Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng Quản lý học - Bài 6: Chức năng kiểm soát trình bày khái niệm kiểm soát; bản chất của kiểm soát; vai trò của kiểm soát; hệ thống kiểm soát. Mời các bạn cùng tham khảo bài giảng để nắm chi tiết hơn nội dung kiến thức.
Bài 6: Chức kiểm soát BÀI CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT Hướng dẫn học Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau: Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email Tham khảo thông tin từ trang Web môn học Nội dung Tổng quan kiểm sốt Hình thức kiểm sốt Quy trình kiểm soát Xác định mục tiêu, nội dung tiêu chuẩn kiểm soát Khái niệm kiểm soát Xét theo cấp độ hệ thống kiểm soát Bản chất kiểm soát Xét theo phương thức kiểm sốt Vai trị kiểm sốt Xét theo q trình hoạt động Hệ thống kiểm sốt Xét theo phạm vi kiểm soát Xác định chủ thể, hình thái, cơng cụ kỹ thuật kiểm sốt Xét theo tần suất q trình hoạt động Giám sát đo lường hoạt động Đánh giá kết hoạt động Điều chỉnh sai lệch Đưa sáng kiến đổi Mục tiêu Bài cung cấp cho sinh viên kiến thức chức kiểm soát - chức quản lý Cụ thể sau đọc làm tập tình huống, sinh viên có thể: Hiểu khái niệm kiểm soát Hiểu đặc điểm hệ thống kiểm soát - thước đo cho phép nhà quản lý đánh giá tính hiệu tổ chức hoạt động quản lý Nắm yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt Hiểu quy trình kiểm sốt thực quy trình kiểm sốt hoạt động định Hiểu, có khả sử dụng cơng cụ kiểm sốt nói chung, kiểm sốt thời gian, kiểm sốt tài kiểm sốt chất lượng NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 117 Bài 6: Chức kiểm sốt Tình dẫn nhập Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều Bộ Giáo dục Đào tạo Việt Nam công bố Dự thảo phát triển giáo dục Việt Nam giai đoạn 2009-2020 Nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ giáo viên, biện pháp Bộ đề tổ chức cho sinh viên đánh giá giảng viên Đến thời điểm nay, nhiều trường đại học Việt Nam tổ chức cho sinh viên đánh giá công tác giảng dạy giảng viên Cách thức mà trường thường thực xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá, tổ chức đánh giá kết thúc môn học mà giáo viên giảng dậy Mục tiêu Bộ Giáo dục Đào tạo trường đại học tiến hành “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy giảng viên” để thu thập thông tin từ sinh viên - “những khách hàng” q trình giảng dạy giảng viên, thơng tin thu thập sở để giảng viên điều chỉnh nội dung, phương pháp giảng dạy mình, sở để trường điều chỉnh cơng tác giảng dạy biết kết làm việc giảng viên - “những nhân viên” trường, từ phục vụ cho cơng tác nhân trường Để đánh giá, trường xây dựng bảng hỏi gồm tiêu chí đánh giá gửi tới sinh viên kết thúc mơn học Các tiêu chí đánh giá thường xoay xung quanh vấn đề như: Thời gian giảng dậy giảng viên, tài liệu mà giảng viên cung cấp cho sinh viên, nội dung kiến thức có theo đề cương hay khơng, giảng viên có chuẩn bị giảng tốt hay khơng, giảng viên truyền đạt giảng rõ ràng, dễ hiểu, hút, mức độ sinh viên tham gia thảo luận, thức kiểm tra, đánh giá giảng viên tiêu chí khác Trong bảng hỏi cịn có câu hỏi mở để sinh viên bày tỏ quan điểm chất lượng giảng dậy Việc “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy giảng viên” làm phát sinh nhiều ý kiến, quan điểm trái chiều Những ý kiến ủng hộ cho rằng, thông qua công việc giảng viên nhận kết nhận xét để tham khảo, nhìn lại cách truyền giảng cải tiến, thấy cần thiết Đối với trường, thấy thấy giảng viên sinh viên đánh giá khơng tốt nhà trường có cách xử lý phù hợp, từ giúp nâng cao chất lượng đào tạo Sinh viên nhận xét, nêu nguyện vọng giảng viên cách để bảo vệ quyền lợi đáng họ, việc thể tính dân chủ nhà trường Các ý kiến phản đối cho khơng phải việc hợp lẽ thường Sinh viên đánh giá mang tính chất cảm tính, cho điểm theo ý thích Kết thầy có phong cách nhẹ nhàng, vui vẻ, cho điểm dễ dãi, chí cho đọc chép dễ đạt điểm cao thầy hay đòi hỏi học trò phải động não cho điểm chặt chẽ, sát, Những ý kiến phản đối cho hình thức “dân chủ” trái chiều, khơng cần thiết, lãng phí gây tác hại, trường đại học cần có hình thức khác để kiểm soát chất lượng đào tạo để sinh việc sinh viên đánh giá chất lượng giảng dậy giảng viên Với mục tiêu tăng cường chất lượng giáo dục, bạn ủng hộ hay phản đối việc sinh viên đánh giá chất lượng giảng dậy giáo viên, Tại sao? Nếu ủng hộ, trường đại học cần làm để tăng hiệu cơng việc đánh giá Nếu phản đối, trường đại học cần có hình thức kiểm sốt khác để tăng cường chất lượng giáo dục 118 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 Bài 6: Chức kiểm soát Chức kiểm soát bốn chức quản lý mà nhà quản lý phải thực hiện.Trong môi trường biến động, việc thực chức kiểm soát bắt buộc nhà quản lý Thực tốt chức kiểm sốt, nhà quản lý có thơng tin việc thực công việc nhân viên, nắm bắt thay đổi thực tế so với kế hoạch từ có điều chỉnh phù hợp Mặt khác, việc thực chức kiểm soát cách thức hiệu nhân viên có động lực việc thực kế hoạch đề ra, hướng tới kết cao 6.1 Tổng quan kiểm soát 6.1.1 Khái niệm, vai trị kiểm sốt 6.1.1.1 Khái niệm kiểm sốt Kiểm soát chức quan trọng nhà quản lý nhằm thu thập thơng tin q trình, tượng diễn tổ chức Tính chất quan trọng kiểm soát thể hai mặt Một mặt, kiểm sốt cơng cụ quan trọng để nhà quản lý phát sai sót có biện pháp điều chỉnh Mặt khác, thơng qua kiểm soát, hoạt động thực tốt giảm bớt sai sót nảy sinh Thường thường, người ta nhấn mạnh đến ý nghĩa thứ (phát sai sót) kiểm sốt cho hoạt động khơng tránh khỏi sai sót kiểm sốt bước cuối để hạn chế tình trạng Điều đúng, chưa đủ, thực tế, kiểm sốt có tác động mạnh đến hoạt động Một công việc, khơng có kiểm sốt chắc nảy nhiều sai sót theo dõi, giám sát thường xun Điều khẳng định kiểm sốt khơng giai đoạn cuối trình hoạt động hệ thống khâu sau chu trình quản lý (từ lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo) Kiểm tra hoạt động đan xen mà trình liên tục thời gian bao qt khơng gian Nó yếu tố thường trực nhà quản lý lúc, nơi Như vậy, chức quản lý hoạt động kiểm soát giám sát, đo lường chấn chỉnh việc thực nhằm để đảm bảo mục tiêu tổ chức kế hoạch vạch để đạt tới mục tiêu hoàn thành Nhiều nhà quản lý, đặc biệt cấp thấp thường cho trách nhiệm thực kiểm soát thuộc nhà quản lý cấp cao, họ thường quan tâm nhiều đến việc thực thi kế hoạch Đôi khi, quyền lực nhà quản lý cấp cao trách nhiệm tổng hợp họ, việc kiểm soát cấp cao cấp phía nhấn mạnh tới mức mà người cho cấp cần cơng việc kiểm sốt mà thơi Mặc dầu quy mơ việc kiểm sốt thay đổi theo cấp bậc nhà quản lý, cấp, nhà quản lý phải có trách nhiệm việc thực thi kế hoạch, kiểm sốt chức quản lý cấp Từ nhận định trên, khái qt rằng: Kiểm sốt q trình giám sát, đo lường, đánh giá điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo thực theo kế hoạch Như vậy, kiểm sốt gắn liền với q trình giám sát đồng thời biện pháp cần thiết để khắc phục sai lệch kế hoạch NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 119 Bài 6: Chức kiểm soát 6.1.1.2 Vai trị kiểm sốt Giúp hệ thống theo sát đối phó với thay đổi mơi trường Trong thực tế, việc kiểm sốt có tác động mạnh tới hoạt động Một công việc khơng có kiểm sốt chắn nảy nhiều sai sót theo dõi, giám sát thường xun Điều khẳng định kiểm sốt khơng giai đoạn cuối trình hoạt động hệ thống khâu sau chu trình quản lý (từ lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo) Kiểm sốt khơng phải hoạt động đan xen mà trình liên tục thời gian bao qt khơng gian Nó yếu tố thường trực nhà quản lý nơi, lúc Thơng qua hoạt động kiểm sốt nhằm thu thập thơng tin q trình, tượng diễn xã hội, cấu thành cụ thể xã hội với mục đích dự tính, hành vi cơng dân, quan, tổ chức đối chiếu với quy định pháp luật đánh giá xem hành vi có phù hợp với quy định pháp luật hay không, từ đưa định quản lý sáng tạo có hiệu Ngăn chặn sai phạm xảy q trình quản lý Trong hoạt động quản lý, chức kiểm soát có ý nghĩa quan trọng Nhiều nhà quản lý cho rằng, kiểm sốt q trình nhà quản lý giám sát điều tiết tính hiệu hiệu lực tổ chức thành viên việc thực hoạt động nhằm đạt mục tiêu tổ chức Tuy nhiên, kiểm sốt khơng có nghĩa phản ứng lại kiện sau xảy Kiểm sốt có nghĩa giữ cho tổ chức theo định hướng dự kiến kiện xảy Kiểm sốt quan tâm đến khuyến khích người lao động tập trung vào vấn đề quan trọng tổ chức, làm việc để khai thác hội giúp tổ chức hoạt động tốt Thực chức có nghĩa phải đánh giá hoạt động làm so sánh với kế hoạch đề điều chỉnh để hoạt động vào quỹ đạo Đảm bảo thực thi quyền lực nhà quản lý Nhờ chức này, nhà quản lý kiểm sốt yếu tố ảnh hưởng đến thành công tổ chức Điều quan trọng quyền kiểm sốt có nghĩa nhà quản lý bị vơ hiệu hóa, hệ thống bị lái theo hướng khơng mong muốn Q trình kiểm sốt cho phép nhà quản lý giám sát hoạt động diễn tổ chức, đặt tảng quan trọng cho trình định Trong trình quản lý, ủy quyền cho cấp vấn đề quan trọng làm cho nhà quản lý lo lắng Nếu xây dựng hệ thống kiểm sốt có hiệu việc ủy quyền thuận lợi hiệu Hoàn thiện định quản lý Kiểm sốt nhu cầu nhằm hồn thiện định quản lý Kiểm sốt thẩm định tính sai đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình dự án; tính tối ưu cấu tổ chức quản lý; tính phù hợp phương pháp mà cán quản lý sử dụng để đưa hệ thống tới mục tiêu 120 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 Bài 6: Chức kiểm soát Giảm thiểu chi phí q trình quản lý Kiểm sốt đảm bảo cho kế hoạch thực với hiệu cao chi phí thấp Trong thực tế, kế hoạch tốt khơng thực ý muốn Các nhà quản lý cấp họ mắc sai lầm kiểm soát cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa sai lầm trước chúng trở nên nghiêm trọng để hoạt động hệ thống tiến hành theo kế hoạch đề Tạo tiền đề cho q trình hồn thiện đổi Với việc đánh giá hoạt động, kiểm soát khẳng định giá trị định thành cơng tổ chức Những giá trị tiêu chuẩn hóa để trở thành mục đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi thành viên hệ thống Đồng thời, kiểm soát giúp nhà quản lý cải tiến lại hoạt động hệ thống thông qua việc xác định vấn đề hội cho hệ thống Ví dụ, kiểm sốt góp phần tạo nên sáng kiến sản phầm nhờ việc xem xét khả đáp ứng doanh nghiệp nhu cầu người tiêu dùng; nêu yêu cầu đổi cấu máy quản lý khơng cịn phù hợp với thực trạng phát triển tổ chức; gợi ý hình thức phân phối thu nhập đáp ứng lợi ích thành viên tổ chức… Chính yếu tố kiểm soát làm cho quản lý trở thành q trình liên tục với hồn thiện đổi khơng ngừng Chúng ta khó cưỡng lại thay đổi, lại lờ chúng Vấn đề cần kiểm sốt thay đổi cho có hiệu tìm kiếm nguồn lợi từ bối cảnh thay đổi tạo 6.1.2 Bản chất Kiểm soát 6.1.2.1 Kiểm soát hệ thống phản hồi kết hoạt động Thơng thường, chế kiểm sốt quản lý xây dựng theo nguyên tắc hệ thống phản hồi thường thấy hệ thống vật lý, sinh học xã hội học (Hình 6.1) Hệ thống trình bày việc kiểm sốt quan niệm toàn diện thực ta xem xét đơn vấn đề thiết lập tiêu chuẩn, đo lường kết thực hiện, điều chỉnh sai lệch Các nhà quản lý tiến hành đo lường kết thực thực tế, so sánh kết đo lường tiêu chuẩn, xác định phân tích sai lệch Nhưng sau đó, để thực điều chỉnh cần thiết, họ phải đưa chương trình cho hoạt động điều chỉnh thực chương trình nhằm để tới kết mong muốn Kết mong muốn Kết thực tế Đo lường kết thực tế So sánh thực với tiêu chuẩn Thực điều chỉnh Xây dựng chương trình điều chỉnh Phân tích nguyên nhân sai lệch Xác định sai lệch Hình 6.1 Vịng liên hệ ngược kiểm soát Cơ chế xác định sai lệch kết hoạt động hệ thống kiểm soát thực thời gian dài bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 121 Bài 6: Chức kiểm soát Gây tốn cho tổ chức Theo chất vịng kiểm sốt quản lý liên hệ ngược hình 6.1 rõ: Trong nhiều lĩnh vực thu thập số liệu đo lường kết thực theo thời gian thực Trong nhiều trường hợp so sánh số liệu vơi tiêu chuẩn, chí xác định sai lệch, việc đưa chương trình điều chỉnh, việc thực thi chương trình nhiệm vụ tốn nhiều thời gian Ít có tác dụng việc nâng cao chất lượng trình hoạt động Chỉ thơng qua việc kiểm sốt kết cuối khó xác định đánh giá sách tác nhân ảnh hưởng trình hoạt động… Trong nhiều trường hợp, đối tượng kiểm soát hoạt động nhiều ngành lĩnh vực phải cần nhiều thời gian để làm cho biện pháp điều chỉnh có hiệu lực Kiểm sốt kết cuối nhiều đem lại học đắt giá cho giai đoạn kế hoạch sau Độ trễ thời gian điểm yếu hệ thống kiểm sốt dựa mối liên hệ ngược từ đầu hệ thống Nó cho thấy tính khơng hiệu liệu lịch sử Các nhà quản lý cần hệ thống kiểm sốt báo cho họ vấn đề nảy sinh họ tác động kịp thời thời điểm định Người quản lý biết sớm tác động mà họ chịu trách nhiệm không theo kế hoạch họ sớm có tác động điều chỉnh Yêu cầu làm đời hệ thống kiểm soát dự báo 6.1.2.2 Kiểm soát hệ thống phản hồi dự báo Các hệ thống phản hồi đơn giản đo lường đầu trình, đưa vào hệ thống đầu vào hệ thống tác động điều chỉnh để thu kết mong muốn chu kỳ sau Trong hệ thống kiểm soát dự báo trái lại giám sát đầu vào hệ thống trình thực để khẳng định xem đầu vào q trình có đảm bảo cho hệ thống thực kế hoạch hay khơng Nếu khơng đầu vào q trình hệ thống thay đổi để thu kết mong muốn Bản chất hệ thống kiểm soát dự báo mơ tả hình 6.2 Có thể nói hệ thống kiểm sốt dự báo thực tế hệ thống liên hệ ngược Nhưng phản hồi nằm phía đầu vào trình hoạt động cho tác động điều chỉnh thực trước đầu hệ thống bị ảnh hưởng Đầu vào Quá trình thực Đầu Hệ thống kiểm sốt Hình 6.2 Hệ thống kiểm soát dự báo 122 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 Bài 6: Chức kiểm soát Những vấn đề mà nhà quản lý cần phải