Tham khảo tài liệu Bài 2: Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian sẽ giúp các bạn hiểu và nắm rõ được lý do cũng sự như cần thiết của việc áp dụng kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian trong đời sống hàng ngày; hiểu và nắm vững được các yếu tố cần thiết để tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả; biết cách sắp xếp, điều phối, tổ chức các công việc hàng ngày một cách hiệu quả, nâng cao chất lượng cuộc sống. Mời các bạn tham khảo!
BÀI 2: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN Nội dung Mục tiêu Tổng quan chung kỹ tổ chức Sau kết thúc học, sinh viên trang công việc; bị, hướng dẫn nội dung: Các phương pháp để tổ chức công việc Hiểu nắm rõ lý cần hiệu thiết việc áp dụng kỹ tổ chức công việc, quản lý thời gian đời sống Kỹ quản lý thời gian hiệu hàng ngày; Hiểu nắm vững yếu tố cần thiết để tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả; Hiểu nắm bắt phương pháp để tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả; Biết cách xếp, điều phối, tổ chức công việc hàng ngày cách hiệu quả, nâng cao chất lượng sống Hướng dẫn học Sinh viên đọc trước tài liệu tham khảo chương trình cung cấp PPH101_Bai2_v1.0018109225 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Có du khách cần qua cầu vào ban đêm Cầu chịu sức nặng người du khách phải dùng đèn pin soi đường để không bị sa xuống vực Lưu ý cầu dài nên ném đèn pin soi đèn từ bên sang bờ bên Vấn đề họ có đèn pin Tốc độ người khác nhau, cụ thể 1, 2, 10 phút Giả sử người nhanh chậm qua cầu thời gian tính theo người chậm Thời tiết xấu nên cầu có nguy sập Câu hỏi: Làm cách để du khách qua cầu khoảng thời gian ngắn nhất? Khoảng thời gian bao lâu, nào? PPH101_Bai2_v1.0018109225 Tổng quan chung kỹ tổ chức công việc Khái niệm tổ chức công việc Trong thời đại ngày nay, người cần phải làm việc hết công suất để theo kịp tiến độ công việc Vì lí đó, việc bị stress điều dễ hiểu xảy thường xuyên Vậy phải giải nào? Kỹ tổ chức công việc ưu tiên cao có vấn đề xảy đến Vậy tổ chức cơng việc gì? Hiểu theo nghĩa hẹp, tổ chức công việc trình xếp phân bổ nguồn lực để xử lý hồn thiện cơng việc giao Đây nhiệm vụ mà gần tất cá nhân phải đối diện xử lý sống Hiểu theo nghĩa rộng tổ chức q trình xác định cơng việc cần phải làm phân công cho cá nhân, phận/đơn vị liên quan tạo mối liên hệ ngang dọc nội công việc, tổ chức Tổ chức công việc theo nghĩa rộng tức thực đồng thời chức hoạch định tổ chức xếp quản trị Tổ chức công việc theo nghĩa rộng việc dự trù hướng tới xác định công việc mà cá nhân, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp cần phải thực hiện, tính tốn phương án, kế hoạch phân bổ nguồn lực để tổ chức thực cơng việc Tựu chung lại tổ chức cơng việc q trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp tốt để thực mục tiêu Hoạt động liên hệ đến mục đích hệ thống phương pháp, phương tiện để thực mục đích Tầm quan trọng tổ chức công việc hiệu Tổ chức công việc nhiệm vụ bắt buộc mà cá nhân với tư cách cá nhân thành viên nhóm, tổ chức, đơn vị xã hội khác phải đối mặt xử lý sống ngày Việc tổ chức công việc hiệu nhờ giúp đem lại nhiều lợi ích, cụ thể: Đối với cá nhân Tổ chức công việc giúp nâng cao suất xử lý vấn đề sống Thật vậy, dù theo nghĩa hẹp hay nghĩa rộng việc tạo tư tổ chức triển khai công việc cách logic khoa học giúp cho cá nhân sử dụng thời gian cách hiệu hơn, giải số lượng đầu việc nhiều Không giúp tăng suất xử lý công việc, xếp tổ chức công việc hiệu góp phần tăng chất lượng xử lý cơng việc Bởi nhờ ý thức xếp tổ chức công việc hiệu quả, cá nhân thúc đẩy lối tư khoa học để tìm hướng sáng tạo giúp tăng chất lượng hiệu xử lý công việc Thông qua việc thúc đẩy nâng cao hiệu suất chất lượng xếp giải đầu công việc, kỹ tổ chức công việc giúp cá nhân gia tăng niềm tin vào sống đồng thời giúp giảm căng thẳng áp lực Bởi nhờ lối tư khoa học, mạch lạc, ưu tiên việc phân bổ xếp nguồn lực theo hướng tối ưu hố chất lượng hiệu suất cơng việc, cá nhân tự cảm nhận đo lường hiệu thiết thực từ tổ chức công việc, từ nhiệm vụ cơng PPH101_Bai2_v1.0018109225 