Tài liệu Kỹ năng kiểm soát quá trình-MBP docx

Kỹ kiểm sốt q trình-MBP Part Dành cho nhà quản lý Lời giới thiệu Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang Mục đích Khi nghiên cứu tài liệu này, giúp bạn:  Thiết lập phương pháp kiểm sốt theo q trình  Phương pháp setup loại tài liệu quản lý sổ tay, thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu… XÂY DỰNG CƠNG NGHỆ SETUP Q TRÌNH  Tài liệu gồm phần: Phần định nghĩa , cách thức thiết lập kiểm sốt q trình Phần dành cho tài liệu khác (hệ thống tài liệu DN, kiểm soát tài liệu phận, kiểm soát hồ sơ)./ Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 1/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MBP 1.1 Khái niệm: 1.1.1Quá trình: + Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1), trình tập hợp hoạt động có quan hệ lẫn tương tác để biến đầu vào thành đầu + Định nghĩa 2: Ngắn gọn hơn, hoạt động hay tập hợp hoạt động sử dụng nguồn lực để biến đầu vào thành đầu xem trình Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 1.1.2 Phương pháp quản lý MBP Phương pháp quản lý theo trình (management by process) phương pháp quản lý dựa việc phân loại hoạt động theo trình Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 1.1.3 Yêu cầu quản lý trình tổ chức:  Mỗi trình phải tạo GTGT  Cách tiếp cận theo trình  Quản lý chuỗi cung ứng nội  Cách tiếp cận theo hệ thống trình Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 1.2 Phân biệt MBP MBO  Hiện nhà quản lý tiếp cận quản lý theo hai hướng là: + Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO) + Quản lý theo trình – MBP  Vẫn chưa có quan điểm thống sử dụng phương pháp quản lý hiệu hơn, tiếp cận hai phương pháp qua bảng so sánh sau Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang Bảng so sánh MBO – MBP Tiêu chí so sánh Kết công việc MBO + Đảm bảo theo mục tiêu đề MBP + Hiệu + Làm việc + Kiểm sốt cơng việc chi tiết, chưa đảm bảo mục tiêu + Hiệu + Làm việc Người sử dụng Thường quản lý cấp cao cấp trung Thường quản lý cấp trung cấp thấp Ưu điểm Thuận lợi cho công việc khó kiểm sốt đo lường Thuận lợi cho cơng việc khó xác định mục tiêu Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 1.3 Ý nghĩa áp dụng MBP: 1.3.1 Xây dựng tài liệu phục vụ cho DN cách hệ thống, thống 1.3.2Kiểm sốt chi tiết việc thực cơng việc thơng qua việc xây dựng lưu đồ quy trình, xác định điểm kiểm soát… 1.3.3 Quản lý tốt cơng việc khó xác định mục tiêu 1.3.4 Xác định chi tiết nhu cầu khách hàng, phân tích quy trình hành vi 1.3.5 Xây dựng, chuẩn hố dịng lưu thông sản phẩm hay thông tin DN Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 1.3 Ý nghĩa MBP (tt) 1.3.6 Một nhiệm vụ quan trọng MBP làm sáng tỏ “giao lộ” thông tin phận hay nhân viên với 1.3.7 Áp dụng MBP nguyên tắc quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9001:2000:  Hướng vào khách hàng – Customer Focus  Sự lãnh đạo – Leadership Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 10 Phát sinh tài liệu  Lập giấy đề nghị soạn thảo tài liệu (theo mẫu thủ tục kiểm soát tài liệu)  Soạn thảo tài liệu theo hướng dẫn soạn thảo tài liệu  Chuyển tài liệu cho phận có ý kiến (nếu tài liệu liên quan đến phòng ban khác)  Liên hệ phận HC xin mã số tài liệu  Trình GĐ xem xét phê duyệt  Bộ phận HC photo phân phối tài liệu Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 87 Thay đổi tài liệu:  Lập giấy đề nghị thay đổi tài liệu  Chuyển phòng ban khác cho ý kiến, tập hợp  Trình GD xem xét phê duyệt  Phịng HC chỉnh sửa tài liệu hệ thống phân phối Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 88 Phân phối huấn