Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại bia Hà Nội – Hưng Yên 89

CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BIA HÀ NỘI – HƯNG YÊN 89CHƯƠNG II: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HTTT KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BIA HÀ NỘI – HƯNG YÊN 89 CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BIA HN – HƯNG YÊN 89

LỜI CẢM ƠN

Bốn năm học qua em đã may mắn được học tập và nghiên cứu tại trường Học viện Tài chính, sự chỉ bảo tận tình của tập thể thầy cô đã trang bị cho chúng em những kiến thức quý báu, những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trang vững chắc để bước vào cuộc sống mới sau khi tốt nghiệp Được sự dìu dắt, hướng dẫn của thầy cô trong từng bước đi nghề nghiệp chuyên môn, em thấy mình đang dần trưởng thành hơn Em sẽ luôn luôn ghi nhớ công ơn của các thầy cô – những người lái đò tận tình nhất đưa chúng em đến với chân trời tri thức

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốtnghiệp và có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai

Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS.Vũ Bá Anh đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua Thầy đã chỉ bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành chuyên đề này

Thực hiện chuyên đề này, em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh, các chị ở đơn vị thực tập Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và đặc biệt là các anhchị thuộc phòng tài chính kế toán Công Ty cổ phần thương mại bia Hà Nội – Hưng Yên 89 đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập

Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, bạn bè và người thân luôn động viên

và hỗ trợ em trong suốt quá trình học tập

Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè

Em xin chân thành cảm ơn!!!

M c l c ục lục ục lục

CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ

1.1 Những nhận thức cần biết trong xây dựng phần mềm kế toán tại Công ty 7

1.1.1 Một số khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán 7

1.1.2 Các công cụ tin học cần thiết để xây dựng phần mềm kế toán 8

1.1.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 12

1.2 Những kiến thức cơ bản về phần mềm kế toán bán hàng trong doanh nghiệp 18 1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ Kế toán bán hàng 18

1.2.2 Các hình thức kế toán 22

1.2.3 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ sử dụng 24

1.2.4 Hệ thống tài khoản sử dụng trong Kế toán toán bán hàng 26

1.2.5 Hệ thống sổ kế toán sử dụng 27

1.2.6 Các báo cáo liên quan đến Kế toán bán hàng 27

1.2.7 Quy trình hạch toán Kế toán bán hàng 27

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HTTT KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BIA HÀ NỘI – HƯNG YÊN 89 38 2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần thương mại bia Hà Nội – Hưng Yên 89 38

2.1.1 Giới thiệu về công ty cổ phần thương mại bia HN – Hưng Yên 89 38

2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý 39

2.2 Thực trạng HTTT kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại bia Hà Nội– Hưng Yên 89 43

2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 43

2.2.2 Hình thức kế toán tại công ty 45

2.2.3 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ 45

2.2.4 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng 47

2.2.5 Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại công ty 48

2.2.6 Các báo cáo sử dụng liên quan 48

2.2.7 Quy trình kế toán bán hàng tại công ty 49

2.2.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 52

2.3 Đánh giá hiện trạng và biện pháp khắc phục 52

2.3.1 Hình thức kế toán tại công ty 52

2.3.2 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ 54

2.3.3 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng 54

2.3.4 Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại công ty 55

2.3.5 Các báo cáo sử dụng liên quan 56

2.3.7 Thực trạng, tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 57

2.4 Phân tích HTTT 58

2.4.1 Phân tích chức năng của hệ thống 58

2.4.2 Phân tích dữ liệu của hệ thống 63

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BIA HN – HƯNG YÊN 89 70 3.1 Mô hình logic 71

3.1.1 Chuyển đổi từ mô hình liêt kết E-R sang mô hình CSDL quan hệ 71

3.1.2 Danh sách các quan hệ 72

3.1.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 73

3.1.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 81

3.2 Xây dựng phần mềm 82 3.2.1 Thực đơn chức năng và giao diện chính của chương trình 82

3.2.2 Một số Form chính 82

3.2.3 Một số report 86

MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu :

Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kĩ thuật, tin học đã trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay.Trong bất cứ một lĩnh vực nào của cuộc sống, người ta cũng đều phải ứng dụng tin học để nâng cao chất lượng các hoạt động Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, việc nắm bắt và ứng dụng tin học hiệu quả là bắt buộc nếu muốn tồn tại và phát triển trên thị trường đầy tính cạnh tranh Khối lượng công việc đồ sộ của doanh nghiệp không thể không có sự trợ giúp của máy tính điện tử Một máy tính điện tử giúp chúng ta thực hiện hàng chục triệu phép tính trong vòng một giây, giảm thiểu tối đa thời gian cũng như côngsức cong người bỏ ra nên tiết kiệm chi phí nhân công, có được thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời Vì vậy, trong thời buổi kinh tế thị trường ngày nay, bất

cứ một doanh nghiệp nào cũng cần ứng dụng tin học Xuất phát từ xu thế chung của

xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị đã

ra đời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay

Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng cá phần mềm tin học, hoạt động quản lí ngày cành nhẹ nhàng, chính xác, hiệu quả và đem lại thành công cao cho rất nhiều doanh nghiệp Tuy nhiên, để có một phần mềm phù hợp với công tác quản lí, vừa phù hợp với hoạt động đặc trưng hoạt động của mỗi doanh nghiệp không phải là một điều dễ dàng Điều này đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa các yếu tố tin học, quản lí và nghiệp vụ

