KIỂM TOÁN NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN

I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ 1. Kiểm toán nội bộ2. Hệ thống kiểm soát nội bộ3. Quy trình kiểm toán nội bộII. KIỂM TOÁN NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN 1. Khái quát chu trình mua hàng và thanh toán1.1. Khái niệm1.2. Chức năng2. Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo cáo chu trình3. Luân chuyển chứng từ và quy trình xử lý nghiệp vụ mua hàng thanh toán 4. Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán 5. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình6. Các hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng thanh toánIII. Ví dụ Kiểm toán nội bộ chu trình mua hàng thanh toán1. Kiểm toán nội bộ chu trình mua hàng công ty ABC2. Kiểm toán nội bộ chu trình thanh toán ở công ty ABC3. Đánh giá các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán của công ty ABC4. Giải phápKẾT LUẬN

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, mục tiêu sản xuất kinh doanh của cácdoanh nghiệp là đáp ứng tốt nhu cầu thị trường và giành lợi nhuận cao nhất Nói một cáchkhác, các doanh nghiệp cần giải quyết tốt mối quan hệ giữa đầu ra và đầu vào, giữa sảnxuất và tiêu thụ Muốn làm được điều đó, doanh nghiệp phải hạch toán chính xác, đầy đủkịp thời các chi phí đã bỏ ra Để đáp ứng yêu cầu đó, hệ thống kế toán với chức năng thuthập, ghi chép, đo lường, tính toán, phân loại và xử lý cung cấp thông tin kinh tế tài chính

đã được tổ chức và ngày càng có sự hoàn thiện đáng kể Tuy nhiên bất kể một hệ thốngnào do con người tổ chức ra cũng đều tồn tại những nhược điểm Những hạn chế này cầnphải được chỉ ra, xác minh lại để khắc phục thông qua một tổ chức, một lực lượng độc lậpkhách quan khác Đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ

Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong bất kỳ mộtdoanh nghiệp nào nên việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết và quan trọng.Doanh nghiệp phải thắt chặt quản lý, kiểm soát nội bộ trong quá trình mua hàng nhằmmục tiêu mua đúng, mua đủ, tránh những gian lận và sai sót trong khâu mua hàng Muahàng và thanh toán tiền hàng là khâu đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hóa: Muavào - Dự trữ - Bán ra Cần phải làm sao để người lao động không vì quyền lợi riêng củamình mà làm thiệt hại đến lợi ích chung của đơn vị Một trong những giải pháp mà đơn vịcần quan tâm hiện nay là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với quá trình mua hàng vàthanh toán để đảm bảo sự đầy đủ, chính xác và tránh thất thoát tiền thanh toán Bởi chutrình mua hàng và thanh toán đánh giá hiệu quả sử dụng đồng vốn của đơn vị và cũng làđiều kiện quan trọng để giúp đơn vị duy trì và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ

1 Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là nhu cầu cần thiết khách quan cho việc kiểm soát chất lượng hoạtđộng và bảo đảm chất lượng thông tin kinh tế, tài chính của bàn thân doanh nghiệp Kiểmtoán nội bộ có vai trò rất lớn trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của doanh nghiệp

và không chỉ giới hạn ở phạm vi kiểm toán báo cáo tài chính Ở phạm vi rộng hơn vàquan trọng hơn, kiểm toán nội bộ phải kiểm toán hoạt động và kiểm toán tính tuân thủ cácquy định, các chế độ hiện hàng của nhà nước và của doanh nghiệp Nhưng nhìn chung,kiểm toán nội bộn là vấn đề khá phức tạp và còn mới mẻ ở nước ta

Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) đã định nghĩa về kiểm toán nội bộ như sau:

“Kiểm toán nội bộ là hoạt động bảo đảm và tư vấn mang tính độc lập, khách quan đượcthiết lập nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động cảu tổ chức Kiểm toán nội

bộ giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu thông qua việc đưa ra một cách tiếp cận có hệthống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro, kiểmsoát và giám sát”

