Bài này sẽ cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về chức năng kiểm soát – một trong những chức năng cơ bản của quản lý. Cụ thể sau khi đọc bài này và làm các bài tập tình huống, sinh viên có thể: Hiểu khái niệm kiểm soát; hiểu được những đặc điểm cơ bản của hệ thống kiểm soát – thước đo cho phép nhà quản lý đánh giá tính hiệu quả của tổ chức trong hoạt động quản lý; nắm được những yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát;…
BÀI CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT PGS.TS.Phan Kim Chiến Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều • v1.0 Bộ Giáo dục Đào tạo Việt Nam công bố Dự thảo phát triển giáo dục Việt Nam giai đoạn 2009-2020 Nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ giáo viên, biện pháp Bộ đề tổ chức cho sinh viên đánh giá giảng viên Đến thời điểm nay, nhiều trường đại học Việt Nam tổ chức cho sinh viên đánh giá công tác giảng dạy giảng viên Cách thức mà trường thường thực là, xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá, tổ chức đánh giá kết thúc môn học mà giáo viên giảng dậy Mục tiêu Bộ Giáo dục Đào tạo trường đại học tiến hành “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy giảng viên” để thu thập thông tin từ sinh viên –“những khách hàng” q trình giảng dạy giảng viên, thơng tin thu thập sở để giảng viên điều chỉnh nội dung, phương pháp giảng dạy mình, sở để trường điều chỉnh cơng tác giảng dạy biết kết làm việc giảng viên – “những nhân viên” trường, từ phục vụ cho công tác nhân trường TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều • • v1.0 Để đánh giá, trường xây dựng bảng hỏi gồm tiêu chí đánh giá gửi tới sinh viên kết thúc môn học Các tiêu chí đánh giá thường xoay xung quanh vấn đề như: Thời gian giảng dậy giảng viên, tài liệu mà giảng viên cung cấp cho sinh viên, nội dung kiến thức có theo đề cương hay khơng, giảng viên có chuẩn bị giảng tốt hay không, giảng viên truyền đạt giảng rõ ràng, dễ hiểu, hút, mức độ sinh viên tham gia thảo luận, thức kiểm tra, đánh giá giảng viên tiêu chí khác Trong bảng hỏi cịn có câu hỏi mở để sinh viên bày tỏ quan điểm chất lượng giảng dậy Việc “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy giảng viên” làm phát sinh nhiều ý kiến, quan điểm trái chiều Những ý kiến ủng hộ cho rằng, thông qua công việc giảng viên nhận kết nhận xét để tham khảo, nhìn lại cách truyền giảng cải tiến, thấy cần thiết Đối với trường, thấy thấy giảng viên sinh viên đánh giá không tốt nhà trường có cách xử lý phù hợp, từ giúp nâng cao chất lượng đào tạo Sinh viên nhận xét, nêu nguyện vọng giảng viên cách để bảo vệ quyền lợi đáng họ, việc thể tính dân chủ nhà trường TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều • Các ý kiến phản đối cho khơng phải việc hợp lẽ thường Sinh viên đánh giá mang tính chất cảm tính, cho điểm theo ý thích Kết thầy có phong cách nhẹ nhàng, vui vẻ, cho điểm dễ dãi, chí cho đọc chép dễ đạt điểm cao thầy hay đòi hỏi học trò phải động não cho điểm chặt chẽ, sát, Những ý kiến phản đối cho hình thức “dân chủ” trái chiều, khơng cần thiết, lãng phí gây tác hại, trường đại học cần có hình thức khác để kiểm sốt chất lượng đào tạo để sinh việc sinh viên đánh giá chất lượng giảng dậy giảng viên v1.0 Với mục tiêu tăng cường chất lượng giáo dục, bạn ủng hộ hay phản đối việc sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy giáo viên, Tại sao? Nếu ủng hộ, trường đại học cần làm để tăng hiệu công việc đánh giá này? Nếu