ĐỀ CƯƠNG KỸ THUẬT TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

ĐỀ CƯƠNG KỸ THUẬT TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ1. Quan niệm về công sở và công sở hành chính?12. Đặc điểm của công sở hành chính? (GT tr9)43. Các nhiệm vụ của công sở?54. Nguyên tắc điều hành công sở85. Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động công sở?106. Kỹ thuật điều hành công sở là gì? Yêu cầu của kỹ thuật điều hành công sở trong giai đoạn hiện nay cần hướng tới mục tiêu nào?117. Đặc điểm của kỹ thuật điều hành công sở trong giai đoạn hiện nay?128. Các nội dung của kỹ thuật điều hành công sở (thiết kế, phân tích, lập kế hoạch, phân công, kiểm tra, đánh giá, xây dựng quy chế, hội họp điều hành công việc).159. Văn hóa công sở? Vai trò của văn hóa công sở đối với tổ chức và cá nhân người cán bộ, công chức? Những biểu hiện của VHCS?2510. Tại sao cần phải xây dựng và triển khai thực hiện Quy chế văn hóa công sở? Hãy phân tích vai trò của người lãnh đạo, quản lý trong việc xây dựng và triển khai quy chế văn hóa công sở trong giai đoạn hiện nay.2711. Khung cảnh nơi làm việc? Muốn tổ chức tốt khung cảnh nơi làm việc cần đảm bảo những yêu cầu gì?31

KỸ THUẬT TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Quan niệm công sở công sở hành chính? Đặc điểm công sở hành chính? (GT tr9) - Bảy là, công sở hoạt động để phục vụ lợi ích công, lợi ích nhân dân Trong đặc điểm trên, đặc điểm thứ hai, thứ năm thứ bảy đặc điểm bật nhất, giúp dễ dàng nhận dạng phân biệt công sở với loại tổ chức khác xã hội Các nhiệm vụ công sở? Nguyên tắc điều hành công sở 10 Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu hoạt động công sở? 14 Kỹ thuật điều hành công sở gì? Yêu cầu kỹ thuật điều hành công sở giai đoạn cần hướng tới mục tiêu nào? 16 Đặc điểm kỹ thuật điều hành công sở giai đoạn nay? .17 -Kỹ thuật vận động quần chúng, kiểm tra công việc…là kỹ thuật điều hành giao tiếp nhân 19 VÍ dụ: UBND TP đặt tiêu phải tăng tỉ lệ giải hồ sơ hành thời gian qui định tất lĩnh vực đạt từ 95% trở lên, chấm dứt tình trạng yêu cầu công dân, doanh nghiệp phải lại nhiều lần để bổ túc hồ sơ, trường hợp cần thiết phải bổ sung không lần .19 Kỹ thuật điều hành đại có xu hướng tăng cường áp dụng phương tiện kỹ thuật phương pháp điều hành 19 -Trong hoạt động điều hành công sở cần không ngừng tăng cường số lượng, chất lượng công cụ kỹ thuật .19 Ví dụ: UBND quận trang bị hệ thống mạng diện rộng hoàn chỉnh với máy chủ, 205 máy con, 13 mạng cục bộ, gần 100 máy in, 15 phân hệ chương trình (với 100.000 hồ sơ quản lý cập nhật) đặc biệt nguồn sở liệu khổng lồ bao gồm tất lĩnh vực quản lý hành 19 -Vừa áp dụng kỹ thuật tiên tiến vừa áp dụng công cụ truyền thống, góp phần tạo điều kiện cho quan, công sở làm việc tiết kiệm, tiện lợi, hiệu 20 Ví dụ: Mặc dù ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hành giải thủ tục hành tỉnh Vĩnh Phúc áp dụng hình thức ghi chép sổ theo dõi tiếp nhận trả kết quả, phiếu hẹn nhiều quan, đơn vị .20 -Tác dụng phương tiện kỹ thuật mới: 20 * Tăng suất làm việc 20 * Đổi nhận thức nhà quản lý cán .20 * Xử lý tình 20 * Gắn chặt quan hệ quan với môi trường .20 * Tăng thêm nhịp điệu hoạt động quan 20 Kỹ thuật điều hành đại không tách rời truyền thống dân tộc, đặc biệt truyền thống văn hoá .20 -Áp dụng kỹ thuật điều hành hành có tính đến chiều sâu tâm lý truyền thống .21 -Dám vượt qua lạc hậu để xây dựng kỹ thuật đại 21 Ví dụ: Cơ chế cửa, dấu cửa lien thông kết nhận thức cách điều hành người cán quản lý hành chính.Làm cho quy trình, thủ tục đơn giản họ vượt qua suy nghĩ lạc hậu để tiến đến xây dựng hành đại 21  SỰ CẦN THIẾT ĐỔI MỚI KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ 21 -Do có mối quan hệ mật thiết tới nghiệp vụ hành nên kỹ thuật điều hành công sở góp phần tạo nâng cao suất lao động công sở 21 -Đổi kỹ thuật hành điều kiện quan trọng góp phần làm giảm nhiều chi phí không cần thiết trình vận hành công việc ngày quan nhà nước 21 -Đổi kỹ thuật hành sở thúc đẩy công cải cách hành chính, tinh giảm biên chế, khắc phục tình tạng cồng kềnh máy hành 21 -Đổi kỹ thuật hành góp phần tạo mối quan hệ quan hành nhà nước với người dân làm việc thiết thực