việc xử lý cách suôn sẻ, trôi chảy, tạo ảnh hưởng tích cực đến tâm lý sống cá nhân Nhờ việc xếp tổ chức công việc hợp lý cá nhân tạo lập thêm ấn tượng tốt mắt người xung quanh, đồng thời giúp gia tăng thêm hội cho thân sống Đối với doanh nghiệp Tổ chức công việc hiệu giúp nâng cao hiệu suất chất lượng công việc Bởi thông qua việc vận dụng kỹ tổ chức phân công công việc, tổ chức, doanh nghiệp có phương án xếp phân phối khối lượng công việc phải giải thành hạng mục công việc thuận tiện cho việc quản lý triển khai, lên phương án thực theo hướng tối ưu hiệu Chính vậy, việc áp dụng phương pháp công cụ tổ chức công việc hiệu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất chất lượng công việc Bên cạnh đó, phương pháp tổ chức cơng việc, xây dựng vận hành hệ thống công việc doanh nghiệp, tổ chức thành luồng, chuỗi liên hoàn, khép kín, doanh nghiệp đồng thời tổ chức kiểm soát đội ngũ nhân nội tổ chức Các phương pháp tổ chức công việc cho phép doanh nghiệp tổ chức xếp luồng cơng việc theo chuỗi khép kín, từ thay phải quản trị cơng việc theo đầu mối việc nhỏ lẻ, doanh nghiệp quản trị cơng việc theo chuỗi khép kín, giúp cho tiến độ đảm bảo thông suốt Tổ chức xếp cơng việc cách có hiệu giúp tăng hiệu hoạt động tổ chức; nâng cao suất lao động, hiệu kinh doanh giúp doanh nghiệp vận hành cách thông suốt Đặc biệt bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay, việc tối hoá nguồn lực hiệu suất công việc giúp doanh nghiệp gia tăng hội phục vụ phát triển Như vậy, việc tổ chức cơng việc hiệu có tác dụng: Tạo tư cách có hệ thống tiến trình cơng việc kết dự kiến Phối hợp hiệu nguồn lực sẵn có Nắm vững nhiệm vụ bản, từ giúp sẵn sàng ứng phó, đối phó với thay đổi mội trường bên ngồi Chủ động việc đánh giá kết quả, thành tựu cá nhân, tổ chức Các phương pháp để tổ chức công việc hiệu Kỹ thiết lập mục tiêu Thiết lập mục tiêu yêu cầu quan trọng để tổ chức quản lý công việc hiệu Bởi người khác với loài động vật khác chỗ: người có ý thức, trước hành động người ý thức hành động gì, người biết sống, làm việc gì? Do thúc đẩy? Và dự kiến trước đời đến đâu? Vì PPH101_Bai2_v1.0018109225 vậy, công việc, giai đoạn đời, người xác định cho mục tiêu cần đạt dựa nhu cầu, mong muốn thân Mục tiêu gì? Mục tiêu đích mà ta muốn đạt tới khoảng thời gian công việc Mục tiêu nhận thức, thái độ hành vi Kỹ đặt mục tiêu Kỹ đặt mục tiêu khả người biết đề mục tiêu cho thân sống, lập kế hoạch cho việc thực mục tiêu Mục tiêu đặt khoảng thời gian ngắn ngày, tuần gọi mục tiêu ngắn hạn; mục tiêu đặt thời gian dài tháng, quý, năm gọi mục tiêu trung hạn; mục tiêu đặt khoảng thời gian nhiều năm gọi mục tiêu dài hạn, mục tiêu mang tính chiến lược Kỹ đặt mục tiêu giúp người sống có mục đích, có kế hoạch Con người sống có mục tiêu người biết quý trọng sống đặt vào sống nhiều ý nghĩa Còn sống khơng có mục tiêu, sống tùy tiện, sống theo kiểu “nước chảy bèo trơi” khó thành công sống Căn để xác định mục tiêu: o Những nhu cầu, mong muốn thân o Khả năng, ý chí tâm thân (điểm mạnh, hạn chế) o Xác định thời gian o Điều kiện khách quan (thuận lợi, khó khăn) để thực hóa mục tiêu o Những hội để thực mục tiêu, biết chớp hội dễ dàng đạt mục tiêu o Những thách thức đòi hỏi phải vượt qua Cần cân nhắc yếu tố trên, yếu tố khắc phục để đạt mục tiêu, yếu tố khắc phục mà lại giữ vai trò định, đơi cá nhân phải từ bỏ mục tiêu ban đầu để xác định mục tiêu thấy khơng có khả thực thu nhỏ phạm vi để mục tiêu có tính thực Để mục tiêu có tính thực cần phải lập kế hoạch thực mục tiêu, xem đâu mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, từ tâm thực kế hoạch đặt Vai trò mục tiêu o Mục tiêu phương tiện để đạt mục đích cá nhân tổ chức o o o Nhờ ý thức xây dựng hệ thống mục tiêu, cá nhân tổ chức nhận dạng ưu tiên làm sở lập kế hoạch hoạt động phân bổ nguồn lực Mục tiêu giúp thiết lập tiêu chuẩn thực hiện/hoạt động Mục tiêu hỗ trợ xem xét, đánh giá định hiệu hoạt động cá nhân, tổ chức Thiết lập mục tiêu theo tiêu chuẩn SMART SMART từ viết tắt cho khuôn khổ tạo mục tiêu hiệu Nó viết tắt tính chất mà mục tiêu phải