Môn quản trị sự kiện bài tập dự án NHÓM sự KIỆN yêu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ N ẴNG KHOA: DU LỊCH BÀI TẬP DỰ ÁN NHÓ M: SỰ KIỆN YÊ U Học phần: Nhập Môn Quản Trị Sự Kiện Giảng viên hướng dẫn: Thái Thị Huyền Trâm Lớp học phần: TOU3039_46K26 Nhóm th ực hiện: NHĨM 4 Trương Thị Mỹ Lệ Trần Thị Khánh Ly Trần Thị Kiều Oanh Nguyễn Minh Thi Nguyễn Hoài Phương Phạm Thị Hoàng Dung download by : skknchat@gmail.com MỤC LỤC 1.Phát tri ển ý niệm kiện……………………………………………………………… 1.1 Why – Tại kiện lại tổ chức? 1.2 Who – Những liên quan đến kiện này? Error! Bookmark not defined 1.3 When – Sự kiện tổ chức nào? 1.4 Where – Sự kiện tổ chức đâu? 1.5 What – Những cần phải làm cho kiện? 2.Tính khả thi kiện: 2.1 Khả dàn dựng sân khấu: 2.2 Số lượng người tham gia: 2.3 Chi phí ngân sách cho s ự kiện: 2.4 Kỹ quản trị: 2.5 Mức hỗ trợ an ninh: 2.6 Đội ngũ tình nguyện viên 3.Thiết lập cấu tổ chức Kế hoạch chiến lược: 4.1 Thiết lập mục đích kiện: s 4.2 Thiết lập mục ti ự kiện: 4.2.1 Mục tiêu kinh tế: 4.2.2 Số lượng người tham dự: 4.2.3 Chất lượng kiện 4.3 Phân tích SWOT: 4.3.1 Điểm mạnh (Strength): 4.3.2 Điểm yếu (Weakness): 10 4.3.3 Cơ hội (Opportunity): 10 4.3.4 Thách thức (Threat): 11 4.4 Phát tri ển kế hoạch tổ chức: 11 4.4.1 Sơ đồ bố trí 11 4.4.2 Bảng dự trù kinh phí: 13 4.4.3 Agenda 15 4.4.4 Kế hoạch truyền thông ……… 16 4.4.5 Backdrop, Logo, Poster kiện………………………………………………… 17 download by : skknchat@gmail.com SỰ KIỆN “YÊU” Sự kiện ‘YÊU’ lúc khiến bạn phải tự hỏi liệu có làm điều chứng minh tình u với chưa.Song song bạn có nhìn xa chữ ‘u’ định nghĩa trọn vẹn qua tình yêu người thân gia đình bạn, đặc biệt ông bà cha m ẹ, người bạn cho r ằng bạn yêu họ sẵn sàng giành cho họ lời yêu thương xa tình yêu giành cho người từ biết biết thân thân đến chẳng thân quen chút PHÁT TRI ỂN Ý NIỆM SỰ KIỆN: 1.1 Why – Tại kiện lại tổ chức? Trong thời gian dịch bệnh, đa số người nhà thời gian dài nên hẳn có bạn thu lại, bắt đầu ngại giao tiếp hơn, khó bày tỏ tình cảm tâm tư thân Thậm chí thời gian người sử dụng mạng xã hội tăng ý tưởng kiện “Yêu” đưa với mong muốn nhắc nhở người thật thân đáng trân lên không tránh khỏi việc so sánh thân với người khác T quý h ơn cả, nhắc nhở người trân quý ch ấp nhận người thật Sự kiện muốn nhắn nhủ người Yêu b ản thân trước, đến người thân bạn bè sau mở lịng người xung quanh Sự kiện nơi lý t ưởng để tâm thư giãn sau thời gian nhà tránh dịch ngột ngạt 1.2 Who – Những liên quan đến kiện này? - Sinh viên Trường đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng - Số lượng khoảng 50 người Sự kiện dành cho đường học cách yêu thân hay mong muốn chữa lành tâm h ồn Nơi đ ây người gặp gỡ chia sẻ kinh nghiệm, quan niệm, tâm v ề chủ đề