Kiểm toán nội bộ là một bộ máy thực hiện công việc kiểm toán trong tổ chức và dochính nhân viên trong tổ chức tiến hành Khi thực hiện công việc, kiểm toán viên nội bộphải độc lập và khách quan, tức là không bị cản trở khi xác đinh phạm vi công việc trongthực tiễn công việc, trong thực hiện công việc và thông báo kết quả của mình Kiểm toánviên nội bộ phải vô tư, công bằng và không được khoan nhượng về chất lượng công việc,đồng thời không để cho sự phán xét trong công việc của mình bị lệ thuộc vào người khác.Ngoài công việc kiểm tra kiểm toán viên nội bộ có thể tư vấn cho các bộ phận trong đơn

vị Tính chất và phạm vi của hoạt động này tùy theo sự thỏa thuận với bộ phận được tưvấn và dự kiến về việc tăng thêm giá trị và cải thiện hoạt động tổ chức Kiểm toán nội bộthông qua quá trình đánh giá rủi ro và thu thập bằng chứng sẽ tăng cường sự hiểu biết và

cơ hội cải thiện hoạt động, từ đó góp phần làm tăng thêm lợi ích cho tổ chức Các thôngtin hữu ích được kiểm toán viên gửi đến các cấp quản lý thích hợp bằng những văn bảnhoặc ý kiến kiến nghị, đề xuất

Mục đích của kiểm toán viên nội bộ là thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát chất lượnghoạt động và chất lượng thông tin kinh tế, tài chisng của doanh nghiệp, giúp cho công tácđiều hành của chủ sở hữu, nhà điều hàng doing nghiệp trong việc giúp phát hiện và khắcphục khâu yếu, ngăn ngừa sai sót, gian lận trong hoạt động kinh tế, tài chính của doanhnghiệp Đồng thời, kết quả của kiểm toán nội sẽ góp phần đắc lực và hiệu quả vào việcđảm bảo thông tin kinh tế, tài chính cung cấp cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.

2 Hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát luôn là một quy trình quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó nhàquản lý thường chú tâm đến vệc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạtđược mục tiêu của tổ chức Có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ một sốđịnh nghĩa hiện nay là:

Theo COSO Ủy ban các tổ chức tài trợ: “KSNB là một quá trình do người quản lý, hộiđồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sựđảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủtục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vịtuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gianlận, sai sót, lập báo cáo tài chính trung thực hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng cóhiệu quả tài sản của đơn vị”

Theo định nghĩa của liên đoàn kế toán quốc tế: Hệ thống KSNB là một hệ thống cácchính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tincậy của thông tin, bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý, và bảo đảm hiệu quả hoạt động

Như vậy hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một hoạt động, biện pháp, kế hoạch,quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổchức đó hoạt động đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.

Các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ

Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của các đơn vị vịphụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của từng nơi, thếnhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản sau:

- Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị cótính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu các loại hìnhkiểm soát nội bộ

- Xác định rủi ro: xác định các rủi ro bên trong và bên ngoài đơn vị có thể ảnhhưởng không tốt đến mục tiêu và hoạt động của đơn vị

- Các thủ tục kiểm soát: Là các thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đượcthực hiện cà giúp kiểm soát rủi ro đơn vị đang hay có thể gặp phải

- Hệ thống thông tin và truyền thông: cung cấp thông tin cho mọi cấp trong một tổchức để đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau, trong đó hệ thống thông tin kếtoán là một phân hệ quan trọng

- Hệ thống giám sát: là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thốngkiểm soát

3 Quy trình kiểm toán nội bộ

Quy trình thực hiện một cuộc kiểm toán

Giai đoạn 1: Chuẩn bị kiểm toán

Bước 1: Xác định đối tượng kiểm toán

- Đối tượng kiểm toán có thể là một bộ phận, chi nhánh của đơn vị hay một hoạt động,môt chương trình nào đó mà đơn vị đang tiến hành

- Lựa chọn đối tượng kiểm toán: các kiểm tóan viên có thể chọn các đơn vị này theonhững phương pháp và những lý do khác nhau, có thể việc lựa chọn do một người khác,

ví dụ như ban giám đốc hay chính đối tượng kiểm toán yêu cầu

- Phương pháp xác định đối tượng kiểm toán:

+ Lựa chọn một cách hệ thống: bộ phận kiểm toán soạn ra một danh sách các đốitượng kiểm toán sẽ được kiểm toán trong năm nay Thông thường danh sách này lập chủyếu trên cơ sở rủi ro Các đối tượng kiểm toán có rủi ro cao sẽ được chọn đưa vào chươngtrình kiểm toán trước Các đối tượng có rủi ro thấp hơn sẽ được đưa vào kỳ sau, sau khitrưởng bộ phận kiểm toán nội bộ xét thấy các đối tượng có rủi ro cao đã được quan tâmđúng mức

+ Kiểm toán các vấn đề khúc mắc: phương pháp này dựa trên nguyên tắc ưu tiênkiểm toán những bộ phận hay vấn đề đang có sự cố Ban giám đốc và hội đồng quản trịdựa vào sự xét đoán của họ mà đưa ra các vấn đề cần phải được kiểm toán ngay Do đó,theo phương pháp này, chính người quản lý lựa chọn các đối tượng kiểm toán