có: cụ thể (specific), tính tốn (measurable), có khả thực (achievable), thực tế (realistics), kiểm soát thời gian (time-bound) Phương pháp PPH101_Bai2_v1.0018109225 SMART công cụ phổ biến hiệu để đặt mục tiêu thực tế có khả hồn thành Bạn người đứng đầu tổ chức gồm 300 người hay chủ doanh nghiệp nhỏ Hay đơn giản người muốn giảm cân Dù nữa, học cách đề mục tiêu SMART nâng cao hội thành công bạn SMART tên chữ bắt đầu tiêu chuẩn cho mục tiêu Để có mục tiêu thơng minh, mục tiêu bạn đòi hỏi phải có đầy đủ tiêu chuẩn sau: S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu M – Measurable: Đo lường A – Attainable: Có thể đạt R – Realistic: Thực tế T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành SPECIFIC Mọi mục tiêu đặt phải cụ thể, dễ hiểu – thường bắt đầu đặt mục tiêu cá nhân nhiều bạn trẻ thích đặt mục tiêu to lớn khó hình dung trở thành giám đốc, trở thành người thành đạt hay đơn giản học giỏi, vào trường tốt Và bạn lại chưa có khái niệm hay định nghĩa cụ thể cho việc thành đạt gì? Trở thành giám đốc gì? Trường trường tốt ? Thế học giỏi? Điều hạn chế khả đạt mục tiêu bạn Thay mơ hồ bạn thử đặt mục tiêu thật rõ ràng, cụ thể dễ hiểu để hình dung Ví dụ đạt điểm số học kỳ tới, 7.0, hay 8.0 chẳng hạn….; Bạn đạt điểm TOEFL iBT 100+ tháng tới (và bạn học ngày để ơn luyện kiến thức đó…), đăng ký vào trường đại học (tìm hiểu yêu cầu trường điểm số hồ sơ đặt mục tiêu cụ thể cho yêu cầu…) MEASURABLE Ví bạn đặt cho mục tiêu học dành tiếng ngày để học luyện tập tiếng Anh, 15 phút để ôn tập từ học tuần, hoàn thành việc ngày hôm không để sang ngày mai… Đó cách để bạn hồn thành mục tiêu nhanh Và bạn đo lường hiệu ngày/mỗi tuần Đó “Mục tiêu phải đo lường được” – bạn đặt mục tiêu cá nhân bạn phải biết mục tiêu có đo lường hay khơng, có số cụ thể để bạn đánh giá kết số đo lường ATTAINABLE Ngoài việc phải cụ thể đo lường phải nằm khả bạn – với mục tiêu cao làm cho bạn mệt mỏi chán nản khơng đạt điều Nhưng khơng phải mà không đặt mục tiêu cao – Bạn chia nhỏ giai đoạn đặt cho nhiều mục tiêu nhỏ – bước vượt qua để đạt mục tiêu cao ban đầu đề Chính bạn đặt mục tiêu vừa với khả tiềm lực bạn Ví dụ bạn đặt mục tiêu trở thành học sinh giỏi, đạt 9,0 cho học kỳ bạn nhận thấy khả hồn tồn Đừng đặt mục tiêu kiểu học ngày tiếng để tập thể dục bạn dành 30′ để tập việc thực PPH101_Bai2_v1.0018109225 khó Thay vào việc tuần bạn tăng thời lượng từ 30′ thành 45’, tuần tăng từ 45’ thành tiếng thứ tự sau 1-2 tháng bạn hồn tồn đạt mục tiêu ban đầu REALISTIC Mỗi mục tiêu phải hướng tới mục tiêu – mục đích chung – liên quan đến tầm nhìn chung – liên quan đến mục tiêu dài hạn bạn Ví bạn đặt mục tiêu nhỏ học tiếng Anh để chuẩn bị du học Mỹ ngoại ngữ đó, khơng liên quan đến việc học bạn Hay việc tích cực tham gia hoạt động ngoại khóa, phát triển kỹ mềm mục tiêu nhỏ để đạt mục tiêu chung du học Mỹ thành cơng Việc mua trò chơi điện tử việc chẳng liên quan đến công việc học tập chuẩn bị du học bạn, để thỏa mãn sở thích cá nhân bạn? Thì mục tiêu đặt sau chút, giành thời gian cho mục tiêu học tập, trau dồi kiến thức hiệu – Điều giúp bạn hồn thành mục tiêu nhanh TIME-BOUND Đặt giả thời gian, thời hạn cụ thể cho mục tiêu – bạn giới hạn cho mục tiêu thời gian bao lâu, ví dụ tháng, năm hay lâu chút… cách hồn thành nhanh có kỷ luật để hoàn thành việc hạn Những mục tiêu lớn chia nhỏ để hoàn thành dễ dàng bạn Thiết lập mục tiêu cơng cụ vòng tròn DEMING (vòng PDCA) PDCA hay Chu trình PDCA ( Lập kế hoạch – Thực – Kiểm tra – Điều chỉnh ) chu trình cải tiến liên tục tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật năm 1950 Mặc dù lúc đầu ông gọi Chu trình Shewart để tưởng nhớ tiến sĩ Walter A Shewart – người tiên phong việc kiểm tra chất lượng thống kê Mỹ từ năm cuối thập niên 30 Tuy nhiên, người Nhật lại quen gọi chu trình Deming hay vòng tròn Deming Cải tiến chất lượng hiệu hoạt động liên tục với PDCA Quy trình triển khai bước thơng thường hệ thống hoá sau: Plan: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian phương pháp đạt mục tiêu Do: Đưa kế hoạch vào thực