Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại viễn thông quảng ngãi

khóa luận, luận văn, thạc sĩ, tiến sĩ, cao học, đề tài

1 B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Đ I H C ĐÀ N NG ********** M Đ U Tính c p thi t c a đ tài Vi n thông lĩnh v c kinh t đ c bi t, v a có tính ph c v , v a có tính ch t kinh doanh.Vi n thông Qu ng Ngãi doanh nghi p Nhà nư c tr c thu c t p đồn Bưu Vi n thơng Vi t nam v i lĩnh v c NGUY N TH PHƯƠNG TH O kinh doanh cung c p d ch v thơng tin c ñ nh di ñ ng ñi n tho i n i t nh, ñi n tho i ñư ng dài, d ch v di ñ ng tr sau, d ch v internet d ch v giá tr gia tăng khác Vi t Nam th c gia nh p WTO ñã cam k t m c a nhi u ngành kinh t mũi nh n có ngành Vi n thơng, th TĂNG CƯ NG KI M SỐT N I B CHU RÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I VI N THÔNG QU NG NGÃI trư ng vi n thơng giai đo n r t sơi đ ng v i s tham gia c a nhi u doanh nghi p nư c ñòi h i doanh nghi p mu n t n t i phát tri n c n có nhi u gi i pháp ñ tăng s c c nh tranh, tăng cư ng hi u l c c a công tác qu n lý t ng bư c vươn lên n m gi th ph n, chi m v trí ch đ o th trư ng M t nh ng gi i pháp mà ñơn v c n quan tâm hi n ph i tăng cư ng Chuyên ngành: K TOÁN Mã s : 60.34.30 ki m sốt n i b đ i v i ho t ñ ng bán hàng thu ti n ñ ñ m b o doanh thu ñư c tính đ , tính xác tránh th t ti n thu bán hàng B i chu trình bán hàng thu ti n ñư c xem chu trình cu i c a trình s n xu t kinh doanh c a ñơn v , chu trình s t o LU N VĂN TH C S QU N TR KINH DOANH doanh thu cho đơn v , u ki n ñ ñánh giá hi u qu s d ng ñ ng v n c a ñơn v ñi u ki n quan tr ng giúp ñơn v trì m r ng ho t đ ng s n xu t kinh doanh Ngư i hư ng d n khoa h c: TS Đoàn Th Ng c Trai Hi n nay, ñơn v ñã thi t l p th t c ki m soát n i b chu trình bán hàng thu ti n, nhiên nh ng th t c chưa ch t ch chưa th t s h u hi u Chính v y, tăng cư ng ki m sốt n i b đ i v i chu trình bán hàng thu ti n nh m giúp ñơn v ñ t ñư c hi u Đà N ng – 2010 qu cao công tác qu n lý, h n ch ñư c nh ng r i ro ñ t ñư c m c tiêu ñ m t yêu c u mang tính c p thi t Xu t phát t yêu c u thi t th c trên, tơi ch n đ tài: “Tăng M c đích nghiên c u V m t lý lu n: Lu n văn nghiên c u nh ng v n ñ lý lu n chung v KSNB chu trình bán hàng thu ti n doanh nghi p m t s cư ng ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n t i Vi n thông ñ c thù s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p vi n thơng có nh Qu ng Ngãi” làm lu n văn t t nghi p cao h c chuyên ngành K toán hư ng đ n cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu ti n T ng quan v ñ tài nghiên c u: V m t th c ti n: Lu n văn phân tích làm rõ th c tr ng ki m soát Hi n nay, nghiên c u v v n đ ki m sốt n i b ñ i v i ho t n i b chu trình bán hàng thu ti n t i Vi n thơng Qu ng Ngãi nh m đ ng bán hàng thu ti n doanh nghi p vi n thơng có đ tài c a tìm nh ng h n ch t n t i Trong ñó, lu n văn ch y u t