Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả 3.. Kỹ năng quản lý thời gianKhái niệm về thời gian Khái niệm về quản lý thời gian Lợi ích của việc quản lý thời gian... Biểu hiện của vi

www.themegallery.com

www.themegallery.com

www.themegallery.com

Cấu trúc

1 Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian

2 Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả

3 Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả

4 Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả

1 Kỹ năng quản lý thời gian

Khái niệm về thời gian

Khái niệm về quản lý thời gian

Lợi ích của việc quản lý thời gian

Khái niệm về thời gian

Thời gian là hữu hạn

Thời gian là tài sàn hao mòn dần

Thời gian là tương đối

 Câu chuyện về hai chiếc đồng hồ và hai

đứa trẻ sinh đôi

 Tàu vũ trụ bay với vận tốc ánh sáng

Thời gian với mỗi người mỗi khác

Thời gian có giá trị cả về mặt tiền bạc và cơ hội

Thời gian là sở hữu riêng của từng người nên phải biết quý trọng nó!

Khái niệm về thời gian

“Nếu bạn yêu cuộc sống, thì đừng lãng phí thời gian, vì

đó là chất liệu làm nên cuộc sống”

Benjamin Franklin

Khái niệm về thời gian

TEST

Khái niệm về quản lý thời gian

Khái niệm về thời gian “Cả ngày thi lo đi chơi,

đến khi tối trời đổ lúa ra phơi”

Khái niệm về thời gian

“Đời người chỉ một gang tay

Ai hay ngủ ngày còn lại nửa gang”

Khái niệm về quản lý thời gian

Quản lý thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói quen, cộng cụ, hệ thống kết hợp với nhau nhằm sử dụng thời gian hiệu quả hơn

Khái niệm về quản lý thời gian

Nguyên nhân lãng phí thời gian

1) Làm việc không có kế hoạch

2) Các mục đích không rõ ràng

“Tôi không quan tâm nơi tôi sẽ đến”

“Thế thì cô đi đường nào cũng vậy thôi”

Alice in Wonderland

Nguyên nhân lãng phí thời gian

3) Đặt quá nhiều mục tiêu

4) Giám sát chặt chẽ

5) Lo lắng thái quá

Nguyên nhân lãng phí thời gian

6) Có quá nhiều công việc giấy tờ

7) Theo chủ nghĩa hoàn hảo

Nguyên nhân lãng phí thời gian

8) Vòng vo

9) Trì hoãn công việc

Không làm cũng được

Không làm

Không làm không được

Làm ngay tức thì

Nguyên nhân lãng phí thời gian

10) Mất thời gian chờ đợi

11) Dự các cuộc họp vô bổ

Nguyên nhân lãng phí thời gian

Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém

Luôn thúc giục bản thân mình và người khác làm việc một cách không ngừng nghỉ

Sống một cách ích kỷ và vô tình

Đeo đuổi hiệu suất công việc một cách điên cuồng

Rập khuôn mà không có tính sáng tạo

Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém

Ý tưởng rất hay nhưng chưa có thời gian

Ngày mai nhé, mai… mai, và … mãi mãi

Tôi không có thời gian để làm hết mọi việc

Giá một ngày có 25 tiếng

Giá có thêm một ngày để làm việc này thì tốt biết mấy

Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém

Bị nhấn chìm trong công việc

Dường như lúc nào cũng bận bịu với cái gì đó

Vội vã đến và vội vã rời khỏi cuộc họp

Ngỏ cửa tiếp khách, nhưng không bao giờ có mặt

Hẹn gặp khách, nhưng khi họ đến lại không nhớ

Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém

BUSY DOING

NOTHING

Lợi ích của việc quản lý thời gian

Làm cuộc sống trở nên dễ dàng hơn

Giảm căng thẳng

Tăng hiệu quả học tập

Tăng niềm vui trong cuộc sống

Tăng năng suất của cá nhân và tập thể

Tăng “thời gian riêng tư” cho bạn dùng

Lợi ích của việc quản lý thời gian

Trắc nghiệm

Bạn có biết sắp xếp

thời gian

Cấu trúc

1 Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian

2 Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả

3 Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả

4 Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả

2 Các phương pháp để quản lý thời gian

Sơ đồ quản lý thời gian

Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian

Sơ đồ quản lý thời gian

Aware – Nhận biết

Thiết lập mục tiêu: là quy trình xác định nghiêm túc việc đạt được kết quả một cách có giá trị

