bài soạn tổ chức điều hành công sở

Câu 1: Phân biệt đặc điểm công sở tổ chức khác? Định nghĩa Tổ chức xã hội: - Tập hợp nhóm người mục tiêu hoạt động; - Có mối quan hệ với theo nguyên tắc định; - Hoạt động theo giới hạn khác có tính động; - Gắn liền với thiết chế định Đặc điểm: - Là tổ chức có tính chất phức tạp hay giản đơn tuỳ thuộc chức tổ chức quy định, phản ánh qua cấu bên tổ chức mối quan hệ - Các tổ chức xã hội phải hợp thức hoá: Trong trình hoạt động phải dựa vào thủ tục luật lệ định - Tính tập trung tính phân quyền tổ chức: định tổ chức xã hội tập trung hoá cao độ mà phân cấp cho phận - Có cấu trúc phù hợp để tchđ thực mục tiêu đề ra, cấu tĩnh - Có thể xác định theo đặc trưng theo phạm vi theo địa giới hành mà tc hoạt động 2.Định nghĩa quan: - Là tổ chức, thiết chế điều hành; - Có cấu chặt chẽ, theo chức xác định riêng biệt; - Có quy chế hoạt động riêng, cụ thể; - Có phân công theo thứ bậc Định nghĩa công sở: - Công sở tổ chức xã hội - Là quan máy nhà nước thiết lập để kiểm soát công việc hành chính, quản lý mặt đời sống xã hội, -Là nơi soạn thảo xử lý VB để phục vụ cho công việc chung, đảm bảo thông tin cho hoạt động BMQLNN, nơi phối hợp phận, chế địnhnhằm thực chức nhiệm vụ NN giao Đặc điểm: Tuy tổ chức, có đặc điểm chung tổ chức công sở có đặc điểm riêng sau: - Là CQNN thành lập theo luật định - Là pháp nhân; - Được sử dụng quyền lực nhà nước có đội ngũ CBCC để thực thi công vụ - Có quy chế cần thiết để thực nhiệm vụ chuyên biệt nhà nước quỷ quyền (bảo vệ an ninh, xây dựng, ns…) - Có trụ sở, có công sản để hoạt động - Là nơi thực giao dịch hành chính, thiết kê theo mô hình thích hợp dặt vị trí thuận lợi cho giao dịch - Có quy trình làm việc cụ thể với nhiệm vụ chuyên môn CBCC Từ đặc điểm trên, thấy công sở tổ chức khác có đặc điểm khác biệt sau: Thứ nhất, công sở loại tổ chức thành lập sở luật định, tổ chức khác thành lập sở ý chí, mục tiêu thành viên theo tiêu chí tự nguyện - Thứ hai, thành viên tổ chức khác CBCC, không sử dụng quyền lực nhà nước (nếu khôngđược uỷ quyền), CBCC công sở sử dụng quyền lực nhà nước thực công vụ - Thứ ba, thành viên tổ chức khác không hưởng lương từ ngân sách nhà nước (ngoại trừ số tổ chức theo luật định), CBCC hưởng lương từ ngân sách nhà nước theo ngạch bậc quy định - Thứ tư, tài sản tổ chức khác không gọi công sản, công sở nhà nước công sản, tài sản quốc gia mà CBCC có trách nhiệm bảo quản, sử dụng - Thứ năm, giao dịch tổ chức xã hội giao dịch đơn thuần, giao dịch công sở giao dịch hành chính, có liên quan tới lợi ích cung cộng đồng xã hội - Thứ sáu: công sở có tổ chức hoạt động, chức nhiệm vụ theo luật định với quy trình chặt chẽ, theo thủ tục hành quy định Câu 2: Trong điều kiện ngày hoạt động công sở bị chi phối nguyên tắc nào? - Công khai: tài chính, thủ tục hành chính, trách nhiệm CBCC Thêm nữa: + Các thành viên biết rõ công việc toàn công sở + Để tạo hiểu biết lẫn từ cácbộ phận + Giúp phối hợp, hợp tác công việc + Phản ứng kịp thời với thay đổi diễn trình thay đổi công việc + Hạn chế tính cục bộ, quan liêu - Đảm bảo tính dân chủ: định đưa đảm báo thành viên hiểu, thống nhất, tự giác thực + Cần có bàn bạc dân chủ với ngành, cấp,các dơn vị có liên quan trước có dịnh thức: tập hợp trí tuệ tập thể, làm cho định đắn, có tính khả thi - Liên tục: + Công sở phải tổ chức hoạt động cách liên tục, thường xuyên sở quy chế xác định + NT đề theo quan niệm QL điều hành trình phối hợp + Không tự