CHUYEN DE 12 quản lý hồ sơ

nội dung bài soạn slide chuyên đề quản lý hồ sơ chương trình bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên theo chương trình khung của bộ nội vụ mới nhất năm 2019; nội dung bài soạn slide chuyên đề quản lý hồ sơ chương trình bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên theo chương trình khung của bộ nội vụ mới nhất năm 2019;nội dung bài soạn slide chuyên đề quản lý hồ sơ chương trình bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên theo chương trình khung của bộ nội vụ mới nhất năm 2019

Chuyên đề 12: QUẢN LÝ HỒ SƠ Kết cấu giảng I TỔNG QUAN VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ www.themegallery.com I TỔNG QUAN VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ Một số khái niệm * Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ CQ, TC, cá nhân (K.10, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011) Là hồ sơ hình thành trình giải cơng việc, hình thành từ hoạt động CQ, TC Hồ sơ công việc HỒ SƠ Hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ nhân Gồm loại Hồ sơ trình ký Hồ sơ Hồ sơ cơng việc Hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ nhân Hồ sơ trình ký Là tập tài liệu theo dõi, xử lý việc PHÂN BIỆT: Hồ sơ nguyên tắc hồ sơ công việc PHÂN BIỆT Nội Hồ sơ nguyên tắc dung Văn - QPPL (Luật, pháp lệnh, nghị định, định, thị, thông tư) số văn hướng dẫn (công văn hướng dẫn) - Bản sao,bản (nếu có) Thời - Tập hợp nhiều năm gian Nộp - Không nộp lưu lưu Hồ sơ công việc - Nhiều loại văn (QPPL + HC) - Bản (bản có giá trị pháp lý chính) -Thơng thường năm (hoặc , năm); Hoặc từ bắt đầu đến kết thúc công việc - Phải nộp lưu theo quy định - Hồ sơ công việc giữ lại, xác định giá trị chuyển vào lưu trữ quan, có giá trị lịch sử nộp lưu trữ lịch sử; - Hồ sơ nguyên tắc giữ lại để làm sở giải công việc hàng ngày CB, CC, VC - Hồ sơ nhân lưu giữ phận QL nhân phục vụ cho việc QL người CQ, TC… - Hồ sơ trình ký dùng làm để CQ, người có thẩm quyền xem xét ký phê duyệt ban hành văn * Khái niệm lập hồ sơ Là việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc CQ, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định (Theo khoản 11 Điều Luật Lưu trữ năm 2011) Mỗi hồ sơ nhiều đơn vị bảo quản: - Là đơn vị thống kê nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu - Độ dày đơn vị bảo quản không 03cm - Nếu hồ sơ có văn bản, tài liệu lập đơn vị bảo quản Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu chia thành nhiều tập tập hồ sơ đơn vị bảo quản TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc , ngày tháng năm 20 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Căn Điều 22 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Căn Công văn số /VTLTNN-NVTW ngày tháng năm 20 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước v/v hướng dẫn lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức; Căn (Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu ), Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là: - Ơng (bà): - Chức vụ cơng tác/chức danh: BÊN NHẬN: (lưu trữ hành quan, tổ chức), đại diện là: - Ơng (bà): - Chức vụ cơng tác/chức danh: Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung cụ thể sau: Tên khối tài liệu giao nộp: Thời gian tài liệu: Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): …… Quy mét giá: mét Tình trạng tài liệu giao nộp: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao (đơn vị/cá nhân) giữ bản, bên nhận (lưu trữ hành quan, tổ chức) giữ bản./   ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) Quản lý sử dụng hồ sơ III LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ Một số khái niệm a Tài liệu điện tử tài liệu lưu trữ điện tử Tài liệu: Là vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu lưu trữ: Là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng gốc, thay hợp pháp (K.3, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011) TÀI LIỆU LƯU TRỮ Tài liệu Tài liệu Khoa học hành Kỹ thuật Tài liệu ảnh, ghi âm, Phim điện ảnh Tài liệu