KỸ NĂNG CHỦ tọa và điều HÀNH các CUỘC họp

KỸ NĂNG CHỦ TỌA VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP CỦA ĐẢNG VÀ CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI Ở XÃ I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG HỌP Khái niệm vai trò hoạt động họp 1.1 Khái niệm Họp hình thức giao tiếp Đó nhóm người tập trung lại với mục đích để thảo luận, trao đổi định vấn đề Vì họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác ý kiến dẫn đến khơng đồng quan điểm Hoạt động lãnh đạo Đảng sở mà cụ thể ở xã việc lãnh đạo thơng qua họp điều bắt buộc Điều xuất phát từ cầm quyền Đảng Cộng sản Việt Nam, phương thức lãnh đạo Đảng hệ thống trị toàn xã hội - Phương thức lãnh đạo Đảng gì? Là hệ thống hình thức, phương pháp mà Đảng sử dụng để tác động vào lực lượng, tổ chức nhằm thực tốt nội dung lãnh đạo - Đảng Cộng sản Việt Nam cầm quyền thực lãnh đạo hệ thống trị tồn xã hội khơng phải biện pháp hành mà phương thức thích hợp: + Bằng Cương lĩnh trị, chiến lược, sách, chủ trương + Bằng cơng tác tư tưởng, tổ chức, cán + Bằng hoạt động hệ thống tổ chức đảng đảng viên quan nhà nước đồn thể trị - xã hội + Bằng kiểm tra, giám sát việc thực + Bằng phát huy vai trò làm chủ giúp đỡ nhân dân lĩnh vực đời sống xã hội Như vậy, họp xã hình thức quan trọng để cụ thể hóa phương thức lãnh đạo Đảng xã quyền nhân dân địa bàn xã xây dựng Đảng xã ngày sạch, vững mạnh 1.2 Vai trò Hoạt động quan trọng tổ chức đảng xã mà cụ thể đảng sở, chi sở, chi trực thuộc họp Đó hoạt động có vai trò tác dụng to lớn lực lãnh đạo sức chiến đấu chi bộ, đảng bộ, đảm bảo cho đảng bộ, chi đảng viên thực tốt chức năng, nhiệm vụ Trên thực tế, phần lớn hoạt động đảng sở diễn đảng bộ phận chi Đảng sở, chi trực thuộc trực tiếp tiến hành hoạt động xây dựng tổ chức sở đảng, trực tiếp giáo dục, rèn luyện đảng viên, phân công công việc quản lý đảng viên, tiến hành thủ tục kết nạp đảng viên, đưa người không đủ tư cách đảng viên khỏi Đảng theo quy định Điều lệ Đảng hướng dẫn cấp Đảng bộ, chi trực tiếp đưa đường lối sách, nghị Đảng nghị đảng ủy sở vào nhân dân tổ chức thực Như vậy, họp tổ chức đảng sở có vai trò, tác dụng to lớn xây dựng nội Đảng, củng cố, tăng cường đoàn kết thống Đảng, khẳng định phát huy mặt mạnh, sai lầm, khuyết điểm cán bộ, đảng viên tổ chức đảng Các họp diễn đàn dân chủ phát huy trí tuệ, tính sáng tạo đảng viên để tìm chủ trương, giải pháp thực tốt nhiệm vụ trị Thơng qua họp có chất lượng, trình độ mặt đảng viên nâng lên bước trưởng thành Bởi vậy, chất lượng họp yếu tố định sức sống, phát triển đảng bộ, chi Thực tiễn chứng minh, đảng bộ, chi vững mạnh đảng bộ, chi có chất lượng họp tốt gồm: trì thành nếp; nội dung phong phú, thiết thực; hình thức đa dạng Hiện nay, chất lượng họp nhiều đảng bộ, chi thấp Tình trạng phổ biến họp thất thường, nội dung nghèo nàn, thiết thực, hình thức đơn điệu Vai trò, tác