Yêu thân từ tiếp thêm động lực cho chuyến hành trình sống Sự kiện tạo điều kiện cho mong muốn thổ lộ lời yêu thương với người thân yêu download by : skknchat@gmail.com 1.3 When – Sự kiện tổ chức nào? - Sự kiện dự kiến diễn khoảng thời gian tháng 12 - Cuối năm (với điều kiện dịch bệnh kiểm soát, trường cho sinh viên học lại tổ chức hoạt động ngoại khóa) - Sở dĩ lựa chọn thời gian vì: + Đây khoảng thời gian Cuối năm nên kiện tạo điều kiện cho sinh viên nhìn ngắm lại thân năm qua, trút b ỏ mệt nhọc, suy nghĩ tích c ực, tạo động lực hồn thiện thân năm sau + Sự kiện lựa chọn tổ chức vào ngày cuối tuần, đảm bảo sinh viên tham dự kiện lựa chọn thú vị để vui chơi giải trí sau tuần học làm việc căng thẳng 1.4 Where – Sự kiện tổ chức đâu? Sự kiện tổ chức Hội trường khu E trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng Đây địa điểm phù h ợp thuận lợi cho việc tham gia đông đủ tất sinh viên cịn địa điểm khơng phải tốn phí để thuê mặt bằng, giúp tiết kiệm chi phí tổ chức Hội trường khu E đủ khơng gian cho sinh viên vui chơi thoải mái, phù h ợp với số người tham gia nhóm đề download by : skknchat@gmail.com 1.5 What – Những cần phải làm cho kiện? Chủ đề kiện: YÊU #3Y- yeuminh-yeuban-yeuchungta Sự kiện “ YÊU ”với phần: Bản thân – Gia đình – Những người xung quanh Các ho ạt động diến kiện: Phần 1: Bản thân (Phần có m ục đích nhắn gửi đến bạn tham gia thông điệp Yêu thân) Phần 2: Gia đình (Đây phần để bạn bày tỏ với người thân gia đình, người mà bạn chưa dám nói lời yêu thươ ng ngại) Phần 3: Những người xung quanh (Sau yêu thân yêu gia đình sauđó quan tâm s ẻ chia với người có hồn cảnh khó khăn) Phần 4: Kết thúc + MC tóm tắt chương trình lời kết cho kiện sau hát k ết thúc 2.Tính khả thi kiện: 2.1 Khả dàn dựng sân khấu: Sự kiện diễn hội trường E nơi thường xuyên tổ chức hoạt động trường nên có s ẵn thiết bị cần thiết cho việc dàn dựng sân khấu kiện Hội trường khu E có sức chứa lên đến 300 người, trang bị hệ thống âm thanh, ánh sáng, loa, máy chi ếu đại phục vụ cho việc tổ chức Hội nghị, Lễ kỷ niệm hoạt động khác Sân khấu kiện bao gồm: backdrop 2.5x2.3m phù hợp với sân khấu hội trường, v ới l máy chiếu hệ thống âm ánh sáng đẩy đủ, tổ chức kiện mà khơng t ốn nhiều chi phí 2.2 Số lượng người tham gia: Dự kiến khoảng 60 người Sinh viên Trường đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng Vì sau khoảng thời gian dài nhà chống dịc h Covid, mà nhiều sinh viên cảm thấy căng thẳng, tâm sự, giải bày câu chuyện với ai, áp lực download by : skknchat@gmail.com học trực tuyến, áp lực vấn đề tiền bạc nhiều thứ khác Sinh viên cần hoạt động giúp cho họ cảm thấy cân bằng, chữa lành tâm h ồn, giải tỏa áp lực Chính kiện “Yêu” thu hút lượng sinh viên đến