KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọngtrong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức Kiểm soát nội bộgiúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tếcủa công ty mình như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đanhững rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúpdoanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quátrình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp
Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trongbất kỳ một công ty nào,vì vậy việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết
và quan trọng Hơn nữa, công ty HÀ HƯƠNG lại là một công ty dệt may nên
khâu mua hàng là hết sức phức tạp, số lượng hàng mua lớn, mà công ty khôngchỉ mua trong nước mà còn nhập khẩu từ nước ngoài Do đó, em thấy khâumua hàng là rất quan trọng nó quyết định sự thành, bại của mỗi đợt sản xuấtcủa công ty, cho nên nó đòi hỏi công ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ để đảmbảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá cả hợp lý để công
ty có thể cạnh tranh được về giá cả và chất lượng trên thị trường
Từ những nhận thức đó, cùng với thời gian học tập và tìm hiểu trênlớp, em nhận thấy vấn đề kiểm soát về chu trình mua hàng và thanh toán tại
công ty là cần thiết và cần được quan tâm, vì vậy, em đã chọn đề tài KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ HƯƠNG
Đề tài gồm ba phần chính:
Phần I: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội
bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng
Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại công ty cổ phần HÀ HƯƠNG
Phần III: Một số đánh giá và kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội
bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại HÀ HƯƠNG
Trang 2NỘI DUNGPHẦN I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ NÓI CHUNG VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TOÁN NÓI RIÊNG
I Khái quát chung về kiểm soát nội bộ
1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế
để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, vànhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ
là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mụctiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảođảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động
2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Ngăn chặn và phát hiện các gian lận và sai phạm trong đơn vị
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả
- Đảm bảo rằng báo cáo tài chính được lập đúng đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và
tuân thủ các yêu cầu của chuẩn mực
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích
3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
3.1 Môi trường kiểm soát
Bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Cácnhân tố này phụ thuộc rất lớn đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như nhàquản lý doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có hiệu quảhay không phụ thuộc nhiều vào nhà quản lý Nếu nhà quản lý coi trọng đến
Trang 3hoạt động kiểm tra, kiểm soát thì chắc chắn hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ vậnhành hiệu quả.
3.1.1 Đặc thù về quản lý
Đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành doanh nghiệp của cácnhà quản lý Tùy thuộc vào mục đích quản lý, doanh nghiệp sẽ có chính sách,chế độ, quy định, cách thức kiểm tra kiểm soát phù hợp
3.1.2 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệmgiữa các thành viên trong đơn vị Một cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lýtrong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Vì vậy, đểthiết lập một cơ cấu tổ chức tốt phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéogiữa các bộ phận
- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ và bảo quản tài sản
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
3.1.3 Chính sách nhân sự
Là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Chính sách nhân sựbao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vịđối với việc tuyển dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viêncủa mình
3.1.4 Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,
kế hoạch hay dự toán đầu tư, kế hoạch tài chính là những nhân tố quan trọngtrong quá trình kiểm soát Công việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hànhkhoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công
cụ kiểm soát rất hữu hiệu
3.1.5 Bộ phận kiểm toán nội bộ
Thực hiện chức năng giám sát, đánh giá và kiểm tra thông tin về toàn bộhoạt động của đơn vị Nếu bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu và
Trang 4hiệu quả thì sẽ có những thông tin kịp thời về tình hình hoạt động của doanhnghiệp cũng như chất lượng công tác kiểm soát.
3.1.6 Uỷ ban kiểm toán
Uỷ ban kiểm toán bao gồm các thành viên trong bộ máy lãnh đạo caonhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêmnhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát
Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ
- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính
- Dung hòa những bất đồng giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên
bên ngoài
3.1.7 Các nhân tố bên ngoài
Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của đơn vị nhưng nó cóảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũngnhư sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Bao gồm:
Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ
nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…
3.2 Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán màđơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tàichính
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu tổng quátsau đây sẽ được thực hiện:
- Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ kinh tế xảy ra đều có sự phêchuẩn hợp lý
- Tính có thật: Phải ghi chép những nghiệp vụ có thật, không cho phép ghichép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị
- Tính đầy đủ: Bảo đảm tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phảiđược phản ánh đầy đủ
Trang 5- Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoảngiá và phí.