hơn, từ làm tăng thêm lòng tin người dân hoạt động quan nhà nước 21 -Xét nội bộ máy quản lý, đổi kỹ thuật hành làm cho quan quản lý công việc tốt hơn, thuận lợi cho việc kiểm tra thực định quản lý hành nhà nước 22 -Giúp cho công sở làm việc cách khoa học, logic, chặt chẽ, tạo thói quen, nề nếp làm việc khoa học công sở 22 -Kỹ thuật điều hành công sở hiệu góp phần làm giảm bớt thủ tục hành rườm rà 22 -Góp phần tổ chức quản lý dịch vụ công cung cấp dịch vụ hành cần thiết, góp phần có chất lượng cao cho hoạt động nhân dân, tổ chức, doanh nghiệp .22 Các nội dung kỹ thuật điều hành công sở (thiết kế, phân tích, lập kế hoạch, phân công, kiểm tra, đánh giá, xây dựng quy chế, hội họp điều hành công việc) .22 Văn hóa công sở? Vai trò văn hóa công sở tổ chức cá nhân người cán bộ, công chức? Những biểu VHCS? .40 10 Tại cần phải xây dựng triển khai thực Quy chế văn hóa công sở? Hãy phân tích vai trò người lãnh đạo, quản lý việc xây dựng triển khai quy chế văn hóa công sở giai đoạn .44 11 Khung cảnh nơi làm việc? Muốn tổ chức tốt khung cảnh nơi làm việc cần đảm bảo yêu cầu gì? 48 12 Bối cảnh đổi hoạt động công sở nay? 48 13 Yêu cầu, biện pháp nhằm đổi hoạt động công sở? 49 14 Để điều hành hoạt động công sở có hiệu quả, người lãnh đạo, quản lý cần phải có kỹ năng, phẩm chất gì? .52 15 Phân tích nguyên nhân làm cho công sở hoạt động hiệu quả? 57 16 Vì phải đổi kĩ thuật điều hành công sở? Nêu phân tích số giải pháp đổi kỹ thuật điều hành công sở? (tr100 GT) 61 Câu 17 Nêu hạn chế công tác tổ chức nơi làm việc công sở hành nhà nước nay? Vận dụng kiến thực học, anh chị đề xuất giải pháp để tổ chức nơi làm việc khoa học 62 KỸ THUẬT TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Quan niệm công sở công sở hành chính? Theo quan điểm cổ điển: công sở tổ chức đặt quản lý trực tiếp nhà nước để tiến hành công việc chuyên ngành nhà nước Xét nội dung công việc: hoạt động công sở nhằm thỏa mãn lợi ích chung cộng đồng cần bảo vệ kiểm tra nhà nước có nhà nước thảo mãn nhu cầu Xét hình thức tổ chức : công sở tập hợp có cấu tổ chức, phương tiện vật chất người nhà nước bảo trợ để thực nhiệm vụ Hình thức tổ chức công sở nhà nước quy định lệ thuộc vào phương thức điều hành máy nhà nước nước ta có loại công sở công sở hành chính, công sở nghiệp… Xét ý nghĩa tổ chức nhà nước: công sở trụ sở làm việc quan nhà nước, nhà nước lập để giải công vụ Định nghĩa tổng quát: công sở tổ chức mang tính chất công ích nhà nước công nhận thành lập chịu điều chỉnh cùa luật hành luật khác Công sở tổ chức thực chế hành, kiểm soát công việc hành chính, nơi soạn thảo xử lý văn để thực công vụ, đảm bảo thông tin cho máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực nhiệm vụ nhà nước giao cho Là nơi tiếp nhận khiếu nại dân - Công sở tổ chức đặt quản lý nhà nước để tiến hành công việc chuyên ngành nhà nước - Công sở hành tổ chức đặt quản lý nhà nước thực quản lý chung mặt công tác, có nhiệm vụ chấp hành đạo thực chủ trương, kế hoạch Pháp luật nhà nước - Công sở nghiệp tổ chức đặt quản lý nhà nước thực họat động có tính nghiệp vụ riêng phục vụ cho sản xuất kinh doanh cho sinh hoạt Nói cách khác đơn vị để thực nhiệm vụ ngành - Cơ sở tư nhân tổ chức đươc thành lập sở pháp luật, thực chức sản xuất kinh doanh nhằm hướng đến lợi ích riêng Có vốn hoạt động riêng Phân biệt: TIÊU CHÍ CÔNG SỞ HÀNH CHÍNH 1/ Phương thức thành lập CÔNG SỞ SỰ CƠ SỞ TƯ NHÂN NGHIỆP Theo luật định Do Theo luật định Căn Theo quy định quan nhà nước cấp thànhvào nhu cầu thực tế pháp luật theo nhu lập cầu tổ chức, cá nhân VD:UBND thành lập sở luật hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân 2/ Cơ sở pháp lý họat động Theo Hiến Pháp pháp Theo Hiến Pháp pháp Theo Luật Doanh luật Hoạt động chủ yếu theo luật Tùy theo ngànhnghiệp, Luật dân sự… Luật Hành mà có văn quyHoạt động khuôn phạm pháp luật quy định khổ pháp luật 3/ Mục tiêu Vì lợi ích cộng đồng Vì lợi ích công đồng Vì lợi nhuận 4/ Phương thức - Tuyển dụng công chức Cũng giống công sở - Theo nhu cầu hoạt động theo luật Công chức hành bên cạnhsở có tuyển dụng theo hợp - Làm việc theo biên chế đồng lao động - Làm việc theo hợp đồng -Làm việc theo hợp đồng 5/ Tài Lấy từ nguồn ngân sách nhà nước Bên cạnh ngân sách nhà Có nguồn vốn riêng nước có khoảnbiệt thu khác 6/ Chức năng, - Do pháp luật quy định Do pháp luật quy định Quyền hạn bên nhiệm vụ, quyền chặt chẽ, đồng thời phải tuântrên lĩnh vực riêng lẽ tổ hạn theo Quyết định quan nhiệm vụ theo Quyết nhà nước cấp Có quyền định sở tư nhân hạn chung nhiều lĩnh pháp luật thừa vực nhận 7/ Địa điểm hoạt động 8/ Cơ chế Diễn địa điểm mà công sở đóng Dựa đặc trưng ngành - Phức tạp, cứng nhắc, - Tương tự công sở chức, chức năng, Có thể diễn nhiều địa phương khác Linh hoạt, gọn nhẹ cồng kềnh, gây nhiều tiêuhành cưc - Mang tính chất thủ - Tập thể 9/ Chức danh trưởng - Công chức - Viên chức - Người lao động lương - Cán - Lương từ ngân sách - Lương sở tư nhà nước khoản thunhân trả theo thỏa - Lương từ ngân sách nhà khác Phạm vi hoạt động 11/ Vị trí, kiến trúc Trên tất ngành Theo lĩnh vực ngành lĩnh vực theo sản Theo ngành mà minh đăng ký Nơi thuận tiện giao dịch với người dân phẩm nước 10/ thuận Tùy thuộc vào yêu cầu người Tùy thuộc vào ngành nghề, điều kiện khách quan khác như: sở hạ tầng, nguồn nhân lực Đặc điểm công sở hành chính? (GT tr9) 1 Được thành lập Luật đặt quản lý Nhà nước VD: UBND xã thành lập theo Luật Chính quyền địa phương 2015 UBND xã thành lập HĐND xã, phê duyệt UBND cấp huyện Trong hoạt động UBND xã chịu giám sát HĐND xã, chịu đạo UBND huyện phải thực chế độ báo cáo với HĐND xã UBND huyện Nhân danh quyền lực công để giải vấn đề xã hội phát sinh trình quản lý VD: Bộ Nội vụ trình hoạt động nhân danh quyền lực công để giúp Chính phủ quản lý thống cán bộ, công chức, biên chế quan nhà nước Có trụ sở tên gọi thống VD: UBND huyện Ứng Hòa có trụ sở HĐND- UBND huyện Ứng Hòa, đặt thị trấn Vân Đình, có tên gọi thống UBND huyện Ứng Hòa Có nhiệm vụ theo luật định VD Thanh tra Chính phủ có nhiệm vụ quyền hạn theo Luật Thanh tra 2010.h Có biên chế, dấu, tài khoản để hoạt động VD: Theo Nghị định 117/2013/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 130/2005/NĐ-CP chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm sử dụng biên chế kinh phí quản lý hành quan nhà nước, kinh phí quản lý hành giao cho quan thực chế độ tự chủ tự chịu trách nhiệm xác định giao hàng năm Kinh phí xác định bao gồm khoán quỹ tiền lương theo số biên chế cấp có thẩm quyền giao sở vị trí việc làm cấu ngạch công chức Đặc điểm công sở (cách tiếp cận khác) Các công sở thuộc cấp, hoạt động lĩnh vực khác có đặc điểm đặc thù riêng Tuy nhiên, công sở có số đặc điểm chung, giúp phân biệt chúng với loại tổ chức khác xã hội, sau: - Một là, công sở đơn vị cấu thành hệ thống hành pháp hoạt động thường xuyên, liên tục Công sở có địa vị pháp lý, có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn theo luật định - Hai là, công sở hoạt động để thực thi quyền lực nhà nước Các công sở quản lý hành nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước để hoạch định quản lý trình thực thi sách công công sở nghiệp chịu trách nhiệm việc cung cấp dịch vụ công giáo dục, y tế, v.v - Ba là, công sở có địa vị pháp lý, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thực thi công vụ (các sách dịch vụ công) cấu tổ chức quy định cụ thể văn pháp luật hệ thống pháp luật đảm bảo thi hành - Bốn là, công sở có mối quan hệ mang tính thứ bậc (khái niệm ‘cấp’ cấu thứ bậc) để đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ điều hành có mối quan hệ mang tính phối hợp (khái niệm ‘hệ’) để đảm bảo nguyên tắc phối hơp (đồng bộ) hành động với công sở khác hệ thống - Năm là, công vụ thực đội ngũ cán công chức - Sáu là, công sở có trụ sở xác định, có kinh phí hoạt động công sản khác để thực thi công vụ - Bảy là, công sở hoạt động để phục vụ lợi ích công, lợi ích nhân dân Trong đặc điểm trên, đặc điểm thứ hai, thứ năm thứ bảy đặc điểm bật nhất, giúp dễ dàng nhận dạng phân biệt công sở với loại tổ chức khác xã hội Các nhiệm vụ công sở? Công sở có nhiệm vụ sau: + Quản lý công vụ theo pháp luật - Tổ chức nhân , phối hợp công việc phận quan - Tổ chức công tác thông tin quan quan với - Kiểm tra theo dõi công việc cán công chức quan, theo chế chung quan chế khác theo quy định nhà nước - Tổ chức giao tiếp với nhân dân với quan