CHUYEN DE 12 quản lý hồ sơ

nội dung bài soạn slide chuyên đề quản lý hồ sơ chương trình bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên theo chương trình khung của bộ nội vụ mới nhất năm 2019; nội dung bài soạn slide chuyên đề quản lý hồ sơ chương trình bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên theo chương trình khung của bộ nội vụ mới nhất năm 2019;nội dung bài soạn slide chuyên đề quản lý hồ sơ chương trình bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước ngạch chuyên viên theo chương trình khung của bộ nội vụ mới nhất năm 2019

Chuyên đề 12: QUẢN LÝ HỒ SƠ

Kết cấu bài giảng

I TỔNG QUAN VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ

www.themegallery.com

1 Một số khái niệm cơ bản

* Hồ sơ là 1 tập tài liệu có liên quan với nhau

về 1 vấn đề, 1 sự việc, 1 đối tượng cụ thể

hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong

quá trình theo dõi, giải quyết công việc

thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của

CQ, TC, cá nhân

(K.10, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011)

I TỔNG QUAN VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ

PHÂN BIỆT:

Hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc

- Bản sao,bản chính (nếu có)

- Nhiều loại văn bản (QPPL + HC)

- Bản chính (bản sao có giá trị pháp lý như bản chính)

Thời

gian - Tập hợp nhiều năm -Thông thường một năm (hoặc 2 , 3 năm); Hoặc

từ khi bắt đầu đến khi kết thúc công việc

Nộp

lưu - Không nộp lưu - Phải nộp lưu theo quy định

PHÂN BIỆT

- Hồ sơ công việc được giữ lại,

xác định giá trị và chuyển vào lưu trữ cơ quan, nếu có giá trị lịch sử

- Hồ sơ trình ký sẽ được dùng làm căn

cứ để CQ, người có thẩm quyền xem xét

ký phê duyệt và ban hành văn bản.

* Khái niệm lập hồ sơ

Là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu

hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của CQ, tổ chức,

cá nhân theo những nguyên tắc và

phương pháp nhất định

(Theo khoản 11 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011)

Mỗi hồ sơ có thể là 1 hoặc nhiều

đơn vị bảo quản:

trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu

- Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không quá 03cm

- Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập 1 đơn vị bảo quản Nếu 1 hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là 1 đơn vị bảo quản.

Phân chia tài liệu trong đơn vị bảo quản

Nếu quyết định nhân sự trong 1 năm nhiều thì nên dựa vào nội dung để phân chia thành các đơn vị bảo quản

Nếu công văn trong 1 năm nhiều thì nên dựa vào nội dung để phân chia thành 2 đơn vị bảo quản

Hồ sơ hội nghị, hội thảo nếu nhiều tài liệu thì nên dựa vào giá trị để phân chia thành các đơn

vị bảo quản

TÀI LIỆU

HỒ SƠ

(được quản lý tại đơn vị, cá nhân giải quyết công việc)

LƯU TRỮ CƠ QUAN (khi kết thúc

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài

Giúp việc tra tìm nhanh chóng, làm căn

cứ chính xác để giải quyết công việc

2 Vai trò của lập và quản lý hồ sơ

Giúp cho việc QL tài liệu được chặt chẽ, giữ gìn bí mật TT của Đảng, Nhà nước, CQ, đơn vị.

- Là căn cứ pháp lý, là bằng chứng để giải quyết các yêu cầu chính đáng của xã hội, tổ chức

và công dân

2 Vai trò của lập hồ sơ

Tình huống

• Năm 2006, Hội đồng Thẩm phán TAND Tối cao có quyết định giám đốc thẩm một vụ tranh chấp dân sự về lấn chiếm quyền sử dụng đất và không gian giữa ông T với

bà K Khi bà K xây nhà, bà đã làm kiềng trên móng nhà của ông T nhưng ông T không phản đối trong suốt thời gian từ khi khởi công cho đến lúc hoàn thành (bốn tháng) Do nhà bà K là nhà cao tầng, đã xây dựng hoàn thiện, giờ nếu buộc bà phải dỡ bỏ và thu hẹp lại công trình thì sẽ gây thiệt hại rất lớn cho bà Xử vụ này, tòa cấp phúc thẩm đã không buộc bà K phải tháo dỡ phần tường nhà đè lên phía trên móng nhà ông T mà chỉ buộc bà bồi thường bằng tiền …

