Luận văn thạc sĩ hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ minh toàn

Để đạt được điều này, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống kiểm soát nội bộ như một công cụ hữu hiệu nhằm kiểm tra kiểm soát tình hình hoạt động của doanh nghiệp sao cho đảm bảo được các

HỒ ĐĂNG BẢO TUẤN

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH TOÀN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2013

HỒ ĐĂNG BẢO TUẤN

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI

Đà Nẵng - Năm 2013

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng

đươc công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Hồ Đăng Bảo Tuấn

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục của đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.1.1 Khái niệm của hệ thống kiểm soát nội bộ 8

1.1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và các nguyên tắc xây dựng 11

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ 13

1.1.4 Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB 13

1.1.5 Lợi ích của kiểm soát nội bộ 23

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 23

1.2.1 Mục tiêu của chu trình bán hàng – thu tiền 23

1.2.2 Bản chất và chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền 25

1.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền 29

1.2.5 Thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn rủi ro trong chu trình bán hàng

và thu tiền 33

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 38

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV MINH TOÀN 39

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY 39

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty 39

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 41

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh của công ty 41

2.2 GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY MINH TOÀN 44

2.2.1 Môi trường kiểm soát 44

2.2.2 Hệ thống kế toán 46

2.3 THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV MINH TOÀN 49

2.3.1 Thông tin phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty 49

2.3.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH TM & DV Minh Toàn 52

2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV MINH TOÀN 76

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 79

ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG

TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ

MINH TOÀN 80

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY 80

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV MINH TOÀN 81

3.2.1 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty 81

3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho việc kiểm soát bán hàng và thu tiền 101

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 106

KẾT LUẬN 107

TÀI LIỆU THAM KHẢO 108 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)

BCTC : Báo cáo tài chính

Số hiệu bảng Tên bảng Trang

Số hiệu hình Tên hình Trang

2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ phận kế toán 47

2.4 Quy trình kiểm soát tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng 56 2.5 Quy trình kiểm soát xuất và luân chuyển Hoá đơn

GTGT

68

2.7 Quy trình kiểm soát nợ phải thu khách hàng 72

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng mong muốn tình hình sản xuất kinh doanh của mình ngày càng phát triển và giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy ra

Để đạt được điều này, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống kiểm soát nội bộ như một công cụ hữu hiệu nhằm kiểm tra kiểm soát tình hình hoạt động của doanh nghiệp sao cho đảm bảo được các mục tiêu đã đề ra

Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối mặt với muôn vàn khó khăn, phải chấp nhận quy luật đào thải của thị trường, cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới trong những năm vừa qua vẫn còn ảnh hưởng không nhỏ đối với các doanh nghiệp trong nước

Việt Nam chính thức gia nhập WTO vào năm 1997, việc này mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp Việt Nam, đồng thời tạo ra cho doanh nghiệp những thử thách phải vượt qua, phải cạnh tranh khốc liệt với các doanh nghiệp có nguồn lực tài chính mạnh mẽ, giàu kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh

Để có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp nước ngoài cũng như trong nước, đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý của mình để hạn chế những gian lận sai sót có thể xảy ra, đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình

KSNB là một bộ phận rất quan trọng trong việc giúp cho nhà quản lý có thể kiểm tra giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp Quan trọng hơn, dựa vào kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả các nguồn lực kinh

tế của mình góp phần hạn chế các rủi ro phát sinh trong hoạt động kinh doanh, cũng như giúp cho doanh nghiệp có một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Công ty TNHH TM & DV Minh Toàn là nhà phân phối độc quyền xi măng Kim Đỉnh cho cả Miền Trung và Tây Nguyên Hiện nay, có rất nhiều đối thủ cạnh tranh đang dần chiếm lĩnh thị trường Điều này buộc công ty phải có những chính sách và biện pháp nhằm gia tăng phần lợi nhuận và cũng làm giảm thiểu các rủi ro, gian lận để có thể cạnh tranh với các đối thủ, chiếm lĩnh lại thị trường và có thể mở rộng sang các khu vực lân cận

Tại công ty, hiện nay có rất nhiều khách hàng là đại lý, công trình, tình hình bán hàng hằng ngày xảy ra thường xuyên và liên tục nên rất dễ xảy ra gian lận và sai sót Việc kiểm soát các hoạt động này là điều quan trọng để giúp công ty bảo vệ tài sản và tăng hiệu quả hoạt động Tuy nhiên, hiện nay công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty đang còn một số vấn đề bất cập, còn nhiều thiếu sót đòi hỏi phải hoàn thiện để có thể đảm bảo doanh thu được tính đúng, tiền thu bán hàng được thu đủ cũng như hàng hoá không bị thất thoát

Từ những vấn đề trên, tác giả đã chọn đề tài ”Hoàn thiện kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Minh Toàn” để làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình bán hàng

và thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Minh Toàn, chỉ ra được những vấn đề còn tồn đọng và thiếu sót cần được khắc phục và từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Minh Toàn

Phạm vi nghiên cứu

Hiện nay Công ty TNHH TM & DV Minh Toàn kinh doanh nhiều lĩnh vực như vận tải, khách sạn, công nghệ phẩm, xi măng Trong đó, lĩnh vực kinh doanh xi măng mang lại doanh thu lớn nhất cho công ty Vì vậy, phạm vi nghiên cứu của tác giả được giới hạn ở công tác KSNB trong lĩnh vực tiêu thụ

xi măng của Công ty

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu và phỏng vấn, quan sát thực tế để thu thập thông tin về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã khảo sát thực trạng KSNB về chu trình bán hàng và thu tiền đối với hoạt động tiêu thụ xi măng tại công ty thông qua quá trình làm việc thực tế, trực tiếp theo dõi tình trạng luân chuyển chứng từ phục vụ cho việc bán hàng, quan sát cách giải quyết công việc của nhân viên trong Công ty và phỏng vấn khi cần thiết Do vậy, tác giả

có thể nhận định được đúng đắn thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty

5 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Minh Toàn

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại và Dịch

vụ Minh Toàn

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trong những năm gần đây, nền kinh tế trên toàn thế giới đang rơi vào

thời kỳ khủng hoảng, Việt Nam cũng chịu chung tình cảnh đó Có rất nhiều doanh nghiệp đang đứng bên bờ vực phá sản, điều này xảy ra do nhiều nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan Lý do ở đây là các doanh nghiệp chưa đánh giá được hết rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra trong tương lai Một trong những yếu tố đó chính là do chính sách quản lý của các doanh nghiệp

Vậy làm sao để quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng các chính sách cụ thể, việc xây dựng và củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ là một việc rất cần thiết nhằm nắm bắt những thông tin bên ngoài một cách chính xác và ngăn chặn những rủi ro ngay từ bên trong

Nằm trong hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền là nội dung quan trọng Bởi bán hàng thu tiền ảnh hưởng đến sự tồn vong của doanh nghiệp Đây là quá trình tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, tạo điều kiện cho hoạt động tái sản xuất kinh doanh và thu vè lợi nhuận Tuy nhiên chu trình này cũng là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ dàng xảy ra gian lận và sai sót Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng sẽ đảm bảo thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt, từ đó nâng cao uy tín, sức cạnh tranh trên thị trường

Hiện nay, có rất nhiều tài liệu nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ cho từng công ty, tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh của công ty mà chúng ta có thể xây dựng các chu trình của hệ thống kiểm soát nội bộ Công

ty mà tác giả muốn đề cập đến thuộc loại hình kinh doanh trong lĩnh vực thương mại Vì vậy, tác giả nghiên cứu sâu vào chu trình bán hàng và thu tiền của kiểm soát nội bộ

Trong đó, tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu trong cùng lĩnh vực chu trình bán hàng và thu tiền

Đề tài thứ nhât là luận văn thạc sĩ: “Tăng cường kiểm soát nội bộ doanh

thu tại công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng”, của tác giả Trần Thị Thanh Nga (2011) Luận văn này tác giả đã sử dụng phương pháp phân tích đánh giá và khảo sát để nghiên cứu thực trạng của KSNB doanh thu trong doanh nghiệp Dựa vào đặc thù loại hình kinh doanh của doanh nghiệp tác giả

đã đánh giá những hạn chế còn tồn đọng trong công tác kiểm soát doanh thu tại công ty như hệ thống thông tin chưa được hệ thống hoá và chưa cập nhật kịp thời và tác giả đã đưa ra giả pháp khắc phục vấn đề này, đồng thời tác giả cũng nêu ra môi trường kiểm soát của công ty chưa thực sự lành mạnh như một người kiêm nhiệm nhiều việc, bộ phận kiểm soát không làm hết chức năng của mình, đồng thời họ không độc lập, quá phụ thuộc vào ban giám đốc , bên cạnh đó, các thủ tục kiểm soát của công ty chưa chặt chẻ dẫn đến xảy ra nhiều rủi ro mà tác giả đã đề cập và từ đó tác giả đã nêu ra cách khắc phục những vấn đề này

Đề tài thứ hai là luận văn thạc sĩ: “Tăng cường KSNB đối với doanh thu

và thu tiền bán hàng tại công ty cổ phần gạch men Cosevco 75 Bình Định” của tác giả Phan Thị Mỹ Liên năm 2011 Đề tài nghiên cứu tình hình kiểm soát nội bộ, đưa ra những mặt yếu kém, thiếu sót trong kiểm soát nội bộ tại đơn vị, từ đó đưa ra những giải pháp tăng cường hoạt động kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và thu tiền tại đơn vị

Đề tài thứ ba là luận văn thạc sĩ: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần kim khí Miền Trung” của tác giả Bùi Minh Nam ( 2010) Đề tài đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị và từ đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị

Đề tài thứ tư là luận văn thạc sĩ “ Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần sách và thiết bị trường học Đà Nẵng” của tác giả Nguyễn Thị Điệp năm 2010 Đề tài này tác giả đã sử dụng các phương pháp

tiếp cận thông tin, tổng hợp, phân tích, so sánh để phân tích đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, chỉ ra những thành tựu đã đạt được, những rủi ro có thể xảy ra trong công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP sách và thiết bị trường học Đà Nẵng, từ đó đề ra các giả pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực kinh doanh sách và thiết bị trường học tại công ty

Đề tài thứ năm là luận văn thạc sĩ “ Tăng cường Kiểm Soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn Thông Quảng Ngãi” của tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo năm 2010 Đề tài này tác giả đã sử dụng các phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu, chứng minh để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu Tác giả đã nêu nổi bật được các đặc điểm nổi bật trong hoạt động sản xuất kinh doanh viễn thông ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp viễn thông Ngoài ra, tác giả đi sâu vào nghiên cứu, phân tích thực tế công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, chỉ rõ những hạn chế còn tồn tại trong đơn vị Từ đó, tác giả đã đưa

ra những giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn Thông Quảng Ngãi

Nhìn chung, hầu hết các luận văn nghiên cứu lĩnh vực hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đều nhằm mục đích đưa ra những vấn đề về rủi ro và những sai sót còn tồn tại trong đơn vị, và từ những vấn đề