tiện thay đổi quy chế hoạt động, có thay đổi phải làm để công việc không bị gián đoạn Biểu tính liên tục: + Sự liên tục trình điều hành: + Sự phát triển liên tục công việc, công sở phận + Công sở phải liên tục kiểm tra, đánh giá - Phân công rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn cá nhân, tùng phận công sở: +Làm việc có hiệu chịu trách nhiệm thực mục tiêuc +Phát huy lực sáng tạo sở tìm kiếm phương thức hoạt động thích hợp +Tránh bỏ quên chông chéo công việc - Bảo đảm tính thống điều hành: quy chế, điều kiện, môi trường làm việc phải chuẩn hoá đến mức cần thiết - Tuân thủ pháp luật - Phù hợp với đặc điểm cụ thể loại công sở - Các hành vi điều hành công sở phải đặt chế định tương ứng, ví dụ xem xét trách nhiệm pháp lý, hậu quả, trách nhiệm đièu hành để có Câu 3: Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động công sở, phân tích - Yếu tố người: Con người trung tâm vấn đề, giới quanh ta có ý nghĩa có sống người Tất thành sống xây dựng sở niềm tin, ý chí, nghị lực người “Con người tổng hoà mối quan hệ xã hội” (Các Mác) + Con người (CBCC) trung tâm công sở: đề kế hoạch, phương hướng, tuân thủ quy định pháp luật, quy chế quan + Hiệu hoạt động tuỳ thuộc người: lực trình độ, trách nhiệm, đạo đức phẩm chất, gnười có phù hơpợ với mục tiêu đề không? - Mối quan hệ nhóm thành viên công sở: + Quan hệ cộng tác: mối quan hệ quan trọng, có nhiều vấn đề cần phải có kết hợp nhóm thực tốt nhiệm vụ + Quan hệ điều hành, quan hệ huy: thực công việc quản lý phương diện điều hành công việc có hiệu hay không, mang lại kết tốt hay không phụ thuộc vào kỹ điều hành, phân công công việc, cách đạo cấp theo mệnh lệnh khác nhau, tuỳ thuộc theo hoàn cảnh, tính chất, mối quan hệ quan khác - Muc tiêu hành động: + Mục tiêu tổng quát: mục tiêu chung đưa gì? Phải đạt đến mức độ nào? Mục tiêu phải bao quát mục tiêu cụ thể? Tác động, ảnh hưởng trực tiếp, gián tiếp đến hiệu công việc nào? + Mục tiêu cụ thể: mục tiêu phải dựa mục tiêu tổng quát, phải tiêu chí cụ thể, thực hoá nhiệm vụ cụ thể sát thực với mục tiêu hoạch định cho hoạt động tổ chức - Môi trường: Định nghĩa Môi trường (environment) thể chế lực lượng bên tác động tới hoạt động tổ chức + Môi trường bên trong: điều kiện làm việc, CBCC, tiền lương, mối quan hệ CBCC công sở… + Môi trường bên ngoài: MT nước, MT quốc tế, MT kinh tế, Mt kinh tế thị trường +MT pháp lý, MT tự nhiên, MT xã hội, MT trị - Chỉ huy: yếu tố then chốt, công sở điều hành người huy; họ định vấn đề công sở; đưa mệnhu lệnh hành có phù hợp với chức nhiệm vụ công sở hay không? - Cơ cấu tổ chức chức nhiệm vụ: cấu hợp lý hoạt động công sở nhịp nhàng, thuận tiện, đảm bảo thực công việc tốt Chức nhiệm vụ yếu tố cho công sở, điều kiện thiết yếu cho công sở thực - Điều kiện sở vật chất: đầy đủ tạo điều kiện thuận lợi cho công sở hoạt động ngược lại - Mối quan hệ: Nhiều mối quan hệ công sở như: mối quan hệ lãnh đạo nhân viên, mối quan hệ nhân viên, mối quan hệ nhóm, mối quan hệ nhân viên với công dân… Câu 4: Nguyên tắc thiết kế phân công công việc dựa vào sở nào? Có vai trò quan trọng: kết hđ cho phép xác lập trách nhiệm, yêu cầu trình độ vị trí công việc công sở Khái niệm thiết kế công việc: - Hiểu cách đơn giản phân chia loại công việc lớn nhỏ cho hợp lý - Đây trình xác định nhiệm vụ cụ thể trách nhiệm CBCC việc thi hành công vụ tham gia hoạt động công sở nói chung * Yêu cầu chung thiết kế công việc: - Phù hợp với mục tiêu công