Là một công chức của Sở Tài chính Thành phố Hà Nội, tôi đã được cử tham gia phối hợp cùng Sở Kế hoạch - Đầu tư xử lý hồ sơ trình thẩm định kết quả đấu thầu các gói thầu của các chương tr
Trang 1Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo và Quý thầy giáo, cô giáo của Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong thành phố Hà Nội
đã tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt thời gian học tập tại trường và đặc biệt trong thời gian tôi thực hiện tiểu luận tình huống này Tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới thầy chủ nhiệm lớp Bồi dưỡng ngạch chuyên viên K4A-2015, các thầy cô giáo giảng dạy trong Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong thành phố Hà Nội đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt những kiến thức, kinh nghiệm quý báu và động viên, khích lệ tôi hoàn thành bản tiểu luận tình huống này
Với vốn kiến thức hạn chế và khoảng thời gian hạn hẹp, bài tiểu luận tình huống của tôi không tránh khỏi những hạn chế cả về nội dung và hình thức, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp, giúp tôi trau dồi hơn nữa kiến thức thực tế cho bản thân ngày càng hoàn thiện
Cuối cùng, tôi xin kính chúc Quý thầy cô giáo Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong thành phố Hà Nội sức khỏe dồi dào, gia đình hạnh phúc và thành công trong sự nghiệp cao quý
Xin trân trọng cảm ơn!
Nguyễn Thị Hồng Huế
Trang 2LỜI NÓI ĐẦU
Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế thế giới, diện mạo kết cấu
hạ tầng kinh tế - xã hội của đất nước ta đã có những chuyển biến tích cực Để
có được những thành tựu như ngày hôm nay phải kể đến hoạt động quản lý tài chính trong các cơ quan hành chính nhà nước Đầu thầu là một công cụ quan trọng giúp chính phủ thực hiện quản lý việc chi tiêu, sử dụng các nguồn vốn của Nhà nước sao cho có hiệu quả và chống thất thoát, lãng phí
Việc chi tiêu, sử dụng tiền của Nhà nước thông qua đấu thầu sẽ giúp các cơ quan quản lý có điều kiện xem xét, quản lý và đánh giá một cách minh bạch các khoản chi tiêu do quá trình đấu thầu phải tuân thủ các quy trình chặt chẽ với sự tham gia của nhiều bên
Tạo điều kiện để thúc đẩy tiến trình đổi mới nền kinh tế từ cơ chế tập trung bao cấp, cơ chế “xin”, “cho” sang cơ chế cạnh tranh
Thực hiện dân chủ hóa nền kinh tế, khắc phục những nhược điểm của những thủ tục hành chính nặng nề cản trở sự năng động, sáng tạo
Trước đây, nước ta đã bắt đầu xây dựng chính sách đấu thầu từ các Quyết định và chỉ hạn định trong lĩnh vực xây lắp hoặc mua sắm hàng hoá mà chưa có một hệ thống hoàn chỉnh, đến nay chúng ta đã xây dựng và ban hành được Luật Đấu thầu quy định thống nhất cho cả 3 lĩnh vực đấu thầu dịch vụ tư vấn, mua sắm hàng hoá và xây lắp với các hình thức: Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp, tự thực hiện, lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt
Để thực hiện tốt quy trình tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu đòi hỏi những nhà quản lý, hay chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực đấu thầu, những người này phải có năng lực, trình độ và đặc biệt phải công tâm, khách quan, công bằng trong việc thực hiện nhiệm vụ đấu thầu Nếu không sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng trong công tác đấu thầu như: Làm sai lệch kết quả đấu thầu, không minh bạch trong đấu thầu gây thất thoát, lãng phí tiền vốn của nhà nước