trọng cho việc kiểm soát quản lý hiệu hệ thống kiểm soát mà báo cho họ biết vấn đề nảy sinh họ không làm tác động chúng từ vào lúc mà họ tiến hành điều chỉnh Sự phản hồi đầu hệ thống không đủ tốt cho việc kiểm sốt có hiệu Ví dụ, tiến hành hoạt động cần thiết để thuê cơng nhân sau có hợp đồng ký kết Mặc dù chưa có hợp đồng chuẩn bị trước làm cho cơng ty tránh nhiều điều thuê thêm công nhân Điều đảm bảo cho cơng ty thực cam kết Như vậy, kiểm soát lường trước giúp nhà quản lý ngăn ngừa vấn đề gây khó khăn trước xảy Loại hình kiểm sốt địi hỏi phải có nhiều thơng tin thời gian để xử lý Việc thu thập thông tin đầu vào trình hoạt động xác định cách đặn ảnh hưởng chúng lên kết kế hoạch vấn đề khó khăn Để xây dựng hệ thống kiểm sốt dự báo có hiệu cần thực số yêu cầu sau đây: Thứ nhất, thực phân tích tồn kỹ hệ thống lập kế hoạch kiểm soát biến đầu vào quan trọng Thứ hai, xây dựng mơ hình hệ thống thể mối quan hệ đầu vào đầu thông qua hoạt động định Thứ ba, mơ hình phải quan sát đặn để cho đầu vào, đầu mối liên hệ chúng phản ánh thực Thứ tư, thu thập liệu biến đầu vào trình thực cách đặn đặt chúng vào mơ hình Thứ năm, đánh giá thường xuyên sai lệch đầu vào trình hoạt động thực tế so với kế hoạch ảnh hưởng chúng tới kết mong đợi cuối Thứ sáu, tiến hành tác động kịp thời lên đầu vào trình để điều chỉnh sai lệch nhằm thực mục tiêu thực tế Hệ thống kiểm sốt có hiệu phải kết hợp kiểm soát kết cuối kiểm soát dự báo 6.1.3 Nguyên tắc kiểm soát 6.1.3.1 Tuân thủ pháp luật Kiểm soát tảng cho chủ thể tham gia thị trường hoạt động cách hợp pháp Do hệ thống thể chế kinh tế thể chế quản lý kinh tế cần xem xét điều chỉnh phù hợp với mức độ phát triển kinh tế, trình độ lực hoạt động doanh nghiệp tạo điều kiện hội cho doanh nghiệp phát triển mạnh Nhà nước quản lý tốt vận động kinh tế Nguyên tắc tạo chế trách nhiệm báo cáo lẫn quan, tổ chức thực thi quyền lực, phân định rõ chức năng, quyền hạn thành viên hệ thống kiểm soát: Theo nguyên tắc này, hoạt động kiểm soát phải vào quy định pháp luật Các quan tổ chức tiến hành hoạt động phải thực thi chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn 6.1.3.2 Chính xác, khách quan Đây hoạt động quan trọng hoạt động kiểm soát số liệu, tư liệu, nhận định kiểm sốt khơng đảm bảo tính xác dẫn đến hậu tai hại, NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 123 Bài 6: Chức kiểm sốt chí nghiêm trọng dẫn đến việc nhìn nhận, đánh giá sai đối tượng, từ có định xử lý sai Vì thế, đảm bảo tính xác hoạt động kiểm sốt giúp cho việc đánh giá thực trạng tình hình, giúp quan, tổ chức người vi phạm nhận thấy rõ khuyết điểm mình, giúp cho quan tiến hành kiểm sốt có định xử lý pháp luật, bảo vệ lợi ích Nhà nước, xã hội quyền lợi ích hợp pháp công dân Muốn đảm bảo tính xác hoạt động kiểm sốt, địi hỏi chủ thể kiểm soát phải quán triệt nguyên tắc trung thực, khách quan trình tác nghiệp Tính xác hoạt động kiểm sốt địi hỏi chủ thể tác nghiệp phải thu thập thông tin đầy đủ có chọn lọc kỹ để loại bỏ thơng tin khơng xác, khơng cần thiết gây ảnh hưởng đến kết kiểm sốt Tính khách quan hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo phản ánh thật, khơng thiên lệch bóp méo thật Để đảm bảo tính khách quan địi hỏi chủ thể tác nghiệp phải xuất phát từ thực tế sống, tôn trọng thật; phải xem xét, đánh giá vật, tượng quan điểm lịch sử, cụ thể, biện chứng, logic Nguyên tắc xác, khách quan đòi hỏi kết luận, kiến nghị hoạt động kiểm soát phải chứng minh chứng khách quan, trung thực Mọi kết luận, nhận định phải rõ ràng, có nguyên nhân cụ thể, khơng suy diễn chủ quan, thiếu Tính xác, khách quan có mối quan hệ tác động qua lại lẫn Có khách quan đảm bảo xác, có xác đảm bảo khách quan 6.1.3.3 Công khai, minh bạch Công khai nguyên tắc hoạt động kiểm sốt Tính cơng khai hoạt động thể chỗ, vào thời điểm thích hợp, phải thơng báo đầy đủ nội dung kiểm soát để người có trách nhiệm có liên quan biết, nhằm khuyến khích tham gia người dân tổ chức vào hoạt động này, góp phần đảm bảo tính xác, khách quan hoạt động kiểm sốt Việc cơng khai bao gồm nhiều vấn đề cụ thể như: công khai định kiểm sốt; tiếp xúc cơng khai đối tượng; cơng khai kết luận kiểm sốt… Tuỳ đối tượng, nội dung mà có hình thức cơng khai thích hợp, thực phương tiện thơng tin đại chúng, phạm vi địa phương hẹp đơn vị đối tượng… Tuy nhiên, pháp luật quy định có thơng tin phải giữ bí mật, hay nói cách khác có thông tin công khai rộng rãi, chưa có kết luận thức, chẳng hạn vấn đề liên quan đến bí mật quốc gia, an ninh quốc phịng bí mật liên quan đến hoạt động sản xuất doanh nghiệp Những người thực thi nhiệm vụ kiểm soát phép hành động theo quy chế công bố cho hệ thống biết Phải làm cho kiểm soát trở thành hoạt động cần thiết mục tiêu hướng tới hoàn thiện người toàn hệ thống phiền hà, đánh đố, đe dọa người bị kiểm soát Việc đánh giá người hoạt động phải dựa vào thông tin phản hồi xác, đầy đủ, kịp thời hệ thống tiêu chuẩn rõ ràng, thích hợp Tránh thái độ định kiến cách đánh giá cảm tính mà khơng có luận vững để minh chứng 124 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 Bài 6: Chức kiểm sốt 6.1.3.4 Tính đồng Trong trình kiểm tra cần quan tâm đến chất lượng tồn hệ thống khơng phải chất lượng phận, người Tránh tình trạng có điều sai sót phản ứng tìm quanh xem có để đổ lỗi, phạt vạ hay tìm cách “xử lý”, thay xem hệ thống tổng thể phải cải tiến không ngừng Yêu cầu thường thể quy tắc 85 - 15 (85% sai sót hệ thống, có 15% cá nhân hay thiết bị) Cần quan tâm đến chất lượng q trình hoạt động khơng đến kết cuối hoạt động 6.1.3.5 Điểm kiểm soát thiết yếu Để giảm thiểu sai sót xẩy q trình thực cơng việc nhân viên, hệ thống kiểm soát phải đảm bảo tính đồng phân tích Tuy nhiên, hệ thống kiểm sốt phức tạp, tốn chi phí thời gian Mặt khác, yếu tố đầu vào hay hoạt động có rủi ro nhau, vậy, tiến hành kiểm soát cần tập trung vào điểm thiết yếu Điểm kiểm soát thiết yếu điểm có đặc điểm sau: (1) Rất dễ xẩy sai sót; (2) Khi sai sót xẩy ra, chi phí khắc phục lớn; (3) sai sót xẩy ra, ảnh hưởng đến tiến độ chung tồn cơng việc 6.1.3.6 Tính hiệu Các kỹ thuật cách tiếp cận kiểm sốt có hiệu chúng có khả làm sáng tỏ nguyên nhân điều chỉnh sai lệch tiềm thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ u cầu địi hỏi lợi ích kiểm sốt phải tương xứng với chi phí cho Điều nêu lên thật đơn giản khó thực tế Những nhà quản lý thường gặp khó khăn việc xác định giá trị chi phí hệ thống kiểm soát định Để giảm chi phí cần biết lựa chọn để kiểm sốt yếu tố thiết yếu lĩnh vực quan trọng họ Việc kiểm sốt đem lại lợi ích kinh tế thiết kế phù hợp với công việc quy mô đối tượng, với cấu máy quản lý tổ chức Vì thực tế, chi phí kiểm sốt phụ thuộc vào mức độ phức tạp vấn