kỹ thuật tổ chức và điều hành công sở

tài liệu dùng cho lớp trung cấp lý luận chính tri hành chính hệ tập trung, bài kỹ thuật tổ chức và điều hành công sở, thời gian 4 tiết, môn một số kỹ năng lãnh đạo quản lý dành cho cán bộ công chức ở cơ sở, tài liệu dùng cho lớp trung cấp lý luận chính tri hành chính hệ tập trung, bài kỹ thuật tổ chức và điều hành công sở, thời gian 4 tiết, môn một số kỹ năng lãnh đạo quản lý dành cho cán bộ công chức ở cơ sở; tài liệu dùng cho lớp trung cấp lý luận chính tri hành chính hệ tập trung, bài kỹ thuật tổ chức và điều hành công sở, thời gian 4 tiết, môn một số kỹ năng lãnh đạo quản lý dành cho cán bộ công chức ở cơ sở, tài liệu dùng cho lớp trung cấp lý luận chính tri hành chính hệ tập trung, bài kỹ thuật tổ chức và điều hành công sở, thời gian 4 tiết, môn một số kỹ năng lãnh đạo quản lý dành cho cán bộ công chức ở cơ sở

A- KẾ HOẠCH BÀI GIẢNG

1 Tên bài giảng: “BÀI 8: KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Ở CƠ SỞ”

2 Thời gian giảng: 04 tiết (mỗi tiết 45 phút)

3 Đối tượng người học: Cán bộ Đảng, Chính quyền, Đoàn thể ở cơ sở (Lớp TCLLCT-HC)

4 Mục tiêu

a Về kiến thức:

- Cung cấp cho học viên những vấn đề chung về công sở và điều hành công sở như: khái niệm, mục tiêu, yêu cầu, nguyên tắc, nhiệm vụ của điều hành công sở

- Giúp cho học viên nắm vững những kỹ năng cơ bản trong kỹ thuật điều hành công sở ở cơ sở (từ việc kế hoạch hóa công việc; thiết kế và phân công công việc; tổ chức và điều hành cuộc họp; phối hợp trong quản lý và kiểm soát công việc)

b Về kỹ năng

Học viên sau khi nghiên cứu và nắm chắc những vấn đề nêu trên, liên hệ với thực tiễn và vận dụng những kiến thức đã học vào thực hiện có hiệu quả hoạt động điều hành công sở ở địa phương, cơ quan, đơn vị - nơi các đồng chí công tác

c Về thái độ

- Học viên nghiên cứu giáo trình trước khi lên lớp và có ý thức, sôi nổi, nhiệt tình trong xây dựng bài, thảo luận nhóm; ghi chép bài đầy đủ và nghiên cứu các tài liệu tham khảo bổ sung kiến thức cho bài học

- Học viên chủ động tiếp thu và nhận thức rõ tầm quan trọng của bài học

C- NỘI DUNG BÀI GIẢNG:

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

1 Một số khái niệm

a) Khái niệm công sở:

Hiện nay, thuật ngữ công sở được sử dụng phổ biến trong khoa học quản lý ở

Việt Nam hiện nay với các nghĩa khác nhau trong từng trường hợp khác nhau

- Cách hiểu thứ nhất: Công sở được hiểu là trụ sở của cơ quan Hành chính Nhà nước: Với cách hiểu này thì công sở là thuật ngữ để chỉ khía cạnh vật chất, địa điểm hoạt động của cơ quan tổ chức, nơi mà hoạt động công vụ được tiến hành hoặc nơi

mà dịch vụ công được cung cấp

Điều 1 trong Quy chế Quản lý công sở các CQHCNN (Ban hành kèm theo Quyết định số: 213/2006/QĐ-TTg ngày 25/9/2006 của TTCP) Công sở:

“là nơi làm việc của các CQHCNN, bao gồm: nhà làm việc và các công trình phục vụ hoạt động của cơ quan trong khuôn viên đất của công sở đó”