máy nhà nước tổ chức xã hội m điều kiện cho nhà nước thực thi công v iệc - Quản lý tài sản quan để sử dụng vào mục đích chung, quản lý ngân sách - Tham mưu cho hoạt động sách xây dựng pháp luật, quy chế, chế định cho quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền - Ngoài thực số nhiệm vụ cụ thể khác Cơ sở xác lập nhiệm vụ công sở: - Công sở thực nhiệm vụ nhằm thực chủ yếu tốt chức tổ chức quan Các cán bộ, máy hành công sở tham gia vào hoạt động theo nhiệm vụ, chức trách quy chế định Do sở đển xác lập nhiệm vụ công sở vào quy định pháp luật chức công sở máy nhà nước dựa vào quy định, công sở có chức có nhiệm vụ phù hợp Tuân theo quy định, hướng dẫn pháp luật, nhà nước quan hành nhà nước có thẩm quyền, nhiệm vụ quyền hạn để thực thi công vụ - Theo quy định , vai trò máy tổ chức công sở để xếp nhiệm vụ cho quan Tránh tình trạng làm trái thẩm quyền theo quy định pháp luật - Một sở xác lập nhiệm vụ công sở là, mục tiêu hoạt động mà công sở hướng tới.mỗi công sở có mục tiêu hoạt động khác nhau, ví dụ bệnh viện trường học tùy theo mục tiêu riêng công sở thực thi nhiệm vụ theo chức - Thực mục tiêu chung quan hành nhà nước công bộc dân, giải vấn đề hành nhà nước liên quan đến tiếp dân, thực thi nhiệm vụ đại diện nhà nước thực thi công vụ, tổ chức giao tiếp với dân - Đội ngũ cán công chức thực thi nhiệm vụ tùy thuộc vào công sở định, có yêu cầu riêng trình độ chuyên môn nghiệp vụ công chức trrong công sở để thực thi công vụ đội ngũ phải qua thi tuyển, tuyển dụng bổ nhiệm, biên chế quan nhà nước có thẩm quyền quan công sở Do công sở pảhi thực nhiệm vụ phối hợ phân công nhiệm vụ cho họ - Nội quy, quy chế quan, sở để xác lập nhiệm vụ quan, tổ chức quan phải dựa quy định, quy chế để thực hiện, giao nhiệm vụ cho cán công chức nhiệm vụ hợp lý không trái với nội quy quan - Mối quan hệ mật thiết liên quan đến với công sở khác, quan khác, khối quan hành nhà nước nhằm tham mưu xây dựng sách quy chế, định cho quan tổ chức hoạt động Mối quan hệ nhiệm vụ: Các nhiệm vụ có liên quan mật thiết với nhau, thực tốt nhiệm vụ sở để thực nhiệm vụ khác - Tất nhiệm vụ phải quản lý công vụ theo pháp luật việc thực nhiệm vụ tổ chức, phối hợp phận quan theo dõi kiểm tra, hoạt động cán công chức giao tiếp với nhân dân, với quan máy hành nhà nước tổ chức xã hội, quản lý tài sản quan, tham mưu hoạt động sách xây dựng pháp luật phải tuân theo quy định pháp luật Mọi hoạt động công sở nhiệm vụ công sở phải tuâ theo pháp luật, dựa vào pháp luật để thực nhiệm vụ Đồng thời quản lý nhà nước theo công vụ thực nhiệm vụ công sở - Nhiệm vụ giao tiếp với công dân, quan máy nhà nước, tổchức xã hội liên quan đến nhiệm vụ kháccủa công sở + Cơ quan nhà nước , công sở thành lập để quản lý nhà nước, phục vụ nhân dân, muốn thự iện tốt nhiệm vụ công sở phải giao tiếp với nhân dân, với quan nhà nước, tổ chức xã hội + Có giao tiếp khai thác thông tin để quản lý, thực kiểm tra giám sát theo dõi công việc với nhau, muốn quản lý tốt tài sản công, đồng thời tham mưu xây dựng pháp luật , quy chế quy định cho quan tổ chức nhà nước + Mọi nhiệm vụ khác công sở phải giao tiếp với nhân dân, quan nhà nước khác, tổ chức xã hội thực thi nhiệm vụ - Xây dựng áp dụng kỹ thuật điều hành, tổ chức công vụ kết hợp đại với truyền thống dân tộc + Áp dụng tiến KHKT đại, nâng cao hiệu xử lý thông tin nhanh chóng xác, giúp định hành ban hành kiểm tra tránh chồng chéo + Chú ý đến đặc điểm truyền thống văn hóa dân tộc + Cần thiết có ủng hộ mặt nhận thức cộng đồng, dư luận - Bảo đảm tính khoa học trình điều hành + Hạn chế tình trạng lãng phí nhân lực vật lực + Mọi định phải có khoa học, có sở thực tế, tính toán cách cẩn thận; chu đáo, toàn diện + Khắc phục cách làm tùy tiện, thiếu khoa học + Chọn cách điều hành có lợi + Phải phân định thẩm quyền giưã quan, đơn vị quan cá nhân + Khắc phục tình trạng phân cấp, phân quyền - Tạo điều hành thuận lợi, đơn giản phù hợp + Tạo phương thức điều hành đơn giản thuận lợi + Cần áp dụng cách thức điều hành phù hợp với thực tế loại hình công sở khác ( họp, ban hành văn bản, ) + Hạn chế quan liêu giấy tờ + Các thủ tục kiểm tra, đánh giá kêý quả, phân công, phối hợp…cần tránh gây phiền hà chồng