CHƯƠNG 2 hệ THỐNG KIỂM SOÁT nội bộ

Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do Ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt độn

1 Khái niệm, mục tiêu, nhiệm vụ của HTKSNB

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

(Internal Control System- ICS)

 Mục tiêu quản lý điều hành một đơn vị?

 Người đứng đầu đơn vị cần biết những gì trong đơn vị của mình?

 Người đứng đầu đơn vị cần làm gì để đạt được những điều đó?

Độ tin cậy của quy trình lập và trình BCTC

Hiệu quả và hiệu suất hoạt động.

Việc tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành

Làm

ăn th

ua lo ã Tài sản bị m

ất c ắp, tha m o

 Xây dựng chiến lược, kế hoạch, chính sách quản lý, điều hành

 Xây dựng bộ máy tổ chức các phòng ban

 Phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng

bộ phận, từng cá nhân

 Quy định các thủ tục kỹ thuật nghiệp vụ

 Xác lập hệ thống thông tin, báo cáo

 Quy định chức năng kiểm soát từ bên trong

và kiểm soát độc lập

1 Khái niệm

Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do Ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể

Hệ thống KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong DN.

1 Khái niệm

Theo CMKT số 315 - Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị, thuật ngữ kiểm soát nội bộ được giải thích như sau:

Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các

cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất HĐ, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.

 Mục tiêu kết quả hoạt động: Hiệu quả và hiệu

suất của các hoạt động

 Mục tiêu thông tin: Độ tin cậy của quy trình

lập và trình bày BCTC

 Mục tiêu tuân thủ: Sự tuân thủ pháp luật và

các quy định hiện hành

2 Mục tiêu tổ chức hệ thống KSNB

 Đảm bảo sự phối hợp, làm việc của toàn bộ nhân viên

để đạt được mục tiêu của DN với hiệu năng và sự nhất quán

 Tránh được các chi phí không đáng có/ việc đặt các lợi ích khác (của nhân viên, của khách hàng ) lên trên lợi ích của DN

BCTC và các báo cáo quản lý khác được trình bày một cách hợp lý và dựa trên các chính sách kế toán đã

Mục tiêu tuân thủ: Sự tuân thủ pháp luật và

quy định Đảm bảo mọi hoạt động của DN đều tuân thủ:

Các luật và quy định của Nhà nước.

Các yêu cầu quản lý

Các chính sách và quy trình nghiệp vụ của

DN

2 Mục tiêu của Hệ thống KSNB

3 Nhiệm vụ của hệ thống KSNB:

- Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các sai phạm trong hệ thống xử lý nghiệp vụ

- Bảo vệ đơn vị trước những thất thoát có thể tránh

- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh

II Các bộ phận cấu thành của hệ thống

kiểm soát nội bộ

1 Môi trường kiểm soát

2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị

3 Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính

4 Các hoạt động kiểm soát

5 Giám sát các kiểm soát

Phản ảnh “sắc thái” chung của đơn vị và

được thể hiện thông qua quan điểm, nhận

thức và hành động của Ban quản trị, BGĐ

liên quan đến KSNB và tầm quan trọng của

KSNB đối với HĐ của đơn vị.

Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức

Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc

Cơ cấu tổ chức

Phân công quyền hạn và

trách nhiệm Cam kết về năng lực

Kiểm toán viên phải tìm hiểu về môi trường kiểm soát của đơn vị Trong quá trình tìm hiểu, kiểm toán viên phải đánh giá liệu:

(a) Ban Giám đốc, với sự giám sát của Ban quản trị, đã thiết kế và duy trì văn hóa trung thực và hành vi đạo đức hay chưa;

(b) Các điểm mạnh của môi trường kiểm soát có kết hợp lại tạo thành cơ sở vững chắc cho các thành phần khác của kiểm soát nội bộ hay không, và các thành phần đó có

bị suy yếu do các khiếm khuyết của môi trường kiểm soát hay không

Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị hình thành nên cơ sở để Ban Giám đốc xác định các rủi ro cần được quản lý

Một quy trình đánh giá rủi ro phù hợp với hoàn cảnh, bản chất, quy mô và mức độ phức tạp của đơn

vị có thể giúp KTV phát hiện các rủi ro có sai sót trọng yếu KTV phải sử dụng xét đoán chuyên môn để xác định quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị có phù hợp hay không

KTV phải tìm hiểu liệu đơn vị đã có một quy trình để:

 Xác định rủi ro KD liên quan tới mục tiêu lập và trình bày BCTC;

Ước tính mức độ của rủi ro;

Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro;

Quyết định các hành động thích hợp đối với các rủi ro đó;

Đề ra các biện pháp đối phó với rủi ro:

•- Tăng cường kiểm soát.

