BÀI TẬP NHÓM Môn : Kỹ năng tổ chức công sở Chủ đề : Kỹ năng tổ chức điều hành cuộc họp 1.. Khái niệm cuộc họp: - Theo nghĩa chung nhất, họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức
Trang 1BÀI TẬP NHÓM Môn : Kỹ năng tổ chức công sở Chủ đề : Kỹ năng tổ chức điều hành cuộc họp
1 Cơ sở lý luận:
1.1 Khái niệm cuộc họp:
- Theo nghĩa chung nhất, họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự họp cần hoặc đều quan tâm
- Trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước: họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một các thức giải quyết công viêc, thông quá đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật
1.2 Phân loại cuộc họp:
Có nhiều các phân loại cuộc họp khác nhau dựa trên các căn cứ khác nhau:
- Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý:
+ Họp bàn bạc, ra quyết định: tùy theo tính chất, phạm vi, mức độ quan trọng
mà tổ chức họp với sự tham gia của các ngành, các cấp, các đối tượng có liên quan
để thu nhập ý kiến nhằm phản ánh đúng đắn tình hình, tâm tư, nguyện vọng chung
và đảm bảo cho các quyết định có tính khả thi cao
+ Họp phổ biến, triển khai nhằm mục đích phổ biến, quán triệt những tư tưởng, quan điểm, chủ tường, giải pháp đã đề ra hoặc bàn bạc, xây dựng kế hoạch, chương trình hành động để triển khai những quyết định đã thông qua
+ Họp đôn đốc, kiểm tra nhằm kịp thời đánh giá kết quả việc triển khai chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uốn nắn kịp thời những lệch lạc (nếu có)
Trang 2+ Họp sơ kết, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động vừa qua và đưa ra phương hướng cho những hoạt động tiếp theo
- Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp:
+ Họp đình kỳ nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, nắm bắt, xử lý những thông tin mang tính thường xuyên (tuần, tháng, quý, năm…) liên quan đến hoạt động của
cơ quan, đơn vị
+ Họp đột xuất nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, nắm bắt, xử lý những thông tin mang tính đột xuất bất thường trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị
- Căn cứ vào tính chất cuộc họp:
+ Họp chính thức được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh đạo
+ Họp không chính thức được tổ chức trong diện không công khai hoặc mang tính chất nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật hoặc không nên (hay chưa cần) phổ biến rộng rãi
Ngoài ra, còn căn cứ vào các tiêu chí khấc cũng có thể có nhiều cách phân loại khác như: căn cứ vào tính chất, quy mô, mục đích cuộc họp…
1.3 Tiến trình cuộc họp:
1.3.1 Các bước chuẩn bị cuộc họp:
- Lên lịch trình cuộc họp: Trước bất cứ một cuộc họp nào bạn cần lên lên lộ trình cuộc họp và thông báo trước cho tất cả các thành viên tham gia để họ chủ động tham gia và có đủ thời gian chuẩn bị những tài liệu liên quan Một lộ trình hợp lý ,khoa học sẽ có tác dụng tăng thêm sự hấp dẫn cho những người tham gia ngay từ những giây phút đầu
- Lựa chọn các phương pháp họp hiệu quả: Tùy thuộc vào tính chất và mục đích của mổi cuộc họp mà bạn lựa chọn phương pháp điều hành cuộc họp hiệu quả Với những cuộc họp đòi hỏi phải đưa ra những giải pháp sáng tạo cần lựa chọn không gian và những phương pháp tạo cảm giác thoải mái, cởi mở, thân thiện với
Trang 3người tham dự Để huy động sức mạnh tập thể bạn có thể lựa chọn phương pháp đồng đội
- Chuẩn bị xử lý những tình huống ngắt quảng: Có nhiều cuộc họp thất bại khi không kiểm soát được các tình huống cắt ngang khiến cuộc họp đi chệch mục tiêu ban đầu Là người điều hành cuộc họp bạn cần quyết đoán và tỉnh táo để nhanh chóng và khéo léo lái những ý kiến của các thành viên tham dự hòa cùng vào vấn
đề của bạn