chéo, đảm bảo kịp thời khắc phục hạn chế thiếu sót + Phương thức điều hành phải có phù hợp với đặc điểm hđ quan, công sở ( Ví dụ : Bộ hay UBND khác với trường học, công sở nghiệp…) - Giảm nhẹ cường độ nâng cao suất lao động quản lý góp phần tinh giản biên chế hành CQNN 50 + Giảm nhẹ cường độ lđ mà hiệu công việc không ngừng nâng cao + Có biện pháp cần thiết: tăng cường hệ thống xử lý thông tin, kĩ thuật hỗ trợ tích cực • Các biện pháp nhằm đổi hoạt động công sở - Thứ nhất, xây dựng mô hình mẫu quy chuẩn cho trình điều hành hoạt động quan, công sở + Các mô hình mẫu xây dựng cho loại hình quan, cho nhóm quan có đặc điểm Ví dụ: Mẫu hình văn phòng cho quan cấp, mẫu hình cho CQ ngành ngân hàng, mẫu hình cho quan chuyên môn… + Xd CSVC cần thiết, đưa quy trình chuẩn cho nhiệm vụ điều hành hoạt động, xd chế cần thiết quan để vận hành thống ( nề nếp làm việc khoa học) + Phản ánh thông qua quy chế, quy địng quan ban hành theo yêu cầu công việc dựa vào chức năng, quyền hạn phpá luật quy định + Thiết lập chế độ trách nhiệm rõ ràng - Thứ hai, tăng cường sử dụng thiết bị hỗ trợ cho việc xử lý công việc cần thiết hoạt động quan công sở, đặc biệt việc thu thập, xử lý thông tin truyền đạt định quản lý + Sử dụng thiết bị đại: máy vi tính thiết bị văn phòng, thiết bị truyền tin, máy chụp tài liệu, máy chuyển phát nhanh… => giúp thu thập, khai thác xử lý thông tin nhanh chóng xác + Tạo nhũng sở liệu phong phú + Trang bị phương tiện bảo vệ sức khỏe chiếu sáng, chống ồn, chống bụi, chống mỏi… - Thứ ba, xây dựng định mức cần thiết thực việc tiêu chuẩn hóa công việc 51 + Thiếu tính định mức tiêu chuẩn cần thiết, việc đổi kỹ thuật công sở gặp nhiều khó khăn ( ví dụ trả lời công văn chậm, thời hajn kiểm tra công việc, thời hạn để báo cáo để chuyển văn cho cán nghiên cứu, thời hạn trả lời ) + Có thể áp dụng kinh nghiệm giới để xây dựng tiêu chuẩn hóa rộng rãi mẫu trình bày Vb quản lý NN, sd mẫu hồ sơ thống - Thứ tư, đổi quy trình kiểm tra hoạt động quan, công sở + Quy trình đơn giản dễ hiếu + Khắc phục tình trạng kiểm tra hời hợt, chiếu lệ khuynh hướng đưa quy trình phức tạp không áp dụng + Không nên xem kiểm tra trình độc lập mà phải dặt vào quy trình chung hđ công sở + Phải có máy chế kiểm tra thích hợp, cán kiểm tra phải có trình độ nghiệp vụ định - Thứ năm, tăng cường bồi dưỡng kỹ hành cho cán bộ, công chức + Đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên kĩ thuật Hc vấn đề khác có liên quan theo đối tượng cho phù hợp + Chú ý nghiên cứu học tập kinh nghiệm nước có hành tiên tiến 14 Để điều hành hoạt động công sở có hiệu quả, người lãnh đạo, quản lý cần phải có kỹ năng, phẩm chất gì? Trong trình phát triển quan hay tổ chức người lãnh đạo có vai trò quan trọng bên cạnh có đóng góp nhân tố khác Trong kỹ người lãnh đạo kỹ tổ chức lao động có vai trò không phần quan trọng Tính chất lao động nhà lãnh đạo, quản lý 52 - Lao động nhà lãnh đạo nhà quản lý lãnh đạo không tạo giá trị vật chất trực tiếp mà tạo tiền đề phát triển xã hội Khi xã hội ngày phát triển phân công lao động xã hội ngày cao vai trò lãnh đạo quản lý ngày đựơc đề cao - Trong quan hành nhà nước công sở sản phẩm người lãnh đạo, quản lý định quản lý Người lãnh đạo quản lý phải biết tổ chức liên kết thành viên quan công sở thành thể thống phải đạo quan hoạt đọng theo mục tiêu đề Kỹ tổ chức lao động người lãnh đạo quản lý chia thành kỹ sau: (1) Kế họach hoá phân bố thời gian làm việc hợp lý Công tác kế hoạch hoá biện pháp quan trọng để tổ chức lao động khoa học người lãnh đạo Vd: nhà lãnh đạo kế hoạch làm việc hợp lý công việc tổ chức hoàn thành nhanh chóng hiệu cao Kế hoạch hoá trả lời câu hỏi: cần giải việc gì? Tại làm việc đó? Giải nào? vv …để nhằm tổ chức lao động công sở có kết Cần phân bổ thời gian hợp lý thời gian tiếp khách, giải trí, nghiên cứu văn bản,….cần tính toán thời gian cho hợp lý (2) Lập biểu đồ theo dõi công việc 53 - Đây công việc quan trọng quan công công sở - Nó giúp cho nhà lãnh đạo bao quát toàn công viểc trình lao động Qua để biết đựơc phận vướng mắc, phận có động không để xử lý cách kịp thời - Lập biểu đồ theo dõi công việc phân bố thời gian hợp lý để:  Người lãnh đạo quản lý đươc lao