất của DN có những đặc điểm riêng biệt, nên không thể mở rộng sản xuất kinh doanh với cùng mặt hàng đó Hơn nữa, hiện nay chúng ta đang sống giữa thời bình do đó những DN sản xuất mặt hàng thời chiến không còn được hoan nghênh nữa

- Môi trường tự nhiên: là toàn bộ các yếu tố tự nhiên tác động đến doanh nghiệp

như khí hậu, thời tiết, môi trường…, các điều kiện làm việc trong môi trường tự nhiên phù hợp sẽ bảo quản nguyờn vật liệu tốt và tăng hiệu quả sử dụng nguyờn vật liệu

1.3.2.2 Nhân tố chủ quan

- Vấn đề về nhân lực.

Trong thời cuộc hiện nay khi công nghệ máy móc hiệt bị đang phát triển như vũ bão, máy móc có thể thay thế con người trong một số công việc nặng nhọc Nhưng không thể phủ nhận vai trò của con người là không thể thiếu được trong bất cứ một hoạt động nào Khoa học đã chứng minh và ai cũng phải công nhận rằng nhờ có trí óc sáng tạo của mình con, họ đã tạo ra biết bao máy móc thay thế họ trong những công việc chân tay, nhưng máy móc không thể thay thế họ trong công việc suy nghĩ, sáng tạo được

Vấn đề nhân lực được đề cập đến ở đay trước hết là về số lượng Không một công

ty nào có thể hoàn thành hoạt động sản xuất kinh doanh của mình nếu thiếu lao động, bởi kết quả của việc này sẽ gây không ít thiệt hại cho các công ty cả về tiến của uy tín và khả năng cạnh tranh Chính vì thế mà DN luôn luôn coi trọng vấn đề bổ xung lực lượng lao động

- Máy móc thiết bị.

Sự thiếu quan tâm của cấp trên tuy vẫn sản xuất theo đơn hàng quân đội Nhà Nước nhưng vẫn là để phục vụ cho công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc Một yếu tố rất quan trọng là do những năm qua toàn dân ta đang nỗ lực cho công cuộc khôi phục nền kinh tế, nên phần nào không thể quan tâm hết tất cả các mặt một cách toàn diện đựơc

- Quản lý chất lượng.

Chất lượng sản phẩm chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố khác nhau, trong đó có công tác quản lý cung ứng nguyên vật liệu Nguyên vật liệu có đạt tiêu chuẩn, đúng quy cách thì sản phẩm sản xuất ra mới mong đáp ứng được nhu cầu ngày một khắt khe của thị trường Ngược lại công tác quản lý chất lượng là một phần nền tảng cho công tác quản lý

và cung ứng nguyên vật liệu thực hiện tốt

1.3.3 Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu

- Không ngừng giảm bớt phế liệu, phế phẩm, hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Giảm mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm là yếu tố quan trọng đề tiết kiệm vật

tư trong quá trình sản xuất song khi muốn khai thác triệt để yếu tố này cần phải phân tích cho được các nguuyên nhân làm tăng , giảm mức tiêu hao vật tư trong sản xuất Từ đó đè

ra các biện pháp cụ thể nhằm tiết kiệm dượcnhiều vật tư trong sản xuất Mức tiêu hao vật

tư trong một đơn vị sản phẩm thường bị tác động bởi nhiều nhân tố như: Chất lượng vật

tư , tình hình trang bị kỹ thuật cho sản xuất , trình độ lành nghề của công nhân , trọng lượng thuần túy của sản phẩm

Để thực hiện có hiệu quả phương hướng này , doanh nghiệp cần tập trung giải quyết các vấn đề :

- Hợp lý hoá sản xuất , cải tiến kỹ thuật , nâng cao trình độ tay nghề của công nhân , thực hiện đúng các chế độ về bảo quản sử dụng máy móc thiết bị , coi trọng hạch toán nguyên vật liệu , xây dựng chế độ thưởng phạt nhằm kích thích sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu

- Xoá bỏ mọi hao hụt mất mát , hư hỏng nguyên vật liệu do nguên nhân chủ quan gây ra

