chương 2 hệ thống kiểm soát nội bộ

Chương 2: HỆ THỐNG KiỂM SOÁT NỘI BỘMục tiêu Với chương này, người đọc có thể hiểu được cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB gồm các bộ phận cấu thành, lợi ích và hạn chế của nó; nắ

Chương 2: HỆ THỐNG KiỂM SOÁT NỘI BỘ

Mục tiêu

Với chương này, người đọc có thể hiểu được cơ bản

về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) gồm các bộ phận cấu thành, lợi ích và hạn chế của nó; nắm được các nội dung, phương pháp tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB của một kiểm toán viên

HỆ THỐNG KiỂM SOÁT NỘI BỘ

KHÁI NIỆM HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2.1

CÁC BỘ PHẬN CỦA HỆ THỐNG KSNB 2.2

TRÌNH TỰ NGHIÊN CỨU- ĐÁNH GIÁ KSNB

NHỮNG HẠN CHẾ TIỂM TÀNG CỦA KSNB CÁC DẠNG SAI PHẠM

Mục tiêu:

BCTC đáng tin cậy Các luật lệ, quy định

được tuân thủ Hoạt động hữu hiệu và

hiệu quả

Làm ă

n thua lỗ

Vi phạ

m phá p lu

ật,

tuâ n thủ qu

y đ ịnh Cần ban hành các chính

sách, thủ tục và tiêu chuẩn

để đối phó rủi ro?

CHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

 Báo cáo tài chính đáng tin cậy

 Các luật lệ, quy định được tuân thủ

 Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”

Định nghĩa kiểm soát nội bộ

(Theo báo cáo của COSO – 1992, 2013)

KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người:

- Sai lầm của con người

- Chỉ ngăn chặn sai phạm nhưng không đảm bảo không xẩy ra sai phạm

Định nghĩa kiểm soát nội bộ

(Theo báo cáo của COSO – 1992, 2013)

2.1 MÔI TR ƯƠ NG KIÊM SOAT ̀ ̉ ́

Cac nhân tô tao lâp bâu không khi chung vê kiêm ́ ́ ̣ ̣ ̀ ́ ̀ ̉

soat trong toan ́ ̀ đơ n vi, phan anh cac quan iêm ̣ ̉ ̉ ́ đ ̉

nhân th c cua nha quan ly ̣ ư ́ ̉ ̀ ̉ ́

Phản ánh sắc thái chung

Chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên

Nền tảng cho các bộ phận khác

2.1 MÔI TR ƯƠ NG KIÊM SOAT ̀ ̉ ́

Triêt ly quan ly va phong cach hoat ông ́ ́ ̉ ́ ̀ ́ ̣ đ ̣

C câu tô ch c ơ ́ ̉ ư ́

Ph ươ ng phap uy quyên ́ ̉ ̀

Kha n ng ôi ngu nhân viên ̉ ă đ ̣ ̃

Chinh sach nguôn nhân l c ́ ́ ̀ ự

S trung th c va cac gia tri ao ự ự ̀ ́ ́ ̣ đ ̣ đư c ́

Hôi ông quan tri va Ban kiêm soat ̣ đ ̀ ̉ ̣ ̀ ̉ ́

2.2 ANH GIA RUI RO Đ ́ ́ ̉

Nhân dang rui ro ̣ ̣ ̉

Xac inh muc tiêu ́ đ ̣ ̣

Thiêt lâp c chê nhân dang rui ro ́ ̣ ơ ́ ̣ ̣ ̉

anh gia rui ro ́ ́

Thiêt hai ̣ ̣

Xac suât xay ra ́ ́ ̉

Cac biên phap ôi pho v i rui ro ́ ̣ ́ đ ́ ́ ơ ́ ̉

RỦI RO TRÊN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Báo cáo tài chính:

Tài sản không có thực trên thực tế

Tài sản không thuộc quyền sở hữu của đơn vị

Đánh giá không đúng giá trị tài sản và công nợ

Doanh thu và chi phí không khai báo đầy đủ

Thông tin trình bày không phù hợp với chuẩn mực kế toán

….