Khoản 1 điều 70, Luật CB, CC 2008 quy định: “Công sở là trụ sở làm

việc của cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị

-xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập, có tên gọi riêng, có địa chỉ cụ thể, bao gồm công trình xây dựng, các tài sản khác thuộc khuôn viên trụ sở làm việc”  Theo quy định của Luật này thì công sở là 1 trong 4 điều kiện đảm bảo thi hành công vụ (công sở, nhà công vụ, trang thiết bị làm việc, phương tiện đi lại

để thi hành công vụ)

- Cách hiểu thứ 2: Công sở được dùng để thay thế thuật ngữ cơ quan (cụ thể là CQHCNN), là 1 dạng tổ chức trong xã hội được thành lập theo Luật định nhằm thực hiện chức năng QLNN phục vụ công

Thông thường khi xác định nhiệm vụ của các công sở trong việc xây dựng văn hóa công sở thì thuật ngữ công sở được hiểu theo cách thứ 2 này Với cách hiểu này thuật ngữ công sở được dùng để phân biệt với tư sở (cơ sở tư nhân -doanh nghiệp, xí nghiệp và các tổ chức khác trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh) Như vậy, khác với cách hiểu thứ nhất (gắn với khía cạnh vật chất), công sở theo nghĩa này được hiểu và sử dụng với ý nghĩa liên quan đến chính quyền nhà nước, đến sử dụng quyền lực Nhà nước (quyền lực công)

 Đưa ra khái niệm: Công sở là địa điểm hoạt động hay còn gọi là trụ sở của cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội, nơi tiến hành các hoạt động công vụ hoặc dịch vụ công Đó là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Nhà nước để tiến hành một công việc chuyên ngành của Nhà nước

 Phân tích khái niệm: Công sở thực chất là 1 loại tổ chức đặt dưới sự quản

lý trực tiếp của Nhà nước để thực hiện nhiệm vụ do Nhà nước quy định Do đó, công

sở vừa có điểm giống nhau, vừa có điểm khác nhau với tổ chức, cơ quan nói chung.

Ví dụ: Ủy ban nhân dân xã là nơi làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã, nơi tiến hành các hoạt động quản lý hành chính nhà nước ở cơ sở theo thẩm quyền được phân cấp Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của UBND xã được quy định tại Luật TC Chính quyền địa phương (điều 31 và điều 35)

Xét về mặt nội dung công việc, hoạt động của công sở nhằm thỏa mãn các lợi ích chung của cộng đồng hoặc phục vụ cho hoạt động thực hiện quyền lực Nhà nước.

Do đó, Nhà nước phải trực tiếp quản lý và kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo cho quyền lực đó được thực hiện 1 cách đúng đắn.

Xét về hình thức tổ chức, công sở là 1 tập hợp có cơ cấu tổ chức, có trụ sở, có phương tiện vật chất kỹ thuật và nguồn nhân lực được nhà nước bảo đảm để thực hiện nhiệm vụ của mình

Xét về phương diện pháp lý, công sở là một pháp nhân, được sử dụng quyền lực Nhà nước để thực thi công vụ theo quy định của pháp luật.

Phát vấn: Thế nào là Pháp nhân? Khoản 1 Điều 74, BLDS 2014 Quy

định 1 tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có đủ các điều kiện sau đây:

 Được thành lập theo quy định của Bộ luật này, luật khác có liên quan;

 Có cơ cấu tổ chức

 Có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình;

 Nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập

* Phân loại công sở: Thông thường công sở thường được phân chia dựa trên các tiêu chí phổ biến sau đây:

- Dựa vào tính chất và nội dung hoạt động của công sở: gồm 2 loại

+ Công sở hành chính: UBND, sở, phòng, ban…

+ Công sở sự nghiệp: Trường học, bệnh viện…

- Dựa trên phạm vi hoạt động của công sở: gồm 3 loại

+ Công sở trung ương: Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ

+ Công sở TW đóng ở địa phương: Thuế, Kho bạc, Hải quan…

+ Công sở địa phương: UBND các cấp, CQ chuyên môn thuộc UBND

- Dựa vào thẩm quyền của công sở: gồm 2 loại

+ Công sở thẩm quyền chung: Chính Phủ, UBND các cấp

+ Công sở thẩm quyền riêng: Bộ, cơ quan ngang bộ, các Vụ, Viện, các Sở, ban ngành, các Phòng, ban chuyên môn thuộc UBND các cấp

b) Khái niệm điều hành công sở:

Điều hành công sở là hoạt động đảm bảo cho CB, CC thuộc quyền thực hiện đúng và hiệu quả các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

* Khái niệm: Điều hành công sở là những hoạt động điều hòa phối hợp giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị trong một công sở để hướng đến thực hiện nhiệm vụ chung của công sở hoặc giải quyết một hoạt động cụ thể.