Để thực hiện tốt phương hướng này cần nâng cao trách nhiệm trong công tác thu mua , vận chuyển , bao gói , bốc dở, kiểm nghiệm nguyên vật liệu trong kho và cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất

- Cải tiến quy trình công nhgệ , đổi mới máy móc thiết bị , tổ chức sản xuất hợp lý cũng góp phần giảm các tổn thất trong quá trình sản xuất

- Tăng cường giáo dục về ý thức tiết kiệm ,lợi ích của tiết kiệm đối với xí nghiệp, đối với từng người

- Nâng cao trình độ kỹ thuật công nghệ , trình độ tay nghề của công nhân

- Có các biện pháp khuyến kh ích vật chất, tinh thần thích đáng, kịp thời đối với việc tiết kiệm

- Sử dụng nguyên vật liệu thay thế : Việc lựa chọn nguyên vật liệu thay thế đựoc tiến hành cả trong khâu cung ứng và thiết kế chế tạo sản phẩm Đây là một biện pháp quan trong, nó cho phép sử dụng những nguyên vật liệu có sẵn trong nước và từ đó giảm bớt việc thay thế phải đảm bảo tính hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp vạ đặc biệt là vẫn phải

b ảo dảm chất lượng và đáp ứng được yêu cầu của công nghệ sản xuất

- Sử dụng lại phế liệu - phế phẩm: tức là sử dụng tối đa vật liệu tiêu dùng trong sản xuất thu hồi và tận dụng phế liệu - phế phẩm không những là yêu cầu trước mắt mà còn là yêu cầu lâu dài của doanh nghiệp Việc tận dụng sẽ góp phần làm giảm định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và hạ giá thành sản phẩm Nó cũng có thể đem lại nguồn thu cho doanh nghiệp nếu thực hiện bán phế liệu , phế phẩm cho các tổ chức và cá nhân ngoài doanh nghiệp

Như vậy, để đảm bảo quản lý nguyên vật liệu trong xí nghiệp một cách có hiệu quả thì doanh nghiệp phải quản lý thu mua sao cho đúng chủng loại , chất lượng theo yêu cầu sử dụng với giá mua hợp lý , tránh thất thoát vật liệu để hạ thấp gíá thành Quản lý việc bảo quản vật liệu tại kho bãi theo chế độ quy định cho từng loại vật liệu , phù hợp với quy mô

tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng lãng phí vầt liệu Quản lý việc dự trữ vừa đáp

ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh , vừa tiết kiệm vốn không quá nhiều , gây ứ đọng vốn và không quá ít ,làm gián đoạn quá trình sản xuất Quản lý sử dụng vật liệu tiết kiệm , có hiệu quả đảm bảo chất lượng

- Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT IN THIÊN NAM.

- Tên viết tắt : THIÊN NAM E.A.C

- Địa chỉ : Số 75 Phường Nam Sơn , Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phòng

- Công ty được thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 02031142861

kĩ thuật thi công để nâng cao tính cạnh tranh về chất lượng, giá cả, dịch vụ Công ty đã khẳng định được uy tín của mình, kết quả như hiện nay là cả một quá trình phấn đấu không ngừng của ban lãnh đạo và tất cả các thành viên từ khi thành lập công ty

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Để phù hợp với hoạt động kinh doanh, Công ty tổ chức bộ máy theo kiểu trực tuyến tương đối gọn nhẹ nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh nhanh chóng kịp thời

Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty

- Giám đốc : Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước các thành viên sáng lập về thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao Giám đốc là chủ tài khoản của công ty và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chấp hành quy định luật của doanh nghiệp, ký kết các hợp đồng kinh tế và văn bản giao dịch theo phương hướng và kế hoạch của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện văn bản đó

- Phòng kinh doanh : Có nhiệm vụ tiếp thị và giao dịch với khách hàng, dưới sự giám sát trực tiếp của giám đốc thực hiện các hợp đồng mua bán,các công trình được nhận theo quy định của công ty Hợp tác chặt chẽ với phòng kỹ thuật và bộ phận phân phối sản phẩm để nhập hàng và cung cấp những sản phẩm tốt nhất tới khách hàng