RỦI RO TRÊN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Nguyên nhân rủi ro trên báo cáo tài chính:

Thay đổi trong quy chế tổ chức hoặc môi trường hoạt động

Thay đổi nhân sự

Nghiên cứu mới

Sửa đổi hệ thống thông tin

Sự tăng trưởng nhanh chóng của đơn vị

….

Thủ tục bán chịu

Thực thi những hành động

Kiểm soát các rủi ro

2.3 CAC HOAT ÔNG KIÊM SOAT ́ ̣ Đ ̣ ̉ ́

2.3 CAC HOAT ÔNG KIÊM SOAT ́ ̣ Đ ̣ ̉ ́

• Phân chia trach nhiêm ́ ̣

• Kiêm soat qua trinh x ly thông tin ̉ ́ ́ ̀ ử ́

• Ki m soát v t ch t ể ậ ấ

• Ki m tra ể độ c l p vi c th c hi n ậ ệ ự ệ

• Phân tich ra soat ́ ̀ ́ hay soát xét l i vi c th c ạ ệ ự

hi n ệ

2.3.1 PHÂN CHIA TRACH NHIÊM ́ ̣

° Không ê môt ca nhân n m tât ca cac khâu cua đ ̉ ̣ ́ ă ́ ́ ̉ ́ ̉

môt nghiêp vu: ̣ ̣ ̣

Nguyên tắc: Phân công phân nhiệm

 Xet duyêt, ́ ̣

 Th c hiên, ự ̣

 Bao quan tai san, ̉ ̉ ̀ ̉

 Gi sô sach kê toan. ư ̃ ̉ ́ ́ ́

2.3.1 PHÂN CHIA TRACH NHIÊM ́ ̣

Không cho phep kiêm nhiêm gi a môt sô ch c ́ ̣ ư ̃ ̣ ́ ư ́

n ng: ă

 Phê chuẩn nghiệp vụ & bảo quản tài sản

Nguyên tắc: Bất kiêm nhiệm.

 Bảo quản tài sản & kế toán

 Thực hiện nghiệp vụ & kế toán

THI DU VÊ KIÊM NHIÊM “NGUY HIÊM” ́ ̣ ̀ ̣ ̉

Công viêc kiêm nhiêm ̣ ̣

Thu tiên va theo doi sô ̀ ̀ ̃ ̉

sach kê toan vê n ́ ́ ́ ̀ ợ

phai thu ̉

Rui ro ̉

Co thê lây tiên sau o ́ ̉ ́ ̀ đ ́

che dâu b ng cach ghi ́ ă ̀ ́

xoa sô khoan n phai ́ ̉ ̉ ợ ̉ thu, ho c bu ặ ̀ đă p b ng ́ ă ̀

khoan thu cua khach ̉ ̉ ́

hang khac ̀ ́

Mua nguyên vât liêu va ̣ ̣ ̀

s dung cho san xuât ử ̣ ̉ ́

Không mua hang nh ng ̀ ư

vân thanh toan tiên hang ̃ ́ ̀ ̀

Quản lý hàng hóa trong

kho (thủ kho) và theo dõi

Chiếm dụng hàng hóa và thay thế bằng hàng hóa

3.1.2 KIÊM SOAT QUA TRINH X LY THÔNG TIN ̉ ́ ́ ̀ Ử ́ VÀ CÁC NGHI P V Ệ Ụ

° Uy quyên va xet duyêt ̉ ̀ ̀ ́ ̣

° Kiêm soat ch ng t va sô sach ̉ ́ ư ́ ư ̀ ̀ ̉ ́

° Kiêm tra ôc lâp ̉ đ ̣ ̣

2.1.2.1 Ủy quyền & xét duyệt

Cần đảm bảo tất cả các nghiệp vụ, hoạt động phải được phê chuẩn bởi:

Ủy quyền theo chính sách

Thí dụ về bán chịu:

Xét duyệt cụ thể

Phòng kinh doanh được quyền

xét duyệt bán chịu theo chính

sách với:

Các hóa đơn dưới 100 triệu và

Các đại lý có mức dư nợ dưới

100 triệu đồng

Phó tổng giám đốc xét duyệt từng trường hợp cụ thể:

Các hóa đơn trên 100 triệu;