•- Mua bảo hiểm.

•- Tăng tốc độ thu hồi vốn.

ª Tài sản không có trên thực tế.

ª Tài sản không thuộc quyền sở hữu của đơn vị.

ª Đánh giá không đúng giá trị tài sản và các khoản công nợ.

ª Doanh thu và chi phí không khai báo đầy đủ.

ª Thông tin trình bày không phù hợp với chuẩn mực kế toán.

 Những thay đổi trong quy chế của tổ chức hoặc

môi trường hoạt động.

 Sự thay đổi nhân sự.

 Việc tiến hành nghiên cứu mới hoặc sửa đổi hệ

thống thông tin.

 Sự tăng trưởng nhanh chóng của đơn vị

Nguyên nhân tạo ra rủi ro :

- Hệ thống thông tin bao gồm: MMTB (phần cứng), phần mềm, nhân sự và dữ liệu.

- Hệ thống thông tịn liên quan đến mục tiêu lập và trình bày BCTC, gồm hệ thống BCTC, trong đó có các phương pháp và ghi chép để xác định, ghi nhận các giao dịch có hiệu lực một cách kịp thời, đúng kỳ, chi tiết, đúng giá trị,

- Chất lượng của thông tin ảnh hưởng đến khả năng BGĐ đưa ra các quyết định phù hợp

Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng các chỉ đạo của Ban Giám đốc được thực hiện.

Các hoạt động kiểm soát cụ thể bao gồm các hoạt động kiểm soát liên quan đến:

- Đánh giá tình hình hoạt động

- Xử lý thông tin

- Kiểm soát vật chất

- Phân nhiệm

CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT Đánh giá tình hình hoạt động

- Đánh giá và phân tích tình hình HĐ thực tế so với KH, so với dự báo hay so với tình hình HĐ của kỳ trước;

- Đánh giá và phân tích mối liên hệ giữa các dữ liệu khác nhau có liên quan, như dữ liệu về HĐ và dữ liệu về tài chính, đồng thời thực hiện việc phát hiện và sửa chữa;

- So sánh các số liệu nội bộ với các nguồn thông tin bên ngoài và đánh giá tình hình thực hiện chức năng hay HĐ

Xử lý thông tin

- Kiểm soát chương trình ứng dụng: Áp dụng cho

việc xử lý từng ứng dụng riêng lẻ.

- Kiểm soát chung về công nghệ thông tin: Là

những chính sách và thủ tục liên quan tới nhiều ứng dụng và hỗ trợ cho khả năng HĐ hiệu quả của các kiểm soát chương trình ứng dụng bằng cách đảm bảo khả năng HĐ bình thường của hệ thống thông tin.

CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

Kiểm soát vật chất

- Bảo đảm an toàn vật chất của tài sản

-Thẩm quyền truy cập vào chương trình máy tính và tệp dữ liệu

-Định kỳ kiểm đếm và so sánh số liệu thực tế với số liệu được ghi trên sổ sách

Mức độ, phạm vi mà các kiểm soát về mặt vật chất nhằm ngăn ngừa việc trộm cắp tài sản có liên quan tới mức độ tin cậy của việc lập báo cáo tài chính, và do đó, liên quan đến

cả chất lượng kiểm toán, phụ thuộc vào việc tài sản có dễ

bị mất cắp hay không

• Hạn chế tiếp cận tài sản.

• Kiểm kê tài sản.

• Sử dụng thiết bị.

• Bảo vệ thông tin

CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT

Kiểm sốt vật chất

CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

Phân chia nhiệm vụ

người khác nhau chịu các trách nhiệm về phê duyệt giao dịch, ghi chép giao dịch và trông coi, bảo quản tài sản.

nào có thể vừa vi phạm và vừa che giấu sai phạm.

ª Không để một cá nhân nắm tất cả các khâu của một nghiệp vụ: xét duyệt, thực hiện, bảo quản tài sản và giữ sổ sách kế toán.

ª Không cho phép kiêm nhiệm giữa một số chức năng

Dựa trên 2 nguyên tắc căn bản là nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

Phân chia nhiệm vụ

CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT

Ghi chép sổ sách

Tách biệt trách nhiệm

Bảo vệ tài sản

ª Mục đích : Nhằm đánh giá chất lượng của các hoạt động

kiểm soát và điều chỉnh cho phù hợp.

ª Có hai loại giám sát :

- Kiểm toán nội bộ.

- Kiểm toán độc lập.

- Chương trình đánh giá định kỳ.

Kiểm soát trong công ty của ta có thật sự hữu hiệu

chưa ?

Giám sát các kiểm sốt là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của kiểm sốt nội bộ

• ª Vấn đề về con người.