* Phân tích khái niệm:

+ Chủ thể của điều hành công sở là các cá nhân hoặc bộ phận giữ vai trò lãnh đạo quản lý trong công sở Cá nhân đó có thể là người đứng đầu công sở, cấp phó của người đứng đầu hoặc là người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, bộ phận bên trong công sở…

+ Điều hành công sở là những hoạt động được tiến hành trong công sở bao gồm: lập kế hoạch; phân công công việc; tổ chức và điều hành cuộc họp; điều hòa, phối hợp, chỉ đạo hoạt động; kiểm soát việc thực hiện…

+ Mục đích của điều hành công sở là nhằm kết nối, phối hợp chặt chẽ hoạt động giữa các cá nhân các phòng, ban, các tổ chức, đơn vị trực thuộc để tạo ra sự liên tục trong hoạt động của công sở với nhau hướng tới mục tiêu chung

2 Mục tiêu của điều hành công sở:

Gồm 4 mục tiêu

- Một là: Điều hành công sở nhằm mục tiêu hiện thực hóa các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước.

- Hai là: Điều hành công sở nhằm mục tiêu tạo ra nề nếp làm việc khoa học

- Ba là: Điều hành công sở nhằm mục tiêu góp phần nâng cao năng suất lao động trong công sở

- Bốn là: Điều hành công sở nhằm mục tiêu thực hiện có hiệu quả quá trình cải cách nền hành chính nhà nước.

3 Yêu cầu của điều hành công sở.

Có 2 yêu cầu

* Thứ nhất: Điều hành công sở phải tuân thủ những quy định trong các văn bản pháp luật hiện hành Đó là những quy định về thẩm quyền và trách nhiệm quản lý; quy chế làm việc, quy tắc ứng xử của CB,CC; về chế độ kiểm tra, báo cáo, kiểm soát công vụ, chế độ quản lý tài chính…

* Thứ hai: Điều hành công sở phải tuân thủ Quy chế làm việc trong công sở Quy chế làm việc của công sở là hệ thống các quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của các cá nhân và thành viên trong công sở, cách thức phối hợp và 1 số chế độ công tác quan trọng nhằm xây dựng và duy trì một chế độ làm việc khoa học hướng tới đạt hiệu quả công việc tối ưu.

4 Nguyên tắc điều hành công sở.

Các nguyên tắc tổ chức và hoạt động của công sở được thực hiện nhằm giúp cho việc tổ chức công việc một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả

a)

Nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò của tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân

- Khoản 1, điều 8, HP2013 quy định: “Nhà nước được tổ chức và hoạt động theo Hiến pháp và pháp luật, quản lý xã hội bằng Hiến pháp và pháp luật, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ” Như vậy, tập trung dân chủ là nguyên tắc hiến định trong tổ chức và hoạt động của Bộ máy nhà nước

- Phát huy vai trò của tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân tức là khi tập thể

đã bàn bạc, phát huy dân chủ, đã thảo luận và đi đến kết lận, ra nghị quyết của tập thể thì phải thi hành cho nhanh, cho đúng, cho kịp, phải có người chỉ huy, điều khiển trong việc thi hành

b Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức cấp trên, dưới sự giám sát của Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân.

