Bài giảng Kỹ năng tổ chức hội nghị, hội thảo

Bài giảng Kỹ năng tổ chức hội nghị, hội thảo trình bày tổng quan về kỹ năng tổ chức hội nghị, hội thảo, quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo, lập kế hoạch hội nghị, hội thảo, điều khiển, tổng kết hội nghị, hội thảo,...

Kỹ năng Tổ chức

Hội nghị – Hội thảo

Tâm Việt Group

Cuộc họp là gì?

 Cuộc họp xảy ra khi hai hay nhiều người:

 trực tiếp gặp mặt nhau;

 thông qua phương tiện điện tử;

 thông qua điện thoại

 để:

 chia sẻ thông tin;

 ra quyết định, kế hoạch hay hành động.

Phân loại

 Theo mục đích

 Cung cấp thông tin.

 Trao đổi thông tin.

Khâu tổ chức quan trọng?

 Tạo khả năng truyền tải nội dung hiệu quả.

 Tạo khả năng lĩnh hội nội dung hiệu quả.

 Tạo ấn tượng và thiện cảm.

Thách thức khi tổ chức?

 Phối hợp.

 Xử lý tình huống bất thường.

Mục tiêu

 Xác định mục tiêu là gì?

 Điều cần đạt được sau hội nghị – hội thảo

 Tại sao phải xác định mục tiêu?

 Định hướng cho tất cả các hoạt động khác.

Mục tiêu

 Các loại mục tiêu:

 Cung cấp thông tin.

 Trao đổi thông tin.

Thành phần

 Xác định thành phần là gì?

 Những cá nhân, tổ chức được mời

tham gia vào hội nghị – hội thảo

 Tại sao phải xác định thành phần?

 Giúp đạt mục tiêu đề ra.

 Truyền tải nội dung.

 Tiếp nhận nội dung.

Thành phần

 Cách xác định thành phần – gắn với mục tiêu:

 Nội dung thông tin cần truyền đạt và thu nhận.

 Khả năng đề xuất ý kiến.

 Quyền hạn và ảnh hưởng đến việc ra quyết định.

 Quyền hạn và ảnh hưởng đến việc trợ giúp.

 Quyền hạn và ảnh hưởng đến cung cấp nguồn

Thời gian

 Xác định thời gian là gì?

 Xác định thời điểm tổ chức

 Xác định khoảng thời gian phù hợp

 Tại sao phải xác định thời gian?

 Truyền tải thông tin.

 Thu nhận và xử lý thông tin.

 Ra quyết định.

Thời gian

 Xác định thời gian gắn với mục tiêu, thành phần:

 Tạo thuận lợi cho truyền tải thông tin.

 Tạo thuận lợi cho thu nhận thông tin/ quyết định.

 Tối đa không quá 6 tiếng/ ngày, chia làm 4 phần.

 Đạt mục tiêu, phù hợp với thành phần tham dự.

 Lưu ý phương án dự phòng cho thời gian.

 Sử dụng kinh nghiệm quá khứ.

Chương trình

 Xác định chương trình là gì?

 Trình tự phối hợp của các hoạt động.

 Tại sao phải xác định chương trình?

 Thu nhận thông tin.

 Tiếp nhận và xử lý thông tin.

 Diễn văn/ tiết mục khai mạc.

 Khen thưởng – ghi nhận.

Chương trình

 Kết thúc:

 Thông qua nghị quyết.

 Kêu gọi cam kết.

 Diễn văn bế mạc.

 Hoạt động chung:

• Chụp hình

• Liên hoan…

Chương trình

 Cách xác định chương trình:

 Đủ để đạt mục tiêu.

 Phù hợp với đối tượng tham dự.

 Phù hợp với phân bổ thời gian.

Chương trình

 Lưu ý:

 Lập thời gian chi tiết cụ thể.

 Các phương án dự phòng.

Địa điểm

 Xác định địa điểm là gì?

 Địa điểm diễn ra.

 Địa điểm ăn nghỉ và phương tiện đi lại.

 Tại sao phải xác định địa điểm?

 Tạo thuận lợi cho việc tham dự.

Địa điểm

 Địa điểm tổ chức (tiếp):

 Khu vực thảo luận theo nhóm.

 Khu vực đi lại, lối thoát hiểm, khu vệ sinh.

 Hệ thống điện, điều hoà, ánh sáng.

 Bảng chỉ dẫn.

 Địa điểm của các hoạt động chung.

Địa điểm

 Cách xác định địa điểm phụ thuộc:

 Số lượng thành phần tham dự.

