Kỹ năng kiểm soát quá trình - MBP

Kỹ năng kiểm soát quá trình-MBP Part 1 Dành cho nhà quảnlý Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 2 Lờigiớithiệu Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 3 Mục đích Khi nghiên cứutàiliệu này, sẽ giúp bạn:  Thiếtlập đượcphương pháp kiểm soát theo quá trình.  Phương pháp setup các loạitàiliệuquảnlýnhư sổ tay, thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểumẫu… XÂY DỰNG CÔNG NGHỆ SETUP QUÁ TRÌNH  Tài liệugồm2 phần: Phần1 vềđịnh nghĩa , cách thức thiếtlậpvàkiểm soát quá trình. Phần 2 dành cho các tài liệukhác(hệ thống tài liệucủaDN, kiểmsoáttàiliệubộ phận, kiểmsoáthồ sơ)./. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 4 1/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MBP 1.1 Khái n iệm: 1.1.1Quá trình: + Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1), quá trình là tậphợpcáchoạt động có quan hệ lẫn nhau và tương tác để biến đầu vào thành đầura. + Định nghĩa2: Ngắngọnhơn, mọihoạt động hay tập hợphoạt động sử dụng các nguồnlực để biến đầuvào thành đầuracóthể xem như mộtquátrình. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 5 1.1.2 Phương pháp quảnlýMBP Phương pháp quản lý theo quá trình (management by process) là phương pháp quảnlýdựatrênviệcphânloạicác hoạt động theo các quá trình. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 6 1.1.3 Yêu cầuquảnlýquátrình trong tổ chức:  Mỗi quá trình phảitạoraGTGT.  Cách tiếpcận theo quá trình.  Quảnlýchuỗi cung ứng nộibộ.  Cách tiếpcậntheohệ thống các quá trình Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 7 1.2 Phân biệtMBP vàMBO  Hiện nay các nhà quảnlýđang tiếpcậnquản lý theo hai hướng chính là: + Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO). + Quản lý theo quá trình – MBP.  Vẫnchưacóquanđiểmthống nhấtvề sử dụng phương pháp quảnlýnàohiệuquả hơn, nhưng chúng ta có thể tiếpcậnhaiphương pháp này qua bảng so sánh sau đây. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 8 Bảng so sánh MBO – MBP. Tiêu chí so sánh MBO MBP Kếtquả công việc+ Đảmbảotheomục tiêu đề ra. + Hiệuquả + Làm đúng việc. + Kiểmsoátđượccông việcchi tiết, nhưng chưachắc đã đảmbảo mụctiêu. + Hiệunăng + Làm việc đúng. Ngườisử dụng Thường là quảnlýcấp cao và cấp trung Thường là quảnlýcấp trung và cấpthấp Ưu điểmThuậnlợichocôngviệc khó kiểmsoáthoặc đo lường. Thuậnlợichocôngviệc khó xác định mụctiêu. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 9 1.3 Ý nghĩacủaápdụng MBP: 1.3.1 Xây dựng các tài liệuphụcvụ cho DN mộtcáchhệ thống, thống nhất. 1.3.2Kiểm soát đượcchi tiếtviệcthựchiệncôngviệc thông qua việcxâydựng lưu đồ quy trình, xác định các điểmkiểm soát… 1.3.3 Quảnlýtốtcáccôngviệckhóxácđịnh mụctiêu. 1.3.4 Xác định chi tiết nhu cầucủa khách hàng, phân tích quy trình hành vi. 1.3.5 Xây dựng, chuẩnhoádònglưuthôngsảnphẩmhay thông tin trong DN. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 10 1.3 Ý nghĩacủa MBP (tt) 1.3.6 Một trong những nhiệmvụ quan trọng nhất của MBP là làm sáng tỏ những “giao lộ” thông tin giữacácbộ phậnhay nhânviênvới nhau. 1.3.7 Áp dụng MBP là một trong 8 nguyên tắc quảnlýchấtlượng theo mô hình ISO 9001:2000:  Hướng vào khách hàng – Customer Focus.  Sự lãnh đạo–Leadership. [...]