toán tại công ty cổ phần HÀ HƯƠNG
soát mua hàng được chặt chẽ hơn công ty nên quy định về việc phải đánh số thứ tự trên Đơn đặt hàng và trên Hóa đơn để thuận tiện hơn trong việc theo dõi, kiểm tra đảm bảo tất cả các Đơn đặt hàng và Hoá đơn đều được xử lý, đồng thời dễ dàng kiểm tra được sự liên tục. Quan trọng hơn là số thứ tự của đơn đặt hàng phải được ký hiệu sao cho dễ dàng tham chiếu được đến giấy yêu cầu mua hàng.
- Để tránh tình trạng gian lận về khoản chiết khấu được hưởng, công ty nên yêu cầu một bảng phụ lục chiết khấu từ phía nhà cung cấp và bảng báo giá để đảm bảo số tiền ghi nhận là phù hợp và chính xác.
2. Hoàn thiện kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng
2.1. Hoàn thiện kiểm soát đối với nợ phải trả
- Công ty nên có quy định cụ thể về thời gian luân chuyển của bộ chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ. Sau ngày nhận hàng bao nhiêu ngày thì phải chuyển bộ chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ để tiến hành ghi nhận khoản nợ phải trả nhà cung cấp.
- Khi hàng về mà Hóa đơn mua hàng chưa về thì công ty vẫn tiến hành ghi tăng một khoản hàng tồn kho, nhưng trong trường hợp này công ty chưa ghi tăng một khoản phải trả người bán mà hạch toán vào “Chi phí trả trước”.
Kế toán công nơ nên hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán của nhà cung cấp,
- Đinh kỳ, nên kiểm tra số dư của TK 331 để phát hiện những nhà cung cấp có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên có số dư lớn, từ đó có kế hoạch cụ thể về việc trả nợ.
2.2. Hoàn thiện kiểm soát đối với việc chi tiền
2.2.1. Hoàn thiện kiểm soát việc chi tiền mặt
Kế toán trưởng và kế toán thanh toán cần kiểm tra đối chiếu kỹ số liệu giữa bộ chứng từ của kế toán kho cung cấp gồm Hóa đơn GTGT, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Hóa đơn thương mại (bản sao), Phiếu nhập kho (liên 2), Đơn đặt hàng,… với bộ chứng từ gốc có khớp với nhau không trước khi tiến hành duyệt chi.
Công ty nên yêu cầu Bảng báo giá từ nhà cung cấp về các nguyên phụ liệu đã mua trước khi tiến hành duyệt chi để đảm bảo số tiền chi là đúng và chính xác.
thức này thì công ty phải ra lệnh ngân hàng trả tiền trước khi nhận hàng từ phía nhà cung cấp nên dễ gặp rủi ro.
Kế toán tiền gửi cần phải đối chiếu số tiền trên giấy báo Nợ và số tiền cần thanh toán trên giấy đề xuất với hóa đơn mua hàng có khớp đúng không.
Qua quá trình tìm hiểu về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng, em thấy vấn đề kiểm soát cần được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo của công ty để có một hệ thống kiểm soát hữu hiệu, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được thông suốt và có hiệu quả..