Những vấn đề cần lưu ý khi sử dụng Email

NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI SỬ DỤNG EMAIL 1. Đề phòng Virus máy tính Có một vấn đề mà ngườI sử dụng Internet và Email luôn luôn phảI đối mặt đó là Virus máy tính. Hiện nay, hầu hết các chương trình Virus phá hoại đều lây lan qua con đường Internet, đặc biệt là qua email. Virus máy tính có thể phá hỏng máy tính của bạn hay xoá dữ liệu và thậm chí lấy cắp dữ liệu và mật khẩu Internet. Khi nhận được một email chứa Virus, chỉ cần mở file chứa Virus gửi kèm trong email là máy tính của ngườI sử dụng đã bị lây nhiễm, đồng thời tất cả những địa chỉ email được lưu trong Address Book sẽ bị gửi một bản Copy của Virus đó. Vì vậy, khi sử dụng email, bạn phải lưu ý đến nguy cơ bị lây nhiễm Virus. Vậy đề phòng như thế nào?. - Cẩn thận với những email gửi từ địa chỉ lạ: Bạn luôn đề cao cảnh giác với những email gửi từ địa chỉ mà mình không biết và phải rất cẩn thận nếu email đó gửi kèm file. Nếu thấy email đó có nội dung mời chào mở một file hoặc một Wedsite lạ thì nên xoá ngay. - Thường xuyên quét Virus trên máy tính: Trao đổI email nguy cơ lây nhiễm Virus rất cao. Vì vậy, bạn nên cài đặt chương trình quét và diệt Virus trong máy tính và thực hiện quét định kỳ. Chương trình quét Virus thông dụng được cung cấp miễn phí là BKAV có thể tảI xuống từ địa chỉ www.ftp.vn/bkav/. - Cài đặt chương trình nhận diện Virus thường trực: Một số chương trình nhận dạng và diệt Virus thường trực như Norton AntiVirus có tác dụng kiểm tra tất cả các file được tải xuống hoặc copy vào máy tính. 2. Tiết kiệm trong sử dụng Email Biết cách sử dụng email hợp lý sẽ giúp bạn tiết kiện rất nhiều thời gian và tiền bạc. Phần này sẽ đưa ra một số kinh nghiệm cho bạn tham khảo. - Quy trình nhận gửi email: Bạn nên thực hiện nhận, soạn và gửi email theo trình tự sau đây: khởi động chương trình Outlook Express → kết nối vào mạng để nhận thư → ra khỏi mạng → Đọc thư đến và soạn thư mới →vào mạng để gửi thư → ra khỏi mạng. - Sử dụng WinZip: Khi gửi một hoặc nhiều file có dung lượng lớn qua email thì bạn nên sử dụng chương trình WinZip để nén nó lại trước khi gửi. File sau khi được nén sẽ có dung lượng nhỏ hơn rất nhiều so với file gốc. Bạn có thể tải chương trình WinZip tại địa chỉ www.download.com. Trang 1 MỘT SỐ LỖI VÀ HƯỚNG XỬ LÝ TRONG SỬ DỤNG EMAIL 1. Khi gửi thư thì chương trình báo lỗi: “Unable to find the SMTP host or POP3 Server” Nguyên nhân do bạn chưa đưa các thông số vào SMTP host. Kiểm tra xem bạn đã kết nối vào máy chủ của ISP chưa ? (Thông báo này xảy ra nhiều khi nó phụ thuộc vào chương trình email mà bạn đang dùng). Hãy kiểm tra lại cấu hình đó một lần nữa và đảm bảo rằng thông số về Mail Server được cài đặt trên máy của bạn đúng như thông số được cung cấp bởi ISP. SMTP: tên máy chủ gửi mail POP3:tên máy chủ nhận mail Username: Tên truy nhập mạng Internet của bạn 2. Trong khi tôi đang nhận thư về thì chương trình thông báo:”The password that you supplied is incorrect please reenter your password”. Lý giải điều này hơi khó, nhưng nếu bạn đưa vào mật khẩu và nó vẫn không thể vào được thì kiểm tra lại xem tên truy cập mạng (username) có ở dòng chữ thường hay chữ hoa? Nhiều khi nguyên nhân là do nhiều người dùng không để ý và họ cho vào username ở dạng chữ hoa. Nếu bạn đã kiểm tra tất cả mọi thứ trên mà vẫn nhận thông báo như trên thì có trên máy chủ mật khẩu của bạn bị khoá, hoặc là mật khẩu mà bạn có không đúng như vậy. Trong trường hợp này thì tốt hơn hết bạn hãy gọi cho nhà cung cấp dịch vụ để được