đề, phạm vi việc lập kế hoạch, khó khăn việc phối hợp kế hoạch thông tin quản lý tổ chức… 6.2 Hệ thống kiểm soát 6.2.1 Chủ thể kiểm soát Chủ thể kiểm soát người đơn vị đưa tác động kiểm soát thực chức kiểm soát Do vậy, cần phải làm rõ: Chủ thể kiểm soát quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nào? Chủ thể kiểm sốt có vị trí, vai trị máy quản lý? NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 125 Bài 6: Chức kiểm sốt Chủ thể kiểm sốt có nhiệm vụ, quyền hạn quy trình kiểm sốt? Chủ thể kiểm soát thực nhiệm vụ nào? Ví dụ: Các chủ thể kiểm soát doanh nghiệp bao gồm: 6.2.1.1 Chủ thể bên ngồi Chủ thể kiểm sốt bên ngồi bao gồm nhóm tổ chức: (1) quan quản lý nhà nước (Giám sát Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Tịa án; Kiểm tra Chính phủ Ủy ban nhân dân, quan quản lý ngành; Thanh tra Thanh tra Nhà nước chuyên ngành; Kiểm sát Viện Kiểm sát nhân dân cấp Kiểm tốn Nhà nước); (2) tổ chức mơi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp…), (3) tổ chức trị xã hội (các hiệp hội, đồn thể quần chúng, quan thơng báo chí ) 6.2.1.2 Chủ thể bên Hội đồng quản trị (HĐQT) Là quan quản trị cao doanh nghiệp, chịu trách nhiệm cao thành công hay thất bại doanh nghiệp Những chức hội đồng quản trị chức chiến lược, tổ chức kiểm tra Vấn đề mà HĐQT cần quan tâm kết với mục tiêu tổng thể thay quan tâm đến hoạt động cụ thể chi tiết vụn vặt Ban kiểm soát Ban kiểm soát quan kiểm soát đại hội đồng bầu nhằm thực chức kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Ban kiểm sốt có nhiệm vụ quyền hạn sau: Kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, bảng tổng kết tài cơng ty triệu tập đại hội đồng xét thấy cần thiết Trình đại hội đồng báo cáo thẩm tra bảng tổng kết tài cơng ty Báo cáo kiện tài bất thường xảy ra, ưu, khuyết điểm quản trị tài HĐQT Kiểm tra hội viên (những người chủ sở hữu) Về mặt lý thuyết, hội viên có quyền sinh quyền sát, có quyền bãi miễn sau bổ nhiệm vị lãnh đạo doanh nghiệp Về chức kiểm tra, họ có quyền hạn chủ yếu sau: Quyền thông tin sổ sách kế tốn chương trình kế hoạch hoạt động doanh nghiệp Có quyền kiểm tra việc chuyển nhượng vốn kiểm tra việc tham gia không tham gia vào doanh nghiệp hội viên Giám đốc doanh nghiệp Giám đốc doanh nghiệp có trách nhiệm: Tổ chức thực chế độ kiểm tra, tra việc thực nhiệm vụ, kế hoạch, sách, pháp luật xét, giải khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền phạm vi quan, đơn vị 126 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 Bài 6: Chức kiểm soát Khả toán doanh nghiệp Điều kiện tài chung doanh nghiệp (cân dài hạn khoản nợ có) Khả sinh lợi doanh nghiệp Các báo cáo tài nhà quản lý, cổ đông, quan tài chính, nhà phân tích đầu tư… sử dụng rộng rãi để đánh giá hoạt động doanh nghiệp Ví dụ, nhà quản lý so sánh báo cáo tài giai đoạn kế hoạch khác đối thủ cạnh tranh để hiểu doanh nghiệp hoạt động hư thấy xu hướng tương lai để từ mà đề biện pháp điều chỉnh thích hợp Các ngân hàng các nhà phân tích tài dùng bảng để định có nên đầu tư vào doanh nghiệp hay khơng Các báo cáo tài khơng thể phản ánh vấn đề doanh nghiệp chẳng hạn yếu nghiên cứu phát triển đầy đủ báo cáo tài Những thay đổi mơi trường mức độ hài lịng người tiêu dùng sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp nhiều ảnh hưởng đến thành công doanh nghiệp thực tài Phụ thuộc vào doanh nghiệp, báo cáo tài lập cho hàng tháng, hàng quý hàng năm Có báo cáo tài thường sử dụng rộng rãi doanh nghiệp (a) Bảng cân đối kế toán, (b) Báo cáo kết hoạt động kinh doanh (c) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ o Bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán phản ánh tổng qt tình trạng tài doanh nghiệp thời điểm định Về chất, bảng cân đối kế toán bảng cân đối tổng hợp tài sản với vốn chủ sở hữu công nợ phải trả Bảng cân đối kế toán giúp cho nhà quản lý có tranh tồn cảnh tình hình tài doanh nghiệp thời điểm lập báo cáo Bảng cân đối kế tốn trình bày theo hình thức: hình thức cân đối hai bên: bên tài sản, bên nguồn vốn hình thức cân đối theo hai phần liên tiếp: phần tài sản, phần nguồn vốn Phần tài sản: Phản ánh toàn giá trị tài sản có doanh nghiệp đến cuối kỳ hạch toán tồn hình thức tất giai đoạn, khâu trình kinh doanh Phần tài sản gồm loại: Loại A: Tài sản lưu động đầu tư tài ngắn hạn Loại B: Tài sản cố định đầu tư tài dài hạn Phần nguồn vốn: phản ánh nguồn hình thành loại tài sản, loại vốn kinh doanh doanh nghiệp đến cuối kỳ hạch toán, tiêu xếp, phân chia theo nguồn hình thành tài sản doanh nghiệp Phần nguồn vốn gồm loại: Loại A: Nợ phải trả Loại B: Nguồn vốn chủ sở hữu Để đánh giá khái quát tình hình tài chính, quy mơ trình độ quản lý NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 137 Bài 6: Chức kiểm soát sử dụng vốn, đồng thời thấy triển vọng kinh tế, tài doanh nghiệp việc định hướng cho việc nghiên cứu vấn đề tiếp theo, nhà quản lý cần xem xét vấn đề sau phân tích bảng cân đối kế tốn: Thứ nhất: Xem xét biến động tổng tài sản Xem xét biến động loại tài sản thông qua việc so tổng tài sản sánh cuối kỳ với đầu năm số tuyệt đối loại tài sản lẫn số tương đối tổng số tài sản chi tiết loại tài sản Sự biến động tài sản cố định cho thấy quy mô lực sản xuất có doanh nghiệp Thứ hai: Thơng qua việc xác định tỷ trọng loại tài sản tổng tài sản đồng thời so sánh tỷ trọng loại cuối kỳ với đầu năm để thấy biến động cấu vốn Thứ ba: Khái quát xác định mức độ độc lập (hoặc phụ thuộc) mặt tài doanh nghiệp qua việc so sánh loại nguồn vốn cuối kỳ với đầu năm số tuyệt đối lẫn tương đối, xác định so sánh cuối kỳ với đầu năm tỷ trọng loại nguồn vốn tổng nguồn vốn Nếu nguồn vốn chủ sở hữu chiếm tỷ trọng cao có xu hướng tăng điều cho thấy khả tự đảm bảo mặt tài doanh nghiệp cao, mức độ phụ thuộc mặt tài chủ nợ thấp ngược lại Thứ tư: Xem xét mối quan hệ cân đối tiêu, khoản mục bảng cân đối kế toán o 138 Báo cáo kết hoạt động kinh doanh Báo cáo kết kinh doanh báo cáo tài tổng hợp, phản ánh tình hình kết hoạt động kinh doanh tình hình thực trách nhiệm, nghĩa vụ doanh nghiệp Nhà nước kỳ kế tốn.Thơng qua tiêu báo cáo kết hoạt động kinh doanh kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực kế hoạch, dự tốn chi phí sản xuất, giá vốn, doanh thu sản phẩm vật tư hàng hóa tiêu thụ, tình hình chi phí, thu nhập hoạt động khác kết kinh doanh sau kỳ kế tốn Thơng qua số liệu báo cáo kết kinh doanh để kiểm tra tình hình thực trách nhiệm, nghĩa vụ doanh nghiệp Nhà nước khoản thuế khoản phải nộp khác Thông qua báo cáo kết hoạt động kinh doanh để đánh giá xu hướng phát triển doanh nghiệp qua kỳ khác Báo cáo kết hoạt động kinh doanh gồm phần: Phần 1, lãi - lỗ: Phần phản ánh kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp sau