Những vấn đề về điều hành các cuộc họp và hội thảo

Những vấn đề về điều hành các cuộc họp và hội thảoNhững vấn đề về điều hành các cuộc họp và hội thảoNhững vấn đề về điều hành các cuộc họp và hội thảoNhững vấn đề về điều hành các cuộc họp và hội thảoNhững vấn đề về điều hành các cuộc họp và hội thảo

NHỮNG VẤN ĐỀ VỀNHỮNG VẤN ĐỀ VỀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘCHỌPĐIỀU HÀNH CÁC CUỘCHỌP ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP VÀ HỘI THẢOVÀ HỘI THẢO Tài liệutậphuấn 2006Tài liệutậphuấn 2006 Tài liệu tập huấn 2006Tài liệu tập huấn 2006 Đặng Đình Bôi Đặng Đình Bôi –– nhóm dự án SFSPnhóm dự án SFSP Mục tiêu:Mục tiêu: Mục tiêu:Mục tiêu:  Sử dụng được một số kỹ năng điều Sử dụng được một số kỹ năng điều hành , thúc đẩ y h ộ i thảo , cu ộ c h ọp hành , thúc đẩ y h ộ i thảo , cu ộ c h ọp , y ộ , ộ ọp, y ộ , ộ ọp theo cách tiếp cận có tham giatheo cách tiếp cận có tham gia Xây dựng thái độ phù hợpkhiđiềuXây dựng thái độ phù hợpkhiđiều  Xây dựng thái độ phù hợp khi điều Xây dựng thái độ phù hợp khi điều hành, thúc đẩy hội thảo, họphành, thúc đẩy hội thảo, họp  Xây dựng được kế hoạch cho một Xây dựng được kế hoạch cho một cuộchọp, hộithảo.cuộchọp, hộithảo. cuộc họp, hội thảo.cuộc họp, hội thảo. Kế hoạchKế hoạch Kế hoạch Kế hoạch àà Ng à yNg à y112233 Buổi Buổi sángsáng Làm quen, giới Làm quen, giới thiệu chương trìnhthiệu chương trình Thế nào là cuộc họp Thế nào là cuộc họp “tốt”“tốt” Một số phương Một số phương pháp dùng trong pháp dùng trong điều hành cuộc họpđiều hành cuộc họp Chuẩn bị bài tập Chuẩn bị bài tập trình diễntrình diễn Trình diễn nhóm 1Trình diễn nhóm 1 Tì hdiễ hó 2Tì hdiễ hó 2 sángsáng tốttốt T r ì n h diễ n n hó m 2T r ì n h diễ n n hó m 2 Trình diễn nhóm 3Trình diễn nhóm 3 B ổiB ổi Các nhiệmvụ củaCác nhiệmvụ của Những kỹ năngNhững kỹ năng Trình diễn nhóm 4Trình diễn nhóm 4 B u ổi B u ổi chiềuchiều Các nhiệm vụ của Các nhiệm vụ của người điều hành người điều hành cuộc họpcuộc họp Thiết kế cuộc họpThiết kế cuộc họp Đáh iáĐáh iá Những kỹ năng Những kỹ năng chính để điều hành chính để điều hành cuộc họpcuộc họp Bài tập trình diễnBài tập trình diễn Đáh iáĐáh iá Trình diễn nhóm 4Trình diễn nhóm 4 Yếu tố của thành Yếu tố của thành công trong điều công trong điều hànhhành Đáh iáĐáh iá Đá n h giáĐá n h giá Đá n h giáĐá n h giá Đá n h giáĐá n h giá Bắt đầu “ họp ” Bắt đầu “ họp ” Bắt đầu họpBắt đầu họp Phản ứng khi nhận được thông báo họpPhản ứng khi nhận được thông báo họp Phản ứng khi nhận được thông báo họpPhản ứng khi nhận được thông báo họp ắ ó ệ ì ớ âắ ó ệ ì ớ â  Lại s ắ p c ó vi ệ c g ì m ớ i đ â y!Lại s ắ p c ó vi ệ c g ì m ớ i đ â y!  Có bấ y nhiêu vi ệ c mà cứ h ọp hòai!Có bấ y nhiêu vi ệ c mà cứ h ọp hòai! y ệ ọpy ệ ọp  Chiều nay lại phải về muộn đây!Chiều nay lại phải về muộn đây!  