dụng họp nhiều nơi chưa thể rõ Đây vấn đề cần giải Phân loại họp tính chất họp xã 2.1 Phân loại Các họp tổ chức đảng xã nhìn chung phong phú, đa dạng phân loại thành dạng bản: - Dạng họp có tính chất nội Đảng: Đó họp diễn nội Đảng nhằm giải vấn đề trình lãnh đạo, đạo, kiện tồn tổ chức Đảng Những họp thuộc dạng có tính phổ biến sở là: + Đại hội chi bộ, đảng có vai trò, tác dụng lớn, sinh hoạt trị quan trọng chi bộ, đảng nhằm kiểm điểm, đánh giá trình lãnh đạo, tổ chức thực nhiệm vụ trị chi bộ, đảng nhiệm kỳ đó, ưu, khuyết điểm, nguyên nhân, rút kinh nghiệm bổ ích; xác định định nhiệm vụ trị nhiệm kỳ chi bộ, đảng với chủ trương, giải pháp tổ chức thực hiện; bàn bạc xác định mục tiêu, phương hướng, giải pháp xây dựng chi bộ, đảng bộ, thực nhiệm vụ xây dựng chỉnh đốn đảng, nâng cao lực lãnh đạo sức chiến đấu chi bộ, đảng bộ; lựa chọn bầu chi ủy, đảng ủy lãnh đạo thực nhiệm vụ trị nhiệm vụ khác nhiệm kỳ + Các họp định kỳ đột xuất đảng ủy, chi ủy; + Các họp giao ban với cấp cấp dưới; + Các họp nhằm học tập, quán triệt đường lối, thị, nghị Đảng sách, pháp luật Nhà nước, thị, nghị tổ chức đảng cấp trên; thơng tin vấn đề tình hình giới, nước, địa phương có liên quan đến tư tưởng đảng viên đảng bộ, chi quần chúng đơn vị - Dạng họp mở rộng: Do Đảng ta Đảng cầm quyền nên họp xã không diễn nội Đảng mà có tham gia tổ chức trị - xã hội quần chúng nhân dân Dưới hình thức chủ yếu: + Hội nghị đoàn thể, tổ chức xã hội tham gia ý kiến vào chủ trương, nghị lãnh đạo Đảng + Hội nghị quán triệt chủ trương, nghị lãnh đạo tổ chức đảng cấp chương trình, mục tiêu hoạt động đảng cấp + Hội nghị đồn thể, tổ chức xã hội bỏ phiếu tín nhiệm, giới thiệu người vào cương vị lãnh đạo, giới thiệu người ưu tú, tiên tiến trưởng thành từ phong trào cách mạng quần chúng cho tổ chức đảng bồi dưỡng kết nạp vào Đảng + Hội nghị góp ý phê bình cán bộ, đảng viên 2.2 Tính chất 2.2.1 Tính lãnh đạo Tính chất lãnh đạo họp thể ở: sinh hoạt đảng viên phải bàn bạc, thảo luận cách dân chủ vấn đề cần giải nghị hoạt động chi bộ, đảng 2.2.2 Tính giáo dục Tính giáo dục họp thể ở: qua họp trình độ mặt đảng viên quần chúng nhân dân nâng lên, ngày nhận thức sâu sắc đường lối, sách Đảng; đảng viên có thêm kiến thức bổ ích, kinh nghiệm thiết thực hoạt động thực tiễn; đảng viên tự nhận thấy vững vàng công tác Đó điều kiện quan trọng để họ hồn thành tốt nhiệm vụ giao Tính giáo dục thể việc nêu gương điển hình tiên tiến, gương đảng viên tiên phong gương mẫu phê bình sai lầm, khuyết điểm chi bộ, đảng đảng viên 2.2.3 Tính chiến đấu Tính chiến đấu thể chỗ phải nhìn thẳng vào thật, đánh giá ưu điểm, thành tựu, phê phán nghiêm khắc sai lầm, khuyết điểm đảng ủy, chi ủy, đảng bộ, chi cán bộ, đảng viên đề biện pháp phát huy ưu điểm, sửa chữa khuyết điểm Để họp đạt chất lượng tốt cần đảm bảo ba tính chất nêu trên, ngồi cần ý đến tình đồng chí, thương u, tơn trọng