kỳ hoạt động (lãi lỗ) Các tiêu phần liên quan đến doanh thu, chi phí hoạt động tài nghiệp vụ bất thường để xác định kết loại hoạt động toàn kết hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Tất tiêu trình bày theo cột: quý trước, quý lũy kế từ đầu năm NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 Bài 6: Chức kiểm sốt o Phần 2, tình hình thực nghĩa vụ Nhà nước: Phần phản ánh trách nhiệm, nghĩa vụ doanh nghiệp Nhà nước khoản thuế, bảo hiểm xã hội, kinh phí cơng đồn khoản phải nộp khác Tất tiêu phần theo dõi chi tiết riêng thành số phải nộp kỳ trước, số phải nộp vào cuối kỳ Phần 3, thuế GTGT khấu trừ, hoàn lại, miễn giảm: Khi phân tích báo cáo kết hoạt động kinh doanh cần xem xét, xác định vấn đề sau: Thứ nhất: Xem xét biến động tiêu phần lãi, lỗ kỳ với kỳ trước (năm với năm trước) So sánh số tuyệt đối tương đối tiêu kỳ với kỳ trước (năm với năm trước) Điều có tác dụng lớn sâu xem xét nguyên nhân ảnh hưởng đến biến động tiêu Thứ hai: Nhà quản lý cần kiểm soát tiêu phản ánh mức độ sử dụng khoản chi phí, kết kinh doanh doanh nghiệp Việc sử dụng công cụ kiểm tra “Báo cáo kết hoạt động kinh doanh” dựa tư tưởng là: Lợi nhuận mục tiêu doanh nghiệp nên phạm vi cần đánh giá phận (ví dụ chi nhánh, phân xưởng, dự án) theo khả đem lại lợi nhuận Trong thực tế, công cụ kiểm tra sử dụng tồn doanh nghiệp hay cơng đoạn doanh nghiệp việc xây dựng báo cáo kết kinh doanh cho đơn vị nhỏ khó khăn Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ có khả cung cấp thơng tin cho nhà quản lý thay đổi tài sản thuần, cấu tài chính, khả chuyển đổi thành tiền tài sản, khả toán khả doanh nghiệp việc tạo luồng tiền trình hoạt động Để giúp kiểm sốt tài tổ chức, phân tích báo cáo lưu chuyển tiền tệ, nhà quản lý cần tiến hành phân tích nội dung sau: Xác định tỷ trọng dòng tiền thu hoạt động tổng dòng tiền thu kỳ doanh nghiệp Tỷ trọng dòng tiền thu = vào hoạt động Tổng tiền thu vào hoạt động tổng tiền thu vào kỳ × 100% Tỷ trọng thể mức độ đóng góp hoạt động việc tạo tiền doanh nghiệp Nếu tỷ trọng dòng tiền thu từ hoạt động kinh doanh cao chứng tỏ doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tốt, bán nhiều hàng hóa, dịch vụ, thu tiền từ khách hàng Nếu tỷ trọng tiền thu từ hoạt động đầu tư cao chứng tỏ (1) doanh nghiệp thu lãi từ hoạt động đầu tư, điều bình thường, khơng có bất ổn (2) doanh nghiệp nhượng bán tài sản cố định, gặp vấn đề này, nhà quản lý cần phân tích để xem xét có phải doanh nghiệp gặp khó khăn NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 139 Bài 6: Chức kiểm soát kinh doanh, cần phải giảm quy mô sản xuất, giảm lực sản xuất Phân tích khả chi trả thực tế doanh nghiệp Nhà quản lý kiểm soát khả chi trả thực tế doanh nghiệp dựa vào việc sử dụng hệ số toán dựa vào lượng tiền số cho biết khả thực tế nguồn tiền mà doanh nghiệp huy động để trả khoản nợ đến hạn Các trung tâm trách nhiệm Một cách tiếp cận khác để kiểm soát hoạt động, chi phí phận tổ chức cách tiếp cận phân chia phận thành trung tâm trách nhiệm Trách nhiệm kiểm soát trung tâm trách nhiệm nhà quản lý cấp giao nhiệm vụ cho nhà quản lý trung tâm trách nhiệm Theo cách tiếp cận này, có bốn dạng trung tâm trách nhiệm: (1) Trung tâm chi phí, trung tâm mà đầu vào lượng hóa, đo lường theo đơn vị tiền tệ, đầu thường đo đơn vị vật theo mục tiêu hoạt động không đo đơn vị tiền tệ, ví dụ phận hành chính, phận kế toán (2) Trung tâm thu nhập, trung tâm có đặc điểm đầu vào đầu đo lường đơn vị tiền tệ Tuy nhiên, trung tâm thu nhập, nhà quản lý chịu trách nhiệm tạo doanh thu mà khơng kiểm sốt thiết lập giá bán hay lập dự toán chi phí trung tâm, ví dụ phận bán hàng địa phương cơng ty có địa bàn kinh doanh khắp nước (3) Trung tâm lợi nhuận, phận độc lập doanh nghiệp, giám đốc Trung tâm lợi nhuận có quyền định giá mua yếu tố đầu vào bán sản phẩm mức giá tối đa hóa doanh thu (4) Trung tâm đầu tư, dạng đặc biệt trung tâm lợi nhuận trung tâm đầu tư chủ yếu thực hoạt động đầu tư thành viên khác, ví dụ cơng ty cổ phần tài dầu khí trung tâm đầu tư Tập đồn Dầu khí Việt Nam Với dạng trung tâm khác nhau, nhà quản lý cần xây dựng hệ thống tiêu chí kiểm sốt khác cho phù hợp với đặc điểm công việc mục tiêu trung tâm 140 Kiểm toán Kiểm toán việc kiểm tra xác nhận tính hợp pháp, xác, trung thực tài liệu, số liệu báo cáo toán đơn vị kiểm toán Các tài liệu, số liệu kế tốn có xác nhận kiểm tốn sở pháp lý công khai, sử dụng để xử lý vấn đề có liên quan đến quan hệ với Nhà nước (nộp thuế), cổ đông (lợi nhuận, kết sản xuất kinh doanh), ngân hàng quan hệ khác Hoạt động kiểm toán giúp tổ chức phát chấn chỉnh kịp NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 Bài 6: Chức kiểm sốt thời sai sót, phịng ngừa vi phạm lãng phí, gây tổn thất hoạt động Kiểm tốn có loại: Kiểm tốn Nhà nước, kiểm toán độc lập kiểm toán nội Kiểm toán Nhà nước cơng cụ để kiểm tra, kiểm sốt, giám sát việc quản lý, sử dụng ngân sách, tiền tài sản nhà nước Kiểm toán độc lập kiểm toán tổ chức kiểm toán độc lập thực tổ chức kinh tế nhằm phục vụ cho yêu cầu đơn vị quan có quan hệ kinh tế với đơn vị Kiểm toán nội việc kiểm toán thân tổ chức tự thực để kiểm tra hoạt động đơn vị mình, công việc quan trọng, thực thường xuyên nhằm giúp cho nhà quản lý kiểm sốt tổ chức mình, kịp thời khắc phục sai sót xẩy Kiểm tốn thực chủ yếu báo cáo tài chính, sổ sách kế toán biện pháp điều hành liên quan đến hệ thống kế toán Kiểm toán xác định báo cáo tài có phản ánh trung thực tình hình tài kết hoạt động đơn vị, phù hợp với nguyên tắc kế toán thơng dụng chấp nhận hay khơng Ngồi kiểm tốn xác định tổ chức có tn thủ điều khoản luật pháp quy chế có hiệu lực hệ thống kế tốn hay khơng 6.2.3 Quy trình kiểm sốt Xác định mục tiêu, nội dung kiểm soát Xác định tiêu chuẩn kiểm soát Xác định hệ thống kiểm soát Giám sát, đo lường việc thực Đánh giá việc thực Sự thực phù hợp với tiêu chuẩn? Có Khơng cần điều chỉnh Không Tiến hành điều chỉnh sai lệch Đưa sáng kiến đổi Hình 6.5 Quy trình kiểm sốt NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 141 Bài 6: Chức kiểm soát Kiểm soát hoạt động riêng lẻ mà thực chất trình bao gồm nhiều hoạt động, chia thành nhóm hoạt động cụ thể (các bước tiến hành kiểm soát) Một khó khăn nhà quản lý thực chức kiểm soát tổng thể chức quản lý hay thực chức quản lý riêng lẻ thiếu hệ thống tiêu chuẩn cần thiết để làm thước đo cho q trình kiểm sốt, thực tế, người ta coi kiểm soát hoạt động dựa chuẩn mực có, hệ thống mục tiêu mục tiêu xác định đo lường Do quy trình kiểm sốt bao gồm nội dung sau: 6.2.3.1 Xác định mục tiêu nội dung kiểm soát Mục tiêu kiểm soát tổ chức phải xác định, sửa chữa sai lệch hoạt động tổ chức so với mục tiêu, kế hoạch tìm kiếm hội, tiềm khai thác để