+ Kiểm toán theo yêu cầu của chính đối tượng kiểm toán: phương pháp này xuấtphát từ các đối tượng kiểm toán Một số giám đốc các bộ phận muốn thực hiện kiểm toán

để đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm toán nội bộ có ảnh hưởng đến hoạtđộng dưới sự lãnh đạo của họ

Bước 2: Lập kế hoạch kiểm toán

- Xác định các mục tiêu và phạm vi kiểm toán

- Nghiên cứu thông tin cơ bản

- Xác định đội ngũ kiểm toán viên

- Liên hệ với đối tượng kiểm toán và các bộ phận khác

- Lập chương trình kiểm toán

- Xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kết quả kiểm toán

- Trình duyệt kế hoạch kiểm toán

Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán

Bước 3: Khảo sát sơ bộ

Mục đích là thu thập thêm thông tin về đối tượng kiểm toán, thu thập một số bằng chứngban đầu cũng như tạo mối quan hệ hợp tác với đối tượng kiểm toán

- Tổ chức một cuộc họp mở rộng

- Tham quan đơn vị

- Nghiên cứu tài liệu

- Bảng mô tả hoạt động của đối tượng kiểm toán

- Thủ tục phân tích

Bước 4: Mô tả, phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

- Mô tả hệ thống kiểm soát: Vẽ lưu đồ, trả lời câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ

- Các thử nghiệm sơ bộ: Chọn một số nhân viên và kiểm tra xem kiểm soát được thiết kế

và thực hiện như thế nào

- Thử nghiệm các thủ tục kiểm soát đối với hệ thống thông tin, phạm vi rộng hơn thửnghiệm sơ bộ

- Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

- Đánh giá lại rủi ro

Bước 5: Các thử nghiệm mở rộng

Gồm việc kiểm tra chứng từ, sổ sách, phỏng vấn người quản lý đối tượng kiểm toán vàcác nhân viên khác, quan sát các hoạt động, kiểm tra tài sản, so sánh việc ghi chép vớithực tế và các thủ tục khác nhằm hiểu biết chi tiết về chất lượng hoạt động kiểm soát tạiđơn vị

Bước 6: Xử lý các phát hiện trong quá trình kiểm toán

Kiến nghị của kiểm toán viên có thể đưa ra dưới dạng một trong bốn dạng sau:

- Giữ nguyên hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại: hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại đápứng được nhu càu của tổ chức và chi phí của nó hợp lý

- Cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại bằng cách sửa đổi nhwungx thủ tục kiểm soátnội bộ hiện tại hoặc bổ sung thêm những thủ tục mới

- Mua thêm bảo hiểm để đối phó với một số rủi ro mà việc tăng cường kiểm soát nội bộkhông thể thực hiện được

- Thay đổi mức lợi nhuận trên vốn đầu tư trong các phương án kinh doanh để phản ánhmức rủi ro tương ứng

Giai đoạn 3: Báo cáo kiểm toán

Bước 7: Báo cáo kiểm toán

- Trong một số trường hợp trước khi phát hành báo cáo kiểm toán chính thức, kiểm toánviên có thể tổ chức một buổi họp tổng kết với đối tượng kiểm toán, trình bày vắn tắtnhững phát hiện kiểm toán và lắng nghe ý kiến phản hổi của đối tượng kiểm toán

- Mục đích của cuộc họp này là tránh những hiểu lầm và tạo cơ hội cho đối tượng kiểmtoán sữa chữa kịp thời các tồn tại yếu kém

Giai đoạn 4: Theo dõi sau kiểm toán

Bước 8: Theo dõi sau kiểm toán

(1) Ban giám đốc công ty sẽ tham khảo ý kiến đói tượng kiểm toán để quyết định xem cáckiến nghị của kiểm toán viên áp dụng khi nào và áp dụng như thế nào

(2) Đối tượng kiểm toán thực hiện các quyết định này

(3) Kiểm toán viên sau khi chờ đợi 1 thời gian sẽ quay lại đối tượng kiểm toán để xem xétcác sửa đổi có được thực hiện không và kết quả có như mong muốn không

- Đối tượng kiểm toán thường trả lời bằng văn bản cho các kiến nghị của kiểm toán viên,đặc biệt là khi họ bất đồng với các ý kiến của kiểm toán viên.