sở đơn vị thực công việc đề ra: Mỗi công sở có mục tiêu hoạt động chung, đơn vị xác định mục tiêu cụ thể - Nội dung công việc phải rõ ràng để xác định trách nhiệm thuận lợi ,ục tiêu đơn vị khác Khi thiết kế phải tính đến rỏàng công việc, khả hoàn thành chúng thực tế Nếu công việc không quy định rõ ràng nhiệm vụ đặt hoàn thành tốt, kiểm tra mức độ hoàn thành công việc Ngoài phải tính toán đến khả hoàn thành công việc cụ thểđó thời gian yêu cầu chất lượng - Dự báo khả phát triển công việc thực tiễn - Tạo khả sáng tạo cho CBCC giải công việc: Cách tổ chức, phát điểm không hợp lý quy trình có - Tạo khả hợp tác - Có khả kiểm tra việc thi hành công việc cách thuận lợi, phải có chế đồng Cần ý đến biện pháp thu nhận thông tin phản hồi, biện pháp quan sát trình thực công việc thực tế - Mỗi công việc thiết kế phải có ý nghĩa toàn nhiệm vụ chung quan, công sở; góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung Các câu hỏi thiết kế công việc: ý nghĩa công việc; ý nghĩa chuyên môn; ý nghĩa kinh tế * Phương pháp thiết kế: - Thiết kế theo mục tiêu: - Thiết kế theo dây chuyền: nhiệm vụ chia thành nhiều công việc có liên quan với dây chuyền có nhiều mắt xích - Thiết kế theo công đoạn: - Thiết kế theo thời gian: - Thiết kế theo nhóm:tập thể tham gia thực công việc, người nhóm thực hiện1 phần công việc - Thiết kế theo cá nhân: * Phân công công việc: Dựa sở sau: - Phân công theo chuyên môn: - Phân công theo vị trí pháp lý thẩm quyền quan, đơn vị: Khi vị trí pháplý thẩm quyền khác đặc điểm hoạt động nhiệm vụ giao phân biệt Vd Bộ không giống UBND - Phân công theo khối lượng tính chất công việc: thực sở kế hoạch duyệt, theo tính chất loại công việc theo yêu cầu thực côg việc thực tế Yêu cầu đặt đv lãnh đạo lầphỉ name vững chwowng trình hoạt động cq, cs, phải dựa vào kết phân tích ccông việc để phân công công việc Khối lượng công việc chất lượng công việc đòi hổi có tính toán khoa học để phân công hợp lý - Phân công theo số lượng biên chế cấu tổ chức quan: + Mục đích nhiệm vụ mà đơn vị phải hoàn thành cần cách rõ ràng; + Chọn lựa kỹ CB cho đơn vị, họ phải hội tụ đủ đièu kiện để làm tròn nhiệm vụ giao + Chức vụ trách nhiệm giao phải tương đương; + Chú ý đến công việc yếu; + Tìm cách phát huy lực CB nhân viên; + Phân công công việc cân + Không nên chi ly phân công công việc *Các nguyên tắc để làm chỗ dựa cho phân công: - Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức nghiệp vụ mà yêu cầu đặt ralà phải có đủ điều kiện để làm việc, tránh theo tình cảm chủ quan - Nguyên tắc “dụng nhân dụng mộc”: cần ý đến kinh nghiệm lực người để xếp, ý longhf hăng say, nhiệt tình, khuyến khích nỗ lực cá nhân - Nguyên tắc phân chia chức nghiệp vụ có tính đờng Công việc chủng loại tập trung giao cho đơn vị cấp để thực phan chia cho cá nhân theo quy định cụ thể - Nguyên tắc cân bằngvề chức nhiệm vụ: Chất lượng công việc phải phân phối cách đáng thích hợp, không chồng chéo, tính chịu trách nhiệm - Nguyên tắc tạo ổn định, tránh lãng phí Câu 5: Cách triển khai công việc có hiệu cần lưu ý đến vấn đề (nguyên tắc nào, cách thức nào, phương pháp nào) Khái niệm: triển khai công việc hiểu phải đảm bảo cho CBCC thuộc quyền thực tốt công việc giao để hoàn thành mục tiêu chung tổ chức Điều hành có nghĩa tác động cách dung đắn vào toàn khâu cần thiết để khuyến khích CB làm việc nhằm mang lại hiệu cao Nguyên tắc: - Mệnh lệnh triển khai phải thống nhất, phù hợp với thực tế để