Slide: GIỚI THIỆU NỘI DUNG CHI TIẾT VỀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN EFFECT (phần 3)

Những vấn đề cần chú ý: Bút toán thêm: tự sinh ra khi nhập số liệu liên quan đến một số chứng từ như “Hóa đơn bán hàng”, “Phiếu nhập”, “Phiếu chi” Ví dụ: các bút toán thuế, bút toán kết chuyển giá vốn Được sửa hoặc hủy đồng thời với bút toán mẹ Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ: nhập tỷ giá và số phát sinh bằng ngoại tệ Các nghiệp vụ phát sinh có thuế: nhập thuế suất thuế GTGT và số tiền phát sinh theo giá chưa có thuế GTGT. Đối với khách hàng vãng lai (chưa có trong DM ĐVKH)  nhập tên, địa chỉ, MST cho mỗi HĐ bằng cách nhấn nút “GTGT” trên màn hình nhập liệu.

PHẦN II (tiếp) GIỚI THIỆU NỘI DUNG CHI TIẾT VỀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN EFFECT

CẬP NHẬT SỐ LIỆU PHÁT SINH

Bút toán thêm: tự sinh ra khi nhập số liệu liên quan đến một số chứng từ như “Hóa đơn bán hàng”, “Phiếu nhập”,

“Phiếu chi”

– Ví dụ: các bút toán thuế, bút toán kết chuyển giá vốn

– Được sửa hoặc hủy đồng thời với bút toán mẹ

Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ: nhập tỷ giá và số phát sinh bằng ngoại tệ

Các nghiệp vụ phát sinh có thuế: nhập thuế suất thuế

GTGT và số tiền phát sinh theo giá chưa có thuế GTGT

– Đối với khách hàng vãng lai (chưa có trong DM ĐVKH)  nhập

tên, địa chỉ, MST cho mỗi HĐ bằng cách nhấn nút “GTGT” trên màn hình nhập liệu.

Những vấn đề cần chú ý

Các cách khử trùng:

– Ưu tiên nhập một loại chứng từ

– Đưa qua một tài khoản trung gian

– Đặt khử trùng ngay tại màn hình nhập dữ liệu hoặc vào màn hình tìm kiếm nhấn Ctrl + K

để đặt khử trùng.

Những vấn đề cần chú ý

Loại chứng từ sử dụng: thuộc nhóm Phiếu thu và Phiếu chi

Các nghiệp vụ về thu tiền mặt, TGNH:

chọn chứng từ thuộc nhóm Phiếu thu – chi tiết theo loại tiền tệ: VNĐ hoặc USD

Các nghiệp vụ về chi tiền mặt, TGNH:

chọn chứng từ thuộc nhóm Phiếu chi – chi tiết theo loại tiền tệ: VNĐ hoặc USD

Lưu ý vấn đề khử trùng!!!

Các nghiệp vụ về vốn bằng tiền

Thực hành cập nhật số liệu phát sinh

Các nghiệp vụ về vốn bằng tiền

Phiếu thu 01 ngày 05/01/2011

1 Chọn loại chứng từ “Thu tiền mặt USD” (nhập

xâu lọc “thu, usd”)

Màn hình sau khi nhập đầy đủ dữ liệu của nghiệp vụ số 4 - PT 01 ngày 05/01/2011

Phiếu thu 02 ngày 21/01/2011

1 Chọn loại chứng từ “Thu tiền mặt VNĐ” (nhập

Phiếu chi 02 ngày 02/01/2011

1 Chọn loại chứng từ “Chi tiền mặt VNĐ” (nhập xâu lọc

Màn hình nhập liệu sau bước 7

- Chọn tiêu thức phân bổ: Bằng tay

- Phân bổ cho Vlsphh

Nhấn nút “Chấp nhận” hoặc nhấn

“Alt+C” để chấp nhận số thuế GTGT đầu vào của HĐ vận chuyển

Màn hình nhập liệu sau khi nhập xong số liệu liên quan đến Giấy Báo Có 01 ngày 05/01/2011

6. Ô Khoản mục: chọn “tiền điện”

7. Nhấn TAB đến ô Diễn giải: diễn giải nội dung nghiệp vụ

8. Ô TK Nợ: nhập “6277” và số tiền “2.430.000”

9. Ô TK Có: nhập “11211” và số tiền “3.480.000”

10. Nhấn TAB đến nút “Lưu”

Màn hình nhập liệu sau khi nhấn nút “Lưu”

