Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp hòa khánh

khóa luận, luận văn, thạc sĩ, tiến sĩ, cao học, đề tài

-1- -2- B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Đ I H C ĐÀ N NG Cơng trình ñư c hoàn thành t i DƯƠNG TH THANH HI N Đ I H C ĐÀ N NG Ngư i hư ng d n khoa h c: T.S NGUY N PHÙNG Ph n bi n 1: T.S Đư ng Nguy n Hưng HỒN THI N KI M SỐT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY Ph n bi n 2: PGS, TS Lê Huy Tr ng THƯƠNG M I VÀ D CH V T NG H P HÒA KHÁNH Lu n văn ñư c b o v trư c H i ñ ng ch m Lu n văn t t nghi p th c Chuyên ngành: K toán Mã s : 60.34.30 sĩ Qu n tr kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào ngày 07 tháng 01 năm 2012 TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH Có th tìm hi u lu n văn t i: - Trung tâm Thông tin – H c li u, Đ i h c Đà N ng - Thư vi n trư ng Đ i h c Kinh t , Đ i h c Đà N ng Đà N ng – Năm 2011 -3M Đ U Tính c p thi t c a ñ tài -4c a doanh nghi p thương m i, d ch v ñ i v i cơng tác ki m sốt n i b bán hàng – thu ti n Chu trình bán hàng – thu ti n doanh nghi p thương m i V m t th c ti n: Lu n văn nghiên c u cơng tác ki m sốt n i hay d ch v ñ u mang nh ng b n ch t chung c a q trình trao đ i b v bán hàng – thu ti n t i Công ty thương m i d ch v t ng h p hàng hóa, d ch v hồn thành; hàng hóa hay d ch v đ u nh ng tài Hịa Khánh u ki n kinh doanh hi n t i c a công ty, qua s n ch a đ ng giá tr có th bán đư c theo nhi u hình th c khác v n d ng nh ng ñ c ñi m c a ngành thương m i d ch v nh m tăng Chính v y, vi c ki m sốt chu trình bán hàng – thu ti n m t cư ng hoàn thi n cơng tác ki m sốt n i b v chu trình bán cách h u hi u s có ý nghĩa ñ c bi t quan tr ng ho t ñ ng kinh hàng – thu ti n cho công ty doanh c a doanh nghi p, h n ch ñư c sai ph m, cung c p thông Đ i tư ng ph m vi nghiên c u tin k p th i, xác, trung th c nh m ñ t ñư c m c tiêu mà nhà qu n lý ñ Là doanh nghi p tư nhân v i m ng lư i phân ph i xăng, d u, nh t r ng kh p mi n Trung Vi t Nam, công ty thương m i d ch v Đ i tư ng nghiên c u: Ki m soát v m t k tốn: Ki m sốt chu trình bán hàng thu ti n t i công ty, bao g m vi c tiêu th xăng, d u, nh t bán buôn bán l Ph m vi nghiên c u: Tìm hi u th c tr ng cơng tác ki m sốt n i t ng h p Hịa Khánh có 11 c a hàng xăng d u n m r i rác b chu trình bán hàng thu ti n t i công ty thương m i d ch v qu c l 1A thu c ñ a bàn thành ph Đà N ng m ng lư i khách t ng h p Hịa Khánh; t p trung ch y u vào ho t ñ ng bán hàng tiêu th xăng d u t khu v c Qu ng Bình đ n Bình Đ nh Bán bn m t ph n c a ho t ñ ng bán l t i công ty hàng thu ti n giai ño n quan tr ng nh t, quy t ñ nh ñ n s t n Phương pháp nghiên c u t i c a công ty Vi c hồn thi n cơng tác ki m sốt n i b chu trình Trong q trình nghiên c u tác gi d a s phương pháp bán hàng thu ti n v a ñ m b o tuân th quy ñ nh c a Nhà lu n v t bi n ch ng s d ng phương pháp: phương pháp nư c, v a phù h p v i chu n m c k toán Vi t Nam, v a ñáp ng th ng kê, t ng h p, phân tích, đ i chi u, ch ng minh, so sánh gi a lý yêu c u qu n lý m t yêu c u mang tính c p thi t lu n th c ti n công tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu Nh n th c ñư c t m quan tr ng đó, tác gi nghiên c u ch n ñ tài lu n văn th c sĩ c a v i tiêu đ "Hồn thi n ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n t i công ty thương m i & ti n t i công ty thương m i d ch v t ng h p Hịa Khánh Nh ng đóng góp c a lu n văn Lu n văn góp ph n h th ng hóa làm rõ lý lu n b n d ch v t ng h p Hịa Khánh" v ki m sốt n i b , ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n, M c tiêu nghiên c u đ c bi t ki m sốt n i b đ i chu trình bán hàng thu ti n V m t lý lu n: Lu n văn t ng h p nh ng v n ñ lý lu n b n v ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n ñ c ñi m doanh nghi p kinh doanh xăng, d