Bài Giảng Kỹ Năng Tiến Hành Cuộc Họp

Thùc hiÖn: PGĐ TT Ph¹m Ph­¬ng Dung KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP Mở đầu Sự cần thiết họp Những họp thường gặp Các buốc tiến hành họp Xác định chuẩn bị họp Tiến hành thức họp Giám sát kiểm tra giải vấn đề phát sinh theo nghị họp Câu hỏi đánh giá họp Vai trò người chủ toạ 10 Ấn tượng ấn tượng cuối 11 Kết họp tồi 12 Kết luận KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP I Mở đầu: Cuộc họp hoạt động cần thiết cho tồn phát triển tổ chức, họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có không khí trạng trọng Nếu họp không chuẩn bị chu đáo, kỹ trở nên hiệu thời gian, tiền Song kết họp phụ thuộc lớn vào vai trò người chủ trì họp Năng lực chủ trì họp lực quan trọng người cán bộ, đòi hỏi người cán phải chịu khó học hỏi, rèn luyện trải qua kinh nghiệm hoạt động thực tế Do người cán điều hành cần có kỹ tổ chức họp thành công KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP II Sự cần thiết họp 1.Phát huy sức mạnh tổng hợp tập thể Giải vấn đề về: - Tư tưởng, đường lối, nhận thức, chủ trương - Giải pháp cho hoạt động tổ chức Giải vấn đề mà cá nhân thực KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP III Các họp thường gặp: Phân loại theo quy mô họp: - Cuộc họp lớn: Đại hội, Hội nghị, Hội thảo có quy mô lớn, đông người - Cuộc họp có quy mô nhỏ: Họp Ban đạo, Ban chấp hành đoàn thể, CLB, họp tổ dân Phân loại theo hình thức họp: - Họp bàn: Nội dung chuẩn bị trước chưa đầy đủ, chưa thống - Họp triển khai: Nội dung họp chuẩn bị trước đầy đủ, thường họp họp cấp để triển khai nội dung họp cấp Phân loại theo tính thường quy: - Cuộc họp thức - Cuộc họp không thức KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP IV Các bước tiến hành họp: Lên chương trình họp Thông báo mời họp Điều hành họp 4.Tổng kết họp Giám sát, kiểm tra giải vấn đề phát sinh theo Nghị họp KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP V Xác định chuẩn bị họp Lựa chọn mục đích, nhiệm vụ họp: theo: - Chức năng, nhiệm vụ tổ chức - Mục tiêu, kế hoạch đề tổ chức, chủ trương, kế hoạch cấp - Tình hình thực tế: Khả nhân sự, trang thiết bị kinh phí, điều kiện ngoại cảnh - Bài học kinh nghiệm có, dự đoán tương lai Lựa chọn thành phần họp: - Là cá nhân có thẩm quyền, có khả giải vấn đề họp - Những thành phần quy định có lý đáng Thành phần họp gồm - Chủ tọa - Thành phần tham dự thức - Thư ký họp - Khách mời, thành phần phục vụ họp (có thể có không) KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP Lựa chọn tên họp - Đặt tên theo thành phần họp - Đặt tên theo mục đích, nhiệm vụ họp - Đặt tên theo tính chất họp Lựa chọn thời gian, địa điểm họp - Phù hợp với thành phần tham dự - Phù hợp với khả tổ chức KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP Chuẩn bị nội dung họp: - Xem xét tất vấn đề liên quan đến họp điều kiện khách quan, tình hình thực tế, văn liên quan đến họp… - Cần chuẩn bị đưa nhiều phương án giải vấn đề, phân tích rõ ưu, nhược điểm phương án - Trao đổi, xin ý kiến, hội ý với các nhân có trách nhiệm liên quan trực tiếp, mang tính định tới kết họp - Dự kiến chương trình, diễn biến họp, cách lấy ý kiến phù hợp với điều kiện họp đặc điểm thành phần tham dự (nếu có thể) - Dự đoán đưa biện pháp khắc phục tình ý muốn Chuẩn bị điều kiện vật chất cho họp In ấn, lập danh sách thành phần tham dự họ, viết giấy mời (nếu có) KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP VI Tiến hành thức họp: Mời gửi giấy mời - Chỉ tiến hành chuẩn bị xong bước "Lên chương trình họp" - Nội dung ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần, mục đích, nhiệm vụ họp - Lưu ý tránh thay đổi nội dung ghi giấy mời - Mời họp trước ngày trước ngày tổ chức họp để người có chuẩn