KỸ NĂNG TỔ CHỨCVÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP... NỘI DUNG CHÍNHcuộc họp hành cuộc họp Kỹ năng c ần thiết của người tổ chức và điều hành cuộc họp Kỹ năng hiểu được người khác... VAI TRÒ C
Trang 1KỸ NĂNG TỔ CHỨC
VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP
Trang 2NỘI DUNG CHÍNH
cuộc họp
hành cuộc họp
Kỹ năng c ần thiết của người tổ chức
và điều hành cuộc họp
Kỹ năng hiểu được người khác
Trang 3VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC
VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP
Đặc điểm chính của người
tổ chức và điều hành cuộc họp -> đóng vai trò khoa học, khách quan, trung lập
Vai trò chính của người tổ chức và điều hành cuộc họp -> chuẩn bị và hướng dẫn quá trình trước, trong khi diễn ra cuộc họp
Đặc điểm
Trang 4VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC
VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT)
Cần chuẩn bị trong sắp xếp và những thoả thuận
Người tổ chức cần sắp xếp
hoặc thoả thuận về
+ Mục tiêu ? + Thời gian và địa điểm ? + Thành phần ?
+ Nội dung ? + Tiến độ ?
Người điều hành cần
sắp xếp hoặc thoả thuận về
+Thực hiện chương trình + Quản lý sự kiện diễn biến + Kỹ thuật và phương pháp được sử dụng …
Trang 5NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ
C HỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP
Trách nhiệm
và cách làm
+ Có trách nhiệm làm cho moi người hiểu rõ mục tiêu cuộc họp;
+ Không nên dùng uy tín cá nhân để gây ảnh hưởng các thành viên khác + Nên có hội ý và thông nhất trong điều hành, không giải quyết vấn đề phát
sinh một mình + Tạo môi trường mọi người cùng tham gia -> có nhiều ý tưởng hay + Làm đúng chức năng phần việc theo kế hoạch đã thống nhất
+ Không cho phép chỉ trích hoặc có phân biệt đối xử với những thành viên khác nhau …
Trang 6NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC
VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT)
Nhiệm vụ chính
khi điều hành
1 Tuyên bố lý do - Giới thiệu
2 Khai mạc
3 Cung cấp chương trinh,yêu cầu
và phương pháp làm việc
4 Điều hành cuộc họp
- Bám sát CT (tránh lan man)
- Duy trì kỷ luật
- Hướng dẫn thảo luận
(chung/nhóm)
5 Đánh giá kết quả cuộc họp
6 Tổng kết và bế mạc
Trang 7NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC THEO NHÓM
+ Phát huy tính tích cực của các thành viên + Khuyến khích tất cả các thành viên trong nhóm có ý kiến riêng của mình
+ Nên giới hạn thời gian để mọi thành viên cùng tham gia
+ Cẩn thận lắng nghe các ý kiến đóng góp, không nên trả lời ngay khi chưa suy nghĩ kỹ + Chấp nhận các ý kiến khác nhau và biết gợi mở vấn đề cùng trao đổi
+ Không đưa nhiều ý kiến để áp đảo tinh thần các thành viên
+ Cần có thành viên ghi chép nội dung + Cần có thành viên trình bày kết quả …
Trang 8DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG
CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM
20 CÁCH
1 Sử dụng giọng nói có hiệu quả
2 Kể các câu chuyện, giai thoại
3 Di chuyển trong khi nói
4 Thay đổi cách thuyết trình
5 Hình thức tài liệu
6 Két hợp BCV tham gia các chủ đề
7 Sử dụng các công cụ trực quan
8 Đặt câu hỏi