 Thời điểm và thời gian diễn ra sự kiện.

 Yêu cầu của chương trình.

Trang bị và tài liệu

 Xác định trang bị & tài liệu là gì?

 Liệt kê các trang bị cần phải sử dụng.

 Liệt kê các tài liệu cần sử dụng.

 Tại sao phải xác định trang bị & tài liệu?

 Đảm bảo truyền tải thông tin.

 Đảm bảo tiếp nhận và xử lý thông tin.

Trang bị và tài liệu

 Các yếu tố liên quan đến Trang bị:

 LCD, Projector, Slide, VCR, TV, micro.

 Flip chart, bảng, bút viết.

 Dụng cụ trình diễn và trang trí.

 Tai nghe, giấy bút.

 Công cụ cho các hoạt động chung.

Trang bị và tài liệu

 Các yếu tố liên quan đến tài liệu:

 Nghị quyết, thoả thuận, báo cáo, số liệu.

 Các biểu mẫu cần dùng.

 Phần thưởng, kỷ niệm chương, quà.

Trang bị và tài liệu

 Cách xác định Trang bị & Tài liệu:

 Phù hợp với thành phần tham dự.

 Phù hợp với thời gian phân bổ.

 Phù hợp với từng nội dung.

 Phù hợp với địa điểm tổ chức.

 Tại sao phải xác định nguồn lực?

 Triển khai tổ chức thành công.

 Điều khiển âm thanh, ánh sáng.

 Điều khiển thiết bị, phát tài liệu.

 Điều khiển các hoạt động chung.

Nguồn lực

 Cách xác định nguồn lực:

 Phương án chi tiết cụ thể cho từng khoản.

 Tham khảo số liệu để lập kế hoạch chính xác.

 Đưa ra các phương án dự phòng.

Tài lực

 Phê duyệt.

 Giải ngân.

 Phân bổ cho các phần.

Cách thức chuẩn bị nguồn lực

 Tiếp cận các nguồn lực cần thiết:

 Lập đề xuất và kế hoạch chi tiết.

 Nêu bật lợi ích và tầm quan trọng của

các nội dung chuẩn bị.

 Đặc biệt lưu ý các nguồn lực liên quan đến kế hoạch dự phòng.

Địa điểm

 Chuẩn bị địa điểm là gì?

 Kiểm soát quyền sử dụng các địa điểm

và phương tiện cần thiết.

 Tại sao phải chuẩn bị địa điểm?

 Tạo thuận lợi truyền tải nội dung.

 Tạo thuận lợi thu nhận nội dung.

Địa điểm

 Các yếu tố liên quan đến đặt chỗ:

 Hợp đồng – văn bản.

 Đặt cược – cam kết.

 Làm rõ khung thời gian (giờ cụ thể).

 Thời gian để chuẩn bị.

 Phương tiện đi lại giữa các địa điểm.

Địa điểm

 Cách thức chuẩn bị địa điểm:

 Văn bản – văn bản – văn bản.

 Lưu ý các phương án dự phòng.

Trang bị và Tài liệu

 Chuẩn bị trang bị & tài liệu là gì?

 Hoàn tất và tập kết trang bị & tài liệu.

 Các yếu tố liên quan:

 Hợp đồng cung ứng.

 Tập kết, kết nối thử.

 Duyệt nội dung các tài liệu.

 In ấn, đóng tập, chia bộ.

Trang bị và Tài liệu

 Cách thức chuẩn bị trang bị & tài liệu:

 Văn bản – văn bản – văn bản.

 Mắt thấy – Tai nghe.

 Lưu ý các phương án dự phòng.

Thành phần

 Chuẩn bị thành phần là gì?

 Thông báo cho các thành phần tham dự.

 Phối hợp với các thành phần tham dự.

 Các yếu tố liên quan:

 Giấy mời, thông báo trước.

 Phối hợp với các nhân sự thuyết trình.

 Kế hoạch các cơ quan truyền thông báo chí

 Họp phân công các nhân sự hỗ trợ.

Thành phần

 Cách thức chuẩn bị thành phần:

 Đảm bảo chắc chắn về địa điểm và thời gian.

 Đánh giá mức độ ưu tiên của các thành phần.

 Kiểm chứng lại để xác nhận thông tin.

 Lưu ý các phương án dự phòng.

Diễn tập

 Diễn tập là gì?

 Tự kiểm định diễn biến thực tế.

 Tại sao phải diễn tập?

 Tìm ra các thiếu sót để điều chỉnh.

