Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và Quản lý thời gian - ĐH Ngoại thương

10/28/2012 1 KỸ NĂNGKỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIANVÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN Hà Nội, tháng 02/2012 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG - Khoa Quản trị Kinh doanh - MỘT SỐ THỰC TẾ VỀ SINH VIÊN 10/28/2012 2 KHI LÀ SINH VIÊN FTU…. BỐ MẸ NGHĨ XÃ HỘI NGHĨ LÚC BAN ĐẦU, BẠN NGHĨ SAU ĐÓ, THỰC TẾ LÀ 10/28/2012 3 VẬY NGUYÊN NHÂN LÀ ???? 10/28/2012 4 www.themegallery.com www.themegallery.com 10/28/2012 5 CẤU TRÚC  Tổng quan về Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả: Khái niệm, Phân loại, Vai trò.  Các phương pháp để quản lý công việc hiệu quả.  Kỹ năng Quản lý thời gian: Khái niệm, Vai trò và Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả. I. KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC 1. Khái niệm: Nghĩa hẹp: Tổ chức là sắp xếp các công việc được giao Nghĩa rộng: Tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các cá nhân, đơn vị liên quan tạo ra mối liên hệ ngang dọc trong nội bộ công việc, tổ chức 10/28/2012 6 1. KHÁI NIỆM: Tổ chức công viện là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện được những mục tiêu đó. Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích. BÀI TẬP 1: Có 4 du khách cần qua một cây cầu vào ban đêm. Cầu chỉ chịu được sức nặng của 2 người và du khách phải dùng đèn pin soi đường để không bị sa xuống vực. Lưu ý là cầu dài nên không thể ném đèn pin hoặc soi đèn từ bên này sang bờ bên kia. Vấn đề là họ chỉ có 1 chiếc đèn pin. Tốc độ đi của mỗi người khác nhau, cụ thể mất 1, 2, 5 và 10 phút. Giả sử 2 người một nhanh một chậm đi qua cầu thì thời gian sẽ tính theo người chậm. Thời tiết xấu nên cầu có nguy cơ sập. Vậy 4 du khách có thể qua cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất là bao lâu, và đi như thế nào? 10/28/2012 7 2. TẠI SAO CẦN TỔ CHỨC CÔNG VIỆC  Tạo tư duy một cách có hệ thống về các tiến trình công việc cũng như những kết quả dự kiến.  Phối hợp hiệu quả hơn các nguồn lực sẵn có.  Nắm vững được các nhiệm vụ cơ bản, từ đó giúp sẵn sàng ứng phó, đối phó với những thay đổi của mội trường bên ngoài.  Chủ động hơn trong việc đánh giá kết quả, thành tựu của cá nhân, tổ chức. II.PHƯƠNG PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 10/28/2012 8 TRÒ CHƠI 1: TRÒ CHƠI 1: 10/28/2012 9 1. THIẾT LẬP MỤC TIÊU Yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất để có thể tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả. 1.1. KHÁI NIỆM  Mục tiêu là những trạng thái, cột mốc mà cá nhân, tổ chức muốn đạt đưỡ trong một khoảng thời gian xác định  Mục tiêu : Management by Object (MBO) 10/28/2012 10 1.2. VAI TRÒ  Là phương tiện để đạt được mục đích.  Nhận dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập kế hoạch hoạt động và phân bổ các nguồn lực.  Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/ hoạt động.  Quyết định hiệu quả hoạt động của cá nhân, tổ chức. 1.3. ĐIỀU KIỆN CỦA MỤC TIÊU:  Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART: Specific Mesuarable AchievableRealistic Time Bound [...]... 10/28/2012 III KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Khái niệm về thời gian  Khái niệm về quản lý thời gian  Phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả  28 10/28/2012 BẠN HIỂU GÌ VỀ THỜI GIAN? Thời gian là một đại lượng vật lý đặc biệt  Mọi thứ đều là tương đối, duy chỉ có thời gian là tuyệt đối: 60s/24h/365ngày  Mọi người đều bình đẳng trước thời gian  Thời gian qua đi sẽ không quay trở lại  Thời gian là vô... NIỆM VỀ THỜI GIAN “Nếu bạn yêu cuộc sống, thì đừng lãng phí thời gian, vì đó là chất liệu làm nên cuộc sống” Benjamin Franklin KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN 30 10/28/2012 KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN  Quản lý thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói quen, cộng cụ, hệ thống kết hợp với nhau nhằm sử dụng thời gian hiệu quả hơn Nguyên tắc Thói quen Công cụ Hệ thống KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN Động... lại  Thời gian là vô tận không có điểm bắt đầu và kết thúc  ? KHÁI NIỆM VỀ THỜI GIAN Thời gian là hữu hạn  Thời gian là tài sản hao mòn dần  Thời gian là tương đối    Câu chuyện về hai chiếc đồng hồ và hai đứa trẻ sinh đôi Tàu vũ trụ bay với vận tốc ánh sáng Thời gian với mỗi người mỗi khác  Thời gian có giá trị cả về mặt tiền bạc và cơ hội  Thời gian là sở hữu riêng của từng người nên phải biết... bản ghi chép công việc để đánh giá xem bạn đang lãng phí thời gian như thế nào?  