để chia sẻ, ững câu chuyện, c tâm nh ùng h ọc cách yêu thân, có sống tích cực Ngồi kiện cịn n gắn kết tâm hồn người đơn m ệt mỏi đế họ vượt qua vui vẻ yêu đời 2.3 Chi phí ngân sách cho s ự kiện: Có thể thấy, với quy mơ kiện nhỏ, chi phí dự kiến kiện gần 2.100.000 vnd Với mức lệ phí 30.000 vnd/ người tham gia, với tài trợ Cô Trâm – Giảng viên môn 500.000 vnd, s ố tiền gốc thu từ đấu giá : + Về vấn đề xin tài trợ Trâm có khả cao cô giáo viên b ộ môn phụ trách việc hướng dẫn hình thành kiện, mong muốn tạo kiện học dành cho cá c sinh viên + Về mức lệ phí 30.000 vnd/ người, số tiền không lớn với sinh viên, nằm mức khả chi trả được, sinh viên có th ể chi trả mức lệ phí cho kiện + Về số tiền thu từ đấu giá, số tiền gốc mua c ác vật dụng để đấu giá, thu hồi lại 2.4 Kỹ quản trị: Đội ngũ tổ chức gồm thành viên team 4, sinh viên năm hai thành viên team có kinh nghi ệm tốt việc tổ chức kiện Đội ngũ tình nguyện viên: gồm bạn đến từ lớp 46K26 với tinh thần trách nhiệm cao có kinh n ghiệm việc hỗ trợ kiện 2.5 Mức hỗ trợ an ninh: Do kiện tổ chức trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng nên điều kiện an ninh tốt bên cạnh cịn có s ự giám sát ban tổ chức bạn cộng tác viên 2.6 Đội ngũ tình nguyệ n viên download by : skknchat@gmail.com Thời gian dự kiến diễn vào tháng 12, thời điểm bạn sinh viên thi xong có kho ảng thời gian tham gia kiện Với bạn 46K26 mong muốn tham gia giúp đỡ bạn việc tổ chức kiện để kiện hoàn thành tốt hơn, học hỏi kinh nghiệm Vì số lượng CTV tham gia người khả thi Thiết lập cấu tổ chức Vị trí Người phụ trách Leader Trương Thị Mỹ Lệ Liên hệ với Nhà trường để mượn địa điểm tổ chức (Hội trường khu E) - Liên hệ với bên cung ứng nhà tài tr ợ - Viết khung chương trình, khung MC - Điều hành kiểm soát hoạt động kiện, giám sát tiến độ làm việc phận khác Phó Trần Thị Khánh Leader Ly Viết khung chương trình, khung MC - Lên bảng dự trù chi phí, tính tốn hợp lí trước kiện diễn - Xây dựng kế hoạch dự phịng Lên bảng tóm tắt thu chi sau kiện kết thúc download by : skknchat@gmail.com - Viết content quảng bá kiện - Mở form đăng ký tham gia gửi email mời tham gia cho thành viên đăng ký - Mở form đăng ký làm CTV cho bạn có nhu Nguyễn Hoài cầu Truyền Phương - Viết tổng kết chương trình thơng Nguyễn Minh - Gửi thư cảm ơn mở form nhận feedback từ Thi người tham gia - Check- in cho người tham gia kiện - Thiết kế - Đảm nhận việc trang trí sân khấu, không gian diễn kiện - Phụ trách vận hành âm thanh, ánh sáng su ốt trình kiện diễn Trần Thị Kiều Hậu cần Oanh - Vận chuyển trang thiết bị, vật dụng phục vụ cho kiện đến vị trí xếp Phạm Thị Hoàng - Lên danh sách, chia team (5 người/ team), Dung xếp chỗ ngồi thông qua số thứ tự cho người tham gia - Chuẩn