p trung tác gi Vũ Ng c Nam(2007) “ Tăng cư ng ki m sốt n i b đ i v i vào nghiên c u ho t ñ ng cung c p d ch v thu cư c vi n thông doanh thu ti n thu bán hàng t i cơng ty thơng tin di đ ng (VMS)” - Đ i tư ng ph m vi nghiên c u Lu n văn th c s kinh t , chuyên ngành k toán, Đ i h c Đà N ng Tuy nhiên, ñ tài ch t p trung nghiên c u ki m sốt ho t đ ng bán s n ph m sim, card ñi n tho i di ñ ng mà chưa nghiên c u ñ n Lu n văn t p trung ki m sốt qui trình cung c p d ch v vi n thơng đ ghi nh n doanh thu ban đ u thu cư c d ch v vi n thông Ph m vi nghiên c u : bao g m văn phịng Vi n thơng Qu ng Ngãi ho t ñ ng cung c p d ch v vi n thơng như: d ch v n tho i di trung tâm vi n thông huy n tr c thu c ñ ng, c ñ nh, d ch v internet…Hơn n a, hi n t i Vi n thông Phương pháp nghiên c u: Qu ng Ngãi ho t đ ng ki m sốt n i b nhi u h n ch chưa Lu n văn s d ng phương pháp lu n v t bi n ch ng Trong có đ tài nghiên c u v ki m soát n i b c a đơn v Do đó, lu n trình tìm hi u thu th p s li u t th c t , tác gi ñã s d ng văn s t p trung nghiên c u v v n ñ “Tăng cư ng ki m sốt n i b phương pháp phân tích, so sánh, ñ i chi u, ch ng minh,….ñ làm rõ chu trình bán hàng thu ti n t i Vi n thông Qu ng Ngãi” ch y u v n ñ c n nghiên c u, t ñó ñưa gi i pháp ñi sâu nghiên c u ki m sốt ho t đ ng cung c p d ch v vi n Đóng góp c a lu n văn thơng thu cư c vi n thơng Trong q trình nghiên c u ñ tài này, V m t lý lu n: Lu n văn góp ph n h th ng hóa làm rõ tác gi nghiên c u tham kh o ñ tài c a ngành khác, c th v n ñ lý lu n b n v ki m soát n i b nói chung ki m sốt n i đ tài c a tác gi Thái Như Quỳnh (2008) “Tăng cư ng ki m sốt b v chu trình bán hàng, thu ti n nói riêng, c th ki m soát n i b n i b doanh thu ti n thu bán n t i cơng ty TNHH m t thành ñ i v i chu trình bán hàng thu ti n doanh nghi p viên Đi n l c Đà N ng” - Lu n văn th c s kinh t , chuyên ngành k toán, Đ i h c Đà N ng V m t th c ti n: Qua phân tích đánh giá th c tr ng KSNB chu trình bán hàng thu ti n t i Vi n thơng Qu ng Ngãi, lu n văn nêu lên nh ng b t c p h n ch đ i v i KSNB chu trình bán hàng thu ti n t i ñơn v , t ñó ñưa m t s gi i pháp tương ñ i h u hi u ñ kh c ph c nh ng h n ch t n t i th t c KSNB v bán hàng 1.1.4 Các y u t b n c a ki m soát n i b thu ti n t i đơn v , góp ph n tăng cư ng công tác KSNB 1.1.4.1 Môi trư ng ki m soát K t c u lu n văn Mơi trư ng ki m sốt c a m t ñơn v g m nh ng nhân t : Đ c Ngồi ph n m đ u k t lu n, lu n văn bao g m chương: thù qu n lý, c u t ch c, sách nhân s , cơng tác k ho ch, b Chương 1: Nh ng v n ñ b n v ki m sốt n i b đ i v i chu ph n ki m toán n i b , y ban ki m soát, nhân t bên ngồi trình bán hàng thu ti n doanh nghi p Chương 2: Th c tr ng ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n t i Vi n thông Qu ng Ngãi Chương 3: M t s gi i pháp tăng cư ng ki m sốt n i b đ i v i chu trình bán hàng thu ti n t i Vi n thông Qu ng Ngãi 1.1.4.2 