Check: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết thực Action: Thông qua kết thu để đề tác động điều chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với thơng tin đầu vào Với hình ảnh đường tròn lăn mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất trình quản lý chất lượng hiệu hoạt động cải tiến liên tục không ngừng Trên thực tế việc thực chu trình PCDA phức tạp nhiều so với tên Tuy nhiên, chu trình PDCA tảng cho chu trình cải tiến ISO 9001 Khi tổ chức thực chu trình PDCA làm chủ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 PPH101_Bai2_v1.0018109225 Kỹ lập kế hoạch Khi hỏi: “Bạn dự định sau làm gì?”, bạn trẻ thường trả lời: “Tôi làm chủ doanh nghiệp, làm diễn giả, muốn thành đạt, muốn cống hiến…” Nhưng đa phần bạn lại chưa có kế hoạch rành mạch để thực hóa dự định Các bạn cần kỹ lập kế hoạch Nguyên nhân việc không ý xác định kế hoạch cho bạn trẻ thiếu mục tiêu mục tiêu mơ hồ Khi bạn đặt mục tiêu dù ngắn hạn hay dài hạn cho thành chủ doanh nghiệp, lập trình viên phần mềm, nhà nghiên cứu khoa học, nhà hoạt động xã hội… để cống hiến, đóng góp nhiều cho xã hội bạn cần phải có kế hoạch rành mạch bước để thực Một kế hoạch chuẩn bị kĩ lưỡng cập nhật, chỉnh sửa thường xuyên giúp bạn có bước cụ thể đánh giá chất lượng cơng việc làm đường thực dự án Kế hoạch gì? Kế hoạch tập hợp hoạt động xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định mục tiêu cụ thể xác định biện pháp tốt nhất… để thực mục tiêu cuối đề Khi bạn lập kế hoạch tư quản lý bạn có hệ thống để tiên liệu tình xảy Bạn phối hợp nguồn lực cá nhân, tổ chức để tạo nên sức mạnh tổng hợp, giữ vững “mũi tiến cơng” vào mục tiêu cuối muốn hướng đến Bên cạnh đó, bạn dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu thực dự án Vai trò lập kế hoạch Xác định mục tiêu Một ngày có 24 bạn khơng thể làm q nhiều việc ngày được, việc lập kế hoạch giúp bạn phân bổ công việc cách hợp lý Kỹ lập kế hoạch tổ chức công việc hoạt động cho biết đích cần đạt cơng việc Khi bạn biết phải đến đâu bạn dễ dàng việc lựa chọn đường nước bước để cán đích thành cơng Giảm tính bất ổn định Kỹ lập kế hoạch giúp phân bổ công việc cách hợp lý bước đệm để tổ chức công việc Từ bảng kế hoạch lập, cá nhân hay nhà quản lý dự đốn yếu tố ảnh hưởng đến việc hồn thành kế hoạch, từ sớm đưa phương án đối phó kịp thời Giảm trùng lặp, lãng phí Khi có kỹ lập kế hoạch quản lý công việc bạn hạn chế mức tối đa chồng chéo, gây lãng phí thực công việc Khi mục tiêu đề ra, bạn chủ động vạch phương án với chi phí thấp sử dụng nguồn lực hiệu Khi khơng có kế hoạch rõ ràng khơng có nỗ lực để hồn thành cơng việc, mà thời gian trơi cách lãng phí Xây dựng tiêu chuẩn cho trình kiểm tra PPH101_Bai2_v1.0018109225 Một cá nhân hay tổ chức khơng có kỹ lập kế hoạch tổ chức cơng việc chẳng khác khúc gỗ trơi dòng sơng, khơng có đích đến, khơng biết phải làm Khơng lập kế hoạch khơng có mục tiêu, bạn lấy tiêu chuẩn để xác định đạt mục tiêu hay chưa Chính vậy, khơng có q trình lập kế hoạch khơng có q trình kiểm tra, giám sát Lập kế hoạch tiền đề cho kỹ quản lý thời gian hiệu việc tổ chức cơng việc chìa khố vàng cho việc thực mục tiêu đề cách hiệu tối ưu thời gian Phương pháp lập kế hoạch hiệu Để lập kế hoạch chi tiết, cụ thể khoa học, bạn dùng phương pháp 5W1H2C5M bao gồm yếu tố: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why); Xác định nội dung công việc 1W (what); Xác định 3W (where, when, who); Xác định cách thức thực 1H (how); Xác định phương pháp kiểm soát kiểm tra 2C (control, check); Xác định nguồn lực thực 5M (man, money, material, machine method) Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why) Khi phải làm công việc, điều mà bạn cần phải tự hỏi là: o Tại tơi phải làm cơng việc này? o Nó có ý nghĩa với tổ chức, phận tôi? o Hậu tơi khơng thực chúng? Khi bạn thực cơng việc điều bạn nên xem xét chín why với nội dung Khi xác định yêu cầu, mục tiêu bạn ln hướng trọng tâm cơng việc vào mục tiêu đánh giá hiệu cuối Xác định nội dung công việc (What) o WHAT (cái gì?): Nội dung cơng việc gì? o Hãy bước để thực công việc o Bạn rằng, bước sau phát triển bước trước Xác định 3W o Where (ở đâu?): Có thể bao gồm câu hỏi sau Cơng việc thực đâu? Giao hàng địa điểm nào? Kiểm tra phận nào? Thử nghiệm công đoạn nào?