- Người quản lý cấp trên của đối tượng kiểm toán sẽ cùng với đối tượng kiểm toán phácthảo phương thức gairi quyết các vấn đề đặt ra Khi đó kiểm toán viên có thể được mờitrở lại để xem xét các giải pháp

Bước 9: Đánh giá cuộc kiểm toán

- Hoạt động sau cùng liên quan đến cuộc kiểm toán là đánh giá của chính bản than kiểmtoán viên

- Trưởng nhóm quyết định những vấn đề kiên quan bao gồm hiệu quả của việc kiểm toán

và làm thế nào để thực hiện tốt hơn các cuộc kiểm toán sau này

- Đồng thời mỗi kiểm toán viên và kể cả trưởng nhóm kiểm toán còn phải lập một báo cáo

về công việc hoàn thành sau mỗi cuộc kiểm toán

II KIỂM TOÁN NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN

1 Khái quát chu trình mua hàng và thanh toán

1.1 Khái niệm

Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình bao gồm các quyết định và các quá trìnhcần thiết để có hàng hóa và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, thường bắtđầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa haydịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụnhận được

Quá trình mua vào của hàng hóa dịch vụ bao gồm các khoản mục như: nguyên liệu, vậtliệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, điện nước, sửa chữa, kiểm tra, tư vấn… Chutrình không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động, hoặc những sựchuyển nhượng và phân bổ chi phí ở bên trong tổ chức

1.2 Chức năng

* Chuẩn bị đơn đặt hàng

Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan (Phòng kinh doanh, kho hoặc các củahàng) sẽ căn cứ trên nhu cầu để lập Phiếu đề nghị mua hàng Phiếu đề nghị mua hàng cóthể lập bằng tay hoặc bằng máy tuy nhiên phải được phê duyệt thích hợp

Sau khi nhận được Phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tiếnhành các thủ tục lựa chọn nhà cung cấp Khi đã xác định được nhà cung cấp, bộ phận muahàng sẽ lập Đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp Một bản sao của Đơn đặt hàng đượcchuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng

Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra biên bản nhận hàng như một bằngchứng của sự nhận hàng và kiểm tra hàng hóa Một bản sao thường được gửi cho kho vàmột bản khác gửi cho phòng kế toán để thông báo thông tin cần thiết Để ngăn ngừa sự ăncắp và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hóa phải được sự kiểm soát một cách chặtchẽ từ lúc nhận chúng cho đến lúc chúng được chuyển đi Nhân viên phòng tiếp nhận phảiđộc lập với nhân viên kho và phòng kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ chuyển tráchnhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ khovào quá trình sản xuất.

* Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng

Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hóa dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chínhxác và nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tàichính và đến các khoản chi thực tế, do đó, phải hết sức cẩn thận để ghi vào các lần mua có

cơ sở hợp lý theo số tiền đúng

Phòng kế toán (kế toán vật tư và kế toán thanh toán) thường có trách nhiệm kiểm tra tínhđúng mực của các lần mua và ghi chúng vào các sổ sách có liên quan Khi nhận hóa đơncủa người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyểnghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt hàng, cũng như báo cáo nhận hàng Thường thìcác phép nhận và phép tổng cộng được kiểm tra và định khoản nghiệp vụ vào hóa đơn.Hóa đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào TK Hàng tồn kho, Hóa đơn còn dùng đểghi vào TK Phải trả người bán nếu chưa thanh toán tiền

* Thanh toán cho người cung cấp

Tùy theo phương thức thanh toán chứng từ chỉ được lập như: Ủy nhiệm chi, Phiếu chi…Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hóa đơn, Biên bản nhậnhàng và Đơn đặt hàng Các chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần đượcđóng dấu “ đã thanh toán” Giấy báo nợ hay Phiếu chi là những chứng từ dùng để ghi sổnghiệp vụ thanh toán

2 Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo cáo chu trình

- Bảng báo giá: Tài liệu do những nhà cung cấp cạnh tranh đưa ra, giới thiệu những hànghóa dịch vụ cần cho doanh nghiệp, cần đơn giá, mẫu mã và những điều kiện khác.

- Đơn đặt hàng: Căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận lập đơn đặt hàng sẽ lập đơnđặt hàng gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trong trường hợp đặcbiệt Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm các thông tin tên hàng, quy cách, số lượng, đơngiá, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, số của phiếu yêu cầu, cũng như các yêu cầukhác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… Nếu đơn đặt hàng được người bán chấp thuậnthì một hợp đồng giữa hai bên sẽ được soạn thảo và ký kết

- Báo cáo nhận hàng/ Phiếu nhập kho: Báo cáo nhận hàng được bộ phận nhận hàng lập,sau khi kiểm đếm độc lập hàng nhận được sẽ ghi chép chính xác số lượng, chất lượng,quy cách của từng món hàng thực nhận Số liệu thực nhập được dùng làm căn cứ để ghităng TK hàng tồn kho