- Sự phân loại: Đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tàikhoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán
- Tính đúng kỳ: Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh kịp thời theo quy định
- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghichép vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chínhxác trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp
3.3 Các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiếtlập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Thủ tục kiểm soát thường bao gồm:
3.3.1 Kiểm soát về quản lý
Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyêntắc cơ bản:
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm
và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều ngườitrong bộ phận
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:Cần có sự cách ly về trách nhiệm trong cácnghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và lạm dụngquyền hạn
- Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của cấp trên, cấpdưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trongphạm vi nhất định
3.3.2 Kiểm soát về vật chất
Tài sản của một doanh nghiệp bao gồm tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị
và thông tin Bảo vệ tài sản là ngăn chặn sự mất mát, tham ô, lãng phí hoặc sửdụng sai mục đích Các quy định và thủ tục bảo vệ tài sản như sau:
- Hạn chế tiếp cận tài sản
- Sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro
- Kiểm kê tài sản định kỳ
Trang 6- Bảo quản chứng từ và sổ sách ghi chép.
3.3.3 Kiểm soát về sổ sách và ghi chép
- Thiết kế, sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp
- Hình thức của chứng từ và sổ sách cần đơn giản nhằm tạo sự thuận lợicho việc kiểm tra, đối chiếu để hạn chế sai sót trong quá trình ghi chép nhưngvẫn phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho việc kiểm soát
- Định kỳ, cần xem xét các mẫu chứng từ và sổ sách nhằm hoàn chỉnh cả
về phương pháp lập, luân chuyển chứng từ và phương pháp ghi sổ kế toán.3.3.4.Các rủi ro thường gặp
Có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong môi trường kế toán xử lý bằngmáy Do đó có thể phân thành các loại rủi ro sau:
- Rủi ro trong kinh doanh: là những rủi ro liên quan đến việc thực hiệncác nghiệp vụ kinh tế
- Rủi ro trong xử lý thông tin: Là các rủi ro liên quan đến việc ghi nhận,
xử lý dữ liệu và tổng hợp, lập báo cáo
- Rủi ro liên quan tới hệ thống: là những rủi ro liên quan đến việc xâydựng, bảo dưỡng, phát triển và sử dụng hệ thống
II Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
1 Các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
1.1 Xử lý các đơn đặt hàng
Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được lập bởi công ty khách hàng làđiểm khởi đầu của chu kỳ Mẫu chính xác của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quyđịnh phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và chính sách của công ty
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính cảu chứcnăng này vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đãđược phê chuẩn của công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua cácmặt hàng không cần thiết
Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong doanhnghiệp, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt
ba yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua, và sự tin cậy trong bán hànggiao hàng Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập
Trang 7đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu vềhàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng Một bản sao của đơnđặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhậnhàng.
1.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chấtlượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu vớiđơn đặt hàng, sau đó lập Biên bản nhận hàng Bản sao của Biên bản nhận hàngđược chuyển đến bộ phận liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theoquy định Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo
về hàng nhận và hàng được làm thủ tục nhập kho
1.3 Ghi nhận các khoản nợ người bán
Khi nhận được Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán thanh toánkiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên Hoá đơn mua hàng Sau đó, tiếnhành đối chiếu các thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá )trên Hoá đơn bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như Biên bản nhậnhàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho Hoá đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở đểghi tăng hàng hoá dịch vụ mua vào; còn Hoá đơn thì dùng để ghi vào tài khoảnphải trả người bán (nếu chưa thanh toán)
1.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ chođến khi thanh toán Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặcphiếu chi làm thành nhiều bản, mà bản gốc gửi cho người được thanh toán, mộtbản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán Người ký duyệtchứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hoá đơn, Biên bản nhận hàng vàĐơn đặt hàng Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cầnđược đánh dấu “đã thanh toán” để đảm bảo các chứng từ không được sử dụng lại
2 Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán
- Người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng được
- Gian lận trong việc đặt hàng với nhà cung cấp
Trang 8- Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để nhận khoảnhoa hồng hoặc chiết khấu thương mại.
- Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai
về số lượng, chất lượng hay quy cách
- Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trịhoặc phát hành hoá đơn đúp
- Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt cóthể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền khôngđúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặchoá đơn bị thanh toán hai lần liền
- Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để chuyển tiền vào tài khoảnmang tên một công ty không có thật
3 Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán
3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ mua hàng
- Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát: các nghiệp vụ mua hàngđược ghi sổ, được phê chuẩn đúng đắn và liên quan đến số hàng đã thực hiện
- Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả hàng đã nhận được trong kỳ đều được ghi
3.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán
- Mục tiêu về sự phát sinh: các khoản chi tiền được ghi sổ là thanh toáncho hàng mua đã được phê chuẩn và đã nhận
- Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả các khoản chi tiền mua hàng được ghi sổđầy đủ
- Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các khoản chi thanh toán tiền muahàng được ghi đúng tài khoản, đứng số tiền và đúng kỳ kế toán
Trang 94 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
4.1 Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng
4.1.1 Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát
4.1.1.1 Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát
- Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn
- Người ký duyệt Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàngvới yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn
- Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số lượng, quy cách, mẫu mã, của hàng thực nhận với đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và đối chiếu các thông tintrên Hoá đơn mua hàng với Đơn đặt hàng và Biên bản nhận hàng trước khi ghi
“Hàng mua đang đi đường”
- Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng đến bộ phận kế toán
để ghi sổ kịp thời
4.1.1.3 Mục tiêu về sự đo lường tin cậy
- Lập bảng kê các khoản chi phí được phép tính vào giá gốc của hàng mua vàotheo quy định của chuẩn mực kiểm toán và có sự phê chuẩn của Kế toán trưởng
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở tính giá gốc củahàng mua vào
4.1.1.4 Mục tiêu về sự ghi chép chính xác
- Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ
- Ghi định khoản trên hoá đơn mua hàng
Trang 10- Đối với hàng đã nhập kho thì phiếu nhập kho phải được đính kèm với hoáđơn.
- Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên hoá đơntrước khi ghi sổ
- Quy định, định kỳ ghi sổ kế toán
- Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán chi tiết, vàgiữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ Nhật ký mua hàng vào sổ cái.4.1.1.5 Mục tiêu về sự khai báo
- Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiệp vụ mua hàng từ các bên liên quannhư: công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết, theo yêu cầu của VAS 26
“Thông tin về các bên liên quan”
4.1.2.Một số rủi ro và thủ tục kiểm soát tương ứng:
Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế
- Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết
- Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)
…
Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả…
- Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt)
- Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu)
Trả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận
- Chỉ trả tiền chỉ khi có đủ các chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt)…
Trả tiền hàng không đúng hạn (quá sớm hoặc quá trễ)
- Phê duyệt cam kết trả tiền
- Theo dõi kế hoạch tiền mặt
- Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Kiểm tra và theo dõi)
Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ & báo cáo
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ phận mua hàng
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với Thủ kho
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với nhà cung cấp
Một số thủ tục kiểm soát khác
Trang 11- Các báo cáo về các biến động bất thường :
+ Số mua hàng với từng nhà cung cấp
+ Tình hình giao hàng trễ
+ Các đơn hàng chưa thực hiện(Báo cáo bất thường)
- Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho
4.2 Các thủ tục đối với nghiệp vụ thanh toán
4.2.1 Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát
4.2.1.1 Mục tiêu về sự phát sinh
- Chứng từ chi được lập khi đã có Biên bản nhận hàng; các chứng từ muahàng đã được kiểm tra đối chiếu; sô tiền trên hoá đơn đã được tính lại và đãđược duyệt chi
- Chứng từ chi tiền phải tham chiếu được đến các hoá đơn mua hàng tương ứng
- Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra các chứng từ liênquan đến khoản chi
- Người ký duyệt chi không được đồng thời là người lập chứng từ chi
- Thủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứng từ chi
- Ghi định khoản trên chứng từ chi tiền
- Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra định khoản trênchứng từ
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ nhật ký chi tiền vào sổcái các tài khoản liên quan
4.2.2 Các thủ tục kiểm soát khác
- Ở bộ phận kế toán nợ phải trả, tất cả các chứng từ cần được đóng dấungày nhận và các chứng từ khác phát sinh trong bộ phận này phải được đánh sốliên tục để kiểm soát
Trang 12- So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên báo cáo nhận hàng mụcđích là để không thanh toán vượt quá số lượng đặt hàng hoặc số lượng thựcnhận.