Dành thời gian để suy nghĩ:      Bạn đang làm gì? Làm thế để làm gì? Làm có hiệu quả không? Muốn hiệu quả hơn thì phải làm gì? (C) Nguyễn Văn Minh  Muốn hiệu quả hơn thì phải có cách quản lý 66 33 10/28/2012 CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN Cách 1 - Nhắc việc Cách 2 – Lập kế hoạch Sử dụng sổ tay liệt kê đầu việc hàng ngày... đúng Kỹ năng chính xác 31 10/28/2012 NGUYÊN NHÂN LÃNG PHÍ THỜI GIAN Làm việc không có kế hoạch  Mục đích không rõ ràng  Quá nhiều mục đích  Giám sát quá chặt chẽ  Lo lắng quá thái  Giấy tờ quá nhiều  Hoàn hảo thái quá  Vòng vo  Sửa chữa  Cố tình trì hoãn công việc  Chờ đợi  Họp hành  Về sớm  Tức giận  Quảng giao quan hệ  63 QUẢN LÝ THỜI GIAN NHƯ THẾ NÀO? Bạn có biết giá trị thời gian. .. thành các chỉ tiêu đánh giá cho các công việc trong bản kế hoạch kinh doanh ở trên: STT Công việc Mục tiêu Chỉ số đánh giá mục tiêu Hình thức đánh giá 1 2 3 24 10/28/2012 2.3 CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ LẬP KẾ HOẠCH 49  Công cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml  Điện thoại di động  Máy vi tính: để bàn, xách tay, bỏ túi  Phần mềm: Microsoft Outlook  Các phần mềm quản lý thời gian khác: Google Calendar 25 10/28/2012... đầu việc hàng ngày  Kết quả:     Không quên đầu việc Việc quan trọng là những việc trước mắt Hoạch định tương lai  Kết quả:    Không quên đầu việc Có thời hạn đầu – cuối Việc quan trọng là việc nằm trong lịch trình 67 CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN Cách 3 - Lập kế hoạch, ưu tiên hóa, kiểm soát Khẩn cấp    Có thứ tự ưu tiên Việc quan trọng là việc được ưu tiên Quan trọng Không quan trọng I III Không... Văn Minh Xác định giá trị ưu tiên  Kết quả: Cách 4 – Ma trận quản lý thời gian IV 68 34 10/28/2012 MA TRẬN PHÂN BỔ THỜI GIAN LÀM VIỆC + Khẩn cấp Khẩn cấp nhưng không quan trọng Vừa quan trọng vừa khẩn cấp - Quan trọng + Quan trọng Không khẩn cấp và chẳng quan trọng Không khẩn cấp nhưng quan trọng - Khẩn cấp THỰC HÀNH Đánh giá lại thời gian biểu hàng ngày của mr Dũng.Excercice for Student.doc  Trò... ngày hãy tạo một khoảng không thật yên tĩnh và dành một ít thời gian để hoạch định chính cuộc đời mình  Suy nghĩ tích cực sẽ tiết kiệm thời gian và làm thời gian trở nên đáng yêu:      Một ngày cố gắng làm được một việc mình thích Biết tận hưởng cuộc sống, sống vui vẻ, khỏe mạnh Tập trung nhìn những điểm tích cực của người khác,cũng như của xã hội Ghi vào sổ những điểm yếu của mình để khắc phục...10/28/2012 NGUYÊN TẮC SMART S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu  M-Measurable: Đo đếm được  A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình  R-Realistic: Thực tế, không viển vông  T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc SMART thành SMARTER, trong đó, E là Engagement – liên kết và R là Relevant – thích đáng  SPECIFIC . 10/28/2012 1 KỸ NĂNGKỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIANVÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN Hà Nội, tháng 02/2012 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG - Khoa Quản trị Kinh doanh - MỘT SỐ THỰC. TRÚC  Tổng quan về Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả: Khái niệm, Phân loại, Vai trò.  Các phương pháp để quản lý công việc hiệu quả.  Kỹ năng Quản lý thời gian: Khái niệm, Vai trò và Phương. pháp quản lý thời gian hiệu quả. I. KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC 1. Khái niệm: Nghĩa hẹp: Tổ chức là sắp xếp các công việc được giao Nghĩa rộng: Tổ chức là quá trình xác định những công việc cần