Tài liệu Kỹ năng điều hành một cuộc họp docx

Ñ Ñ IE IE À À U HA U HA Ø Ø NH MO NH MO Ä Ä T CUO T CUO Ä Ä C HO C HO Ï Ï P P No No ọ ọ i i dung dung ch ch ớ ớ nh nh Ta Ta ù ù i i sao sao pha pha ỷ ỷ i i ủ ủ ie ie u u ha ha ứ ứ nh nh mo mo ọ ọ t t cuo cuo ọ ọ c c ho ho ù ù p p ? ? Ca Ca ự ự c c ch ch ửự ửự c c naờng naờng cu cu ỷ ỷ a a mo mo ọ ọ t t cuo cuo ọ ọ c c ho ho ù ù p p Ca Ca ự ự c c kie kie ồ ồ u u ho ho ù ù p p Chua Chua ồ ồ n n bũ bũ cho cho mo mo ọ ọ t t cuo cuo ọ ọ c c ho ho ù ù p p ẹ ẹ ũnh ũnh ngh ngh ú ú a a mu mu ù ù c c tieõu tieõu Con Con ng ng ử ử ụ ụ ứ ứ i i Ba Ba ứ ứ i i thuye thuye ỏ ỏ t t tr tr ỡ ỡ nh nh Chu Chu ỷ ỷ to to ù ù a a ẹ ẹ ie ie u u ha ha ứ ứ nh nh cuo cuo ọ ọ c c ho ho ù ù p p Thụ Thụ ứ ứ i i gian gian tr tr ỡ ỡ nh nh ba ba ứ ứ y y Ke Ke ỏ ỏ t t thu thu ự ự c c cuo cuo ọ ọ c c ho ho ù ù p p Ta Ta ï ï i i sao sao pha pha û û i i va va ä ä n n ha ha ø ø nh nh cuo cuo ä ä c c ho ho ï ï p p ? ?   Ca Ca ù ù c c cuo cuo ä ä c c ho ho ï ï p p la la ø ø lãng lãng ph ph í í thơ thơ ø ø i i gian gian quy quy ù ù ba ba ù ù u u va va ø ø tie tie à à n n . .   Ca Ca ù ù c c cuo cuo ä ä c c ho ho ï ï p p la la ø ø đ đ a a à à y y dẫy dẫy ca ca ù ù c c va va á á n n đ đ e e à à , , tranh tranh cãi cãi , , mâu mâu thua thua å å n n va va ø ø ne ne á á u u co co ù ù ch ch ỉ ỉ la la ø ø mo mo ä ä t t í í t t s s ự ự đ đ o o à à ng ng thua thua ä ä n n va va ø ø gia gia û û i i pha pha ù ù p p . .   Ca Ca ù ù c c gia gia û û i i pha pha ù ù p p cho cho ca ca ù ù c c v v ư ư ơ ơ ù ù ng ng ma ma é é c c trong trong the the á á giơ giơ ù ù i i th th ự ự c c đư đư ơ ơ ï ï c c t t ì ì m m tha tha á á y y xuyên xuyên qua qua cuo cuo ä ä c c ho ho ï ï p p va va ø ø tha tha û û o o lua lua ä ä n n nho nho ù ù m m   Mo Mo ä ä t t cuo cuo ä ä c c ho ho ï ï p p vẫn vẫn to to á á t t hơn hơn la la ø ø đ đ ie ie ä ä n n thoa thoa ï ï i i , , ma ma ù ù y y fax, fax, ho ho ä ä i i nghò nghò ba ba è è ng ng video, video, ma ma ù ù y y vi vi t t í í nh nh , , ca ca ù ù c c sa sa û û n n pha pha å å m m kha kha ù ù c c cu cu û û a a công công nghe nghe ä ä thông thông tin tin hoa hoa ë ë c c ca ca ù ù c c ca ca ù ù nhân nhân la la ø ø m m vie vie ä ä c c mo mo ä ä t t m m ì ì nh nh Ta Ta ï ï i i sao sao pha pha û û i i va va ä ä n n ha ha ø ø nh nh cuo cuo ä ä c c ho ho ï ï p p ? ?   Nh Nh ữ ữ ng ng cu cu ộ ộ c c h h ọ ọ p p đ đ ó ó ng ng vai vai trò trò r r ấ ấ t t quan quan tr tr ọ ọ ng ng , , v v ì ì đ đ ó ó l l à à nõi nõi m m à à b b ầ ầ u u không không kh kh í í v v à à văn văn ho ho á á c c ủ ủ a a t t ổ ổ ch ch ứ ứ c c đ đ ựợ ựợ c c duy duy tr tr ì ì , , l l à à m m ộ ộ t t trong trong nh nh ữ ữ ng ng c c á á ch ch th th ứ ứ c c đ đ ể ể c c á á c c t t ổ ổ ch ch ứ ứ c c n n ó ó i i v v ớ ớ i i đ đ ộ ộ i i ng ng ũ ũ nhân nhân viên viên c c ủ ủ a a m m ì ì nh nh r r ằ ằ ng ng : : “ “ B B ạ ạ n n l l à à m m ộ ộ t t th th à à nh nh viên viên c c ủ ủ a a t t ậ ậ p p th th ể ể ” ”   N N ế ế u u b b ạ ạ n n t t ổ ổ ch ch ứ ứ c c nh nh ữ ữ ng ng cu cu ộ ộ c c h h ọ ọ p p bu bu ồ ồ n n t t ẻ ẻ , , y y ế ế u u k k é é m m m m à à l l ạ ạ i i k k é é o o d d à à i i lê lê thê thê , , th th ì ì c c á á c c nhân nhân viên viên s s ẽ ẽ b b ắ ắ t t đ đ ầ ầ u u tin tin r r ằ ằ ng ng m m ì ì nh nh đang đang l l à à m m vi vi ệ ệ c c cho cho m m ộ ộ t t công công ty ty t t ẻ ẻ nh nh ạ ạ t t , , k k é é m m c c ỏ ỏ i i v v à à không không bi bi ế ế t t quý quý tr tr ọ ọ ng ng th th ờ ờ i i gian gian Ca Ca ù ù c c ch ch ứ ứ c c năng năng cu cu û û a a mo mo ä ä t t cuo cuo ä ä c c ho ho ï ï p p Sự hình thành nhóm Ch i a s e õ k i e á n t h ư ù c , k i n h n g h i e ä m, s ư ï đ a ù n h g i a ù , v à c a ù ct ru ye à n t h o á n g d a â n g i a n Co â n g v i e ä c t a ä pt h e å v a ø s ư ï đo ù n g g o ùp c a ù n h a â n Ra cácquyếtđònhquyết đoánvàcam kết T ra n h đa á u Đư ù c t í n h c u û a l a õ n h đ a ï o v a ø n h ó m / c o â n g v i e ä c n h o ù m Ca Ca ự ự c c kie kie ồ ồ u u ho ho ù ù p p z z Ho Ho ọ ọ i i nghũ nghũ z z Ho Ho ọ ọ i i ủ ủ o o ng ng z z U U ỷ ỷ y y ban ban z z Th Th ử ử ụ ụ ứ ứ ng ng xuyeõn xuyeõn z z ẹ ẹ ie ie u u ủỡ ủỡ nh nh , , tho tho ỷ ỷ a a thua thua ọ ọ n n z z ẹ ẹ o o ọ ọ ng ng vieõn vieõn z z Ra Ra quye quye ỏ ỏ t t ủ ủ ũnh ũnh z z Ha Ha ứ ứ ng ng nga nga ứ ứ y y z z Ha Ha ứ ứ ng ng tua tua n n hoa hoa ở ở c c ha ha ứ ứ ng ng tha tha ự ự ng ng z z Ba Ba ỏ ỏ t t th th ử ử ụ ụ ứ ứ ng ng , , khoõng khoõng th th ử ử ụ ụ ứ ứ ng ng xuyeõnhoa xuyeõnhoa ở ở c c ke ke ỏ ỏ hoa hoa ù ù ch ch ủ ủ a a ở ở c c bie bie ọ ọ t t Chua Chua ồ ồ n n bũ bũ cho cho mo mo ọ ọ t t cuo cuo ọ ọ c c ho ho ù ù p p Ca Ca ự ự c c quan quan he he ọ ọ ma ma ọ ọ t t thie thie ỏ ỏ t t g g ỡ ỡ ủ ủ e e ồ ồ na na ộ ộ m m cha cha ộ ộ c c va va ứ ứ na na ộ ộ m m v v ử ử ừng ừng cuo cuo ọ ọ c c ho ho ù ù p p Sau Sau khi khi ho ho ù ù p p xong xong , , co co ự ự ba ba ỏ ỏ t t ky ky ứ ứ tieõu tieõu chua chua ồ ồ n n na na ứ ứ o o hoa hoa ở ở c c cụ cụ che che ỏ ỏ ủ ủ e e ồ ồ xa xa ự ự c c ủ ủ ũnh ũnh co co ự ự hay hay chaờng chaờng cuo cuo ọ ọ c c ho ho ù ù p p la la ứ ứ tha tha ứ ứ nh nh khoõng khoõng hoa hoa ở ở c c tha tha ỏ ỏ t t ba ba ù ù i i . . Chua Chua å å n n bò bò cho cho mo mo ä ä t t cuo cuo ä ä c c ho ho ï ï p p   X X á á c c đ đ ị ị nh nh rõ rõ nh nh ữ ữ ng ng m m ụ ụ c c tiêu tiêu v v à à k k ế ế t t qu qu ả ả mong mong đ đ ợ ợ i i . . B B ạ ạ n n c c ầ ầ n n bi bi ế ế t t ch ch í í nh nh x x á á c c m m ì ì nh nh đang đang c c ố ố g g ắ ắ ng ng đ đ ạ ạ t t đư đư ợ ợ c c đi đi ề ề u u g g ì ì thông thông qua qua cu cu ộ ộ c c h h ọ ọ p p . .   