- Phòng kế toán : Là bộ phận quan trọng trong vấn đề quản lý tài chính của công ty, bộ phận này có nhiệm vụ cung cấp kịp thời các thông tin tài chính của công ty giúp Giám đốc hoạch định chiến lược về tài chính nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh tiến hành bình thường với hiệu quả kinh tế cao Nhập và thanh toán các dữ liệu thu, chi, lãi, lỗ các khoản thanh toán với ngân sách theo chế độ kế toán hiện hành Theo dõi hệ thống số liệu

về số lượng tài sản, tiền vốn các quỹ hiện có của công ty Quyết toán tài chính và lập báo cáo tài chính hàng quý theo quy định của Nhà nước

- Phòng hành chính : Chịu trách nhiệm thực hiện công việc quản lý nhân sự, các hoạt động của công ty

- Phòng kỹ thuật: Có chức năng thực hiện công việc tư vấn, thiết kế sản phẩm do công ty cung cấp, thiết kế các công trình công ty nhận được,chịu trách nhiệm về công tác kĩ thuật

Giám đốc

Phòng kỹ thuật

Hỗ trợ phòng kinh doanh về mặt kĩ thuật cho khách hàng, về mọi thắc mắc khách hàng

yêu cầu

- Các phòng ban của công ty đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau nhưng cùng chung

mục đích chung là phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty

2.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Sản xuất In Thiên Nam

Ngành nghề kinh doanh của công ty :

+ Thiết kế các sản phẩm đồ họa

+ In trên giấy và in trên vải

+ Chuyên sản xuất, may và in áo thun đồng phục

+ Chuyên sản xuất và phân phối các loại Giấy in, giấy photocopy các khổ như: Giấy

Photocopy YES, ACE BICH, SUBARU, PAPER COIN,v.v

2.1.4 Khái quát kết quả hoạt động của Công ty trong 2012-2014

Bảng 1.1 Tình hinh kinh doanh của công ty CP SX in Thiên Nam từ năm 2012- 2014

Nhìn vào số liệu bảng 1.1 ta nhận thấy kết quả kinh doanh trong ba năm tăng lên do

doanh thu và chi phí tăng cũng vừa với mức doanh thu

Tổng doanh thu năm 2012 đạt 481.814.000 đồng, sang năm 2013 đạt 2.023.450.500

đồng tức giảm 3,199 % tương ứng với giảm 1.541.636.500 đồng so với năm 2012.Sang

năm 2013 doanh thu đạt 1.614.369.000 đồng tức tăng 0,253 % tương ứng với tăng

409.081.500 dồng so với năm 2012 Nguyên nhân làm doanh thu tăng do doanh số bán

hàng cao, số lượng hàng tiêu thụ trong kỳ nhiều, chi phí tăng tương ứng với mức doanh thu.

Lợi nhuận sau thuế 2012 đạt 4,526,204,592 đồng, sang năm 2013 đạt 2,752,940,563 đồng tức giảm 0,391% tương ứng với giảm 1.773.264.029 đồng so với năm 2012, sang năm 2014 Lợi nhuận sau thuế đạt 2,082,930,105 đồng tức tăng 1,102 % tương ứng với tăng 3.036.210.971 đồng so với năm 2013 Nguyên nhân làm lợi nhuận sau thuế năm 2013 giảm do doanh thu giảm, chi phí giảm Năm 2014 tăng do doanh thu cao, dòng thu tăng

Nộp ngân sách Nhà nước 2012 đạt 26,036,351 đồng, sang năm 2013 đạt 7,186,088 đồng tức giảm 0,732% tương ứng với giảm 18.850.263 đồng so với năm 2011, sang năm

2014 Nộp ngân sách Nhà nước đạt 9,776,309 đồng tức tăng 0,360 % tương ứng với tăng 2.590.221 đồng so với năm 2013 Nguyên nhân làm khoản Nộp ngân sách Nhà nước giảm trong năm 2013 do danh thu giảm lợi nhuận giảm, Nộp ngân sách Nhà nước năm 2014 tăng do doanh thu tăng, lợi nhuận tăng

Số lao động 2012 đạt 91 người, sang năm 2013 đạt 90 người tức giảm 0,1% tương ứng với giảm 1 người so với năm 2012, sang năm 2014 Số lao động đạt 95 người tức tăng 0,05% tương ứng với tăng 95 người so với năm 2013

2.2 Khái quát tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Sản xuất In Thiên Nam

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty

Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty.