Trang 3Sở Tài chính là cơ quan chuyên môn tham mưu và giúp Uỷ ban nhân dân (UBND) thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài chính, ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác của ngân sách nhà nước (NSNN), các quỹ tài chính nhà nước, đầu tư tài chính, tài chính doanh nghiệp, kế toán, kiểm toán độc lập, giá cả và hoạt động dịch vụ tài chính tại địa phương theo quy định của pháp luật
Là một công chức của Sở Tài chính Thành phố Hà Nội, tôi đã được cử tham gia phối hợp cùng Sở Kế hoạch - Đầu tư xử lý hồ sơ trình thẩm định kết quả đấu thầu các gói thầu của các chương trình, dự án và cũng gặp không ít những tình huống bất ngờ, phức tạp, không theo trình tự sẵn có, lúc này đòi hỏi cán bộ công chức phải nghiên cứu sâu và đưa ra đề xuất xử lý tình huống cho phù hợp với Luật đấu thầu, các văn bản quy định về đấu thầu và lựa chọn nhà thầu phù hợp với điều kiện thực tế
Trong phạm vi bài tiểu luận tốt nghiệp Lớp bồi dưỡng ngạch chuyên viên, tôi lựa chọn:
Xử lý tình huống ‘‘Sai phạm trong quá trình tiếp nhận hồ sơ dự thầu gói
thầu: Mua sắm 02 máy photocopy tại Quận Tây Hồ - Hà Nội’’
Phòng Tài chính – Kế hoạch Quận là cơ quan tài chính cấp dưới của Sở Tài chính Hà Nội Tình huống được phân tích xảy ra đối với công tác đấu thầu, lựa chọn nhà thầu mà chủ đầu tư chưa nắm rõ luật đấu thầu Tình huống trên bắt nguồn từ việc chủ đầu tư không tuân thủ quy định về thời gian tiếp nhận hồ sơ dự thầu, không bảo đảm tính công khai, minh bạch, công bằng, hiệu quả trong công tác đấu thầu
Bài tiểu luận sau khi mô tả tình huống xảy ra, xác định mục tiêu xử lý tình huống, nguyên nhân và hậu quả của vấn đề, tôi sẽ xây dựng và phân tích phương án xử lý tình huống, lập kế hoạch tổ chức để thực hiện phương án tối
ưu nhất Cuối cùng, đưa ra kiến nghị và kết luận cho tình huống „„Sai phạm trong quá trình tiếp nhận hồ sơ dự thầu gói thầu: Mua sắm 02 máy photocopy tại Quận Tây Hồ - Hà Nội‟‟
Trang 4PHẦN NỘI DUNG
I MÔ TẢ TÌNH HUỐNG
Ngày 15 tháng 12 năm 2013, phòng Tài chính - kế hoạch Quận Tây Hồ được nhận quyết định số 153/QĐ-UBND của UBND Quận Tây Hồ về việc giao dự toán ngân sách năm 2014 cho phòng Tài chính - kế hoạch Quận Tây
Hồ Trong mục mua sắm mới trang thiết bị văn phòng có mục mua sắm 02 máy photocopy do 02 máy photocopy cũ đã dùng lâu, trục trặc và đã sửa đi sửa lại nhiều lần có 01 máy không khắc phục được, còn 01 máy thường xuyên hỏng, không đáp ứng được yêu cầu công việc của cán bộ, công chức phòng
Vì vậy, sau khi có Quyết định giao dự toán năm 2014, Phòng Tài chính - kế hoạch Quận Tây Hồ đã thống nhất lập tờ trình gửi cấp thẩm quyền để mua sắm mới trang thiết bị văn phòng trong đó có: 02 máy photocopy, và theo quy chế làm việc cơ quan có thẩm quyền (UBND Quận Tây Hồ) ra văn bản phê duyệt chủ chương mua sắm mới trang thiết bị văn phòng Phòng Tài chính - kế hoạch Quận Tây Hồ và được Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ giao làm chủ đầu tư dự án mua sắm mới trang thiết bị văn phòng Từ đó Chủ đầu tư tiến hành lập hồ sơ dự án theo thông tư số 02 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc hướng dẫn lập hồ sơ dự án, và thẩm định dự án đầu tư
Sau khi được phê duyệt dự án (trong đó có 02 máy photocopy đầy đủ các chức năng, mới 100%, đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi của công việc, bằng nguồn vốn ngân sách), chủ đầu tư đã tiến hành trình cấp thẩm quyền phê duyệt giá trang thiết bị văn phòng, tiếp đó chủ đầu tư lập kế hoạch đấu thầu trình cấp thẩm quyền phê duyệt
Hồ sơ kế hoạch được các cấp thẩm quyền phê duyệt, trong quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu có đầy đủ các nội dung: Tên gói thầu, trị giá gói thầu, nguồn vốn đầu tư, hình thức lựa chọn nhà thầu, thời gian lựa chọn nhà thầu, hình thức hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng Tuy nhiên, khi thực hiện chủ đầu tư đã không tuân thủ quy định về thời gian đóng thầu (Sau thời
