Kỹ năng điều hành cuộc họp

Các phương pháp, kỹ nặng điều hành tổ chức các cuộc họp, hội nghị, dự thảo. Là kỹ năng mềm rất cần thiết cho các bạn quản lý cấp trung, Trưởng phó các bộ phận, ... để tổ chức điều hành một cuộc họp, hội thảo, hội nghị.

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT D ÁN PHÁT TRI N Ô TH NG H I COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM H P TÁC VI T NAM-TH Y S TRUNG TÂM PH BI N KI N TH C D ÁN PT T H i u hành cu c h p Tháng 11, 2003 D a theo tài li u c a tr ng Harvard Business Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p I U HÀNH CU C H P T ch c thành công cu c h p công vi c mà b t c ng i lãnh đ o có n ng l c c ng c n ph i có kh n ng th c hi n ây m t vi c khơng d dàng Các cu c h p nên đ đ làm th bi t ch c ch n ng Truy n đ t cho m i ng c t ch c nh th nào? i tham d s đ n gi ? i nh th nào? T ch c th c hi n công vi c sau cu c h p sao? Trong tài li u này, b n s h c cách xây d ng m c tiêu cho cu c h p, hình thành n i dung sát v i th c t , ti p xúc v i nh ng ng i khác cu c h p, l p k ho ch đ bi n nh ng quy t đ nh thành hành đ ng Lo i hình m c đích cu c h p Có th t ch c m t cu c h p v i nhi u m c đích Lo i hình cu c h p có th phân chia thành ba l nh v c nh sau: • Cu c h p đ gi i quy t v n đ • Cu c h p đ đ a quy t đ nh • Các lo i hình khác: Truy n đ t, báo cáo h p đ ti p nh n ý ki n ph n h i 14 b c l p k ho ch, tri n khai th c hi n theo dõi m b o cu c h p th c s c n thi t Tri u t p cu c h p khi: • b n c n c nhóm cung c p thông tin ho c t v n D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p • b n mu n Nhóm tham gia đ a quy t đ nh ho c gi i quy t v nđ • b n mu n làm rõ m t v n đ mà trao đ i v i t ng ng im t khơng mang l i k t qu • b n mu n chia s thông tin, thành công ho c quan tâm đ n c nhóm Khơng nên t ch c cu c h p n u: • ch liên quan đ n nh ng v n đ cá nhân • b n khơng có th i gian chu n b • có cách khác hi u qu h n nh nh c nh , th n t ho c n tho i • v n đ đ c gi i quy t • n i dung cu c h p khơng h u ích đ i v i m i ng i Xác đ nh làm rõ m c tiêu ti n trình cu c h p • D a vào m c tiêu c th c a cu c h p b n s quy t đ nh ng i b n mu n m i đ n d ch c nh cu c h p nên đ c t th (đ thông báo, gi i quy t v n đ , khuy n khích m i ng i đóng góp ý ki n ho c đ n k t lu n?) • M c tiêu c a cu c h p c n ph i c th , rõ ràng kh thi • Phân cơng vai trò trách nhi m đ m b o nh ng vai trò quan tr ng đ c đ m nhi m chu đáo: o lãnh đ o: nên u n cu c h p gi i thích rõ m c đích, m c tiêu, khó kh n ph m vi quy n h n Ch u trách nhi m theo dõi tình hình th c hi n sau cu c h p o chuyên gia: H ng d n nhóm thơng qua cu c th o lu n, gi i quy t v n đ trình đ a quy t đ nh D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p cu c h p đ c yêu c u Có th vi c h u c n tr o th óng góp ki n th c chun mơn ch u trách nhi m đ i v i công c sau cu c h p ký: ghi l i n i dung, ý ki n quy t đ nh c a cu c h p Th ký c ng có th d th o biên b n ho c b n ghi chép sau cu c h p i c ng tác: tham gia m t cách tích c c vào cu c o ng h p b ng cách đóng góp ý ki n th o lu n h ng • Xác đ nh rõ ng i quy t đ nh • Xác đ nh cách th c đ a quy t đ nh nh th nào: lãnh đ o, b phi u nhóm, ho c th ng nh t ý ki