- So sánh giá cả chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hoá đơn để đảm bảokhông thanh toán vượt số nợ phải trả người bán
- Đối với việc xét duyệt chi quỹ thanh toán cho người bán do bộ phận tài
vụ đảm nhận Nhưng phải tách rời giữa hai chức năng :
+ Kiểm tra và chấp thuận thanh toán: do bộ phận kế toán đảm nhận
+ Xét duyệt chi quỹ thanh toán: do bộ phận tài vụ đảm nhận
- Bộ phận tài vụ có nhiệm vụ kiểm tra mọi mặt về nghiệp vụ, sự đầy đủ,hợp lý hợp lệ của chứng từ
Hàng tháng, kế toán đối chiếu bảng kê của nhà cung cấp với sổ chi tiết đểtìm mọi sai biệt nếu có, và sửa chữa sai sót trên sổ sách hoặc thông báo chonhà cung cấp
Trang 13PHẦN II: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ HƯƠNG
I Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần HÀ HƯƠNG
1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần HÀ HƯƠNG
- Ngày 01/07/1992 Công ty được thành lập với tên gọi là chi nhánh LiênHiệp Sản Xuất – Xuất Nhập Khẩu Dệt May Việt Nam tại Thanh Hóa Với mộtxưởng may 350 công nhân, một xưởng thêu tự động và một số cửa hàng cungứng thiết bị phụ tùng ngành may
- Ngày 29/09/1995 chi nhánh Liên hiệp sản xuất - xuất nhập khẩu dệt mayThanh Hóa được sáp nhập với chi nhánh Textimex Thanh Hóa theo quyết định
số 100/QĐ/TCLĐ của Hội đồng quản trị tổng công ty dệt may Việt Nam, lấytên là chi nhánh HÀ HƯƠNG
- Ngày 23/11/2004 công ty sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Thanh Hóa
đã được cổ phần hoá với tên gọi là: “Công ty cổ phần sản xuất - xuất nhập khẩudệt may Thanh Hóa” và hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanhsố: 3203000715 ngày 08/08/2005
- Ngày 01/09/2005 là thời điểm đánh dấu việc chuyển đổi hình thức sởhữu từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần với tên gọi tắt Công ty HÀHƯƠNG
- Và vào ngày 01/07/2008 đổi tên công ty thành Công ty cổ phần HÀHƯƠNG
2 Đặc điểm tổ chức quản lí và đặc điểm hoạt động tại công ty
2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý
Trang 14Cơ cấu tổ chức quản lý
Quan hệ trực tuyếnQuan hệ chức năng
TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
BAN QUẢN LÍ ISO
Các cửa hàng
Các cửa hàng
Phòng kinh doanh
Xưởng thêu tự động
Phòng tài chính
kế toán
Phòng
tổ chức hành chính
Phòng QA
Trung tâm thương mại dệt may
Trung tâm kinh doanh điện và điện lạnh
CÁC ĐƠN VỊ
SẢN XUẤT CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG KINH DOANH CÁC ĐƠN VỊ
Trang 152.2 Đặc điểm hoạt động của công ty
2.2.1 Qui trình công nghệ của sản phẩm may:
Công nhân sản xuất theo dây chuyền từ khâu chuẩn bị sản xuất ( nguyên vậtliệu, thiết kế mẫu, thiết lập qui trình sản xuất ) đến khâu cuối cùng là đóng góisản phẩm nhập kho
Nguyên vật liệu nhập kho được kiểm tra chất lượng, số lượng Phòng kỹ thuậtcông nghệ thiết kế qui trình, tài liệu hướng dẫn kỹ thuật sản xuất, thiết lập sơ đồcắt
Bộ phận cắt sẽ nhận nguyên vật liệu tại kho của công ty Sau khi nhận về tiếnhành xử lý, định lượng theo mẫu mã trên tài liệu kỹ thuật Sau đó dựa vào sơ đồ
đã định lượng, trải vải lên tiến hành cắt.Bán thành phẩm sau khi cắt được tổ phócủa mỗi tổ chuyển nhận cùng với phụ liệu kèm theo cho đúng số lượng
2.2.2 Cơ cấu tổ chức các xí nghiệp may:
Chức năng của các tổ:
- Tổ cắt: Nhận nguyên vật liệu về cắt ra bán thành phẩm trên cơ sở tài liệu ký
thuật của phòng kỹ thuật công ty giao xuống
- Tổ may: Nhận bán thành phẩm từ tổ cắt cùng với vật liệu phụ từ kho công ty
về tiến hành may
- Tổ KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm
- Tổ cơ điện: cung cấp, quản lý điện nước dùng cho sản xuất và bảo dưỡng tất
cả các thiết bị định kỳ, sửa chữa các thiết bị hư hỏng
2.2.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty
Nguyên
vật iệu Chuẩn bị sản
xuất may
Nhập kho thành phẩm
Trải vải, pha cắt
kiện
Xử
lý hoàn tất
Xí nghiệp
Trang 16- Để đáp ứng nhu cầu toàn xã hội nói chung và ngành dệt may nói riêng,công ty đã từng bước hoạt động theo mô hình của các công ty dich vụ thươngmại, với phương châm lấy ngắn nuôi dài, lấy kinh doanh phụ bổ sung cho sảnxuất kinh doanh chính là may mặc.