Hạn chế vốn có của ICS xuất phát từ những nguyên nhân sau:

 1/ Yêu cầu của nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải ít hơn tổn thất do những sai phạm gây ra.

 2/ Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, vì thế thường bỏ qua các sai phạm đột xuất hay bất thường

 3/ Sai phạm của nhân viên xảy ra do thiếu thận trọng, sai lầm trong xét đoán, hoặc hiểu sai hướng dẫn của cấp trên

 4/ Việc kiểm tra có thể bị vô hiệu hoá do thông đồng với bên ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp

 5/ Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp

do điều kiện thực tế đã thay đổi

Tại sao phải tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty

chúng tôi ?

Chúng tôi tìm hiểu để đánh

giá mức độ rủi ro kiểm soát

phục vụ cho công việc kiểm

toán của chúng tôi.

 Xuất phát từ mục tiêu, nhiệm vụ của HTKSNB.

 Xuất phát từ yêu cầu của kiểm toán.

 Xuất phát từ những giới hạn của cuộc kiểm toán.

=> KTV cần đạt được sự hiểu biết đầy đủ về HT KSNB nhằm xác lập độ tin cậy vào HTKSNB; từ

đó đánh giá rủi ro kiểm soát, xác định điểm

mạnh, điểm yếu của hệ thống để lập kế hoạch kiểm toán; xác định quy mô mẫu, lựa chọn

phương pháp kiểm toán phù hợp, phạm vi các

thử nghiệm cần tiến hành.

Nghiên cứu cơ cấu KSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro KS là nhiệm vụ quan trọng của

kiểm toán viên

Là một trong những chuẩn mực chung của kiểm

hợp, phạm vi các thử nghiệm cần tiến hành.

Tìm hiểu KSNB Đánh giá sơ bộ RRKS

Thực hiện thử nghiệm kiểm soát

Đánh giá lại RRKS

RøRK S là tối đa

Thiết kế thử nghiệm kiểm soát

Điều chỉnh các TN cơ bản

Giai đoạn lập

kế hoạch kiểm toán

Giai đoạn thực hiện

kiểm toán

Nội dung tìm hiểu :

- Tìm hiểu 5 bộ phận cấu thành của KSNB, trong đó chú

hoạt động kiểm soát liên quan đến kế toán.

- Tìm hiểu KSNB cho từng chu trình nghiệp vụ.

Phương pháp tìm hiểu:

•- Thu thập và nghiên cứu tài liệu.

•- Quan sát.

•- Phỏng vấn.

(TÀI LIỆU HOÁ CÔNG VIỆC TÌM HIỂU)LẬP HỒ SƠ KIỂM TOÁN

Có Kho âng

?

Bảng tường thuật Bảng câu hỏi Lưu đồ

Đây là công việc rất khó

khăn và phức tạp KTV dựa

vào các tài liệu có được trong

quá trình tìm hiểu và sự xét

đoán nghề nghiệp để ước

lượng mức rủi ro kiểm soát.

Bao nhiêu?

1 Xác định những sai phạm tiềm tàng trong chu trình nghiệp vụ (hoặc khoản mục) có liên quan đến cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính

2 Xem xét doanh nghiệp có thiết kế và thực hiện những thủ tục kiểm soát để ngăn chặn hoặc phát hiện những những sai phạm đó không ?

3 Dựa vào các tài liệu mà kiểm toán viên thu thập được (bảng tường thuật, bảng câu hỏi, lưu đồ,…) để ước lượng mức rủi ro

1 Kiểm soát nội bộ tại các DN nhỏ

2 Thông báo về những khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ

3 Tìm hiểu và đánh giá KSNB tại các đơn vị có sử dụng dịch vụ do tổ chức bên ngoài cung cấp

1 Kiểm soát nội bộ tại các DN nhỏ

KSNB ởở DN nhỏở thì nhiềều vấấn đềề khó thựực hiềựn nhự viềực áp duựng nguyền tắấc bấất kiềm nhiềựm,…Chính vì thềấ nềấu ngựởềi chuở DN không nhấựn thựấc đựởực tấềm quan trỏựng cuởa KSNB và thựực hiềựn nhựững biềựn pháp kiềởm sỏát hựữu hiềựu, thì KSNB sẽữ có thềở trởở nền yềấu

kém

1 KSNB tại các DN nhỏ

Lưu ý:

a) Môi trường kiểm soát trong các đơn vị nhỏ khác biệt so với đơn vị lớn Đặc điểm của môi trường kiểm soát có thể ảnh hưởng đến tầm quan trọng của các kiểm soát khác hoặc ảnh hưởng đến việc không có vcác kiểm soát khác