luyện:  Bộ phận liên quan nhận copy tài liệu từ phịng HC Bản copy phải có đóng dấu kiểm sốt  Khi nhận tài liệu, trưởng BP có trách nhiệm giải thích, huấn luyện cho nhân viên quy trình  Trưởng phận lập biên huấn luyện, có chữ ký NV tham gia, biên huấn luyện phải chuyển phịng NS lưu Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 89 Danh mục tài liệu nội  Danh mục tài liệu nội bao gồm tất tài liệu phát sinh nội công ty  Mỗi phận phải lập danh mục tài liệu nội phận cập nhật danh mục tài liệu thường xuyên Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 90 Danh mục tài liệu nội (tt) Mã số Phân loại Chủ đề Tên tài liệu Thời gian ban hành Bộ phận ban hành Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang Lần ban hành 91 Ghi Tài liệu bên ngoài: 5.1 Khái niệm: Tài liệu bên tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi 5.2 Phân loại:  Văn pháp luật  Tài liệu kỹ thuật khách hàng  Sách hướng dẫn chuyên môn  Tài liệu công ty khác… Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 92 5.2 Phân loại: (tt)  Tài liệu bên ngồi cịn phân làm loại có tính chất bắt buộc tài liệu tham khảo  Tài liệu có tính chất bắt buộc ví dụ văn pháp luật, tài liệu kỹ thuật khách hàng để hướng dẫn cho đơn hàng cụ thể Những tài liệu phải kiểm soát tương tự tài liệu nội công ty  Tài liệu bắt buộc đóng dấu kiểm sốt tài liệu tham khảo đóng dấu tham khảo Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 93 5.3 Kiểm sốt tài liệu bên ngồi  Bộ phận phải trì danh mục tài liệu bên với mẫu tương tự danh mục tài liệu nội  Khi phát sinh tài liệu bên ngoài, phận lập phiếu đề nghị áp dụng tài liệu bên ngồi, trình GD phê duyệt (hoặc uỷ quyền phê duyệt cho TP) Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 94 PHẦN IV: KIỂM SOÁT HỒ SƠ Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 95 Yêu cầu:  Xác định chứng trình thực hệ thống tài liệu  Đảm bảo tính rõ ràng, dễ nhận biết, dễ sử dụng  Xác định phương pháp bảo quản, bảo vệ  Xác định thời gian lưu trữ huỷ bỏ hồ sơ  Cách thức sử dụng Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 96 Ý nghĩa:  Giảm rủi ro nhân viên nghỉ việc, nghỉ đột xuất  Thuận lợi cho trình bàn giao công việc  Truy xuất nhanh hồ sơ… Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 97 Phân loại hồ sơ:  Hồ sơ máy/ổ cứng/server  Hồ sơ giấy  Hồ sơ mạng/email  Hồ sơ lưu đĩa CD Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 98 Danh mục hồ sơ Stt Tên hồ sơ Người quản lý Người đọc hồ sơ Vị trí để hồ sơ Dạng hồ sơ Văn Trong ổ cứng CD Cách phân loại xếp Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang Ngày phát sinh hồ sơ 99 Ngày cất hồ sơ Thời gian lưu Phương pháp huỷ bỏ Quản lý hồ sơ phận  Cơng ty phải có danh mục hồ sơ chung Danh mục chủ yếu nêu nguyên tắc quản lý loại hồ sơ  Danh mục hồ sơ phận phận tự quản lý  Trong loại hồ sơ, việc quản lý hồ sơ máy vi tính cơng ty cịn nhiều vướng mắc Management by Process D ocs Part I by Ngo Quang 100 CẢM ƠN SỰ THAM GIA CỦA QUÝ VỊ ... Các biểu mẫu kiểm soát tài liệu:  Phiếu đề xuất soạn thảo tài liệu  Phiếu đề xuất thay đổi tài liệu  Danh mục tài liệu  Danh sách phân phối tài liệu  Bảng theo dõi thay đổi tài liệu  Phiếu... SETUP QUÁ TRÌNH  Tài liệu gồm phần: Phần định nghĩa , cách thức thiết lập kiểm sốt q trình Phần dành cho tài liệu khác (hệ thống tài liệu DN, kiểm soát tài liệu phận, kiểm soát hồ sơ)./ Management... Quang 45 2.4 Thủ tục kiểm soát tài liệu  Thủ tục kiểm soát tài liệu thủ tục bắt buộc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000  Ngồi ra, mục đích việc xây dựng thủ tục kiểm soát tài liệu việc chuẩn hoá