9 Tổ chức hoạt động theo nhóm nhỏ 10.Cá nhân hoá việc thuyết trình
(có sự tương tác)
Trang 9DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG
CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM (TT)
20 CÁCH
11 Nêu những ý nghĩ hài hước
12 Sử dụng các giao tiếp không lời
13 Sử dụng hỗn hợp các kỹ năng
14 Sử dụng cách tiếp cận theo nhóm
15 Khuyến khich sự cạnh tranh
16 Vận dụng cách tiếp cận mới
17 Nêu bật vấn đề trong chủ đề
18 Giải quyết tình huống
19 Nghỉ giải lao -> hội ý
20 Hãy nhiệt tình …
Trang 10K Ỹ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NĂNG C N THI T C A ẦN THIẾT CỦA ẾT CỦA ỦA
NG ƯỜI ĐIỀU HÀNH I ĐI U HÀNH ỀU HÀNH
Kỹ năng hiểu người khác
Kỹ năng trình bày
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng truyền đạt thông tin
Kỹ năng lắng nghe
Kỹ năng đặt câu hỏi
Kỹ năng thuyết phục
Kỹ năng tổng hợp
Kỹ năng nhận phản hồi và cho phản hồi
…
Trang 11KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC
Hướng ngoại
Sức mạnh nội tại
-Thích làm việc và tiếp xúc với mọi
người
-Hay nói và dẽ tiếp cận
-Dễ kết bạn
-Thường nói thẳng
-Hay nói ý nghĩ ra ngoài
- Thỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngừoi -Cần nơi yên tĩnh
-Ít bạn -Kín đáo, không dễ nói chuyện -Suy nghĩ trước khi hành động
Trang 12SỬ DỤNG THÔNG TIN
CỤ THỂ Đánh giá thực tế KQ Nhìn tổng thể KHÁI QUÁT
- Thực tế và khôn ngoan
-Tuân thủ quy định, công việc chính
xác và tỉ mỉ
-Thích thể hiện công việc
- Hay bị lôi cuốn bởi các hữu ích
- Hay sử dụng nhiều phương pháp
có sắn ….
-Có đầu óc tưởng tượng và tư duy -Không quan tâm nhiều quy định, thấy cái chung của sự vật hơn là chi tiết -Cho tương lai là quan trọng
-Thích suy gẫm -Dễ bị lôi cuốn bởi tính sáng tạo -Ý tưởng và khả năng lý thú hơn …
Trang 13RA QUYẾT ĐỊNH
Lý trí Tình cảm
-Các quyết định KQ
-Suy nghĩ hợp lý và KH
-Có kỹ năng phân tích, yêu
thích nguyên tắc
-Ít khi thể hiện tình cảm
-Thường có chứng kiến rõ ràng
…
-QĐ do trái tim điều khiển -Tình cảm là quan trọng -Sự cảm thông hoà hợp là quan trọng -Hay biểu lộ tình cảm
-Dễ bị thuyết phục bởi các nhu cầu
cá nhân -làm việc nhiệt tình cho TT và bạn bè
Trang 14HOẠT ĐỘNG
Kế hoạch
Linh động
-Thích sắp đạt công việc trước
-Bảo đảm thời gian đúng KH
-Làm việc chăm chỉ và đáng tin
cậy
-Lập KH và tổ chức nề nếp
-Thoải mái khi đã ra QĐ
-Hay vội vã
-Thích để mở và dễ dàng -Có thể thay đổi những sắp đặt -Dễ trì hoãn việc ra QĐ
-Làm việc chăm chỉ nhưng theo ngẫu hứng
-Ghét bị trói buộc, thích nghi tốt -Thường ung dung
Trang 15SỰ KHÁC NHAU CỦA CÁC CÁ NHÂN
Lấy sực mạnh
từ đâu ?
Tiếp nhận thông
tin như thế nào ?
Xử lý thông tin
như thế nào ?
Tổ chức công việc
như thế nào ?
Hướng nội 25%
Hướng ngoại
75%
Cụ thể 75%
Khái quát 25%
Lý trí 50% Tình cảm50%
Kế hoạch 50%
Linh hoạt 50%
Trang 16HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ CAO SỰ KHÁC BIỆT
thức khác nhau
không phải chấn chỉnh và sửa chữa, mà thừa nhận và sử dụng sự khác nhau của các thành viên
cộng hưởng của tập thể, của nhóm
=> Hãy phát huy mặt mạnh của từng thành viên và tôn trọng cá tính của mỗi người …
Trang 17Xin c m n s chú ý l ng nghe ảm ơn sự chú ý lắng nghe ơn sự chú ý lắng nghe ự chú ý lắng nghe ắng nghe