- Xác định phạm vi ra quyết định: cuộc họp là cơ hội để bạn cùng với các thành viên khác cùng đưa ra quyết định Hãy cân nhắc phạm vi và các nguyên tắc
mà bạn được phép quyết định tránh việc vượt quá thẩm quyền được giao
- Lên kế hoạch hành động: các ý kiến dù có hay đến mấy cũng dễ bị bỏ qua nếu bạn không cùng mọi người thực hiện hóa nó bằng một kế hoạch hành động cụ thể Khi tinh thần của cuộc họp đang lên cao, hãy chủ động cùng mọi người xây dựng và phân công trách nhiệm thực hiện công việc trên cơ sở tự nguyền và phù hợp với năng lực, trách nhiệm từng bộ phận theo bản công việc cụ thể
- Chuẩn bị mẫu bảng tổng kết và đánh giá cuộc họp Để làm được việc đó, phải phân công trách nhiệm cho một người với vai trò thư ký cuộc họp Bản tóm tắt sẽ giúp các thành viên tham gia một lần nữa thống nhất lại toàn bộ các vấn đề
đã được đưa ra thảo luận
1.3.2 Tiến trình tiến hành cuộc họp:
- Phân tích và giải quyết các vấn đề
- Tư vấn và giải hòa các xung đột
- Thảo luận và trao đổi quan điểm
- Nêu vấn đề và tạo động cơ
- Xúc tiến và thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm
- Nhận được ý kiến và hồi âm
- Tăng cường hỏi đáp
- Đào tạo và phát triển
1.4 Đặc điểm của cuộc họp:
Trang 4- Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị Cân nhắc và tiến hành để xem làm thế nào để mọi thứ đều tốt
- Các kiểu họp khác nhau về quy mô (số lượng người tham dự), tính chất, thời gian…
- Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích sau: kiểm soát, kết hợp, thông báo, thuyết phục
- Mọi cuộc họp đều phải tính đến chi phí Ví dụ như chi phí thời gian, chi phí vật chất (tiền và các dụng cụ phụ trợ sử dụng), chi phí cơ hội
- Một cuộc họp tồi sẽ dẫn đến QUYẾT ĐỊNH TỒI -> CHÍNH SÁCH TỒI -> TẠO NÊN SỰ HỖN ĐỘN VÀ XÁO TRỘN -> GIÁN ĐOẠN CÔNG VIỆC -> TINH THẦN THẤP -> GIẢM TIẾN TRÌNH LÀM VIỆC -> PHÍ THỜI GIAN VÀ TIỀN BẠC Tất cả những điều đó sẽ dẫn đến kết quả công việc không hiệu quả
- Các dạng phòng họp phổ biến:
+ Tròn, oval
+ Hội thảo, hội nghị
+ Hình vuông
+ Hình chữ U
* Đặt vấn đề: Lý do cụ thể và mục đích rõ ràng cho cuộc họp sẽ đạt được
những ảnh hưởng gì?
=> Trả lời:
- Mọi người sẽ hiểu rõ tại sao cuộc họp được tổ chức
- Mọi người sẽ được chuẩn bị và có thể đóng góp
- Mọi người sẽ được tập trung
- Mọi người sẽ muốn tham dự cuộc họp nếu cuộc họp có hiệu quả
1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến cuộc họp:
- Các yếu tố về môi trường
+ Vệ sinh
+ Ánh sáng
Trang 5+ Kích cỡ phòng.
+ Mùi thơm
+ Thiết bị nghe nhìn
+ Hệ thống âm thanh
+ Tiếng động
+ Nhiệt độ
- Thái độ làm việc
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng làm việc nhóm
- Kỹ năng tư duy sáng tạo
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
2 Thực tế
< Video tư liệu>
3 Nhận xét và kết luận:
3.1 Nhận xét:
- Để một tổ chức hoạt động ngày càng vững mạnh thì một trong những yếu tố không thể thiếu đó là kỹ năng tổ chức điều hành một cuộc họp hiệu quả Khi tổ chức tốt một cuộc họp sẽ mang lại nhiều lợi ích như: đoàn kết nội bộ, tiết kiệm thời gian và kinh phí, năng suất làm việc được nâng cao, tạo hứng thú trong việc sáng tạo các ý tưởng cho công việc Sau khi cuộc họp kết thúc, vẫn cần tiếp tục chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra việc hoàn thành các văn bản về các vấn đề đã được quyết định trong cuộc họp cũng như việc ban hành các văn bản chính thức và văn bản thông báo
về cuộc họp
3.2 Kết luận:
- Vì tổ chức điều hành một cuộc họp hiệu quả sẽ mang lại nhiều hiệu quả và lợi ích nên kỹ năng để tổ chức điều hành cuộc họp là kỹ năng rất quan trọng và cần thiết cho mỗi cá nhân khi thực hiện công việc mang lại kết quả cao Bên cạnh đó,
Trang 6kỹ năng tổ chức cuộc họp điều hành sẽ tạo thêm rất nhiều điều kiện, là hành trang vào đời cho chúng ta sau này