hồn thiện, cải tiến, đổi không ngừng yếu tố hệ thống Việc thiết lập hệ thống kiểm soát có khả cung cấp đầy đủ thơng tin phản hồi hoạt động hệ thống cách xác, kịp thời cơng việc khó khăn Các nhà quản lý phải đối mặt với câu hỏi: Cần kiểm sốt gì? Các kiểm soát cần tiến hành thường xuyên đến mức nào? Trong hoạt động hệ thống sai lệch xảy đâu gây tổn hại nghiêm trọng đến kết cuối hệ thống? Để đạt mục tiêu hoạt động kiểm sốt, người có thẩm quyền cần phải: Cụ thể hóa mục tiêu kiểm soát thành tiêu cụ thể Cần trả lời câu hỏi kiểm soát vụ việc nhằm mục tiêu gì? Để làm gì? Có tác dụng nào? Vì sai lầm nảy sinh từ nhiều khâu, nhiều yếu tố, nhiều người hệ thống nên có nhà quản lý ln cố gắng kiểm soát yếu tố hoạt động hệ thống cách thường xuyên Điều gây hoang mang làm nản lòng người làm cơng; làm giảm uy tín cán quản lý; gây lãng phí thời gian, tiền bạc hệ thống Vì kiểm sốt phức tạp tốn (thời gian, tiền bạc, cơng sức), có nhà quản lý lại quan tâm đến yếu tố dễ đo lường mà bỏ qua yếu tố khó đo lường (như hài lòng khách hàng khoảng thời gian định) Đồng thời, số sai lệch so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, số khác có tầm quan trọng lớn Như vậy, xét nội dung, cơng tác kiểm sốt cần tập trung nỗ lực vào khu vực, người có ảnh hưởng quan trọng tồn phát triển tổ chức Đó khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm soát thiết yếu (những điểm kiểm soát chiến lược) Các khu vực hoạt động thiết yếu lĩnh vực, khía cạnh, yếu tố tổ chức cần phải hoạt động có hiệu cao để đảm bảo cho tồn tổ chức thành cơng Các điểm kiểm soát thiết yếu điểm đặc biệt hệ thống mà việc giám sát thu thập thơng tin phản hồi định phải thực Đó điểm mà sai lệch khơng đo lường điều chỉnh kịp thời có ảnh hưởng lớn tới kết hoạt động tổ chức 142 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 Bài 6: Chức kiểm sốt Ví dụ, thơng thường có phần nhỏ mục tiêu, hoạt động, kiện, người chiếm tầm quan trọng lớn doanh nghiệp Ví dụ, 10% số lượng sản phẩm chiếm tới 70% doanh thu, 20% số cán bộ, cơng nhân nguyên nhân 80% lời kêu ca phàn nàn Nội dung kiểm soát cần xác định rõ để đạt mục đích đề Nội dung kiểm sốt việc chủ thể có thẩm quyền kiểm sốt cần làm Đó là: Nội dung vấn đề cần làm sáng tỏ; Giới hạn mức độ vấn đề đó; Dự kiến phương án giải Cần lưu ý khơng có quy tắc giúp nhà quản lý lựa chọn điểm kiểm sốt thiết yếu nét đặc trưng chức năng, nhiệm vụ loại sở khác nhau; đa dạng loại sản phẩm dịch vụ sản xuất; khác sách kế hoạch hệ thống mục tiêu khác đặt cho cơng tác kiểm sốt Năng lực lựa chọn điểm kiểm soát thiết yếu nghệ thuật nhà quản lý, việc kiểm sốt có thực tốt hay khơng tùy thuộc vào điểm thiết yếu Về phương diện này, nhà quản lý cần tự đặt cho câu hỏi sau: Cái phản ánh tốt mục tiêu quan mình? Cái cho ta rõ mục tiêu khơng đạt được? Cái đo lường tốt sai lệch thiết yếu? Cái thơng báo cho ta chịu trách nhiệm thất bại đó? Những tiêu chuẩn cho chi phí nhất? Đối với tiêu chuẩn thông tin tiện dụng mặt kinh tế? 6.2.3.2 Xác định tiêu chuẩn kiểm soát Các tiêu chuẩn kiểm soát phong phú tính chất đặc thù doanh nghiệp, phận người; đa dạng sản phẩm dịch vụ tạo có vơ vàn kế hoạch, chương trình xây dựng Vì kiểm sốt phương thức để thực kế hoạch, chiến lược, kế hoạch, chương trình ngân sách; sách, quy tắc thủ tục tiêu chuẩn việc thực Trên thực tế, kế hoạch tiêu chuẩn so sánh mà người quản lý đưa q trình kiểm sốt xét theo logic thiết lập kế hoạch Tuy nhiên, kế hoạch khác chi tiết độ phức tạp, nhà quản lý thường quan sát tất thứ, tiêu chuẩn đặc biệt xây dựng khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm soát thiết yếu Những quan điểm nghiên cứu cho rằng: Tiêu chuẩn kiểm soát chuẩn mực mà cá nhân, tập thể tổ chức phải thực để đảm bảo cho toàn tổ chức hoạt động có hiệu Chúng điểm lựa chọn tồn chương trình kế hoạch, mà phép đo việc thực nhiệm vụ tiến hành nhằm để cung cấp cho người quản lý dấu hiệu cho công việc diễn mà họ không cần phải quan sát bước việc thực kế hoạch Như vậy, tiêu chuẩn kiểm soát thước đo kết thực thực tế mong muốn mà ta đo NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 143 Bài 6: Chức kiểm soát Trong tác vụ đơn giản, nhà quản lý kiểm sốt thông qua quan sát cá nhân thận trọng công việc làm Tuy nhiên phần lớn hoạt động, điều thực tính phức tạp hoạt động thực tế nhà quản lý phải làm nhiều việc khác suốt ngày tiến hành công việc quan sát cá nhân thực công việc Một nhà quản lý cần phải chọn điểm để quan tâm đăc biệt, sau xem xét chúng để tin toàn hoạt động tiến hành kế hoạch Tuy nhiên, xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát cần ý tới số yêu cầu: Cần cố gắng lượng hóa tiêu chuẩn kiểm sốt cịn tồn nhiều tiêu chuẩn định tính quản lý đặc điểm mối quan hệ người Số lượng tiêu chuẩn kiểm soát cần hạn chế mức tối thiểu Có tham gia rộng rãi người thực trình xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát cho hoạt động họ Các tiêu chuẩn cần phải linh hoạt phù hợp với đặc điểm tổ chức, phận người tổ chức Có nhiều loại tiêu chuẩn Trong tốt đích mục tiêu, thể dạng số lượng chất lượng, thiết lập cách thường xuyên hệ thống hoạt động tốt, theo cách quản lý mục tiêu Bởi kết cuối mà người ta phải chịu trách nhiệm chúng số đo tốt thành công kế hoạch Cho nên chúng cho ta tiêu chuẩn tốt để kiểm tra Những chuẩn đích tiêu thức khác, có khuynh hướng thuộc dạng sau: Các mục tiêu với tư cách tiêu chuẩn Tuy nhiên, với khuynh hướng nhằm thiết lập nên mạng lưới mục tiêu xác minh mặt chất lượng số lượng cấp quản lý tạo điều kiện cho sở quản lý tốt hơn, việc dùng tiêu chuẩn định tính giảm bớt chúng quan trọng Trong hoạt động theo chương trình phức tạp việc thực nhiệm vụ thân nhà quản lý, nhiều nhà quản lý đại nhận thấy thông qua nghiên cứu tư người ta xác định mục tiêu mà chúng sử dụng tiêu chuẩn thực nhiệm vụ Các tiêu chuẩn vật lý Các tiêu chuẩn vật lý liên quan tới việc đo lường phi tiền tệ tiêu chuẩn chung cấp tác nghiệp, nơi mà vật liệu dùng, sức lao động sử dụng, dịch vụ thuê, sản phẩm sản xuất Chúng phản ánh số liệu số lao động tính cho đơn vị sản phẩm Các tiêu chuẩn vật lý phản ánh chất lượng sức chịu lực, độ lướt máy bay, tính bền vững cơng trình xây dựng, độ bền màu… Các tiêu chuẩn chi phí Các tiêu chuẩn chi phí liên quan tới việc đo lường tiền tệ, giống tiêu chuẩn vật lý, chúng chung mức tác nghiệp Chúng gắn liền giá trị tiền 144 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 Bài 6: Chức kiểm soát khoản chi phí hoạt động Minh họa cho tiêu chuẩn chi phí số đo dùng rộng rãi, chi phí trực tiếp chi phí gián tiếp tính theo đơn vị sản phẩm, chi phí lao động cho đơn vị sản phẩm cho lao động, chi phí hoạt động cho đơn vị, chi phí máy, chi phí cho việc đặt trước vé máy bay, chi