định hướng cho cấp + Mệnh lệnh quán, đắn: + Mệnh lệnh cấp ban hành phải phù hợp mệnh lệnh cấp + Nếu mệnh lệnh không thống làm cho cấp không tin tưởng vào cấp - Mệnh lệnh truyền đạt kịp thời, xác: + Cấp hiểu xác cấp trên, hiểu mục đích công việc giao + Đúng với Pl, quy chế cho phép; + Có tính thực tế, có cứ, theo kế hoạch + Được giải thích rõ ràng, cụ thể phương thức thực thời gian hoàn thành - Thực phối hợp để huy động tiềm lực chung - Phải đảm bảo hài hoà bổ trợ cho khuôn khổ mục tiêu chung quan, công sở Đó không liên quan đến trình điều hành mà chi phối thống quan, tổ chức trình phát triển Khi xác định mục tiêu, người lãnh đạo phải vừa có đủ uy quyền cần thiết Vừa có đủ thông tin, đồng thời cấp phải có tinh tầhn kỷ luật Phải có chương tình hành động thống - Thủ tục đièu hành phải rõ ràng, dễ áp dụng: cách thức trật tự thực quyền hạn BMNN, quan hệ nhà nước nhân dân cách thức định, - Thực chế độ uỷ quyền hợp lý - Tránh vi phạm thẩm quyền: + Vi phạm gây rối loạn công tác điều hành quản lý, + Đảm bảo điều hành linh hoạt, cụ thể +đảm bảo tính dân chủ * Phân tích công việc: - Xác định tỉeu chuẩn cụ thể nhằm phát huy mặt có lợi , hạn chế bất lợi trình hoàn thành công việc - Xác định cách đánh giá kết công việc hợp lý: đánh giá theo kiểu nào?: hiệu quả, chất lượng, khối lượng, thời gian đạt - Lựa chọn CBCC - Dự báo kết công việc để xác định yêu cầu đào tạo, bồi dưỡng CBCC nhằm làm cho họ có khả thực tốt công việ giao phó - Chọn quy trình thích hợp cho trình triển khai * Quy trình thủ tục triển khai: - Quy trình: + Yêu cầu khoa học, hệ thống, thực tế + Các bước bản: tìm phương án giải pháp; thực hiện; kiểm tra - Thủ tục: + Yêu cầu đơn giản, rõ ràng, khoa học + Các loại thủ tục: quan hệ, giấy tờ, chuyên môn - Điều kiện để hoàn thành kết quả: + Hiểu rõ mục tiêu + Mọi người trí + Lãnh đạo đường rõ ràng + Kiểm soát lộ trình chặt chẽ + Phối hợp đồng Câu 6: Vấn đề liên quan đến Vân hóa công sở, vai trò yếu tố tạo nên nó? Khái niệm: Vân hóa công sở hệ thống giá trị, niềm tin, mong đợi phản ánh đắn, tính nhân bản, nét đẹp hình thành trình hoạt động công sở, VHCS tạo niềm tin, thái độ CBCC làm việc sở Các yếu tố tạo nên VHCS có vai trò to lớn hoạt động công sở, khía cạnh quan trọng quan hệ CBCC công việc, chuẩn mực xử sự, nghi thức tiếp xúc hành chính, phương pháp giải bất đồng quan, cách lãnh đạo, huy ý thức chấp hành kỷ luật công sở nhân viên XDVHCS XD nếp làm việc có khoa học, có kỷ cương, dân chủ, đòi hỏi nhà lãnh đạo, quản lý toàn nhân viên phải tôn trọng kỷ luật quan, phải ý đến danh dự quan cách đối xử với người, đoàn kết hợp tác nguyên tắc chung, chống lại quan liêu hách dịch, hội Các yếu tố tạo nên VHCS: - Mức độ tự giác, đoàn kết công sở: đóng vai trò yếu tố cốt lõi, có nhiệm vụ sợi dây liên kết người, thể tinh thần làm việc với tâm bên trong, tạo nên thang bậc lòng nhiệt huyết, từ làm cho người ý thức với thân ý thức mối liên hệ với người “mình người, người mình” - Năng lực hoàn thành nhiệm vụ: Yếu tố thể nét văn hoá thực tài thân, thể tính nhân văn sâu sắc kết thực nhiệm vụ - Cách thức huy: yếu tố VH người đứng đầu cq, cs Người huy phải hiểu rõ vai trò nhân viên, đưa mệnh lệnh huy xác đắn, giải công việc thấu tình đạt lý Là phần quan trọng thể nét VH công sở, biểu lộ công sở lãnh đạo, huy công việc nhìn vào cs người ta cảm nhận hiuệ quả, cách thức giải công việc cs - Phương tiện làm việc: - Hiệu công tác; - Quy chế làm việc mức độ tuân