Vì những lý do trên em quyết định chọn đề tài nghiên cứu là “ Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại bia Hà Nội – Hưng Yên 89”

2 Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Đề tài tập trung nghiên cứu các phân hệ kế toán Doanh thu bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại bia Hà Nội – Hưng Yên 89 như : hình thức kế toán sử

dụng tại công ty, các chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ và báo cáo sử dụng tại công ty và cuối cùng là quy trình hạchtoán kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Từ đó xây dựng lên phần mềm kế toándoanh thu bán hàng tại công ty

3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Khi thực hiện đề tài xây dựng phần mềm Kế toán doanh thu bán hàng tập trung nghiên cứu các dữ liệu như: dữ liệu đầu vào và dữ liệu đầu ra bao gồm những

gì để phục vụ quá trình thiết kế , và nghiên cứu các thủ tục cần thiết trong xây dựng phần mềm

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau đây:

- Phương pháp thu thập thông tin như là : phương pháp phỏng vấn, phươngpháp ghi chép thông tin, phương pháp quan sát, và phương pháp hỏi ý kiếnchuyên gia,

- Các phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin : phương pháp phântích từ dưới lên, phương pháp phân tích từ trên xuống,

5 Kết cấu của đồ án

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các tài liệu tham khảo, đồ án có kết cấu gồm 3 chương như sau:

CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM

KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BIA HÀ NỘI – HƯNG YÊN 89

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HTTT KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THƯƠNG MẠI BIA HÀ NỘI – HƯNG YÊN 89

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BIA HN – HƯNG YÊN 89

CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÔNG TY

1.1 Những nhận thức cần biết trong xây dựng phần mềm kế toán tại Công ty

1.1.1 Một số khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán

 Khái niệm:

- Phần mềm kế toán là phần mềm ứng dụng trong việc ghi chép và xử lý các giao dịch kế toán trong các module chức năng như các tài khoản nợ phải trả, tài khoản phải thu, bảng lương, và số dư cân đối tài khoản

- Phần mềm kế toán hoạt động như là một hệ thống thông tin kế toán Nó cóthể được phát triển trong nhà của công ty hay tổ chức sử dụng nó, có thểđược mua từ một bên thứ ba, hoặc có thể là một sự kết hợp của một gói phầnmềm của bên thứ ba ứng dụng với sự sửa đổi địa phương Có rất nhiều phầnmềm kế toán khác nhau về độ phức tạp và chi phí của nó

 Đặc điểm:

- Phần mềm kế toán sản xuất ra nhằm mục đích cung cấp cho doanh nghiệpViệt Nam là chính, vì thế giao diện và tài liệu hướng dẫn sử dụng đều bằngtiếng Việt thuận lợi cho việc khai thác thông tin và sử dụng

- Khác với các loại phần mềm khác vì phần mềm kế toán luôn luôn phải ápdụng triệt để các phương pháp kế toán như: Phương pháp chứng từ, Phươngpháp cân đối, Phương pháp tài khoản, Phương phá tính giá …

- Hệ thống các chứng từ, các dữ liệu vào, các báo cáo đưa ra, các sổ ,… bắtbuộc phải tuân theo 1 mẫu đã được nhà nước quy chuẩn

- Các thay đổi thường xuyên của Bộ tài chính trong hệ thống tài khoản, hạchtoán, hệ thống báo cáo cũng được cập nhật nhanh

- Giá thành không cao, công việc bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời

 Yêu cầu:

- Phần mềm kế toán phải mô phỏng được quy trình thực hiện công tác kế toántrong đơn vị Qua trình mô phỏng được thực hiện dưới 2 hình thức:

 Mô phỏng đúng như quy trình thực hiện của hệ thống thực

 Mô phỏng theo nguyên lý hộp đen : chỉ cần xác định yếu tố đầu vào

và đầu ra, không quan tâm đến quá trình thưc hiện

- Phải cung cấp được đầy đủ các thuộc tính của công tác kế toán như: tính định

kì, tính tức thời để có thể linh hoạt đáp ứng nhu cầu quản lý nội bộ của cácDN

- Các quy định báo cáo của cơ quan nhà nước luôn thay đổi, phần mềm kế toán cũng cần uyển chuyển để đáp ứng những nhu cầu này.

- Giao diện của phần mềm kế toán phải phù hợp, đặc biệt là đối với các kếtoán viên mới vào nghề hoặc đối với các kế toán đã quen làm việc bằngexcel

- Thao tác sử dụng trên phần mềm kế toán phải thuận tiện, đảm bảo quá trìnhthực hiện là nhanh và hợp lý nhất

- Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kếtoán

- Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

- Hỗ trợ nhiều tiện ích cao cấp như import dữ liệu từ file excel và ngược lại,export từ phần mềm ra file excel, word; phần mềm liên tục cập nhật các tínhnăng mới

1.1.2 Các công cụ tin học cần thiết để xây dựng phần mềm kế toán

 Hệ q u ản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một phần mềm công cụ giúp cho người sử dụng điềukhiển và truy nhập một cơ sở dữ liệu Nó là một hệ thống phần mềm phổ dụng, làmcho quá trình định nghĩa, xây dựng và thao tác cơ sở dữ liệu trở nên dễ dàng cho cácứng dụng khác nhau

Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải đảm bảo ba chức năng:

- Hệ quản trị CSDL cung cấp một môi trường để người dùng dễ dàng tạo lập

dữ liệu, khai báo kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện thông tin và cácràng buộc dữ liệu

- Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL

- Hệ quản trị CSDL cung cấp một công cụ để có thể truy vấn được dữ liệu theođịnh kì hoặc 1 thời điểm bất kì theo yêu cầu của người dùng

Một số hệ quản trị CSDL thường dùng: Microsoft Acess, SQL Server,

FoxPro, Oracle… Mỗi hệ quản trị CSDL đều có những ưu, nhược điểm nhất định:

- Hệ quản trị CDSL Microsoft Acess

 Ưu điểm: Nhỏ gọn, cài đặt dễ dàng, phù hợp với các qui mô nhỏ

 Nhược điểm: Hạn chế số người cùng truy cập vào CSDL, hạn chế vềkích thước CSDL, Hạn chế tổng số module trong một ứng dụng, kíchthước dữ liệu càng lớn độ ổn định càng giảm, không hỗ trợ truy câp từ

xa qua mạng

 Chỉ phù hợp với các ứng dụng qui mô nhỏ

- Hệ quản trị CSDL Oracle

 Ưu điểm: Oracle là một hệ quản trị CSDL tuyệt vời bởi tính bảo mật,

an toàn của dữ liệu cao, dễ bảo trì, nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõràng, ổn định, dễ cài đặt và triển khai

 Nhược điểm: Chi phí đầu tư lớn vì cần máy có cấu hình mạnh, độphức tạp cao, quản trị khó

 Ưu điểm: Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợkhả năng thiết kế giao diện trực quan, dễ dàng tổ chức CSDL, địnhnghĩa các nguyên tắc áp dụng cho CSDL và xây dựng chương trìnhứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin,báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ họa Hơn thế nữa,VFP dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun nên khá dễ dàng trongnâng cấp, sửa đổi.

 Nhược điểm: Bảo mật kém, không an toàn, không thuận tiện chạy trênmôi trường mạng

 Thích hợp sử dụng cho các ứng dụng có CSDL qui mô vừa và nhỏ

- Ngôn ngữ thuật toán được sử dụng chủ yếu khi xây dựng các trình ứng dụng,

nó phù hợp khi xây dựng phần mềm kế toán vì khi xây dựng các phần mềm

kế toán phải tuân theo các quy ước chung về mẫu chứng từ, các báo cáo vàquy trình hạch toán của Bộ Tài Chính

- Các ngôn ngữ lập trình:

 Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật giải dễ

dàng cũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viếtcác chương trình lơn, phức tạp Phương pháp này hiện nay ít sử dụng.VD: Pascal, C…

 Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng: là phương thức cao hơn của lập

trình, cho phép “đóng gói” dữ liệu và các phương thức hoạt động trên

chúng, đồng thời “cách ly” các đối tượng với nhau Mơi hơn so vớilập trình cấu trúc và được áp dụng nhiều trong thực tế VD: C++, C#,Java, Ada, .NET,… Hiện nay ngôn ngữ chủ yếu được sử dụng

là NET

 Công cụ tạo báo cáo :

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứngdụng theo yêu cầu người dùng Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từcác bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tùy theo yêu cầucủa người sử dụng

Công cụ tạo báo cáo là các công cụ được xây dựng sẵn trong quá trình thiết

kế phần mềm Các phần mềm kế toán hiện nay bắt buộc phải xây dựng các công cụtạo báo cáo vì tất cả các mẫu báo cáo in ra và có hiệu lực phải tuân theo mẫu quyđịnh của Bộ Tài Chính

- Một số công cụ tạo báo cáo

 Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ

biến hiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình Crystal Report cóthể thực hiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợpvào một số ngôn ngữ lập trình hiện nay (.NET) Crystal Report hỗ trợcác chức năng in ấn, kết xuất sang các định dạng khác như Excel

 Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban

đầu để có được tất cả mọi thứ họ muốn khi lần đầu tiên bắt đầu Zoho

Report sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyênnghiệp.

 Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo,

thư từ, sơ yếu lý lịch, bản fax một cách nhanh chóng và dễ dàng.Element WordPro hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF,DOC (MSWord), DOCX (MSWord 2007 +), và RTF (Rich TextFormat)

 Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo hai cách:

 Tạo báo cáo bằng Report Winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáokhá thuận lợi và nhanh chóng Cách thức thực hiện đơn giản

 Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tựthiết kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điềukiện hoàn cảnh

1.1.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán

Quy trình xây dựng phần mềm là một tập hợp các hành động phải đượcthực hiện trong quá trình xây dựng một hệ thống phần mềm

Các bước trong quy trình xây dựng phần mềm:

 Bước 1: Phân tích và thiết kế

- Trong quá trình xây dựng một phần mềm hướng đối tượng, phân tích thiết kế

hệ thống thông tin đóng một vai trò quan trọng nhất Có PTTK mới giúp xâydựng phần mềm được tối ưu

- Mọi người trong cuộc sống luôn gặp phải các vấn đề cần giải quyết Vấn đề

có thể dễ mà cũng có thể phức tạp, khó khăn Để có thể giải quyết vấn đề,chúng ta cần tìm ra các lời giải thích hợp nhất như mục tiêu mong muốn dựatrên khả năng cũng như hạn chế của chúng ta Quá trình này còn gọi là quátrình phân tích

- Tương tự như trên, khi quyết định áp dụng tin học cho một việc nào đó, tacần phải suy nghĩ tìm các phương án thích hợp với khả năng cũng như hạnchế của chúng ta Điều này có nghĩa ta đang phân tích một áp dụng tin học.

