KIỂM TOÁN NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN

I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ 1. Kiểm toán nội bộ2. Hệ thống kiểm soát nội bộ3. Quy trình kiểm toán nội bộII. KIỂM TOÁN NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN 1. Khái quát chu trình mua hàng và thanh toán1.1. Khái niệm1.2. Chức năng2. Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo cáo chu trình3. Luân chuyển chứng từ và quy trình xử lý nghiệp vụ mua hàng thanh toán 4. Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán 5. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình6. Các hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng thanh toánIII. Ví dụ Kiểm toán nội bộ chu trình mua hàng thanh toán1. Kiểm toán nội bộ chu trình mua hàng công ty ABC2. Kiểm toán nội bộ chu trình thanh toán ở công ty ABC3. Đánh giá các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán của công ty ABC4. Giải phápKẾT LUẬN

LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế thị trường nay, mục tiêu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đáp ứng tốt nhu cầu thị trường giành lợi nhuận cao Nói cách khác, doanh nghiệp cần giải tốt mối quan hệ đầu đầu vào, sản xuất tiêu thụ Muốn làm điều đó, doanh nghiệp phải hạch toán xác, đầy đủ kịp thời chi phí bỏ Để đáp ứng yêu cầu đó, hệ thống kế toán với chức thu thập, ghi chép, đo lường, tính toán, phân loại xử lý cung cấp thông tin kinh tế tài tổ chức ngày có hoàn thiện đáng kể Tuy nhiên hệ thống người tổ chức tồn nhược điểm Những hạn chế cần phải ra, xác minh lại để khắc phục thông qua tổ chức, lực lượng độc lập khách quan khác Đó hệ thống kiểm soát nội Chu trình mua hàng toán có vai trò quan trọng doanh nghiệp nên việc kiểm soát chu trình việc cần thiết quan trọng Doanh nghiệp phải thắt chặt quản lý, kiểm soát nội trình mua hàng nhằm mục tiêu mua đúng, mua đủ, tránh gian lận sai sót khâu mua hàng Mua hàng toán tiền hàng khâu trình lưu chuyển hàng hóa: Mua vào - Dự trữ - Bán Cần phải để người lao động không quyền lợi riêng mà làm thiệt hại đến lợi ích chung đơn vị Một giải pháp mà đơn vị cần quan tâm phải tăng cường kiểm soát nội trình mua hàng toán để đảm bảo đầy đủ, xác tránh thất thoát tiền toán Bởi chu trình mua hàng toán đánh giá hiệu sử dụng đồng vốn đơn vị điều kiện quan trọng để giúp đơn vị trì mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ Kiểm toán nội Kiểm toán nội nhu cầu cần thiết khách quan cho việc kiểm soát chất lượng hoạt động bảo đảm chất lượng thông tin kinh tế, tài bàn thân doanh nghiệp Kiểm toán nội có vai trò lớn việc nâng cao chất lượng hoạt động doanh nghiệp không giới hạn phạm vi kiểm toán báo cáo tài Ở phạm vi rộng quan trọng hơn, kiểm toán nội phải kiểm toán hoạt động kiểm toán tính tuân thủ quy định, chế độ hàng nhà nước doanh nghiệp Nhưng nhìn chung, kiểm toán nội bộn vấn đề phức tạp mẻ nước ta Hiệp hội kiểm toán viên nội (IIA) định nghĩa kiểm toán nội sau: “Kiểm toán nội hoạt động bảo đảm tư vấn mang tính độc lập, khách quan thiết lập nhằm tăng thêm giá trị cải thiện cho hoạt động cảu tổ chức Kiểm toán nội giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu thông qua việc đưa cách tiếp cận có hệ thống kỷ cương nhằm đánh giá cải thiện tính hữu hiệu quản trị rủi ro, kiểm soát giám sát” Kiểm toán nội máy thực công việc kiểm toán tổ chức nhân viên tổ chức tiến hành Khi thực công việc, kiểm toán viên nội phải độc lập khách quan, tức không bị cản trở xác đinh phạm vi công việc thực tiễn công việc, thực công việc thông báo kết Kiểm toán viên nội phải vô tư, công không khoan nhượng chất lượng công việc, đồng thời không phán xét công việc bị lệ thuộc vào người khác Ngoài công việc kiểm tra kiểm toán viên nội tư vấn cho phận đơn vị Tính chất phạm vi hoạt động tùy theo thỏa thuận với phận tư vấn dự kiến việc tăng thêm giá trị cải thiện hoạt động tổ chức Kiểm toán nội thông qua trình đánh giá rủi ro thu thập chứng tăng cường hiểu biết hội cải thiện hoạt động, từ góp phần làm tăng thêm lợi ích cho tổ chức Các thông tin hữu ích kiểm toán viên gửi đến cấp quản lý thích hợp văn ý kiến kiến nghị, đề xuất Mục đích kiểm toán viên nội thực việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng hoạt động chất lượng thông tin kinh tế, tài chisng doanh nghiệp, giúp cho công tác điều hành chủ sở hữu, nhà điều hàng doing nghiệp việc giúp phát khắc phục khâu yếu, ngăn ngừa sai sót, gian lận hoạt động kinh tế, tài doanh nghiệp Đồng thời, kết kiểm toán nội góp phần đắc lực hiệu vào việc đảm bảo thông tin kinh tế, tài cung cấp cho đối