lẫn nhau, hiểu rõ hồn cảnh, thơng cảm, giúp đỡ tận tình, tạo điều kiện để đảng viên giải khó khăn, vươn lên công tác đời sống II KỸ NĂNG CHỦ TRÌ VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP Ở XÃ Kỹ chủ trì điều hành họp tổ chức Đảng Về bản, họp tổ chức Đảng xã tuân thủ theo quy trình họp thơng thường khác Tuy nhiên đặc thù tổ chức đảng, xin trình bày quy trình bước sinh hoạt chi Chương trình lễ kết nạp đảng viên 1.1 Quy trình bước sinh hoạt chi * Bước chuẩn bị: - Căn vào Nghị cấp trên, Nghị đảng ủy xã, ban chi uỷ Bí thư chi phải hội ý chuẩn bị nội dung, dự thảo Nghị trước sinh hoạt để thống nội dung chương trình - Lựa chọn hình thức sinh hoạt định kỳ (sơ kết hoạt động chi tháng trước dự thảo phương hướng tháng tới), lồng ghép với sinh hoạt chuyên đề - Xác định thời gian cụ thể ngày tháng - Mời đại biểu tới dự (nếu có) Bí thư chi chuẩn bị văn nội dung sinh hoạt nêu trên, phân cơng đảng viên chi uỷ chuẩn bị (chi chưa có ban chi ủy Bí thư chi phải chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung sinh hoạt, dự thảo nghị quyết) Nội dung sinh hoạt định kỳ hàng tháng cần: đánh giá tình hình thực nhiệm vụ chi tháng đó; nắm tình hình thực nhiệm vụ mà chi phân công cho đảng viên, mức độ hồn thành, khó khăn hướng khắc phục; công tác xây dựng đảng chi bộ, lồng ghép với nội dung khác thông tin thời sự, sinh hoạt chuyên đề, chi bàn nội dung mà chi thấy cần thiết giải pháp phòng chống bão lũ, sạt lở đất, rét đậm, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh môi trường, bảo vệ rừng, vận động trẻ em đến trường học, dân số kế hoạch hố gia đình… Ngoài cần thiết chi tổ chức sinh hoạt bất thường, Bí thư chi phải chuẩn bị nội dung sinh hoạt Thông báo thời gian, địa điểm, thành phần họp để đảng viên tham gia sinh hoạt đầy đủ * Bước tiến hành: Bí thư chi chủ trì hội nghị chi bộ, lựa chọn đảng viên làm thư ký ghi biên - Bí thư chi thơng báo nội dung sinh hoạt chi tháng mà chi uỷ thống cần thông qua hội nghị chi bộ, đánh giá kết lãnh đạo thực nhiệm vụ trị chi tháng qua, phương hướng tháng tới, thông báo nội dung cần biểu - Thông báo nội dung đảng uỷ xã, thị, nghị cấp trên, thông tin thời sự…, công tác xây dựng Đảng theo tinh thần cấp ủy cấp - Chi thảo luận, góp ý kiến, đảng viên phát huy dân chủ, thẳng thắn, trung thực với tinh thần trách nhiệm cao, nêu cao ý thức phê bình tự phê bình để đóng góp ý kiến, đánh giá, xây dựng nghị - Bí thư chi cần theo dõi diễn biến họp ghi chép đầy đủ để tổng hợp ý kiến kết luận Nêu giải pháp cần thiết nhằm khắc phục hạn chế việc lãnh đạo thực nhiệm vụ, Bí thư biểu dương đảng viên thực tốt phê bình đảng viên chưa thực tốt nhiệm vụ giao, uốn nắn, giáo dục đảng viên Tiếp tục phân công đảng viên thực nhiện vụ, công tác xây dựng đảng tháng tới công tác đảng viên, công tác tư tưởng, công tác kiểm tra giám sát - Có thể gắn với nội dung sinh hoạt chuyên