- Phân tích một áp dụng tin học là một nghiên cứu gồm:

 Nghiên cứu vấn đề mà giới hạn của nó đã được xác định

 Lựa chọn các lời giải

 Và phát triển các lời giải dựa trên cơ sở của công cụ xử lý trên máytính điện tử

- Tư tưởng chủ đạo của các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống là:

 Sự trừu tượng hóa

Để nhận biết được những hệ thống quá phức tạp, phải loại bỏ những đặc điểm phụ

để nhận biết cho được các đặc điểm chính Hệ thống được nhận thức dưới hai mức:

 Mức vật lý

 Mức logic

Áp dụng phương thức biến đổi bằng cách trả lời:

 Ở mức vật lý - Mô tả thực trạng hệ thống cũ: What: Cái gì? Làm gì? How:Làm như thế nào?(Làm thế nào? Phương tiện nào? Cách làm nào? Lúc nào?

Ai làm? Làm gì?)

 Ở mức logic: Gạt bỏ những chi tiết để thấy bản chất và chỉ cần trả lờiWHAT

(1): Bước trừu tượng hoá.

(2): Đưa ra những yêu cầu mới nảy sinh của hệ thống

(3): Giai đoạn thiết kế

 Phân tích từ trên xuống

- Đi từ tổng quát đến chi tiết:

- Dùng hộp đen: cái gì chưa biết gọi là hộp đen

Ví dụ: CLĐ như thế nào?

Phân cấp: phân cấp các chức năng phức tạp thành các chức năng nhỏ hơn và cứ thếtiếp tục

 Sử dụng mô hình công cụ biểu diễn có tăng cường hình vẽ:

 Các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống:

- Thiết kế là một quá trình bắt đầu bằng ý niệm hoá và kết thúc bằng việc thựchiện thảo chương trình cài đặt và đưa vào sử dụng Thông thường, xuất phát

từ các hoạt động chưa có hiệu quả so với mục tiêu đề ra mà việc phân tích sẽxây dựng một hệ thống mới đáp ứng các yêu cầu và hoạt động hiệu quả hơn

- Việc phân chia các giai đọan cho quá trình phân tích chỉ mang tính tươngđối, không tách rời từng giai đoạn, phân tích và thiết kế xen kẽ nhau, vừa làmvừa trao đổi với NSD để hoàn thiện cho thiết kế

 Nghiên cứu và phân tích hiện trạng:

- Giai đoạn này áp dụng theo từng lãnh vực và theo dự kiến đã xác định ở kếhoạch

- Giai đoạn này thực chất là phân tích hoạt động hệ thông tin vật lý Để tiếnhành giai đoạn này, cần sử dụng các kỹ thuật của những người tổ chức

(nghiên cứu hồ sơ, quy trình, v.v…) Làm quen với công việc tại cơ quan liên

quan về hệ thống cũ, từ đó, nhận diện được những điểm yếu của hệ thống cũ

để có các đề xuất mới, hoàn thiện hơn cho thiết kế

- Nghiên cứu hiện trạng có thể đưa đến việc phân chia mới các lĩnh vực hoặccác chức năng Việc phân chia lại thực chất có liên quan đến cơ sở hoặc độphức tạp của lĩnh vực nghiên cứu

 Nghiên cứu và phân tích khả thi "sổ điều kiện thức":

- Nghiên cứu khả thi: Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến cáclựa chọn quyết định hệ chương trình tương lai cùng các bảo đảm tài chính.Các bước như sau:

 Phân tích, phê phán hệ thống hiện hữu nhằm làm rõ những điểm yếuhoặc mạnh, sắp xếp các thứ tự những điểm quan trọng cần giải quyết

 Xác định các mục tiêu mới của các bộ phận

 Hình dung các kịch bản khác nhau bằng cách xác định một cách tổngthể các giải pháp, có thể có và làm rõ đối với mỗi một trong chúng,gồm: chi phí triển khai, chi phí hoạt động trong tương lai, các ưu vàkhuyết điểm, chương trình tổ chức và đào tạo nhân sự.

 Từ kết quả bước trên cho phép lựa chọn những nhân vật chịu tráchnhiệm phù hợp với một giải pháp nào đó đã được xác định hoặc trở lại

từ đầu bước nghiên cứu khả thi vì nhiều nguyên nhân, ví dụ: khôngtìm được người chịu trách nhiệm thích hợp, chi phí cho dự án quá cao,v.v…

 Nếu bước trên thành công ta tiến hành xây dựng hồ sơ gọi là "Sổ điều

kiện thức" (hoặc điều kiện sách).

- Sổ điều kiện thức: Cơ bản được tổ chức như sau: Mô tả giao diện giữa hệthống và NSD Điều này dẫn đến một thoả thuận xác định hệ thống cung cấpnhững gì cho NSD Thực chất các công việc và các cài đặt cần thực hiện

 Tóm lại, sổ điều kiện thức xác lập một hợp đồng giữa những phân tíchviên với Ban giám đốc và NSD trong tương lai

 Thiết kế tổng thể mô hình chức năng hệ thông tin:

- Giai đoạn này xác định một cách chi tiết kiến trúc của hệ thông tin Chia các

hệ thống lớn thành các hệ thống con Đây còn gọi là bước phân tích chứcnăng

- Tất cả các thông tin, các quy tắc tính toán, quy tắc quản lý, các khai thác,những thiết bị, phương tiện sẽ được xác định trong giai đoạn này

 Phân công công việc giữa con người và máy tính:

Không phải bất kỳ công việc nào cũng hoàn toàn được thực hiện bởi bằng máy tính

Hệ thống thông tin là sự phối hợp giữa các công đoạn thực hiện thủ công và máy

tính (ví dụ: thu thập thông tin khách hàng).