phí bán hàng tính theo đôla đơn vị bán được… Các tiêu chuẩn vốn Các tiêu chuẩn vốn loạt tiêu chuẩn sinh từ việc áp dụng số đo tiền vào hạng mục vật chất Nhưng tiêu chuẩn cần phải thực vốn đầu tư tổ chức, khoản chi phí tác nghiệp, chúng liên quan với bảng cân đối khơng liên quan với khoản mục thu nhập Có lẽ tiêu chuẩn dùng rộng rãi cho khoản đầu tư mới, cho việc kiểm sốt tồn khoản thu hồi vốn đầu tư Các tiêu chuẩn thu nhập Các tiêu chuẩn thu nhập nảy sinh từ việc gán giá trị tiền tệ lượng hàng bán Chúng gồm tiêu chuẩn khoản thu tuyến xe buýt chở khách, số đôla sản phẩm xuất khẩu, lượng bán trung bình khách hàng lượng bán đầu người khu vực thị trường cho trước Các tiêu chuẩn chương trình Một nhà quản lý phân cơng để thiết lập chương trình ngân quỹ biến đổi, chương trình để theo dõi cách thức phát triển sản phẩm mới, chương trình để thúc phát triển kinh tế - xã hội Mặc dù áp dụng vài ý kiến chủ quan đánh giá việc thực chương trình, người ta dùng thời hạn vài yếu tố khác tiêu chuẩn khách quan Các tiêu chuẩn định tính Khó khăn cho việc thiết lập, tiêu chuẩn mà chúng thực số đo vật lý tiền tệ Người quản lý dùng tiêu chuẩn để xác định lực cán lãnh đạo, lực giám đốc phụ trách nhân sự? Người ta dùng để xác định xem chương trình quảng cáo có đáp ứng hai mục tiêu ngắn hạn dài hạn hay không? Các tra viên Người quản lý dùng tiêu có trung thành với mục tiêu tổ chức hay không? chuẩn để xác định lực cán lãnh đạo, Đội ngũ nhân viên quan có động hay không? lực giám đốc Các câu hỏi cho thấy khó khăn việc thiết phụ trách nhân sự? lập tiêu chuẩn cho mục tiêu mà chúng cho dạng số đo rõ ràng số lượng chất lượng Nhiều tiêu chuẩn định tính tồn quản lý, phần chưa có nghiên cứu thích hợp xem tạo kết mong muốn Có lẽ lý quan trọng chỗ, nơi mà mối liên hệ người tính vào kết thực hiện, họ thực cấp tác nghiệp sở việc đo lường “tốt”, “có hiệu quả”, “có kết quả” khó khăn Những kiểm định, quan sát kỹ thuật mẫu nhiều nhà tâm lý học đo lường NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 145 Bài 6: Chức kiểm soát xã hội đưa ra, cho phép thăm dò thái độ hành vi người Nhưng nhiều nhà hoạt động kiểm soát quản lý mối liên hệ người phải tiếp tục dựa tiêu chuẩn định tính, dựa nhận xét, thử nghiệm sai lầm, chí có lúc phải dựa cảm tính túy 6.2.3.3 Xác định hệ thống kiểm sốt Bước q trình kiểm sốt xác định hệ thống kiểm soát Trong bước này, nhà quản lý phải xác định rõ chủ thể kiếm soát; phương pháp hình thức kiểm sốt; cơng cụ kỹ thuật kiểm soát Các nội dung trình bày chi tiết phần 6.2.3.4 Giám sát đo lường việc thực Trong bước này, số câu hỏi phải trả lời: Đo gì? Đo nào? Đo lĩnh vực gây tranh luận thực chức kiểm soát Nếu lựa chọn để đo khơng phù hợp tạo sai lệch thông tin, dân đến mâu thuẫn người thực thi kế hoạch nhà quản lý thực chức kiểm soát Do làm sai lệch chức Đo vấn đề kiểm soát Sử dụng phương pháp khác để đo sử dụng biện pháp khác để kiểm sốt Sự kết hợp phương pháp tạo hội cho nhà quản lý thực kiểm sốt tốt (Ví dụ: quan sát, báo cáo thống kê, báo cáo miệng, báo cáo văn bản…) Mặc dù thực tế, cách đo lường thực Nhưng việc đo lường thực nhiệm vụ dựa theo tiêu chuẩn, cách lý tưởng dựa sở nhìn tương lai phát trước sai lệch xảy tránh chúng cách hành động thích hợp Với đề phịng, nhà quản lý đơi tiên đốn lệch lạc so với tiêu chuẩn Tuy nhiên, trường hợp khơng có khả sớm vạch sai lệch Nếu tiêu chuẩn vạch cách thích hợp, phương tiện có khả để xác định cách xác cấp làm gì, việc đánh giá thực thực tế thực chờ đợi việc tương đối dễ dàng Nhưng có nhiều hoạt động mà khó nêu tiêu chuẩn xác, có nhiều hoạt động khó cho việc đo lường Chính vậy, để đo lường hoạt động có hiệu cần ý: Việc đo lường cần tiến hành khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm soát thiết yếu sở nội dung xác định Để dự báo sai lệch trước chúng trở nên trầm trọng, kết cuối hoạt động, việc đo lường nhiều phải thực đầu vào hoạt động, dấu hiệu thay đổi ảnh hưởng đến kết giai đoạn hoạt động nhằm tác động điều chỉnh kịp thời Để rút kết luận đắn hoạt động kết thực nguyên nhân sai lệch, việc đo lường cần lặp lặp lại 146 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 Bài 6: Chức kiểm sốt cơng cụ hợp lý Tần số đo lường phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm sốt Vì người tiến hành kiểm soát, đo lường thực với người đánh giá định điều chỉnh khác nên phải xây dựng mối quan hệ truyền thông hợp lý họ 6.2.3.5 Đánh giá kết hoạt động Đánh giá dựa kết hoạt động đánh giá hoạt động can thiệp theo kế hoạch tiến hành hồn thành để xác định tính phù hợp, mức độ hiệu tác động tính bền vững Mục đích cung cấp thơng tin đáng tin cậy, hữu ích, rút học kinh nghiệm để đưa vào trình định bên thụ hưởng hoạt động can thiệp Đánh giá, xem xét hoạt động can thiệp phạm vi rộng nhằm xem xét liệu tiến trình đạt mục tiêu xác định có phải nhờ hoạt động can thiệp hay thay đổi cách giải thích khác hệ thống giám sát Các câu hỏi đánh giá bao gồm: Mục tiêu kết hướng đến có phù hợp hay khơng? Các mục tiêu kết thực hữu hiệu hiệu nào? Các tác động chưa lường trước hoạt động can thiệp? Có thể đảm bảo chiến lược thực chương trình can thiệp tối ưu mặt chi phí có khả trì bền vững để giải vấn đề thiết yếu định hay không? Đánh giá bước quan trọng hoạt động kiểm sốt Cơng việc xem xét phù hợp kết đo lường so với hệ tiêu chuẩn Nếu thực phù hợp với tiêu chuẩn, nhà quản lý kết luận việc diễn theo kế hoạch không cần điều chỉnh Nếu kết thực không phù hợp với tiêu chuẩn điều chỉnh cần thiết Lúc phải tiến hành phân tích nguyên nhân sai lệch hậu hoạt động tổ chức để tới kết luận có cần tiến hành điều chỉnh hay khơng cần xây dựng chương trình điều chỉnh có hiệu Một hệ thống đánh giá dựa kết hoạt động tốt công cụ quản lý thúc đẩy vô hữu dụng Nó tập trung ý vào việc đạt kết quả, cung cấp thông tin quan trọng hiệu hoạt động khu vực công tổ chức, hỗ trợ nhà hoạch định sách, người định bên tham gia trả lời câu hỏi quan trọng việc lời hứa có thực thi kết cần thiết có đạt hay khơng 6.2.3.6 Điều chỉnh sai lệch Bước cần thiết có sai lệch hoạt động kết so với tiêu chuẩn qua phân tích thấy cần phải tiến hành điều chỉnh Nếu tiêu chuẩn đưa để phản ánh vị trí khác cấu tổ chức thực nhiệm vụ đo theo quan hệ việc điều chỉnh sai lệch dễ dàng Bởi người quản lý biết xác cần phải áp dụng biện pháp điều chỉnh đâu hệ thống phân công nhiệm vụ theo nhóm theo cá nhân NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 147 Bài 6: Chức kiểm sốt Điều chỉnh sai lệch vấn đề mà qua việc kiểm sốt thấy rõ phần toàn hệ thống quản lý nơi mà liên hệ với chức quản lý khác Các nhà quản lý điều chỉnh sai lệch cách xem xét lại kế hoạch họ cách sửa đổi mục tiêu họ Hoặc họ điều chỉnh sai lệch cách thực chức tổ chức họ thông qua việc phân công lại làm rõ nhiệm vụ Họ điều chỉnh cách biên chế thêm cán bộ, cách tuyển chọn đào tạo tốt sở cấp dưới, biện pháp cuối cơng việc định biên lại - sa thải Hoặc ngồi ra, họ điều chỉnh thông qua đào tạo tốt - cách giải thích đầy đủ cơng việc kỹ thuật lãnh đạo hiệu Điều chỉnh tác động bổ sung trình quản lý để khắc phục sai lệch thực hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ nguyên tắc sau: Chỉ điều chỉnh thật cần thiết Điều chỉnh mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu Phải tính tới hậu sau điều chỉnh Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ Tùy điều kiện mà kết hợp phương pháp điều chỉnh cho hợp lý Để hoạt động điều chỉnh đạt kết cao cần xây dựng chương trình điều chỉnh trả lời câu hỏi: Mục tiêu điều chỉnh? Nội dung điều chỉnh? Ai tiến hành điều chỉnh? Sử dụng biện pháp, công cụ để điều chỉnh?