động  Có thể thiết lập công việc cách hợp lý  Loại bỏ công việc vô ích tônd nhiều thời gian hiệu Vd: người lãnh đạo lập biểu đồ theo dõi công việc tổ chức thấy phòng nhân có vấn đề cấu lao động chưa hợp lýthì lãnh đạo cần phải điều chỉnh cho phù hợp (3) Tổ chức hệ thống văn thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý - Hệ thống văn giấy tờ phục vụ chho công tác quản lý phải tổ chức khoa học theo nhiệm vụ định nhằm giúp cho người lãnh đạo quán xuyến công việc quan tổ chức kế hoạch, thi đua, nhân sự… - Hệ thống văn cần phải có cán chuyên trách hỗ trợ trang bi đầy đủ phương tiện cần thiết để xử lý quản lý… 54 (4)Tổ chức giao tiếp người lãnh đạo quản lý - Vai trò người quản lý cần phải truyền tải cho cấp hiểu mục đích người lãnh đạo yêu cầu cụ thể công việc - Trong công việc cụ thể nhà lãnh đạo phải thực hhiện giao yêu cầu cấp Vd: cấp cần mốt giải thích kế hoạch mà cấp hoạch định giao cho cấp làm mà cấp chưa hiểu rõ - Để giao tiếp có hiệu đáp ứng yêu cầu nhà quản lý lãnh đạo cần quan tâm đến yếu tố sau: + Biết lắng nghe ý kiến + Phải tự kiềm chế +Khơi dậy sáng tạo, tự tôn cấp để họ nói suy nghĩ Công việc giao tiếp tốt hiệu quản lý lánh đạo kết cao Vai trò người lãnh đạo phát triển công sở là: 55 - Người quản lý sử dụng kỹ để liên kết phối hợp với thành viên khối thống làm cho quan công sở đạt hiệu tốt Vd: nhà quản lý gắn kết tất người quan đoàn kết khơi dậy tinh thần tập thể - Người quản lý lập kế hoạch cho công việc tổ chức công việc khoa học giải công việc kịp thời xác đảm bảo định hướng tổ chức Vd: nhà quản lý phải lập kế hoạch cho nhân viên để thực nhiệm vụ tổ chức Là người đại diện cho tổ chức họ cần phải giải công viêc xác để tránh tổn thất cho tổ chức - Người quản lý người giao tiếp với quan tổ chức khác, thiết lạp mối quan hệ hợp tác có lợi cho tổ chức Vd: Bộ Giáo Dục qun hệ công việc để tìm nguồn tài trợ học bổng cho học sinh, sinh viên - Người lãnh đạo có vai trò tạo niềm tin tổ chức Một người lãnh đạo có uy tín với người họ tin tưởng làm việc tốt gắn bó với tổ chức Vd: giám đốc có uy tín người tôn trọng học tập gương để làm việc nhằm đạt mục tiêu đề Ngoài hoạt động giao tiếp giúp cho nhà lãnh đạo phát thay đổi tổ chứcvà kịp thời sửa chữa sai lầm tổ chức 56 15 Phân tích nguyên nhân làm cho công sở hoạt động hiệu quả? Công sở tổ chức hệ thống máy nhà nước tổ chức công ích Nhà nước công nhận, bao gồm cán bộ, công chức tuyển dụng, bổ nhiệm theo quy chế công chức theo thể thức hợp đồng để thực công vụ nhà nước Công sở có vị trí, chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức luật công quy định, sử dụng công quyền để tổ chức công việc nhà nước dịch vụ công lợi ích chung xã hội, cộng đồng Những nguyên nhân làm cho công sở hoạt động hiệu Thứ nhất, cấu tổ chức chưa hợp lý Một yêu cầu để điều hành tổ chức có hiệu phải thiết lập cấu tổ chức hợp lý, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ môi trường mà tổ chức tồn Mặc dù cấu tổ chức tổ chức công cải thiện nhiều theo hướng thu gọn nhờ chương trình cải cách hành chưa thực đạt hiệu chung tổ chức Hoạt động quản lý nhà nước ngày phong phú, đa dạng theo phát triển ngày phức tạp, mở rộng quan hệ xã hội tổ chức công trì máy cồng kềnh, nhiều tầng nấc, lề lối làm việc quan liêu, cửa quyền mà phải tổ chức gọn nhẹ, khoa học, đại, linh động, hướng tới phục vụ tốt nhu cầu tổ chức, công dân 57 Cơ cấu tổ chức bất hợp lý dẫn đến việc điều hành thống từ đầu mối gặp nhiều cản trở, phân công thực thi chức năng, nhiệm vụ không đảm bảo chuyên môn hoá, dễ dẫn đến chồng lấn chức năng, nhiệm vụ với tổ chức khác Nó làm giảm hiệu điều hành tổ chức Thứ hai, thể chế quy định nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cán bộ, công chức thực thi công việc tổ chức chưa cụ thể, rõ ràng Một nguyên tắc quản lý điều hành tổ chức công quản lý điều hành theo thẩm quyền trách nhiệm Thực nguyên tắc đòi hỏi phân giao nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm tổ chức cho cá nhân, phận phải cụ thể, rõ ràng Sự phân công nhiệm vụ rõ ràng thúc đẩy phận, cá nhân tổ chức làm việc có hiệu hơn, phát huy lực sáng tạo người, góp phần nâng cao trách nhiệm thành viên, đồng thời công tác quản