Các đại lý có mức dư nợ vượt

100 triệu đồng

2.1.2.2 Kiểm soát chứng từ & sổ sách

 Kiểm soát sổ sách:

1 Thiết kế

2 Ghi chép kịp thời, chính xác,

3 Bảo quản lưu trữ

2.1.3 Ki m tra ể độ c l p ậ

Ng ươ i kiêm tra không phai la ng ̀ ̉ ̉ ̀ ươ i th c ̀ ự

hiên nghiêp vu ê nâng cao tinh khach ̣ ̣ ̣ đ ̉ ́ ́

2.4 THÔNG TIN VA TRUYÊN THÔNG ̀ ̀

BP bán hàng BP mua hàng BP nhân sự BP kế toán

 Thông tin là những tin tức cần thiết cho người

sử dụng.

 Truyền thông đúng đối tượng và kịp thời

 Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng trong hệ thống thông tin của đơn vị

2.4 THÔNG TIN VA TRUYÊN THÔNG ̀ ̀

CHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ

2.3 Hạn chế của hệ thống KSNB

 Áp lực trong cân đối lợi ích – chi phí

 Mất hiệu lực

 Sai phạm từ nhân tố con người

 Rủi ro từ việc sử dụng công nghệ mới

 Điều kiện hoạt động thay đổi

2.5 GIAM SAT ́ ́

Thường xuyên và định kỳ giám sát và kiểm tra các hoạt động để đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB để có các điều chỉnh, cải tiến thích hợp:

Giám sát thường xuyên

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

2.4 Các dạng sai phạm – hạn chế tiềm tàng của HTKSNB

 - Yêu cầu của nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải ít hơn tổn thất do những sai phạm gây ra.

 - Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào

các sai phạm dự kiến, vì thế thường bỏ qua các sai phạm đột xuất hay bất thường

CHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

 - Sai phạm của nhân viên xảy ra do thiếu thận trọng,

sai lầm trong xét đoán, hoặc hiểu sai hướng dẫn của cấp trên

 - Việc kiểm tra có thể bị vô hiệu hoá do thông đồng

với bên ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp

 - Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp

do điều kiện thực tế đã thay đổi

Mục đích

Hiểu biết về kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch va

ch ng trình kiểm toán ươ Xác định rủi ro kiểm soát, từ đó xác định phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán

CHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ

TRÌNH TỰ XEM XÉT KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA KIỂM TOÁN VIÊN

1 Tìm hiểu KSNB

2 Đánh giá sơ bộ RRKS

3 Thiết kế thử nghiệm kiểm soát

Thực hiện thử nghiệm kiểm soát

4 Đánh giá lại RRKS Điều chỉnh các thử nghiệm cơ bản

CHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

 Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và

 Chương trình kiểm toán thích hợp, có hiệu

quả”

CHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ

2.5 Trình tự nghiên cứu KSNB

 Bước 1: Tìm hiểu hệ thống KSNB

 Bước 2: Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát

 Bước 3: Thiết kế và thực hiện các thử

nghiệm kiểm soát trong chương trình kiểm

toán

 Bước 4: Đánh giá lại RRKS và điều chỉnh

những thử nghiệm cơ bản đã dự kiến

CHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ

 Bước 1: Tìm hiểu hệ thống KSNB

(a) Nội dung tìm hiểu

- Các bộ phận của kiểm soát nội bộ

- Kiểm soát chung và các chu trình (b) Phương pháp tìm hiểu

- Dựa vào kinh nghiệm kiểm toán trước đây

- Phỏng vấn

- Kiểm tra các tài liệu sổ sách

- Quan sát thực tế hoạt động (phép thử walk- through)

CHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

CHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ

 Bước 2: Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát

 VSA: “KTV và DNKT phải đánh giá ban đầu về Rủi ro kiểm soát (xem trg.86,146) đối với cơ sở dẫn liệu cho từng tài khoản hoặc các loại nghiệp vụ”

 VSA500 – Bằng chứng kiểm toán

Cơ sở dẫn liệu (Management assertions)

Khẳng định của người quản lý (có thể dưới dạng ngầm hiểu) về các khoản mục trên báo cáo tài chính

Chinh xac ́ ́

Trinh bay va công bô ̀ ̀ ̀ ́

Hiện hữu: Các tài sản hay khoản phải trả tồn tại vào thời

điểm được xem xét.