 Thiết kế các kiểm soát:

Thiết kế các bảo mật cho chương trình nhằm chống âm mưu lấy cắp, phá hoại, gâymất mát hoặc làm hỏng dữ liệu.

 Thiết kế giao diện Người - Máy:

Ví dụ: Menu chương trình, tổ chức màn hình (Form), báo biểu, v.v…

 Thiết kế CSDL (Database Files):

Giai đoạn này nhằm xác định các files cho chương trình, nội dung mỗi file như thếnào? cấu trúc của chúng ra sao?

Ví dụ: trong FoxPro là công việc thiết kế các DBF hoặc trong Access thì thiết kếcác bảng, v.v…

 Thiết kế chương trình (khác với việc viết chương trình):

- Gồm những chương trình gì? Mỗi chương trình gồm những module nào?Nhiệm vụ của mỗi module ra sao?

- Đưa ra các mẫu thử cho chương trình: mẫu thử này do người thiết kế đưa rachứ không phải do lập trình viên

- Chương trình phải đưa ra những kết quả như thế nào với những mẫu thử đó.Người phân tích hệ thống phải dự kiến trước các tình huống này

 Lập trình, chạy thử, cài đặt, hướng dẫn sử dụng, khai thác chương trình như thế nào?

1.2 Những kiến thức cơ bản về phần mềm kế toán bán hàng trong

mà bộ phận giá trị gia tăng tạo ra trong quá trình sản xuất được thực hiện và biểu

hiện dưới hình thức lợi nhuận Nếu đẩy mạnh được quá trình bán hàng sẽ góp phần tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội.

Quá trình bán hàng được hoàn thành khi quyền sở hữu về hàng hoá, dịch vụ đã chuyển từ người bán sang người mua

Khái niệm doanh thu bán hàng:

- Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ

kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thương củadoanh nghiệp, góp phần vốn chủ sở hữu

- Doanh thu trong doanh nghiệp bao gồm: Tổng giá trị cao có lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu được hoạc sẽ thu được như: Doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính, tiền lãi, bản quyền, tổ chức và lợi nhuận được chia

+ Doanh bán hàng và cung cấp dịch vụ: là toàn bộ số tiền thu được thu được

từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm , hàng hoá , cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ cả phí thu thêm ngoài giá bán ( nếu có) \

+ Doanh thu bán hàng được thu ghi nhận khi thoả mãn 5 điều kiện sau:

a Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền

sở hữu sản phẩm hoạc bán hàng cho người mua

b Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoạc kiểm soát hàng hoá

c Doanh thu được xác định tương đối chắc chán

b Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

e Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Doanh thu bán hàng bao gồm: Doanh thu bán hàng ra ngoài và doanh thu bánhàng nội bộ.

 Các khoản trừ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm:

- Chiết khấu thương mại:là các khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm iết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn

- Hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là bán hàng hoàn thành bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán

- Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho khách hàng do khách hàng hoá kém phẳm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu

- Chiết khấu thanh toán

- Các loại thuế có tính vào giá bán: thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng…

 Chức năng của kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng có vai trò ngày càng quan trọng trong hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp Một kế toán bán hàng giỏi là người xây dựng và quản lý hệ thốngthông tin bán hàng Kế toán bán hàng không đơn thuần là người ghi chép mà trở thành người giúp các nhà quản lý ra quyết định Như vậy, kế toán bán hàng có thể cung cấp bất kỳ thông tin nào nhà quản lý yêu cầu

 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

- Ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp cả về giá trị và số lương hàng bán trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng

- Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá tính toán của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm hàng, từng hoá đơn khách hàng, từng đơn vị trực thuộc( theo các của hàng, quầy hàng…)

- Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ đồng thời phân

bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định hiệu quả bán hàng

- Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng số tiền khách nợ, thời hạn và tình hìnhtrả nợ…

- Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng, thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ), cho phép bán hàng cho hàng tiêu thụ làm căn

cứ để xác đinh kết quả kinh doanh

- Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành kinh doanh của doanh nghiệp

- Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng

 Các phương thức bán hàng

 Các phương thức bán hàng

- Kế toán doanh thu bán hàng theo phương thức bán hàng trực tiếp

Bán hàng trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho( hoặc trực tiếp tại phân xưởng không qua kho) của doanh nghiệp Khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua, doanh nghiệp đã nhận được tiền hoặc có quyền thu tiền của người mua, giá trị của hàng hoá đã hoàn thành, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã được ghi nhận

- Kế toán doanh thu bán hàng theo phương thức gửi hàng đi cho khách hàng

Phương thức gửi hàng đi là phương thức bên bán gửi hàng đi cho khách hàng theo các điều kiện của hợp đồng kinh tế đã ký kết Số hàng gửu đi vẫn thuộc quyền kiểm soát của bên bán, khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì lợi ích

và rủi ro được chuyển giao toàn bộ cho người mua, giá trị hàng hoá đã được thực hiện và là thời điểm bên bán được ghi nhận được ghi nhận doanh thu bán hàng

- Kế toán doanh bán hàng theo phương thức gửi đại lý, ký gửi bán đúng giá hưởng hoa hồng

