Kỹ năng điều hành cuộc họp

Các phương pháp, kỹ nặng điều hành tổ chức các cuộc họp, hội nghị, dự thảo. Là kỹ năng mềm rất cần thiết cho các bạn quản lý cấp trung, Trưởng phó các bộ phận, ... để tổ chức điều hành một cuộc họp, hội thảo, hội nghị.

TRUNG TÂM PH BI N KI N TH C

D ÁN PT T H

1 i u hành cu c h p

Tháng 11, 2003

D a theo tài li u c a tr ng Harvard Business

I U HÀNH CU C H P

T ch c thành công cu c h p là công vi c mà b t c ng i lãnh đ o

có n ng l c nào c ng c n ph i có kh n ng th c hi n ây là m t

vi c không d dàng gì Các cu c h p nên đ c t ch c nh th nào? làm th nào đ bi t ch c ch n ng i tham d s đ n đúng gi ? Truy n đ t cho m i ng i nh th nào? T ch c th c hi n công vi c sau cu c h p ra sao?

Trong tài li u này, b n s h c cách xây d ng m c tiêu cho cu c h p, hình thành n i dung sát v i th c t , ti p xúc v i nh ng ng i khác trong cu c h p, và l p k ho ch đ bi n nh ng quy t đ nh thành hành

đ ng

1 Lo i hình và m c đích cu c h p

Có th t ch c m t cu c h p v i nhi u m c đích Lo i hình trong cu c h p có th phân chia thành ba l nh v c nh sau:

• Cu c h p đ gi i quy t v n đ

• Cu c h p đ đ a ra quy t đ nh

• Các lo i hình khác: Truy n đ t, báo cáo và h p đ ti p nh n

ý ki n ph n h i

2 14 b c l p k ho ch, tri n khai th c hi n và theo dõi

1 m b o là cu c h p th c s c n thi t

Tri u t p cu c h p khi:

• b n c n c nhóm cung c p thông tin ho c t v n

• b n mu n Nhóm tham gia đ a ra quy t đ nh ho c gi i quy t

v n đ

• b n mu n làm rõ m t v n đ mà trao đ i v i t ng ng i m t không mang l i k t qu

• b n mu n chia s thông tin, thành công ho c quan tâm đ n

c nhóm

Không nên t ch c cu c h p n u:

• ch liên quan đ n nh ng v n đ cá nhân

• b n không có th i gian chu n b

• có cách khác hi u qu h n nh nh c nh , th đi n t ho c

đi n tho i

• v n đ đã đ c gi i quy t

• n i dung cu c h p không h u ích đ i v i m i ng i

2 Xác đ nh và làm rõ các m c tiêu và ti n trình cu c h p

• D a vào m c tiêu c th c a cu c h p b n s quy t đ nh ai

là ng i b n mu n m i đ n d và cu c h p nên đ c t

ch c nh th nào (đ thông báo, gi i quy t v n đ , khuy n khích m i ng i đóng góp ý ki n ho c đi đ n k t lu n?)

• M c tiêu c a cu c h p c n ph i c th , rõ ràng và kh thi

• Phân công vai trò và trách nhi m và đ m b o là nh ng vai trò quan tr ng đ c đ m nhi m chu đáo:

o lãnh đ o: nên đi u khi n cu c h p và gi i thích rõ m c

đích, m c tiêu, khó kh n và ph m vi quy n h n Ch u trách nhi m và theo dõi tình hình th c hi n sau cu c

h p

o chuyên gia: H ng d n nhóm thông qua cu c th o

lu n, gi i quy t v n đ và quá trình đ a ra quy t đ nh

trong cu c h p óng góp ki n th c chuyên môn khi

đ c yêu c u Có th ch u trách nhi m đ i v i công

vi c h u c n tr c và sau cu c h p

o th ký: ghi l i các n i dung, ý ki n và quy t đ nh chính

c a cu c h p Th ký c ng có th d th o các biên

b n ho c b n ghi chép sau cu c h p

o ng i c ng tác: tham gia m t cách tích c c vào cu c

h p b ng cách đóng góp ý ki n và th o lu n đúng

h ng

• Xác đ nh rõ ai là ng i ra quy t đ nh

• Xác đ nh cách th c đ a ra các quy t đ nh nh th nào: do lãnh đ o, do b phi u nhóm, ho c th ng nh t ý ki n chung

• Xây d ng n i dung h p và s d ng danh m c ki m tra đ xây d ng n i dung c th (Xem m c 2.4)

3 Thu hút s tham gia c a nh ng ng i c n thi t

Cu c h p nên bao g m nh ng ng i nh sau tham gia:

• nh ng ng i s đ a ra quy t đ nh cu i cùng

• có quy n l c trong vi c ng h ho c ng n c n các quy t đ nh

• có th cung c p ngu n thông tin liên quan

• cam k t gi i quy t các v n đ ho c th c hi n quy t đ nh

• có th trình bày quan đi m c a các bên tham gia quan tr ng

M i các thành viên ch ch t tham gia vào cu c h p b ng cách:

• m i riêng t ng ng i và t ch c cu c h p phù h p v i th i gian c a h

• trao cho h vai trò ch đ ng ho c khai thác l i ích khi h tham gia cu c h p

4 Cung c p tr c ch ng trình cu c h p

a vào ch ng trình nh ng n i dung thích h p nh sau:

• m c đích cu c h p

• k t qu ho c m c tiêu đ t ra

• ngày, gi và đ a đi m

• đ i t ng tham gia

• vai trò c a ng i tham gia

• n i dung công vi c cùng v i trách nhi m c a t ng cá nhân

và b trí th i gian th c hi n

• các tài li u c b n v cu c h p ho c k ho ch chu n b

• th i gian cu c h p

N i dung th o lu n ch bao g m nh ng v n đ mà nhóm có th

th c hi n đ c trong kho ng th i gian cho phép i v i cu c

h p kéo dài trong hai ti ng đ ng h thì ch nên th o lu n không qúa n m v n đ chính, ho c trong cu c h p kéo dài 30 phút thì

ch nên th o lu n m t v n đ

Trình t các n i dung th o lu n:

• tìm các nhân t có nh h ng l n nhau

• tách nh ng ý ki n thu c lo i chia s thông tin v i nh ng ý

ki n c n ph i th o lu n gi i quy t

• đi t các v n đ d đ n các v n đ ph c t p và gây tranh cãi

nh t

5 Th m dò tr c ý ki n c a nh ng ng i tham d chính

B n có th chu n b cu c h p t t h n n u b n:

• Bi t tr c đ c ý ki n c a nh ng ng i tham d chính c a

cu c h p v các v n đ quan tr ng

• th o lu n v i h nh ng ý ki n mà b n mu n h chia s v i

nh ng ng i tham gia khác

B n có th ch n l a đ đi u ch nh n i dung cu c h p c a b n

d a trên thông tin t nh ng ng i tham gia chính cung c p cho

b n tr c cu c h p

6 Chu n b cho cu c th o lu n và quy t đ nh s đ a ra

• Thu th p tài li u và d li u liên quan

• Nói chuy n v i nh ng ng i tham gia v ý ki n c ng nh các m c tiêu c a h

• ng viên nh ng ng i tham gia phát huy vai trò c a mình

và cho h th y r ng b n quan tâm đ n ý ki n c a h

• Tóm t t n i dung cu c h p v i lãnh đ o và c p trên c a b n,

nh ng ng i không th tham gia cu c h p nh ng r t quan tâm đ n k t qu cu c h p này

• Phân phát ch ng trình và các thông tin liên quan

7 Nêu rõ m c đích và m c tiêu c a cu c h p

N u b n trình bày rõ m c đích và m c tiêu c a cu c h p ngay vào đ u cu c h p, b n có th gi m thi u đ c vi c đi l c đ

ho c tránh s đ c p đ n các v n đ không liên quan

8 t t c m i ng i có c h i phát bi u

• i u ch nh m c đ đóng góp c a b n đ đ m b o r ng b n không quá áp đ t

• Ki m soát nh ng ng i hay c t ngang và nh ng ng i hay

áp đ o trong cu c h p; t o c h i cho nh ng ng i ít nói

c ng tham gia ý ki n

• C n có thái đ tích c c và đ ng viên v nh ng v n đ mà

m i ng i phát bi u

• Can thi p n u có m t ng i phê bình ho c công kích ý ki n

c a nh ng ng i khác

• Ghi l i các ý ki n đóng góp vào m t t gi y kh r ng đ m i

ng i cùng nhìn th y

• Khi b n c m th y có nhi u ý ki n mu n đóng góp cho m t

v n đ , c n quan sát và l ng nghe t t c nh ng ý ki n c a

ng i mu n đóng góp

• H i nh ng ng i tham gia xem h đang ngh gì Yêu c u

nh ng ng i ch a đóng góp ý ki n phát bi u

• Chia thành các nhóm hai ho c ba ng i và yêu c u các

nhóm có báo cáo tr l i

• ng quá v i vàng b phi u hay đ a ra quy t đ nh

9 Có k t lu n cho t ng v n đ

Khi ra quy t đ nh, nhóm có th b phi u ho c dung hoà ý ki n (hai bên cùng th ng nh t) ho c ng i lãnh đ o có th t đ a ra quy t đ nh:

• B phi u cho b n k t qu nhanh h n

• Dung hoà ý ki n th ng khó h n và m t nhi u th i gian

h n Trong dung hoà ý ki n, không ph i t t c m i ng i đ u

đ ng ý v i quy t đ nh nh ng v n nh t trí là ng h quy t

đ nh đó

• Quy t đ nh c a lãnh đ o th ng t n ít th i gian nh t Khi

áp d ng ph ng pháp này, đi u quan tr ng là t t c các thành viên đ u c m th y quan đi m c a h đ c l ng nghe

10 K t thúc cu c h p v i m t K ho ch hành đ ng và truy n đ t

Các cu c h p k t thúc không có m t k ho ch hành đ ng và truy n đ t s không đ ra đ c m t hành đ ng nào sau khi

cu c h p k t thúc M t k ho ch hành đ ng và truy n đ t c n

có ba y u t :

• Nh ng quy t đ nh và k t qu c th nào đã đ t đ c

trong cu c h p và nh ng công vi c nào c n đ c th c hi n

sau cu c h p?

• Ai ch u trách nhi m đ i v i nh ng nhi m v này?

• Khi nào nh ng nhi m v này đ c hoàn thành?

11 Biên b n h p

M t biên b n bao g m:

• Danh sách nh ng ng i tham gia

• M c tiêu cu c h p

• Các ch đ chính đã đ c th o lu n

• Các quy t đ nh chính đã đ c đ a ra

• Các b c ti p theo ho c các k ho ch hành đ ng

• Th i gian cu c h p ti p theo ho c ch ng trình theo dõi ti p

M t biên b n cho các cu c h p gi i quy t v n đ c ng có th bao g m:

• Xác đ nh v n đ c n gi i quy t

• Ph ng pháp phân tích

• Các gi i pháp

• Tiêu chí đ đ a ra quy t đ nh

• Quy t đ nh đ c đ a ra

• Ai theo dõi vào th i gian nào

• K t qu mong đ i

Sau khi cu c h p k t thúc, hoàn ch nh biên b n và k ho ch hành đ ng, sau đó g i cho t t c nh ng ng i tham gia cu c

h p, và c nh ng ng i không tham gia cu c h p, nh ng c n

đ c thông báo Các k ho ch hành đ ng có nhi u kh n ng

đ c th c hi n n u đ c xem thu c v trách nhi m th c t ,

b n ph n và các h p đ ng

12 T ch c h p không chính th c v i nh ng ng i ch a

đ c nghe ho c không hài lòng v i k t qu c a cu c h p

Trong quá trình h p, c n chú ý đ n các d u hi u không hài lòng

c a nh ng thành viên v các quy t đ nh và c n tìm g p h sau

cu c h p Các cu c trao đ i sau cu c h p có th s cung c p cho b n nhi u đóng góp quý báu và có th tránh làm nh ng v n

đ đ n gi n tr nên ph c t p không c n thi t

13 Cung c p đ các ngu n l c đã h a

C n đ m b o các thành viên s đ c cung c p các ngu n l c

h c n đ đ t đ c các nhi m v đ c giao Trong tr ng h p không th cung c p đ c, c n gi i thích t i sao

14 Th c hi n các quy t đ nh c a b n

Th c hi n ngay các quy t đ nh đã đ a ra trong cu c h p càng

s m càng t t i u này s cho th y hi u qu làm vi c c a b n

v i t cách là ng i ch trì cu c h p Cu i cùng, b n s đ c đánh giá thông qua nh ng gì b n làm nhi u h n là thông qua

nh ng gì b n nói

3 Các g i ý cho vi c chu n b và t ch c m t cu c

h p

• Ch m i nh ng ng i c n ph i tham d và nh ng ng i có

th đóng góp đ đ t đ c các m c tiêu c a cu c h p

• N u làm vi c v i m t nhóm l n, c n chu n b nhi u ph ng

th c

• Ch n l a m t không gian h p thích h p và c n ki m tra đ a

đi m h p và các thi t b c n thi t

• Chu n b ch ng trình h p M t cu c h p không có ch ng trình c ng nh m t đ i quân tìm ki m không có b n đ

• Lên k ho ch th i gian t 30 phút đ n 2 gi đ i v i các cu c

h p cho nhóm nh và th ng nên d tính th p kh i l ng công vi c m t nhóm có th hoàn thành