tượng bên doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội Kiểm soát quy trình quan trọng quy trình quản trị, nhà quản lý thường tâm đến vệc hình thành trì hoạt động kiểm soát để đạt mục tiêu tổ chức Có nhiều định nghĩa khác kiểm soát nội số định nghĩa là: Theo COSO Ủy ban tổ chức tài trợ: “KSNB trình người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực ba mục tiêu: - Báo cáo tài đáng tin cậy - Các luật lệ quy định tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu hiệu Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót, lập báo cáo tài trung thực hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị” Theo định nghĩa liên đoàn kế toán quốc tế: Hệ thống KSNB hệ thống sách thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản đơn vị, bảo đảm độ tin cậy thông tin, bảo đảm việc thực chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu hoạt động Như hệ thống KSNB thực chất tích hợp hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, sách nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo tổ chức hoạt động hoạt động hiệu quả, đạt mục tiêu đặt cách hợp lý Các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội Mặc dù có khác biệt đáng kể tổ chức hệ thống kiểm soát nội đơn vị vị phụ thuộc vào nhiều yếu tố quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của nơi, hệ thống KSNB phải bao gồm phận sau: - Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn nhân tố bên bên đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình kiểm soát nội - Xác định rủi ro: xác định rủi ro bên bên đơn vị ảnh hưởng không tốt đến mục tiêu hoạt động đơn vị - Các thủ tục kiểm soát: Là thủ tục đảm bảo cho thị nhà quản lý thực cà giúp kiểm soát rủi ro đơn vị hay gặp phải - Hệ thống thông tin truyền thông: cung cấp thông tin cho cấp tổ chức để đạt mục tiêu kiểm soát khác nhau, hệ thống thông tin kế toán phân hệ quan trọng - Hệ thống giám sát: trình mà người quản lý đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát Quy trình kiểm toán nội Quy trình thực kiểm toán Giai đoạn 1: Chuẩn bị kiểm toán Bước 1: Xác định đối tượng kiểm toán - Đối tượng kiểm toán phận, chi nhánh đơn vị hay hoạt động, môt chương trình mà đơn vị tiến hành - Lựa chọn đối tượng kiểm toán: kiểm tóan viên chọn đơn vị theo phương pháp lý khác nhau, việc lựa chọn người khác, ví dụ ban giám đốc hay đối tượng kiểm toán yêu cầu - Phương pháp xác định đối tượng kiểm toán: + Lựa chọn cách hệ thống: phận kiểm toán soạn danh sách đối tượng kiểm toán kiểm toán năm Thông thường danh sách lập chủ yếu sở rủi ro Các đối tượng kiểm toán có rủi ro cao chọn đưa vào chương trình kiểm toán trước Các đối tượng có rủi ro thấp đưa vào kỳ sau, sau trưởng phận kiểm toán nội xét thấy đối tượng có rủi ro cao quan tâm mức + Kiểm toán vấn đề khúc mắc: phương pháp dựa nguyên tắc ưu tiên kiểm toán phận hay vấn đề có cố Ban giám đốc hội đồng quản trị dựa vào xét đoán họ mà đưa vấn đề cần phải kiểm toán Do đó, theo phương pháp này, người quản lý lựa chọn đối tượng kiểm toán + Kiểm toán theo yêu cầu đối tượng kiểm toán: phương pháp xuất phát từ đối tượng kiểm toán Một số giám đốc phận muốn thực kiểm toán để đánh giá tính đầy đủ hiệu hệ thống kiểm toán nội có ảnh hưởng đến hoạt động lãnh đạo họ Bước 2: Lập kế hoạch kiểm toán - Xác định mục tiêu phạm vi kiểm toán - Nghiên cứu thông tin - Xác định đội ngũ kiểm toán viên - Liên hệ với đối tượng kiểm toán phận khác - Lập chương trình kiểm toán - Xác định vấn đề liên quan đến báo cáo kết kiểm toán - Trình duyệt kế hoạch kiểm toán Giai đoạn 2: Thực kiểm toán Bước 3: Khảo sát sơ Mục đích thu thập thêm thông tin đối tượng kiểm toán, thu thập số chứng ban đầu tạo mối quan hệ hợp tác với đối tượng kiểm toán - Tổ chức họp mở rộng - Tham quan đơn vị - Nghiên cứu tài liệu - Bảng mô tả hoạt động đối tượng kiểm toán - Thủ tục phân tích Bước 4: Mô tả, phân tích đánh giá hệ thống kiểm soát nội - Mô tả hệ thống kiểm soát: Vẽ lưu đồ, trả lời câu hỏi hệ thống kiểm soát nội - Các thử nghiệm sơ bộ: Chọn số nhân viên kiểm tra xem kiểm soát thiết kế thực - Thử nghiệm thủ tục kiểm soát hệ thống thông tin, phạm vi rộng thử nghiệm sơ - Đánh giá hệ thống kiểm soát nội - Đánh giá lại rủi ro Bước 5: Các thử nghiệm mở rộng Gồm việc kiểm tra chứng từ, sổ sách, vấn người quản lý đối tượng kiểm toán nhân viên khác, quan sát hoạt động, kiểm tra tài sản, so sánh việc ghi chép với thực tế thủ tục khác nhằm hiểu biết chi tiết chất lượng hoạt động kiểm soát đơn vị Bước 6: Xử lý phát trình kiểm toán Kiến nghị kiểm toán viên đưa dạng bốn