• Sau này các thẩm phán đều lấy đây là khuôn mẫu và cơ

sở để đưa ra phán quyết cho những vụ việc hoặc trường hợp có tình tiết hay vấn đề tương tự

3 Yêu cầu của việc lập và quản

lý hồ sơ

Thuận lợi cho việc quản lý và

Đảm bảo giá trị toàn vẹn của tài liệu

4 Trách nhiệm đối với việc lập và quản lý hồ sơ

Người đứng đầu

CQ, TC

Chánh văn phòng (Trưởng phòng HC-TC) hoặc người được người đứng đầu CQ giao

Trách nhiệm của

văn thư cơ quan

(văn thư chuyên

Đối với tỉnh Yên Bái trách nhiệm lập

và quản lý hồ sơ được quy định tại điều 27 quy định về công tác văn

thư, lưu trữ tỉnh Yên Bái (ban hành

kèm theo quyết định số UBND ngày 03 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái)

trữ cơ quan

(1) Tổ chức thực hiện việc lập hồ

sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu; xây dựng

và trình người đứng đầu ban hành

DMHS; hướng dẫn kiểm tra việc lập

và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

Trách nhiệm của Chánh văn phòng

(trưởng phòng hành chính) hoặc người được người đứng đầu cơ quan giao

(2) Tham mưu giúp người đứng đầu trong chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập, nộp lưu hồ

sơ, tài liệu đối với các đơn vị trực thuộc.

Trách nhiệm của người đứng đầu

đơn vị trực thuộc

(1) Phân công cho CC, VC trong đơn vị lập hồ sơ

về những việc mà đơn vị chủ trì giải quyết

(2) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khicông việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu

(3) Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn quy định

Trách

nhiệm

của CB,

CC, VC

(1) Lập hồ sơ công việc để theo dõi

và giải quyết công việc, lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc

(2) Nếu có nhu cầu giữ lại hồ sơ đã đến hạn nộp lưu để phục vụ chuyên môn thì phải được người đứng đầu đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại

(3) Nếu nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác thì phải bàn giao

hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người

kế nhiệm tiếp cận

Trách nhiệm của văn thư (phòng, ban)

trực thuộc các cơ quan, tổ chức

Cuối năm kiểm tra

sơ, tài liệu nộp lưu

Bàn giao hồ

sơ, tài liệu cho lưu trữ

cơ quan

Trách nhiệm của văn thư cơ quan

mục hồ sơ cho các đơn vị trực thuộc, CC,

VC làm căn cứ lập hồ sơ Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư cơ quan chuẩn bị bìa

hồ sơ giao cho các đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ

nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.

Hướng dẫn việc lập hồ sơ và

nộp lưu hồ sơ, tài liệu

Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân

và lập biên bản giao nhận hồ

sơ, tài liệu

Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử; tổ chức tiêu hủy tài

liệu hết giá trị

• Theo các đồng chí các công việc chủ yếu trong lập và quản

lý hồ sơ là gì?

(1) Phân loại hồ sơ

(2) Đánh giá giá trị tài liệu

hồ sơ (3) Chỉnh lý, sắp xếp chuẩn mực tài liệu trong hồ sơ

(4) Thống kê hồ sơ (5) Bảo quản hồ sơ, tài liệu (6) Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu

(1) Phân loại tài liệu, hồ sơ

- KN: Là căn cứ vào những đặc trưng phổ

biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý

và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.

- Mục đích của việc phân loại tài liệu:

+ Để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông

- Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế xã hội được giao

- Báo cáo thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch

- Chương trình - kế hoạch công tác UBND xã.

- Báo cáo công tác của UBND xã (Quý, tháng, năm)…

(Từ điển Lưu trữ Việt Nam-1992)

PHÔNG LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM

PHÔNG LƯU TRỮ

CƠ QUAN

Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam

Là toàn bộ tài liệu lưu trữ

được hình thành trong quá

sử của đất nước

Phông lưu trữ ĐCS Việt Nam

Phông lưu trữ Nhà nước VN

LƯU TRỮ CƠ QUAN

LƯU TRỮ LỊCH SỬ

PHÔNG LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM

PHÔNG LƯU TRỮ

CƠ QUAN

TRUNG

PHÔNG LƯU TRỮ CƠ QUAN

Là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của 1 cơ quan, tổ chức được lựa chọn bảo quản trong một kho lưu trữ

tài liệu lưu trữ của cơ

quan (K4, Điều 2 Luật Lưu trữ 2011)

Thời hạn nộp lưu

01 năm kể

từ năm công việc kết thúc

Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình xây dựng được quyết toán

Thủ tục nộp lưu

điều 12 Luật Lưu

trữ 2011

quan và từ các nguồn khác (khoản 5 Điều 2

Luật Lưu trữ 2011).

