Bài giảng Kỹ năng lãnh đạo và quản lý: Xây dựng và quản lý nhóm làm việc cung cấp cho người học các kiến thức: Hiểu thế nào về nhóm, tổ chức nhóm làm việc, định nghĩa nhóm, các hình thức nhóm, trách nhiệm đối với cá nhân,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Xây dựng quản lý nhóm làm việc PGS TS Trần Văn Bình International Executive Master of Business Administration Hiểu nhóm lLàm việc theo nhóm tảng cho tất phương thức quản lý thành cơng lQuản lý tốt nhóm làm việc thách thức lớn thú vị nhà quản lý cho dù bắt đầu hay có kinh nghiệm International Executive Master of Business Administration Tỉ c hø c nhãm lµm viƯc l l l l 33 Làc ực kỳq uantrọng tro ng điềukiệnkinhd o anh hiệnnay v ỡ: Chủ nghĩa cá nhân Chuyên môn hp Khôngcò nquantrng Quyền lực áp đặt Sự kồng kềnh nhiều tầng cấp Thaybằng Tính tập thể Sự đa dạng chuyên môn công việc Tự chủ, giao qun Ph¶n øng nhanh, gän International Executive Master of Business Administration Làmviệc the o nhóm điểmmạnh Nếunhóm tố t Kết hợp cộng hưởng mạnh người ólà:1+1=m ộ ts ố lớnhơn2 l Phân công lao động, tiết kiệm thời gian l Tạo không khí vui vẻ, không lẻ loi l Tạo thi đua, cạnh tranh l Giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm học tập lẫn l… l 44 International Executive Master of Business Administration Lµm viƯc the o nhãm Khã khăn = Khã nhÊt trÝ nhóm = Khó định nhanh = Chia sẻ quyền lợi trách nhiệm 55 = Cạnh tranh không lành mạnh = Khó trao đổi thông tin = Khó lãnh đạo International Executive Master of Business Administration nhnghanhúm Cú nhiều định nghĩa nhóm nhiên tất ngụ ý rằng: • Có nhiều người tham gia • Phải có tương tác lẫn • Mục đích hay dự định chung • Cùng nổ lực làm việc tập thể International Executive Master of Business Administration Khái niệm nhóm làm việc Nhãm lµ liên kết hay nhiều cá nhân có tác động qua lại phụ thuộc lẫn nhằm thoả mãn nhng nhu cầu thành viên đạt tới nhng mục tiêu chung l Thơng thường, nhóm làm việc tập thể cá nhân có kỹ bổ sung cho để phục vụ cho mục đích chung với trách nhiệm tập thể l International Executive Master of Business Administration Đặc điểm nhóm làm việc l Nhãm víi người khác tạo hoá nhóm ỉ Thóique nlàm việcvàs inhhoạt ỉQuanhệgiacácthànhviên ỉNiềm tin,tiêuchuẩnvàtiêuthứ cđánhgiá chung International Executive Master of Business Administration Mục tiêu hình thành nhóm Tùy theo trường hợp mà mục tiêu nhóm là: l Nâng cao suất sản xuất; l Nâng cao chất lượng sản xuất; l Làm cho tất người lao động tham gia vào trình định nhằm nâng cao mức độ thỏa mãn công việc họ; l Xem xét hệ thống thực tế làm việc để giảm lãng phí thời gian; l Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng để nắm rõ nhu cầu thị trường International Executive Master of Business Administration Nhóm thức phi thức Nhóm thức: doanh nghiệp thiết lập thừa nhận cách điển hình, có mục tiêu cụ thể nhằm góp phần tiến tới mục tiêu chung doanh nghiệp Nhóm phi thức nhóm thiết lập thông qua tương tác tiếp xúc thành viên doanh nghiệp 10 International Executive Master of Business Administration Hànhvikhông hiệuquả khilàmviệc nhóm l Hiếu thắng l Không lng nghe ý kiến người khác l Lấn át người khác, thích gây ảnh hưởng áp đảo l Khoe khoang thích thể l Chỉ coi trọng cá nhân mỡnh l Lảng tránh 35 International Executive Master of Business Administration Hànhvic óhiệuquả khilàmviệc nhóm l Chia sẻ thông tin l Làm rõ ý nghĩa lời nói hay thông tin l Tóm tắt ý tưởng có liên quan l KiĨm tra tÝnh thùc tiƠn l Phèi hỵp/ ĐiỊu hoà l Khuyến khích người khác l 36 International Executive Master of Business Administration Những vấn đề nhóm l Mâu