dạng sau: - Giữ nguyên hệ thống kiểm soát nội tại: hệ thống kiểm soát nội đáp ứng nhu càu tổ chức chi phí hợp lý - Cải tiến hệ thống kiểm soát nội cách sửa đổi nhwungx thủ tục kiểm soát nội bổ sung thêm thủ tục - Mua thêm bảo hiểm để đối phó với số rủi ro mà việc tăng cường kiểm soát nội thực - Thay đổi mức lợi nhuận vốn đầu tư phương án kinh doanh để phản ánh mức rủi ro tương ứng Giai đoạn 3: Báo cáo kiểm toán Bước 7: Báo cáo kiểm toán - Trong số trường hợp trước phát hành báo cáo kiểm toán thức, kiểm toán viên tổ chức buổi họp tổng kết với đối tượng kiểm toán, trình bày vắn tắt phát kiểm toán lắng nghe ý kiến phản hổi đối tượng kiểm toán - Mục đích họp tránh hiểu lầm tạo hội cho đối tượng kiểm toán sữa chữa kịp thời tồn yếu Giai đoạn 4: Theo dõi sau kiểm toán Bước 8: Theo dõi sau kiểm toán (1) Ban giám đốc công ty tham khảo ý kiến đói tượng kiểm toán để định xem kiến nghị kiểm toán viên áp dụng áp dụng (2) Đối tượng kiểm toán thực định (3) Kiểm toán viên sau chờ đợi thời gian quay lại đối tượng kiểm toán để xem xét sửa đổi có thực không kết có mong muốn không - Đối tượng kiểm toán thường trả lời văn cho kiến nghị kiểm toán viên, đặc biệt họ bất đồng với ý kiến kiểm toán viên - Người quản lý cấp đối tượng kiểm toán với đối tượng kiểm toán phác thảo phương thức gairi vấn đề đặt Khi kiểm toán viên mời trở lại để xem xét giải pháp Bước 9: Đánh giá kiểm toán - Hoạt động sau liên quan đến kiểm toán đánh giá than kiểm toán viên - Trưởng nhóm định vấn đề kiên quan bao gồm hiệu việc kiểm toán làm để thực tốt kiểm toán sau - Đồng thời kiểm toán viên kể trưởng nhóm kiểm toán phải lập báo cáo công việc hoàn thành sau kiểm toán II KIỂM TOÁN NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN Khái quát chu trình mua hàng toán 1.1 Khái niệm Chu trình mua hàng toán chu trình bao gồm định trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho trình hoạt động doanh nghiệp, thường bắt đầu khởi xướng đơn đặt mua người có trách nhiệm cần hàng hóa hay dịch vụ kết thúc việc toán cho nhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ nhận Quá trình mua vào hàng hóa dịch vụ bao gồm khoản mục như: nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, điện nước, sửa chữa, kiểm tra, tư vấn… Chu trình không bao gồm trình mua toán dịch vụ lao động, chuyển nhượng phân bổ chi phí bên tổ chức 1.2 Chức * Chuẩn bị đơn đặt hàng Khi có yêu cầu mua hàng, phận có liên quan (Phòng kinh doanh, kho hàng) nhu cầu để lập Phiếu đề nghị mua hàng Phiếu đề nghị mua hàng lập tay máy nhiên phải phê duyệt thích hợp Sau nhận Phiếu đề nghị mua hàng phê duyệt, phận mua hàng tiến hành thủ tục lựa chọn nhà cung cấp Khi xác định nhà cung cấp, phận mua hàng lập Đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp Một Đơn đặt hàng chuyển cho phận nhận hàng để làm sở kiểm tra nhận hàng * Nhận hàng hóa dịch vụ Việc nhận hàng hóa dịch vụ công ty từ người bán điểm định chu trình điểm mà hầu hết công ty thừa nhận lần đầu khoản nợ liên quan sổ sách họ Khi hàng hóa nhận được, trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến… Hầu hết công ty có phòng tiếp nhận để đưa biên nhận hàng chứng nhận hàng kiểm tra hàng hóa Một thường gửi cho kho khác gửi cho phòng kế toán để thông báo thông tin cần thiết Để ngăn ngừa ăn cắp lạm dụng điều quan trọng hàng hóa phải kiểm soát cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng lúc chúng chuyển Nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với nhân viên kho phòng kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán chuyển trách nhiệm hàng hóa hàng hóa chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho từ kho vào trình sản xuất * Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng Sự ghi nhận đắn khoản nợ hàng hóa dịch vụ nhận đòi hỏi việc ghi sổ xác nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến báo cáo tài đến khoản chi thực tế, đó, phải cẩn thận để ghi vào lần mua có sở hợp lý theo số tiền Phòng kế toán (kế toán vật tư kế toán toán) thường có trách nhiệm kiểm tra tính mực lần mua ghi chúng vào sổ sách có liên quan Khi nhận hóa đơn người bán phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức chi phí vận chuyển ghi hóa đơn với thông tin đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng Thường phép nhận phép tổng cộng kiểm tra định khoản nghiệp vụ vào hóa đơn Hóa đơn Phiếu nhập kho sở để ghi vào TK Hàng tồn kho, Hóa đơn dùng để ghi vào TK Phải trả người bán chưa toán tiền * Thanh toán cho người cung cấp Tùy theo phương thức toán chứng từ lập như: Ủy nhiệm chi, Phiếu