hướng dẫn chi tiết. 3. Tôi đang nhận thư thì hình như nó đứng im và chẳng làm gì nữa cả Đường nối của bạn đến máy chủ có thể bị ngắt mà không biết lý do tại sao (điều này rất khó giải thích là tại sao, có hàng trăm nguyên nhândẫn đến việc đó) nhưng máy chủ có thể hiểu như là bạn vẫn đang trong tình trạng kết nối mặc dù bạn đã bị ngắt. Nó sẽ tự động ngắt khoảng sau 5-10 phút. Sau đó thì bạn hãy quay trở lại chương trình nhận thư. 4. Khi tôi nhấn nút nhận thư tôi được thông báo: Receiving 1 of 10 messages Nhưng khi tôi nhận đến cái thứ 3 thì nó đứng im và chẳng làm gì tiếp theo cả. Trong trường hợp đó message của bạn lớn quá mà truy cập qua đường điện thoại thì mất hơi nhiều thời gian và chậm, nó làm cho bạn có cảm giác là đang treo máy. Bạn có thể vào trong tuỳ chọn của chương trình mail và chặn lại các message lớn quá (dung lượng của các message này tuỳ bạn chọn). Hoặc bạn có thể dùng dịch vụ Webmail của ISP nếu ISP cung cấp dịch vụ này để khắc phục lỗi trên. Hãy vào trang chủ của ISP rồi mở hộp thư trên Web, bạn có thể đọc thư ở đó hoặc xoá những thư quá lớn hay không cần thiết. Trang 2 5. Trong khi tôi đang nhận thư thì máy tính thông báo Unable to find DNS server? Lỗi này thường xảy ra khi mà máy tính của bạn đã kết nốI đến máy chủ mà không có TCP/IP được trao đổi giữa máy chủ và máy tính của bạn. Bạn hãy thử khởi động lại máy tính và kết nối với máy chủ lại xem sao. Sau khi khởi động máy mà bạn vẫn gặp phải thông báo như vừa rồi thì hãy kiểm tra lại lần nữa các cấu hình trong chương trình mail của bạn có thể nó đã bị thay đổi so với trước đây. Bạn có thể dễ dàng tìm ra được nếu như DNS bị lỗi bằng cách vào trang Web và thử nhấn vào một trang nào đó. Nếu không có gì xảy ra và trên màn hình không có gì chuyển động thì các cấu hình mà bạn đưa vào hoàn toàn đúng mà có thể máy chủ có vấn đề. Bạn hãy gọi điện cho ISP để được hỗ trợ. 6. Có 1 số địa chỉ tôi gửi thư đến nhưng người nhận không nhận được. Trả lời: Hầu hết các địa chỉ bạn gửi đều được, duy chỉ vài địa chỉ mà bạn sẽ không gửi tới được là vì lý do an ninh quốc gia mà FireWall ở Việt Nam đã chặn lại. 7. Câu hỏi: Tôi đã gửi thư đi nhưng một lúc sau thì tôi lại nhận được lá thư đó trả về Trả lời: Khi bạn nhận được một thư trả lại thì có thể vì nó không tìm thấy địa chỉ ngườI nhận. Hãy kiểm tra thật cẩn thận lại địa chỉ email của người mà bạn muốn gửi tới. 8. Tôi đã gửi đi rất nhiều thư, nhưng tôi không hề nhận được thư nào trả lời nào cả. Khi bạn gửi thư, người ta nhận được thư của bạn và trả lời thư của bạn bằng cách nhấn vào nút Reply. Nhiều khi bạn quên không cho vào địa chỉ trả lại để người ta có thể gửi trả lời cho bạn hoặc có thể địa chỉ Reply thì chưa đúng địa chỉ của bạn chăng? Hãy kiểm tra lại xem bạn đã để Reply Address chưa? 9. Tôi truy cập vào Internet bằng account của một ISP thì liệu tôi có thể truy cập vào các server của các nhà cung cấp khác để nhận thư mới của tôi ở đó được không? Bạn sẽ không thể truy cập vào các server của các nhà cung cấp khác để nhận thư được theo quy định về quản lý thông tin và an toàn mạng Internet. Bạn chỉ có thể gửi nhận thư của các server khác nếu như họ cho phép gửi và nhận thư Trên mạng Web như kiểu Web mail. Trang 3 . NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI SỬ DỤNG EMAIL 1. Đề phòng Virus máy tính Có một vấn đề mà ngườI sử dụng Internet và Email luôn luôn phảI. chỉ email được lưu trong Address Book sẽ bị gửi một bản Copy của Virus đó. Vì vậy, khi sử dụng email, bạn phải lưu ý đến nguy cơ bị lây nhiễm Virus. Vậy đề