đề mà chi uỷ chuẩn bị nội dung sinh hoạt nêu trên, bàn giải pháp thực phân công nhiệm vụ cho đảng viên - Nếu cần thiết chi biểu quyết, Bí thư kết luận, nhắc nhở đảng viên chấp hành Nghị * Bước kết thúc: Thư ký hoàn thiện biên họp chi thông qua nghị quyết, ký văn cần thiết, lưu hồ sơ chi bộ, đảng 1.2 Chương trình lễ kết nạp đảng viên - Chào cờ (hát quốc ca, quốc tế ca) - Bí thư chi tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu - Giới thiệu quần chúng ưu tú lên đọc đơn xin vào Đảng - Giới thiệu đảng viên thức chi phân cơng giúp đỡ đọc lời giới thiệu (1 đảng viên thức đọc lời giới thiệu, có mẫu) - Giới thiệu Bí thư đồn xã lên đọc lời giới thiệu Ban Chấp hành đoàn giới thiệu đoàn viên ưu tú vào Đảng (nếu quần chúng ưu tú độ tuổi đồn) - Bí thư chi đọc định kết nạp đảng viên - Giới thiệu đảng viên đọc lời tuyên thệ - Bí thư chi nêu quyền nhiệm vụ đảng viên, phân công đảng viên thức tiếp tục giúp đỡ đảng viên dự bị - Giới thiệu đồng chí Bí thư đảng uỷ xã lên phát biểu ý kiến - Bế mạc Kỹ chủ trì điều hành họp tổ chức trị - xã hội 2.1 Giai đoạn chuẩn bị - Chuẩn bị nội dung tài liệu cần thiết Người lãnh đạo có trách nhiệm phân công cho phận chuyên môn cá nhân chuẩn bị nội dung tài liệu báo cáo, tham luận (nếu có), thơng tin cần thiết cho họp - Xác định thời gian họp thành phần khách mời - Chuẩn bị trước chương trình họp - Chuẩn bị sở vật chất Sau chuẩn bị công việc cần thiết, trước họp tiến hành nên kiểm tra lại lần cuối để đảm bảo họp không bị ảnh hưởng 2.2 Giai đoạn tiến hành Cuộc họp thường diễn theo trình tự sau: - Ổn định tổ chức trước họp - Khai mạc họp Trong phần khai mạc cần tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, nêu mục tiêu họp, chủ toạ họp, giới thiệu thư ký họp, thơng qua chương trình họp - Trình bày nội dung báo cáo vấn đề cần thảo luận - Điều khiển tổng hợp ý kiến thảo luận Dưới số kỹ thuật điều hành cần nắm vững chủ trì họp: + Bảo đảm nội dung họp: Cần phải đảm bảo cho họp đề cập đầy đủ tất vấn đề đặt chương trình họp khoảng thời gian dự kiến trước Cần nhấn mạnh vào trọng tâm thảo luận; + Sử dụng hiệu phút đầu tiên: thời điểm để nêu vấn đề, tạo thu hút, lôi kéo tập trung, ý người tham dự; + Lựa chọn hình thức thảo luận: Tuỳ tính chất u cầu họp mà người chủ trì lựa chọn hình thức thảo luận phù hợp; + Thúc đẩy giao tiếp: Thúc đẩy giao tiếp có nghĩa phải biết cách lắng nghe, giải thích cho người ta hiểu, ngăn bớt người nói chuyện, điều chỉnh người lơ đãng, ngăn bớt ý kiến thái độ cực đoan, dung hoà xung đột, đóng vai trò trọng tài hồ giải cần…; + Thúc đẩy đóng góp ý kiến: Tức tạo hội cho tất người dự họp tham gia tích cực vào họp Người điều khiển thảo luận cần phải biết cách dẫn dắt, khơi gợi vấn đề, khuyến khích người im lặng phát biểu, đồng thời lại phải cắt bớt ý kiến phát biểu dài dòng lấn át người khác + Quản lý, điều hành họp để hoạt động hướng tới