: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp

Quan hệ tác nghiệp giữa các kế toán viên

* Chức năng- quyền hạn nhiệm vụ của từng vị trí kế toán

Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ phụ trách chung

toàn bộ các khâu công việc của phòng kế toán, tổ chức ghi chép, xác định kết quả hoạt động kinh doanh Tập chung tài liệu của các phần hành kế toán để lập báo cáo định kỳ Kiểm tra chứng từ số liệu kế toán, ký kết các chứng từ, thực hiện công tác quản lý điều hành trong phòng kế toán Tham mưu đề bạt với Giám đốc và lãnh đạo về tình hình tài chính của công ty

Kế toán tiền lương và tiền quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động về số

lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động Tính toán phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình thanh toán các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản nợ phải trả cho người lao động, lập báo cáo về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội thuộc trách nhiệm Đồng thời phải cập nhật mọi nhiệm vụ phát sinh, thu chi bằng tiền mặt, lập báo cáo thống kê chi lãi hàng tháng, theo dõi tạm ứng và lập HĐ cho vay

Kế toán thuế: Có nhiệm vụ kê khai thuế hàng tháng và hàng quý và nộp báo cáo

thuế

Kế toán hàng hoá và tiêu thụ:Có nhiệm vụ theo dõi hạch toán giá thành của hàng

hoá, theo dõi tình hình xuất kho và tiêu thụ hàng hóa cả về số lượng lẫn giá trị.Ngoài ra

kế toán còn căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng,hóa đơn bán hàng,chứng từ thanh

Kế toán công nợ

Thủ quỹ

toán,chứng từ chấp nhận thanh toán và các chứng từ liên quan khác để hạch toán doanh thụ hàng hóa tiêu thụ

Kế toán công nợ: Theo dõi hạch toán chi tiết khoản thanh toán với khách hàng, các

khoản vay ngân hàng…

Thủ quỹ: Thu tiền của khách hàng và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp,thanh

toán lương cho nhân viên khi có quyết định của cấp trên

- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 hàng năm đến ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Thuế của hàng hoá mua vào tính thuế 10%

- Phương pháp tính giá vốn hàng hóa xuất kho: Giá vốn hàng bán được xác định theo phương pháp nhập trước-xuất trước

- Phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng

2.3 Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sản xuất In Thiên Nam

2.3.1 Đặc điểm nguyên vật liệu, phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Sản xuất

In Thiên Nam

Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty là sản xuất, in các loại giấy, bìa,… Với đặc thù kinh doanh như vậy nên nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là những loại nguyên liệu cấu thành lên sản phẩm như: giấy, mực in màu, bìa caton, bảng nnhuwameca ngoài ra nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng còn có các loại nguyên liệu hỗ trợ cho công tác sản xuất sản phẩm máy in, máy ép khuông, máy photo, ….với những loại vật liệu như vậy có thể khái quát đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty như sau:

- Nguyên vật liệu tại Công ty thường có giá trị nhỏ: Thực tế trong các sản phẩm Công ty sản xuất thì nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất với từ 20-30% giá trị sản phẩm

- Quản lý phân cấp mỗi đội sản xuất có một kho riêng: Thực tế đặc thù sản xuất sản phẩm không tập trung tại một chỗ mà thường rải rác khắp các quận trong Hải Phòng

- Các nguyên vật liệu là không đồng nhất: Tùy thuộc vào đặc điểm từng sản phâmt mà chi phối đến chủng loại vật liệu khác nhau: Ví dụ với in hóa đơn màu thì vật liệu chủ yếu là giấy để in hóa đơn và mực in;