2 bậc

Lưu trữ lịch sử ở trung ương: (Có 04 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia)

Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Trung tâm lưu trữ quốc gia I

- Tiền thân là Kho Lưu

trữ TW Hà nội, năm

1988 được đổi tên thành

TTLTQG I tại Cầu Giấy

(Hà Nội)

- Có chức năng quản lý

toàn bộ tài liệu có ý

nghĩa toàn quốc thời kỳ

trước năm 1945

Trung tâm lưu trữ quốc gia II

- Tiền thân là Kho Lưu trữ

ngụy, tài liệu của Chính phủ

lâm thời miền Nam VN, Mặt

trận GPMN Việt Nam

Trung tâm lưu trữ quốc gia III

hiệu quả tài liệu có ý

nghĩa toàn quốc từ

sau CMT8 đến nay

Trung tâm lưu trữ quốc gia IV

- Được thành lập tháng 8/2006 trên

cơ sở phân hiệu 2 của TTLTQG II

tại Đà Lạt (Lâm Đồng)

- Được trùng tu, tôn tạo từ Khu Biệt

điện Trần Lệ Xuân, nay trở thành

Khu trưng bày tài liệu lưu trữ quý

hiếm, độc đáo và đặc sắc, được tổ

chức theo từng chuyên đề để đón

du khách trong nước và quốc tế

tới tham quan tìm hiểu

- Chức năng: thu thập, sưu tầm,

bảo quản và TC khai thác SD có

hiệu quả tài liệu của các CQ TW

từ Quảng Trị trở vào; bảo quản an

toàn khối tài liệu Mộc bản của

Triều Nguyễn.

Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Nghị định 24/2014/NĐ-CP của Chính phủ

(Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn

thuộc UBND tỉnh, TP trực thuộc TW)

Mỗi tỉnh,

TP trực thuộc TW

có 1 Lưu trữ lịch sử

Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ

Thẩm quyền thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử, trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử, trách nhiệm giao nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử quy định tại Điều 19, 20 và 21 Luật Lưu trữ 2011

Lưu trữ lịch sử

(2) Đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ

• Mục đích :

tài liệu, hồ sơ khác nhau.

- Xác định tài liệu có giá trị lịch sử để đưa vào lưu trữ lịch sử bảo quản vĩnh viễn

- Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy

Giá trị tài liệu

Giá

Giá

(3) Chỉnh lý, sắp xếp chuẩn

mực tài liệu trong hồ sơ

• Có thể sắp xếp tài liệu theo:

- Số thứ tự văn bản, tài liệu

Khi sắp xếp tài liệu cần lưu ý những vấn đề gì?

Một số điểm cần chú ý khi

sắp xếp tài liệu:

- Nếu trong ĐVBQ có phim, ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì để bảo quản riêng (cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc: phim, ảnh đó được bảo quản ở đâu, ghi rõ ký hiệu tra tìm)

- Trong ĐVBQ mỗi tài liệu chỉ cần giữ 1 bản, chọn bản chính (nếu không có bản chính thì dùng bản sao thay thế) có đầy đủ thể thức, giấy tốt, chữ rõ

- Các chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết năm, xếp vào năm mà nội dung tài liệu nói đến.

- Các chương trình, kế hoạch công tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà nội dung tài liệu nói đến

Ví dụ: Kế hoạch công tác 5 năm 2016 - 2020 xếp vào năm 2016

- Các báo cáo tổng kết nhiều năm xếp vào năm cuối mà nội dung tài liệu nói đến Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác 5 năm 2016 - 2020 xếp vào năm 2020

Một số điểm cần chú ý khi

sắp xếp tài liệu:

(4) Thống kê hồ sơ

chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác thành phần, nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu trong hồ sơ và cơ sở vật chất, kỹ thuật của hệ thống bảo quản tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức.

báo cáo thống kê, chỉ tiêu thống kê, chương trình thống kê, cơ sở dữ liệu thống kê, số liệu thống kê…

(5) Bảo quản hồ sơ, tài liệu

• Là áp dụng các biện pháp trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật

để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, hồ sơ nhằm phục vụ tốt nhất cho việc khai thác, sử dụng chúng trước mắt

và lâu dài.