Analyze – Phân tích

Attack – Kẻ cắp thòi gian

Nguyên nhân vật lý

 Tiếng ồn

 Thiết bị liên lạc

 Tiện nghi làm việc

 Lưu trữ tài liệu

Nguyên nhân tâm lý

Attack – Kẻ cắp thòi gian

1 Thiếu tổ chức kế hoạch

2 Trì hoãn, thiếu quyết đoán

3 Sự xao lãng, chểnh mảng, không tập trung

4 Sự vội vàng, hấp tấp

5 Công việc giấy tờ

6 Không biết nói “KHÔNG”

Assign - Lập trật tự ưu tiên

Arrange – Lập kế hoạch

2 Các phương pháp để quản lý thời gian

Sơ đồ quản lý thời gian

Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian

Mô hình Ma trận quản lý thời gian

Mô hình Ma trận quản lý thời gian

- Luôn trong tình trạng khủng hoảng

- Làm việc ngoài phạm vi chức năng

- Tách rời công việc

- Phụ thuộc vào người khác

Chỉ làm nếu

có thời gian Làm sau, nhưng kiên quyết

Mô hình Ma trận quản lý thời gian

Việc quan trọng nhất

ở vị trí số một

(tổ chức vùng II)

Mô hình Ma trận quản lý thời gian

Lập ưu tiên cho các việc trong lịch

Lập lịch cho các việc ưu tiên

Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian

Nguyên tắc SMART

Nguyên tắc Pareto 80/20

Nguyên tắc Parkinson

Nguyên tắc SMART

S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

M-Measurable: Đo đếm được

A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình

R-Realistic: Thực tế, không viển vông

T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.

Nguyên tắc Pareto

Nguyên tắc Parkinson

Rút gọn các nhiệm vụ quan trọng để giảm bớt thời gian làm việc (Quy luật Pareto)

Giảm bớt thời gian làm việc nhằm rút gọn các nhiệm

vụ thành quan trọng (Quy luật Parkinson)

Bản câu hỏi số 2

3 Lập kế hoạch để quản lý thời gian

Khái niệm về lập kế hoạch

Vai trò của việc lập kế hoạch

Công cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả

Khái niệm về lập kế hoạch

Lập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết những việc cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương pháp thực hiện

Khái niệm về lập kế hoạch

Nếu không có kế hoạch

Khái niệm về lập kế hoạch

Muốn phòng nhanh

thì phải

Nhìn xa

Khái niệm về lập kế hoạch

Hành động Qua ngày

Khái niệm về lập kế hoạch

Mục tiêu + Hành động = Kết quả

Mục

tiêu

Hành động

Sống đẹp

Vai trò của lập kế hoạch

Tư duy có hệ thống trong quản lý thời gian

Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu

Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản

để phối hợp với các thành viên nhóm

Sẵn sàng ứng phó đối với những thay đổi môi trường bên ngoài

Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế hoạch tiết kiệm 15-20p

Lập kế hoạch

Bước 1: Phân chia mục tiêu thành các nhiệm vụ có thể quản lý được

Lập kế hoạch

Bước 2: Xác định mức độ ưu tiên theo thứ tự A, B, C

Lập kế hoạch

Xếp các nhiệm vụ theo thứ tự phù hợp

Lập kế hoạch

Bước 4: Ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ có mức

độ ưu tiên

Phương pháp tổ chức và quản lý công việc

Kế hoạch gồm (5 W 2 H):

 Việc gì cần làm (What)?

 Tại sao phải làm (Why)?

 Ai sẽ làm việc gì (Who)?

 Khi nào làm (When)?

 Làm ở nơi đâu (Where)?

 Cách làm như thế nào (How)?

 Cần bao nhiêu tiền để làm (How much money?)

Aware – Nhận biết

Viết tạo ra suy nghĩ Suy nghĩ tạo ra hình ảnh Hình ảnh tạo nên cảm nhận Cảm nhận dẫn đến hành động

Hành động tạo ra kết quả

3 Lập kế hoạch để quản lý thời gian

Khái niệm về lập kế hoạch

Vai trò của việc lập kế hoạch

Công cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả

Các công cụ lập kế hoạch

 Giấy và bút  Công cụ hiện đại

86

Các công cụ

Mẩu bút chì

Hơn

Trí nhớ tốt

Trí nhớ đậm

Không bằng

Nét mực mờ

Công cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml

4 Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả

Khái niệm tổ chức công việc hiệu quả

Các phương pháp tổ chức và quản lý công việc hiệu quả

Khái niệm tổ chức công việc hiệu quả

Nghĩa hẹp: Tổ chức là sắp xếp các công việc được

giao

Nghĩa rộng: Tổ chức là quá trình xác định những

công việc cần phải làm và phân công cho các cá nhân, đơn vị liên quan tạo ra mối liên hệ ngang dọc trong nội bộ công việc, tổ chức

Phương pháp tổ chức và quản lý công việc

Kế hoạch gồm (5 W 2 H):

 Việc gì cần làm (What)?

 Tại sao phải làm (Why)?

 Ai sẽ làm việc gì (Who)?

 Khi nào làm (When)?

 Làm ở nơi đâu (Where)?

 Cách làm như thế nào (How)?

 Cần bao nhiêu tiền để làm (How much money?)

Phương pháp tổ chức và quản lý công việc

Làm như thế nào (How)

Cần bao nhiêu tiền

để làm

GV Nguyễn Khánh Hưng

Bộ môn Thương mại Điện tử

Bộ môn Phát triển kỹ năng

Hanoi, 3/2011

Bản hoàn thiện bản thân