chi… Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra chứng từ như: Hóa đơn, Biên nhận hàng Đơn đặt hàng Các chứng từ sau sử dụng để toán cần đóng dấu “ toán” Giấy báo nợ hay Phiếu chi chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ toán Hệ thống chứng từ, sổ sách báo cáo chu trình để theo dõi toán cho hóa đơn cho thương vụ nhằm quản lý kế hoạch toán theo mục tiêu tài doanh nghiệp - Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc toán: Đây chứng từ làm sở ghi sổ nghiệp vụ toán cho người bán - Phiếu định khoản: Ghi chép khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải trả người bán nghiệp vụ trả lại hàng, hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán Kế toán lập chứng từ làm sở cho nghiệp vụ điều chỉnh ghi sổ sai khoản nợ phải trả Chứng từ ghi thông tin nhà cung cấp, hàng hóa, số lượng, giá đơn vị, số tiền hàng trả lại chiết khấu giảm giá - Chứng từ hàng mua trả lại (Biên kiểm nhận hàng hóa…): Chứng từ phận mua hàng lập hàng mua không yêu cầu, trả lại người bán Chứng từ ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị số tiền hàng mua trả lại * Hệ thống sổ kế toán : Hệ thống sổ kế toán chu trình mua hàng toán gồm sổ chi tiết sổ tổng hợp - Sổ kế toán tổng hợp + Theo hình thức NKC: Nhật ký chung, Nhật kí mua hàng, sổ TK + Theo hình thức NKCT: NKCT số 1, 2, 5; Bảng kê số 8; sổ Tk - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết toán người bán… * Hệ thống báo cáo: Tùy theo yêu cầu nhà quản trị mà có báo cáo sử dụng - Báo cáo kiểm soát: Là báo cáo với mục đích tổng hợp tất acr thay đổi tập tin liệu để đảm bảo tất liệu cập nhật xử lí đầy đủ + Báo cáo tổng giá trị mua hàng, báo cáo cung cấp để kiểm soát xử lí hệ thống có xác đầy đủ không + Báo cáo liệt kê tất đơn đặt hàng mua, tất phiếu nhập kho, tất sec toán… nhằm giúp cho việc kiểm soát liệu có cập nhật xử lí đầy đư, xác không - Báo cáo đặc biệt: Là báo cáo lập theo yêu cầu người sử dụng thông tin phục vụ cho việc điều hành hoạt động xử lí lập kế hoạch + Báo cáo hóa đơn mua hàng chưa toán + Báo cáo phân tích khoản phải trả theo thời hạn nợ + Báo cáo nhu cầu tiền toán + Báo cáo thông tin nhà cung cấp Luân chuyển chứng từ quy trình xử lý nghiệp vụ mua hàng toán - Bộ phận yêu cầu: Lập phiếu yêu cầu mua hàng, phận phận doanh nghiệp có nhu cầu cần bổ sung nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản cố định + Yêu cầu nguyên vật liệu lập quản đốc phân xưởng kế toán kho + Yêu cầu mua hàng lập phận bán hàng kế toán kho… Phiếu yêu cầu mua hàng lập liên, liên lưu, liên gửi phận mua hàng, liên gửi kế toán theo dõi toán - Bộ phận mua hàng: Đây phận có chức lựa chọn nhà cung cấp, xác định điều kiện có liên quan tới việc mua hàng giá cả, điều kiện toán, điều kiện giao hàng, bảo hành….Bộ phận lập Đơn đặt hàng lập liên, gửi cho người cung cấp, kế toán toán phải trả, phận yêu cầu mua hàng cho phận nhận hàng lưu - Bộ phận nhận hàng: chức nhận hàng nên tách khỏi chức kho hàng nhằm nâng cao hiệu kiểm soát Bộ phận có chức nhận, đếm, kiểm tra chất lượng hàng lập phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng) Phiếu nhập kho lập liên, gửi đến phận mua hàng, phận yêu cầu, phận kế toán lưu Người giám sát phận cho nhiệm vụ đối chiếu phiếu nhập kho đơn đặt hàng để tiếp tục xử lí nghiệp vụ mua hàng - Bộ phận kho hàng: Đây phận bảo quản vật tất loại hàng tồn kho Khi nhận hàng thủ kho phải kí nhận vào Phiếu nhập kho gửi phiếu nhập kho cho phận kế toán - Bộ phận kế toán toán: Kế toán phải đối chiếu loại chứng từ gồm: phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho hóa đơn người bán trước ghi số làm thủ tục toán Sau hoàn tất thủ tục toán cho người bán, chứng từ toán lưu hồ sơ chứng từ toán Hàng tháng phận kế toán kiểm tra sổ chi tiết, cộng sổ chuyển sổ tổng phận kế toán tổng hợp ( kế toán thủ công) - Bộ phận tài vụ: Kiểm tra chứng từ toán cách đối chiếu với chứng từ liên quan; chấp nhận chứng từ toán, lập séc toán đến hạn Séc phải cấp có thấm quyền kí phát hành, số séc ghi chứng từ toán sau chuyển chứng từ toán cho kế toán theo dõi toán Séc gửi kèm theo giấy báo trả tiền cho người bán sau ghi vào nhật kí chi Hằng ngày cộng sổ nhật kí chi, cuối tháng chuyển sổ tổng phận kế toán tổng hợp để kiểm tra, đối chiếu ghi sổ Nếu thực kế toán máy tính việc ghi nhận, xử lí, lưu trữ khác biệt so với kế toán thủ công tùy thuộc vào khác biệt tổ chức hệ thống Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết toán với người bán Các kiểu tổ chức theo dõi khoản phải trả - Hệ thống theo dõi theo người bán: Là hệ thống mà hóa