u, nh t -5- -6- Lu n văn phân tích, đánh giá th c tr ng ki m soát n i b chu + Đ m b o s tin c y trung th c c a thơng tin, trình bán hàng thu ti n t i công ty thương m i d ch v t ng h p + Đ m b o vi c th c hi n ch đ pháp lý Hịa Khánh, ch nh ng t n t i, h n ch ñ i v i ki m soát n i b v + Đ m b o hi u qu ho t ñ ng hi u qu n lý bán hàng thu ti n t i công ty, t ñó ñ bi n pháp tương ñ i 1.1.3 Vai trị c a ki m sốt n i b qu n lý đ ng b đ hồn thi n chu trình t i cơng ty Th c hi n bi n 1.1.4 Các b ph n c u thành c a h th ng ki m soát n i b pháp s giúp cho công ty tăng cư ng hi u qu ho t ñ ng c a h 1.1.4.1 Môi trư ng ki m soát th ng ki m soát n i b ñ i v i chu trình bán hàng thu ti n 1.1.4.2 H th ng k toán K t c u c a lu n văn M t h th ng k toán bao g m b ph n: Ngồi ph n m đ u, k t lu n, n i dung lu n văn ñư c k t c u a H th ng ch ng t thành chương: b H th ng s sách k toán Chương 1: T ng quan v ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu c H th ng báo cáo n i b báo cáo tài ti n 1.1.4.3 Các th t c ki m soát Chương 2: Th c tr ng ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n t i công ty thương m i d ch v t ng h p Hòa Khánh 1.2 Ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n doanh nghi p 1.2.1 B n ch t, ch c c a chu trình bán hàng – thu ti n Chương 3: Hồn thi n ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu 1.2.1.1 B n ch t c a chu trình bán hàng – thu ti n ti n t i công ty thương m i d ch v t ng h p Hòa Khánh Chu trình bán hàng – thu ti n (tiêu th ) trình chuy n quy n s h u c a hàng hóa qua q trình trao đ i hàng – ti n gi a ch hàng khách hàng c a h , bao g m quy t đ nh q trình c n Chương T NG QUAN V KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N 1.1 Khái quát chung v h th ng ki m soát n i b 1.1.1 S c n thi t l i ích c a h th ng ki m soát n i b (KSNB) 1.1.2 Khái ni m h th ng ki m soát n i b Theo liên đồn k tốn qu c t (IFAC), h th ng ki m soát n i b m t h th ng bao g m sách, tiêu chu n, th t c ñư c thi t l p t i ñơn v nh m cung c p m t s ñ m b o h p lý vi c th c hi n m c tiêu sau: + B o v tài s n c a ñơn v , thi t cho s chuy n ng quy n s h u hàng hóa d ch v chúng ñã s n sàng ch bán V i ý nghĩa v y, trình ñư c b t ñ u t yêu c u mua c a khách hàng (ñơn ñ t hàng, h p ñ ng mua hàng…) k t thúc b ng vi c thu ti n 1.2.1.2 Ch c c a chu trình bán hàng – thu ti n 1.2.2 M c tiêu ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n 1.2.2.1 Đ i v i nghi p v bán hàng Doanh thu ghi s có th t Các nghi p v bán hàng ñư c phê chu n ñúng ñ n -7- -8- Các nghi p v bán hàng hi n h u ñư c ghi s ñ y ñ a Tính h p lý c a doanh thu ghi s Doanh thu ghi s đư c tính tốn ph n ánh - Các nghi p v ghi s đ u d a hóa đơn, ch ng t v n xác Các nghi p v bán hàng ñư c phân lo i ñúng ñ n Các nghi p v bán hàng ñư c ghi ñúng th i gian phát sinh (g n v i ngày x y nghi p v ) chuy n ñơn ñ t hàng ñã ñư c phê chu n - Hóa đơn ph i đư c đánh s th t trư c ñư c theo dõi, ghi chép ñúng ñ n - Các b ng cân ñ i bán hàng – thu ti n ñư c g i h ng tháng cho Các nghi p v bán hàng ñư c ghi chép, t ng h p xác khách hàng vi c ti p nh n ý ki n ngư i mua ñư c th c hi n ñ c c ng d n ñúng l p v i k toán ph trách 1.2.2.2 Đ i v i nghi p v thu ti n b Các nghi p v bán hàng ñư c phê chu n ñúng ñ n Các kho n ti n ñã ghi s th c t ñã nh n - Xét t bán ch u trư c g i hàng Các kho n ti n chi t kh u ñã ñư c xét t ñúng ñ n - Chu n y vi c g i hàng S ti n thu ñư c ñã ghi ñ y ñ vào s qu nh t ký thu ti n - Phê t giá bán phương th c bán hàng, phương th c v n Các kho n ti n thu ñư c g i vào tài kho n ngân hàng ghi chuy n kho n chi t kh u s theo s ti n nh n ñư c c Các nghi p v bán hàng ñư c ghi s ñ y ñ Các kho n ti n thu ñư c ñ u ñư c phân lo i ñúng ñ n - Th c hi n vi c ñánh s trư c ñ i v i nh ng tài li u Hóa đơn Các kho n