H th ng k toán H th ng k toán c a m t đơn v h th ng thơng tin ch y u c a ñơn v Quá trình v n hành c a h th ng k tốn q trình thu th p, ghi chép, tính toán phân lo i, ghi s , t ng h p l p báo cáo v thông tin kinh t , tài đơn v 1.1.4.3 Các th t c ki m soát Chương NH NG V N Đ LÝ LU N CƠ B N V KI M SOÁT N I B Th t c ki m sốt tồn b quy trình, sách nhà qu n lý thi t l p nh m giúp ñơn v ñ t ñư c m c tiêu ki m CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N TRONG CÁC soát Vi c thi t l p th t c ki m soát bao gi ph i d a ba DOANH NGHI P nguyên t c: nguyên t c phân công phân nhi m, nguyên t c b t kiêm 1.1 LÝ LU N CHUNG V KI M SOÁT N I B 1.1.1 Khái ni m v ki m soát n i b Ki m sốt n i b có th đư c hi u nh ng phương pháp sách ñư c thi t l p b i nhà qu n lý ñ ngăn ch n gian l n, gi m thi u sai sót, khuy n khích hi u qu ho t ñ ng nh m ñ t ñư c s tuân th sách qui trình đư c thi t l p 1.1.2 B n ch t c a ki m soát n i b 1.1.3 Ch c c a ki m soát n i b Đ m b o ch c ch n qui ñ nh ch ñ qu n lý ñư c th c hi n ñúng th th c; Phát hi n, ngăn ch n sai ph m gian l n nhi m, nguyên t c y quy n phê chu n 1.1.5 T m quan tr ng c a KSNB công tác qu n lý 1.2 KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TI N TRONG CÁC DOANH NGHI P 1.2.1 M t s v n ñ v chu trình bán hàng thu ti n 1.2.1.1 Khái ni m v chu trình bán hàng thu ti n Chu trình bán hàng thu ti n b t ñ u t yêu c u mua hàng c a khách hàng thơng qua đơn đ t hàng k t thúc b ng vi c thu ti n 1.2.1.2 B n ch t c a chu trình bán hàng thu ti n kinh doanh; Ghi chép k tốn đ y đ , xác; Đ m b o vi c 1.2.1.3 Ch c b n c a chu trình bán hàng thu ti n l p Báo cáo tài k p th i, trung th c, h p lý; B o v tài s n Thông thư ng, m t doanh nghi p ch c b n thông tin không b l m d ng, s d ng sai m c đích c a chu trình bán hàng thu ti n là: x lý ñ t hàng; xét t bán ch u; chuy n giao hàng hố; l p hố đơn; x lý ghi s kho n v - Xu t kho hàng hoá chuy n giao hàng: doanh thu thu ti n Phi u xu t kho ñư c đánh s th t ph i có đ y đ ch ký 1.2.1.4 Các sách liên quan ñ n tiêu th 1.2.2 Ki m soát n i b chu trình bán hàng thu ti n 1.2.2.1 M c tiêu KSNB chu trình bán hàng thu ti n c a trư ng b ph n bán hàng, ngư i l p, th kho ngư i nh n hàng Hố đơn ph i đư c l p h p lý tính tốn xác - X lý, ghi s nghi p v theo dõi toán: Các nghi p v bán hàng thu ti n ph i ñư c phê chu n ñúng Trư c ghi s nghi p v bán hàng, k tốn ph i ki m tra, đ n, ñánh giá xác, ghi s ñ y ñ , k p th i t ng h p xác đ i chi u thơng tin đơn ñ t hàng, hoá ñơn bán hàng, l nh xu t nh m tránh th t doanh thu, đ m b o ti n ñư c thu ñúng, thu ñ hàng ñ ñ m b o ñ xác, h p lý làm tăng hi u qu s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p 1.2.2.2 T ch c thơng tin k tốn ph c v ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n T ch c thông tin k toán bao g m vi c t ch c h th ng ch ng t k toán h th ng s k tốn khoa h c, đ y ñ , phù