(6) Khai thác sử dụng hồ sơ, tài

liệu

tin tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức

để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu lịch

sử và yêu cầu giải quyết các công việc của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.

II KỸ NĂNG LẬP VÀ QUẢN LÝ

HỒ SƠ

1 Xây dựng và ban hành

danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ

mà CQ, đơn vị cần phải lập trong 1 thời gian nhất định

DANH MỤC HỒ SƠ

năm

Tên cơ quan

Tên cơ quan ( đơn vị ) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Mẫu danh mục hồ sơ

Bản danh mục hồ sơ này có hồ sơ, bao gồm :

Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

Hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài

Hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Địa danh, ngày tháng năm

(Thủ trưởng cơ quan ký duyệt)

Tác dụng của lập danh mục hồ sơ

- Giúp việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong

CQ, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện;

- Giúp cho cán bộ trong CQ lập hồ sơ đầy đủ, chính xác;

- Giúp cho cán bộ lưu trữ làm căn cứ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn;

- Giúp lãnh đạo CQ, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của CQ, đơn vị và công việc của từng cán bộ thừa hành trong CQ;

- Là cơ sở để thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ CQ và là cơ sở để các cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ.

Các căn cứ chủ yếu để lập danh mục hồ sơ:

1

2

3

Tổ chức xây dựng, ban hành và thực hiện

danh mục hồ sơ

Văn

- Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan,

tổ chức mà áp dụng một trong hai cách tổ chức xây dựng DMHS sau đây

- DMHS cần ban hành vào đầu năm

- DMHS của cơ quan, tổ chức sau khi được ban hành sẽ gửi cho các đơn vị, cá nhân liên quan để tổ chức thực hiện

- Cuối năm, các đơn vị, cá nhân căn cứ vào DMHS để rà soát, tổng hợp số lượng, tình trạng lập hồ sơ …

B3: Kết thúc và biên mục hồ sơ

Là việc lấy 1 tờ bìa hồ

sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ.

Nguồn: Văn bản đi, đến, các phiếu trình; ý kiến tham gia của các BP chức năng; ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo; các tài liệu liên quan (nếu có).

Là thủ tục để hoàn chỉnh hồ sơ

1 Kiểm tra mức độ đầy đủ của

VB, tài liệu trong hồ sơ…

2 Xác định giá trị văn bản, tài liệu trong hồ sơ

3 Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ

4 Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu

đề hồ sơ

5 Biên mục hồ sơ

Nội dung của biên mục hồ sơ gồm:

+ Đánh số tờ: Thí dụ: 01, 02, 03, 04, 05 đánh

vào góc trên bên phải, dùng bút chì đen ký hiệu 2B, 4B, hoặc dùng máy dập số, không dùng bút mực để đánh số tờ

+ Viết mục lục văn bản: được in sẵn ở trang 2 hoặc trang 3 bìa hồ sơ hoặc viết thành tờ riêng

và xếp trước các văn bản của hồ sơ

+ Viết chứng từ kết thúc: có thể in sẵn hoặc đánh máy và để vào vị trí cuối hồ sơ sau tờ văn bản cuối cùng trong hồ sơ

+ Viết bìa hồ sơ:

CHỨNG TỪ KẾT THÚC

Hồ sơ số: (Đơn vị bảo quản số ) (1)

1 Hồ sơ này có: tờ (viết bằng chữ .tờ) (2) được đánh số từ đến Có các trang trùng số ; khuyết số

2 Mục lục văn bản có tờ (viết bằng chữ .tờ) (3)

3 TÌnh trạng của tài liệu: (4) , ngày tháng năm (5) Người lập hồ sơ

(ký và ghi rõ họ tên)

1 Tên (hoặc mã ) kho lưu trữ:……….………

2 Tên (hoặc mã) phông:………

11 Thời hạn bảo quản:………

12 Chế độ sử dụng……… ……… 13.Tình trạng vật lý……….

……….

14 Ghi chú……….……….

MẪU PHIẾU TIN TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH

(Trình bày trên 2 mặt của tờ giấy khổ A5: 148x210mm)

Mặt trước

Mặt sau

Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của huyện từ năm 2011 đến năm 2012

01

MỤC LỤC VĂN BẢN

Hồ sơ số : Tập số:

Số Tập số Tiêu đề tập tài liệu Lý do loại Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5)

DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI

Lưu ý: Tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và được thống kê thành Danh mục tài liệu hết giá trị