đơn bán hàng phân loại ban đầu để theo dõi ghi sổ theo người bán Hệ thống sử dụng sổ chi tiết theo dõi chi tiết quan hệ toán gồm lần mua, lần toán, số dư hành theo người bán… Quy trình xử lí hình thức theo dõi toán theo người ban: + Nhận hóa đơn + Kiểm tra, đối chiếu chứng từ liên quan + Phân loại theo người bán, ghi sổ chi tiết phải trả người bán + Thanh toán tiền + Ghi giảm khoản phải trả người bán ( Liên quan đến chiết khấu thương mại, chiết khấu toán, giảm giá hàng mua hàng mua trả lại…) Ưu điểm: Theo dõi rõ ràng quan hệ toán theo người bán, dễ dàng cung cấp số nợ theo người bán Nhược điểm: Khó khăn theo dõi nợ tới hạn toán, nhiều không toán kịp thời để hưởng ưu đãi chiết khấu toán, khó khăn cung cấp thông tin để tổng hợp nhu cầu tiền cần để toán theo mốc thời gian ngày, tuần, tháng - Hệ thống theo dõi toán theo chứng từ: Đây hệ thống theo dõi toán theo hóa đơn bán hàng người bán Hóa đơn bán hàng phân loại theo ngày dự định trả tiền ghi chép việc phân loại chứng từ toán Như hệ thống không mở sổ chi tiết cho người bán mà mở chứng từ toán cho hóa đơn bán hàng, sổ ghi chứng từ toán hồ sơ chứng từ chưa toán + Chứng từ toán: Là chứng từ ghi lại thông tin liên quan tới ngày dự định trả tiền, số tiền phải trả Chi tiết việc trả tiền + Ghi sổ chứng từ toán: Sổ có cấu tạo tương tự dùng thay cho nhật kí mua hàng + Hồ sơ chứng từ chưa toán: Là hồ sơ gồm nhiều ngăn đánh số theo ngày cần toán tháng để lưu trữ chứng từ chưa toán theo ngafycaafn toán Tới ngày cần toán cần lấy tất chứng từ lưu để toán Quy trình xử lý hình thức theo dõi toán theo chứng từ: + Lập chứng từ toán + Ghi sổ chứng từ toán + Thanh toán + Ghi sec toán vào sổ chi séc, sổ chứng từ toán Ưu điểm: Kiểm soát việc toán, đảm bảo toán hạn Nhược điểm: - Thanh toán không người bán toán cho hàng không nhận - Thanh toán không kì hạn làm ảnh hưởng đến quan hệ mua bán Các gian lận sai sót thường gặp chu trình a Giai đoạn đề nghị mua hàng - Đặt mua hàng không cần thiết không phù hợp với mục đích sử dụng đặt hàng trùng lắp dẫn đến lãng phí - Đặt mua hàng nhiều nhu cầu sử dụng - Đặt mua hàng trễ sớm - Đặt mua hàng với chất lượng và/hoặc giá cao - Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết việc đặt hàng để đề nghị mua hàng lần hai hàng nhận b Giai đoạn chọn lựa nhà cung cấp - Nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp c Giai đoạn nhận hàng Nhận hàng không quy cách, chất lượng, số lượng hàng đặt, nhận biển thủ hàng không nhập kho d Giai đoạn bảo quản hàng Hàng tồn kho bị cắp, công nhân hủy giấu hàng hóa có lỗi để tránh bị phạt, hàng hóa bị hư hỏng, phẩm chất e Giai đoạn trả tiền - Lập chứng từ mua hàng khống để toán - Chi trả nhiều giá trị hàng nhận - Ghi nhận sai thông tin nhà cung cấp: tên, thời hạn toán - Ghi chép hàng mua nợ phải trả sai niên độ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn - Trả tiền cho nhà cung cấp chưa phê duyệt - Trả tiền trễ hạn - Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp giảm giá Các hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng toán Để hạn chế sai sót, gian lận xảy ra, cần có thủ tục kiểm soát nội thích hợp: Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng a Thủ tục kiểm soát khâu đặt hàng * Thủ tục kiểm soát lập yêu cầu mua hàng - Chu trình mua hàng xuất phát từ đề nghị mua hàng cácbộ phận có nhu cầu thường kho phân xưởng sản xuất, thông qua giấy đề nghị mua hàng * Thủ tục kiểm soát việc phê duyệt mua hàng - Cần giao trách nhiệm cho phận liên quan xem xét thường xuyên nhu cầu hàng tồn kho ước tính hợp lý thời gian cần thiết - Cần phân nhiệm vụ xét duyệt mua hàng cho cá nhân * Thủ tục kiểm soát việc lựa chọn nhà cung cấp - Đề nghị nhà cung cấp báo giá có nhu cầu mua hàng Đối với hàng hóa có giá trị cao nên đấu thầu để chọn lựa nhà cung cấp Việc phê duyệt để lựa chọn nhà cung cấp nhà quản lý trực tiếp thực hiện, ủy quyền cho lãnh đạo phận mua hàng - Thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm chức đặt hàng xét duyệt chọn nhà cung cấp * Thủ tục kiểm soát việc đặt hàng - Tất nghiệp vụ mua hàng có số tiền vượt ngưỡng phải lập ĐĐH vào giấy đề nghị mua hàng ĐĐH trước thực phải phê duyệt - Chỉ có phận mua hàng phép đặt hàng b Thủ tục kiểm soát khâu nhận hàng nhập kho Việc nhận hàng nên giao cho phận độc lập thực hiện, phận cần tách biệt với phận đặt hàng Hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng Hoạt động kiểm soát Ủy quyền xét duyệt Mua hàng tồn kho Trả lại hàng - Ủy quyền: Phụ trách phận có nhu - Ủy quyền: Phụ trách cầu; Nhân viên mua hàng phận có nhu cầu - Xét duyệt: Quản lí mua hàng - Xét duyệt: quản lí có mua hàng Phân chia Mua hàng kế toán phải trả Mua hàng kế toán phải trách nhiệm Kế toán hàng hóa kho hàng trả Nhận hàng kho hàng Kế toán hàng hóa kho hàng Nhận hàng kho hàng Bảo vệ an toàn Hàng hóa Hàng trả lại tài sản - Phiếu nhập kho lập nhận hàng - Chỉ xuất hàng trả lại - Phiếu nhập kho đánh số trước có chứng từ trả lại hàng - Kiểm số lượng, chất lượng nhận mua phiếu xuất kho hàng - Các phận liên quan - Các phận liên quan đến kiểm tra kiểm tra cách độc lập cách độc lập số lượng hàng xuất trả Chứng từ Yêu cầu mua hàng: Debit memo: - Dựa điểm bổ sung số lượng bổ - Được lập phận mua sung hàng Đặt hàng mua: - Được đánh số trước - Chỉ lập có yêu cầu mua hàng Bộ chứng từ mới: - Được đánh số trước - Debit memo gửi trực - Chọn người bán từ danh sách người bán tiếp cho kế toán phải trả chấp nhận - Các chứng từ phải - Kiểm tra cấn thận điều kiện giá đánh số trước toán - Các chứng từ liên quan: Bộ chứng từ toán: Bộ chứng từ gốc - Hóa đơn người bán - Kiểm tra đối chiếu - Các chứng từ đánh số trước chứng từ - Các chứng từ liên quan chứng từ: yêu cầu mua hàng, phiếu nhập kho - Kiểm tra đối chiếu chứng từ Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ toán Cần có quy định luân chuyển chứng từ để đảm bảo hóa đơn nhà cung cấp chuyển đến phòng kế toán Khi nhận hóa đơn, kế toán công nợ kiểm tra đối chiếu hóa đơn với chứng từ khác để đảm bảo nghiệp vụ mua hàng xét duyệt đầy đủ, hàng nhận số lượng, chất lượng, giá Hoạt động kiểm soát chu trình toán Hoạt động kiểm soát Ủy quyền xét duyệt Phân chia trách nhiệm - Ủy quyền: Kế toán phải trả, thủ quỹ - Xét duyệt: Trường tài vụ Kế toán phải trả thủ quỹ kế toán ngân hàng Thủ quỹ kế toán ngân hàng kế toán ghi sổ Kế toán phải trả kế toán ghi sổ Chứng từ Ghi sổ kế toán Sec: - Được lập dựa chứng từ toán - Được đánh số trước - Chỉ kí sec điền đầy đủ nội dung - Sec nên kí hai người có giá trị lớn - Sec gửi nhân viên khác với người viết sec - Sec phải gửi sau kí duyệt - Lưu lại sec bị hủy không sử dụng Chứng từ toán gốc: - Kiểm tra tính đầy đủ xác chứng từ gốc - Đóng dấu chứng từ chi tiền vào sau kí sec Chi tiết kế toán phải trả Ghi sổ tổng hợp III Ví dụ Kiểm toán nội chu trình mua hàng toán Kiểm toán nội chu trình mua hàng công ty ABC 1.1 Đặt hàng Kiểm soát trình đặt hàng: Các phận tham gia vào trình đặt hàng: Phòng kinh doanh, nhà cung cấp, giám đốc, phòng kế toán Dưới công việc, nhiệm vụ phận liên kết với trình đặt hàng + Phòng kinh doanh: Nhận giấy báo giá nhà cung cấp -> xét duyệt-> lập phiếu mua hàng gửi đến nhà cung cấp + Trưởng phòng: Trực tiếp quản lý đạo nhân viên phòng thực theo chức nhiệm vụ mình, đồng thời báo cáo chịu trách nhiệm với cấp Trưởng phòng người kiểm tra xét duyệt Bảng báo giá trước đưa Giám đốc ký duyệt + Giám đốc: Xét duyệt bảng báo giá trưởng phòng kinh doanh chuyển lên + Phòng kế toán: Tiếp nhận Bảng báo giá hợp đồng, lưu chứng từ đôi với làm đối chiếu ghi nhận nghiệp vụ toán tiền cho nhà cung cấp 1.2 Nhận hàng Chức đảm bảo đơn vị nhận tất hàng hóa đặt kiểm tra chúng đạt tiêu chuẩn, tiến hành nhập kho bảo quản hàng cần thiết • Nhận hàng kho: - Thủ kho: Nhận hàng, lập Bảng nhập hàng nhập kho So sánh số lượng thực với số lượng chứng từ lập bảng nhập hàng, để báo cáo số lượng thừa thiếu lên phòng kinh doanh - Phòng quản lý chất lượng: Tham gia kiểm tra chất lượng kho - Phòng kinh doanh: Nhận Bảng nhập hàng, chúng từ liên quan xử lý kịp thời chênh lệch có • Lập phiếu nhập kho Phòng kế hoạch thị trường sau nhận bảng nhập hàng từ phòng kinh doanh chuyển sang, phòng kế hoạch thị trường dựa vào thông tin để tiến hành lập phiếu nhập kho • Lập phiếu tính giá thành thực tế: - Phòng kinh doanh: Lập phiếu tính giá thành Giá gốc= Giá mua+ Chi phí khác kiên quan+ khoản thuế không hoàn lại- khoản giảm trừ có - Phòng kế toán: Nhận hóa đơn GTGT, phiếu tính giá thành, để làm cứ, kiểm tra, đối chiếu tính toán lại nhập liệu vào máy tính Kiểm toán nội chu trình toán công ty ABC * Thủ tục kiểm soát nội khâu ghi nhận xác định nghĩa vụ toán - Kế toán vật tư: Kế toán vật tư nhận chứng từ gồm Bảng báo giá, ĐĐH, Hợp đồng, Hóa đơn GTGT, Tờ khai hàng hóa, Phiếu nhập kho, Phiếu tính giá thành vật tư thực tế,…thì đối chiếu, kiểm tra nhập liệu nghiệp vụ phát sinh Căn vào Phiếu tính giá thành vật tư thực tế Hóa đơn GTGT nhà vận chuyển, bảo hiểm lập phiếu Chi phí mua hàng, định khoản trình kế toán trưởng kiểm tra ký duyêt - Kế toán Nợ phải trả người bán: Sau Kế toán phần hành vật tư nhập liệu chứng từ, phần mềm tự động cập nhật liệu liên quan