- Đối với sản xuất kinh doanh chính, công ty không ngừng mở rộng sảnxuất kinh doanh liên kết, liên doanh với các đơn vị khác nhằm mở rộng sảnxuất, mở rộng thị trường tiêu thụ
- Mục tiêu hoạt động của công ty là thông qua hoạt động sản xuất kinhdoanh xuất nhập khẩu trực tiếp nhằm đẩy mạnh sản xuất gia công hàng maymặc để đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước và ngoài nước, góp phần tạocông ăn việc làm cho người lao động và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả
- HÀ HƯƠNG là đơn vị thành viên của Tổng công ty dệt may Việt Nam
và hoạt động theo điều lệ của Tổng Công Ty Nhưng công ty có quyền chủđộng xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho mình, tự mình tìm kiếm thịtrường cung cấp nguồn hàng vào cũng như tiêu thụ có hiệu quả hơn
3 Tổ chức hạch toán kế toán
3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Quan hệ trực tuyếnQuan hệ đối chiếu
3.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
HÀ HƯƠNG là một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn nên cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty là rất nhiều, để thuận tiện trong việc
Kế toán trưởng
Kế toán TSCĐ
Thủ quỹ
Kế toán kho
Kế toán công nợ
Kế toán các đơn vị trực thuộc
Trang 17ghi chép, quản lý, đối chiếu kiểm tra, công ty đã lựa chọn hình thức kế toán ápdụng là hình thức CHỨNG TỪ GHI SỔ trong điều kiện tin học hoá.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tàikhoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kếsẵn trên phầm mềm kế toán Theo quy trình của phầm mềm kế toán, các thộngtin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổnghợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan
Cuối tháng (hoặc vào bất cứ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiệncác thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổnghợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thểkiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ragiấy Cuối kỳ sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện cácthủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay
Nhập hàng ngàyĐịnh kỳ in báo cáoĐối chiếu
- Hệ thống chứng từ luôn được lập đầy đủ và đúng lúc khi có nghiệp vụkinh tế phát sinh, một số chứng từ sử dụng là do Bộ tài chính cung cấp (hoáđơn…), hoặc các cơ quan hải quan (tờ khai xuất nhập khẩu)…,một số khác có
PRO ACCOUTING
- Báo cáo quản trị
Máy vi tính
Trang 18thể do chính công ty lập như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… nhưng vẫnđảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết mà Bộ Tài Chính quy định, và đặc biệt làđầy đủ các thông tin thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soát.
- Hệ thống sổ kế toán: Các mẫu sổ và tài khoản sử dụng đều tuân thủ chế
độ kế toán doanh nghiệp, luôn cập nhật và thay đổi theo quyết định của
Bộ Tài Chính
- Các báo cáo: Gồm những báo cáo cung cấp thông tin ra bên ngoài nhưBảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh… phải đảm bảotuân thủ mọi quy về việc lập báo cáo của Bộ Tài Chính, còn có báo cáo quản trịnhằm cung cấp thông tin cho nội bộ doanh nghiệp
II Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công
1.2 Chính sách nhân sự
Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm trong việc đề xuất, lập kếhoạch, phương án tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực thích hợp theo cácchế độ, chính sách về người lao động do Ban Giám Đốc ký duyệt và tổ chứcthực hiện Đào tạo công nhân viên có ý thức và trách nhiệm với công ty, tạođiều kiện làm việc tốt nhất có thể, tôn trọng, quan tâm tới họ và luôn có chínhsách khen thưởng đúng đắn và phù hợp để tạo sự hăng hái trong công viêc vàtrong vấn đề bảo vệ công ty
2 Đặc điểm mua hàng tại công ty