thuẩn không lành mạnh l Không đạt trí l Nhóm khơng thể giao tiếp l Ít tham gia l Thiếu tiến l Lãnh đạo vô lý 37 International Executive Master of Business Administration Mâu thuẩn khơng lành mạnh Hành vi đặc trưng Chế nhạo, cơng kích cá nhân Tranh cãi Thiếu sự hỗ trợ của những người khác Cử chỉ quá khích Giải pháp Dẹp bỏ sự chế nhạo và cơng kích cá nhân; đương đầu trực tiếp với chúng u cầu các thành viên tập trung vào hành vi thay vì cơng kích tính cách Đề ra quy tắc về các cuộc thảo luận có thể gây bất đồng 38 International Executive Master of Business Administration Không đạt trí Hành vi đặc trưng Cứng nhắc với các vị trí Tranh luận giống nhau, khơng có thơng tin gì mới Giải pháp Tìm những lĩnh vực nhỏ hơn để nhất trí Hỏi xem cần có những yếu tố nào để đạt được sự nhất trí Thảo luận các hậu quả của sự khơng nhất trí 39 International Executive Master of Business Administration Nhóm giao tiếp Hành vi đặc trưng Các thành viên ngắt lời hoặc lấn át người khác Một số người giử im lặng Vấn đề được nói bóng gió chứ khơng nêu ra chính thức Giải pháp Đề ra các quy tắc thảo luận trong nhóm Tích cực thu hút ý kiến Cân nhắc việc sử dụng người hướng dẫn bên ngồi 40 International Executive Master of Business Administration Ít tham gia Hành vi đặc trưng Nhiệm vụ khơng được hồn thành Khơng tận tâm Thiếu tích cực trong cuộc họp Giải pháp Khẳng định mong muốn của trưởng nhóm rằng việc tham gia phải được chia sẻ Hỏi tại sao có tình trạng tham gia hoạt động kém như vậy Đánh giá sự phù hợp của các thành viên với nhiệm vụ của mình 41 International Executive Master of Business Administration Thiếu tiến Hành vi đặc trưng Các cuộc họp dường như lãng phí thời gian Các mục hành động khơng được hồn tất đúng thời gian Liên tục phải xem lại các vấn đề đã được thực hiện trước đây Giải pháp Xác định lại mục tiêu và đánh giá những gì còn phải làm Yêu cầu các thành viên xác định nguyên nhân làm việc trễ; tư duy các giải pháp Chuyên các thành viên từ những vấn đề đã khép lại sang những bước tiếp theo. 42 International Executive Master of Business Administration Lãnh đạo vơ lý Hành vi đặc trưng Trưởng nhóm khơng thu hút sự đóng góp của các thành viên Trưởng nhóm khơng giao phó cơng việc Khơng có tầm nhìn Phong cách lãnh đạo thiển cận, chỉ đại diện cho một trong nhiều thành viên Giải pháp Họp với trưởng nhóm để thảo luận những thiếu sót nhận thức được về lãnh đạo Tình nguyện chia sẻ gánh nặng Thúc đẩy sự nhất trí của nhóm trên một tầm nhìn Đem vấn đề lãnh đạo khơng giải quyết được đến nhà bảo trợ nhóm 43 International Executive Master of Business Administration Thảo luận nhóm l Hình thức hoạt động nhóm cho phép thành viên nêu ý kiến đề xuất cải tiến công việc tiếp thu ý kiến đóng góp 44 International Executive Master of Business Administration Thảo luận … Các hình thức có hiệu quả: l Duy trì họp nhóm định kỳ l Tổ chức thảo luận tổ l Trao đổi công việc thành viên l Trao đổi riêng nhóm trưởng với thành viên 45 International Executive Master of Business Administration Đánh giá kết thực nhóm lĐánh giá kết hoạt động nhóm, nhận dạng yếu kém, hạn chế để tìm cách khắc phục quy trình bắt buộc khơng thể làm hình thức; lĐảm bảo đánh giá có sở trung thực; lCó thể sử dụng chuyên giá đánh giá độc lập từ bên cần 46 46 International Executive Master of Business Administration Các đối tượng khía cạnh đánh giá Đối tượng đánh giá Cả nhóm Đánh giá sự tiến bộ của cả nhóm so với mục tiêu, tiến độ và ngân sách của dự án Trưởng nhóm Đánh giá hiệu quả của trưởng nhóm trong việc hỗ trợ và chỉ đạo nhóm 47 47 Các khía cạnh được đánh giá Tài chính: các khoản chi tiêu và lợi nhuận thực tế so với dự toán; Thời gian: kết quả vật chất và các nhiệm vụ đạt được so với tiến độ; Chất lượng: đúng; thỏa mãn khách hang Phát triển: đầu tư vào cách thức làm việc nhóm; phát triển các kỹ năng Kiểm sốt: đạt được kết quả theo kế hoạch hoặc ngân sách; Đánh giá theo chiều từ dưới lên: kết quả thực hiện theo như đánh giá của nhóm Đánh giá theo chiều từ trên xuống: kết quả thực hiện theo như đánh giá của người giám sát; Tinh thần: các đánh giá của các thành viên trong nhóm, khách hàng hoặc nhà cung cấp International Executive Master of Business Administration Các đối tượng khía cạnh đánh giá … Đối tượng đánh giá Tổ Đánh giá hiệu quả của mỗi tổ trực thuộc nhóm trong việc hồn thành các nhiệm vụ đặt ra Các thành viên nhóm Đánh giá mức độ đóng góp của mỗi thành viên vào thành quả đạt được mục tiêu của cả nhóm 48 48 Các khía cạnh được đánh giá Chỉ tiêu: kết quả đạt được theo đúng mục tiêu; Chất lượng: theo mức độ đánh giá của khách hàng nội bộ; Khách hàng: kết quả theo đánh giá của khách hàng bên ngoài; Cải thiện: đưa ra các kế hoạch để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai. Kết quả: thực hiện theo các chỉ tiêu; Đánh giá: theo mức độ đánh giá của giám sát, đồng nghiệp và khách hàng; Tự đánh giá: tự xếp loại theo cá nhân hoặc theo thành viên trong nhóm; Giá trị tăng thêm: đóng góp thêm ngồi những nhiệm vụ cụ thể đã giao International Executive Master of Business Administration Đặc điểm nhóm hiệu nhóm khơng hiệu Tiêu chí 1 Khơng khí 2 Thảo luận 3 Mục tiêu 4 Sự chủ động lắng nghe 5 Sự bất đồng 6 Ra quyết định Thẳng thắn nhưng khơng mang tính cá nhân Cảm xúc Được biểu lộ trong các hoạt động nhóm và qua các ý tưởng. Hầu như khơng giấu giếm Hành động Phân bổ và được chấp nhận rõ ràng Thể thức lãnh đạo Khơng bị lấn át bởi người chủ tọa, “chun gia” dẫn dắt tùy theo tình huống, khơng có tranh đấu quyền lực Sự xem xét lại Tự giác về những hoạt động hiện tại, xem xét lại chúng thường xun 7 Phê bình 8 9 10 11 49 Nhóm hiệu quả Thân mật, thoải mái, dễ chịu Thành viên nhóm nhiệt tình tham gia, đi thẳng vào vấn đề Được mọi thành viên hiểu và chấp nhận Các thành viên lắng nghe lẫn nhau, góp phần thảo luận các ý kiến Được đưa ra cơng khai để giải quyết hay chấp nhận Bằng sự nhất trí Nhóm khơng hiệu quả Lãnh đạm, buồn tẻ, căng thẳng Bị chi phối bởi một số người, vấn đề bị trơi đi Thiếu tính minh bạch, khơng phải thành viên nào cũng chấp nhận Tránh đưa ra ý kiến của bản thân, khơng góp ý cho ý tưởng của người khác hay thảo luận để đạt hiệu quả Khơng được giải quyết, bị trưởng nhóm lấp liếm, có the sự lấn át trong xung đột Những quyết định và hành động hấp tấp được đưa ra mà khơng có sự kiểm tra tỉ mỉ. Chỉ đơn giản quyết định theo số đơng Gây ra bối rối, căng thẳng, có thù địch cá nhân và ý phá hoại Bị che giấu và đánh giá là khơng phù hợp với các hoạt động nhóm Phân bổ khơng rõ rang, thiếu cam kết để đạt được kết quả Bị người chủ tọa lấn át Khơng thảo luận về vấn đềduy trì nhóm International Executive Master of Business Administration ...Hiểu nhóm lLàm việc theo nhóm tảng cho tất phương thức quản lý thành cơng lQuản lý tốt nhóm làm việc thách thức lớn thú vị nhà quản lý cho dù bắt đầu hay có kinh nghiệm... việc cụ thể và báo cáo kết quả cho ban quản lý Nhiệm vụ và đặc điểm Yêu cầu có một số tiểu nhóm và công việc được chia nhỏ, lập kế hoạch chi tiết và kỹ luật làm việc nghiêm; ... hệ nhóm, giải vấn đề cách nhanh chóng International Executive Master of Business Administration Tổ chức nhóm làm việc l Nhóm khơng đơn giản tập hợp nhiều người làm việc đạo nhà quản lý l Nhóm làm