bị Đón tiếp đại biểu: - Người tổ chức chủ trì họp phải đến trước thời gian để đón tiếp đại biểu - Có thể ủy thác cho người có đủ thẩm quyền Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu: - Nêu yêu cầu, nhiệm vụ họp -Giới thiệu thành phần tham dự (đã mời ai, vắng ai, có lý do, lý do) - Thông báo chương trình làm việc họp KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP Nêu xin ý kiến: - Trình bày vấn đề họp cần giải - Rà soát lại phần việc họp - Kết luận họp: Nội dung thống thuộc đa số tán thành, phần chưa thống thể kết luận - Xin ý kiến họp kết luận - Thư ký họp đọc công khai biên họp Biên thông qua có 100% ý kiến tán thành KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP VII Giám sát kiểm tra giải vấn đề phát sinh sau họp: Chỉ tiến hành sau họp tiến hành thức Thực Nghị họp cách sẽ nghiêm túc Trường hợp đặc biệt không với Nghị họp cần nghiên cứu, lấy ý kiến tập thể Đảm bảo cá nhân không tùy tiện thay đổi nội dung thống họp KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP VIII Câu hỏi đánh giá chất lượng họp: Cuộc họp nhằm giải vấn đề gì? Vấn đề có thực cần thiết không? Có cần phải họp không? Những tham gia họp? Tại lại những người này? Có thể mở rộng thu hẹp thành phần không? Ai người chủ trì họp? Tại sao? Ai thư ký họp? Tại sao? Cuộc họp tiến hành đâu? Thời gian nào? Có phù hợp với thành phần tham gia khả tổ chức không? Tại Sao? Làm để họp kết lao động trí tuệ cao thành phần tham dự? KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP Làm để hoàn thành yêu cầu, nhiệm vụ đề thời gian họp? Có cần trao đổi trước với người không? Tại sao? Những văn bản, tài liệu cần cho họp? Có thể xảy tình ý muốn không? Biện pháp khắc phục gì? Cần chuẩn bị bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, trang trí, nước uống, hoa quả, kinh phí… nào? 10 Cuộc họp đã hoàn thành yêu cầu nhiệm vụ đề chưa? Tại sao? 11 Kết có đem lại giá trị thiết thực không? Có (hay không)? Tại sao? KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP IX Vai trò người chủ tọa họp: Chuẩn bị trước họp: - Các phần việc cụ thể người, người dẫn chương trình nắm bắt toàn nội dung họp chưa? - Thời gian chương trình, thời gian nghỉ nào? - Các vấn đề hành chính, tài liệu? - Người viết biên họp nào? Có đảm bảo yêu cầu không? - Bố trí họp, chỗ ngồi đại biểu (Nên viết tất lên giấy để làm sở điều hành họp) - Cần nắm trước ý kiến đóng góp thành viên họp - Chuẩn bị cá nhân: Về trang phục, diện mạo, kiểm soát cảm xúc, …(Không diện, lôi thôi, có cử điệu, cáu gắt… làm giảm hiệu họp) KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP Trong họp: - Kiểm soát họp nội dung thời gian.Không nên có nhiều nội dung họp bố trí thời gian không cân đối hợp lý - Tạo hội cho người trình bày ý kiến hữu ích, không để người nói dài dòng lấn át người khác - Ứng xử với tình xảy họp - Hướng ý kiến thảo luận vào trọng tâm họp - Có tiếng nói định số trường hợp cần thiết - Đảm bảo định đạt hình thức xin ý kiến, bỏ phiếu… hiểu thấu đáo - Hình thức, ngôn ngữ, cử cần tự tin, thân thiện… KỸ NĂNG TIẾN HÀNH CUỘC HỌP X Ấn tượng ấn tượng cuối cùng: Ấn tượng đầu tiên: - Tin tưởng - Tin cậy - Hưởng ứng -Một ấn tượng lâu dài, - cảm mến Ấn tượng cuối cùng: - Một hội khác - Sự ủng hộ, giúp đỡ… Quy luật 7: Cần ý: giây giây cuối khoảnh khắc gây ấn tượng mạnh cho người dự họp XI Kết luận: Trong viết phần trình bày kỹ bản, cần thiết để tiến hành họp Mong tài liệu góp phần nhỏ vào việc hình thành kỹ cho người cán chủ trì họp Xin cảm ơn ý lắng nghe Chúc thành công! ... liệu cần cho họp? Có thể xảy tình ý muốn không? Biện pháp khắc phục gì? Cần chuẩn bị bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, trang trí, nước uống, hoa quả, kinh phí… nào? 10 Cuộc họp đã hoàn thành yêu cầu