Bài giảng Kỹ năng tổ chức và điều hành hội họp - TS. Bùi Quang Xuân

Bài giảng Kỹ năng tổ chức và điều hành hội họp giới thiệu tới người đọc các nội dung: Hoạt động hội họp của tổ chức nhà nước, tổ chức hoạt động hội họp của tổ chức nhà nước, điều hành các hoạt động hội họp. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

K  NĂNG T  CH C VÀ ĐI U HÀNH H I H PỸ Ổ Ứ Ề Ộ Ọ

§ Cu c  h p  là  n i  đ   trao  đ i  và  ộ ọ ơ ể ổ

VAI TRÒ H I H P Đ I V I HO T Đ NG C A  Ộ Ọ Ố Ớ Ạ Ộ Ủ

CU C H P ĐÓNG VAI TRÒ R T QUAN TR NGỘ Ọ Ấ Ọ

ü Là  n i  mà  b u  không  khí  và  văn  ơ ầ hoá c a t  ch c đ ủ ổ ứ ượ c duy trì, 

üLà  m t  trong  nh ng  cách  th c  đ   ộ ữ ứ ể các  t   ch c  nói  v i  đ i  ngũ  nhân  ổ ứ ớ ộ viên

II. CH C HO T Đ NG H I H P C A  Ứ Ạ Ộ Ộ Ọ Ủ

T  CH C NHÀ N Ổ Ứ ƯỚ C

1 Khái ni m ệ

2 N i dung ộ

CÁC LO I HÌNH VÀ TÍNH CH T C A H I H PẠ Ấ Ủ Ộ Ọ

1. Đ I H I Ạ Ộ

2. H

I N GH

Ộ Ả

4. G IAO

 B AN

NH

 

TH

C  KH ÁC

Ứ

CÁC LO I HÌNH VÀ TÍNH CH T C A H I H P Ạ Ấ Ủ Ộ Ọ

§ Tại sao phải điều hành một cuộc

họp?

§ Các chức năng của một cuộc họp

§ Các kiểu họp

§ Chuẩn bị cho một cuộc họp

§ Định nghĩa mục tiêu

§ Con người

§ Bài thuyết trình

§ Chủ tọa

§ Điều hành cuộc họp

§ Thời gian trình bày

§ Kết thúc cuộc họp

II. T  CH C HO T Đ NG H I H P C A  Ổ Ứ Ạ Ộ Ộ Ọ Ủ

Đ  T  CH C M T CU C H P HI U QUỂ Ổ Ứ Ộ Ộ Ọ Ệ Ả

N I DUNG T  CH C HO T Đ NG H I H P Ộ Ổ Ứ Ạ Ộ Ộ Ọ

N I DUNG T  CH C HO T Đ NG H I H P Ộ Ổ Ứ Ạ Ộ Ộ Ọ

N I DUNG T  CH C HO T Đ NG H I H P Ộ Ổ Ứ Ạ Ộ Ộ Ọ

1. Có th m quy n & trách ni m ẩ ề ệ

2. Có năng l c đ  đóng góp ý ki n ự ể ế

3. Ch u  nh h ị ả ưở ng b i các quy t đ nh ở ế ị

4. Nh ng ng ữ ườ ầ i c n thông tin đ ượ c trình bày

5. Các đ i t ố ượ ng khác mà múc đích t  ch c h p h i ổ ứ ọ ộ

XÁC Đ NH M C ĐÍCH H I H PỊ Ụ Ộ Ọ § C  TH , RÕ RÀNGỤ Ể

THÀNH PHẦN

VAI TRÒ C A NG Ủ ƯỜ I T  CH C   Ổ Ứ

và đ a đi m ? ị ể + Thành ph n ? ầ + N i dung ? ộ

+ Ti n đ  ? ế ộ

ØNgười điều

hành cần

+Th c hi n chự ệ ương trình+ Qu n lý s  ki n di n bi nả ự ệ ễ ế

+ K  thu t và phỹ ậ ương pháp 

đượ ử ục s  d ng …

L CH TRÌNH CU C H P Ị Ộ Ọ

PHÂN CÔNG NG ƯỜ I GHI CHÉP

N I DUNG T  CH C HO T Đ NG H I H P Ộ Ổ Ứ Ạ Ộ Ộ Ọ

2

……

TRONG KHI TH C HI N H I NGH Ự Ệ Ộ Ị

§ Tối ưu hóa số người tham dự cuộc họp.

§ Kế hoạch sơ bộ của cuộc họp và thảo luận với  các thành viên chủ chốt trước cuộc họp.

KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC

NGƯỜI HƯỚNG

NGOẠI Sức mạnh đến từ bên ngoài

KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC

NGƯỜI HƯỚNG NỘI Sức mạnh nội tại

1. Th nh tho ng m i ti p xúc vói m i  ỉ ả ớ ế ọ

KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC

29

Hướng ngoại Sức mạnh đến từ bên ngoài

Hướng nội Sức mạnh nội tại

- Thích làm việc và tiếp xúc với mọi người

- Hay nói và dẽ tiếp cận

K  NĂNG HI U NG Ỹ Ể ƯỜ I KHÁC

§ Tối ưu hóa số người tham dự cuộc họp.

§ Kế hoạch sơ bộ của cuộc họp và thảo luận với  các thành viên chủ chốt trước cuộc họp.

KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC

NGƯỜI HƯỚNG

NGOẠI Sức mạnh đến từ bên ngoài

KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC

NGƯỜI HƯỚNG NỘI Sức mạnh nội tại

1. Th nh tho ng m i ti p xúc vói m i  ỉ ả ớ ế ọ

K  NĂNG HI U NG Ỹ Ể ƯỜ I KHÁC

35

Hướng ngoại

Sức mạnh đến từ bên ngoài

Hướng nội Sức mạnh nội tại

- Thích làm việc và tiếp xúc với mọi người

- Hay nói và dẽ tiếp cận

HO T Đ NG  Ạ Ộ

36

Kế hoạch

Linh động

-Thích sắp đạt công việc trước

-Bảo đảm thời gian đúng KH

-Làm việc chăm chỉ và đáng tin cậy

-Làm việc chăm chỉ nhưng theo ngẫu hứng

-Ghét bị trói buộc, thích nghi tốt -Thường ung dung

Lý trí 50%

Tình cảm 50%

Kế hoạch 50%

Linh hoạt 50%

HI U VÀ ĐÁNH GIÁ CAO S  KHÁC BI TỂ Ự Ệ

§ M i  ng ỗ ườ i  có  thiên  h ướ ng,  cá  tính  và  nh n  ậ

th c khác nhau ứ

§   Vai  trò  c a  ng ủ ườ ổ i  t   ch c  và  đi u  hành  ứ ề

không ph i ch n ch nh và s a ch a, mà th a  ả ấ ỉ ử ữ ừ

nh n và s  d ng s  khác nhau c a các thành  ậ ử ụ ự ủ

viên

§ S   khác  bi t  c a  các  cá  nhân  t o  nên  s   ự ệ ủ ạ ự

c ng h ộ ưở ng c a t p th , c a nhóm  ủ ậ ể ủ

=>  Hãy  phát  huy  m t  m nh  c a  t ng  thành  ặ ạ ủ ừ

viên và tôn tr ng cá tính c a m i ng ọ ủ ỗ ườ i …

Đ  T  CH C M T CU C H P HI U QUỂ Ổ Ứ Ộ Ộ Ọ Ệ Ả

Ø Kỹ năng giao tiếp

Ø Kỹ năng truyền đạt thông tin

3.Di chuyển trong khi nói

4.Thay đổi cách thuyết trình

5.Hình thức tài liệu

S  D NG THÔNG TIN Ử Ụ

47

CỤ THỂ Đánh giá thực tế KQ Nhìn tổng thểKHÁI QUÁT

- Thực tế và khôn ngoan

- Tuân thủ quy định, công việc chính

xác và tỉ mỉ

- Thích thể hiện công việc

- Hay bị lôi cuốn bởi các hữu ích

- Hay sử dụng nhiều phương pháp

có sắn ….

- Có đầu óc tưởng tượng và tư duy

- Không quan tâm nhiều quy định, thấy cái chung của sự vật hơn là chi tiết -Cho tương lai là quan trọng

-Thích suy gẫm -Dễ bị lôi cuốn bởi tính sáng tạo -Ý tưởng và khả năng lý thú hơn …

-Dễ bị thuyết phục bởi các nhu cầu

cá nhân -làm việc nhiệt tình cho TT và bạn bè

B T Đ U CU C H P Ắ Ầ Ộ Ọ

ü Truy n  đ t  m c  tiêu  và  k t  qu   mong  mu n  t i  t t  c   nh ng  ng ề ạ ụ ế ả ố ớ ấ ả ữ ườ i  tham  d   cu c  ự ộ

h p.  ọ

ü Làm rõ nh ng cách th c tham gia và giao ti p trong cu c h p mà b n mong mu n.  ữ ứ ế ộ ọ ạ ố