Lạihọpghétcáimặtlão “ A ” ngồihọpLạihọpghétcáimặtlão “ A ” ngồihọp  Lại họp , ghét cái mặt lão A , ngồi họp Lại họp , ghét cái mặt lão A , ngồi họp nhìn thấy phát chán!nhìn thấy phát chán! Bao nhiêu việc không làm cứ họphọp!Bao nhiêu việc không làm cứ họphọp!  Bao nhiêu việc không làm , cứ họp , họp … !Bao nhiêu việc không làm , cứ họp , họp … !  Họp có giải quyết được gì đâu, họp xong Họp có giải quyết được gì đâu, họp xong ẫ hếẫ hế v ẫ n t hế !v ẫ n t hế !  Và…ý kiến của bạn…?Và…ý kiến của bạn…? Nhưng họp vẫn đóng vai trò quan Nhưng họp vẫn đóng vai trò quan trọng vì:trọng vì: ểể  Đ ể hòan thành công việc cần phối Đ ể hòan thành công việc cần phối h ợp nhiều thành viênh ợp nhiều thành viên ợpợp  Liên quan đến nhiều lĩnh vựcLiên quan đến nhiều lĩnh vực Ki h hiệ kiế thứ ủ 1áhâKi h hiệ kiế thứ ủ 1áhâ  Ki n h ng hiệ m kiế n thứ c c ủ a 1 c á n hâ n Ki n h ng hiệ m kiế n thứ c c ủ a 1 c á n hâ n không đủ giải quyết công việckhông đủ giải quyết công việc  Họp để trao đổi thông tinHọp để trao đổi thông tin Họp để kiểm sóat công iệcHọp để kiểm sóat công iệc  Họp để kiểm sóat công v iệcHọp để kiểm sóat công v iệc Hội họp là quá trình th ả o luận và Hội họp là quá trình th ả o luận và xử lý thông tin nhằm đưaracácxử lý thông tin nhằm đưaracác xử lý thông tin nhằm đưa ra các xử lý thông tin nhằm đưa ra các quyết định, từ đó xác định những quyết định, từ đó xác định những họat động cần tiến hành và xem họat động cần tiến hành và xem xét thựchiệncáchọat động đóxét thựchiệncáchọat động đó xét thực hiện các họat động đóxét thực hiện các họat động đó Thảo luậnThông tin Giám sát thực hiệnQuyết định Hành động Cuộchọplàvôbổ nếu:Cuộchọplàvôbổ nếu: Cuộc họp là vô bổ nếu:Cuộc họp là vô bổ nếu:  Phải thảo luận những chuyện lặt vặtPhải thảo luận những chuyện lặt vặt  Chẳng có gì quan trọng để thảoluậnChẳng có gì quan trọng để thảoluận  Chẳng có gì quan trọng để thảo luậnChẳng có gì quan trọng để thảo luận  Tốn nhiều thời gian mà không liên Tốn nhiều thời gian mà không liên ì đế ôiệ ủ bì đế ôiệ ủ b quan g ì đế n c ô ng v iệ c c ủ a b ạnquan g ì đế n c ô ng v iệ c c ủ a b ạn KHÔNG NÊN TỔ CHỨC HỌP KHÔNG NÊN TỔ CHỨC HỌP NẾU:NẾU:  Không có mục đích rõ ràngKhông có mục đích rõ ràng  Không cầnýkiến nhiềungườiKhông cầnýkiến nhiềungười  Không cần ý kiến nhiều ngườiKhông cần ý kiến nhiều người  Có thể làm cách khác tốt hơnCó thể làm cách khác tốt hơn  Chỉ vì là định kỳ phải họpChỉ vì là định kỳ phải họp  Vắng những nhân vật chínhVắng những nhân vật chính  Vắng những nhân vật chínhVắng những nhân vật chính  Chi phí cao hơn lợi ích mang lạiChi phí cao hơn lợi ích mang lại  Không họp cũng chẳng saoKhông họp cũng chẳng sao LÝ DO LÀM CHO CUỘC HỌP LÝ DO LÀM CHO CUỘC HỌP KÉM HIỆU QỦA:KÉM HIỆU QỦA: Khô bá ớ h ờidKhô bá ớ h ờid  Khô ng bá o trư ớ c c h o ngư ời d ự Khô ng bá o trư ớ c c h o ngư ời d ự  Khôn g có chươn g trình làm vi ệ c c ụ Khôn g có chươn g trình làm vi ệ c c ụ g g ệ ụg g ệ ụ thểthể  Không đúng người đúng việcKhông đúng người đúng việc  Không đúng người , đúng việcKhông đúng người , đúng việc  Không có ai điều khiểnKhông có ai điều khiển Cá hà h ê khô dá đ ýCá hà h ê khô dá đ ý  Cá c t hà n h vi ê n khô ng dá m đ ưa ra ý Cá c t hà n h vi ê n khô ng dá m đ ưa ra ý kiến riêng do nhiều lý dokiến riêng do nhiều lý do  Chẳng có ý kiến nào giá trị vì mọi Chẳng có ý kiến nào giá trị vì mọi n gườ i m ả i đọc tà i li ệu n gườ i m ả i đọc tà i li ệu gườ ả đọctà ệugườ ả đọctà ệu [...]... Quan sát như thế nào? Đáp ứng lại gì sau khi quan sát? NGƯỜI ĐIỀU HÀNH QUAN SÁT GÌ? Mức độ hứng thú của người họp ứ ộ ứ ú ủ ờ Sự tham gia của các thành viên ự g Quan hệ giữa các thành viên (hỗ trợ, hợp tác…) Quan tâm, tin tưởng vào người điều hành Cá tính mỗi thành viên Yếu tố cản trở sự tham gia Điều kiện vật chất cho cuộc họp NGƯỜI ĐIỀU HÀNH ĐIỀU CHỈNH SAU QUAN SÁT Tốc Tố độ nói ói Nội dung(rút ngắn... BẢN: Ghi những người th m dự họp tham Ghi các nội dung đã thảo luận Ghi các q ết định đã đưa ra quyết a Ghi những công việc phải thực hiện: làm gì, khi nào ai làm gì nào, Ghi thời gian, địa điểm cuộc họp Đọc lại biên bản cho mọi người nghe Sao biên bản gửi tới mọi người liên quan sớm nhất (ghi chíng xác, khách quan, không chen chính kiến cá nhân) NĂNG LỰC CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH: Điều tiết trong cuộc họp, ... tối hay qúa sáng; Và: Nên tắt điện thọai di động Hạn chế người ngòai đi lại Bố trí chỗ ngồi để có sự tham gia bình đẳng Chương trình cuộc họp là bản mô tả trình tự và nội dung chính được thảo luận đồng thời cung cấp thông g g p g tin giúp tổ chức cuộc họp, gồm: Nội dung chính Địa điểm Thời gian bắt đầ và đầu à kết thúc Giải lao nếu có Ai chủ tọa/ Ai điều khiển chương trình Các chủ đề và người trình bày... Phương pháp tiến hành ỗi hầ hà h mỗi phần để đ t đạt mục tiêu Người ghi biên bản g g Các hướng dẫn chuẩn bị trước cuộc họp CHÚ Ý KHI LẬP CHƯƠNG TRÌNH: Hạn chế số lượng nội dung ế ố ộ Đừng q g qúa tập trung nhiều vào chuyện q ập g yệ quá khứ Trình bày sự việc, vấn đề dưới góc độ các cơ hội, tiềm năng Cho phép đủ thời gian Nhấn mạnh những ý, chi tiết cần thiết Có thể có thời gian dành cho những vấn ó hể ó... giao tiếp và truyền thông Phương pháp sáng tạo, phù hợp nội dung dung Có kiến thức Có thái độ tích cực (cảm thông, quan tâm, tôn trọng, tin vào nhóm) tâm t ọng ào Người điều hành: điều tiết họat động nhóm Làm rõ nhiệm vụ Lấy ý kiến, sắp xếp ý kiến kiến Khuyến khích mọi người tham gia Hòa