… o When (khi nào?): Cơng việc thực nào, giao, kết thúc… Để xác định thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng cơng việc Có loại công việc khác nhau: công việc quan trọng khẩn cấp, công việc không quan trọng khẩn cấp, công việc quan trọng không khẩn cấp, công việc không quan trọng không khẩn cấp Bạn phải thực công việc quan trọng khẩn cấp trước PPH101_Bai2_v1.0018109225 Who (ai?) bao gồm khía cạnh sau: Ai làm việc Ai kiểm tra Ai hỗ trợ Ai chịu trách nhiệm, Xác định cách thức thực (How) How (như nào?): bao gồm nội dung o Tài liệu hướng dẫn thực (cách thức thực cơng việc)? o Tiêu chuẩn gì? o Nếu có máy móc cách thức vận hành nào? Xác định phương pháp kiểm soát (Control) Cách thức kiểm soát (Control) liên quan đến: o Cơng việc có đặc tính gì? o Làm để đo lường đặc tính đó? o Đo lường dụng cụ, máy móc nào? o Có điểm kiểm sốt điểm kiểm soát trọng yếu? Xác định phương pháp kiểm tra (Check) Phương pháp kiểm tra (Check) liên quan đến nội dung sau: o Có bước cơng việc cần phải kiểm tra Thơng thường có cơng việc cần số lượng tương tự bước phải kiểm tra o Tần suất kiểm tra nào? Việc kiểm tra thực lần hay thường xuyên (nếu lần?) o Ai tiến hành kiểm tra? o Những điểm kiểm tra trọng yếu? o Trong tổ chức bạn khơng thể có đầy đủ nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất công đoạn, tiến hành kiểm tra điểm trọng yếu o Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức điểm kiểm tra chiếm 20% số lượng chiếm đến 80% khối lượng sai sót Xác định nguồn lực (5M) Nhiều kế hoạch thường trọng đến công việc mà lại không trọng đến nguồn lực, mà có nguồn lực đảm bảo cho kế hoạch khả thi Nguồn lực bao gồm yếu tố: o Man = nguồn nhân lực; o Money = Tiền bạc; o Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng; o Machine = máy móc/cơng nghệ; o Method = phương pháp làm việc Man, bao gồm nội dung: Những thực công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp? o PPH101_Bai2_v1.0018109225 10 Ai hỗ trợ? Ai kiểm tra? Nếu cần nguồn phòng ngừa có đủ nguồn lực người để hỗ trợ không? Material: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm yếu tố: Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu; Tiêu chuẩn nhà cung ứng; Xác định phương pháp giao hàng; Thời hạn giao hàng Kỹ thiết lập quản lý công việc hàng ngày Trong công việc lẫn sống, vai trò, vị trí, hay cơng việc mảng lĩnh vực khác nhau, hẳn bạn có khối thứ cần phải làm thực theo thời hạn Tuy nhiên, thời gian hữu hạn, nên bạn khơng có hoạch định kiểm sốt tốt, hiệu thực khơng cao, có lại mang đến kết khơng tốt Lập danh sách công việc cần làm ngày, tuần tháng, năm Đây bước định thành công hay thất bại kế hoạch Việc lên danh sách công việc cần làm giúp bạn có nhìn tổng quát số lượng trình tự thời gian thực công việc Ở bước này, bạn cần suy nghĩ kỹ ghi lại chi tiết công việc phải làm ngày, tuần tháng, năm Các công việc ghi đầy đủ, rõ ràng chủ động việc thực sau dễ dàng nhiêu Đưa mục tiêu tương ứng Sau lên danh sách công việc, bạn cần phải thiết lập mục tiêu phù hợp với công việc Mục tiêu thời gian hay kết mong muốn đạt Bạn lưu ý rằng, để mục tiêu phù hợp, cần phải bám sát với mong muốn khả thân bạn Nếu đặt mục tiêu cao bạn chẳng thể đạt được, nhiều làm giảm ý chí thực công việc khác Ưu tiên xếp thứ tự công việc Với bước này, bạn nên cân nhắc, xếp công việc liệt kê theo thứ tự cấp bách, quan trọng theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành Việc xếp làm cho bạn loại bỏ công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian nguồn lực khác mà đạt mục tiêu đề Tập trung thực kế hoạch Sự tập trung giúp bạn làm việc có hiệu tiết kiệm thời gian Nói khơng có nghĩa làm việc, bạn biết việc làm, mà bạn phải quan tâm tới việc khác nữa, kết hợp làm nhiều việc thời gian Linh hoạt việc thực kế hoạch Thực tế khác hẳn với lý thuyết kế hoạch vậy, ln có điểm khơng trùng với q trình thực bạn khơng thể