phản đối, trường đại học cần có hình thức kiểm soát khác để tăng cường chất lượng giáo dục? MỤC TIÊU Bài cung cấp cho sinh viên kiến thức chức kiểm soát – chức quản lý Cụ thể sau đọc làm tập tình huống, sinh viên có thể: • • • • • v1.0 Hiểu khái niệm kiểm soát Hiểu đặc điểm hệ thống kiểm soát – thước đo cho phép nhà quản lý đánh giá tính hiệu tổ chức hoạt động quản lý Nắm yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát Hiểu quy trình kiểm sốt thực quy trình kiểm sốt hoạt động định Hiểu, có khả sử dụng cơng cụ kiểm sốt nói chung, kiểm sốt thời gian, kiểm sốt tài kiểm sốt chất lượng NỘI DUNG Tổng quan kiểm soát Hệ thống kiểm soát v1.0 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT 1.1 Khái niệm, vai trị kiểm sốt 1.2 Bản chất kiểm sốt 1.3 Nguyên tắc kiểm soát v1.0 1.1 KHÁI NIỆM, VAI TRỊ CỦA KIỂM SỐT • Khái niệm kiểm sốt: Kiểm sốt q trình giám sát, đo lường, đánh giá điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo thực theo kế hoạch • v1.0 Vai trị kiểm soát: Ø Giúp hệ thống theo sát đối phó với thay đổi mơi trường; Ø Ngăn chặn sai phạm xảy trình quản lý; Ø Đảm bảo thực thi quyền lực nhà quản lý; Ø Hoàn thiện định quản lý; Ø Giảm thiểu chi phí trình quản lý; Ø Tạo tiền đề cho trình hồn thiện đồi 1.2 BẢN CHẤT CỦA KIỂM SOÁT Kiểm tra HĐ (Concurrent Controls) HỆ THỐNG KIỂM TRA Giải vấn đề trước xuất Giải vấn đề xuất Giải vấn đề sau xuất • • Kiểm tra trước hoạt động (Feedforward Controls) • • Kiểm tra sức khỏe nhân viên Kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào Kiểm tra trước hoạt động (Feedforward Controls) • • Đảm bảo dẫn đắn xây dựng Đầu vào sẵn có, đạt tiêu chuẩn ĐẦU VÀO v1.0 Kiểm tra HĐ (Concurrent Controls) Đảm bảo công việc thực theo kế hoạch Kiểm tra phản hồi (Feedback Controls) Đảm bảo kết cuối đạt kết mong muốn Kiểm tra phản hồi (Feedback Controls) • • Q TRÌNH CHUYỂN ĐỔI ĐẦU RA Quản lý chất lượng toàn diện Nhân viên tự quản Kiểm tra chất lượng cuối KCS Phỏng vấn khách hàng • Kiểm soát hệ thống phản hồi kết hoạt động • Kiểm sốt hệ thống phản hồi dự báo v1.0 2.3.4 GIÁM SÁT VÀ ĐO LƯỜNG SỰ THỰC HIỆN • Trong bước này, số câu hỏi phải trả lời: Đo gì? Đo nào? • Việc đo lường cần tiến hành điểm kiểm sốt thiết yếu • v1.0 Việc đo lường cần lặp lặp lại công cụ hợp lý Tần suất đo lường phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm sốt 2.3.5 ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG • • • v1.0 Đánh giá việc xem xét phù hợp kết đo lường so với hệ tiêu chuẩn Nếu thực phù hợp với tiêu chuẩn, nhà quản lý kết luận việc diễn theo kế hoạch không cần điều chỉnh Nếu kết thực khơng phù hợp với tiêu chuẩn nhà quản lý phải tiến hành phân tích nguyên nhân sai lệch hậu hoạt động tổ chức để định có cần tiến hành điều chỉnh hay không 2.3.6 ĐIỀU CHỈNH SAI LỆCH • • v1.0 Điều chỉnh tác động bổ xung trình quản lý để khắc phục sai lệch thực hoạt động so với mục tiêu nhằm không ngừng cải tiến hoạt động Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ nguyên tắc sau: Ø Chỉ điều chỉnh thật cần thiết; Ø Điều chỉnh mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu; Ø Phải tính tới hậu sau điều chỉnh; Ø Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ; Ø Tùy điều kiện mà kết hợp phương pháp điều chỉnh cho hợp lý 2.3.7 ĐƯA RA SÁNG KIẾN ĐỔI MỚI Một hệ thống kiểm sốt có chất lượng hệ thống phục vụ cho mục tiêu, điều chỉnh hoạt động cách tốt mơi trường thay đổi, phục vụ việc điều chỉnh chức lập kế hoạch, tổ chức khuyến khích, động