KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP

KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP Néi dung chÝnh  Vai trò người tổ chức điều hành họp  Nguyên tác tổ chức điều hành họp  Kỹ cần thiết người tổ chức điều hành họp  Kỹ hiểu người khác VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP Đặc điểm Đặc điểm người tổ chức điều hành họp -> đóng vai trò khoa học, khách quan, trung lập Vai trò người tổ chức điều hành họp -> chuẩn bị hướng dẫn trình trước, diễn họp VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT)  Cần chuẩn bị xếp thoả thuận  Người tổ chức cần xếp thoả thuận Người điều hành cần xếp thoả thuận + Mục tiêu ? + Thời gian địa điểm ? + Thành phần ? + Nội dung ? + Tiến độ ? +Thực chương trình + Quản lý kiện diễn biến + Kỹ thuật phương pháp sử dụng … NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP Trách nhiệm cách làm + Có trách nhiệm làm cho moi người hiểu rõ mục tiêu họp; + Không nên dùng uy tín cá nhân để gây ảnh hưởng thành viên khác + Nên có hội ý thông điều hành, không giải vấn đề phát sinh + Tạo môi trường người tham gia -> có nhiều ý tưởng hay + Làm chức phần việc theo kế hoạch thống + Không cho phép trích có phân biệt đối xử với thành viên khác … NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT) Nhiệm vụ điều hành Tuyên bố lý - Giới thiệu Khai mạc Cung cấp chương trinh,yêu cầu phương pháp làm việc Điều hành họp - Bám sát CT (tránh lan man) - Duy trì kỷ luật - Hướng dẫn thảo luận (chung/nhóm) Đánh giá kết họp Tổng kết bế mạc NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC THEO NHÓM + Phát huy tính tích cực thành viên + Khuyến khích tất thành viên nhóm có ý kiến riêng + Nên giới hạn thời gian để thành viên tham gia + Cẩn thận lắng nghe ý kiến đóng góp, không nên trả lời chưa suy nghĩ kỹ + Chấp nhận ý kiến khác biết gợi mở vấn đề trao đổi + Không đưa nhiều ý kiến để áp đảo tinh thần thành viên + Cần có thành viên ghi chép nội dung + Cần có thành viên trình bày kết … DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM Sử dụng giọng nói có hiệu 20 CÁCH Kể câu chuyện, giai thoại Di chuyển nói Thay đổi cách thuyết trình Hình thức tài liệu Két hợp BCV tham gia chủ đề Sử dụng công cụ trực quan Đặt câu hỏi Tổ chức hoạt động theo nhóm nhỏ 10 Cá nhân hoá việc thuyết trình (có tương tác) DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM (TT) 11 Nêu ý nghĩ hài hước 20 CÁCH 12 Sử dụng giao tiếp không lời 13 Sử dụng hỗn hợp kỹ 14 Sử dụng cách tiếp cận theo nhóm 15 Khuyến khich cạnh tranh 16 Vận dụng cách tiếp cận 17 Nêu bật vấn đề chủ đề 18 Giải tình 19 Nghỉ giải lao -> hội ý 20 Hãy nhiệt tình … KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH  Kỹ hiểu người khác  Kỹ trình bày  Kỹ giao tiếp  Kỹ truyền đạt thông tin  Kỹ lắng nghe  Kỹ đặt câu hỏi  Kỹ thuyết phục  Kỹ tổng hợp  Kỹ nhận phản hồi cho phản hồi … 10 KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC Hướng ngoại Sức mạnh đến từ bên Hướng nội Sức mạnh nội -Thích làm việc tiếp xúc với người -Thỉnh thoảng tiếp xúc vói ngừoi -Hay nói dẽ tiếp cận -Cần nơi yên tĩnh -Dễ kết bạn -Ít bạn -Thường nói thẳng -Kín đáo, không dễ nói chuyện -Hay nói ý nghĩ -Suy nghĩ trước hành động -Dễ nói thân -Nghĩ trước nói 11 SỬ DỤNG THÔNG TIN CỤ THỂ Đánh giá thực tế KQ -Thực tế khôn ngoan -Tuân thủ quy định, công việc xác tỉ mỉ -Thích thể công việc - Hay bị lôi hữu ích - Hay sử dụng nhiều phương pháp có sắn … KHÁI QUÁT Nhìn tổng thể -Có đầu óc tưởng tượng tư -Không quan tâm nhiều quy định, thấy chung vật chi tiết -Cho tương lai quan trọng -Thích suy gẫm -Dễ bị lôi tính sáng tạo -Ý tưởng khả lý thú … 12 RA QUYẾT ĐỊNH Lý trí Tình cảm -QĐ trái tim điều khiển -Các định KQ -Suy nghĩ hợp lý KH -Có kỹ phân tích, yêu thích nguyên tắc -Ít thể tình cảm -Thường có chứng kiến rõ ràng … -Tình cảm quan trọng -Sự cảm thông hoà hợp quan trọng -Hay biểu lộ tình cảm -Dễ bị thuyết phục nhu cầu cá nhân -làm việc nhiệt tình cho TT bạn bè 13 HOẠT ĐỘNG Linh động Kế hoạch -Thích đạt công việc trước -Thích để mở dễ dàng -Bảo đảm thời gian KH -Có thể thay đổi đặt -Làm việc chăm đáng tin cậy -Dễ trì hoãn việc QĐ -Lập KH tổ chức nề nếp -Làm việc chăm theo ngẫu hứng -Thoải mái QĐ -Ghét bị trói buộc, thích nghi tốt -Hay vội vã -Thường ung dung 14 SỰ KHÁC NHAU CỦA CÁC CÁ NHÂN Lấy sực mạnh từ đâu ? Tiếp nhận thông tin ? Xử lý thông tin ? Tổ chức công việc ? Hướng nội 25% Hướng ngoại 75% Cụ thể 75% Khái quát 25% Lý trí 50% Tình cảm 50% Kế hoạch 50% Linh hoạt 50% 15 HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ CAO SỰ KHÁC BIỆT  Mỗi người có thiên hướng, cá tính nhận thức khác  Vai trò người tổ chức điều hành chấn chỉnh sửa chữa, mà thừa nhận sử dụng khác thành viên  Sự khác biệt cá nhân tạo nên cộng hưởng tập thể, nhóm => Hãy phát huy mặt mạnh thành viên tôn trọng cá tính người … 16 Xin cảm ơn ý lắng nghe vị đại biểu 17