Nhấn Có để tiếp tục

Nhấn “Chấp nhận” để tiếp tục

Nhập TK Nợ thứ hai đối ứng với TK Có 11211; số tiền chương trình tự tính Nhấn “Lưu” để lưu dữ liệu

Nhấn Alt+0 để kiểm tra

Các nghiệp vụ Nhập - xuất

vật tư, hàng hoá, thành

phẩm

Nguyên tắc chung

Với EFFECT, chương trình cung cấp cho bạn các chứng từ thuộc 3 nhóm Phiếu nhập, Phiếu xuất và Hóa đơn để nhập các nghiệp vụ tương ứng.

Nguyên tắc chung (tiếp )

* Hai cách để nhập Nhập, Xuất vật tư hàng hoá:

1 Nếu sử dụng phiếu nhập, xuất chỉ có 1 loại vật tư, hàng hoá:

Nhập từng mục ở ngoài MH nhập liệu (ngày tháng, số chứng từ, tên vật

tư, số lượng, đơn giá và nhấn nút "Lưu" cho mỗi vật tư trong phiếu)

2 Nếu sử dụng phiếu nhập, xuất có từ 2 loại vật tư, HH trở lên:

+ Nhập các dữ liệu chung cho phiếu (ngày tháng, số chứng từ, diễn giải, tên khách hàng ) ở ngoài màn hình nhập liệu

+ Các dữ liệu như: Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền thì nhập tất

cả các dòng của phiếu ở nút <Chi tiết> sau đó thoát khỏi bảng và nhấn

"Lưu" EFFECT sẽ lưu đồng thời tất cả các dòng của phiếu nhập, xuất

1 Các phiếu nhập sử dụng

Loại chứng từ sử dụng: Phiếu nhập vật tư, hàng

hóa, CCDC

– Phiếu nhập có 1 mặt hàng: nhập toàn bộ thông

tin ở màn hình nhập liệu

– Phiếu nhập có từ 2 mặt hàng trở lên: nhập thông

tin chung ở màn hình nhập liệu, sử dụng nút chi tiết để nhập thông tin về SL, ĐG của từng mặt

Các nghiệp vụ về nhập vật tư, hàng hóa

(do mua ngoài)

Phiếu nhập vật tư số 01 ngày 02/01/2011

1. Chọn loại chứng từ “Phiếu nhập vật tư, hàng hóa, TP,

Màn hình sau khi khai báo thông tin về SL, ĐG của các mặt hàng

-Nhấn “Lưu”

-Nhấn “Chấp nhận” tại cửa sổ tính thuế GTGT

- Nhấn Alt+0 để kiểm tra dữ liệu vừa nhập

Các nghiệp vụ về nhập kho thành phẩm

(sx)

Sử dụng chứng từ “Phiếu nhập kho thành phẩm” Chỉ nhập số lượng của thành phẩm nhập kho

Chỉ định khoản 1 vế: Nợ TK 155

Sau khi tính giá thành sản phẩm cuối tháng xong, EFFECT sẽ tự động điền giá thành vào các bút toán nhập kho thành phẩm này và cũng điền vào các bút toán kết chuyển giá vốn.

Chỉ nhập SL !!!

Chỉ định khoản 1 vế !!!

C¸c nghiÖp vô vÒ nhËp khÈu VLSPHH

Chọn chứng từ “PhiÕu nhËp khÈu VLSPHH-nhËp thuÕ suÊt”

Nhấn TAB đến nút “Lưu” hoặc nhấn Alt+L

HiÖn cöa sæ ®iÒn thuÕ suÊt thuÕ NK, chÊp nhËn

Alt+0, xem d÷ liÖu cña 3 bto¸n

Phiếu nhập vật tư, HH, TP bán bị trả lại

Thao tác chung:

- T ại màn hình nhập liệu: ô loại chứng từ chọn phiếu nhập => chọn

Phiếu nhập vật tư, HH, TP bán bị trả lại

- Phiếu này chỉ nhập phía ngoài màn hình nhập liệu mà không dùng nút <Chi tiết>

- Để nhập vật tư, hàng hoá, thành phẩm bán bị trả lại: Bút toán đầu sẽ là bút toán giảm doanh thu

- Sau khi nhấn nút "Lưu", EFFECT sẽ tự hiện ra bảng nhỏ có hiện sẵn giá hàng trong kho làm giá vốn hàng trả lại hoặc cũng có thể thay đổi giá này theo ý muốn