thủ quy chế: Đây yếu tố tạo nên nếp công sở, nói lên mức độ tuân thủ, tính kỷ luật, cách thức tuân thủ quy chế Yếu tố đóng vai trò yếu tố định khung chuẩn mực cho hoạt động CBCC công sở - Truyền thống đơn vị; -Thái độ trách nhiệm trước công dân: Đây yếu tố thể giá trị chuẩn mực nghề nghiệp cho CBCC, mặt khác nhân tố thể bên giá trị VHCS nhân dân đánh giá - Mức độ bầu không khí công sở: Nhân tố tạo số điểm tích cực cho hoạt động công sở tạo tâm lý thoải mái, tình cảm CBCC công sở - Các chuẩn mực để đánh giá công việc; - Cách sử dụng tiềm lực công sở; - Cách giải xung đột nội bộ: yếu tố bổ trợ cho yếu tố đoàn kết, có cách thức giải thấu tình đạt lý mang lại kết quả, thể tính nhân văn CS - Thái độ công chức quan hệ với công dân: Hiện nay, thái độ phận không nhỏ CBCC nhân dân không tốt, thường quan lieu, xa rời dân, làm cho nhân dân có cách nhìn không thiện cảm, vào công sở “vào cửa quan” Do yếu tố đóng vai trò quan trọng cách nhìn nhân dân công sở, thể nét đẹp văn hóa CBCC tiếp xúc với công dân - Mối quan hệ VHCS văn hóa dân tộc truyền thống: yếu tố đóng vai trò chuẩn lực kép để công sở tự so sánh đánh giá mình, mặt khác, yếu tố để công sở xây dựng chuẩn mực VHCS cho phù hợp với đạo đức, truyền thống lịch sử VH dân tộc * Các biểu VHCS: - Tinh thần tự quản, tính tự giác CBCC làm việc công sơ rcao hay thấp Thái độ trách nhiệm trước công việc hội mà người có để vươn lên biểu thị môi trường VH cao công sở ngược lại - Mức độ áp dụng quy chế để điều hành, kiểm tra công việc; - Thái độ huy dân chủ hay độc đoán; - CBCC quan đơn vị có tinh thần đoàn kết, tương trợ lẫn hay không, mức độ bầu không khí công sở; - Các chuẩn mực đề thích đáng mức độ hoàn thành công việc theo chuẩn mực cao hay thấp - Các xung đột nội giải thoả đáng hay không Câu 7: Ý nghĩa nội dung phương pháp lãnh đạo hành chính? Phương pháp lãnh đạo theo hệ thống: - Nội dung; - Ý nghĩa: 2.Phương pháp lãnh đạo theo chức năng: - Nội dung; - Ý nghĩa: 3.Phương pháp lãnh đạo theo tình huống: - Nội dung; - Ý nghĩa: Câu 8: Vai trò VHCS ý nghĩa nó? Khái niệm: VHCS hệ thống giá trị, niềm tin, mong đợi phản ánh đắn, tính nhân bản, nét đẹp hình thành trình hoạt động công sở, VHCS tạo niềm tin, thái độ CBCC làm việc sở - Vai trò VHCS: + Đóng vai trò chuẩn mực giá trị đạo đức cho CBCC; + Thể mặt công sở; + Tác nhân kích thích hoàn thành công việc CBCC CS; + Biểu nề nếp làm việc có khoa học, có kỷ cương, có dân chủ + Là nhân tố thúc đẩy công cải cách hành + Kiềm chế mặt trái CBCC thực nhiệm vụ + Tiêu chuẩn đánh giá tổ chức, hoạt động công sở - Ý nghĩa: + Có ý nghĩa to lớn công cải cách hành + Thể giá trị VHXH có thực liên quan đến hoạt động CS + Thước đo giá trị hiệu CS + Mang lại cách nhìn nhận, đánh giá hoạt động công sở; + Y nghĩa thực tiễn cho công tác điều hành, quản lý công sở; 10 11 ... khai: tài chính, thủ tục hành chính, trách nhiệm CBCC Thêm nữa: + Các thành viên biết rõ công việc to n công sở + Để tạo hiểu biết lẫn từ cácbộ phận + Giúp phối hợp, hợp tác công việc + Phản ứng... định rõ ràng nhiệm vụ đặt hoàn thành tốt, kiểm tra mức độ hoàn thành công việc Ngoài phải tính to n đến khả hoàn thành công việc cụ thểđó thời gian yêu cầu chất lượng - Dự báo khả phát triển... phản hồi, biện pháp quan sát trình thực công việc thực tế - Mỗi công việc thiết kế phải có ý nghĩa to n nhiệm vụ chung quan, công sở; góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung Các câu hỏi thiết kế công