đến TK 331 Kế toán phải trả người bán theo dõi khoản Nợ phải trả người bán - Kế toán trưởng: người đối chiếu kiểm tra chứng từ lại lần trước ký vào Phiếu nhập kho có định khoản, Phiếu chi mua hàng Phiếu kế toán * Thủ tục kiểm soát nội khâu toán Tùy theo hợp đồng thỏa thuận hai bên mua bán phương thức toán khác nhau, vào Giấy đề nghị toán, Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi lập, đơn vị tiến hành liên hệ với ngân hàng để toán cho nhà cung cấp Đánh giá thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty ABC Ưu điểm: Thủ tục kiểm soát khâu mua hàng khâu toán công ty chặt chẽ Nhược điểm : Ở khâu đặt hàng: Công ty không lập giấy yêu cầu mua hàng mà tiến hành lập ĐĐH có nhu cầu Ở khâu chưa có tách biệt công việc nhân viên cân đối nguyên vật liệu nhân viên phụ trách đơn hàng Công việc đặt hàng tìm chọn nhà cung cấp phận dẫn đến việc nhận hoa hồng, chiết khấu, giả thông đồng với nhà cung cấp Ở khâu nhận hàng nhập kho: Sau kiểm đếm kiện hàng thủ kho cho nhập đồng thời ký vào chứng từ gọi Lệnh giao hàng nhà cung cấp mà không lập Biên nhận hàng Ở khâu toán: Các giấy đề nghị toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp, nghiệp vụ toán với số tiền lớn, có xét duyệt kế toán trưởng Giải pháp - Hệ thống chứng từ: Để tăng cường hiệu KSNB chu trình mua hàng công ty, cần thiết phải bổ sung để hoàn thiện hệ thống biểu mẫu, chứng từ cụ thể sau: lập giấy yêu cầu mua hàng, Bảng nhập hàng hình thành thủ kho Đối với Giấy đề nghị toán cần có phê chuẩn giám đốc nhằm tăng cường kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ toán, đảm bảo tốt nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn, lập Phiếu theo dõi toán liên quan đến nhà cung cấp để tránh rủi ro bỏ quên sót Hóa đơn đến hạn toán - Hệ thống báo cáo: Hệ thống báo cáo Công ty chưa đầy đủ Do cần bổ sung số báo cáo sau: + Định kỳ theo tháng lập báo cáo đơn mua hàng để thuận tiện trình kiểm tra theo dõi + Báo cáo nhận hàng nên lập có chữ ký đại diện bên giao hàng Bên cạnh đó, kho, hàng tháng nên lập báo cáo nhập kho - Tăng cường thủ tục KSNB chu trình mua hàng + Ở khâu đặt hàng: Để xác định trách nhiệm người yêu cầu mua hàng đảm bảo việc kiểm soát chặt chẽ hơn, trước lập ĐĐH công ty cần phải lập giấy yêu cầu mua hàng trình cấp lãnh đạo ký duyệt Giấy yêu cầu mua hàng phải đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng giao cho người phụ trách đề nghị mua hàng bảo quản Tách biệt trách nhiệm nhân viên cân đối nguyên vật liệu nhân viên lập ĐĐH Các ĐĐH lập xong có kiểm tra giám sát theo dõi trưởng phòng Giám ñốc Việc liên hệ nhận Bảng báo giá phải công khai trực tuyến, không trưởng phòng kinh doanh, mà phòng kế toán giám đốc theo dõi Tổng giám đốc nên ủy quyền cho Phó giám đốc tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa tiêu chí Công ty xây dựng Tổng công ty nên xử phạt nghiêm phát nhân viên nhận tiền hoa hồng không phép từ NCC định kỳ tiến hành kiểm tra việc + Ở khâu nhận hàng nhập kho: Khi nhận hàng phải lập Báo cáo nhận hàng, Báo cáo nhận hàng phải có chữ ký người giao hàng, phận nhận hàng (thủ kho) người lập (phòng kế hoạch) Phiếu phải đánh số liên tục, chứng việc nhận hàng kiểm tra hàng hóa Sau nhận xong, hàng chuyển đến nhập kho, trình cần có tham gia phòng kế hoạch để thực giám sát công việc nhân viên chuyển hàng tránh tình trạng cắp Các chứng từ lập thời điểm Bảng nhập hàng, Phiếu kiểm tra nguyên vật liệu Tuy nhiên Bảng nhập hàng thủ kho lập nên đánh số thứ tự, có chữ ký xác nhận kho, nhân viên nhận hàng phòng kế hoạch + Ở khâu toán: Giấy đề nghị toán cho NCC cần phải xin thêm xét duyệt giám đốc nghiệp vụ toán mua hàng 100 triệu để đảm bảo tính phê chuẩn đắn, đầy đủ đảm bảo tính tin cậy KẾT LUẬN Chu trình mua hàng toán quan trọng định thành, bại đợt sản xuất công ty, đòi hỏi công ty cần phải có quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá hợp lý để công ty cạnh tranh giá chất lượng thị trường Muốn tồn tại, phát triển doanh nghiệp phải tạo cho cách quản lý hiệu Muốn thân doanh nghiệp phải tự xây dựng cho hệ thống kiểm soát nội nói chung quy trình kiểm soát nội chu trình mua hàng toán cách hữu hiệu hiệu Hàng hoá có vị trí quan trọng doanh nghiệp thương mại với lượng vốn dự trữ hàng hoá chiếm khoảng 80-90% tổng vốn lưu động doanh nghiệp Muốn kinh doanh doanh nghiệp thương mại phải có hàng hoá mà trước hết thực tốt trình thu mua đầu vào Do công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng toán đặc biệt có ý nghĩa quan trọng Vì vậy, việc xây dựng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng toán vô cần thiết Phải làm cho hệ thống kiểm soát nội hoạt động hữu hiệu hơn; đảm bảo chế độ, sách, định quản lý tuân thủ, hoạt động đưa doanh nghiệp đến với mục tiêu đề có hiệu [...]