biết trước việc phát sinh Vì vậy, dành khoảng thời gian hợp lý cho cố phát PPH101_Bai2_v1.0018109225 11 sinh Khi lên kế hoạch công việc, nên cố gắng dự trù liệt kê số khó khăn thách thức gặp phải, từ đưa số phương án dự phòng Kiểm tra việc thực kế hoạch Để biết thân làm đến đâu phần trăm mục tiêu, hay xem xét liệu có hồn thành mục tiêu hạn hay khơng, bạn cần phải liên tục theo dõi, kiểm tra chiếu mục tiêu thành Khi hồn thành xong mục tiêu, tự khích lệ tinh thần khen thưởng cho thân để tiếp tục có động lực thực tiếp kế hoạch Tuy nhiên không nên khen thưởng liên tục, tự khen thưởng bạn thực vất vả hoàn thành xong mục tiêu Kỹ quản lý thời gian hiệu Quản lý thời gian vấn đề muôn thuở chúng ta, đặc biệt người trẻ, với nhiều lựa chọn, không cơng việc mà lựa chọn khác sống học tập, vui chơi mở rộng giao lưu Áp lực công việc ngày căng thẳng phức tạp, đòi hỏi phải cố gắng vượt qua Còn để thành cơng, ta phải cố gắng nhiều Trong thời gian thế, lặng lẽ rượt đuổi ta ngày, khiến mệt mỏi rã rời Vì vậy, “Bận” từ thành thời thượng sống ngày Và việc quản lý thời gian cách nghĩa giúp dễ dàng đạt hiệu tốt công việc sống thường ngày Và để thoát khỏi guồng quay hối thời gian nay, trước tiên, ta tìm hiểu xem: Thời gian gì? Và làm để quản lý thời gian cách hiệu nhất? Khái niệm thời gian Thời gian thứ tài sản thượng đế ban tặng mn lồi đồng nhất, có giới hạn, không thay đổi không mua, bán Vì đặc điểm này, thực không quản lý thời gian, điều làm xếp sử dụng thời gian cho hiệu Người sử dụng thời gian hiệu quả, người “giàu có” thời gian Phương pháp để quản lý sử dụng thời gian cách hiệu Xác định mục tiêu Xác định mục tiêu cách quản lý thời gian khoa học Khi có mục tiêu rõ ràng bạn biết cần phải làm để đạt mục tiêu Đương nhiên việc để làm việc bắt buộc bạn phải lên lịch trình cụ thể khoảng thời gian phải hồn thành mục tiêu Khi bạn làm chủ thời gian không để thời gian trơi cách lãng phí Liệt kê công việc cần phải làm Liệt kê danh sách công việc cần phải làm ngày, tuần tháng Việc giúp bạn dễ dàng quản lý quỹ thời gian quý giá Bạn biết cần phải làm vào nào, bạn thời gian nhớ PPH101_Bai2_v1.0018109225 12 xem phải làm việc ngày hơm việc sau hồn thành xong cơng việc Sắp xếp cơng việc theo thứ tự ưu tiên Sau liệt kê công việc cần làm, bạn dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc quan trọng cần phải làm trước, cơng việc để lại sau Những công việc quan trọng bạn đánh dấu lại làm để đảm bảo cơng việc hồn thành thời gian, sau tiếp tục làm cơng việc lại Việc xếp kiểu giúp bạn khơng phải vội vàng hay căng thẳng lỡ quên việc quan trọng mà đảm bảo công việc khác giải thời hạn Tổng kết lại công việc Trước kết thúc ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn làm chưa làm gì, bạn thời gian cho cơng việc có thật hiệu hay không Quỹ thời gian bạn dành cho cơng việc thật khoa học chưa, có chỗ chưa hợp lý tìm lý khắc phục để lần làm sau rút ngắn khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác Tính kỷ luật thói quen Để sử dụng thời gian cách khoa học, bạn phải tập cho tính kỷ luật thói quen tiết kiệm thời gian Hãy đặt cho thân quy tắc riêng làm theo quy tắc Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí tập từ từ, bạn quen Khi thứ theo ý chắn bạn thấy bạn có nhiều thời gian cho sống cơng việc, kết thúc tình trạng ngày vội vàng lo chạy đua với thời gian thứ lại không ý Tập trung Tập trung cách tốt để bạn khơng lãng phí thời gian Khi làm cơng việc bạn tập trung tất sức lực trí tuệ cho cơng việc, điều khơng đem lại kết cơng việc cao mà giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian Bởi tập trung bạn nhanh chóng hồn thành cơng việc có thời gian cho việc khác Lên thời gian cụ thể cho công việc Để tiết kiệm thời gian, bạn nên lên thời gian cụ thể cho công việc như: Xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho bước thực hiện, thời gian kết thúc tổng thời gian để hồn thành cơng việc Khi bạn có bảng kế hoạch chi tiết thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết cơng việc khơng bị lãng phí khoảng thời gian quý giá Sắp xếp nơi làm