bị dụng cụ cho trò ch ơi, đấu giá, - Hỗ trợ cho phận khác suốt q trình diễn kiện cần thiết Thơng qua lu ật chơi cách chơi trò chơi cho CTV người team tham gia - Giúp đỡ, hỗ trợ thành viên tham gia trình kiện diễn download by : skknchat@gmail.com Kế hoạch chiến lược: 4.1 Thiết lập mục đích kiện: + Gửi đến thông điệp: “Yêu thương hành trình bền bỉ cần phải học’’ Muốn nhắn nhủ với bạn yêu b ản thân trước, đến người thân bạn bè sau mở lịng người xung quanh + Giúp b ạn tham gia mở lòng nhiều hơn, biết yêu thân người xung quanh Bên cạnh giúp bạn tìm thấy 4.2 Thiết lập mục tiêu kiện: 4.2.1 Mục tiêu kinh tế: - Chi phí phát sinh rủi ro khơng vượt q 10% tổng chi phí kiện - Doanh thu từ hoạt động đấu giá đạt tối thiểu 400.000đ 4.2.2 Số lượng người tham dự: - Có 40 người đến tham dự kiện 4.2.3 Chất lượng kiện - Truy ền tải đủ thông điệp kiện thông qua hoạt động - Số người hài lịng u thích kiện khảo sát sau kiện đạt tối thiểu ¾ tổng số người tham gia 4.3 Phân tích SWOT: 4.3.1 Điểm mạnh (Strength): - Sự kiện muốn giải tỏa áp lực, mệt mỏi xung quanh người: tai trường, có kiện vấn đề chữa lành tâm h ồn, tập trung vào bên người Chính vậy, kiện muốn hướng tới việc chia sẻ câu chuyện chất chứa, nói lên điều chưa dám nói, muốn giúp người cảm thấy yêu thân nhiều hơn, yêu thương người xung quanh, chữa lành vết thương sống tích cực - Sự kiện hướng tới người đường học cách yêu thân tạo lối sống tích cực: Đối tượng đa số kiện hướng tới họ số nhỏ bộc lộ bên ngồi, mà kiện giúp bạn bộc lộ ra, vui vẻ lạc quan, có lối sống tích cực download by : skknchat@gmail.com 4.3.2 Điểm yếu (Weakness): - Số lượng người tham gia giới hạn : Vì kiện hướng tới chữa lành tâm h ồn, căng thẳng mệt mỏi nên giới hạ n số lượng người tham gia, để người thoải mái tâm sự, chia sẻ câu chuyện - Chưa có chuyên gia đưa lời khuyên giúp gi ải vấn đề : Sự kiện đơn ản người chia sẻ câu chuyện tìm hướng giải quyết, gi chưa có hỗ trợ mặt tâm lí chuyên gia đê giúp bạn có hướng đắn - Kịch chưa thật chạm đến tâm hồn người tham gia: kịch xây dựng dựa câu chuyện, trải nghiệm, học chia sẻ Youtube, Pod cast, Facebook, Instagram, chưa có cố vấn giúp xây dựng nội dung kịch hoàn chỉnh 4.3.3 Cơ hội (Opportunity): - Sự kiện khoảng thời gian bạn trút hết bầu tâm sự, nỗi lòng thân khoảng thời gian dài kìm nén: sau khoảng thời gian dài nhà chống dịch , bạn sinh viên tiếp xúc với người, nhiều người rơi vào trầm cảm cảm thấy ngại giao tiếp, thu hẹp thân với giới bên ngoài, áp lực chuyện học hành, thi cử, tiền bạc thứ sống, bạn cần nơi để giải tõa áp lực, mệt mỏi, chỉa sẻ với người đưa hướng giải - Các bạn tìm kiếm khoảng khơng gian n bình ấm cúng, chia sẻ câu chuy ện, cảm thấy an nhiên, bình yên tâm hồn: với lối