Màn hình chọn nhập liệu HH, TP bán bị trả lại

Chứng từ NTL01 ngày 18/01/2011

(Bảng kê nhập xuất hàng hóa)

Nhập tên TK Nợ: 1561  ki ểm

Có thể có rất nhiều nghiệp vụ về xuất kho như: xuất bán, xuất cho sản xuất, xuất

biếu tặng nhưng có thể chia làm 2 loại:

* Xuất không có doanh thu

* Xuất có doanh thu

Các nghiệp vụ về xuất vật tư, hàng hóa,

thành phẩm

 Xuất không có Doanh thu:

 Á p dụng: xuất vật tư cho sản xuất, xuất chuyển kho

 Sử dụng nhóm chứng từ “Phiếu xuất” (có nhiều loại để lựa chọn: “Gvtđ”, “Gvtc”, “Ko kiểm tra”)

 Lưu ý chỉ ra ĐTCP/TP khi nhập liệu các nghiệp

vụ về xuất vật tư cho sản xuất

 Áp dụng: xuất bán vật tư, hàng hóa, thành phẩm

 Sử dụng nhóm chứng từ “Hóa đơn”

 Nếu sử dụng chứng từ có xâu “Gvtđ”: chỉ cần nhập bút toán về Doanh thu và nhấn Lưu

Các nghiệp vụ về xuất vật tư, hàng hóa,

thành phẩm

1 Các phiếu xuất sử dụng (loại Pxuất)

1 Các phiếu xuất sử dụng (loại Hoá đơn)

Xuất không có DT: PXVT 01 ngày 01/01/2011

1 Chọn chứng từ “Phiếu xuất vật tư, công cụ (Gvtđ)

2 Ô ngày, chứng từ: tương tự các nghiệp vụ trước

3 Đánh dấu vào ô CPSX

4 Ô Khoản mục: chọn “Nguyên vật liệu chính”

5 Ô Diễn giải: diễn giải nội dung nghiệp vụ

6 Ô P.xưởng: chọn Phân xưởng cắt

Xuất có Doanh thu: XK01 ngày 03/01/2011

1. Chọn chứng từ: Hóa đơn bán H.hóa, v.tư, TP VAT

(Gvtđ)

2. % thuế suất: 10

3. Ô chứng từ: nhập số của phiếu xuất kho

4. Ô Số HĐ: nhập seri và số của hóa đơn bán hàng

Màn hình tìm kiếm sau khi hoàn thành nhập dữ liệu của chứng từ XK01

Các nghiệp vụ về tăng TSCĐ

Tăng do có TSCĐ mới  sử dụng chứng

từ “Ghi tăng (nguyên chiếc) TSCĐ”

Tăng do lắp thêm một số bộ phận  sử dụng chứng từ “Ghi tăng (lắp thêm) TSCĐ

Chứng từ TS001 ngày 11/01/2011 (Bảng kê chứng từ phát sinh TSCĐ)

1. Chọn chứng từ “Ghi tăng (nguyên chiếc) TSCĐ”

2. Ô “Ngày”, “Chứng từ”: nhập tương tự các nghiệp vụ

trước

3. Ô % thuế: nhập “10”

4. Dòng “Số HĐ”: nhập “023982” và “10/01/2011” tương

ứng với số và ngày của HĐ mua TSCĐ

5. Ô “ĐVKH”: nhấn F5 để vào cửa sổ DM ĐVKH tạo

mục mới cho Công ty Điện tử Hà nội (VD mã 01007)  tạo xong, nhấn ENTER để chọn

Hoặc: sử dụng ô “GTGT” để khai báo thông tin về Cty Điện

tử Hà nội như một khách hàng vãng lai

6 Ô “TSCĐ”: nhấn F5 để vào DM TSCĐ tạo mã

TSCĐ mới thuộc nhóm “TSCĐ HC” (VD mã

“02005”) - điền đầy đủ thông tin cần thiết tương

tự như khi tạo lập DM TSCĐ ban đầu tạo

Màn hình sau khi nhấn Alt+L

11 Nhấn Alt+C để chấp nhận số thuế GTGT do chương trình tự tính.

Có TK 211

Giảm do tháo rỡ một phần TSCĐ  sử

dụng chứng từ “Ghi giảm (tháo rỡ) TSCĐ”