- Để tạo sự thống nhất trong hoạt động quản lý, cơ quan nhà nước ở trung ương

và cơ quan nhà nước cấp trên quyết định những vấn đề cơ bản, quan trọng về chính

trị, kinh tế, văn hoá, xã hội (thể hiện dưới hình thức chủ trương, đường lối, chính sách, các quy định chung) để cấp dưới triển khai cụ thể Do đó, các cơ quan nhà nước

ở địa phương và các cơ quan cấp dưới phải phục tùng, chấp hành sự chỉ đao, điều hành cơ quan nhà nước trung ương và các cơ quan cấp trên

- Trong thi hành nhiệm vụ, công vụ, cơ quan, tổ chức và cá nhân có thẩm quyền sẽ được trao những quyền lực nhất định và do đó đòi hỏi phải có cơ chế kiểm soát quyền lực, để đảm bảo cho hoạt động điều hành công sở được tiến hành theo đúng khuôn khổ của pháp luật Như vậy, điều hành công sở phải đặt dưới sự giám sát của Quốc Hội, HĐND, MTTQ và các tổ chức đoàn thể nhân dân

c Giải quyết các công việc phải theo đúng pháp luật, thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, dân chủ, minh bạch; liên tục, kịp thời; hiệu quả tối ưu, theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định.

Trong thực hiện nguyên tắc này cần lưu ý 03 nội dung sau:

* Giải quyết các công việc phải theo đúng pháp luật, thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm (tức là phải đảm bảo nguyên tắc pháp chế XHCN)

Pháp chế = Tuân thủ PL 1 cách nghiêm chỉnh; triệt để; chính xác Pháp chế là một trong những phương pháp quản lý nhà nước đối với xã hội Pháp chế yêu cầu tất cả các cơ quan, tổ chức, công dân đều phải chấp hành nghiêm chỉnh Hiến pháp và pháp luật, phải đấu tranh phòng tranh phòng chống các vi phạm Hiến pháp và pháp luật

Nguyên tắc này được thể hiện ở 2 khía cạnh:

- HĐ của công sở phải được tiến hành trên cơ sở tuân theo quy định của

PL Việc tuân thủ pháp luật nhằm để đảm bảo được pháp chế, kỷ luật công sở, lợi ích hợp pháp của mọi thành viên trong công sở Khi tiến hành các hoạt động quản

lý, CB,CC phải chịu trách nhiệm trước PL về hành vi và quyết định của mình

Ví dụ: Đối với chủ tịch UBND xã, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại điều

36, Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015

- Đòi hỏi có sự phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong công sở Đồng thời, thường xuyên tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra việc chấp hành PL trong quá trình thực thi công vụ.

Ví dụ: trong quy chế hoạt động cử công sở phải phân công trách nhiệm cụ thể

tập thể, từng thành viên (Giám đốc làm gì; phó giám đốc làm gì? Trưởng phòng làm gì? công chức chuyên môn làm gì? )

* Đảm bảo công khai, dân chủ, minh bạch

Ví dụ: mọi thành viên công sở phải được biết về nhiệm vụ của mình, của nơi mình đang làm việc, công khai về các thủ tục hành chính…

Công khai, dân chủ, minh bạch trong hoạt động điều hành công sở nhằm đảm bảo dân biết, dân bàn, dân kiểm tra Mục đích của nguyên tắc này là làm cho mọi quyết định được đưa ra trong quá trình điều hành công sở có tính nhất quán, tập hợp được trí tuệ của tập thể nhằm đảm bảo cho quyết định quản lý được ban hành đúng đắn, đảm bảo dân chủ và có tính khả thi cao; tạo điều kiện cho công sở phản ứng kịp thời với những thay đổi trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ chung; thuận lợi cho hoạt động phối hợp công tác giữa các thành viên, các bộ phận của công sở; hạn chế tính quan liêu, cục bộ trong công sở.

* Đảm bảo tính liên tục, kịp thời

Biểu hiện của tính liên tục thể hiện trong quan hệ quản lý điều hành các thông tin, mệnh lệnh được truyền đạt kịp thời, nhanh chóng; các mệnh lệnh quản

lý không bị gián đoạn và được theo dõi chặt chẽ Công việc trong công sở và từng

bộ phận trong đó được thực hiện liên tục không bị bỏ dở, các bộ phận gắn bó, hỗ trợ lẫn nhau Công sở phải được thường xuyên tiến hành các hoạt động kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của cá nhân, của các bộ phận chức năng, đảm bảo thực hiện tốt, đúng tiến độ đối với khối lượng công việc được giao.