Diễn tập

 Các yếu tố liên quan đến diễn tập:

 Địa điểm như dự kiến.

 Thời gian như dự kiến.

 Chương trình như dự kiến.

 Trang bị – tài liệu như dự kiến.

 Nhân sự hỗ trợ, thuyết trình như dự kiến

Tại sao phải đón tiếp?

 Hướng dẫn vị trí.

 Gây ấn tượng

 Tạo không khí thân thiện.

Các yếu tố liên quan

 Chào hỏi xã giao.

 Chuyển các văn kiện, tài liệu.

 Chỉ dẫn về địa điểm.

Điều khiển phần đón tiếp

Điều khiển phần khai mạc

 Tuân thủ thời gian.

 Nếu chậm trễ -> thông báo công khai.

 Các nhân sự hỗ trợ vào vị trí.

 Gây chú ý cho những người tham dự.

 Tránh các tác động gây mất tập trung.

 Lưu ý các phương án dự phòng.

Điều khiển phần nội dung

 Phối hợp diễn biến các phần chính của chương trình.

Điều khiển phần nội dung

 Tuân thủ thứ tự các phần.

 Theo dõi tiến độ, tuân thủ thời gian.

 Nhân sự hỗ trợ cho các phần chuyển tiếp.

 Hướng dẫn khu vực ngồi (nếu thay đổi).

 Hướng dẫn những người đến muộn.

 Sự ổn định của âm thanh, ánh sáng.

 Lưu ý các phương án dự phòng.

Điều khiển phần kết thúc

 Các nội dung đã thống nhất – nghị quyết.

 Phối hợp trong các hoạt động chung.

 Hướng dẫn lối đi.

 Trao quà lưu niệm.

 Kiểm soát thời gian.

 Lưu ý phương án dự phòng.

Thanh, quyết toán

 Lên kết toán tổng thể trước khi TQT.

 Giải trình đối với tình huống bất thường.

Đánh giá kết quả

 Đánh giá:

 Kết quả đạt được so với mục tiêu.

 Thực tế diễn biến so với kế hoạch ban

đầu.

Cách thức đánh giá

 So sánh kết quả thực tế với mục tiêu.

 Tập trung vào các mục tiêu quan trọng.

 Số liệu – số liệu – số liệu.

 Khách quan – khách quan – khách quan.

 Đánh giá việc chuẩn bị các p/ án dự

phòng

Rút kinh nghiệm

 Phát hiện các điểm mạnh – điểm yếu.

 Phát huy điểm mạnh, loại trừ điểm yếu.

Cách thức rút kinh nghiệm

 Liệt kê các điểm đã làm tốt.

 Liệt kê các điểm còn thiếu sót.

 Liệt kê các điểm có thể làm tốt hơn.

 Mọi người cùng tham gia.

 Ghi nhận các tình huống bất thường.

Chuẩn hóa quy trình

 Đảm bảo khiếm khuyết không lặp lại.

 Cách thức chuẩn hoá quy trình:

 Trọng tâm vào các quy trình then

chốt.

 Mọi người cùng tham gia góp ý.

 Bổ sung các tình huống bất thường.

 Công thức hoá các phần chuẩn bị.

Ôn tập nội dung

 Bước 1 Lập kế hoach.

 Mục tiêu: 6 mục tiêu.

 Thành phần: khả năng, quyền hạn, ảnh hưởng

 Thời gian: trong giờ – ngoài gìờ.

 Chương trình: 4 phần.

 Địa điểm: 3 yếu tố.

 Trang bị và tài liệu: truyền đạt, thu nhận, xử lý

 Nguồn lực: 3 loại nguồn lực.

Ôn tập nội dung

 Bước 2: Chuẩn bị.

 Nguồn lực: phê duyệt – điều động.

 Địa điểm: văn bản – văn bản – văn bản.

 Trang bị & tài liệu: mắt thấy – tai nghe.

 Thành phần: kiểm chứng – phối hợp.

 Diễn tập: sát thực – thời gian.

Ôn tập nội dung

 Bước 3: Điều khiển.

 Đón tiếp: thông tin – điều chỉnh.

 Khai mạc: thời gian – gây chú ý.

 Nội dung: tiến độ – phối hợp.

 Kết thúc: thoả thuận – tồn đọng.

Ôn tập nội dung

 Bước 4: Tổng kết.

 Thanh quyết toán: kết toán, thanh toán.

 Đánh giá: trọng tâm, khách quan.

 Rút kinh nghiệm: ưu điểm, nhược điểm.

 Chuẩn hoá: tình huống, công thức hoá