Các nghiệp vụ về khấu hao TSCĐ

Sử dụng chứng từ “Khấu hao TSCĐ tháng”

Trình tự nhập: các thông tin về ngày, số chứng từ, diễn giải tương tự các nghiệp vụ trước

Ô TSCĐ: nhấn F5 để vào cửa sổ DM TSCĐ

– Dùng phím INS (đánh dấu từng dòng) hoặc Ctrl+A (đánh dấu

toàn bộ) để đánh dấu các TSCĐ muốn khấu hao

– Nhấn Ctrl+Z nếu muốn bỏ đánh dấu tất cả các TSCĐ trong DM– Nhấn ESC để quay lại màn hình nhập dữ liệu

Nhấn “Lưu” để chương trình tự tính và hạch toán các bút toán khấu hao cho TSCĐ đã được đánh dấu

Minh họa với Ctừ KH01 ngày 31/01/2011

Màn hình tìm kiếm sau khi nhấn Alt+0

Các nghiệp vụ về tiền lương và các

khoản trích theo lương

Đặc điểm:

– Việc tính lương thường được thực hiện ở thời điểm

cuối tháng

– Việc tính lương tự động đối với phần mềm kế toán

được thực hiện trên Bảng tính lương

Bảng tính lương: là bảng dùng để tính tiền lương của từng CNV trong DN theo chế độ lao động tiền lương của NN và chính sách tiền lương của DN

– Đồng thời với việc tính lương, phần mềm kế toán sẽ

tự sinh ra các bút toán phản ánh chi phí tiền lương và các khoản theo từng bộ phận sử dụng LĐ

Thao tác tạo bảng tính lương

1 Thiết lập phương thức tính lương: thiết kế kết

cấu bảng tính lương (đặt tên các cột trong bảng tính lương, nhập công thức tính giữa các cột), các qui tắc hạch toán tiền lương của DN

– Thiết lập công thức tính lương dựa trên hình thức trả

lương của DN (theo thời gian hoặc theo sp)

– Thiết lập công thức tính các khoản trích theo lương =

% tỉ lệ * lương cơ bản

– Đặt bút toán tự động phản ánh chi phí nhân công cho

các bộ phận sử dụng LĐ trong DN

Thao tác tạo bảng tính lương

2 Thực hiện tính lương trên bảng tính

- Đặt ngày tháng thực hiện tính lương

- Đặt chức năng thực hiện bút toán gộp: chương trình sẽ tự động sinh ra bút toán phản ánh chi

phí nhân công tổng hợp

- Chức năng sắp xếp:

- Thiết lập chức năng xử lí tự động các bút toán phản ánh CPNC đã đặt sẵn trong phương thức tính lương

3 Nhập các dữ liệu về kết quả và thời gian lao

động của từng CNV

Thực hành với số liệu của bài tập

Tạo phương thức tính lương

qua phải (bắt đầu từ sau cột “OP”) (VD

Stt1: cột Lương CB)

trái qua phải

của trường tương ứng

5. Cột Công thức:

 Đối với cột phải nhập dữ liệu trực tiếp không lập công

thức giá trị là “memo” (VD cột “Lương CB”: dữ liệu sẽ nhập trực tiếp)

 Đối với cột có thể tính được bằng công thứcnhấn đúp chuột

để mở cửa sổ tạo công thức nhập công thức (VD: BHXH (16%) = 16%* Lương CBnhập tr1*16/100) Thoát khỏi cửa

sổ tạo công thức theo những cách:

6. Các cột TK nợ- TK có, TK_no1- TK_co1 : khai báo

các bút toán tự động phản ánh chi phí nhân công

tương ứng với các kí hiệu Option (dùng để gán cho

CNV trong danh mục CNV của DN)

Tạo phương thức tính lương

lương cho các nhân viên

lương

Xử lí bảng tính lương

(Trong bảng tính lương chưa có DS NV)

Nhấn Ctrl+I chọn “Thêm từ DMDVKH” Nhấn F4chọn hàm “Chứa” với giá trị

“040”

Dùng phím INS hoặc F1 để đánh dấu

những nhân viên có trong bảng tính lương Nhấn ESC và trả lời Có

Xem kết quả tính lương

Nhấn nút “Xem,Hủy” trên cửa sổ “Lao

động tiền lương”

Xem xong nhấn ESC để thoát khỏi cửa

sổ “Xem,huỷ” trả lời “Không” khi được hỏi có muốn huỷ kết quả tính lương

không?