- Hóa đơn bán hàng của người bán (HĐGTGT, HĐBH): Đây là chứng từ xác định quyền

sở hữu hàng hóa được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đốivới người bán Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được,giá gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt và ngày tính hóađơn

- Các hóa đơn vận chuyển: Trường hợp công ty thuê các dịch vụ vận chuyển

- Chứng từ thanh toán (Phiếu chi, báo nợ…): Bao gồm toàn bộ các chứng từ liên quan đếnmột hóa đơn, một khoản nợ phải trả cho người cung cấp Chứng từ thanh toán rất hữu ích

để theo dõi thanh toán cho từng hóa đơn hoặc cho từng thương vụ nhằm quản lý kế hoạchthanh toán theo mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.

- Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc thanh toán: Đây là các chứng từ làm cơ sở ghi

sổ nghiệp vụ đã thanh toán cho người bán

- Phiếu định khoản: Ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải trả người bántrong các nghiệp vụ như trả lại hàng, được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán Kế toáncũng lập chứng từ này làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai về khoản nợphải trả Chứng từ này ghi thông tin về nhà cung cấp, về hàng hóa, số lượng, giá đơn vị,

số tiền của hàng trả lại hoặc được chiết khấu giảm giá

- Chứng từ hàng mua trả lại (Biên bản kiểm nhận hàng hóa…): Chứng từ này được bộphận mua hàng lập khi hàng mua không đúng yêu cầu, trả lại người bán Chứng từ nàyghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị và số tiền của hàng mua trả lại

* Hệ thống sổ kế toán :

Hệ thống sổ kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán gồm các sổ chi tiết và sổ tổnghợp

- Sổ kế toán tổng hợp

+ Theo hình thức NKC: Nhật ký chung, Nhật kí mua hàng, sổ cái các TK

+ Theo hình thức NKCT: NKCT số 1, 2, 5; Bảng kê số 8; sổ cái các Tk

- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết thanh toán người bán…

* Hệ thống các báo cáo:

Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được sử dụng

- Báo cáo kiểm soát: Là báo cáo với mục đích tổng hợp tất acr các thay đổi trong một tậptin dữ liệu để đảm bảo tất cả các dữ liệu đều được cập nhật và xử lí đầy đủ

+ Báo cáo tổng giá trị mua hàng, báo cáo này cung cấp để kiểm soát xử lí của hệ thống

có chính xác và đầy đủ không

+ Báo cáo liệt kê tất cả các đơn đặt hàng mua, tất cả các phiếu nhập kho, tất cả các secthanh toán… nhằm giúp cho việc kiểm soát dữ liệu có được cập nhật và xử lí đầy đư,chính xác không

- Báo cáo đặc biệt: Là báo cáo được lập theo yêu cầu nào đó của người sử dụng thông tinphục vụ cho việc điều hành hoạt động xử lí và lập kế hoạch

+ Báo cáo các hóa đơn mua hàng chưa thanh toán

+ Báo cáo phân tích các khoản phải trả theo thời hạn nợ

+ Báo cáo nhu cầu tiền thanh toán

+ Báo cáo thông tin về nhà cung cấp

3 Luân chuyển chứng từ và quy trình xử lý nghiệp vụ mua hàng thanh toán

- Bộ phận yêu cầu: Lập phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận này có thể là bất kì bộ phận

nào trong doanh nghiệp có nhu cầu cần bổ sung về nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản cốđịnh

+ Yêu cầu nguyên vật liệu được lập bởi quản đốc phân xưởng hoặc kế toán kho+ Yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận bán hàng hoặc kế toán kho…

Phiếu yêu cầu mua hàng được lập 3 liên, 1 liên lưu, 1 liên gửi bộ phận mua hàng, 1 liêngửi kế toán theo dõi thanh toán

- Bộ phận mua hàng: Đây là bộ phận có chức năng lựa chọn nhà cung cấp, xác định các

điều kiện có liên quan tới việc mua hàng như giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giaohàng, bảo hành….Bộ phận này lập Đơn đặt hàng và lập 5 liên, gửi cho người cung cấp, kếtoán thanh toán phải trả, bộ phận yêu cầu mua hàng và cho bộ phận nhận hàng và lưu

- Bộ phận nhận hàng: chức năng nhận hàng nên tách khỏi chức năng kho hàng nhằm

nâng cao hiệu quả kiểm soát Bộ phận này có chức năng nhận, đếm, kiểm tra chất lượnghàng và lập phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng) Phiếu nhập kho lập 4 liên, gửi đến

bộ phận mua hàng, bộ phận yêu cầu, bộ phận kế toán và lưu Người giám sát bộ phận này