Trang 5điểm kết thúc thời gian nhận hồ sơ dự thầu, chủ đầu tư vẫn nhận hồ sơ dự thầu của nhà thầu) dẫn tới việc ra quyết định lựa chọn đơn vị trúng thầu sai, nhà thầu nộp đúng qui định đã có đơn đề nghị xem xét lại việc lựa chọn đơn
vị trúng thầu
Ngày 11/02/2014, UBND Quận Tây Hồ ban hành Quyết định số 185/QĐ-UBND về việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu gói thầu „„Mua sắm 02 máy photocopy‟‟ của phòng Tài chính - kế hoạch Quận Tây Hồ với trị giá gói thầu là 260 triệu đồng, được thực hiện theo hình thức chào hàng cạnh tranh Phòng Tài chính – kế hoạch Quận Tây Hồ đã tiến hành đăng tải thông báo mời thầu trên báo đấu thầu 3 kỳ liên tiếp Trong vòng 07 ngày kể từ khi đăng tải thông báo mời thầu, Phòng Tài chính - kế hoạch Quận Tây Hồ (bên mời thầu) tiến hành phát hành hồ sơ yêu cầu đã được Trưởng phòng Phòng Tài chính - kế hoạch Quận Tây Hồ phê duyệt Có 04 nhà thầu là Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Quang Minh, Công ty TNHH thương mại và XNK Hải Đăng, Công ty TNHH thương mại dịch vụ và phát triển thị trường Tân Phát, Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà tại Thành phố Hà Nội tham gia mua hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh
Đến thời điểm đóng thầu, theo quy định bên mời thầu tiến hành thủ tục đóng và mở thầu công khai các hồ sơ Sau thời điểm đóng và mở thầu 30 phút, Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà mới đến nộp hồ sơ dự thầu và chủ đầu tư đã châm trước chấp nhận hồ sơ đó
Sau khi xem xét, đánh giá hồ sơ đề xuất của 04 nhà thầu nói trên, tổ chuyên gia chấm thầu đã đưa ra báo cáo kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu như sau: Cả 04 nhà thầu đều đáp ứng yêu cầu kỹ thuật như trong hồ sơ mời thầu
và đầy đủ năng lực để thực hiện gói thầu, Công ty cổ phần thương mại và dịch
vụ Ngọc Hà - xếp thứ nhất với giá dự thầu là: 256 triệu đồng, Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Quang Minh - xếp thứ hai với giá dự thầu là: 257 triệu đồng và Công ty TNHH thương mại và XNK Hải Đăng - xếp thứ
ba với giá dự thầu là 258 triệu đồng, Công ty TNHH thương mại dịch vụ và
Trang 6phát triển thị trường Tân Phát - xếp thứ tư với giá dự thầu là 260 triệu đồng, đều có giá dự thầu không vượt dự toán được duyệt
Sau khi có kết quả đánh giá của tổ chuyên gia chấm thầu, Phòng Tài chính - kế hoạch Quận Tây Hồ ra quyết định phê duyệt nhà thầu Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà (Nhà thầu xếp thứ nhất) để trúng thầu Việc phê duyệt kết quả trúng thầu cho Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà dẫn đến Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Quang Minh (Nhà thầu xếp thứ hai) đã làm đơn khiếu nại đến Chủ đầu tư Nội dung đơn là yêu cầu chủ đầu tư xem xét lại số lượng đơn vị tham gia dự thầu đúng quy định (do tại thời điểm đóng và mở thầu chỉ công bố danh sách 3 công ty tham gia dự thầu trong đó không có Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà), nay Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà lại là đơn vị trúng thầu Đề nghị chủ đầu tư xem xét và thực hiện đúng theo quy định của Luật đấu thầu Như vậy, tình huống cần phải xử lý ở đây là xem xét lại khâu nhận hồ sơ dự thầu và việc quyết định của chủ đầu tư có hợp lý không, quy trình thực hiện chào hàng cạnh tranh đã đúng với Luật đấu thầu và các văn bản quy định về đấu thầu chưa?