ti n thu ñư c ñ u ñư c ghi ñúng th i gian Các kho n ti n thu ñư c ghi chép, t ng h p xác c ng d n ñúng 1.2.3 T ch c thơng tin ph c v ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n bán hàng, ghi l i t t c nh ng s li u - Ghi chép t t c nghi p v vào h th ng máy tính gán mã nh t cho nghi p v b ng ng d ng c a máy tính - Đ i chi u s li u t Hóa ñơn v n chuy n v i Hóa ñơn bán hàng, s sách k tốn có liên quan 1.2.3.1 T ch c h th ng ch ng t k tốn d Doanh thu bán hàng ghi s đư c ñánh giá ñúng 1.2.3.2 T ch c h th ng tài kho n s sách k toán - Gi i h n quy n truy c p ñ i v i file t i vi c phê chu n c a 1.2.3.3 T ch c h th ng báo cáo k toán 1.2.4 Nh ng r i ro ch y u thư ng x y chu trình bán hàng – thu ti n 1.2.5 Các th t c ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n 1.2.5.1 Đ i v i nghi p v bán hàng cá nhân - In m t b n danh sách s thay ñ i v giá đ b ph n phê chu n giá ki m tra l i - Gi i h n vi c phê chu n ñ i v i giám ñ c marketing ho c m t vài cá nhân khác có trách nhi m v giá bán -9e Doanh thu bán hàng ñư c phân lo i ñúng ñ n - S d ng sơ ñ tài kho n ñ y ñ , chi ti t cho nghi p v - Xem xét ki m tra l i vi c ghi nghi p v vào tài kho n f Doanh thu bán hàng ñư c ghi s ñúng lúc So sánh sánh ngày hóa đơn v n chuy n v i ngày b n hóa đơn bán hàng, s nh t ký bán hàng s khác có liên quan g Các nghi p v bán hàng ñư c ghi chép, t ng h p c ng d n ñúng - Cách ly trách nhi m ghi s nh t ký bán hàng v i ghi s kho n ph i thu - 10 - L p g i ñ u ñ n b ng cân ñ i bán hàng – thu ti n cho khách hàng - Ki m tra n i b vi c thu ti n: Đ i chi u gi y báo nh n ti n, b ng kê , gi y báo c a ngân hàng v i s sách tương ng d Các kho n thu ti n ñã ghi s ñư c ñem g i ghi s theo s ti n nh n ñư c - Theo dõi chi ti t kho n thu theo nghi p v ñ i chi u chúng v i m c giá ñã t ch ng t bán hàng - Đ i chi u ñ c l p, ñ u ñ n s ph v i tài kho n ngân hàng - G i ñ u ñ n báo cáo hàng tháng cho khách hàng - Ki m tra n i b vi c ñ nh giá, phép tính 1.2.5.2 Đ i v i nghi p v thu ti n e Các kho n thu ti n ñư c phân lo i ñúng Các th t c KSNB c n có đ đ t ñư c m c tiêu v : - S d ng sơ ñ tài kho n ñ y ñ a Các kho n thu ti n ñã ghi s th c t ñã nh n - Ki m tra ch ng t ch ng minh kho n thu ti n m t so - C n cách ly trách nhi m gi a nhân viên qu n lý ti n m t ghi s sách - Phân cơng cơng vi c đ i chi u v i ngân hàng ñ c l p v i k toán ngân hàng sánh v i th c t sơ ñ tài kho n f Các kho n thu ti n m t ñư c ghi s ñúng th i gian - Các nghi p v thu ti n ph i ñư c quy ñ nh ghi s hàng ngày có ch ng t ch ng minh b Các kho n chi t kh u ñư c xét t ñúng ñ n - C nhân viên đ c l p ki m sốt vi c ghi s thu ti n - Chính sách v chi t kh u ph i th c s t n t i công ty g Các kho n thu ti n m t ñư c ghi s ñúng ñ n ñư c t ng - Các kho n chi t kh u ph i ñư c c p có th m quy n phê chu n phù h p v i sách c a cơng ty c Ti n m t thu đư c ñã ghi s ñ y ñ vào S qu Nh t ký thu ti n m t - Cách ly trách nhi m gi a nhân viên thu ti n k toán ti n - S d ng gi y báo nh n ti n ho c b ng kê ti n m t ñánh s trư c kèm quy ñ nh c th v ch ñ nh n báo cáo k p th i - Tr c ti p xác nh n Séc thu ti n h p xác - Cách ly trách nhi m gi a vi c ghi s nh t ký thu ti n m t v i vi c ghi s ph kho n ph i thu s qu - G i ñ u ñ n kho n cân ñ i thu ti n cho khách hàng - Đ i chi u bút toán s qu v i nh t ký thu ti n s ph K T LU N CHƯƠNG - 11 - - 12 - Chương TH C TR NG KI M SOÁT N I B 2.1.3 H th ng ki m sốt n i b c a cơng ty CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CƠNG TY THƯƠNG M I & D CH V T NG H P HỊA KHÁNH 2.1.3.1 Mơi trư ng ki m soát a Đ c thù v qu n lý b Cơ c u t ch c Giám ñ c 2.1 Khái quát chung v Công ty thương m i d ch v t ng h p Hòa Khánh 2.1.1 Quá trình hình thành phát tri n c a cơng ty Phó giám đ c 2.1.1.1 Q trình hình thành cơng ty Tháng năm 1990 đ i lý xăng d