n chung • Xây d ng n i dung h p s d ng danh m c ki m tra đ xây d ng n i dung c th (Xem m c 2.4) Thu hút s tham gia c a nh ng ng Cu c h p nên bao g m nh ng ng • nh ng ng i c n thi t i nh sau tham gia: i s đ a quy t đ nh cu i • có quy n l c vi c ng h ho c ng n c n quy t đ nh • có th cung c p ngu n thơng tin liên quan • cam k t gi i quy t v n đ ho c th c hi n quy t đ nh • có th trình bày quan m c a bên tham gia quan tr ng M i thành viên ch ch t tham gia vào cu c h p b ng cách: • m i riêng t ng ng i t ch c cu c h p phù h p v i th i gian c a h • trao cho h vai trò ch đ ng ho c khai thác l i ích h tham gia cu c h p D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p Cung c p tr a vào ch c ch ng trình cu c h p ng trình nh ng n i dung thích h p nh sau: • m c đích cu c h p • k t qu ho c m c tiêu đ t • ngày, gi đ a m • đ it ng tham gia • vai trò c a ng i tham gia • n i dung công vi c v i trách nhi m c a t ng cá nhân b trí th i gian th c hi n • tài li u c b n v cu c h p ho c k ho ch chu n b • th i gian cu c h p N i dung th o lu n ch bao g m nh ng v n đ mà nhóm có th th c hi n đ c kho ng th i gian cho phép i v i cu c h p kéo dài hai ti ng đ ng h ch nên th o lu n không qúa n m v n đ chính, ho c cu c h p kéo dài 30 phút ch nên th o lu n m t v n đ Trình t n i dung th o lu n: • tìm nhân t có nh h ng l n • tách nh ng ý ki n thu c lo i chia s thông tin v i nh ng ý ki n c n ph i th o lu n gi i quy t • t v n đ d đ n v n đ ph c t p gây tranh cãi nh t Th m dò tr c ý ki n c a nh ng ng i tham d B n có th chu n b cu c h p t t h n n u b n: D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p • Bi t tr cđ c ý ki n c a nh ng ng i tham d c a cu c h p v v n đ quan tr ng • th o lu n v i h nh ng ý ki n mà b n mu n h chia s v i nh ng ng i tham gia khác B n có th ch n l a đ u ch nh n i dung cu c h p c a b n d a thông tin t nh ng ng b n tr i tham gia cung c p cho c cu c h p Chu n b cho cu c th o lu n quy t đ nh s đ a • Thu th p tài li u d li u liên quan • Nói chuy n v i nh ng ng i tham gia v ý ki n c ng nh m c tiêu c a h • ng viên nh ng ng i tham gia phát huy vai trò c a cho h th y r ng b n quan tâm đ n ý ki n c a h • Tóm t t n i dung cu c h p v i lãnh đ o c p c a b n, nh ng ng i không th tham gia cu c h p nh ng r t quan tâm đ n k t qu cu c h p • Phân phát ch ng trình thơng tin liên quan Nêu rõ m c đích m c tiêu c a cu c h p N u b n trình bày rõ m c đích m c tiêu c a cu c h p vào đ u cu c h p, b n có th gi m thi u đ c vi c l c đ ho c tránh s đ c p đ n v n đ không liên quan t t c m i ng • i có c h i phát bi u i u ch nh m c đ đóng góp c a b n đ đ m b o r ng b n không áp đ t D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p • Ki m soát nh ng ng i hay c t ngang nh ng ng áp đ o cu c h p; t o c h i cho nh ng ng i hay i nói c ng tham gia ý ki n • C n có thái đ tích c c đ ng viên v nh ng v n đ mà m i ng i phát bi u • Can thi p n u có m t ng c a nh ng ng i phê bình ho c cơng kích ý ki n i khác • Ghi l i ý ki n đóng góp vào m t t gi y kh r ng đ m i ng i nhìn th y • Khi b n c m th y có nhi u ý ki n mu n đóng góp cho m t v n đ , c n quan sát l ng nghe t t c nh ng ý ki n c a i mu n đóng góp ng • H i nh ng ng nh ng ng i tham gia xem