đã nghiên cứu được, các tác giả đã đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình này ở các công ty

Hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty Minh Toàn xảy ra thường xuyên, các kho của đơn vị đều ở xa với văn phòng tại công ty, và việc cấp hàng hóa hay giao hàng hóa đều được thực hiện tại kho Vì vậy, sẽ rất dễ dàng xảy ra gian lận và sai sót Mặc dù có rất nhiều công trình nghiên cứu của nhiều tác giả về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, tuy nhiên,

với đặc thù từng loại hình công ty khác nhau, cơ chế quản lý khác nhau, địa lý khác nhau đòi hỏi việc kiểm soát, thực hiện các thủ tục trong chu trình bán hàng và thu tiền cũng khác nhau Vì vậy, tác giả đã tập trung nghiên cứu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Minh Toàn, từ đó đánh giá những rủi ro, sai sót còn tồn đọng ở đơn vị để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng và thu tiền phù hợp với hoạt động của công ty

Đề tài đã giải quyết được các vấn đề sau:

Thứ nhất, luận văn đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về HTKSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp

Thứ hai, luận văn đã xác định được những hạn chế còn thiết soát trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty

Thứ ba, từ những hạn chế đó, tác giả đã đề ra những giải pháp hữu hiệu phù hợp với đặc thù hoạt động của đơn vị:

- Hoàn thiện các thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền

- Hoàn thiện thủ tục kiểm soát việc ghi nhận doanh thu và nợ phải thu

khách hàng

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, của một tổ chức, chức năng kiểm tra, kiểm soát đóng vai trò quan trọng đối với nhà quản lý, vì vậy các nhà quản lý luôn tìm ra những cách thức để có thể kiểm soát doanh nghiệp của mình ngày càng hữu hiệu hơn KSNB được thiết lập nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra cũng như tuân thủ các tiêu chí hoạt động của doanh nghiệp trong khi giảm thiểu những yếu tố xảy ra bất ngờ gây tác động xấu đến hoạt động của tổ chức KSNB giúp tổ chức có thể ứng phó kịp thời với những thay đổi trong kinh tế, môi trường cạnh tranh cũng như nhìn nhận thấy được những nhu cầu của những cải cách doanh nghiệp muốn hướng tới tương lai phát triển của các doanh nghiệp

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành đề cập đến khái niệm về

hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:

Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật

và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận; để lập BCTC trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị [4, tr 227]

Dưới góc độ của nhà quản lý, qua quá trình nhận thức và nghiên cứu kiểm soát nội bộ đã dẫn đến hình thành nhiều định nghĩa khác nhau Tuy nhiên, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO

Hội đồng các tổ chức tài trợ ủy ban treadway (Coso) xây dựng mô hình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thừa nhận và áp dụng rộng rãi trên thế giới như những chuẩn mực của chất lượng KSNB Theo mô hình này, KSNB được định nghĩa là: Quy trình do hội đồng quản trị ban điều hành và các cá nhân thực thi được xây dựng nhằm đưa ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý đối với mục đích đạt được của những nội dung:

- Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động

- Mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính

- Tính tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành

Theo như định nghĩa trên, kiểm soát nội bộ chú trọng đến bốn vấn đề sau

- KSNB là một quá trình chứ không phải là một sự kiện hay là một tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất KSNB tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ bản nhất trong doanh nghiệp chứ không phải là một hoạt động bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính Quá trình kiểm soát là một phương tiện giúp cho các đơn vị đạt được mục tiêu của mình

- KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách thủ tục, mà phải bao gồm cả con người trong hội đồng quản trị, ban giám đốc, các nhân viên Chính con người thiết lập các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi

và vận hành chúng Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi của con người Mọi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ luôn hiểu rõ nhiệm vụ cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán KSNB sẽ tạo ra ý kiến ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức

- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt

đối là các mục tiêu sẽ đạt được Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người… nên dẫn đến không đạt được các mục tiêu KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức được đầy đủ về các rủi ro, tuy nhiên nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục kiểm soát rủi ro

- Các mục tiêu của KSNB

Một tổ chức sẽ thiết lập các mục tiêu rõ ràng và sau đó sẽ đánh giá những rủi ro để đạt được những mục tiêu này Trước khi nó có thể đạt được như mong muốn, cần phải đặt ra một chiến lược kiểm soát để có thể đạt được

kỳ vọng về nó Chiến lược kiểm soát sẽ được bắt nguồn từ một chiến lược quản lý rủi ro rộng lớn hơn, nhưng nó sẽ góp phần quan trọng làm cho hệ thống KSNB có hiệu quả hơn

Một hệ thống KSNB bao gồm các chính sách, quy trình, nhiệm vụ, hành

vi và các khía cạnh của một công ty, cùng thực hiện với nhau nhằm:

- Tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của mình có hiệu quả thông qua việc thiết lập nó đáp ứng thích hợp với việc kinh doanh của mình, tài chính, tuân thủ các hoạt động và các rủi ro khác để đạt được mục tiêu của đơn

vị Điều này bao gồm việc bảo vệ tài sản từ việc sử dụng không phù hợp hoặc tổn thất và gian lận, và phải đảm bảo rằng trách nhiệm đã được xác định và quản lý

- Giúp đảm bảo tính trung thực của báo cáo nội bộ và BCTC Điều này đòi hỏi phải duy trì các bản báo cáo thích hợp và quá trình tạo ra một lượng thông tin kịp thời phù hợp và đáng tin cậy từ bên trong và bên ngoài tổ chức

- Giúp đảm bảo tuân thủ các luật và quy định, và cùng với những chính sách nội bộ liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình

Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.[5,tr 79-81]