sống ản thân cách hay chưa, có nói lời yêu thương với người thân nhanh hệ Gen Z nay, bạn có thời gian nhìn lại yêu b gia đình hay chưa, có chia sẻ giúp đỡ người xung quanh hay chưa Sự kiện giúp b ạn sống chậm lại xã hội quay cuồng 10 download by : skknchat@gmail.com 4.3.4 Thách thức (Threat): - Tháng 12 kho ảng thời gian cuối năm với hai kiện Noel T ết Dương lịch: Sinh viên lựa chọn tham gia chủ đề khác để mừng hai kiện này, khả quan tâm đến kiện - Chi phí tổ chức vấn đề đáng quan tâm : chưa tìm nhà tài tr ợ cho chương trình với quy mô nhỏ kiện Yêu với số lượng c hỉ 60 người, có khả nhận tài trợ việc quảng bá kiện nằm Trường ĐH Kinh Tế Đà Nẵng 4.4 Phát triển kế hoạch tổ chức: 4.4.1 Sơ đồ bố trí 5 - Khu vực 1: Lễ tân Checkin: + Khu vực lễ tân: Đây khu vực tiến hành kiểm tra vé người tham gia, thu lệ phí từ người tham gia Tiến hành kiểm tra thân nhiệt sát khuẩn trước bước vào kiện Đảm bảo người tham gia thực thủ tục phòng d ịch đầy đủ + Khu vực Checkin: Đây khu vực dành cho người tham gia check-in với Background kiện, giúp lưu giữ khoảng khắc người tham gia 11 download by : skknchat@gmail.com - Khu vực 2: Sân khấu + Trang trí sân khấu bao gồm:  Backdrop bạt da, lớp (bạt dày, không l ộ khung)  máy chiếu  Phía trước có bong bóng chữ Y,E,U  Phía phải vị trí đặt bục đứng MC - Khu vực 3: Hậu cần: + Hậu cần: Đây khu vực đặt máy tính trình chiếu video, khu vực bạn điều chỉnh âm - Khu vực 4: Chỗ ngồi cho người tham gia + Khu vực gồm có 50 ghế, chia làm dãy, dãy 25 người Ở dãy có hàng, hàng người + Có khoảng trống khu vực lối từ lễ tân lên sân kh ấu - Khu vực 5: Đồ ăn nhẹ + Đồ ăn nhẹ: bánh, kẹo, trái nước uống dành cho người tham gia tro ng khoảng thời gian 15 phút nghỉ ngơi 12 download by : skknchat@gmail.com - Khu vực 6: Game + Game: Đây khu vực BTC dành để setup game chơi, game cần khoảng khơng gian cần khoảng đủ lớn 4.4.2 Bảng dự trù kinh phí: DỰ TRÙ KINH PHÍ STT Hạng mục Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi I CHI PHÍ TRỊ CH ƠI 66.000 Chơi trị ch ơi: 30 ly 4.000/10 12.000 Bữa tiệc nhẹ: 70 ly cuộn Tự đem Ly thủy tinh Khẩu ly Tự đem BTC tự chuẩn bị trang Nến xấp 15.000vnđ/3 xấp 15.000 BTC tự chuẩn bị 3.000vnđ/ 15.000 40.000đ/m2 230.00 3.000vnđ/chữ Ly giấy loại 280ml 100 ly Bao lì xì 30 Cuộn giấy vệ sinh 33.000vnđ/set 50 ly II CHI PHÍ TRANG TRÍ Backdrop (2,5mx2.3m) Bong bóng chữ ba chữ Y, E, U 9.000 Bong bóng trang trí 90 50 35.000vnđ/50 16.000vnđ/20 - Màu hồng phấn: 67.000 Màu trắng 20 Màu bạc: 20 10 11 12 Bong bóng in thơng tin kiện Hashtag cầm tay Background chekin (2,5mx1,5m) 13 download by : skknchat@gmail.com 100.00 III CHI PHÍ ĐẤU GIÁ 100.000 5câ 14 Sen đá 15 Đất trồng y 5.000vnđ/cây mini 8.000vnđ/300g 300g 16 Xương rồng 5câ 