h p v i yêu - Th m đ nh xóa s kho n n ph i thu khơng thu đư c: B ph n qu n lý công n ph i l p danh sách nh ng khách hàng m t kh toán g i b ph n tín d ng th m ñ nh 1.3 Đ C ĐI M KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TI N TRONG DOANH NGHI P VI N THƠNG c u thơng tin báo cáo v doanh thu, ti n thu bán hàng n ph i 1.3.1 Đ c ñi m ho t ñ ng s n xu t kinh doanh vi n thơng thu c a khách hàng, đ ng th i ph i qui ñ nh rõ phương pháp l p, qui - Th nh t: Quá trình s n xu t g n li n v i trình tiêu th trình luân chuy n, ký t ch ng t - Th hai: Có nhi u ñơn v tham gia ñ t o s n ph m 1.2.2.3 Các bư c công vi c c a ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n - Ti p nh n x lý ñơn ñ t hàng: Các ch ng t ñ t hàng nghi p v bán hàng ph i ñư c phê chu n, ñư c ghi chép ñ y ñ ph i ñánh s trư c theo th t liên t c Đ nh kỳ, ñơn v ph i giao cho m t ngư i đ c l p ki m sốt l i t t c s th t tìm nguyên nhân c a b t kỳ s b sót - Th ba: Nhu c u d ch v vi n thơng xu t hi n khơng đ u - Th tư, s n ph m vi n thông hình thái v t ch t c th , r t ña d ng, phong phú 1.3.2 Nh ng r i ro thư ng g p chu trình bán hàng thu cư c vi n thông - Ký k t h p ñ ng v i nh ng khách hàng khơng có kh tốn ho c thư ng xuyên toán tr h n - Xét t bán ch u: - Chính sách khuy n làm phát sinh s lư ng thuê bao o B ph n tín d ng c n thu th p thơng tin tài chính, tình hình ho t - Tính cư c sai, ho c áp giá cư c cao ho c th p v i qui ñ nh ñ ng kinh doanh c a khách hàng kh c a ñơn v ñ t - Không g ch n ho c ch m tr g ch n đưa quy t đ nh bán ch u - Ghi sai khách hàng toán khơng n p ti n cư c thu đư c - Gian l n ti n khuy n làm nh hư ng đ n uy tín đơn v 10 1.3.3 Đ c m ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n doanh nghi p vi n thông - Ti p nh n x lý yêu c u cung c p d ch v : Chương TH C TR NG KI M SỐT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I VI N THÔNG QU NG NGÃI Trư c ký k t h p ñ ng ph i ki m tra k ch t lư ng vùng ph sóng t i đ a ñi m khách hàng ñăng ký, ñ i tư ng ñư c ưu tiên 2.1 GI I THI U CHUNG V VI N THÔNG QU NG NGÃI Các th t c ki m soát bao g m vi c yêu c u s d ng th t c ñánh s 2.1.1 Quá trình hình thành phát tri n c a Vi n thơng trư c đ i v i Phi u yêu c u cung c p d ch v H p ñ ng Qu ng Ngãi - Xét t bán ch u: Trong doanh nghi p kinh doanh d ch v vi n thơng vi c xét t bán ch u r t x y Khách hàng ch đư c quy n s d ng d ch v tốn kho n cư c phí th i h n - Xu t kho hàng hoá chuy n giao hàng: Trong doanh nghi p kinh doanh d ch v vi n thơng khơng có ho t ñ ng xu t hàng giao hàng Vi n thơng Qu ng Ngãi đơn v kinh t tr c thu c, h ch toán ph thu c T p đồn Bưu Vi n thơng Vi t nam 2.1.2 Ch c năng, nhi m v c a Vi n thông Qu ng Ngãi - T ch c xây d ng, qu n lý, v n hành, l p ñ t, khai thác, b o dư ng, s a ch a m ng vi n thông ñ a bàn t nh; - T ch c, qu n lý, kinh doanh cung c p d ch v vi n thông - công ngh thông tin ñ a bàn