II MỤC TIÊU XỬ LÝ TÌNH HUỐNG
Dự đoán chính xác các tình huống xảy ra, cán bộ công chức làm việc khách quan, công bằng, minh bạch nắm bắt được tình hình và đưa ra các phương án khắc phục, bảo đảm không sai luật đấu thầu, phương án xử lý làm cho các nhà thầu và chủ đầu tư chấp nhận được, hạn chế tối thiểu về thiệt hại, không gây phiền hà, hạn chế tối thiểu thiệt hại cho nhân dân, cho doanh nghiệp, cho các nhà thầu mà gói thầu vẫn được thực hiện tốt, dự án đạt hiệu quả cao nhất
Bảo đảm việc sử dụng tốt nguồn ngân sách nhà nước mang lại hiệu quả cao nhất
Bảo đảm tính cạnh tranh, công khai, minh bạch và công bằng trong công tác đấu thầu và lựa chọn nhà thầu
Trang 7Chủ đầu tư chọn được hàng hoá thiết bị giá hợp lý nhất, chất lượng tốt nhất (tránh mua phải những hàng hoá lạc hậu )
Thực hiện đúng quy trình thủ tục về công tác đấu thầu và lựa chọn nhà
thầu theo Luật đấu thầu
III NGUYÊN NHÂN, HẬU QUẢ CỦA TÌNH HUỐNG
1 Nguyên nhân của tình huống:
Do phía Chủ đầu tư - Phòng Tài chính – kế hoạch Quận Tây Hồ:
- Chưa tìm hiểu kỹ về Luật đấu thầu và các văn bản liên quan đến đấu thầu, nhất là công tác tiếp nhận hồ sơ dự thầu, Chủ đầu tư (Phòng Tài chính –
kế hoạch Quận Tây Hồ) coi nhẹ công tác tiếp nhận hồ sơ
- Các chuyên gia của Tổ xét thầu tuy có am hiểu về Luật đấu thầu và các quy định về đấu thầu nhưng sơ suất trong việc kiểm tra, đối chiếu danh sách các đơn vị dự thầu hợp lệ trước khi đưa vào danh sách để đánh giá xét thầu
- Chưa công khai, minh bạch và bình đẳng trong quá trình thực hiện chào hàng cạnh tranh gói thầu mua sắm 02 máy photocopy, việc chủ đầu tư chấp nhận hồ sơ dự thầu của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà là sai quy định với luật đấu thầu, trái với thông tư 68/2012/TT-BTC ngày 26/4/2012 quy định về việc „„đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị
- xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội
- nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân‟‟ dẫn đến việc Chủ đầu tư ra quyết định phê duyệt lựa chọn đơn vị trúng thầu sai
- Các cán bộ tham gia tiếp nhận hồ sơ chưa am hiểu tận tường về công tác đấu thầu
- Chủ đầu tư (bên mời thầu) chưa thường xuyên nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật về nguyên tắc thực hiện quy trình chào hàng cạnh tranh nên việc thực hiện chưa đúng
Trang 8Do phía các công ty tham gia dự thầu:
- Chưa am hiểu về Luật đấu thầu và các văn bản liên quan đến đấu thầu, nhất là nguyên tắc công bằng trong đấu thầu
2 Hậu quả của tình huống
Để thực hiện đúng và đầy đủ các thủ tục mua sắm tài sản theo quy định của pháp luật là điều rất cần thiết, trong đó việc áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh để chọn được nhà thầu có đủ năng lực về kỹ thuật, tài chính, năng lực đáp ứng được yêu cầu của gói thầu là việc hết sức quan trọng quyết định
sự thành công của gói thầu cũng như mục tiêu đề ra Làm tốt công tác đấu thầu sẽ lựa chọn được nhà thầu có đủ năng lực để cung cấp thiết bị tốt, đúng chủng loại, đúng thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả cao nhất, tiết kiệm ngân sách của nhà nước
Việc thực hiện, tổ chức quy trình chào hàng cạnh tranh không tuân thủ đúng các quy định trong luật đấu thầu cũng như thông tư hướng dẫn thi hành luật đấu thầu trong tình huống này có thể xảy ra các hậu quả sau:
- Xảy ra việc khiếu kiện của nhà thầu đối với chủ đầu tư, ảnh hưởng tới
uy tín của cán bộ công chức và giảm sự tin tưởng của người dân vào cơ quan nhà nước
- Vì chủ đầu tư không tuân thủ nguyên tắc đấu thầu dẫn tới việc thực hiện gói thầu cạnh tranh không công bằng, khiến đơn vị dự thầu nghi ngờ hành vi gian lận và thiếu minh bạch trong đấu thầu (Theo thông tư số 68/2012/TT-BTC ngày 26/4/2012 Quy định việc đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước nêu rõ: Ngay sau khi kết thúc thời hạn nộp hồ sơ đề xuất, chủ đầu tư lập văn bản tiếp nhận các