mục tiêu đặt từ trước Một yêu cầu đặc biệt quan trọng quản lý họp phải điều phối, kiểm soát thời gian + Điều khiển việc biểu thông qua: Khi điều khiển việc biểu quyết, người chủ trì cần đặc biệt ý đảm bảo nguyên tắc biểu quyết, đảm bảo thành phần tham gia biểu phải thủ tục luật định yêu cầu chung công khai, minh bạch Có thể nói, khả người chủ trì việc xử lý tình ảnh hưởng lớn đến hiệu làm việc Tình phát sinh họp văn đa dạng khó giải Do vậy, đặt yêu cầu cao cho người chủ trì kiến thức, kinh nghiệm, kỹ thái độ Một số kỹ thuật giúp người chủ trì kiểm sốt tình hình tốt hơn: Thứ nhất, người chủ trì cần có phận thường trực (cả phận chuyên môn hậu cần) để giúp xử lý kịp thời tình phát sinh để đảm bảo họp không bị gián đoạn Thứ hai, tiên lượng trước câu hỏi tranh cãi xảy ra, trường hợp chưa tìm câu trả lời cho vấn đề thuộc trách nhiệm mình, người chủ trì nên thẳng thắn nói với người Hãy ghi lại câu hỏi, tìm kiếm câu trả lời phản hồi lại sau Thứ ba, lắng nghe cẩn thận Thứ tư, trả lời vấn đề theo nội dung Thứ năm, kiểm sốt thời gian Thứ sáu, ứng phó với quan điểm cá nhân Điều khiển việc biểu thơng qua hình thức, nội dung văn Thơng qua hình thức văn ban hành 2.3 Giai đoạn kết thúc, bế mạc họp Ở phần này, người điều hành họp cần tóm tắt lại nội dung chốt lại vấn đề thống nhất, vấn đề chưa thống nội dung nguyên nhân Thông qua biên họp Sau họp kết thúc, cần tiếp tục đạo, đơn đốc kiểm tra việc hồn thành văn vấn đề định họp việc ban hành văn thức văn thơng báo họp CÂU HỎI THẢO LUẬN Câu 1: Anh, chị đánh hoạt động hội họp địa phương anh, chị? Câu 2: Anh, chị đóng vai người dẫn chương trình lễ kết nạp đảng viên TÀI LIỆU THAM KHẢO - Điều lệ Đảng cộng sản Việt Nam 2011 - Điều lệ Mặt trận Tổ quốc Việt Nam 2009 - Điều lệ Hội Nông dân Việt Nam 2008 - Điều lệ Hội Cựu chiến binh Việt Nam 2007 - Điều lệ Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh 2011 - Điều lệ Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam 2012 - Học viện Hành chính, Kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành nhà nước, NXB Khoa học kỹ thuật, Tập 3, 2009 - Lưu Kiếm Thanh, Nghiệp vụ hành văn phòng, NXB Thống kê, 2009 - Nguyễn Văn Thâm, Điều hành cơng sở hành nhà nước, NXB Khoa học kỹ thuật, 2009  ... đỡ tận tình, tạo điều kiện để đảng viên giải khó khăn, vươn lên công tác đời sống II KỸ NĂNG CHỦ TRÌ VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP Ở XÃ Kỹ chủ trì điều hành họp tổ chức Đảng Về bản, họp tổ chức Đảng... mục tiêu họp, chủ toạ họp, giới thiệu thư ký họp, thông qua chương trình họp - Trình bày nội dung báo cáo vấn đề cần thảo luận - Điều khiển tổng hợp ý kiến thảo luận Dưới số kỹ thuật điều hành cần... Quản lý, điều hành họp để hoạt động hướng tới mục tiêu đặt từ trước Một yêu cầu đặc biệt quan trọng quản lý họp phải điều phối, kiểm soát thời gian + Điều khiển việc biểu thông qua: Khi điều khiển