• T ch c cu c h p càng ít th i gian càng t t trong khi v n đ t

đ c các m c tiêu c a cu c h p

• Thu th p các thông tin và tài li u liên quan đ n cu c h p

• B t đ u và k t thúc h p đúng gi

• B t đ u v i các v n đ đ n gi n h n Nh ng thành công

bu c đ u th ng s t o thu n l i cho nh ng thành công ti p theo

• Biên b n h p: Ghi l i t t c nh ng v n đ x y ra trong cu c

h p

• Yêu c u m i ng i cung c p tài li u

4 Các g i ý cho vi c k t thúc m t cu c h p

• Ghi l i các b c ti p theo ho c xây d ng m t ch ng trình hành đ ng và ph bi n đ thông báo cho nh ng ng i tham gia và các bên liên quan khác

• K t thúc cu c h p khi đã đ t đ c các m c tiêu, khi cu c

h p không ti n tri n ho c khi đã h t th i gian

• Tóm t t nh ng v n đ đã th o lu n trong cu c h p: nh ng

v n đ đã hoàn thành

• m b o vi c theo dõi

• C ng c t m quan tr ng c a nh ng quan đi m và ý t ng

đã đ c chia s và nh ng cam k t góp ph n cho cu c h p

đ c t ch c thành công

• Cám n s tham gia nhi t tình c a m i ng i

5 Các g i ý đ gi i quy t v i các hành vi gây khó

kh n

Các thành viên đ n mu n

• B t đ u cu c h p đúng gi

• Tìm hi u nh ng gì có th khi n ng i đ n mu n tham d đúng gi

• Giao cho ng i hay đ n mu n này m t công vi c ph i làm trong cu c h p

• Sau cu c h p và khi ch có 2 ng i, h i t i sao ng i này l i

đ n mu n

Nh ng thành viên v s m

• Tìm hi u t i sao nh ng ng i này th ng v s m

• Khi b t đ u cu c h p, h i xem li u m i ng i có th l i d

h p cho đ n khi k t thúc đ c không N u không, c n xem xét đi u ch nh l i th i gian c a cu c h p

Các thành viên luôn l p đi l p l i m t v n đ

• Ghi các ý ki n đóng góp c a nh ng ng i này lên gi y l t

• Nói cho h bi t r ng b n đã nghe ý ki n c a h

• v n đ này l i th o lu n sau

Các thành viên làm vi c riêng trong cu c h p

• t m t câu h i và yêu c u nh ng ng i này tr l i

• i m danh nh ng này trong gi gi i lao

• Nh c l i n i quy khi b t đ u cu c h p

Nói chuy n riêng

• Yêu c u m i ng i t p trung b ng câu h i nh “li u chúng

ta có th t ch c m t cu c h p đây đ c không”?

• H i nh ng ng i nói chuy n riêng li u h có th chia s

cu c nói chuy n cho m i ng i nghe ho c h ti p t c câu chuy n sau khi cu c h p đã k t thúc

• Trong gi ngh gi i lao, h i xem chuy n gì đã x y ra

Nh ng thành viên luôn t ra là h bi t t t c

• Ghi nh n s hi u bi t c a h

• Yêu c u h kiên nh n và l ng nghe ý ki n c a nh ng ng i khác

6 Các b c đ th o lu n m t v n đ

Khi các thành viên tham gia h p g p ph i v n đ khó kh n, có

th đ t nh ng câu h i d n d t nh sau:

1 Các thành viên hi u nh th nào v v n đ này? V n đ này

đã x y ra trong bao lâu? hi n nay v n đ này di n ra nh th nào?

2 Th ng nh t v cách xác đ nh v n đ

3 Các nguyên nhân c a nh ng v n đ này là gì?

4 Có nh ng gi i pháp nào cho v n đ này? Nh ng h u qu gì

có th x y ra n u v n đ không đ c gi i quy t?

5 Chúng ta s ch n l a m t gi i pháp nh th nào? Các nhân

t chính nh th i gian, ngu n l c, tài chính, giá tr v.v

6 Th ng nh t v m t gi i pháp

Mu n bi t thêm thông tin và tài li u:

ELECT ROWAT T -I N FRA V I ET N AM

D án Phát tri n ô th ông H i

19 Quang Trung – ng H i, Qu ng Bình

T: 052 821 378; Fax: 052 821 374

Email: ewedh@dng.vnn.vn

D án Phát Tri n ô th ng H i do

C quan H p tác và Phát tri n Thu S tài tr