u Hịa Khánh đư c thành l p v i c a hàng đ u tiên Hịa Khánh (khu cơng nghi p Hịa Khánh, Đà N ng) Phịng vi tính Phịng t ch c Phịng k tốn Phịng kinh Năm 1994, đư c s cho phép c a UBND t nh Qu ng Nam – Đà N ng cũ, ngày 21 tháng 01 năm 1994 Công ty thương m i d ch v t ng h p Hịa Khánh đư c thành l p 2.1.1.2 Quá trình phát tri n Năm 1990, c a hàng xăng d u Hòa Khánh ch t m c p phát xăng d u v i 10 nhân viên, v a tr c ti p v a gián ti p Hơn 10 năm qua, công ty thương m i d ch v Hịa Khánh cơng ty tư nhân v i m ng lư i phân ph i xăng, d u, nh t r ng kh p Các c a hàng tr c thu c Hình 2.1: Sơ ñ t ch c b máy qu n lý t i cơng ty c Chính sách nhân s d Cơng tác k ho ch e Các nhân t bên 2.1.3.2 H th ng k toán mi n Trung Vi t Nam Cơng ty có 11 c a hàng xăng d u n m r i a T ch c b máy k tốn c a cơng ty rác qu c l 1A thu c ñ a bàn thành ph Đà N ng m ng lư i Cơng ty áp d ng mơ hình t ch c k toán t p trung khách hàng tiêu th xăng d u t khu v c Qu ng Bình ñ n Bình Đ nh b T ch c ch ng t , s sách báo cáo k toán c a công ty 2.1.2 Ch c nhi m v c a công ty H th ng ch ng t k toán 2.1.2.1 Ch c H th ng tài kho n s sách k toán 2.1.2.2 Nhi m v H th ng báo cáo k toán Kinh doanh xăng, d u, nh t; s d ng v n có hi u qu nh m hồn thành m c tiêu góp ph n th c hi n ch tiêu kinh t xã h i Áp d ng hình th c ch ng t ghi s , v i s tr giúp c a ph n m m máy tính cao c p EFFECT - 13 - - 14 2.2.1.2 Đ c ñi m t ch c m ng lư i kinh doanh K TOÁN TRƯ NG Hi n th trư ng kinh doanh c a cơng ty TM & DVTH Hịa Khánh tương đ i r ng, ñ ñáp ng nhu c u v qu n lý Ngồi văn phịng cơng ty đ t t i 14 Nguy n Tri Phương – H i Châu – Đà K toán t ng h p kiêm k toán ti n lương, TSCĐ, thu N ng, cơng ty cịn có 10 c a hàng n m r i rác qu c l 1A ñ a bàn thành ph Đà N ng 2.2.1.3 Các phương th c bán hàng t i công ty K toán ti n m t K toán ti n g i ngân hàng K tốn hàng hóa K tốn tiêu th n ph i thu K toán mua hàng n ph i tr Th qu Cơng ty có phương th c bán hàng, là: - Bán hàng thông qua h th ng t i c a hàng bán l - Bán hàng theo phương th c bán buôn Tuy nhiên bán buôn v n chi m t tr ng l n v c doanh thu l n s lư ng 2.2.2 Th c tr ng ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty K tốn c a hàng Hình 2.2: Sơ đ t ch c b máy k tốn t i cơng ty Ghi chú: Quan h tr c n Quan h ch c 2.1.3.3 Các th t c ki m sốt chung t i cơng ty 2.2.2.1 M c tiêu ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty 2.2.2.2 S phân công trách nhi m 2.2.2.3 H th ng ch ng t s d ng chu trình bán hàng thu ti n t i công ty 2.2.2.4 Ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n 2.2 Th c tr ng ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i a Đ i v i nghi p v bán hàng: công ty thương m i d ch v t ng h p Hòa Khánh * Hình th c bán bn: 2.2.1 Đ c m v tình hình tiêu th t ch c m ng lư i kinh doanh c a công ty nh hư ng đ n q trình ki m sốt n i b 2.2.1.1 Các m t hàng kinh doanh c a công ty - Xăng d u - Nh t - Thi t b • Đơn đ t hàng ñư c áp d ng cho khách hàng m i, l n ñ u tiên giao d ch v i công ty không áp d ng v i khách hàng quen thu c • Hi n t i cơng ty khơng có m t b ph n ñ c l p ñ làm nhi m v ti p nh n ñơn ñ t hàng c a khách hàng - 15 • Đơn đ t hàng khơng có m u s n, ñơn ñ u khách hàng có nhu c u l p g i ñ n; m i m t khách hàng có m t m u đơn đ t hàng khác • H p đ ng mua bán đư c l p trư c xem xét ñi u kho n b Đ i v i nghi p v thu ti n: Đ i v i m i hình th c bán bán buôn bán l , công ty th c hi n th t c ki m soát khác nhau: * Thu ti n t bán buôn: - Đ i v i nghi p v thu ti n ngay: có hai phương th c tốn ti n: bán ch u • Các ch ng t - 16 - l nh xu t hàng, phi u xu t kho, Hóa đơn + Trư ng h p khách hàng toán tr c ti p b ng ti n m t: GTGT biên b n giao nh n hàng hóa sau l p khơng có m t b • Chưa có s quan tâm nhi u ph n ñ c l p ki m tra l i • Chưa th hi n s ki m