viên thúc đẩy thành viên tổ chức v1.0 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG • • • • v1.0 Tính xác thơng tin thu thập không cao phần đông sinh viên đánh giá theo mức độ “dễ dàng” giảng viên điểm số mà giảng viên chấm Đây hình thức kiểm sốt theo kết đầu ra, có hạn chế từ hình thức kiểm sốt Cần kết hợp hình thức kiểm sốt phản hồi dự báo, bao gồm: Ø Kiểm soát đầu vào: Năng lực giảng viên, giáo trình, tài liệu tham khảo… đảo bảo chất lượng Ø Kiểm sốt q trình: Giảng viên giảng thời gian biểu, phương pháp giảng dậy khoa học Cần có nhân tiến hành cơng tác đánh giá (ngoài sinh viên) CÂU HỎI MỞ Nội dung kiểm soát phản hồi dự báo? Trả lời: • • • v1.0 Kiểm soát phản hồi dự báo bao gồm: Kiểm soát đầu vào kiểm soát hoạt động Kiểm soát đầu vào: bao gồm kiểm soát tiêu chuẩn, thủ tục có đầy đủ chuyển tải đầy đủ tới nhân viên Đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào đầy đủ, đảm bảo chất lượng cho q trình thực cơng việc Kiểm sốt q trình: Đảm bảo nhân viên thực đầy đủ, tuân thủ kế hoạch thực công việc, tuân thủ thủ tục, quy trình đưa CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Một lý cần xây dựng thực thi hệ thống kiểm soát phản hồi dự báo là: a Do độ trễ thời gian hệ thống kiểm soát phản hồi kết hoạt động b Do hạn chế lực chủ thể kiểm tra c Do hệ thống phản hồi kết soát hoạt động phức tạp d Cả a, b, c Trả lời: Đáp án a Giải thích: Khi thực kiểm sốt phản hồi kết hoạt động nhà quản lý thực việc kiểm sốt có kết đầu ra, việc kiểm soát giúp ngăn ngừa sản phẩm, dịch vụ sai sót tới khách hàng Tuy nhiên phát sai sót nhà quản lý phải yêu cầu nhân viên thực lại hoạt động để sửa chữa, thay sản phẩm, dịch vụ không chất lượng Việc sửa chữa, thay địi hỏi thời gian lớn nhược điểm hệ thống phản hồi kết hoạt động (Kiểm sốt sau có kết đầu ra) v1.0 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Hệ thớng kiểm sốt phản hời dự báo tập trung vào việc kiểm sốt a Đầu vào q trình thực cơng việc b Quá trình công việc c Đầu công việc d Trách nhiệm công việc Trả lời: Đáp án a Giải thích: Hệ thống kiểm sốt phản hồi dự báo hệ thống kiểm sốt mang tính chất ngăn ngừa, nhà quản lý tiến hành kiểm soát đầu vào q trình thực cơng việc đảm bảo theo tiêu chuẩn đề Hệ thống mang tính chất dự báo yếu tố đầu vào đảm bảo chất lượng, nhân viên tuân thủ trình thực cơng việc đề nhà quản lý dự báo trước kết đầu đạt tiêu chuẩn v1.0 CÂU HỎI TỰ LUẬN Xây dựng hệ thống kiểm soát cho tổ chức mà bạn quan tâm? v1.0 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • • • • v1.0 Kiểm sốt việc đánh giá, đo lường chấn chỉnh thực nhiệm vụ, nhằm để đảm bảo mục tiêu kế hoạch sở đưa để đạt mục tiêu thực Hệ thống kiểm soát cần phải thiết kế để vạch chỗ khác biệt điểm thiết yếu, cần phải khách quan, cần phải linh hoạt, cần phải phù hợp với bầu khơng khí tổ chức cần phải tiết kiệm Các cơng cụ kiểm sốt chung bao gồm liệu thống kê ngân quỹ Các cơng cụ kiểm sốt theo thời gian bao gồm kỹ thuật sơ đồ ngang kỹ thuật sở đồ PERT Các cơng cụ kiểm sốt chất lượng giới thiệu bao gồm tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO quản lý chất lượng tồn diện TQM Các cơng cụ kiểm sốt tài giới thiệu bao gồm báo cáo tài chính, trung tâm trách nhiệm kiểm tốn Quy trình kiểm sốt bao gồm bước: (1) Xác định mục tiêu nội dung kiểm soát; (2) Xác định tiêu chuẩn kiểm soát; (3) Xác định hệ thống kiểm soát; (4) Giám sát đo lường thực hiện; (5) Đánh giá kết hoạt động; (6) Điều chỉnh sai lệch (7) Đưa sáng kiến đổi Câu hỏi