… Như vậy, định điều chỉnh dạng định thường xuyên xảy quản lý Đôi định nhỏ mà kịp thời đem đến cho quản lý hiệu cao 6.2.3.7 Đưa sáng kiến đổi Về nguyên tắc, nhà quản lý cần thiết kế hệ thống kiểm soát bảo đảm chất lượng, thực mục tiêu kiểm sốt Một hệ thống kiểm sốt có chất lượng phục vụ cho mục tiêu, điều chỉnh hoạt động cách tốt môi trường thay đổi, hay tạo hệ thống kiểm sốt phục vụ việc điều chỉnh chức lập kế hoạch, tổ chức khuyến khích, động viên thúc đẩy thành viên tổ chức 148 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 Bài 6: Chức kiểm sốt Tóm lược cuối Kiểm soát việc đánh giá, đo lường chấn chỉnh thực nhiệm vụ, nhằm để đảm bảo mục tiêu kế hoạch sở đưa để đạt mục tiêu thực Hệ thống kiểm soát cần phải thiết kế để vạch chỗ khác biệt điểm thiết yếu, cần phải khách quan, cần phải linh hoạt, cần phải phù hợp với bầu khơng khí tổ chức cần phải tiết kiệm Các cơng cụ kiểm sốt chung bao gồm liệu thống kê ngân quỹ Các công cụ kiểm soát theo thời gian bao gồm kỹ thuật sơ đồ ngang kỹ thuật sở đồ PERT Các công cụ kiểm soát chất lượng giới thiệu bao gồm tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO quản lý chất lượng tồn diện TQM Các cơng cụ kiểm sốt tài giới thiệu bao gồm báo cáo tài chính, trung tâm trách nhiệm kiểm tốn Quy trình kiểm soát bao gồm bước: (1) Xác định mục tiêu nội dung kiểm soát; (2) Xác định tiêu chuẩn kiểm soát; (3) Xác định hệ thống kiểm soát; (4) Giám sát đo lường thực hiện; (5) Đánh giá kết hoạt động; (6) Điều chỉnh sai lệch (7) Đưa sáng kiến đổi NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 149 Bài 6: Chức kiểm soát Câu hỏi ôn tập Lập kế hoạch kiểm soát thường hình dung hệ thống Những nhận xét mang ý nghĩa gì? Kiểm sốt lường trước gì? Tại quan trọng nhà quản lý? Theo bạn lĩnh vực quản lý Nhà nước sử dụng kiểm sốt lường trước? Khi chọn lĩnh vực đó, bạn tiến hành việc kiểm soát lường trước nào? Nếu bạn yêu cầu xây dựng hệ thống kiểm soát bệnh viện, bạn thực điều nào? Bạn cần phải biết gì? Khi thực việc đánh giá dựa kết hoạt động, thực tiễn, nguyên tắc khó đảm bảo thực nhất? Nguyên tắc dễ bị vi phạm nhất? Vì sao? Tại hoàn thiện pháp luật giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động hệ thống kiểm sốt? Trình bày nội dung hệ thống kiểm sốt nêu ví dụ hệ thống kiểm sốt? Phân tích yếu tố ảnh hưởng đến việc thiết kế hệ thống kiểm soát? Phân biệt kiểm soát chiến lược kiểm soát tác nghiệp? Đánh giá tác động công nghệ thông tin đến hoạt động kiểm soát? 10 Khái niệm vai trị kiểm sốt tổ chức? Bài tập Bài tập tình Chị Yến dự định mở cửa hàng bán thực phẩm sạch, chất lượng cao, bao gồm: Rau hữu (các loại) thịt đông lạnh Hiện chị cho sửa sang cửa hàng, dự kiến thời gian sửa cửa hàng tháng Chị Yến xây dựng kế hoạch (ngân quỹ) để chuẩn bị cho việc mở cửa hàng sau: Stt I Tên công việc Yêu cầu Người chịu TN Chi phí T2 T3 Nhân 1.1 Tuyển nhân viên bán hàng Có kỹ bán hàng, nhiệt tình, nhanh nhẹn Lương tr/ ca/ người/tháng Yến 500.000 1.2 Tuyển nhân viên kế tốn Trình độ trung cấp kế toán, cẩn thận, trung thực Lương tr/tháng Yến 500.000 1.3 Xây dựng bảng mô tả công Ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng việc cho nhân viên Yến - 150 T1 15 15 30 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 Bài 6: Chức kiểm sốt Stt 1.4 Tên cơng việc Đào tạo nhân viên bán hàng Yêu cầu Thuần thục kỹ bán hàng Người chịu TN Yến- th ngồi Chi phí T1 T2 2.000.000 30 II Trang thiết bị 2.1 Mua tủ bảo ôn Chất lượng tốt, hàng nội, có Nhân viên 10.000.000 thương hiệu, bảo hành năm kế tốn 2.2 Đóng giá để đồ Bền, đẹp Nhân viên kế toán 5.000.000 30 2.3 Mua máy tính, máy tính tiền Cấu hình vừa phải, chất Nhân viên lượng tốt, dùng bền kế toán 8.000.000 30 III Nhà cung cấp 3.1 Rau nhập chung giá 20.000đ/kg Tìm cung cấp rau, ký HĐ Nhà cung cấp có chứng nhận, nhà cung cấp uy tín Yến - 20 3.2 Nhà cung cấp có chứng nhận, Nhà cung cấp thịt, ký HĐ uy tín Giá nhập 80% giá bán nhà cung cấp siêu thị khác Yến - 30 IV Quảng bá thông tin 4.1 In ấn porter In 500 tờ A4, bóng đẹp, thiết Nhân viên kế ấn tượng bán hàng 4.2 Phát, dán porter Đúng đối tượng khách hàng 4.3 Tổ chức "sự kiện’’ khai trương Thu hút ý người Nhân viên xem Hoa, nhạc Mời tổ dân phố bán hàng V Khai trương Nhân viên bán hàng 30 4.000.000 30 500.000 30 5.000.000 T3 30 30 Nhân viên kế tốn giao triệu để mua máy tính, máy tính tiền; nhân viên kế tốn cần phải làm để sử dụng hiệu triệu Chị Yến cần làm để hướng dẫn mua hàng hoạt động mua hàng nói chung Nhân viên kế tốn giao 10 triệu để mua tủ bảo ôn Khi mua hàng, nhân viên kế tốn thấy có loại tủ với giá 10,5 triệu, có chất lượng tốt hẳn so với yêu cầu, hạn bảo hành dài nhiều (3 năm); nhân viên kế tốn có phép mua loại hàng nói khơng? Nhân viên bán hàng giao nhiệm vụ in ấn porter với dự tốn triệu đồng, sau q trình tìm kiếm đàm phán, nhân viên bán hàng tìm nhà cung cấp có chất lượng tốt với giá có triệu đồng Vậy chị Yến toán cho nhân viên bán hàng triệu hay triệu? Trong trường hợp (3) nói trên, nhân viên bán hàng yêu cầu công ty in ấn viết hóa đơn triệu (thực tế tốn triệu) Chị Yến cần làm để phát gian lận kiểu NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 151 ... quản lý tổ chức? ?? 6.2 Hệ thống kiểm soát 6.2.1 Chủ thể kiểm soát Chủ thể kiểm soát người đơn vị đưa tác động kiểm soát thực chức kiểm soát Do vậy, cần phải làm rõ: Chủ thể kiểm soát quan, tổ chức, ... trường đại học cần có hình thức kiểm soát khác để tăng cường chất lượng giáo dục 118 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 Bài 6: Chức kiểm soát Chức kiểm soát bốn chức quản lý mà nhà quản lý phải thực... thống kiểm sốt Hình 6.2 Hệ thống kiểm sốt dự báo 122 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 Bài 6: Chức kiểm soát Những vấn đề mà nhà quản lý cần phải trọng cho việc kiểm soát quản lý hiệu hệ thống kiểm