t nh; - X lý, ghi s nghi p v theo dõi toán: 2.1.3 Đ c ñi m t ch c s n xu t kinh doanh c a đơn v Hố đơn đư c l p sau khách hàng ñã s d ng d ch v K 2.1.3.1 Đ c ñi m d ch v t i đơn v tốn s ghi nh n doanh thu giao cho thu ngân viên ñi thu Do v y, S n ph m c a ñơn v nh ng s n ph m vơ hình, có s c nh vi c theo dõi trình thu n p ti n c a thu ngân viên ph i ñư c ki m tranh cao, khuy n l n, d l i th i nên vi c kinh doanh r t khó soát ch t ch , vi c quy t toán Hóa đơn đ i chi u ph i th c hi n khăn, doanh thu th p Quá trình s n xu t g n li n v i tiêu th nên ñúng qui ñ nh doanh thu c a đơn v s b th t n u s n xu t mà khách hàng - Th m đ nh xóa s kho n n ph i thu khơng thu đư c Trong doanh nghi p vi n thơng khơng th c hi n sách bán ch u, nhiên d ch v vi n thông thư ng nh ng d ch v tr sau nên s x y trư ng h p khách hàng s d ng d ch v không ch u không s d ng h t công su t S n ph m c a ñơn v ch y u d ch v tr sau nên r t khó khăn cơng tác thu n 2.1.3.2 Đ c ñi m t ch c m ng lư i kinh doanh toán ti n c t d ch v ñ chuy n sang m ng khác, gây t n th t M ng lư i kinh doanh c a ñơn v phát tri n sâu r ng kh p ñ a cho ñơn v Trong trư ng h p ñơn v ph i làm th t c yêu c u bàn t nh g m 14 trung tâm vi n thông tr c thu c Hi n toàn t nh pháp lu t can thi p Khi không th thu h i đư c n b ph n qu n lý có 170 tr m chuy n m ch, truy nh p th bao, có t ng ñài n ph i làm văn b n trình lãnh ñ o xem xét xóa n 12 11 host, 107 t ng ñài v tinh, 60 tr m truy nh p thuê bao phân b 2.3.2 Hình th c k tốn tồn t nh Hi n nay, đơn v s d ng k tốn máy đư c thi t k theo hình 2.2 MƠI TRƯ NG KI M SỐT T I VI N THƠNG QU NG th c k toán Ch ng t ghi s NGÃI 2.4 T CH C THƠNG TIN K TỐN PH C V KI M SỐT 2.2.1 Đ c m t ch c b máy qu n lý N I B Hi n nay, b máy qu n lý c a ñơn v ñư c t ch c theo c u tr c THÔNG QU NG NGÃI n, ch c Cơ c u t ch c c a Vi n thông Qu ng Ngãi bao g m: Giám đ c; Phó giám đ c; Phịng t ch c – hành chính; Phịng K CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I VI N 2.4.1 T ch c thu th p luân chuy n ch ng t s d ng Đơn v ñã l p s d ng h th ng ch ng t tương đ i rõ ràng, tốn tài th ng kê; Phịng k ho ch kinh doanh; Phịng đ u tư ñ y ñ , k p th i ph n nh nghi p v phát sinh, phù h p v i đ c XDCB; Phịng m ng d ch v ñi m kinh doanh c a ñơn v ph c v t t cho công tác ki m tra, ki m Tr c thu c Vi n thơng Qu ng Ngãi có 14 trung tâm vi n thông huy n,thành ph m t trung tâm d ch v chăm sóc khách hàng sốt q trình t bán hàng ñ n thu ti n ghi nh n doanh thu 2.4.2 T ch c h th ng s k toán Hi n nay, h th ng s k tốn doanh thu, cơng n t i đơn v 2.2.2 Chính sách nhân s T i VTQN, cơng tác n d ng nhân s tuân th ñúng qui ch ñư c m chi ti t, rõ ràng, t ch c tương ñ i khoa h c, h p lý t o n d ng c a Nhà nư c c a ngành Vi c b trí, b nhi m cán b u ki n ngăn ng a, phát hi n k p th i s a ch a nh ng sai sót ñã ph n d a vào l c th c t c a t ng ngư i, nhi u ngư i công