thường gặp (1) v1.0 Chức lập kế hoạch chức kiểm sốt thường có quan hệ gần gũi với Nhận xét mang ý nghĩa gì? Trả lời: Các kế hoạch cơng cụ kiểm sốt Nhà quản lý dựa kế hoạch để kiểm soát hoạt động nhân viên Kiểm soát phản hồi dự báo cách thức kiểm soát hiệu Trả lời: Cách thức kiểm sốt phản hồi dự báo có tác dụng kiểm soát tốt, nhiên cách thức kiểm sốt địi hỏi chi phí kiểm sốt lớn, tốn thời gian Các mục tiêu kế hoạch tiêu chuẩn kiểm soát Trả lời: Các mục tiêu kế hoạch tiêu chuẩn kiểm sốt, thơng qua việc kiểm sốt mục tiêu nhà quản lý nắm bắt tiến độ thực kế hoạch, mức độ hồn thành kế hoạch, từ có giải pháp phù hợp với phát triển tổ chức thay đổi củ môi trường Câu hỏi thường gặp (2) v1.0 Việc đo lường, đánh giá q trình kiểm sốt cần thực thời điểm Trả lời: Việc đo lường, đánh giá cần phải tiến hành nhiều lần, vào thời điểm khác để có kết tốt nhất, tránh tình trạng nóng vội, ý chí Khi phát sai lệch so với kế hoạch, nhà quản lý cần phải tiến hành điều chỉnh Trả lời: Việc điều chỉnh cần thiết, nhiên điều chỉnh gây tốn chi phí ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức Do sai lệch vượt giới hạn cho phép, nhà quản lý cần điều chỉnh Các thuật ngữ (1) • Kiểm sốt Là q trình giám sát, đo lường, đánh giá điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo thực theo kế hoạch • Kiểm sốt chiến lược Là hoạt động kiểm tra không hướng vào việc đánh giá, xem xét hệ thống công tác quản lý tổ chức mà nhằm phân tích, đánh giá khả phát triển tương lai tổ chức • Kiểm sốt tác nghiệp Là hoạt động kiểm soát tập trung vào chuyên đề, vụ việc, kiện cụ thể để nhằm đưa tiêu chuẩn cho việc thực kế hoạch mong muốn nhằm để so sánh kết thực tế sản phẩm, dịch vụ tiêu chuẩn dạng số lượng, chất lượng, thời gian chi phí • Tiêu chuẩn kiểm sốt Là thước đo kết thực thực tế mong muốn mà ta đo v1.0 Các thuật ngữ (2) • Kiểm sốt lường trước Là hình thức kiểm sốt ngăn ngừa biết trước nhằm khơng cho xảy (nếu tác động xấu đến đạt mục tiêu tổ chức) • Kiểm soát đồng Là hệ thống kiểm soát sử dụng để kiểm sốt tồn hoạt động tổ chức cách tổng thể • Các khu vực hoạt động thiết yếu Là lĩnh vực, khía cạnh, yếu tố tổ chức cần phải hoạt động có hiệu cao để đảm bảo cho toàn tổ chức thành cơng • Các điểm kiểm sốt thiết yếu Là điểm đặc biệt hệ thống mà việc giám sát thu thập thông tin phản hồi định phải thực Đó điểm mà sai lệch khơng đo lường điều chỉnh kịp thời có ảnh hưởng lớn tới kết hoạt động tổ chức v1.0 • Đánh giá dựa kết hoạt động Là đánh giá hoạt động can thiệp theo kế hoạch tiến hành hoàn thành để xác định tính phù hợp, mức độ hiệu tác động tính bền vững • Kiểm sốt hoạt động Là hình thức kiểm sát mà nhà quản lý thực việc kiểm soát hoạt động thực • Kiểm sốt kết Là hình thức đo lường kết cuối hoạt động, nguyên nhân sai lệch so với tiêu chuẩn kế hoạch xác định điều chỉnh cho hoạt động tương tự tương lai v1.0 ... khái niệm kiểm soát Hiểu đặc điểm hệ thống kiểm soát – thước đo cho phép nhà quản lý đánh giá tính hiệu tổ chức hoạt động quản lý Nắm yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát Hiểu quy trình kiểm sốt... cơng cụ kiểm sốt Nhà quản lý dựa kế hoạch để kiểm soát hoạt động nhân viên Kiểm soát phản hồi dự báo cách thức kiểm soát hiệu Trả lời: Cách thức kiểm soát phản hồi dự báo có tác dụng kiểm sốt... quan quản lý cấp thuộc trách nhiệm quan, đơn vị 2.1.2 CHỦ THỂ BÊN TRONG (tiếp theo) • • v1.0 Các nhà quản lý phận chức Ø Trực tiêp quản lý, đạo, kiểm soát người lao động Ø Tập trung vào kiểm soát