tra, ñ i chi u gi a S chi ti t ti n m t khâu ki m tra ch ng t • Vi c đ i chi u công n gi a khách hàng cơng ty ch đư c ti n k tốn ti n m t s chi ti t công n k tốn cơng n th c hi n hành khách hàng có th c m c v cơng n , chưa th c s ñư c ñ i khơng có m t m u biên b n th hi n s ñ i chi u thư ng chi u thư ng xun đ mang tính ch t ki m tra, đơn đ c cơng n xuyên * Hình th c bán l KSNB đ i v i hình th c này: • Hóa đơn khơng ph i k tốn c a hàng vi t mà nhân viên bán hàng tr c ti p vi t t i nơi khách hàng ñ xăng Đi u vi ph m m t nguyên t c thi t k th t c ki m sốt là: ngun t c b t kiêm nhi m • M t khác vi c ñ xăng cho khách hàng khách vãng lai có th x y gian l n Ch ng h n, q trình đ xăng, th a lúc • S qu k toán ti n m t ghi qu n lý chưa th c s h p lý • Th qu làm nhi m v thu chi lên báo cáo thu chi chưa th hi n h t vai trị c a + Trư ng h p khách hàng toán qua ngân hàng: • Đ ng tác ki m tra gi y báo Có c a k tốn cịn h n ch • S ph ngân hàng chưa đư c s d ng tri t ñ vi c ñ i chi u s d ng khách hàng khơng ý, nhân viên có th đánh c p xăng c a khách • S chi ti t ti n g i ngân hàng k toán ti n g i ngân hàng ghi hàng b ng cách không d p cị bơm v v trí zero sau ñã ñ xăng qu n lý chưa có s ki m tra ñ i chi u ch t ch , thư ng xuyên v i cho khách hàng trư c đó, mà c đ v y r i ñ xăng ti p cho s chi ti t công n k tốn cơng n theo dõi khách hàng khác • Vi c bán l xăng d u h ng ngày c a hàng trư ng qu n lý, cu i ngày thu ti n đ sáng hơm sau g i l i k tốn, k tốn khơng th c s theo dõi sát kho n thu này, khơng có b ng kê bán l m i ngày ñ theo dõi c th s lư ng, doanh thu c a ngày • D n đ n cu i tháng k toán g i b ng t ng h p doanh thu b ng cân ñ i hàng hóa v cơng ty tr s li u k toán s nhi u - Đ i v i nghi p v thu ti n sau m t kho ng th i gian th a thu n: T i công ty vi c bán hàng ch p nh n n ñư c theo dõi thư ng xuyên s chi ti t công n ph i thu * Thu ti n t bán l : • Nhân viên bán hàng s ngư i tr c ti p bán thu ti n, vai trò c a k tốn c a hàng cịn h n ch , ch d ng l i vi c nh n ti n t - 17 - - 18 - c a hàng trư ng ghi s theo dõi, ñi u v n có kh x y 2.3.2.3 Ki m sốt n i b đ i v i chu trình bán hàng – thu ti n gian l n a Bán hàng: • K tốn c a hàng ñ d n ñ n cu i ngày m i ghi chép lư ng ti n - S phân công công vi c chưa rõ ràng gi a b ph n thu đư c, c m i bu i s ti n bán ñư c ñã l n, - Các báo cáo bán hàng ñ c thù c a b ph n cịn h n ch v n có kh d n ñ n hi n tư ng chi m d ng ti n t m th i - Chưa th hi n ch t ch vi c ki m tra, ñ i chi u gi a s chi ti t • B ph n bán hàng khơng có báo cáo v tình hình th c hi n bán ti n m t, ti n g i ngân hàng s chi ti t công n - Chưa th hi n ch t ch vi c ki m tra, ñ i chi u gi a s chi ti t hàng thu ti n h ng ngày 2.3 Đánh giá cơng tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n m t, ti n g i ngân hàng s chi ti t công n - Công ty ch c vào uy tín c a KH truy n th ng ñ quy t ñ nh ti n t i công ty thương m i d ch v t ng h p Hòa Khánh 2.3.1 Nh ng k t qu đ t đư c cơng tác ki m sốt n i b bán ch u, d x y trư ng h p n khó địi KH g p khó khăn chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty b Thu ti n: - Vi c ñ i chi u hàng ngày gi a k toán ti n m t th qu di n 2.3.2 Nh ng t n t i công tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty khơng thư ng xun, khơng có ki m tra ch t ch - Vi c ñ i chi u gi a k toán ti n g i ngân hàng ngân hàng 2.3.2.1 Mơi trư ng ki m sốt - Công tác y quy n phê chu n v n cịn có ch khơng h p lý khơng đư c th c hi n thư ng xuyên, nghiêm túc - Công tác l p k ho ch chưa hi u qu Đ i v i chu trình bán hàng – thu ti n, công tác l p k ho ch tiêu th chưa ñư c quan - Đ i v i công tác thu ti n t bán l : vi c thu ti n ñư c th c hi n qua ngày hôm sau d d n đ n tình tr ng chi m d ng ti n t m th i tâm ñúng m c 2.3.2.2 T ch c cơng tác k tốn - Hóa ñơn nhân