X X á á c c đ đ ị ị nh nh xem xem li li ệ ệ u u nh nh ữ ữ ng ng ho ho ạ ạ t t đ đ ộ ộ ng ng kh kh á á c c c c ó ó th th ể ể s s ẽ ẽ ph ph ù ù h h ợ ợ p p hõn hõn không không , hay , hay nh nh ấ ấ t t thi thi ế ế t t ph ph ả ả i i t t ổ ổ ch ch ứ ứ c c c c á á c c cu cu ộ ộ c c h h ọ ọ p p b b à à n n . . Đã Đã c c ó ó không không í í t t cu cu ộ ộ c c h h ọ ọ p p vô vô b b ổ ổ đư đư ợ ợ c c tri tri ệ ệ u u t t ậ ậ p p , , trong trong khi khi ch ch ỉ ỉ m m ộ ộ t t v v à à i i cu cu ộ ộ c c đi đi ệ ệ n n tho tho ạ ạ i i , , trao trao đ đ ổ ổ i i email, hay email, hay g g ặ ặ p p g g ỡ ỡ tr tr ự ự c c ti ti ế ế p p s s ẽ ẽ hi hi ệ ệ u u qu qu ả ả hõn hõn r r ấ ấ t t nhi nhi ề ề u u . . Chua Chua å å n n bò bò cho cho mo mo ä ä t t cuo cuo ä ä c c ho ho ï ï p p   X X á á c c đ đ ị ị nh nh c c á á c c ch ch ủ ủ đ đ ề ề tr tr ọ ọ ng ng tâm tâm v v à à h h ì ì nh nh th th ứ ứ c c th th ả ả o o lu lu ậ ậ n n t t ố ố t t nh nh ấ ấ t t c c ủ ủ a a m m ỗ ỗ i i c c á á nhân nhân . . B B ạ ạ n n c c ầ ầ n n hi hi ể ể u u rõ rõ m m ì ì nh nh mu mu ố ố n n đ đ ạ ạ t t đư đư ợ ợ c c đi đi ề ề u u g g ì ì thông thông qua qua nh nh ữ ữ ng ng th th ả ả o o lu lu ậ ậ n n n n à à y y . .   Ư Ư ớ ớ c c lư lư ợ ợ ng ng th th ờ ờ i i gian gian cho cho cu cu ộ ộ c c h h ọ ọ p p . . Nh Nh ữ ữ ng ng ngư ngư ờ ờ i i tham tham gia gia c c ầ ầ n n bi bi ế ế t t th th ờ ờ i i lư lư ợ ợ ng ng cu cu ộ ộ c c h h ọ ọ p p đ đ ể ể lên lên k k ế ế ho ho ạ ạ ch ch công công vi vi ệ ệ c c cho cho ph ph ù ù h h ợ ợ p p . . L L ị ị ch ch tr tr ì ì nh nh cu cu ộ ộ c c h h ọ ọ p p m m ộ ộ t t c c á á ch ch chi chi ti ti ế ế t t v v à à c c ụ ụ th th ể ể : :   Tuyên Tuyên b b ố ố th th ờ ờ i i đi đi ể ể m m b b ắ ắ t t đ đ ầ ầ u u v v à à th th ờ ờ i i đi đi ể ể m m k k ế ế t t th th ú ú c c . . Th Th ờ ờ i i gian gian l l à à v v à à ng ng b b ạ ạ c c … … hãy hãy lên lên k k ế ế ho ho ạ ạ ch ch m m ộ ộ t t c c á á ch ch s s á á ng ng su su ố ố t t ! !   X X á á c c đ đ ị ị nh nh đ đ ị ị a a đi đi ể ể m m t t ổ ổ ch ch ứ ứ c c cu cu ộ ộ c c h h ọ ọ p p . .   Lên Lên danh danh s s á á ch ch nh nh ữ ữ ng ng ngư ngư ờ ờ i i tham tham d d ự ự v v à à kh kh á á ch ch m m ờ ờ i i . . [...]... người trong cuộc họp Kết thúc cuộc họp Nội dung tối thiểu cơ bản của biên bản cuộc họp: Thời gian, ngày, nơi họp và chủ toạ cuộc họp Tên của tất cả thành viên dự họp và thành viên nh nh vắng mặt (cùng với lý do vắng mặt) ng ng ng Toàn bộ các nội dung thảo luận, ra quyết đònh, trách nhiệm cá nhân cho các nhiệm vụ được phân ch công Thời điểm kết thúc họp Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế Tài nguyên... nhất cuả tư liệu và ký ức của một cuộc họp là biên bản cuộc họp, vì thế hãy dùng một ít thời gian của bạn để đảm ng bảo rằng chúng đã được soạn thảo thích hợp ng ng Những hành động tiếp theo Đánh giá về cuộc họp: Những gì đã làm được? Những gì chưa làm được? Những gì cần cải thiện trong những lần tiếp theo? Chuẩn bị những việc “hậu- bàn bạc” sau khi cuộc họp kết thúc Trên cõ sở biên bản cuộc họp và cảm... ế n ào Cung cấp thông tin Dể hiểu sao Có cấu trúc- nguyên thủy Các trách nhiệm thi ch hành nh Ơ Ai Ûđ âu Khi nào Bộ khung pháp lý Con người Tối ưu hóa số người tham dự cuộc họp Kế hoạch sơ bộ của cuộc họp và thảo luận với các ch thành viên chủ chốt trước cuộc họp nh Văn kiện Tài liệu quan trọng nhất trong một cuộc họp là ng chương trình nghò