1.1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và các nguyên tắc xây dựng

a Sự cần thiết xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Mọi doanh nghiệp hoạt động đều có chung một mục tiêu là lợi nhuận và sự phát triển ngày càng lớn mạnh về qui mô Các nhà quản trị trong doanh nghiệp mong muốn doanh nghiệp mình luôn đạt được lợi nhuận tối ưu, tất yếu mọi bộ phận hoạt động phải có hiệu quả trong quá trình sử dụng nguồn lực của mình Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lý luôn đưa ra các chiến lược, kế hoạch, mục tiêu, và biện pháp thực hiện nhằm đạt được kết quả mong muốn Để đạt được các mục tiêu đề ra doanh nghiệp cần có một hệ thống kiểm soát hữu hiệu, giúp doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch

Và nhờ vào hoạt động kiểm soát giúp nhà quản lý kiểm tra xem xét, đánh giá quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp góp phần quản

lý các nguồn lực (con người, tài sản ) có hiệu quả Một thực trạng khá phổ biến hiện nay ở nước ta là phương pháp quản lý của nhiều doanh nghiệp còn lỏng lẻo, khi các doanh nghiệp nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những doanh nghiệp lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó nhà quản trị không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng

Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ Cho nên, hệ thống này chưa có được một quy chế tổ chức và hoạt động hiệu quả, thường xuyên; chưa tách ra thành một hệ thống độc lập Điều đó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các hành

vi gian lận Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục

để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu

Hơn nữa, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động trong một tổ chức luôn tồn tại song hành Vậy làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Quản lý được các rủi ro bằng cách nào? Làm thế nào

có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Hệ thống kiểm soát nội bộ được đặt ra để giải quyết những vấn đề nêu trên, và đảm bảo cho doanh nghiệp, tổ chức hoạt động ổn định, cân bằng

Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng tiết kiệm hiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô có ra sao Những đòi hỏi đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu Từ đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp

b Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau:

- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải được dựa trên điều kiện thực

tế của mỗi đơn vị hoạt động Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ tục

kiểm soát mới có thể phát huy tối đa tác dụng kiểm soát của nó

- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ các nguyên tắc phổ biến như nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động cho đơn vị, vì thế giữa chi phí để duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ phải nhỏ hơn lợi ích do hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

HTKSNB của doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụ sau:

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả

- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của chế độ và quyết định đó

- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh như: phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các

bộ phận của doanh nghiệp

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ

và hoạt động kinh doanh

- Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích 1.1.4 Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB

Tùy thuộc vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng khác nhau, nhưng để hoạt động hiệu quả hệ thống này cần có đủ năm yếu tố: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát đặt ra nền tản ý thức của doanh nghiệp có tác động đến ý thức kiểm soát của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp Môi trường kiểm soát cũng phản ánh phần nào văn hóa của một doanh nghiệp Môi trường kiểm soát là nền tản cho các cấu phần khác trong hệ thống của KSNB của doanh nghiệp nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp Nói đến môi trường kiểm soát, người ta hay đề cập đến những vấn đề như: Tính trung thực và giá trị đạo đức: tính trung thực và giá trị đạo đức là kết quả của chuẩn mực đạo đức và cách cư xử trong một đơn vị và việc họ được truyền thông tin như thế nào Chúng bao gồm những hoạt động làm gương của những nhà quản lý để làm giảm và xóa bỏ những động cơ và sự cám dỗ mà có thể khiến cho các nhân viên sẽ không trung thực, phi pháp hoặc

có những hành động phi đạo đức Chúng cũng bao gồm giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân viên thông qua việc lập chính sách, điều lệ quản lý Người lãnh đạo gương mẫu có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc ra quyết định quản lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan trọng để thiết lập nề nếp và văn hóa của công ty

Năng lực chuyên môn của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp: là một đặc tính của những người có kỹ năng, kiến thức và khả năng thực hiện nhiệm

vụ của mình Trách nhiệm của người quản lý để đảm bảo năng lực của nhân viên của mình nên bắt đầu thiết lập các chính sách tài nguyên thích hợp của con người: thiết lập các mức độ kiến thức và kỹ năng cần thiết cho từng vị trí, kiểm tra trình độ của các ứng viên tuyển dụng và thúc đẩy những người có kiến thức và kỹ năng cần thiết, thiết lập các chương trình đào tạo nhân viên nâng cao kiến thức và kỹ năng của họ

Sự hiện hữu và chất lượng của hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán trong doanh nghiệp: môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng đáng kể bởi hội

đồng quản trị và uỷ ban kiểm toán Tính hữu hiệu của nhân tố này phụ thuộc vào sự độc lập của hội đồng quản trị và uỷ ban kiểm toán với ban điều hành

Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

- Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài

Triết lý kinh doanh và phong cách làm việc của ban lãnh đạo doanh nghiệp: phản ánh niềm tin của ban lãnh đạo về nhân viên của mình Mỗi tổ chức có những phong cách và triết lý khác nhau, một số có thể có hiệu quả hơn những người khác trong việc làm cho tổ chức có thể hoàn thành sứ mệnh của mình Người lãnh đạo nên thực hiện phong cách và triết lý có hiệu quả nhất, đảm bảo rằng họ phản ánh được giá trị đạo đức của tổ chức, và ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên

Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác lập kế hoạch: thực chất của hệ thống kiểm soát hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽ đáp lại bằng việc tuân theo một cách cẩn thận hệ thống kiểm soát đã được thiết lập Mặt khác, nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm soát không phải là vấn đề quan trọng đối với người quản lý cao nhất và họ không nhận được sự hỗ trợ trong công việc kiểm soát từ phía người lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm soát của người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu

Một khía cạnh khác của cách thức điều hành là công tác kế hoạch, hệ

thống kế hoạch trong đơn vị thường là kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch khai thác, chăm sóc khách hàng, kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính, kế hoạch giá thành…

Kế hoạch là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để đề ra các quyết định quản lý, đánh giá kết quả công việc quan trọng là căn cứ kiểm soát các hoạt động của đơn vị, như kiểm soát kế hoạch doanh thu, chi phí thực tế theo doanh thu thực hiện, hệ thống kế hoạch được xây dựng tốt thể hiện cách thức điều hành khoa học của người quản lý doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thống chính sách quy chế, quy trình thủ tục kiểm soát trong doanh nghiệp: người quản lý có năng lực, quan tâm và coi trọng công tác kiểm soát thể hiện trước hết ở việc thiết lập hệ thống kiểm soát thích hợp bao gồm tổ chức bộ máy, cơ chế hoạt động của hệ thống kiểm soát chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát

+ Cơ cấu tổ chức bộ máy: cơ cấu tổ chức của một đơn vị được hiểu như

là một hệ thống trách nhiệm và quyền lực đang tồn tại Một cơ cấu tổ chức tốt phải xác định rõ đầy đủ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống, mối quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực và trách nhiệm rõ ràng Đối với công tác kiểm soát phải xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn kiểm soát của các cấp kiểm soát trong đơn vị, như nhiệm vụ, quyền hạn của phòng kinh doanh, phòng kế toán và lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu, xuất vật tư, nguyên liệu cho sản xuất, kinh doanh

+ Cơ chế hoạt động kiểm soát: bao gồm các hệ thống quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát thể hiện ở quan điểm của người quản lý kiểm soát Hệ thống quy chế quy trình, thủ tục kiểm soát về tài chính, kế toán trong đơn vị thường bao gồm: quy chế tài chính huy động, sử dụng vốn, quy định về định mức chi tiêu, về trích lập và sử dụng các quỹ…; quy chế quản lý, mua sắm, sử dụng tài sản; quy trình lập, luân chuyển và xét duyệt chứng từ kế toán; quy chế mô tả

yêu cầu trình độ và nội dung công việc của từng vị trí trong cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát Hệ thống này là căn cứ để hướng dẫn thực hiện, đồng thời là căn cứ pháp lý để thực hiện kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp Nếu thiếu

hệ thống quy chế, quy trình nêu trên, chứng tỏ lãnh đạo của đơn vị chưa thực

sự quan tâm đến công tác quản lý và không có căn cứ để kiểm soát hoạt động, hiệu quả hoạt động kiểm soát sẽ rất hạn chế

Công tác phân công quyền hạn và trách nhiệm trong doanh nghiệp: phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức,

nó cụ thể hoá quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị giúp họ hiểu họ có nhiệm vụ gì và hành vi của họ sẽ có ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào Do đó, đơn vị cần thể chế hoá bằng các văn bản về những quyền hạn và trách nhiệm giữa họ với nhau

Các chính sách và thủ tục về nguồn lực trong doanh nghiệp: các chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên Chính sách này được biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật Ảnh hưởng môi trường bên ngoài: Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Thuộc nhóm các nhân

tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước

b Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là một trong những nội dung quan trọng của quản lý Thông thường trong các hoạt động của đơn vị có một số công việc rất ít khả năng xảy ra sai phạm, nhưng đối với một số công việc khác, khả năng xảy ra thất thoát, lãng phí hoặc sai phạm là rất lớn Mặt khác vì yêu cầu hiệu quả của

hệ thống kiểm soát, doanh nghiệp không thể tập trung ở mức cao các nguồn lực để kiểm soát tất cả các khâu hoạt động của đơn vị mà thường chỉ tập trung nguồn lực, nhân lực để kiểm soát chặt chẽ những khâu trọng yếu có nhiều khả năng xảy ra sai phạm Chính vì thế người quản lý cần phải đánh giá rủi ro Để làm được điều này, người quản lý cần thực hiện các công tác sau:

- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức: các mục tiêu này bao gồm mục tiêu chung của toàn tổ chức và các mục tiêu riêng của từng bộ phận hay từng hoạt động, từng giai đoạn

- Nhận dạng, phân tích rủi ro khiến tổ chức không thể đạt được các mục

tiêu Các rủi ro này có thể phát sinh từ môi trường bên ngoài hay từ chính trong tổ chức

+ Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc

do thiếu quan tâm

+ Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức

Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, doanh nghiệp cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng

c Các thủ tục kiểm soát ( hoạt động kiểm soát)

Môi trường kiểm soát tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động kiểm soát có hiệu quả Tuy nhiên, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực thật

sự thì điều kiện đủ là doanh nghiệp phải thiết lập và thực hiện nghiêm túc các thủ tục kiểm soát

c1 Ba nguyên tắc cơ bản trong thiết lập các thủ tục kiểm soát là

- Sự phân chia việc trông giữ tài sản tách khỏi việc thực hiện công tác kế

toán Lý do không cho phép một người làm công việc trông coi tài sản tạm thời hoặc thường xuyên được làm công tác kế toán về tài sản là để bảo vệ cho công ty chống lại sự tham ô Khi một người thực hiện cả hai chức năng, sẽ có một rủi ro rất lớn, đó là việc xử lý tài sản người đó quản lý cho lợi ích cá nhân

và điều chỉnh những báo cáo để làm giảm bớt trách nhiệm cá nhân

- Việc phân chia quyền lực quản lý tách khỏi mua sắm, nắm giữ tài sản

có liên quan bởi cùng một người có thể làm tăng tham ô trong tổ chức

- Phân chia quyền lực và trách nhiệm trong quản lý và các hoạt động:

hoạt động kiểm soát chỉ có thể thực hiện được tốt khi trách nhiệm, quyền lực trong quản lý phải được xác định rõ ràng trong từng bộ phận, cá nhân có liên quan, bao gồm cả việc uỷ quyền việc phân chia trách nhiệm và quyền lực rõ ràng, sẽ đảm bảo hoạt động kiểm soát được thực hiện thông suốt, không bị chồng chéo, bỏ sót, gắn được trách nhiệm cá nhân với kết quả, hiệu quả của hoạt động kiểm soát

c2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và phê chuẩn các nghiệp vụ Tuy nhiên,

nó cần đảm bảo rằng phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách, và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn, cụ thể là:

Kiểm soát hệ thống chứng từ phải chú ý đến những vấn đề sau:

- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử sụng để có thể

kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết

- Chứng từ phải được lập ngay sau khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng

sớm càng tốt

- Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều

công dụng khác nhau

- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời

- Nếu ghi chép thủ công, sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang

liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…

- Tổ chức lưu trữ bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn đúng quy

định và dễ dàng truy cập khi cần thiết

Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động Cần đảm bảo tất cả các nghiệp vụ hoặc các hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Bởi lẽ nếu bất kỳ ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn tất yếu sẽ xảy ra

c3 Kiểm soát vật chất

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách, tài sản kể cả những

ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực

tế bắt buộc phải thực hiện định kỳ Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không

phát hiện được những hành vi đánh cắp

c4 Kiểm soát độc lập và soát xét lại việc thực hiện:

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân ( hoặc bộ phận) khác cá nhân ( hoặc bộ phận khác) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ HTKSNB thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại Bên cạnh việc kiểm soát độc lập phải cần soát xét lại việc thực hiện Thông thường việc soát xét việc thực hiện là so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước

và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính, đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện

d Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu trong việc thiết lập duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động , tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cho cả nội bộ bên trong và bên ngoài Nó là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả trong công ty, nó cho phép từng nhân viên cũng như từng cấp quản lý thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện được nếu các thông tin trung thực, đáng tin cậy, đồng thời quá trình truyền thông được thực hiện chính xác, kịp thời

Trong hệ thống thông tin, hệ thông thông tin kế toán là một phần quan trọng Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán

Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị Hai bộ phận này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào,

thế nhưng quá trình xử lý và sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau

Các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt được như sau:

- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ là có thật

- Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụ một cách đầy đủ, chi tiết và phân loại

đúng đắn các nghiệp vụ

- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị

- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép

- Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các

nhân viên và các nhà quản lý thực hiện

- Sự đánh giá độc lập: được thực hiên thông qua kiểm toán nội bộ hay

kiểm toán độc lập thực hiện

Như vậy, việc thiết lập một HTKSNB là thật sự cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, tuy nhiên HTKSNB cần phải có hiệu quả Khi thiết lập HTKSNB, người quản lý cần phải cân nhắc giữa chi phí và lợi ích mà

HTKSNB mang lại Người quản lý không thể thiết lập một HTKSNB lý tưởng bởi vì chi phí có thể quá cao Ví dụ, người quản lý công ty nhỏ không thể thuê một số nhân viên kế toán để đem lại một sư cải thiện nhỏ trong sự tin cậy của số liệu kế toán Thường thì sẽ tốn ít chi phí hơn để thuê nhân viên kiểm toán thực hiện kiểm toán một cách toàn diện Đối với một công ty nhỏ, một hệ thống kế toán bằng máy tính đơn giản và một nhân viên trung thực, có năng lực có thể cung cấp một hệ thống thông tin kế toán hợp lý Một công ty lớn đòi hỏi một hệ thống phức tạp hơn về tổ chức, chính sách và cơ chế kiểm soát, bao gồm cả việc xác định một cách cẩn thận cả trách nhiệm và thủ tục kiểm soát

1.1.5 Lợi ích của kiểm soát nội bộ

- Hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro không cần thiết hoặc những thiệt

hại không đáng có

- Đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán,

thống kê cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư

- Ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng

nguồn lực của doanh nghiệp

- Tạo ra cơ chế vận hành trơn chu, minh bạch và hiệu quả trong công tác

quản lý điều hành

- Đảm bảo cơ chế và tác nghiệp tuân thủ theo quan điểm quản trị điều

hành, hệ thống quy trình quy chuẩn cũng như quản lý tài chính

- Là nền tảng cho việc vận hành, cải tiến hệ thống quản lý và tác nghiệp

khi doanh nghiệp tăng trưởng về quy mô và mở rộng ngành nghề

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Mục tiêu của chu trình bán hàng – thu tiền

Bán hàng - thu tiền là một trong các chu trình chủ yếu trong hoạt động

kinh doanh của doanh nghiệp Trong quá trình tái sản xuất, hoạt động tiêu thụ nhằm thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ Tức là để chuyển hóa vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ Cho nên, bán hàng - thu tiền là chu trình quan trọng để đạt được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là lợi nhuận Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu cuối cùng đó, chu trình này cũng có những mục tiêu riêng của nó

- Báo cáo tài chính trung thực: Ghi nhận và báo cáo là đúng, đủ, kịp

thời, ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu Nhưng nó cần phải thỏa mãn để ngăn ngừa những sai sót có thể xảy ra, đó là:

+ Các nghiệp vụ kinh tế phải có căn cứ hợp lý

+ Các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn

+ Các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh phải được ghi sổ đầy đủ

+ Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ảnh kịp thời, đúng kỳ

- Hoạt động phải hiệu quả:

Đối với bán hàng mục tiêu chủ yếu là: Bán đúng, bán đủ, bán kịp thời Bán đúng nghĩa là: chuyển giao đúng khách hàng; bán đúng giá và đúng chủng loại, phẩm chất hàng hóa, dịch vụ Bán đủ nghĩa là bán đủ số lượng hàng hóa, dịch vụ đã thỏa thuận Bán kịp thời là chuyển giao hàng hóa, thực hiện dịch vụ đúng thời hạn đã cam kết

Đối với thu tiền mục tiêu chủ yếu là: Thu đúng, thu đủ, thu kịp thời Thu đúng nghĩa là xác định đúng khoản phải thu và thu đúng đối tượng khách hàng; thu đúng hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng Thu đủ là thu

đủ số tiền cần phải thu Thu kịp thời là thu đúng hạn, không để nợ quá hạn

- Tuân thủ pháp luật quy chế: là việc tuân thủ theo pháp luật hiện hành

và các quy định của bộ tài chính, chính sách thuế Điều này làm tăng uy tín của công ty và cũng làm cho các đối tác cảm thấy tin tưởng và an tâm khi hợp tác với Công ty

1.2.2 Bản chất và chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền

a Bản chất của chu trình

Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng Quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng ( đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán ) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền Trong trường hợp này hàng hoá và tiền tệ được xác định theo bản chất kinh tế của chúng Hàng hoá là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được; tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời Tuy nhiên, ranh giới của bán hàng và thu tiền được thể chế hoá trong từng thời kỳ và cho từng đối tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau

Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất, song phương thức thực hiện mục đích này rất đa dạng Chẳng hạn theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể có bán hàng theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng sẽ thu tiền sau (bán chịu)

b.Chức năng của chu trình

Chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh Hiệu quả hoạt động của các đơn vị này chịu nhiều ảnh hưởng bởi

sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hoá và dịch vụ hay không, có kiểm soát được nợ phải thu hay không, có

bị tổn thất tài sản hay không… đều là mối quan tâm của nhà quản lý Vì vậy,

bộ phận KSNB phải giám sát chặt chẽ tất cả các nguồn thu của tổ chức Nếu đơn vị không xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thì việc không thu hồi được các khoản nợ là điều khó tránh khỏi, mặt khác

báo cáo tài chính cũng có khả năng không phản ảnh đúng các khoản nợ phải thu khách hàng của đơn vị Chẳng hạn do đơn vị bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán, hoặc sổ sách theo dõi không chặt chẽ nên dẫn đến thất thoát công nợ, hay nhầm lẫn trong theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng

Để KSNB hữu hiệu về chu trình bán hàng cần phải có sự tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách Tùy theo quy mô và đặc điểm của từng đơn vị mà cách thức tổ chức cụ thể về KSNB trong chu trình bán hàng có thể rất khác nhau Chu trình bán hàng được phân chia theo các chức năng sau:

- Nhận đơn đặt hàng: đây là khâu đầu tiên của chu trình, thông thường

được thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc bộ phận kinh doanh, đơn đặt hàng của khách hàng có thể ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể khách hàng điền vào mẫu đơn in sẵn hoặc khách hàng có thể gọi điện thoại, hoặc fax, gửi qua mail Yêu cầu của khách hàng phải được ghi nhận một cách cụ thể và chính xác về chủng loại, số lượng hàng hoá, thời gian, địa điểm giao

hàng, người nhận hàng, điều kiện thanh toán Đây là thông tin làm cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo của chu trình

- Xét duyệt bán chịu: trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các

nguồn thông tin khác từ trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt việc bán chịu Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu Một số cách thức có thể hỗ trợ cho công việc này là thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật thông tin và tình hình tài chính, vấn đề chi trả của khách hàng Trong những môi trường kinh doanh

có rủi ro cao, một biện pháp khá hữu hiệu là yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản, ký quỹ hay có sự bảo lãnh thanh toán từ phía ngân hàng

- Lập lệnh bán hàng : căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận

có liên quan sẽ xét duyệt về số lượng, chủng loại để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng (hay phiếu xuất kho) Trong trường hợp nhận đơn hàng qua email, điện thoại, fax cần có những thủ tục để đảm bảo cơ sỏ pháp lý về việc khách hàng đã đặt hàng Việc chấp nhận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai

- Xuất kho hàng hóa: căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ

phận phụ trách bán chịu, thủ kho xuất hàng cho bộ phận gửi hàng

- Lập và kiểm tra hóa đơn: do hóa đơn cung cấp thông tin khách hàng

mà họ phải trả nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian Hóa đơn cần lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng, bộ phận này có trách nhiệm:

+ Kiểm tra số hiệu các chứng từ chuyển hàng

+ So sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh(nếu có)

+ Ghi tất cả các dữ liệu cần thiết vào hóa đơn

+ Ghi giá vào hoá đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị

+ Tính số tiền cho từng loại và cho cả hoá đơn

Trước khi gửi hoá đơn cho khách hàng, cần kiểm tra lại những số liệu ghi trên hoá đơn Tổng cộng hoá đơn phát hành từng ngày phải được ghi vào tài khoản tổng hợp trên sổ cái Từng hoá đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi nợ phải thu của từng khách hàng Để tăng cường kiểm soát đối với chức năng này, có thể:

+ Thiết lập và thường xuyên cập nhật bảng giá đã được duyệt

+ Quy định rõ ràng và chặt chẽ về chính sách chiết khấu

+ Trước khi gửi đi, hoá đơn cần được kiểm tra lại bởi một người độc lập

với người lập hoá đơn

- Theo dõi các khoản phải thu: sau khi lập hoá đơn và hàng hoá đã giao

cho khách hàng, kế toán vẫn phải tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu

Để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền, cần phải liệt kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để theo dõi và phân công đòi nợ, thông thường công việc này được giao cho bộ phận phụ trách bán chịu Ngoài ra, để giảm thiểu sai phạm, đơn vị có thể phân công cho hai nhân viên khác nhau phụ trách kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp Tuy nhiên, cần lưu ý rằng gian lận vẫn

có thể xảy ra nếu họ thông đồng với nhau

Ngoài ra, nên thường xuyên thực hiện thủ tục gửi thông báo nợ cho khách hàng Điều này, một mặt sẽ giúp cho các đơn vị nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, mặt khác còn giúp đơn vị xác minh và điều chỉnh kịp thời những chênh lệch(nếu có) giữa số liệu của hai bên Thủ tục gửi thông báo nợ

có thể có thể thực hiện định kỳ hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý trong năm, và dưới nhiều hình thức như gửi mail, fax, gửi thư qua bưu điện hay nhân viên theo dõi công nợ của hai bên trực tiếp đối chiếu với nhau

- Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá: nếu khách hàng không hài

lòng với số hàng nhận được do sai quy cách hay kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho đơn vị Vì thế, doanh nghiệp cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận xét duyệt cũng như khấu trừ những khoản liên quan đến các hàng hoá này, và đơn vị đã thiết kế một chứng từ riêng để phản ánh sự xét duyệt đối với hàng bị trả lại hay giảm giá, chứng từ này cũng được sử dụng làm căn cứ ghi sổ nghiệp vụ trên

- Dự phòng thu khó đòi: được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã

tiêu thụ trong kỳ này song không còn khả năng thu được cả trong tương lai

- Cho phép xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được: khi không còn hy

vọng thu hồi được các khoản nợ phải thu khách hàng Nhà quản lý có trách

nhiệm xem xét để cho phép để cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép xoá sổ các khoản nợ này Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách

Để tăng cường kiểm soát đối với việc xoá sổ nợ phải thu khó đòi, hạn chế các gian lận có thể phát sinh ( thí dụ nhân viên chiếm dụng các khoản tiền

mà khách hàng đã trả, sau đó che dấu bằng cách xoá sổ chúng như một khoản

nợ khó đòi), đơn vị cần quy định chặt chẽ thủ tục xét duyệt vấn đề này

1.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

Trong chu trình bán hàng - thu tiền, các chứng từ được sử dụng chủ yếu bao gồm:

+ Hợp đồng kinh tế: Là văn bản thỏa thuận những điều kiện, quyền lợi

và trách nhiệm giữa người mua và người bán

+ Các đơn đặt hàng của khách hàng: ĐĐH do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp Nó có thể được nhận bằng mail, điện thoại, Fax

+ Lệnh bán hàng: Được phòng kinh doanh hay bộ phận bán hàng của doanh nghiệp lập, căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, phải ghi số thứ tự của đơn đặt hàng và đầy đủ các thông tin như trên đơn đặt hàng

+ Phiếu xuất kho: Do bộ phận kho căn cứ lệnh bán hàng đã được phê

chuẩn lập Phiếu xuất kho cũng phải được ghi đầy đủ các thông tin về hàng hóa được bán và xuất khỏi kho hàng, cần ghi rõ số thứ tự của hàng bán đã sử dụng để làm căn cứ ghi

+ Các hoá đơn( hoá đơn GTGT): Là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng, giá cả hàng hóa đã được bán, phương thức thanh toán và một số thông tin khác có liên quan

+ Các chứng từ vận chuyển: chứng từ này được lập lúc giao hàng, trong

đó chỉ rõ mẫu mã, số lượng được giao

+ Phiếu thu(tiền mặt, séc): Là chứng từ ghi số tiền khách hàng trả bằng tiền mặt

+ Giấy báo có( kèm theo sao kê của ngân hàng): Là chứng từ ghi số tiền khách hàng đã trả bằng chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp

+ Biên bản đối chiếu công nợ: là chứng từ xác nhận các phát sinh mua hàng và thanh toán tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng

b Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

Từ những chứng từ ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nội dung kinh tế, từ đó phản ánh vào sổ kế toán liên quan Tùy thuộc vào mục đích của việc theo dõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sẽ mở các tài khoản và các loại sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng cụ thể Đối với các loại

sổ kế toán tổng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị đang sử dụng

Sổ sách và tài khoản kế toán phải đúng quy định về mẫu sổ và tên gọi của các tài khoản, sổ kế toán phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt

- Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền:

+ Sổ chi tiết theo dõi doanh thu

+ Bảng tổng hợp doanh thu

+ Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

+ Bảng tổng hợp tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

+ Sổ chi tiết giá vốn

+ Bảng tổng hợp giá vốn bán hàng

+ Sổ chi tiết công nợ phải thu

+ Bảng tổng hợp công nợ phải thu

- Các loại sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ có

những loại sổ phù hợp Ví dụ: Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi

sổ, Bảng kê, Nhật ký chứng từ, Sổ cái các tài khoản

c Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dưới thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời

kỳ nhất định để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích theo nhu cầu Thông qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, ra các quyết định điều hành hoạt động

Với mục đích này trong hoạt động tiêu thụ, các báo cáo kế toán được phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin: Thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình, thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành hoạt động

Ở mức độ chi tiết việc xử lý, thì bộ phận kế toán có thể lập báo cáo chi tiết như là báo cáo chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng, báo cáo chi tiết sản phẩm theo từng khách hàng trong từng khoảng thời gian Mục đích của