viên bán hàng tr c ti p l p th hi n tính khơng chun nghi p nghi p v tính ki m sốt y u - Khơng có m t tài kho n s d ng m t m t kh u riêng ñ ch ng tình tr ng d li u k tốn có th b s a đ i, chép - Vai trị c a k tốn c a hàng bán l h n ch , ch d ng l i vi c thu ti n l p báo cáo - Các t p tin ho c b n ghi khơng đư c l p b n d phịng - Cơng ty khơng có m u ñơn ñ t hàng th ng nh t - Phịng kinh doanh l i b qua giai đo n nh n xét t ñơn ñ t hàng ñ i v i ñ i tư ng khách quen Vi c b qua v y d gây r i ro công n , ch quan, nh m l n ho c b sốt đơn ñ t hàng c a khách K T LU N CHƯƠNG - 19 - - 20 - Chương - Có th thành l p m t b ph n th m đ nh tín d ng đ i v i khách HỒN THI N KI M SỐT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY THƯƠNG M I & D CH V T NG H P HÒA KHÁNH 3.1 Yêu c u c n hồn thi n cơng tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i Công ty thương m i & d ch v t ng h p Hòa Khánh - S phân công công vi c chưa rõ ràng gi a b ph n - Cơng ty khơng có m u ñơn ñ t hàng th ng nh t hàng * L p k ho ch tiêu th : Cơ s l p d toán tiêu th : Căn c vào s lư ng hàng tiêu th c a kì trư c, chu kì s n xu t kinh doanh, tiêu th s n ph m, sách giá c , sách qu ng cáo, khuy n Phương pháp l p: Doanh thu tiêu th d ki n = S lư ng tiêu th d ki n * Đơn giá bán d ki n B ng 3.1: D toán tiêu th - H th ng ch ng t phi u thu, hàng hóa khơng ñư c D ñánh s trư c - Phòng kinh doanh thư ng b qua giai ño n nh n xét t TOÁN TIÊU TH - Quý năm 2010 ĐVT: 1.000 ñ Ch tiêu Tháng ñơn ñ t hàng C quý 10 11 12 25.000 35.000 40.000 100.000 16 16 16 16 400.000 560.000 640.000 1.600.000 40.000 56.000 64.000 160.000 - Các báo cáo bán hàng ñ c thù c a b ph n h n ch - Đ i v i công tác thu ti n: vi c thu ti n ñư c th c hi n qua ngày hôm sau d d n đ n tình tr ng chi m d ng ti n t m th i - Vi c giám sát bán hàng t i c a hàng l i khơng đư c th c hi n h ng ngày S lít d u tiêu th d ki n (lít) Đơn giá bán d ki n Doanh thu d ki n Ti n thu GTGT Và nhi u v n đ gian l n, sai sót, m t mát, khơng h p lý khác v n có th x y 3.2 Hồn thi n cơng tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i Công ty thương m i & d ch v t ng h p Hòa Khánh 3.2.1 Hồn thi n mơi trư ng ki m sốt - Ban hành quy t c, sách, quy đ nh dư i d ng văn b n - C n có s đ c l p tương đ i vi c ki m tra gi a b ph n - Xây d ng m t h th ng văn b n th ng nh t quy ñ nh chi ti t cho t ng ñ u vi c Ngồi ra, d tốn tiêu th cịn đính kèm v i b n d ki n l ch thu ti n c a t ng tháng kì k ho ch S ti n d ki n thu ñư c c a kì s đư c tính theo t l % s ti n doanh thu ñã th c hi n kì trư c + T l % s ti n thu ñư c doanh thu d tốn th c hi n kì 3.2.2 Hồn thi n t ch c cơng tác k tốn bán hàng – thu ti n 3.2.2.1 Ch ng t , s sách liên quan - M i ngư i có s d ng máy tính c n có m t tài kho n s d ng m t m t kh u riêng - 21 - Các t p tin ho c b n ghi c n thư ng xuyên l p b n d phòng - Công ty nên s d ng l nh xu t hàng t t c trư ng h p bán hàng - Đ i v i h th ng ch ng t như: Phi u thu, hóa đơn GTGT cơng ty nên th c hi n vi c đánh s th t trư c s d ng - Cơng ty nên có m t m u đơn đ t hàng chu n m u nên ñư c ñánh s th t trư c ph i đư c ngư i có th m quy n kí t ch p nh n ñơn ñ t hàng - 22 T s li u ñã ñư c báo cáo lên, ti n hành ki m tra, ñ i chi u tình hình th c hi n so v i d tốn l p 3.2.3.3 So sánh k t qu th c t v i k ho ch So sánh k t qu th c hi n doanh thu bán hàng thu ti n so v i d tốn đư c l p, c n s d ng phương pháp so sánh ñ phân tích s chênh l ch 3.2.3.4 Hồn thi n ki m sốt n i b đ i v i nghi p v bán hàng a Đ i v i hình th c bán bn: • Khách hàng có nhu c u mua hàng dù khách hàng cũ hay khách - Đ nh kì c n ph i l p b ng phân tích tu i n đ xem xét kho n hàng m i cơng ty nên s d ng ñơn ñ t hàng Đơn ñ t hàng ph i thu t ng khách hàng theo tu i n B ng phân tích tu i n k tốn cơng ty thi t k s