* Đạt được hiệu quả tối ưu

Điều hành công sở không chỉ là việc ban hành và triển khai thực hiện đường lối, chính sách, mà còn là việc kiểm tra và đánh giá hiệu quả của đường lối, chính sách đó Việc đánh giá hoạt động điều hành công sở phải được tiến hành tổng thể, toàn diện và khoa học nhằm đem lại hiệu quả quản lý tối đa Điều hành công sở hiệu quả chính là tối ưu hóa các nhiệm vụ, phân bổ trách nhiệm phù hợp với năng lực, sở trường, vị trí công tác sao cho đạt được kết quả cao nhất.

d CB, CC phải sâu sát cơ sở, lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập nâng cao trình độ lãnh đạo, quản lý phù hợp với văn hóa – đạo đức công vụ, làm cho hoạt động quản lý ngày càng chính quy, hiện đại.

* CB, CC phải sâu sát cơ sở, lắng nghe ý kiến đóng góp của ND Nhà nước ta

là nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của Nhân dân, do Nhân dân và vì Nhân dân Nền hành chính là nên hành chính phục vụ, CB,CC là công bộc của nhân dân

Do đó trong quá trình thi hành công vụ CBCC phải sâu sát với cơ sở, phải lắng nghe

ý kiến của nhân dân, chịu sự giám sát của nhân dân

* Có ý thức học tập nâng cao trình độ lãnh đạo, quản lý phù hợp với văn hóa – đạo đức công vụ, làm cho hoạt động quản lý ngày càng chính quy, hiện đại

Điều hành công sở là các hoạt động được tiến hành bởi đội ngũ CB, CC có thẩm quyền Do đó CB, CC cần phải không ngừng học tập, rèn luyện, tu dưỡng về đạo đức, không ngừng học tập nâng cao trình độ về mọi mặt nhằm trang bị kiến thức chuyên

môn, nghiệp vụ và đạo đức công vụ để có những ứng xử cho phù hợp với văn hóa và đạo đức công vụ

 Neo chốt: Các nguyên tắc cơ bản trên vừa có tính độc lập, vừa có mối quan hệ tương tác với nhau Chẳng hạn khi thực hiện công khai đồng thời phải đảm bảo tính liên tục để thuận tiện cho quá trình kiểm tra, giám sát; đảm bảo phân công công việc cụ thể, rõ ràng sẽ là cơ sở đảm bảo việc công khai, minh bạch, dân chủ, và đạt được hiệu quả cao trong điều hành công sở…

5 Nhiệm vụ của điều hành công sở.

a Cơ sở để xác lập nhiệm vụ:

- Cơ sở pháp luật:

Do công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Nhà nước để tiến hành một công việc chuyên ngành của Nhà nước nên việc thành lập một công sở phải thông qua việc ban hành các văn bản pháp luật của Nhà nước, đồng thời thông qua các văn bản pháp luật đó Nhà nước cũng quy định một cách rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các công sở

- Cơ sở thực tiễn:

Bên cạnh các quy định chung của pháp luật, công sở cũng có những quy định riêng phù hợp với hoạt động cụ thể của mình Hoạt động của công sở phải phù hợp với tình hình thực tế của từng địa phương, tức là phù hợp với mọi mặt kinh tế, chính trị, xã hội của mỗi địa phương

Ví dụ: Quy định cụ thể trong quy chế hoạt động của UBND: Trên địa bàn có 1

bộ phận dân tộc thiểu số sinh sống thì để phù hợp với tình hình của địa phương thì UBND các Huyện này phải tổ chức một bộ phận tiếp dân với những cán bộ có khả năng giao tiếp với nhân dân

b Nhiệm vụ của điều hành công sở: gồm 11 nhiệm vụ (GT-193)

- Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch hoạt động

- Xây dựng và vận hành 1 cơ cấu tổ chức hợp lý

- Quản lý công vụ và phối hợp hoạt động:

Hoạt động công vụ của công chức rất đa dạng, có thể diễn ra ở trong hoặc

- Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên

- Giám sát và kiểm tra hoạt động của cá nhân và đơn vị.

- Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin quản lý; tổ chức hoạt động giao tiếp trong nội bộ công sở và với bên ngoài, đặc biệt là hoạt động tiếp công dân.

- Quản lý và thực hiện việc sử dụng ngân sách:

- Cung cấp điều kiện vất chất cho thực thi

- Bảo vệ chính trị nội bộ; an toàn và an ninh trật tự trong công sở

- XD văn hóa công sở tích cực và XD công sở thành 1 tổ chức học tập

- Tham gia nghiên cứu, xây dựng và đóng góp cho việc hoàn thiện hệ thống chính sách công, đặc biệt là các chính sách có liên quan trực tiếp đến ngành và lĩnh vực mà công sở hoạt động

III NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ CỦA CHÍNH QUYỀN CƠ SỞ

1 Kế hoạch hóa công việc

Hoạch định là 1 trong 4 chức năng thiết yếu và nền tảng của quản trị Nó bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt được mục tiêu đó Kết quả của hoạch định là kế hoạch, 1 văn bản được ghi chép rõ ràng và xác định những hành động cụ thể mà 1 cơ quan,

tổ chức phải thực hiện

Có câu nói rằng không lập kế hoạch chính là lập kế hoạch cho thất bại Vậy thì tại sao việc lập kế hoạch lại quan trọng đến như vậy? Có thể khẳng định rằng, không thể tổ chức công việc của cơ quan, công sở một cách nề nếp nếu không có kế hoạch khoa học Đây là sự xác định mục tiêu cụ thể cần đạt được và những bước đi cần thiết để đạt đến mục tiêu đó Đề cao công tác lập

kế hoạch là một đặc trưng quan trọng của quản lý hiện đại Nó giúp các nhà lãnh đạo, quản lý giảm đến mức tối đa các bất trắc, tập trung lực lượng để thực hiện tốt các mục tiêu đã định và kiểm tra hoạt động của cơ quan, công sở một cách thuận lợi, có căn cứ

- Kế hoạch là phương án tổ chức các công việc trong quá trình hoạt động của tổ chức, do đó lập kế hoạch là xác định các mục tiêu, nội dung và khối lượng công việc cụ thể cần đạt được, phương pháp, những bước đi cần thiết và thời hạn thực hiện để đạt được mục tiêu đó.

- Có thể nói kế hoạch chính là xương sống, là trụ cột của một cơ quan, tổ chức Do vậy, việc lập kế hoạch cần phải bảo đảm được các yếu tố: cụ thể, chi tiết; thiết thực, kịp thời; phù hợp với năng lực cán bộ, mục tiêu hoạt động của CQ; có

sự thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và có tính khả thi.

- Xây dựng kế hoạch giúp nhà quản lý giảm đến mức tối rủi ro bất trắc xảy

ra trong quá trình thực hiện công tác Điều chỉnh phù hợp thời gian làm việc của

cơ quan Tiết kiệm kinh phí hoạt động tạo ra sự đồng thuận cao trong tổ chức Làm cơ sở nâng cao trách nhiệm từng cá nhân Giúp kiểm tra giám sát tổ chức tốt hơn đưa tổ chức vào làm việc một cách khoa học nề nếp.

* Để lập 1 bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, bạn có thể dùng phương pháp tư duy 5W1H2C5M (trước đây chỉ đề cập đến phương pháp 5W1H) Cụ thể:

- Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why)

- Xác định nội dung công việc (What)

- Xác định thời gian, địa điểm, đối tượng thực hiện (When, Where, Who)

- Xác định cách thức thực hiện (How)

- Xác định phương pháp kiểm soát (Control, check)

- Xác định nguồn lực thực hiện (man – nhân lực; money – tiền; material – nguyên liệu, tài liệu; machine - công nghệ, máy móc; method – phương pháp)

