công ty cổ phần HÀ HƯƠNG
1. Đánh giá môi trường kiểm soát tại công ty
1.1. Ưu điểm
- Đặc thù về quản lý: Do công ty áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nên Ban giám đốc công ty luôn dễ dàng duy trì mối quan hệ trực tuyến với các bộ phận quản lý khác.
- Chính sách nhân sự: Công ty có một chính sách nhân sự rõ ràng, mọi trách nhiệm và quyền hạn đều được quy định cụ thể, không nhập nhằng; chất lượng làm việc được theo dõi chặt chẽ để có chính sách thưởng, phạt phân minh, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc để nâng cao được chất lượng và hiệu quả của công việc được giao.
- Cơ cấu tổ chức: Đứng đầu là Tổng giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung. Trong mỗi phòng ban có các cấp trưởng và các phòng ban này được tách biệt chức năng và nhiệm vụ với nhau, không nhập nhằng và tất cả đều chịu sự giám sát của Tổng giám đốc.
- Hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán được áp dụng thống nhất giữa các bộ phận, đảm bảo tuân thủ các quy định của Bộ tài chính
1.2. Nhược điểm
- Mặc dù là một công ty lớn nhưng vẫn chưa có bộ phận kiểm toán riêng biệt thực hiện sự giám sát hoạt động chung của công ty.
- Tỉ lệ lạm phát ngày càng cao kéo theo đó là giá của các nguyên liệu đầu vào cũng tăng lên. Nếu công ty tăng giá bán để bù lỗ thì sẽ lại càng đẩy lạm phát lên cao, vì vậy, công ty phải tiết kiệm các chi phí khác hoặc tăng năng suất lao động bằng cách giảm bớt các công đoạn kiểm tra trong việc mua hàng để nguyên phụ liệu nhanh chóng đưa vào sản xuất
- Do công ty chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng nên việc chọn mua nguyên phụ liệu đầu vào đều do khách hàng của công ty chỉ định nhà cung cấp. Do vậy,
chưa có kế hoạch cụ thể cho việc mua hàng.
2. Đánh giá các thủ tục kiểm soát
2.1. Đối với nghiệp vụ mua hàng
- Công ty thực hiện việc kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng khá chặt chẽ, quy định trách nhiệm và công việc của từng bộ phận có liên quan trong việc mua hàng cũng khá là rõ ràng và đầy đủ.
- Công ty chưa có giấy yêu cầu mua hàng
- Trên Biên bản nhận hàng và hóa đơn không có đánh số thứ tự. - Chưa có sự kiểm tra tự động trên máy về việc nhập sai mã vật tư.
2.2. Đối với nghiệp vụ thanh toán
2.2.1. Đối với khoản phải trả người bán
- Bộ chứng từ thanh toán được sao chép thành nhiều bản và giao cho các phòng ban liên quan để đảm bảo sự chính xác về mặt số liệu khi ghi sổ.
- Có sự phân công rõ ràng về việc theo dõi khoản phải trả người bán, công việc này được thực hiện bởi kế toán công nợ.
- Công ty không có quy định cụ thể về thời gian luân chuyển của bộ chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ.
- Về khoản chiết khấu: không có quy định cụ thể về sự kiểm tra tính chính xác của các khoản chiết khấu được giảm trừ trên hóa đơn.
2.2.2. Đối với việc chi tiền
- Chức năng kiểm tra và chức năng chấp nhận thanh toán (do kế toán trưởng và kế toán thanh toán xem xét) được tách biệt so với chức năng xét duyệt chi quỹ để thanh toán (do thủ quỹ thực hiện).
- Có sự ký duyệt của thủ quỹ trên phiếu chi, đảm bảo việc chi tiền đã thực hiện và tránh việc sử dụng lại phiếu chi để yêu cầu được thanh toán.
- Hóa đơn mua hàng giao cho kế toán thanh toán chỉ là bản sao nên đôi khi chưa có sự kiểm tra lại với hóa đơn gốc.