Bài giảng kỹ năng tổ chức và điều hành các cuộc họp

KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP 1 NỘI DUNG CHÍNH  Vai trò của người tổ chức và điều hành cuộc họp  Nguyên tác cơ bản khi tổ chức và điều hành cuộc họp  Kỹ năng cần thiết của người tổ chức và điều hành cuộc họp  Kỹ năng hiểu được người khác 2 VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP Đặc điểm Đặc điểm chính của người tổ chức và điều hành cuộc họp -> đóng vai trò khoa học, khách quan, trung lập Vai trò chính của người tổ chức và điều hành cuộc họp -> chuẩn bị và hướng dẫn quá trình trước, trong khi diễn ra cuộc họp 3 VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT)  Cần chuẩn bị trong sắp xếp và những thoả thuận  Người tổ chức cần sắp xếp hoặc thoả thuận về Người điều hành cần sắp xếp hoặc thoả thuận về + Mục tiêu ? + Thời gian và địa điểm ? + Thành phần ? + Nội dung ? + Tiến độ ? +Thực hiện chương trình + Quản lý sự kiện diễn biến + Kỹ thuật và phương pháp được sử dụng … 4 NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP Trách nhiệm và cách làm + Có trách nhiệm làm cho moi người hiểu rõ mục tiêu cuộc họp; + Không nên dùng uy tín cá nhân để gây ảnh hưởng các thành viên khác + Nên có hội ý và thông nhất trong điều hành, không giải quyết vấn đề phát sinh một mình + Tạo môi trường mọi người cùng tham gia -> có nhiều ý tưởng hay + Làm đúng chức năng phần việc theo kế hoạch đã thống nhất + Không cho phép chỉ trích hoặc có phân biệt đối xử với những thành viên khác nhau … 5 NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT) Nhiệm vụ chính khi điều hành 1 Tuyên bố lý do - Giới thiệu 2 Khai mạc 3 Cung cấp chương trinh,yêu cầu và phương pháp làm việc 4 Điều hành cuộc họp - Bám sát CT (tránh lan man) - Duy trì kỷ luật - Hướng dẫn thảo luận (chung/nhóm) 5 Đánh giá kết quả cuộc họp 6 Tổng kết và bế mạc 6 NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC THEO NHÓM + Phát huy tính tích cực của các thành viên + Khuyến khích tất cả các thành viên trong nhóm có ý kiến riêng của mình + Nên giới hạn thời gian để mọi thành viên cùng tham gia + Cẩn thận lắng nghe các ý kiến đóng góp, không nên trả lời ngay khi chưa suy nghĩ kỹ + Chấp nhận các ý kiến khác nhau và biết gợi mở vấn đề cùng trao đổi + Không đưa nhiều ý kiến để áp đảo tinh thần các thành viên + Cần có thành viên ghi chép nội dung + Cần có thành viên trình bày kết quả … 7 DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM 1 Sử dụng giọng nói có hiệu quả 20 CÁCH 2 Kể các câu chuyện, giai thoại 3 Di chuyển trong khi nói 4 Thay đổi cách thuyết trình 5 Hình thức tài liệu 6 Két hợp BCV tham gia các chủ đề 7 Sử dụng các công cụ trực quan 8 Đặt câu hỏi 9 Tổ chức hoạt động theo nhóm nhỏ 10 Cá nhân hoá việc thuyết trình (có sự tương tác) 8 DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM (TT) 11 Nêu những ý nghĩ hài hước 20 CÁCH 12 Sử dụng các giao tiếp không lời 13 Sử dụng hỗn hợp các kỹ năng 14 Sử dụng cách tiếp cận theo nhóm 15 Khuyến khich sự cạnh tranh 16 Vận dụng cách tiếp cận mới 17 Nêu bật vấn đề trong chủ đề 18 Giải quyết tình huống 19 Nghỉ giải lao -> hội ý 20 Hãy nhiệt tình … 9 KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH  Kỹ năng hiểu người khác  Kỹ năng trình bày  Kỹ năng giao tiếp  Kỹ năng truyền đạt thông tin  Kỹ năng lắng nghe  Kỹ năng đặt câu hỏi  Kỹ năng thuyết phục  Kỹ năng tổng hợp  Kỹ năng nhận phản hồi và cho phản hồi … 10 KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC Hướng ngoại Sức mạnh đến từ bên ngoài Hướng nội Sức mạnh nội tại -Thích làm việc và tiếp xúc với mọi người -Thỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngừoi -Hay nói và dẽ tiếp cận -Cần nơi yên tĩnh -Dễ kết bạn -Ít bạn -Thường nói thẳng -Kín đáo, không dễ nói chuyện -Hay nói ý nghĩ ra ngoài -Suy nghĩ trước khi hành động -Dễ nói về bản thân -Nghĩ trước khi nói 11 SỬ DỤNG THÔNG TIN CỤ THỂ Đánh giá thực tế KQ -Thực tế và khôn ngoan -Tuân thủ quy định, công việc chính xác và tỉ mỉ -Thích thể hiện công việc - Hay bị lôi cuốn bởi các hữu ích - Hay sử dụng nhiều phương pháp có sắn … KHÁI QUÁT Nhìn tổng thể -Có đầu óc tưởng tượng và tư duy -Không quan tâm nhiều quy định, thấy cái chung của sự vật hơn là chi tiết -Cho tương lai là quan trọng -Thích suy gẫm -Dễ bị lôi cuốn bởi tính sáng tạo -Ý tưởng và khả năng lý thú hơn … 12 RA QUYẾT ĐỊNH Lý trí Tình cảm -QĐ do trái tim điều khiển -Các quyết định KQ -Suy nghĩ hợp lý và KH -Có kỹ năng phân tích, yêu thích nguyên tắc -Ít khi thể hiện tình cảm -Thường có chứng kiến rõ ràng … -Tình cảm là quan trọng -Sự cảm thông hoà hợp là quan trọng -Hay biểu lộ tình cảm -Dễ bị thuyết phục bởi các nhu cầu cá nhân -làm việc nhiệt tình cho TT và bạn bè 13 HOẠT ĐỘNG Linh động Kế hoạch -Thích sắp đạt công việc trước -Thích để mở và dễ dàng -Bảo đảm thời gian đúng KH -Có thể thay đổi những sắp đặt -Làm việc chăm chỉ và đáng tin cậy -Dễ trì hoãn việc ra QĐ -Lập KH và tổ chức nề nếp -Làm việc chăm chỉ nhưng theo ngẫu hứng -Thoải mái khi đã ra QĐ -Ghét bị trói buộc, thích nghi tốt -Hay vội vã -Thường ung dung 14 SỰ KHÁC NHAU CỦA CÁC CÁ NHÂN Lấy sực mạnh từ đâu ? Tiếp nhận thông tin như thế nào ? Xử lý thông tin như thế nào ? Tổ chức công việc như thế nào ? Hướng nội 25% Hướng ngoại 75% Cụ thể 75% Khái quát 25% Lý trí 50% Tình cảm 50% Kế hoạch 50% Linh hoạt 50% 15 HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ CAO SỰ KHÁC BIỆT  Mỗi người có thiên hướng, cá tính và nhận thức khác nhau  Vai trò của người tổ chức và điều hành không phải chấn chỉnh và sửa chữa, mà thừa nhận và sử dụng sự khác nhau của các thành viên  Sự khác biệt của các cá nhân tạo nên sự cộng hưởng của tập thể, của nhóm => Hãy phát huy mặt mạnh của từng thành viên và tôn trọng cá tính của mỗi người … 16 Xin cảm ơn sự chú ý lắng nghe của các vị đại biểu 17