n, khách hàng ch c n ñi n theo m u đư c cơng n ph i thu l p l p cho t ng ñ i tư ng khách hàng Sau xem xét yêu c u c a khách hàng kh cung ng c a 3.2.2.2 T ch c s theo dõi n ph i thu cơng ty, phịng kinh doanh s chuy n lên cho giám ñ c ñ th c hi n T ch c S theo dõi n ph i thu: t s ñưa s li u vào B ng vi c phê t bán ch u (1) phân tích tu i n 3.2.3 Hồn thi n ki m sốt n i b đ i v i chu trình bán hàng – thu ti n 3.2.3.1 Xác ñ nh m c tiêu ki m soát Doanh thu bán hàng có th t đ t đư c m c mong mu n theo d toán tiêu th ñã ñư c l p Ti n thu ñư c t bán hàng ñ m b o thu ñ , ñúng l ch d ki n thu ti n đư c l p kèm theo d tốn tiêu th • Vi c ký k t h p đ ng mua bán ph i giám ñ c ký t, ñ c bi t h p đ ng có giá tr l n Ch trư ng h p v ng giám ñ c m i y quy n cho phó giám ñ c ho c trư ng phòng kinh doanh ký t (2) • Ph i xem xét k ñi u kho n bán ch u trư c xét t H p ñ ng mua bán, như: kh tốn, tình hình kinh doanh c a đ i tác • Phịng kinh doanh sau l p ch ng t l nh xu t hàng, 3.2.3.2 Ki m tra ñ i chi u phi u xu t kho Hóa đơn GTGT, biên b n giao nh n hàng hóa ph i K tốn tiêu th cơng n ph i thu ph i th ng kê đư c doanh có m t b ph n ñ c l p ki m tra l i trư c lưu hành (3) thu nghi p v bán hàng ñã x y kì, th hi n báo cáo • Phịng kinh doanh chuy n l nh xu t hàng, phi u xu t kho cho th doanh thu tiêu th Th ng kê tình hình tốn ti n c a khách kho làm c xu t hàng Th kho s c vào l nh xu t hàng, hàng, th hi n báo cáo tình hình thu ti n hàng phi u xu t kho xu t ñúng s lư ng, ch ng lo i ñã ghi phi u xu t Nhân viên v n chuy n s c vào Hóa đơn đ nh n hàng t - 23 th kho Khi xu t hàng xong, c vào phi u xu t kho này, th kho s ghi vào th kho chuy n l nh xu t hàng, phi u xu t kho cho k tốn hàng hóa làm c ghi s Cu i tháng, th kho k tốn hàng hóa s ti n hành đ i chi u gi a th kho s sách ñư c in (4) • N u bán hàng v i s lư ng l n thay cu i tháng, th kho - 24 • H ng ngày, k toán c a hàng l p b ng kê bán hàng, thu ti n theo bu i lưu tr c n th n • Cu i tháng, k toán c a hàng g i báo cáo, b ng t ng h p v phịng k tốn cơng ty K tốn hàng hóa t i cơng ty s ti n hành ki m tra nh p d li u vào máy (4) k tốn hàng hóa s ti n hành ñ i chi u gi a th kho s sách đư c 3.2.3.5 Hồn thi n ki m sốt n i b đ i v i nghi p v thu ti n in ra; đ ng tác có th đư c ti n hành thư ng xuyên a Thu ti n t bán bn: • Vi c đ i chi u cơng n gi a khách hàng và công ty c n ñư c ti n hành thư ng xuyên cơng tác đơn đ c tr n ph i đư c th c hi n theo k ho ch ñ ñ m b o kho n doanh thu • K toán ph n hành s c vào Hóa đơn, phi u xu t kho đ + Trư ng h p khách hàng toán tr c ti p b ng ti n m t: • K tốn ti n m t ki m tra ch ng t ngư i n p ti n mang ñ n N u ch ng t h p l s ti n hành l p phi u thu N u không h p l s tr l i cho ngư i n p ti n (1) ti n hành nh p vào máy tính T i phịng k tốn, k tốn hàng hóa s • K tốn trư ng ký t phi u thu.(2) ñ i chi u s lư ng th c xu t phi u xu t s lư ng l nh • Giám đ c ký t phi u thu (3) xu t xem th có trùng kh p v i khơng Sau đó, c vào • Th qu thu ti n ghi s qu , báo cáo thu chi K toán ti n m t phi u xu t kho k toán s nh p vào máy, ph n m m s t ñ ng c p ghi vào s chi ti t ti n m t, k tốn cơng n ghi gi m n ph i thu nh t vào s chi ti t hàng hóa, b ng t ng h p chi ti t, k toán tiêu th , khách hàng công n ph i c vào Hóa đơn c p nh t vào s chi ti t doanh thu, s chi ti t n ph i thu khách hàng (4) • Cu i ngày th qu k toán ti n m t ph i ti n hành ki m tra ñ i ph i thu khách hàng b ng t ng h p chi ti t K toán t ng h p s chi u v i k tốn cơng n ph i ñ i chi u gi a s chi c p nh t vào ch ng t ghi s s Cái TK 156, TK511 Đ n cu i ti t ti n m t s chi ti t cơng n (5) tháng, k tốn ch th c hi n thao tác ñơn gi n ph n m m + Trư ng h p khách hàng toán qua ngân hàng: ph n m m s cho s li u xác v giá v n (5) • K tốn ngân hàng nh n đư c gi y báo Có ngân hàng