10.000/cây y 3.500/ chậu mini 18 Đồ Secondhand 19 Phụ kiện 20 Giấy A4 IV CHI PHÍ TIỆC NHẸ 21 Bánh, kẹo 10 5 250.000 150.000 500 vnđ/tờ 10 tờ 250.000 100.000 22 Trái 23 Trà chanh 24 Dĩa giấy (21cm) 25 Chi phí phát sinh V CHI PHÍ VĂN NGHỆ 50.000 30.000 100.000 26 Văn nghệ TỔNG TIỀN CLB Guitar DUE 300.000 2.157.000 14 download by : skknchat@gmail.com - Ngân sách th ực kiện bao gồm: STT Hỗ trợ I Tài trợ Cô Trâm II Khoản thu khác Lệ phí tham gia Tiền thu từ đấu giá 500.000 1.500.00 523.000 Tổng Số lượng: 50 người Lệ phí: 30.000vnđ/người Tiền mua đồ đấu giá Lợi nhuận từ đấu giá quyên góp t thiện 2.523.00 4.4.3 Agenda Thời gian I GIỚI THIỆU 5ph II PHẦN BẢN THÂN 17h15-19h00 17h - 17h15 Video Giới thiệu chương mở đầu: chương thân Yêu thân gì? Tại phải yêu thân Khám phá b ản thân Học cách yêu thân Chữa lành tâm h ồn - Chia sẻ câu chuyện Hoạt động Văn nghệ 15 download by : skknchat@gmail.com III PHẦN GIA ĐÌNH 5ph 15ph 19h00-20h20 30ph 30ph IV NGHỈ NGƠI 20h20-20h35 Tiệc nhẹ 15ph V PHẦN NHỮNG NGƯỜI XUNG QUANH 5ph Giới thiệu chương ba: Chương người xung quanh 20h35-21h20 Video 10ph Đấu giá từ thiện 30ph VII KẾT THÚC 21h20-21h30 5ph Tổng kết lại chương trình 5ph Văn nghệ 4.4.4 Kế hoạch truyền thơng: Tiêu chí truyền thơng Kế hoạch truyền thơng 16 KẾ HOẠCH TRUYỀN THƠNG Sinh viên Đại Học Kinh tế Biết đến kiện Yêu Biết chủ đề thông điệp mà kiện hướng đến Sinh viên Đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng 10-11 đến -12 Hoàn thành Logo kiện Hoàn thành Backdrop kiện Hoàn thành Poster Sự kiện Hoàn thành Google Form Hoàn thành n ội dung Content download by : skknchat@gmail.com Truyền thông trước kiện Truyền thơng sau kiện Hồn thành n ội dung thư mời Đăng giới thiệu chủ đề kiện Đăng mở Form thơng báo đăng kí kiện Đăng lời cảm ơn đến người tham gia kiện Đăng hìnhảnh, video sau kiện Đăng hìnhảnh trao tiền gây quỹ 4.4.3 Backdrop, Poster, Logo kiện: - Backdrop kiện: - Logo kiện: 17 download by : skknchat@gmail.com - Poster quảng bá kiện: 18 download by : skknchat@gmail.com - Poster phụ quảng bá cho kiện: - Thiết kế sân khấu kiện: 19 download by : skknchat@gmail.com ... sống Sự kiện tạo điều kiện cho mong muốn thổ lộ lời yêu thương với người thân yêu download by : skknchat@gmail.com 1.3 When – Sự kiện tổ chức nào? - Sự kiện dự kiến diễn khoảng thời gian tháng... skknchat@gmail.com SỰ KIỆN “YÊU” Sự kiện ‘YÊU’ lúc khiến bạn phải tự hỏi liệu có làm điều chứng minh tình u với chưa.Song song bạn có nhìn xa chữ ? ?yêu? ?? định nghĩa trọn vẹn qua tình yêu người thân... sau + Sự kiện lựa chọn tổ chức vào ngày cuối tuần, đảm bảo sinh viên tham dự kiện lựa chọn thú vị để vui chơi giải trí sau tuần học làm việc căng thẳng 1.4 Where – Sự kiện tổ chức đâu? Sự kiện