BCKT về các yếu tố trong môi trường kiểm soát ở các đơn vị nhỏ có thể không thể hiện bằng văn bản, như việc truyền đạt thông tin giữa BGĐ và nhân viên có thể theo hình thức không chính thức nhưng vẫn hiệu quả

Do vậy, khi tìm hiểu môi trường kiểm soát ở đơn vị nhỏ, KTV đặc biệt quan tâm đến nhận thức, quan điểm, HĐ của BGĐ

1 KSNB tại các DN nhỏ

Lưu ý:

c) Trong các đơn vị nhỏ, hệ thống thông tin và các quy trình kinh doanh liên quan đến việc lập và trình bày BCTC thường ít phức tạp hơn Các đơn vị nhỏ có sự tham gia tích cực của BGĐ có thể không cần những hướng dẫn kế toán quá chi tiết, hệ thống SKT phức tạp hoặc các chính sách bằng văn bản Do đó, KTV có thể dễ dàng tìm hiểu về hệ thống và các quy trình, đồng thời có thể dựa nhiều vào thủ tục phỏng vấn hơn thay cho soát xét tài liệu Tuy nhiên, việc tìm hiểu về hệ thống và các quy trình vẫn rất quan trọng

Việc trao đổi thông tin ít phức tạp và dễ dàng hơn do có ít

1 KSNB tại các DN nhỏ

Lưu ý:

d) Một số HĐ kiểm soát ở đơn vị nhỏ có thể không thích hợp

vì đã có sự kiểm soát của Ban Giám đốc

Ví dụ, việc chỉ BGĐ có thẩm quyền cấp tín dụng cho khách hàng và phê duyệt các khoản mua sắm lớn có thể cho phép kiểm soát chặt chẽ các tài khoản và giao dịch quan trọng, làm giảm hoặc loại bỏ nhu cầu sử dụng các HĐ kiểm soát chi tiết khác

Các HĐ kiểm soát liên quan đến cuộc kiểm toán ở đơn vị nhỏ thường nằm trong những chu trình kinh doanh chính như doanh thu, mua sắm và các chi phí nhân viên

1 KSNB tại các DN nhỏ

Một số biện pháp để ngăn ngừa và hạn chế sai phạm có thể xảy ra ở DN nhỏ:

- SKT phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai

- Ghi chép kịp thời mọi số nghiệp vụ thu chi quỹ, tính số dư

- Chữa sổ đúng phương pháp

- Mọi khoản thu phải nộp kịp thời, hạn chế việc thanh toán bằng tiền mặt; thường xuyên đối chiếu với sổ phụ, bảng sao

kê ngân hàng

- Định kỳ thực hiện kiểm kê, đối chiếu công nợ,…

Chú ý: Khi kiểm toán các DN nhỏ, nếu thấy HTKSNB không

đủ mạnh thì KTV sẽ tập trung áp dụng các thử nghiệm cơ bản như tăng cường kiểm tra chi tiết các c.từ, các nghiệp vụ, tài

2 Thông báỏ vềề

nhựững khiềấm khuyềất

cuởa KSNB

(CMKT sôấ 265)

KTV traỏ đôởi môựt cách phù hởựp

vởấi Ban quaởn triự và BGĐ đởn viự

2 Thông báỏ vềề

nhựững khiềấm khuyềất

cuởa KSNB

Khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ như:

(i) Cách thức thiết kế, thực hiện hoặc vận hành một kiểm soát không thể ngăn chặn, hoặc phát hiện

và sửa chữa một cách kịp thời những sai sót trong báo cáo tài chính; hoặc

(ii) Thiếu một kiểm soát cần thiết để ngăn chặn, hoặc phát hiện và sửa chữa một cách kịp thời những sai sót trong báo cáo tài chính.

2 Thông báỏ vềề

nhựững khiềấm khuyềất

cuởa KSNB

Trao đổi về những khiếm khuyết trong KSNB:

a) KTV phải trao đổi bằng văn bản một cách kịp thời (ví dụ dưới hình thức thư đề nghị, thư quản lý) với Ban quản trị đơn vị được kiểm toán về những khiếm khuyết nghiêm trọng trong KSNB được phát hiện trong quá trình kiểm toán

b) Trao đổi về những khiếm khuyết của KSNB với BGĐ và các cấp quản lý phù hợp

Đơn vị được kiểm toán có thể sử dụng một số dịch vụ

do tổ chức bên ngoài cung cấp như dịch vụ ghi SKT, dịch

b) Thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm toán đối với các rủi ro đó

3 Tìm hiểu và đánh giá KSNB tại các đơn vị có sử dụng dịch vụ do tổ chức bên ngoài cung cấp (CMKT số 402)