lý, điều hành tổ chức dễ dàng đạt hiệu cao Hệ thống pháp luật nước ta chưa thực hoàn thiện, đồng thống dẫn đến nhiều khoảng trống kẽ hở quy định pháp luật Đối với tổ chức công, quản lý điều hành công việc phải sở pháp luật, tuân thủ pháp luật khoảng trống kẽ hở gây khó khăn không nhỏ Thứ ba, quy trình, thủ tục thực thi, giải công việc rườm rà không thực chất 58 Đây khó khăn không nhỏ quản lý, điều hành tổ chức công, đặc biệt giải công việc thuộc thẩm quyền nhiều quan, phận, cá nhân cần đến liên kết, phối hợp hoạt động Hiện quy định quy trình, thủ tục thực thi giải công việc tổ chức, công dân mang nhiều tính ý chí, tính quyền lực nhà nước, tức đẩy khó khăn thiết lập thực thi thủ tục hành cho người hệ thống nhà nước, cho người dân Thủ tục hành nhà nước xây dựng thực thi chưa có tính linh hoạt theo vận động nhu cầu thực tiễn xã hội, vậy, hiệu quản lý, điều hành tổ chức công hướng tới đạt hiệu chung quản lý nhà nước bị hạn chế Các quan nhà nước chưa trọng đến việc xây dựng quy chế phối hợp giải thủ tục hành để kết nối giải nhanh chóng nhu cầu hợp pháp tổ chức, công dân dẫn đến hiệu thực chế “một cửa”, “một cửa liên thông” đạt chưa đạt mục đích đề Người dân, doanh nghiệp thực thủ tục hành phải trực tiếp đến nhiều quan để hoàn tất thủ tục cho công việc Thứ tư, thông tin quản lý chiều từ xuống, có tham gia thảo luận, phản biện từ Mô hình tổ chức hoạt động tổ chức công nước ta theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đạo, điều hành cấp có tính “độc lập” cao mà phụ thuộc lớn vào “chỉ thị”, ý kiến đạo cấp trên, chí ý kiến lãnh đạo cấp uỷ đảng Cũng 59 vậy, phản hồi thông tin từ cấp lên cấp trên, từ cá nhân thực thi lên người lãnh đạo, quản lý tổ chức yếu ớt, kiến nghị, yêu cầu mà cấp nhận hãn hữu, cấp không kịp thời phát bất cập nảy sinh tổ chức thực thi công việc để có biện pháp sửa đổi kịp thời, hiệu công việc chắn bị hạn chế Thứ năm, định mức công việc, đánh giá lực cán bộ, công chức chưa cụ thể, khó định lượng Xây dựng định mức công việc tiêu chuẩn hoá công việc phận, cán bộ, công chức tổ chức công sở để đánh giá xác lực thực thi công việc cán bộ, công chức Tuy nhiên, tổ chức công việc không dễ để tiến hành Tiêu chí đánh giá lực cán bộ, công chức theo quy định Luật Cán bộ, công chức năm 2008 chung chung, thiếu tính cụ thể nội dung tiêu chí (có trình độ hiểu biết lý luận trị, quan điểm, đường lối Đảng, sách pháp luật Nhà nước; có trình độ văn hoá, chuyên môn, đủ lực sức khoẻ để làm việc có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao; có tinh thần phối hợp, tinh thần kỷ luật hoạt động công vụ Thứ sáu, hữu xung đột tổ chức Tổ chức tập hợp từ nhiều cá nhân có trình độ hiểu biết, lực, nét văn hoá, mục tiêu, lợi ích hướng tới khác Những người khác với nhu cầu, mục đích khác dễ dẫn đến xung đột nội tổ chức Xung đột nảy sinh tổ chức mang tính khách quan 60 Trong điều hành tổ chức công nay, không rõ ràng phạm vi quyền hạn, phân công công việc không hợp lý, kiểm tra, kiểm soát lỏng lẻo, không trọng đến xây dựng văn hoá công sở … nguyên nhân mang chủ yếu dẫn đến xung đột tiêu cực tổ chức Ngoài ra, khó khăn điều hành tổ chức công xuất phát từ việc thiếu chiến lược phát triển dài hạn mang tính ổn định lực dự đoán, dự báo có nhiều hạn chế tính phức tạp mục tiêu hoạt động tổ chức công; kỹ thuật hành điều hành tổ chức chậm đổi 16 Vì phải đổi kĩ thuật điều hành công sở? Nêu phân tích số giải pháp đổi kỹ thuật điều hành công sở? (tr100 GT) Nguyên nhân đổi Những hạn chế kỹ thuật điều hành công sở Những câu Tầm quan trọng đổi kỹ thuật điều hành - Về Kinh tế: + Là điều kiện quan trọng để nâng cao s uất lao động quản lý, góp phần làm giảm chi phí không cần thiết trình vận hành công việc ngày quan nhà nước + Là điều kiện quan trọng để giảm bớt biên chế hành quan nhà nước - Về xã hội: + Góp phần tạo quan hệ tốt, gắn bó quan hành nhà nước người dân cách làm việc thiết thực + Tạo điều kiện để quan nhà nước tiếp thu kinh nghiệm nước tiên tiến lĩnh vực này, tiếp tục phát huy học tốt ông cha khứ - Về trị: + Là biện pháp tích cực nhằm góp phần thực chủ trương Đảng Nhà nước ta cải cách hành nhà nước xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN - Về nội