h ngh u c u i ch a đóng góp ý ki n phát bi u • Chia thành nhóm hai ho c ba ng i yêu c u nhóm có báo cáo tr l i • ng v i vàng b phi u hay đ a quy t đ nh Có k t lu n cho t ng v n đ Khi quy t đ nh, nhóm có th b phi u ho c dung hoà ý ki n (hai bên th ng nh t) ho c ng i lãnh đ o có th t đ a quy t đ nh: • B phi u cho b n k t qu nhanh h n • Dung hồ ý ki n th ng khó h n m t nhi u th i gian h n Trong dung hoà ý ki n, không ph i t t c m i ng iđ u đ ng ý v i quy t đ nh nh ng v n nh t trí ng h quy t đ nh D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p • Quy t đ nh c a lãnh đ o th áp d ng ph ng t n th i gian nh t Khi ng pháp này, u quan tr ng t t c thành viên đ u c m th y quan m c a h đ c l ng nghe 10 K t thúc cu c h p v i m t K ho ch hành đ ng truy n đ t Các cu c h p k t thúc m t k ho ch hành đ ng truy n đ t s không đ đ c m t hành đ ng sau cu c h p k t thúc M t k ho ch hành đ ng truy n đ t c n có ba y u t : • Nh ng quy t đ nh k t qu c th đ t đ cu c h p nh ng công vi c c n đ c c th c hi n sau cu c h p? • Ai ch u trách nhi m đ i v i nh ng nhi m v này? • Khi nh ng nhi m v đ c hoàn thành? 11 Biên b n h p M t biên b n bao g m: • Danh sách nh ng ng i tham gia • M c tiêu cu c h p • Các ch đ đ c th o lu n • Các quy t đ nh đ • Các b • c đ a c ti p theo ho c k ho ch hành đ ng Th i gian cu c h p ti p theo ho c ch ng trình theo dõi ti p M t biên b n cho cu c h p gi i quy t v n đ c ng có th bao g m: D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p • Xác đ nh v n đ c n gi i quy t • Ph ng pháp phân tích • Các gi i pháp • Tiêu chí đ đ a quy t đ nh • Quy t đ nh đ c đ a • Ai theo dõi vào th i gian • K t qu mong đ i Sau cu c h p k t thúc, hoàn ch nh biên b n k ho ch hành đ ng, sau g i cho t t c nh ng ng h p, c nh ng ng i tham gia cu c i không tham gia cu c h p, nh ng c n đ c thông báo Các k ho ch hành đ ng có nhi u kh đ c th c hi n n u đ n ng c xem thu c v trách nhi m th c t , b n ph n h p đ ng 12 T ch c h p khơng th c v i nh ng ng đ i ch a c nghe ho c khơng hài lòng v i k t qu c a cu c h p Trong trình h p, c n ý đ n d u hi u khơng hài lòng c a nh ng thành viên v quy t đ nh c n tìm g p h sau cu c h p Các cu c trao đ i sau cu c h p có th s cung c p cho b n nhi u đóng góp quý báu có th tránh làm nh ng v n đ đ n gi n tr nên ph c t p không c n thi t 13 Cung c p đ ngu n l c h a C n đ m b o thành viên s đ h c nđ đ tđ c nhi m v đ không th cung c p đ D án Phát tri n ô th ng H i c cung c p ngu n l c c giao Trong tr c, c n gi i thích t i ng h p Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p 14 Th c hi n quy t đ nh c a b n Th c hi n quy t đ nh đ a cu c h p s m t t v it i u s cho th y hi u qu làm vi c c a b n cách ng i ch trì cu c h p Cu i cùng, b n s đ c đánh giá thông qua nh ng b n làm nhi u h n thơng qua nh ng b n nói Các g i ý cho vi c chu n b t ch c m t cu c h p • Ch m i nh ng ng i c n ph i tham d nh ng ng th đóng góp đ đ t đ i có c m c tiêu c a cu c h p • N u làm vi c v i m t nhóm l n, c n chu n b nhi u ph ng th c • Ch n l a m t không gian h p thích h p c n ki m tra đ a m h p thi t b c n thi t • Chu n b ch ng trình h p M t cu c h p khơng có ch ng trình c ng nh m t đ i qn tìm ki m khơng có b n đ • Lên k ho ch