... Xác định bảng kiểm soát quá trình Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 28 2.2.7 Xác định bảng kiểm soát quá trình (tt) Stt Công đoạn Điểm kiểm soát Đặc tính/... trình: (tt) – case study Ví dụ xác định số bước công việc của quy trình book xe Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 25 2.2.5 Xác định điểm kiểm soát: Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc, sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát, nhưng do các nguồn lực không đủ, do vậy tổ chức chỉ thiết lập các điểm kiểm. .. trong quy trình: Hiện nay không có quy chuẩn cho việc xác định bao nhiêu bước công việc là hợp lý Thực tế, một quy trình có thể từ 5 – 20 bước, tuy nhiên nên từ 8-1 5 bước là phù hợp Quy trình có quá nhiều bước sẽ dẫn đến rắc rối trong việc kiểm soát, ngược lại thì sẽ dẫn đến không đủ để kiểm soát Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 22 2.2.4 Xác định số bước công việc trong quy trình: (tt)... by Ngo Quang Thuat 18 2.2.2 Xác định mục đích: Xác định bản chất của quy trình là gì? Thông thường là GTGT của quy trình Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu/chính sách của tổ chức ntn? Ý nghĩa: toàn bộ các bước công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất, thời hạn sẽ dựa trên mục đích setup quy trình VD: Xác định mục đích của quy trình book xe? Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 19 2.2.3... Ngo Quang Thuat 12 1.5 Khó khăn trong việc áp dụng MBP: Hệ thống tài liệu không đủ để kiểm soát (SL) Chủ yếu là do tổ chức chưa có kinh nghiệp trong việc set up quy trình Nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài Các tài liệu không phản ánh đủ các hoạt động thực tiễn đang diễn ra Quá ít biểu mẫu Biểu mẫu sẽ là hồ sơ phản ánh các hoạt động của nhân viên Quá ít biểu mẫu sẽ dẫn đến khó đo lường và đánh giá... thử nghiệm Test trong quá trình thực hiện Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 30 2.2.8 Xác định phương pháp thử nghiệm (tt) Stt Công đoạn Điểm kiểm soát Đặc tính/ thông số Mức qui định Thiết bị sử dụng Tần suất Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat Tài liệu hướng dẫn Người Hồ sơ kiểm tra 31 2.2.9 Mô tả quy trình: Là mô tả cụ thể các bước trong quy trình Cách thức thực... xem xét đến quy trình setup các tài liệu là các thủ tục Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 16 2.2 Các bước thiết lập THỦ TỤC Xác định nhu cầu Xác định mục đích Xác định phạm vi Xác định số bước công việc Xác định các điểm kiểm soát Xác định người thực hiện Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm... áp dụng (tt): Thực tế hoạt động không áp dụng như tài liệu đã quy định Hệ thống tài liệu quá nhiều Công ty không thể kiểm soát được tài liệu mới, lỗi thời Không tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống tài liệu sau một thời gian Bệnh giấy tờ ngoại lệ? Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 14 2/ QUÁ TRÌNH SET UP TÀI LIỆU 2.1 Khái niệm và phân biệt tài liệu – hồ sơ: + Tài liệu là những văn... beneficial supplier relationship Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 11 1.4 Yêu cầu của hệ thống tài liệu Tạo thành hệ thống tài liệu cho DN được chuẩn hoá Kiểm soát được hệ thống tài liệu hiện hành thông từ quá trình soạn thảo, phân phối, lưu trữ, chỉnh sửa Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành Xem xét, cập nhật lại khi cần thiết Đảm bảo sự nhận biết các thay đổi của tài liệu Đảm bảo... nhưng do các nguồn lực không đủ, do vậy tổ chức chỉ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu Các điểm kiểm soát trọng yếu tuân theo quy tắc Pareto 80/20 Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 26 2.2.6 Xác định người thực hiện Mỗi bước công việc, cần phải xác định bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực hiện Có nhiều quy trình, cần xác định chặt chẽ hơn qua: người thực hiện chính, người thực hiện . Kỹ năng kiểm soát quá trình- MBP Part 1 Dành cho nhà quảnlý Management by Process Docs Part. nghĩa , cách thức thiếtlậpv kiểm soát quá trình. Phần 2 dành cho các tài liệukhác(hệ thống tài liệucủaDN, kiểmsoáttàiliệubộ phận, kiểmsoáthồ sơ)./. Management