CQNN: + Góp phần làm cho quan quản lý công việc thuận lợi hơn, kiểm tra kịp thời việc thực định quản lý ban hành + Tạo điều kiện thu thập đầy đủ thông tin trình điều hành công sở Từ phát sai lầm đưa biện pháp khắc phục hiệu 61 Bối cảnh Với phát triển KHKT hiên việc xây dựng hành phát triển cần phải có cự đổi liên tục với môi trường tồn cần phải đổi biện pháp kĩ thuật điều hành công sở Các giải pháp đổi Câu 13 Câu 17 Nêu hạn chế công tác tổ chức nơi làm việc công sở hành nhà nước nay? Vận dụng kiến thực học, anh chị đề xuất giải pháp để tổ chức nơi làm việc khoa học a Khung cảnh làm việc khung cảnh làm việc cách bố trí nơi làm việc, môi trường thiết bị sử dụng công sở tạo nên Khung cảnh nơi làm việc với điều kiện nghỉ ngơi, giải trí luôn ảnh hưởng đến tình trạng thể lực, tâm lý hiệu suất lao động cán bộ, công chức Nếu bố trí nơi làm việc không hợp lý, phương tiện làm việc không đầy đủ chắn suất lao động bị giảm sút, cán nhanh chóng mệt mỏi chán nản với công việc, gây tình trạng thiếu gắn bó với công sở yêu cầu: + Có diện tích phù hợp với yêu cầu công việc phòng làm việc bố trí hợp lý + Có môi trường không bị ô nhiễm để đảm bảo sức khỏe cho cán bộ, công chức + Có đủ ánh sáng cho phòng làm việc + Có phương tiện làm việc đầy đủ phù hợp với yêu cầu công việc b Bố trí xếp phận làm việc tròng quan, công sở Đây sở để tạo điều kiện cho cán làm việc tốt Nếu phòng làm việc bố trí không hợp lý suất lao động quan bị hạn chế Để thực tốt nhiệm vụ tổ chức xếp nơi làm việc công sở, cầm tính đến cường độ lao động cán bộ, quan hệ tính chất công việc giao cho người, phận Trên thực tế, có nhiều trường hợp làm việc phòng có nhiều người thuận lợi, có trường hợp ngược lại Vì cần có nghiên cứu cân nhắc lựa chọn phương án bố trí chỗ làm việc cho thích hợp với loại công việc 62 Theo cách bố trí chỗ làm việc mặt mở, phòng làm việc ngăn thành nhiều chỗ vách ngăn di động mở hay thu hẹp tùy yêu cầu loại công việc Vì vậy, yêu cầu cụ thể việc xếp là: - Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cụ thể quan, đơn vị - Tận dụng diện tích làm việc - Giảm thời gian di chuyển phận có liên quan - Tạo khả động mềm dẻo sử dụng thiết bị - Duy trì tâm lý phấn khởi làm việc; gắn bó với công việc - Tiết kiệm kinh phí cho dịch vụ - An toàn việc sử dụng thiết bị - Có tính thẩm mỹ Để thực yêu cầu trên, trước bố trí chỗ làm việc công sở, cần ý thu thập đầy đủ thông tin cồn việc thực như: phương pháp giải công việc, chu kỳ xử lý công việc công sở phải qua bước nào, thời gian giải loại việc, phương tiện, nhân lực cần thiết…Nếu thiếu loại thông tin trên, việc bố trí công việc công sở khó có sở khoa học không đạt hiệu mong muốn Lựa chọn bố trí nơi đặt công sở - Tuân thủ quy hoạch phê duyệt - Phù hợp với nhiệm vụ chức tổ chức - Hoàn thành khu chức công sở - Không bố trí tùy tiện lợi ích trước mắt Sắp xếp phòng làm việc - Sắp xếp theo nhóm công việc - Sắp xếp theo thủ tục luồng quay công việc - Bảo đảm đầy đủ, ngăn nắp… 63 Nói tóm lại qua điều phân tích thấy thiết bị điều kiện làm việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu làm việc cán công chức, viên chức Đổi tăng nhanh thiết bị chuyên dung quan, công sở nhu cầu cần thiết đòi hỏi nhà lãnh đạo, quản lý quan tâm mức để sử dụng hợp lý, nhằm nâng cao hiệu hoạt động quan Ví dụ minh họa: Tại văn phòng Sở Nội Vụ X, mộ quan công sở nhà nước việc đảm bảo điều kiện làm việc thiết bị công sở có ảnh hưởng lớn đến hiệu làm việc Sở ngày với phát triển nhân loại, đặc biệt tiến khoa học kĩ thuật cho đời nhiều loại máy móc như: Máy đánh chữ, máy vi tính, máy chụp, máy điện tử, fax, máy photocopy, loại máy in…để phục vụ cho việc giải công việc người nhanh chóng, xác, đáp ứng yêu cầu ngày cao xã hội Giúp cho công sở hoạt động có chất lượng hơn, nâng cao suất , hiệu hoạt động công sở; giảm thiểu hao tốn sức khỏe, sức lực đảm bảo cho sức khỏe cán bộ, công chức… Ngoài việc bố trí nơi làm việc rộng rãi, đủ ánh sáng, yên tĩnh, môi trường lành thiết bị sử dụng công sở đầy đủ, phù hợp… góp phần đáng kể đến thành công công sở Nếu ý đáp ứng tốt yêu cầu Sở Nội Vụ X phát triển lên, hoạt động đạt hiệu cao Giải pháp: tương tự giải pháp đổi kỹ thuật điều hành 64