việc khoa học Sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp bạn khơng thời gian tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cần thiết cần Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu - cũ, quan trọng không quan trọng hỗn độn không khiến bạn cảm thấy rối mắt mà làm nhiều thời gian bạn cần tìm loại tài liệu Vì xếp ngăn nắp khoa học cho nơi làm việc bạn có thêm nhiều thời gian để khơng phải lãng phí thời gian cho công việc vô bổ PPH101_Bai2_v1.0018109225 13 Giải tình dẫn nhập Câu hỏi: Làm cách để du khách qua cầu khoảng thời gian ngắn nhất? Khoảng thời gian bao lâu, nào? Tình đưa ví dụ minh họa điển hình cho hoạt động tổ chức công việc theo nghĩa hẹp (tổ chức phân bổ nguồn lực để xử lý nhiệm vụ giao phó) Bản chất cơng việc tìm phương án tối ưu (về nguồn lực thời gian để đưa 04 du khách qua cầu Về cách thức giải tình giống nhau: bố trí xếp cho cặp (2) du khách qua cầu, sau để người mang đèn pin về, làm tới người sang đến bờ bên cách an toàn Cụ thể, phương án tối ưu chấp nhận là: Chuyến 1: Người số (1 phút) số (2 phút) số quay Tổng lượt + 1= phút Chuyến 2: Người số 3(5 phút) số (10 phút) nhau, người số quay Tổng lượt chuyến là: 10 + 2=12 phút Chuyến 3: Người số số sang Tổng chuyến 3: phút Như thời gian tối ưu để du khách sang bờ bên 17 phút PPH101_Bai2_v1.0018109225 14 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI Tổ chức cơng việc, quản lý thời gian kỹ thiết yếu đời sống loài người Làm chủ ứng dụng hiệu kỹ tổ chức công việc quản lý thời gian giúp cho cá nhân, tổ chức nâng cao suất lao động, chất lượng hiệu hoạt động, chủ động việc phân bổ nguồn lực, nắm bắt hội để thành công Kỹ tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu bao gồm hệ thống liên hoàn kỹ từ thiết lập quản trị mục tiêu, kỹ lập kế hoạch phân bổ nguồn lực triển khai công việc cách hiệu kỹ phân phối sử dụng thời gian ngày cách hợp lý, khoa học Nắm vững làm chủ phương pháp công cụ thiết lập mục tiêu để đảm bảo tính khả thi, hiệu khả ứng dụng thực tiễn Hiểu chất cách thức lập kế hoạch triển khai mục tiêu sống, lập kế hoạch để xử lý vấn đề phát sinh; hệ thống phương pháp công cụ để quản trị kế hoạch hiệu Hiểu giá trị thời gian có phương pháp, cách thức để sử dụng thời gian cách có hiệu PPH101_Bai2_v1.0018109225 15 BÀI TẬP THỰC HÀNH CÂU HỎI ÔN TẬP Thế tổ chức công việc? Vai trò tổ chức cơng việc hiệu cá nhân, tổ chức? Vai trò thiết lập quản lý mục tiêu tổ chức cơng việc hiệu quả? Trình bày ngắn gọn tiêu chuẩn SMART thiết lập mục tiêu? Tại cần lập kế hoạch? Lập kế hoạch có vai trò cá nhân doanh nghiệp? Nêu phương pháp để sử dụng quản lý thời gian hiệu quả? CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Trong nguyên tắc SMART thiết lập mục tiêu, chữ T đề cao yếu tố yếu tố sau đây? A B C D Khả lượng hóa nhiệm vụ Tính cụ thể nhiệm vụ Mức độ rõ ràng nhiệm vụ Thời gian dành cho việc thực nhiệm vụ Đâu cách hiểu chưa hồn tồn lợi ích tổ chức công việc hiệu quả? A Tạo tư cách có hệ thống tiến trình cơng việc kết dự kiến B Hiểu rõ thông tin đối thủ cạnh tranh hữu tiềm tàng C Nắm vững nhiệm vụ bản, từ giúp sẵn sàng ứng phó, đối phó với thay đổi mơi trường bên ngồi D Cắt giảm chi phí phát sinh khơng cần thiết trình vận hành tổ chức hoạt động doanh nghiệp Chữ D vòng tròn PDCA viết tắt hoạt động nào? A Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết thực B Thông qua kết thu để đề tác động điều chỉnh thích hợp C Lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian phương pháp đạt mục tiêu D Đưa kế hoạch vào thực Để người lao động có hội cân cơng việc sống, nhà quản trị áp dụng biện pháp nào? A Xếp thời gian biểu lao động linh hoạt theo mùa vụ B Xếp thời gian biểu lao động thu gọn C Xếp thời gian biểu linh hoạt sở phân tích kỹ tâm lý, khả năng, nhu cầu tính chất cơng việc D Tăng cường giám sát kỷ luật nơi làm việc PPH101_Bai2_v1.0018109225 16 Lợi ích việc lập kế hoạch quản lý thời gian gì? A B C D Cho phép xác định mốc thời gian cần thiết để thực cơng việc Cho phép xác định mục đích cụ thể cho cơng việc cụ thể Cho phép xác định hành động phù