điện tử Là tài liệu có giá trị thu thập bảo quản trình hoạt động CQ, TC để phục vụ cho việc khai thác sử dụng cho lợi ích trước mắt lâu dài CQ, TC Tài liệu điện tử Tài liệu lưu trữ điện tử Là tài liệu tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân số hóa từ tài liệu vật mang tin khác Là tài liệu tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác Hồ Lập b Hồ sơ điện tử lập hồ sơ điện tử Một số vấn đề nội dung phương pháp lập hồ sơ điện tử Các Yêu Phương pháp lập hồ sơ điện tử Để lập hồ sơ điện tử, bắt buộc phải xây dựng ứng dụng ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, điều hành công việc lập hồ sơ công việc theo yêu cầu nghiệp vụ văn thư lưu trữ tiêu chuẩn công nghệ thông tin LẬP DANH MỤC HỒ SƠ ĐIỆN TỬ LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ THEO DANH MỤC HỒ SƠ ĐIỆN TỬ Ngoài nội dung danh mục hồ sơ truyền thống, bắt buộc phải có khung phân loại thông tin hồ sơ điện tử quan, tổ chức mã hồ sơ không gắn mã hồ sơ khơng thể liên kết văn hồ sơ, khơng thể phân biệt tra tìm hồ sơ * Về tạo lập hồ sơ điện tử, điều 16, Thông tư 01/2019/TT-BNV quy định: - Căn vào danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc xác định số ký hiệu hồ sơ cho văn đi, văn đến tài liệu có liên quan q trình giải công việc; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 2.3 Phụ lục IV Trường thông tin số 2,3 Phụ lục V Thông tư 01 (thông tin đầu vào văn đi, đến) - Cá nhân giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 1.3, 2,3,4,5,6,7, Phụ lục VI (Thông tin đầu vào liệu hồ sơ: số, ký hiệu hồ sơ; tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, chế độ sử dụng, người lập hồ sơ, ngôn ngữ, thời gian bắt đầu) * Về tạo lập hồ sơ điện tử, điều 16, Thông tư 01/2019/TT-BNV quy định: - Mã hồ sơ gồm: + Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ + Năm hình thành hồ sơ; Số ký hiệu hồ sơ xác định theo Danh mục hồ sơ Các thành phần mã hồ sơ phân định dấu chấm - Khi cơng việc hồn thành, cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 8,11, Phụ lục VI (thời gian kết thúc, ghi chú) - Việc cập nhật mã định danh quan, tổ chức lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn hồ sơ, tổng số trang hồ sơ vào trường thông tin số 1.1, 1.2, 9,10 Phụ lục VI thực chức Hệ thống Nhóm tổng hợp Hồ sơ số 01 Mã định danh Trung tâm Tin học, Cục Văn thư lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ Năm hình thành hồ sơ Ví dụ: Mã hồ sơ 000.06.16.G09.2010.01.TH * Về nộp lưu quản lý hồ sơ điện tử Lưu trữ quan • Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử Lưu trữ quan hủy tài liệu điện tử hết giá trị thực theo quy định chương II Nghị định số 01/2013/NĐCP quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ • Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc vào DMHS quan, có trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử tài liệu định dạng khác (nếu có) vào lưu trữ quan • Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” Hệ thống THẢO LUẬN Các khẳng định sau hay sai? Tại sao? - Hồ sơ nguyên tắc loại hồ sơ bắt buộc phải nộp vào lưu trữ quan - Sau thời hạn năm kể từ công việc kết thúc, hồ sơ, tài liệu phải nộp lưu vào lưu trữ quan - Tất văn hình thành hoạt động quan tổ chức phải lập hồ sơ - Các tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức bảo quản vĩnh viễn lưu trữ quan - Đối với tài liệu hết thời hạn bảo quản cần tổ chức tiêu hủy XIN TRÂN TRỌNG CẢM ƠN! ... Là hồ sơ hình thành trình giải cơng việc, hình thành từ hoạt động CQ, TC Hồ sơ công việc HỒ SƠ Hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ nhân Gồm loại Hồ sơ trình ký Hồ sơ Hồ sơ công việc Hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ. .. lập quản lý hồ sơ gì? (1) Phân loại hồ sơ Các công việc lập QL hồ sơ CQ, TC (2) Đánh giá giá trị tài liệu hồ sơ (3) Chỉnh lý, xếp chuẩn mực tài liệu hồ sơ (4) Thống kê hồ sơ (5) Bảo quản hồ sơ, ... tình hình lập hồ sơ cá nhân đơn vị xác định hồ sơ kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Bàn giao hồ sơ, tài liệu