tác bán hàng thu ti n gi i, có tài đư c tr ng d ng 2.4.3 T ch c h th ng báo cáo k tốn 2.2.3 Cơng tác l p k ho ch, phương án s n xu t kinh doanh Báo cáo t i VTQN ñư c l p theo qui đ nh g i v T p đồn Cơng tác l p k ho ch t i đơn v có nhi u c i ti n khoa h c, bám theo tháng, q, năm Ngồi nh ng m u bi u báo cáo chung theo qui sát ñư c tình hình bi n ñ ng kinh doanh c đ ki m sốt ho t ñ nh c a Nhà Nư c, ñơn v l p thêm m t s báo cáo n i b ph c ñ ng kinh doanh c a ñơn v v công tác qu n lý 2.2.4 Các nhân t bên 2.5 TH Các văn b n qui đ nh c a S văn hóa thơng tin truy n thông, VÀ THU TI N T I VI N THÔNG QU NG NGÃI lu t doanh nghi p, B tài chính, quan thu … 2.3 Đ C ĐI M H TH NG K TOÁN T I VI N THÔNG QU NG NGÃI T C KI M SỐT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG 2.5.1 M c tiêu ki m soát M c tiêu c a ñơn v ph i ki m soát ñư c doanh thu ti n thu cư c trung tâm báo cáo lên xác đ y đ , thu 2.3.1 Mơ hình t ch c k tốn ngân viên n p ti n đ y đ h n, cơng tác ch m xóa n cho Cơng tác k tốn đư c t ch c theo mơ hình k tốn t p trung khách hàng ñư c th c hi n k p th i, nghiêm túc nh m tránh th t thoát 13 14 doanh thu ti n thu cư c Đ ng th i, ki m sốt sách bán hàng vi n thông chuy n v B ph n tính cư c ki m tra, nh p thơng tin vào ñưa ñã ch t ch chưa vi c th c hi n sách bán hàng có chương trình đ áp giá tính cư c tn th qui đ nh khơng nh m phát huy hi u qu c a sách * Ki m soát vi c ghi nh n doanh thu n p ti n thu cư c bán hàng đ m b o uy tín c a đơn v 2.5.2 Th t c ki m soát n i b chu trình bán hàng thu ti n 2.5.2.1 Ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n t i VTQN ki m soát doanh thu cư c phát sinh t i trung tâm vi n thông c vào Báo cáo s n lư ng, doanh thu trung tâm g i báo cáo s li u cư c phịng tính cư c cung c p trung tâm vi n thông huy n tr c thu c VTQN ki m soát vi c thu cư c t i trung tâm vi n thông a/ Th t c ki m sốt n i b đ i v i ho t ñ ng bán hàng c vào báo cáo tình hình thu cư c c a trung tâm vi n thơng * Ki m sốt giai ño n ký k t h p ñ ng ki m tra s dư tài kho n ti n g i ngân hàng t i trung tâm 2.5.2.3 Ki m soát vi c th c hi n sách tiêu th Vi c ki m sốt c vào thông tin khách hàng khai báo Phi u Yêu c u gi y t kèm theo ñ ký k t h p ñ ng cung c p d ch v vi n thông * Ki m sốt giai đo n l p đ t d ch v Vi c ki m soát c vào H p ñ ng cung c p d ch v vi n thông Biên b n nghi m thu *Ki m sốt cơng tác l p Hóa đơn Ki m sốt s li u in Hóa đơn (VT01) B ng kê chi ti t Th t c ki m soát vi c th c hi n sách tiêu th c vào Báo cáo khuy n qui ñ nh khuy n 2.6 NH NG H N CH B T N T I TRONG KI M SỐT N I CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TI N T I VI N THÔNG QU NG NGÃI 2.6.1 Mơi trư ng ki m sốt - Chưa phân c p m nh cho ñơn v tr c thu c đơn b/ Th t c ki m soát thu ti n cư c vi n thông v tr c thu c chưa th t s ch ñ ng vi c phát tri n s n xu t kinh Th t c ki m sốt d a vào Hóa đơn d ch v