Phương thức bán hàng gửi đại lý, ký gửi bán đúng giá hưởng hoa hồng là đúng phương thức bên giao đại lý, ký gửi bên ( bên đại lý) để bán hàng cho doanh

nghiệp.Bên nhận đại lý, ký gửi người bán hàng theo đúng giá đã quy định và được hưởng thù lao dưới hình thức hoa hồng Theo luật thuế GTGT, nếu bên đại lý bán theo đúng giá quy định của bên giao đại lý thì toàn bộ thuế GTGT đầu ra cho bên giao đại lý phải tính nộp NSNN, bên nhận đại lý không phải nộp thúê GTGT trên phần hoa hồng được hưởng

- Kế toán doanh thu bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp

Bán hàng theo trả chậm, trả góp là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần, người mua thanh tóan lần đầu ngay tại thời điểm mua Số tiền còn lại, người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu mặt tỷ lệ lãi xuất nhất định Xét về bản chất, hàng bán trả chậm trả góp vẫn được quyền sở hữu của đơn vị bán, nhưng quyền kiểm soát tái sản và lợi ích kinh tế sẽ thu được của tài sản đã được chuyển giao cho người mua

Vì vậy, doanh nghiệp thu nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính phần lãi trả chậm tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm, phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác nhận

- Kế toán doanh thu bán hàng theo phương thức hàng đổi hành

Phương thức hàng đổi hàng là phương thức bán hàng doanh nghiệp đem sản phẩm, vật tư, hàng hoá để đổi lấy hàng hoá khác không tương tự giá trao đổi là giá hiện hành của hàng hoá , vật tư tương ứng trên thị trường

 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

Để phục vụ quản lý chặt chẽ thành phẩm, thúc đẩy hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác kế toán cần hoàn thành các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức theo dõi phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời và giám sát chặt chẽ

về tình hình hiện có sự biến động của loại thành phẩm hàng hoá về các mặt số lượng, quy cách chất lượng và giá trị

- Theo dõi, phản ánh, kiểm soát chặt chẽ hoạt động bán hàng tại doanh nghiệp và các địa điểm kinh doanh khác cho từng mặt hàng, từng khách hàng cụ thể

- Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin liên quan

- Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ

- Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra

1.2.2 Các hình thức kế toán

Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:

 Hình thức kế toán Nhật ký chung

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký,

mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dungkinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật

ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thờigian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kếtoán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - SổCái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ

kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

 Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

 Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

 Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc BảngTổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

 Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm(theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toánđính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ

 Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Cócủa các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đótheo các tài khoản đối ứng Nợ

 Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theotrình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dungkinh tế (theo tài khoản)

 Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trêncùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

 Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêuquản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

 Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đượcthực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kếtoán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kếthợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy

đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tàichính theo quy định

 Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng,kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các

sổ kế toán

Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh,yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuậttính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quyđịnh của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệđối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán

1.2.3 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ sử dụng

 Chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng

Khi phát sinh các nghiệp vụ về bán hàng kế toán phải lập, thu thập đầy đủ các chứng từ phù hợp theo đúng nội dung quy định của nhà nước nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán (việc lập, thu nhận, luân chuyển chứng từ kế toán phải tu

ân thủ theo quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính) Căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán, doanh nghiệp xác định những chứng từ sử dụng phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế tài chính, quản lý quá trình bán hàng, xác định doanh thu bán hàng Đồng thời doanh nghiệp phải xây dựng và quy định trình tự, luân chuyển, kiểm tra, xử lý chứng từ và lưu trữ chứng từ một cách khoa học, hợp lý

Các chứng từ kế toán được sử dụng chủ yếu trong kế toán doanh thu bán hàng:

- Hóa đơn bán hàng ( mẫu 02- GTTT- 3LL)

- Hợp đồng bán hàng

- Phiếu xuất kho

- Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại

 Quy trình luân chuyển chứng từ

 Bộ phận bán hàng :

- Giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều kiện bán hàng,thanh toán, giảm giá hàng bán,

- Nhận các đơn đặt hàng của khách hàng, lập Hóa đơn bán hàng

- Lưu hóa đơn theo tên, mã khách hàng

 Bộ phận kế toán công nợ

- Trong hoạt động bán chịu, kiểm tra và chấp thuận điều kiện bán chịu, điềukiện thanh toán cho khách hàng

- Trong xử lý xóa nợ phải thu, xem xét bảng “ Phân tích khoản phải thu theothời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng khách hàng, xác định dựphòng phải thu khó đòi cho doanh nghiệp

- Giữ và ghi chép sổ chi tiết phải thu khách hàng

- Lập các “Báo cáo khách hàng” và báo cáo “ Phân tích khoản phải thu theothời hạn nợ”

 Bộ phận tài vụ: Là người chấp nhận cuối cùng các chứng từ ghi nhận cácnghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán trược khi ủy quyền cho bộphận lập hóa đơn lập các Credit Memo

 Bộ phận kho thành phẩm

- Quản lý hàng trong kho

- Hạch toán hàng hóa nhập xuất tồn theo số lượng vào thẻ kho trên cơ sở cácchứng từ nhập xuất kho

- Gửi báo cáo kho kèm các chứng từ nhập xuất về cho bộ phận kế toán

 Bộ phận kế toán thanh toán:

- Tiến hành các thủ tục thanh toán cho khách hàng và các giao dịch với ngânhàng

 Bộ phận thủ quỹ

- Nhận tiền thanh toán của khách hàng

- Thực hiện các thủ tục gửi tiền vào ngân hàng

1.2.4 Hệ thống tài khoản sử dụng trong Kế toán toán bán hàng

Các tài khoản sử dụng trong kế toán bán hàng bao gồm:

- Tài khoản 511“Doanh thu bán hàng”: Dùng để phản ánh doanh thu bán hàngthực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh

- Tài khoản 512“Doanh thu bán hàng nội bộ”: Phản ánh doanh thu về bán sảnphẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ giữa các đơn vị trong cùng công ty

- Tài khoản 531“Hàng bán bị trả lại”: Phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại

do vi phạm cam kết hay vi phạm hợp đồng

- Tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán”: Phản ánh toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận Được hạch toán vào tài khoản này bao gồm các khoản bớt giá, hồi khấu, giảm giá đặc biệt do những nguyên nhân thuộc về người bán

- Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Phản ánh trị giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ bao gồm trị giá mua của hàng tiêu thụ và chi phí mua phân bổ chohàng tiêu thụ

- Tài khoản 156- “Hàng hoá”: Dùng để phản ánh trị giá thực hàng hóa tại kho,tại quầy, chi tiết theo từng kho quầy, từng loại, nhóm hàng hoá

 1561-“Giá mua hàng hoá”

 1562- “Chi phí thu mua hàng hoá”

- Tài khoản 157 “Hàng gửi bán” dùng phản ánh trị giá hàng bán sản phẩm

đã gửi đi hoặc chuyển đến cho khách hàng, sản phẩm hàng hoá nhờ bán đại

lý, ký gửi chưa được chấp nhận thanh toán

1.2.5 Hệ thống sổ kế toán sử dụng

Trong nghiệp vụ kế toán bán hàng sử dụng các loại sổ sau:

- Bảng báo giá

- Sổ chi tiết bán hàng

- Sổ chi tiết thành phẩm nhập xuất kho

- Bảng kê số 10 “Bảng kê hàng gửi đi bán”

- Bảng kê thanh toán hàng bán đại lý, kí gửi

1.2.6 Các báo cáo liên quan đến Kế toán bán hàng

Các loại báo cáo thường sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng là :

- Báo cáo doanh thu bán hàng

- Báo cáo các khoản giảm trừ doanh thu

- Báo cáo hàng bán bị trả lại

1.2.7 Quy trình hạch toán Kế toán bán hàng

 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu

 Kế toán doanh thu bán hàng

Trường hợp 1: Xuất hàng giao bán cho khách hàng, doanh nghiệp thu tiền ngay

 Phản ánh doanh thu, kế toán ghi bút toán:

Nợ TK 111 - Tiền mặt, TK 112 - Tiền gửi NH, TK 131

Có TK 511, 512 - Doanh thu bán hàng (giá mua chưa thuế GTGT)

Có TK 511, 512 - DTBH, DTBH nội bộ (tổng giá thanh toán)

- Trường hợp bán hàng thu bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi sang đồng tiềnViệt Nam theo tỉ giá mà Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm thu tiền.Nếu doanh nghiệp ghi theo tỉ giá hạch toán thì khoản chênh lệch giữa tỉ giáthực tế và tỉ giá hạch toán ghi ở TK 413 chênh lệch tỉ giá

Sơ đồ hạch toán:

Trường hợp 2: Bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp

- Với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừthuế

 Phán ánh giá vốn hàng bán kế toán ghi bút toán:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Có TK 156, TK 155

Hoặc có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

 Phản ánh doanh thu, kế toán ghi bút toán

Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 333 (TK 3331) - Thuế GTGT phải nộp (giá bán thông thường)

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (giá bán chưa thuế)

Có TK 711 - Thu nhập hoạt động tài chính (số trả thêm do trả chậm)

- Đối với hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuếGTGT theo phương pháp trực tiếp cũng tương tự trường hợp 1

Trường hợp 3: Bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng

- Đối với hàng hoá, thành phẩm thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phươngpháp khấu trừ thuế

 Phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (chưa thuế)

Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra

 Khi nhận được hàng đổi kế toán ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

 Phản ánh doanh thu kế toán ghi bút toán:

Nợ TK 131 - Phải thu khách hàng

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (chưa thuế)

Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp

 Khi nhận hàng đổi, kế toán ghi bút toán

Nợ TK 152, TK 153, TK 156, (gồm cả thuế GTGT)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

 Sơ đồ hạch toán :

Trường hợp 4: Gửi đại lý

- Đồng thời với việc kết chuyển giá vốn, thì phải phản ánh doanh thu bánhàng, khi đó kế toán ghi bút toán sau:

Nợ TK 111 - Tiền mặt, TK 112 - TGNH, TK 131 (sau khi trừ hoa hồng)

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (hoa hồng để lại cho đại lý)

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (giá chưa thuế)

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp

Sơ đồ: Hạch toán doanh thu theo phương thức bán hàng đại lý

Trường hợp 5: Sản phẩm, hàng hoá sử dụng nội bộ:

- Đối với sản phẩm hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theophương pháp khấu trừ

 Phản ánh doanh thu kế toán ghi bút toán:

Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (giá chưa thuế)

 Phản ánh thuế GTGT phải nộp được khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 3331 - Thuế GTGT được phải nộp

- Đối với sản phẩm, hàng hoá dùng để sản xuất hàng hoá, dịch vụ không chịuthuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

 Khi đó phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 641, TK 642

Nợ TK 431 - Quỹ đen thưởng phúc lợi

Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp

Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (chưa thuế)

Trường hợp 6: Trả luơng cho công nhân viên bằng sản phẩm hàng hoá:

- Đối với hàng hóa, thành phẩm không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặctheo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng kế toán xác định bao gồm

cả thuế GTGT phải nộp

Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên

Có 512 – Doanh thu bán hàng (Chưa có thuế GTGT)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

- Đối với hàng hoá, thành phẩm không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theophương pháp khấu trừ thuế Khi đó phản ánh doanh thu bán hàng kế toán xácđịnh bao gồm cả thuế GTGT phải nộp

Trường hợp 7: Trường hợp DN bán hàng nhận làm đại lý:

 Khi phản ánh doanh thu, kế toán ghi bút toán:

Nợ TK 111, TK 131

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (số hoa hồng được hưởng)

Có TK 331 - Phải trả người bán (Số tiền bên giao sản phẩm trả cho đơn vịbao gồm cả thuế GTGT)

 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

Trường hợp 1: Đối với trường hợp hàn bán bị trả lại: Doanh nghiệp phải nhập số

hàng đó theo giá trị vốn, đồng thời phải ghi giảm số thuế GTGT đầu ra (nếu doanhnghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT)

 Phản ánh doanh thu và thuế GTGT phải nộp của số hàng bán bị trả lại,

kế toán ghi bút toán

Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại (giá chưa có thuế)

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

 Phản ánh doanh thu và giá vốn tương tự trên

Trường hợp 2:Trường hợp giảm giá hàng bán: Doanh nghiệp chấp nhận hoặc đã

thanh toán cho khách hàng trong kỳ, kế toán ghi bút toán:

 Cuối kỳ xác định doanh thu bán hàng thuần bằng cách lấy doanh thu ghitrên hoá đơn trừ đi thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và cáckhoản giảm trừ, doanh thu thuần được kế toán ghi:

Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng

Có TK 911 - Xác định kế quả kinh doanh

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HTTT KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BIA HÀ NỘI – HƯNG YÊN 89

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần thương mại bia Hà Nội – Hưng

Yên 89

2.1.1 Giới thiệu về công ty cổ phần thương mại bia HN – Hưng Yên 89

Công ty cổ phần thương mại bia Hà Nội – Hưng Yên 89 là Công ty cổ phầnđược thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0503000221 ngày

14/05/2007, giấy chứng nhận được đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế mới số

0900270055 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Hưng Yên cấp, giấy chứng nhận đăng

ký kinh doanh thay đổi lần 4 ngày 25/05/2010

Tên công ty : Công ty Cổ phần thương mại bia Hà Nội – Hưng Yên 89

Trụ sở chính : Xã Trưng Trắc – Huyện Văn Lâm – Tỉnh Hưng Yên

Email : habecohungyen@yahoo.com.vn

Vốn điều lệ : 30.000.000.000 đồng ( Ba mươi tỉ đồng chẵn)

Số lượng cổ đông : 74 cổ đông ( đến 31/03/2012)

Lĩnh vực kinh doanh của Công ty là sản xuất, thương mại và dịch vụ

Ngành nghề kinh doanh: hoạt động chính của công ty là:

- Sản xuất các loại bia

- Chưng, tinh cất pha chế các loại rượu mạnh, sản xuất rượu vang, đồ uốngkhông cồn, nước khoáng

- Sản xuất, mua bán vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu ngành bia, rượu, nước giảikhát…

- Kinh doanh khách sạn, dịch vụ nhà hàng, ăn uống

- Kinh doanh vận tải, hàng hóa

- Kinh doanh nông, lâm, thủy sản, kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanhphân bón, hóa chất

2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Hội đồng quản trị

KCS

Ban giám đốc

P Tài chính kế toán P Kinh doanh

P.Hành chính tổng hợp

Bộ phận chiết

keg 2 lít

Bộ phận chiết 30, 50

Bộ phận lọc bão hòa

 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

- Hoạch định - Tổ chức - Kiểm tra, Giám sát - Điều chỉnh kịp thời hoạt động kinh doanh của Công ty cho phù hợp với những thay đổi của môi trường vĩ mô

- Thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan chức năng quản lý nhà nước: các sở, ban ngành.Quản lý, điều hành các mảng chuyên môn theo sự phân công của Chủ Tịch HĐQT

 P Tài chính kế toán:

- Tham mưu giúp việc cho lãnh đạo về hoạt động tài chính, kế toán, thống kê,hoạt động kinh tế theo các quy chế hoạt động của Công ty, phu fhợp với quyđịnh của pháp luật

- Xây dựng thực hiện các kế hoạch tại chính , quản lý và sử dụng nguồn vốnhiệu quả

- Hướng dẫn các cá nhân, đơn vị liên quan thực hiện công tác hạch toán kếtoán, thống kê trong công ty theo luật kế toán vá các chuẩn mức kế toán hiệnhành

- Kiểm tra các chứng từ tạm ứng, thanh toán, quyết toán, thanh lý các hợpđồng kinh tế, hợp đồng tín dụng và các quyết toán nội bộ trước khi trình tổnggiám đốc ký duyệt

- Theo dõi quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, công nợ đúng quy định

- Quản lý giá thành sản phẩm, doanh thu, chi phí, các quỹ, lợi nhuận, và phânphối lợi nhuận

- Phân tích hoạt động kinh tế trong công ty Nhận và quản lý hồ sơ, tài sản thếchấp, cầm cố của các đơn vị, cá nhân (nếu có)

- Lập và theo dõi sổ cổ đông

- Lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, quyết toán thuế, quyết toán vốn đầu

tư XDCB trình TGĐ, HĐQT và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Viết hoá đơn thu tiền hàng các sản phẩm, hàng hoá của Công ty