Ví dụ: Xây dựng kế hoạch giám sát của HĐND xã: Để thực hiện chức năng của HĐND và kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của cơ sở, đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu đã đề ra; xác định thành phần tham gia đoàn giám sát; xác định đối tượng chịu trách nhiếm báo cáo trước Đoàn giám sát; hình thức báo cáo; địa điểm, thời gian; phương pháp (nghe báo cáo)…

* Phương pháp xây dựng kế hoạch: Để xây dựng kế hoạch cần phải quan nhiều bước Những bước thường gặp nhất là:

Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu của việc lập kế hoạch, xác định thời gian lập kế hoạch thời gian nào bao lâu? lúc nào? vấn đề cân giải quyết trước tiên Khối lượng công việc cần hoàn thành chuẩn bị cần những gì?

Bước 2: Thu thập đầy đủ các dữ liệu cho công việc dự định sẽ làm hoặc cho toàn bộ các hoạt động của CQ, công sở từ đó đưa ra những dự định ban đầu về KH

Bước 3: Xác định n/dung, nhân sự cho KH tìm nhân sự thực hiện công việc

Bước 4: Xác định mục tiêu kế hoạch

Bước 5: Xây dựng KH,các phương án để thực hiện kế hoạch có hiệu quả

Bước 6: Thảo luận và thu thập ý kiến của các CB, CC liên quan để hình thành kế hoạch; xác định mục tiêu các vấn đề cần thiết phải gq để thực hiện kế hoạch, các phương pháp hành động

Bước 7: Đánh giá chỉnh sửa, hoàn thành kế hoạch.

Bước 8: Thông qua kế hoạch, kiểm tra lại lần cuối tinh khả thi của kế hoạch Bước 9: Tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát bổ sung, đánh giá kết quả KH

Tổ chức hoàn thành kế hoạch là khi đã hoàn thành được 100% kế hoạch được giao trở lên đạt hiệu quả kinh tế cao Ngược lại nếu có ít nhất 1 chỉ tiêu đạt dưới 100% kế hoạch và hiệu quả kinh tế thấp thì tổ chức đó không hoàn thành kế hoạch Cấp nào giao kế hoạch cho đơn vị, bộ phận cá nhân thì cấp đó xét duyệt và quyết định công nhận kết quả thực hiện kế hoạch

2 Thiết kế và phân công công việc

Công việc là tổng hợp những việc cần phải làm để đạt được những kết quả cụ thể VD: Viết báo cáo: cần thu thập thông tin, lập đề cương, viết bản thảo, chỉnh sủa bản thảo… có được 1 bản báo cáo hoàn chỉnh

Để thiết kế công việc trước hết phải đánh giá , phân tích công việc hiện tại Khi

đã thiết kế xong công việc thì mới tiến hành phân công công việc

* Phân tích công việc : là quá trình xem xét một cách toàn diện và có hệ thống nội dung của từng công việc đề ra để xác định cách thức giải quyết tối ưu nhằm mang lại hiệu quả cao cho hoạt động của công sở Qua đó nhằm làm sáng

tỏ tính chất, nội dung, nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc trong mối tương quan với chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy để có thể chọn đúng người phù hợp với công việc.

Là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá 1 cách có hệ thống thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của công việc

Phân tích công việc là hoạt động xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc làm cơ sở cho quản lý nhân sự nhằm thực hiện công việc 1 cách tốt nhất

Sản phẩm của phân tích công việc là Bản mô tả công việc; Bản tiêu

chuẩn thực hiện công việc và Bản tiêu chuẩn nhân sự đảm nhận công việc Trên thực tế có thể gộp chung vào 1 bản Mô tả công việc

*

Thiết kế công việc : là việc phân chia các loại công việc lớn, nhỏ sao cho hợp lý, là việc xác định phương pháp làm việc, thời gian làm việc (nghỉ ngơi), yêu cầu đào tạo, trang thiết bị cần thiết và sự thay đổi nơi làm việc.

Thiết kế công việc là cách mà một loạt các công việc, hoặc một công việc trọn vẹn được thiết lập Như vậy có thể thấy rằng thiết kế công việc là việc phân chia sắp xếp các loại công việc lớn nhỏ sao cho hợp lí (Đây là một