sự vì vậy hãy chuẩn bò nó thật cẩn thận Phân loại chúng cẩn... rắm Lịch trình cuộc họp xứng đáng để được thực hiện một cách nghiêm túc … nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hay làm tổn thưõng đến những người tham dự cuộc họp đang đi lệch hướng Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp Thu nhận những thơng tin và dữ liệu từ cuộc họp Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đã được nghe và biết những thơng tin đó Để mọi người tham dự thực thi nội dung cuộc họp, bạn chỉ là...Lịch trình cuộc họp một cách chi tiết và cụ thể: Thống kê vai trò của những người tham gia cuộc họp và những điều bạn mong đợi ở họ Việc này “bắt buộc” những người tham dự thu thập tất cả những thơng tin có liên quan mà họ cần mang tới cuộc họp Chuẩn bị cho những cuộc thảo luận được diễn ra một cách có tổ chức, phù hợp với mục tiêu, chủ đề và định hướng chung của cuộc họp Gửi trước lịch trình... ng thể được tiến hành trên mỗi loại nh Chủ tọa Bạn là “xếp”, điều đó đúng nhưng đừng quá nhấn ng ng mạnh vào điều đó khi điều hành một cuộc họp nh nh Lắng nghe, và không nói mãi cho đến khi nào bạn ng thấy là cần thiết Vai trò của bạn là hổ trợ nhóm để đi đến một kết luận tốt nhất có thể hoặc quyết đònh trong một cách ch có hiệu quả nhất và dẫn đến một quyết đònh chấp nhận được hoặc một quyết đònh mà... dung ng ng họp hoặc các tiêu chuẩn khác khống chế thời gian ng thảo luận hoặc không cho phép các phát biểu dài Đảm bảo rằng tất cả được cung cấp quyền như nhau ng để nói Điều hành cuộc họp nh Đảm bảo rằng tất cả thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội ng nh ng dung nào là được thảo luận, vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của cuộc họp Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung... để sau đó đưa chúng vào biên bản cuộc họp Dẫn dắt cuộc họp Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ư kiến của mọi người Hướng sự tập trung vào ư tưởng, quan điểm, chứ khơng phải vào những con người Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc họp và đảm bảo rằng những hành động này đều được phân cơng một cách cụ thể Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình Đừng... số Bắt đầu cuộc họp Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn mong muốn Đặt ra những ngun tắc cõ bản (Tiêu chuẩn): Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào Mong đợi những gì ở mỗi thành viên Những... những đóng góp mang tính xây dựng của mọi người Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng, thay đổi hướng tiến triển Để mọi người biết rằng họ đang ở giai đoạn nào trong lịch trình cuộc họp đã định Sõ kết định kỳ những điểm chủ chốt và để mọi người thơng qua Giúp . gian gian Ca Ca ù ù c c ch ch ứ ứ c c năng năng cu cu û û a a mo mo ä ä t t cuo cuo ä ä c c ho ho ï ï p p Sự hình thành nhóm Ch i a s e õ k i e á n t h. ng m m ớ ớ i i . .   S S ử ử d d ụ ụ ng ng nh nh ữ ữ ng ng “ “ k k ỹ ỹ năng năng đ đ ộ ộ ng ng não não ” ” (brainstorming techniques). (brainstorming