Bài giảng Chức năng kiểm tra - TS. Bùi Quang Xuân

Bài giảng Chức năng kiểm tra trình bày những nội dung về tầm quan trọng của kiểm tra, tiến trình kiểm tra, các loại hình kiểm tra, các công cụ kiểm tra,... Với các bạn đang học chuyên ngành Quản lý thì đây là tài liệu tham khảo hữu ích.

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ HÀNH CHÍNH QUỐC  GIA CHỨC NĂNG  KIỂM TRA TS. BÙI QUANG XN KIỂM TRA TRONG  DOANH NGHIỆP I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KIỂM TRA Chức năng của kiểm tra có tầm quan trọng  trong chu trình quản lý,  bởi  lẽ  nó  là  mối  nối  cuối  cùng  trong  dây  chuyền  chức  năng  của  các hoạt  động quản  lý.  Chức  năng  này  cho  phép  các  nhà  quản  lý  biết  được  các  mục  tiêu  của  tổ  chức  có  đạt  được  hay  khơng  hoặc  đạt  được  như  thế  nào,  cũng  như  những  nguyên  nhân  tạo  nên  tình hình đó I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KIỂM TRA Quản  lý  là  tổ  chức  hành  động  để  đạt  được  mục  tiêu  nhất định.  Trong quản lý, nếu chỉ nêu ra mục tiêu và buộc cấp  dưới  chấp  nhận  các  mục  tiêu  này  thì  khó  có  gì  đảm  bảo là những hoạt động cần thiết để hồn thành mục  tiêu đó.  Muốn quản lý có hiệu quả, người quản lý cần theo  dõi  cấp  dưới  đã  hoạt  động  như  thế  nào  để  đạt  mục  tiêu.  Trong thực tế, không thiếu hiện tượng “làm láo báo  cáo  hay”  nên  những  mục  tiêu  mà  tổ  chức  nào  đó  đã  đạt được đôi khi là mục tiêu giả tạo.  I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KIỂM TRA Quản  lý  là  tổ  chức  hành  động  để  đạt  được  mục tiêu nhất định.  Chẳng hạn, có tình huống đã xảy ra:  Cấp trên ln ca ngợi doanh nghiệp A là một  doanh nghiệp tốt, mấy năm liền làm ăn có lãi;  thực  ra  doanh  nghiệp  đang  thua  lỗ,  giám  đốc  doanh  nghiệp  đi  vay  tiền  để  nộp  ngân  sách  theo nghĩa vụ.  Kết  quả  là  doanh  nghiệp  chỉ  che  giấu  sự  thực được vài năm, đến năm thứ tư thì bị phá  sản I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KIỂM TRA Kiểm tra tự nó khơng phải là mục đích, chỉ là  một phương tiện để đạt được một mục đích.  Đây  là  cách  thức  tăng  thêm  tính  mềm  dẻo  và  hiệu  quả  vào  hoạt  động  của  hệ  thống,  quản  lý  với  tính  cách là hệ thống, có vòng hở và vòng kín;  Nếu người quản lý chỉ nêu mục tiêu, giao cơng việc  cho bên dưới thì đó là vòng hở;  Nếu tăng cường kiểm tra thì người quản lý đã khép  vòng hở lại (vòng kín) I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KIỂM TRA Khó  có  một  kế  hoạch  hồn  hảo,  tiên  liệu được đầu vào và đầu ra một cách  chính  xác,  vì  thế  chức  năng  kiểm  tra  trong hệ thống là rất quan trọng.  