g i ñ n (1) b Đ i v i hình th c bán l • Khi khách hàng c n l y Hóa đơn, k tốn c a hàng ph i ti n hành l p Hóa đơn GTGT cho khách (2) • Hóa đơn có đ y ñ ch ký c a khách hàng, c a hàng trư ng ngư i l p Liên c a hóa đơn s đư c giao cho khách hàng, liên cịn l i s k tốn c a c a hàng gi làm c l p b ng cân đ i hàng hóa b ng t ng h p doanh thu (3) • K tốn ngân hàng ti n hành ki m tra gi y báo Có đ i chi u v i ch ng t có liên quan Đúng s vào s chi ti t ti n g i, sai k toán ngân hàng chuy n tr l i cho ngân hàng Đ ng th i k tốn cơng n ph i thu vào s chi ti t công n ñ ghi gi m n cho khách hàng (2) - 25 • Do lư ng ti n thu ngày nhi u nên cu i m i ngày k toán - 26 K T LU N ngân hàng ph i ñ i chi u v i s ph ngân hàng ñ i chi u v i s chi ti t cơng n đ đ phịng sai sót có th x y (3) Vi c hồn thi n cơng tác ki m sốt n i b nói chung ki m b Thu ti n t bán l : sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n nói riêng m t yêu c u h t • K tốn c a hàng c n th hi n vai trị ki m sốt ch t ch s c c n thi t Công tác ki m soát n i b t t s gi m thi u gian l n theo dõi sát lư ng ti n t nhân viên bán hàng thu đư c u có th x y ra, ñáp ng yêu c u qu n lý, nâng cao ñ tin c y c a c u nhân viên bán hàng b m tr v v trí s m i có khách hàng thơng tin tài chính, đem l i hi u qu kinh doanh m t cách t t nh t m i ñ ti p đ th hi n tính trung th c c a nhân viên tác phong làm vi c c n th n, có trách nhi m v i khách hàng Trên s nghiên c u lý lu n th c ti n v ki m sốt n i b đ i v i chu trình bán hàng – thu ti n, ñ tài ñã ñưa đư c m t s • Cu i m i bu i sáng, bu i chi u, bu i t i k toán c a hàng gi i pháp có s , thi t th c, h p lý, góp ph n hồn thi n chu trình ph i có báo cáo s lư ng, lư ng ti n thu ñư c ñ t ng h p bán hàng – thu ti n ñ i v i công ty thương m i d ch v t ng h p vào cu i ngày, tránh tình tr ng s li u th ng kê d n vào cu i ngày, Hòa Khánh V b n, lu n văn gi i quy t ñư c m t s v n đ có cu i tháng nhi u d d n đ n sai sót kh chi m d ng ti n th v n d ng hi u qu t i công ty nói riêng đ i v i nh ng th i gian ng n Đi u làm cho công tác qu n lý doanh nghi p ho t ñ ng thương m i d ch v nói chung là: Trư c nh t, đưa h th ng nh ng v n ñ lý lu n b n v ki m tra t t • N u lư ng ti n thu v t ñ n ngày l n ñ a ñi m c a ki m soát n i b nói chung ki m sốt n i b đ i v i chu trình bán hàng xa cơng ty, k tốn c a hàng ph i g i ti n v ngân hàng công ty hàng – thu ti n nói riêng doanh nghi p thương m i d ch v ñ ñ m b o s an tồn Ti p theo, đ tài ph n ánh thi t th c ñánh giá th c tr ng • Nên c n thi t thi t l p nhân viên b o v t i c a hàng có đơng cơng tác ki m soát n i b v bán hàng – thu ti n t i cơng ty thương khách, đ m b o an toàn cho c a hàng b o v tài s n c a c a hàng m i d ch v t ng h p Hịa Khánh m t cách tồn di n, qua ñó ñưa t t ñư c nh ng ñánh giá v th c tr ng công tác t i ñơn v Cu i cùng, ch ñư c s c n thi t ph i hoàn thi n công tác K T LU N CHƯƠNG ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty thương m i d ch v t ng h p Hòa Khánh, ñưa m t s gi i pháp nh m qu n lý ch t ch nghi p v thu chi, gi m thi u gian l n, sai sót tăng s c c nh tranh c a ñơn v giai ño n phát tri n m i  ... sốt chung t i cơng ty 2.2.2.1 M c tiêu ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty 2.2.2.2 S phân công trách nhi m 2.2.2.3 H th ng ch ng t s d ng chu trình bán hàng thu ti n t i công. .. CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY THƯƠNG M I & D CH V T NG H P HÒA KHÁNH 3.1 Yêu c u c n hồn thi n cơng tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i Công ty thương m i & d ch v... khó khăn chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty b Thu ti n: - Vi c ñ i chi u hàng ngày gi a k toán ti n m t th qu di n 2.3.2 Nh ng t n t i công tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng – thu ti