hợp cho công việc cụ thể Cho phép xác định mục đích hành động cụ thể, phù hợp cho công việc cần triển khai PPH101_Bai2_v1.0018109225 17 ĐÁP ÁN CÂU HỎI ÔN TẬP Thế tổ chức cơng việc? Vai trò tổ chức công việc hiệu cá nhân, tổ chức? Tổ chức công việc trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp tốt để thực mục tiêu Hoạt động liên hệ đến mục đích hệ thống phương pháp, phương tiện để thực mục đích Vai trò tổ chức công việc cá nhân o Tăng hiệu quả; o Tăng chất lượng; o Tăng niềm tin; o Giảm căng thẳng; o Tạo ấn tượng tốt; o Gia tăng hội tương lai Vai trò tổ chức công việc tổ chức o Nâng cao hiệu suất chất lượng công việc; o Thuận tiện việc tổ chức đánh giá nhân sự; o Quản trị công việc theo chuỗi đảm bảo tiến độ; o Gia tăng hội phát triển Vai trò thiết lập quản lý mục tiêu tổ chức cơng việc hiệu quả? Trình bày ngắn gọn tiêu chuẩn SMART thiết lập mục tiêu? Vai trò thiết lập quản lý mục tiêu tổ chức công việc hiệu o Là phương tiện để đạt mục đích o Nhận dạng ưu tiên làm sở lập kế hoạch hoạt động phân bổ nguồn lực o Thiết lập tiêu chuẩn thực hiện/hoạt động o Quyết định hiệu hoạt động cá nhân, tổ chức Bộ tiêu chuẩn SMART o S-Specific: Cụ thể, rõ ràng dễ hiểu o M-Measurable: Đo đếm o A-Achievable: Có thể đạt khả o R-Realistic: Thực tế, khơng viển vơng o T-Time bound: Thời hạn để đạt mục tiêu vạch Tại cần lập kế hoạch? Lập kế hoạch có vai trò cá nhân doanh nghiệp? Cần lập kế hoạch vì: Kế hoạch tập hợp hoạt động xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định mục tiêu cụ thể xác định biện pháp tốt nhất… để thực mục tiêu cuối đề Khi bạn lập kế hoạch tư quản lý bạn có hệ thống để tiên liệu tình PPH101_Bai2_v1.0018109225 18 xảy Bạn phối hợp nguồn lực cá nhân, tổ chức để tạo nên sức mạnh tổng hợp, giữ vững “mũi tiến cơng” vào mục tiêu cuối muốn hướng đến Bên cạnh đó, bạn dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu thực dự án Vai trò lập kế hoạch: o Tư có hệ thống quản lý thời gian; o Phối hợp nguồn lực hữu hiệu; o Nắm vững nhiệm vụ để phối hợp với thành viên nhóm; o Sẵn sàng ứng phó thay đổi mơi trường bên ngoài; o Tiết kiệm thời gian: phút lập kế hoạch tiết kiệm 15-20 phút Nêu phương pháp để sử dụng quản lý thời gian hiệu quả? Nhắc việc; Lập kế hoạch; Lập kế hoạch, ưu tiên hóa, kiểm soát; Ma trận quản lý thời gian CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Đáp án là: Thời gian dành cho việc thực nhiệm vụ Vì: Chữ T – Time bound quỹ thời gian dành cho nhiệm vụ Đáp án là: Cắt giảm chi phí phát sinh khơng cần thiết q trình vận hành tổ chức hoạt động doanh nghiệp Vì: Tất nhận định (A), (B), (C) lợi ích việc cần tổ chức cơng việc hiệu Đáp án là: Đưa kế hoạch vào thực Vì: Trong vòng tròn PDCA, chữ D: “DO” thể cho giai đoạn đưa kế hoạch vào thực hiện, giai đoạn trình thực vòng tròn PDCA cải tiến hiệu suất kiểm soát mục tiêu liên tục Đáp án là: Xếp thời gian biểu linh hoạt sở phân tích kỹ tâm lý, khả năng, nhu cầu tính chất cơng việc Vì: Căn vào điều kiện tình hình thực tế, nhà quản trị xem xét cân nhắc việc xếp bố trí thời gian biểu làm việc cho người lao động cách phù hợp nhất, phương pháp xếp thời gian biểu theo mùa vụ theo phương pháp thu gọn cách thức phổ biến Đáp án là: Cho phép xác định mục đích hành động cụ thể, phù hợp cho công việc cần triển khai Vì: Việc lập kế hoạch quản lý thời gian cho phép xác định mục đích hành động cụ thể, phù hợp cho công việc cần triển khai PPH101_Bai2_v1.0018109225 19 ... 14 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI Tổ chức công việc, quản lý thời gian kỹ thiết yếu đời sống loài người Làm chủ ứng dụng hiệu kỹ tổ chức công việc quản lý thời gian giúp cho cá nhân, tổ chức nâng cao suất... nhiều thời gian Bởi tập trung bạn nhanh chóng hồn thành cơng việc có thời gian cho việc khác Lên thời gian cụ thể cho công việc Để tiết kiệm thời gian, bạn nên lên thời gian cụ thể cho công việc. .. nghiệp Tổ chức công việc hiệu giúp nâng cao hiệu suất chất lượng công việc Bởi thông qua việc vận dụng kỹ tổ chức phân công công việc, tổ chức, doanh nghiệp có phương án xếp phân phối khối lượng công