hồ sơ đề xuất và tiến hành mở thầu công khai các đơn vị tham gia dự thầu và giá dự thầu của từng đơn vị Vậy mà sau 30 phút kết thúc nhận hồ sơ dự thầu, chủ đầu tư vẫn nhận hồ sơ dự thầu của Công ty cổ phần thương mại và dịch
vụ Ngọc Hà khi đó giá dự thầu của 03 đơn vị kia đã được công bố, rất thuận
Trang 9lợi cho Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà điều chỉnh giá để được trúng thầu)
- Tốn kém về thời gian trong việc lựa chọn nhà thầu thực hiện gói thầu
- Gây ra những hậu quả tương tự đối với các công trình, dự án, gói thầu khác trong công tác đấu thầu
- Nhà thầu không tin tưởng vào chủ đầu tư
- Thiệt hại về lợi ích, thời gian và tiền của nhà thầu tham gia đấu thầu (hình thức chào hàng cạnh tranh)
- Dự án chậm được triển khai, thất thoát về ngân sách của nhà nước
IV PHƯƠNG ÁN XỬ LÝ TÌNH HUỐNG
Với việc phân tích các nguyên nhân, hậu quả ở trên và căn cứ vào các văn bản pháp luật quy định: Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005, Nghị định 58/2008/NĐ-CP ngày 5/5/2008 của Chính phủ về hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng, Thông tư 68/2012/TT-BTC ngày 26/4/2012 quy định về việc „„đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội
- nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân‟‟, Tôi đưa ra các phương án để xử lý tình huống này như sau:
Phương án 1: Chủ đầu tư (bên mời thầu) ra quyết định hủy kết quả phê
duyệt kết quả lựa chọn đơn vị trúng thầu là Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà (đơn vị xếp hạng thứ nhất nhưng vi phạm về thời điểm nộp
hồ sơ dự thầu) và ra quyết định lựa chọn đơn vị trúng thầu là Công ty TNHH thương mại và phát triển công nghệ Quang Minh (đơn vị xếp hạng thứ 2 theo như kết quả chấm thầu của tổ chuyên gia đấu thầu)
Ưu điểm
- Tạo được lòng tin của các nhà thầu tham gia đấu thầu đối với chủ đầu tư
- Đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong công tác đấu thầu
Trang 10- Đánh giá đúng nhà thầu có năng lực, tài chính, kỹ thuật bảo đảm hiệu quả của gói thầu
- Thời gian triển khai thực hiện gói thầu vẫn được bảo đảm
- Ngân sách đầu tư của nhà nước được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả
Nhược điểm:
- Thực hiện chưa đúng quy trình chào hàng cạnh tranh
- Thể hiện sự yếu kém về công tác chuyên môn của cán bộ, công chức
Phương án 2: Chấp nhận kết quả phê duyệt của chủ đầu tư Phòng Tài
chính - kế hoạch Quận Tây Hồ là cho nhà thầu là Công ty cổ phần thương mại
và dịch vụ Ngọc Hà (Nhà thầu xếp hạng thứ nhất nhưng vi phạm về thời điểm nộp hồ sơ dự thầu) trúng thầu
Ưu điểm:
- Thể hiện được quyền của chủ đầu tư trong công tác đấu thầu
Nhược điểm:
- Ảnh hưởng đến uy tín của chủ đầu tư, giảm sút niềm tin của các nhà thầu với chủ đầu tư
- Không công bằng, minh bạch trong công tác đấu thầu
- Không thực hiện đúng quy trình chào hàng cạnh tranh theo Luật đấu thầu và các văn bản liên quan hướng dẫn thi hành luật đấu thầu
- Thể hiện sự yếu kém về công tác chuyên môn của cán bộ, công chức
Phương án 3: Phòng Tài chính - kế hoạch Quận Tây Hồ hủy quyết
định phê duyệt kết quả đấu thầu cho Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Ngọc Hà (đơn vị xếp hạng thứ nhất nhưng vi phạm về thời điểm nộp hồ sơ dự thầu) và thực hiện lại từ đầu quy trình chào hàng cạnh tranh
Ưu điểm:
- Thực hiện đúng theo quy trình chào hàng cạnh tranh được quy định tại điều 22 của Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005, Điều 43 của Nghị định 58/2008/NĐ-CP ngày 5/5/2008 của Chính phủ về hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng, điều