Phân loại nguyên vật liệu

Ta biết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp nói chung, và nguyên vật liệu trong Công ty Cổ phần Sản xuất In Thiên Nam nói riêng là rất đa dạng và phong phú, nguyên vật liệu dùng cho xây lắp cũng rất đa dạng, nhiều loại, số lượng mỗi loại cũng khá nhỏ, mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế và chức năng riêng vì vậy để quản lý và hạch toán chính xác thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học hợp lý, nguyên vật liệu trong Công ty được phân loại như sau:

- Nguyên vật liệu chính: Ta biết rằng nguyên vật liệu chính là những loại nguyên vật liệu chủ yếu trong doanh nghiệp, cấu thành nên sản phẩm như: giấy, mực, vải, nhựa, hóa chất,….Trong đó những nguyên vật liệu như: đá, cát, xi măng chiếm tỷ trọng lớn và

có nhiều chủng loại khác nhau

+ Nhựa: nhựa nguyên sinh, hạt nhựa non…

+ Giấy: Giấy in thông thường, Giấy Dlex,…

- Nguyên vật liệu phụ:Có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất sản phẩm, cùng với nguyên vật liệu chính tạo thành sản phẩm hoàn chỉnh thường là: hóa chất, mực in,…

2.3.2 Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty

2.3.2.1 Tài khoản sử dụng

- TK 152: Nguyên vật liệu

- TK 153: Công cụ, dụng cụ

- TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- TK 627: Chi phí sản xuất chung

- TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

- Các tài khoản liên quan như TK 111 TK 112, TK 331, TK 141…

2.3.2.2 Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu

* Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Phòng Kế hoạch Kỹ thuật căn cứ vào tình hình sử dụng nguyên vật liệu để lên kế hoạch cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu trong kỳ một cách hợp lý, dựa trên kế hoạch cung ứng vật tư, Phòng Kế hoạch Kỹ thuật tham khảo thị trường về giá cả, chất lượng để xác định nhà cung cấp lập bảng dự toán mua vật tư và gửi tới giám đốc Công ty để phê duyệt Khi được phê duyệt Phòng Kế hoạch và sau đó tiến hành mua vật tư

Việc thu mua vật tư được hai bên, bên mua là Công ty và bên bán là đối tác cung ứng vật tư thỏa thuận đàm phán về giá cả, chất lượng, số lượng, chủng loại, và các điều kiện phát sinh khác trong quan hệ mua bán Sau khi việc mua bán được thỏa thuận, cán bộ Phòng Kế hoạch Kỹ thuật được giao nhiệm vụ thu mua và mang hóa đơn GTGT về Phòng

Kế toán để làm căn cứ ghi sổ

Theo quy định tất cả các vật liệu khi về đến kho đều phải làm thủ tục kiểm nghiệm

về chủng loại, số lượng, chất lượng, quy cách… kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư

Đối với những nguyên vật liệu đạt yêu cầu thủ kho cho nhập kho, nếu phát hiện thừa, thiếu nguyên vật liệu khi nhập kho hoặc không đúng quy cách, phẩm chất của nguyên vật liệu đó thì thủ kho báo cho tổ Vật tư trực thuộc Phòng Kế hoạch Kỹ thuật biết

để giải quyết

Cán bộ của Phòng Kế hoạch Kỹ thuật được giao nhiệm vụ cung ứng, căn cứ vào hóa đơn của người bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư và số lượng thực nhập để viết phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của người giao hàng, thủ kho, và người lập phiếu (thường là người phụ trách cung ứng của Công ty)

- Liên 1: Lưu tại Phòng Kế hoạch Kỹ thuật

- Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho

- Liên 3: Giao cho người giao hàng để làm cơ sở thanh toán

Đối với những nguyên vật liệu dùng trực tiếp không qua kho mà sử dụng không hết thu hồi về kho thì tiến hành kiểm nghiệm sau đó cho nhập kho