... sử dụng 2 Chứng từ thanh toán gốc: - Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của bộ chứng từ gốc - Đóng dấu chứng từ đã chi tiền vào ngay sau khi kí sec 1 Chi tiết kế toán phải trả 2 Ghi sổ tổng hợp III Ví dụ Kiểm toán nội bộ chu trình mua hàng thanh toán 1 Kiểm toán nội bộ chu trình mua hàng công ty ABC 1.1 Đặt hàng Kiểm soát quá trình đặt hàng: Các bộ phận tham gia vào quá trình đặt hàng: Phòng kinh doanh,... kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được giảm giá 6 Các hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng thanh toán Để hạn chế các sai sót, gian lận có thể xảy ra, cần có các thủ tục kiểm soát nội bộ thích hợp: Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng a Thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng * Thủ tục kiểm soát đối với lập yêu cầu mua hàng - Chu trình mua hàng xuất phát từ đề nghị mua hàng của cácbộ phận... cần thanh toán chỉ cần lấy tất cả các chứng từ đã lưu này ra để thanh toán Quy trình xử lý trong hình thức theo dõi thanh toán theo chứng từ: + Lập chứng từ thanh toán + Ghi sổ chứng từ thanh toán + Thanh toán + Ghi sec thanh toán vào sổ chi séc, sổ chứng từ thanh toán Ưu điểm: Kiểm soát được việc thanh toán, đảm bảo thanh toán đúng hạn Nhược điểm: - Thanh toán không đúng người bán hoặc thanh toán. .. nhận hàng nên giao cho một bộ phận độc lập thực hiện, bộ phận này cần tách biệt với bộ phận đặt hàng Hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng Hoạt động kiểm soát Ủy quyền và xét duyệt Mua hàng tồn kho Trả lại hàng - Ủy quyền: Phụ trách bộ phận có nhu - Ủy quyền: Phụ trách bộ cầu; Nhân viên mua hàng phận có nhu cầu - Xét duyệt: Quản lí mua hàng - Xét duyệt: quản lí có mua hàng Phân chia 1 Mua hàng và kế toán. .. khoản, Phiếu chi mua hàng cũng như Phiếu kế toán * Thủ tục kiểm soát nội bộ khâu thanh toán Tùy theo hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên mua bán thì phương thức thanh toán sẽ khác nhau, căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán, các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi sẽ được lập, đơn vị tiến hành liên hệ với ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp 3 Đánh giá các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán của công... hoặc kế toán kho + Yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận bán hàng hoặc kế toán kho… Phiếu yêu cầu mua hàng được lập 3 liên, 1 liên lưu, 1 liên gửi bộ phận mua hàng, 1 liên gửi kế toán theo dõi thanh toán - Bộ phận mua hàng: Đây là bộ phận có chức năng lựa chọn nhà cung cấp, xác định các điều kiện có liên quan tới việc mua hàng như giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, bảo hành… .Bộ phận... trước hết là thực hiện tốt quá trình thu mua đầu vào Do đó công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng thanh toán đặc biệt có ý nghĩa quan trọng Vì vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thanh toán là vô cùng cần thiết Phải làm cho hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu hơn; đảm bảo các chế độ, chính sách, các quyết... cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn người bán trước khi ghi số và làm thủ tục thanh toán Sau khi hoàn tất thủ tục thanh toán cho người bán, chứng từ thanh toán sẽ lưu trong hồ sơ chứng từ đã quyết toán Hàng tháng bộ phận kế toán sẽ kiểm tra sổ chi tiết, cộng sổ và chuyển sổ tổng về bộ phận kế toán tổng hợp ( nếu là kế toán thủ công) - Bộ phận tài vụ: Kiểm tra các chứng từ thanh toán. .. đặt hàng và lập 5 liên, gửi cho người cung cấp, kế toán thanh toán phải trả, bộ phận yêu cầu mua hàng và cho bộ phận nhận hàng và lưu - Bộ phận nhận hàng: chức năng nhận hàng nên tách khỏi chức năng kho hàng nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát Bộ phận này có chức năng nhận, đếm, kiểm tra chất lượng hàng và lập phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng) Phiếu nhập kho lập 4 liên, gửi đến bộ phận mua hàng, bộ. .. 1 Mua hàng và kế toán phải trách nhiệm 2 Kế toán hàng hóa và kho hàng trả 3 Nhận hàng và kho hàng 2 Kế toán hàng hóa và kho hàng 3 Nhận hàng và kho hàng Bảo vệ an toàn Hàng hóa Hàng trả lại tài sản - Phiếu nhập kho được lập khi nhận hàng - Chỉ xuất hàng trả lại khi - Phiếu nhập kho được đánh số trước có chứng từ trả lại hàng - Kiểm số lượng, chất lượng khi nhận mua hoặc phiếu xuất kho hàng - Các bộ