ü Đ t ra nh ng nguyên t c cõ b n (Tiêu chu n):  ặ ữ ắ ả ẩ

ü Khi nào cu c h p d ng l i và k t thúc.  ộ ọ ừ ạ ế

ü Các thành viên s  đ ẽ ượ c nghe bàn th o nh  th  nào.  ả ư ế

ü Các mâu thu n, xung đ t s  đ ẫ ộ ẽ ượ c gi i quy t nh  th  nào.  ả ế ư ế

ü Mong đ i nh ng gì   m i thành viên.  ợ ữ ở ỗ

ü Nh ng ch  đ  ch  đ ữ ủ ề ỉ ượ ư c l u hành n i b   ộ ộ

ü Hãy th  hi n r ng b n th c s  đánh giá cao các   ki n, nh n đ nh và ch t v n c a  ể ệ ằ ạ ự ự ư ế ậ ị ấ ấ ủ

m i ng ọ ườ i. 

hut-Up)

ü Giúp đ  t p th  quy t đ nh nh ng b ỡ ậ ể ế ị ữ ướ c ti p theo.  ế

ü Xem xét l i nh ng b ạ ữ ướ c đi ti p theo đã đ ế ượ ấ c  n đ nh, đ m b o r ng m i ng ị ả ả ằ ỗ ườ ề i đ u 

bi t rõ nhi m v  c a mình. Hãy ch c ch n r ng m i ng ế ệ ụ ủ ắ ắ ằ ọ ườ i đang chuy n t  “bàn b c”  ể ừ ạ sang “hành đ ng”.  ộ

ü Ở  ph n k t lu n, hãy t ng k t l i nh ng gì t p th  đã làm đ ầ ế ậ ổ ế ạ ữ ậ ể ượ c. 

ü L ch s  c m õn s  tham gia và đóng góp c a m i ng ị ự ả ự ủ ọ ườ i trong cu c h p  ộ ọ

và thành viên vắng mặt (cùng với lý do vắng mặt).

quyết định, trách nhiệm cá nhân cho các nhiệm vụ được phân công.

họp kế.

Tài nguyên tốt nhất  cuả tư liệu và ký ức của  một  cuộc họp  là  biên bản cuộc họp , vì thế hãy dùng một ít  thời gian của bạn để đảm bảo rằng chúng đã được soạn 

thảo thích hợp.

5. Tri n khai, theo dõi th c hi nể ự ệ

6. Ti n hành thu th p các d  li u chu n b  ch  k  h p ế ậ ữ ệ ẩ ị ọ ỳ ọ

sau n u cóế

SAU HỘI NGHỊ

1. Hãy chuyển biên bản họp cho các

thành viên họp và những người liên quan.

2. Ghi nhận lại những kế hoạch hoặc

quan điểm đã thống nhất làm cơ sở

để thực hiện.

SAU HỘI NGHỊ

3. Có một đánh giá khá vui trong giới công sở

là họ hay nói “sau mỗi buổi họp lại phát sinh nhiều buổi họp và sau những buổi họp tiếp theo lại phát sinh những vấn đề tiếp theo”,

nguyên tắc họp hành

SAU HỘI NGHỊ

4.Hãy xem cuộc họp là công cụ điều hành, đừng biến nó thành cỗ máy nuốt thờigian của nhân viên.

NH NG HÀNH Đ NG TI P THEO Ữ Ộ Ế

ü Đánh  giá  v   cu c  h p:  Nh ng  gì  đã  làm  ề ộ ọ ữ

đ ượ c? Nh ng gì ch a làm đ ữ ư ượ c? Nh ng gì  ữ

c n c i thi n trong nh ng l n ti p theo?  ầ ả ệ ữ ầ ế

ü Chu n b  nh ng vi c “h u­ bàn b c” sau  ẩ ị ữ ệ ậ ạ khi cu c h p k t thúc.  ộ ọ ế

III. ĐI U HÀNH CÁC HO T Đ NG H I H P Ề Ạ Ộ Ộ Ọ

1 T ng quan ổ

2 N i dung ộ

3 X  lý tình hu ng ử ố

III. ĐI U HÀNH CÁC HO T Đ NG H I H P Ề Ạ Ộ Ộ Ọ

Công vi c đ ệ ượ c ti n hành đ   ế ể

m t  ho t  đ ng  h i  h p,  đ m  ộ ạ ộ ộ ọ ả

b o  cho  ho t  đ ng  h i  h p  ả ạ ộ ộ ọ

di n  ra  theo  ễ ch ươ ng  trình  & 

đ t t i  ạ ớ m c tiêu ụ  đã đ nh ị

YÊU C U Đ I V I ĐI U HÀNH Ầ Ố Ớ Ề

N I DUNG ĐI U HÀNH Ộ Ề

1. Tìm hi u k  ho ch & ch ể ế ạ ươ ng trình 

ngh  s ị ự

2. Liên h  & ph i h p ệ ố ợ

3. L p ph ậ ươ ng án đi u hành ề

TR ƯỚ C KHI ĐI U HÀNH H I  Ề Ộ

H P Ọ

ĐI U HÀNH H I H P Ề Ộ Ọ