Quyền và nghĩa vụ: Các tài sản hay khoản phải trả thuộc

về đơn vị vào thời điểm được xem xét.

Phát sinh: Các nghiệp vụ hay sự kiện đã xảy ra và thuộc

về đơn vị trong thời kỳ được xem xét.

Đầy đủ: Toàn bộ tài sản, nợ phải trả và nghiệp vụ đã xảy

ra liên quan đến báo cáo tài chính phải được ghi chép.

Đánh giá: Các tài sản hay khoản phải trả được ghi chép

theo giá trị thích hợp.

Chính xác: Các nghiệp vụ hay sự kiện được ghi chép

đúng số tiền, doanh thu và chi phí được được phân bổ

đúng kỳ, đúng khoản mục và đúng về toán học.

Trình bày và công bố: Các khoản mục được công bố,

phân loại và diễn giải phù hợp với chuẩn mực kế toán

CHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

 Bước 2: Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát

(a) Nghiên cứu thông tin

(b) Xác định sai phạm tiềm tàng và những

thủ tục kiểm soát chủ yếu (xem trg 108)

(c) Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát

- Định lượng (x%)

- Định tính (thấp, cao, trung bình)

CHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ

 Bước 3: Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm

kiểm soát trong chương trình kiểm toán

Theo VSA 330: Thử nghiệm KS (Thử nghiệm tuân thủ): “Thu thập bằng chứng kiểm toán về sự hữu hiệu trong thiết kế và vận hành của hệ thống

KSNB”

- Phỏng vấn

- Kiểm tra tài liệu, sổ sách

- Quan sát việc áp dụng các thủ tục kiểm soát

Thí dụ: Thiết kế thử nghiệm kiểm soát

Đầy đủ

Điều tra phiếu nhập không có hóa đơn: cuối tháng, B Xuân đối chiếu PN nhận từ kho với HĐ nhận từ nhà cung cấp, lập tờ kê các

PN không có HĐ và

HĐ không có PN, tìm hiểu, giải thích chênh

Thủ tục Kiểm soát

Thử nghiệm Kiểm soát

-Kiểm tra tờ

kê

-Thực hiện

lại tờ kê

Thí dụ: Thực hiện thử nghiệm kiểm soát

Sai phạm tiềm tàng Các thủ tục kiểm soát

chủ yếu Các thử nghiệm kiểm soát

1 Nghiệp vụ bán chịu

không được phê chuẩn

hoặc phê chuẩn không

đúng thẩm quyền

-Phải có chính sách bán hàng cụ thể

-Chỉ có người có thẩm quyền mới được quyền phê chuẩn tín dụng

-Phải tách biệt giữa người bán hàng và người phê chuẩn tín dụng

-Kiểm tra chính sách bán hàng

-Kiểm tra chữ ký trên lệnh bán hàng

-Quan sát và/ hoặc phỏng vấn việc phân chia công việc

2 Lệnh bán hàng sai về

số lượng, chủng loại - Lập lệnh bán hàng phải dựa vào đơn đặt hàng - Quan sát người lập lệnh bán hàng có căn cứ

vào đơn đặt hàng hay không?

CHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

 Bước 4: Đánh giá lại RRKS và điều chỉnh

những thử nghiệm cơ bản đã dự kiến

>>> Thủ tục kiểm soát hữu hiệu hay không ?

MỨC ĐỘ TIN CẬY DỰ KiẾN

DỰA VÀO THỦ TỤC KS MỨC ĐỘ SAI LỆCH CÓ THỂ BỎ QUA

CHƯƠNG 2 – HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ

 Bước 4: Đánh giá lại RRKS và điều chỉnh

những thử nghiệm cơ bản đã dự kiến

>>> Thủ tục kiểm soát hữu hiệu hay không ?

- Nếu RRKS cao hơn dự kiến

>>> tăng các thử nghiệm cơ bản

>>> mở rộng phạm vi thực hiện Lưu ý:

Phải thông báo sớm nhất cho DN về hạn chế của hệ thống KSNB bằng VB hay lời nói +