Chức năng này tạo sự linh hoạt trong  hoạt động vận hành một hệ thống có  những  bộ  phận  khơng  biết  và  những  đầu vào khơng rõ rệt VAI TRỊ CỦA KIỂM TRA VỚI TƯ CÁCH   Chức năng hữu cơ của quản lý   Tập  hợp  những  phương  tiện  điều  chỉnh  hành  vi  cá  nhân  hay  tổ  chức  riêng lẻ, tương tự như biện pháp đặc  biệt được ngành kiểm tra tài chính sử  dụng   Chức  năng  hạn  chế  của  hệ  thống,  tức nhiệm vụ của mối liên hệ ngược,  đảm  bảo  theo  dõi  tính  trạng  của  hệ  thống 1. KHÁI NIỆM VÀ NGUN TẮC ­ Kiểm tra là q trình đo lường kết quả thực  tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát  hiện sự sai lệch và ngun nhân sự sai lệch,  trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp  thời nhằm khắc phục sự sai lệch, đảm bảo tổ  chức đạt được mục tiêu của nó 1. KHÁI NIỆM VÀ NGUN TẮC 1.1 Khái niệm:  ­ Trọng điểm của chức năng kiểm tra:  Kiểm tra là một quá trình  Kiểm tra các hoạt động đã xảy ra, đang xảy  ra  và sẽ xảy ra  Phát hiện ra những sai lệch và nguy cơ sai lệch  Kiểm tra để thực hiện các biện pháp khắc phục  nhằm hồn thành mục tiêu NỘI DUNG KIỂM TRA Q trình của hệ thống kiểm tra bao  gồm: 1.­ Mục tiêu và tiêu chuẩn 2.­ Biện pháp thực hiện 3.­  So  sánh  thực  hiện  với  tiêu  chuẩn 4.­ Sửa chữa SO SÁNH  So sánh xác định mức độ thay đổi  giữa  thành  quả  thực  tế  với  tiêu  chuẩn đề ra.   Điều quan trọng là xác định tầm  biến  thiên  chấp  nhận  được,  tức  là  chú  ý  đến  phạm  vi  và  hướng  của sự biến đổi So sánh thành quả thực  tế với tiêu chuẩn Mục  tiêu Tiêu  chuẩn Đo lường  thành quả  thực tế Tiêu chuẩn  này có đạt  được khơng ? Khơng Độ lệch này  chấp nhận  được khơng? Có Khơng  làm gì cả Có Khơng  làm gì cả Tiêu chuẩn này  chấp nhận được CẦ N khơng? Sửa tiêu  chuẩn Tìm  ngun nhân  làm biến đổi Sửa thành  SỬA CHỮA  Khi  nguồn  gốc  thay  đổi  trong  kết  quả  thực  tế là do thiếu các hoạt động hay hành động,  người  quản  lý  phải  sửa  chữa.  Phải xem  xét  nên hành động sửa ngay để đưa kết quả trở  lại  con  đường  đã  vạch  ra,  hoặc  hành  động  sửa chữa cơ bản nếu thành quả đã đi chệch  hướng  Sự  sai  lệch  có  thể  do  tiêu  chuẩn  không  đúng  (quá  cao  hay  quá  thấp).  Trong  trường  hợp  này  phải  điều chỉnh  lại tiêu chuẩn chứ  khơng phải kết quả TIẾN TRÌNH KIỂM TRA Theo các bước sau:  XÁC Đ XÁC ĐỊNH CÁC  ỊNH CÁC  TIÊU CHU TIÊU CHUẨẨNN ĐO L ĐO LƯỜ ƯỜNG  NG  THÀNH QU THÀNH QUẢẢ    ĐI ĐIỀỀU CH U CHỈNH CÁC  ỈNH CÁC  SAI L SAI LỆỆCH CH 2. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA 2.1 Xác định các tiêu chuẩn Thiết lập các tiêu chuẩn cần chú ý:  Khơng đưa ra các tiêu chuẩn khơng đúng hay  khơng quan trọng  Mang tính hiện thực  Tránh đưa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau  Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các tiêu  chuẩn đề ra  Dễ dàng cho việc đo lường 2. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA 2.2 Đo lường thành quả  Tiến hành đo hay lường trước nhằm phát hiện  sự sai lệch hay nguy cơ sai lệch so với mục  tiêu  Hiệu quả đo lường phụ thuộc vào phương pháp  đo lường và cơng cụ đo lường  Đo lường những tiêu chuẩn định lượng sẽ dễ  dàng hơn các tiêu chuẩn định tính 2. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA 2.3 Điều chỉnh các sai lệch  Khi đo lường xong, kết quả có sự sai lệch thì  cần phân tích ngun nhân dẫn đến sai lệch.   Đề ra các biện pháp khắc phục sai lệch 3. CÁC LOẠI HÌNH KIỂM TRA Bao gồm các loại hình sau: Lập kế  hoạch Thực hiện kế hoạch Kiểm tra lường trước Kết quả đạt được Kiểm tra sau khi thực hiện Kiểm tra trong khi thực hiện 3. CÁC LOẠI HÌNH KIỂM TRA 3.1 Kiểm tra lường trước  Hoạt động kiểm tra trước khi hoạt động xảy ra,  bằng cách tiên liệu những vấn đề có thể xảy ra  để ngăn chặn trước  Giúp cho tổ chức thực hiện kế hoạch chính xác,  dự liệu được những vấn đề có thể ảnh hưởng  từ thời điểm lên kế hoạch cho đến lúc thực   Kiểm tra lường trước dựa vào dự báo, dự đốn  về sự biến đổi của mơi trường 3. CÁC LOẠI HÌNH KIỂM TRA 3.2 Kiểm tra trong khi thực hiện  Hoạt động kiểm tra bằng cách theo dõi trực tiếp  những diến biến trong q trình thực hiện kế  hoạch.   Mục tiêu nhằm kịp thời tháo gỡ những vướng  mắc, những trở ngại khó khăn khi thực hiện để  đảm bảo tiến độ dự kiến 3. CÁC LOẠI HÌNH KIỂM TRA 3.3 Kiểm tra sau khi thực hiện  Hoạt động kiểm tra bằng cách đo lường kết  quả thực tế và đối chiếu với kế hoạch ban đầu.   Mục tiêu nhằm đánh giá lại tồn bộ q trình  thực hiện kế hoạch, rút kinh nghiệm  Nhược điểm của loại hình kiểm tra này là độ  trễ về thời gian.  4. CÁC CƠNG CỤ KIỂM TRA 4.1 Kiểm tra tài chính:  Ngân quỹ: thấy được những khoản chi phí và  nguồn thu do ai sử dụng và quản lý.   Các dạng ngân quỹ:  Ngân quỹ thu và chi  Ngân quỹ về thời gian, không gian, sản phẩm  Ngân quỹ dạng vật lý  Ngân quỹ về tiền mặt 4. CÁC CƠNG CỤ KIỂM TRA 4.2 Kỹ thuật phân tích thống kê: Dựa vào dữ  liệu q khứ để tổng hợp và phân tích.  4.3. Báo cáo và phân tích chun mơn: sử  dụng những chun gia trong từng lĩnh vực trọng  yếu của doanh nghiệp để phát hiện những sai lệch 4.4. Quan sát cá nhân: sử dụng các giác quan để  quan sát nhân viên trong q trình thực hiện cơng  việc và điều chỉnh ngay những sai phạm ... VÀ KIỂM TRA LẬP KẾ  HOẠCH  KIỂM TRA  CÁC HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG KIỂM TRA 1.  Các  hình  thức  kiểm tra cơ bản: ­ Kiểm tra chiến lược ­ Kiểm tra quản lý ­ Kiểm tra tác nghiệp NỘI DUNG KIỂM TRA. .. thời nhằm khắc phục sự sai lệch, đảm bảo tổ  chức đạt được mục tiêu của nó 1. KHÁI NIỆM VÀ NGUN TẮC 1.1 Khái niệm:  ­ Trọng điểm của chức năng kiểm tra:  Kiểm tra là một q trình  Kiểm tra các hoạt động đã xảy ra, đang xảy  ra ... Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu khơng  khí của tổ chức  Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và đảm bảo  tính hiệu quả kinh tế  Việc kiểm tra phải đưa đến hành động CƠNG TÁC KIỂM TRA Trong q trình quản lý,