giải các xung đột, mâu thuẫn ẫ Dẫn dắt, giải quyết vấn đề có tham dắt gia Giúp nhóm đi đến các kết luận và ú ó ế... những vấn ó hể ó hờ dà h h hữ ấ đề khác phát sinh GỢI Ý MẪU CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP: MỤC ĐÍCH/MỤC TIÊU: KẾT QỦA CẦN ĐẠT: THÀNH PHẦN: ĐỊA ĐIỂM: ThỜi GIAN: Phần, Nội dung mục 1 2 … n Ai điều hành Phương Công cụ pháp, pháp hỗ trợ Thời gian MỘT KẾ HỌACH HÀNH ĐỘNG SAU CUỘC HỌP Việc gì/ Kết qủa Ai chịu ệ ì ế ủ họat mong trách động ộ muốn ố nhiệm/ ệ làmvới ai Thời ờ gian hòan ò thành Cần hỗ ầ ỗ trợ gì, từ đâu... dựng kế họach hành động y ự g ọ ộ g Người điều hành: sử dụng kỹ năng giao tiếp Hỏi, thăm dò, dùng các lọai câu hỏi ( ạ g mở) (dạng ) Lắng nghe Phản hồi Phả Dùng các phương pháp trực quan Thay đổi phương pháp truyền thông Sử dụng ngôn ngữ không lời ử ô ữ ô ờ Người điều hành: chuẩn bị kiến thức Chuẩn bị kỹ các kiến thức liên quan ẩ Có thể đưa ra nhiều ví dụ hoặc làm mẫu Chuẩn Ch ẩ bị sẵn những tài liệ... việc kiến định, sau khi họp, người bị ảnh hưởng bởi quyết định, những ngừơi cần nắm thông tin để ị g g g làm việc hiệu qủa, các người liên quan à ệ ệ ủ á ờ ê khác…) Họp khi nào ở đâu? nào, Thông báo mời họp thế nào? Các nội dung họp sẽ được triển khai ra sao? Có cần công cụ hỗ trợ? Có gửi trước tài liệu? BỐ TRÍ PHÒNG HỌP TRÁNH NƠI: Quá nóng, qúa lạnh Q á ó ú l h Quá ồn ào Quá chật chội Q Quá bất tiện ệ... thiệu thành phần tham gia họp Thống nhất mục tiêu, phương pháp Điều hành tiến trình theo từng mục nội dung (nêu câu hỏi) Lấy ý kiến thống nhất từng nội dung Thay đổi phương pháp để tránh nhàm chán Chú ý phân người ghi biên bản (ghi lại thông tin) Kỹ năng đặt câu hỏi trong thảo luận Thế nào là câu hỏi tốt Quy trình hỏi Các lọai câu hỏi Cấp độ câu hỏi Các cấp độ câu hỏi Đặt câu hỏi để phân tích và giải... câu hỏi Đặt câu hỏi để phân tích và giải quyết vấn đề Xử lý các câu trả lời Đúng tòan bộ Đúng một phần Sai Không trả lời Kỹ năng thăm dò Tìm sự thực nhờ các câu hỏi Hỏi tiếp dựa vào trả lời câu hỏi trước Đổi hướng suy nghĩ dựa vào trả lời của câu hỏi t ướ ủ â trước Chú ý sự liên quan / mâu thuẫn/ không logic giữa các câu trả lời, tìm sự thật qua câu trả lời và thái độ Kỹ năng quan sát Quan sát gì? Quan . chỗ ngồi để có sự tham gia bìnhBố trí chỗ ngồi để có sự tham gia bình  Bố trí chỗ ngồi để có sự tham gia bình Bố trí chỗ ngồi để có sự tham gia bình đẳngđẳng Chương. điểmĐịa điểm Thờigianbắt đầ àThờigianbắt đầ à  Các chủ đề và người Các chủ đề và người trình bàytrình bày  ThờigianchomỗinộiThờigianchomỗinội  Thời gian bắt đầ u v à Thời gian bắt . mọi người tham giaKhuyến khích mọi người tham gia ẫẫ  Hòa giải các xung đột, mâu thu ẫ nHòa giải các xung đột, mâu thu ẫ n  Dẫndắtgiảiquyếtvấn đề có thamDẫndắtgiảiquyếtvấn đề có tham  Dẫn