th i gian t 30 phút đ n gi đ i v i cu c h p cho nhóm nh th ng nên d tính th p kh i l ng cơng vi c m t nhóm có th hồn thành • T ch c cu c h p th i gian t t v n đ t đ c m c tiêu c a cu c h p • Thu th p thông tin tài li u liên quan đ n cu c h p • B t đ u k t thúc h p gi • B t đ u v i v n đ đ n gi n h n Nh ng thành công bu c đ u th ng s t o thu n l i cho nh ng thành công ti p theo D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p • Biên b n h p: Ghi l i t t c nh ng v n đ x y cu c h p • Yêu c u m i ng i cung c p tài li u Các g i ý cho vi c k t thúc m t cu c h p • Ghi l i b c ti p theo ho c xây d ng m t ch ng trình hành đ ng ph bi n đ thông báo cho nh ng ng i tham gia bên liên quan khác • K t thúc cu c h p đ t đ c m c tiêu, cu c h p không ti n tri n ho c h t th i gian • Tóm t t nh ng v n đ th o lu n cu c h p: nh ng v n đ hồn thành • m b o vi c theo dõi • C ng c t m quan tr ng c a nh ng quan m ý t đ đ • ng c chia s nh ng cam k t góp ph n cho cu c h p c t ch c thành cơng Cám n s tham gia nhi t tình c a m i ng i Các g i ý đ gi i quy t v i hành vi gây khó kh n Các thành viên đ n mu n • B t đ u cu c h p gi • Tìm hi u nh ng có th n ng i đ n mu n tham d gi • Giao cho ng i hay đ n mu n m t công vi c ph i làm cu c h p • Sau cu c h p ch có ng đ n mu n D án Phát tri n ô th ng H i 10 i, h i t i ng i l i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p Nh ng thành viên v s m • Tìm hi u t i nh ng ng i th ng v s m • Khi b t đ u cu c h p, h i xem li u m i ng h p cho đ n k t thúc đ i có th l id c khơng N u không, c n xem xét u ch nh l i th i gian c a cu c h p Các thành viên l p l p l i m t v n đ • Ghi ý ki n đóng góp c a nh ng ng i lên gi y l t • Nói cho h bi t r ng b n nghe ý ki n c a h • v n đ l i th o lu n sau Các thành viên làm vi c riêng cu c h p • t m t câu h i yêu c u nh ng ng • i m danh nh ng gi gi i lao i tr l i • Nh c l i n i quy b t đ u cu c h p Nói chuy n riêng • Yêu c u m i ng i t p trung b ng câu h i nh “li u có th t ch c m t cu c h p • H i nh ng ng đ c khơng”? i nói chuy n riêng li u h có th chia s cu c nói chuy n cho m i ng i nghe ho c h ti p t c câu chuy n sau cu c h p k t thúc • Trong gi ngh gi i lao, h i xem chuy n x y Nh ng thành viên t h bi t t t c • Ghi nh n s hi u bi t c a h • Yêu c u h kiên nh n l ng nghe ý ki n c a nh ng ng khác D án Phát tri n ô th ng H i 11 i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p Các b c đ th o lu n m t v n đ Khi thành viên tham gia h p g p ph i v n đ khó kh n, có th đ t nh ng câu h i d n d t nh sau: Các thành viên hi u nh th v v n đ này? V n đ x y bao lâu? hi n v n đ di n nh th nào? Th ng nh t v cách xác đ nh v n đ Các nguyên nhân c a nh ng v n đ gì? Có nh ng gi i pháp cho v n đ này? Nh ng h u qu có th x y n u v n đ không đ c gi i quy t? Chúng ta s ch n l a m t gi i pháp nh th nào? Các nhân t nh th i gian, ngu n l c, tài chính, giá tr v.v Th ng nh t v m t gi i pháp D án Phát tri n ô th ng H i 12 Mu n bi t thêm thông tin tài li u: ELECT ROWAT T -I N FRA V I ET N AM D án Phát tri n ô th ông H i 19 Quang Trung – ng H i, Qu ng Bình T: 052 821 378; Fax: 052 821 374 Email: ewedh@dng.vnn.vn D án Phát Tri n ô th ng H i C quan H p tác Phát tri n Thu S tài tr