Vi n thơng (liên 3) doanh t i đơn v ; s ti n thu ngân viên n p hàng ngày, Gi y n p ti n vào ngân hàng Cu i tháng, th c hi n ki m sốt Hóa đơn (liên 1) cu n Hóa đơn quy t tốn Hóa đơn 2.5.2.2 Th t c ki m sốt t i văn phịng Vi n thơng Qu ng Ngãi * Ki m sốt cơng tác tính cư c Cơng tác tính cư c đư c th c hi n ki m soát t p trung t i b ph n tính cư c c a VTQN Căn c vào thông tin danh b tính cư c c a trung tâm vi n thông s li u cu c g i Đài - Vi c l p k ho ch giá cư c, k ho ch khuy n t i VTQN không k p th i, không th ng nh t chưa có tính sáng t o, linh ho t; - H th ng qui ch ki m sốt c a đơn v chưa th c s h u hi u đơn v l i chưa thành l p b ph n ki m tốn n i b Đi u làm gi m hi u qu công tác ki m tra, giám sát t i ñơn v 2.6.2 H th ng thông tin ph c v cho ki m sốt H th ng thơng tin chưa đư c t ch c khoa h c, chưa ñáp ng ñư c yêu c u ki m soát Vi c ng d ng ph n m m k tốn, tính 15 16 cư c, phát tri n thuê bao… chưa có s k t n i gi a trung tâm v i đ nh khơng th c hi n báo cáo k p th i thuê bao ñã ñư c VTQN, ph n m m khơng đư c nâng c p thư ng xun nên l p đ t gây khó khăn cho vi c c p nh t danh b cơng tác tính cư c chưa ñáp ng k p th i nh ng thay ñ i kinh doanh d n ñ n nhi u khâu ph i làm th công nên d gây sai sót, ch m tr Vi c luân chuy n ch ng t gi a trung tâm vi n thơng phịng ban c a VTQN chưa k p th i, chưa ñ y đ , cơng tác đ i sốt s li u cư c phát sinh chưa khoa h c, m t nhi u th i gian làm ch m tr vi c ghi nh n doanh thu l p báo cáo t i ñơn v 2.6.3 Các th t c ki m soát * Đ i v i ho t ñ ng thu ti n bán hàng - Th i gian giao thu quy t tốn hóa đơn chưa h p lý Do đó, tình tr ng thu ngân thu ñư c ti n c a khách hàng khơng n p ti n cho đơn v khơng xóa n k p th i v n x y ph bi n - T i TTVT chưa có b ph n qu n lý cơng n , k toán trung tâm ph i kiêm nhi m nhi u vi c nên công tác qu n lý giao thu, quy t tốn hố đơn ch m xố n v n cịn l ng l o, sai ph m Giám * Đ i v i ho t ñ ng bán hàng ñ c m t s TTVT chưa n m ñư c t l (%) thu cư c c a đơn v - Qui trình ký k t h p ñ ng chưa khoa h c, m t nhi u th i gian ñ t tháng, nguyên nhân n cư c c th c a t ng gây khó khăn cho vi c phát tri n thuê bao Các thông tin c a khách hàng h p ñ ng chưa ñư c ki m tra k d n ñ n u n i gây khó khăn cho cơng tác thu n lo i khách hàng - Công tác ñ i chi u công n hàng tháng gi a TTVT Bưu ñi n huy n chưa ñư c ti n hành thư ng xuyên ñ x y tình tr ng sai - Cơng tác tính cư c khơng đư c ki m tra ch t ch , nhân viên l ch v s li u, nh hư ng đ n khách hàng, làm ch m tr cơng vi c tính cư c ngư i ki m tra, không th c hi n vi c ki m tra chung c a toàn VTQN S ph i h p gi a TTVT Bưu ñi n huy n chéo S li u cư c ñơn v khác ñưa v ñư c ki m tra h t s c sơ chưa ch t ch sài, ch có u n i c a khách hàng m i ki m tra k - Vi c th c hi n qui ñ nh v khuy n chưa đư c ki m - Cơng tác l p đ t d ch v khơng ñư c ki m tra ki m soát tra, giám sát ch t ch ñã d n ñ n nhi u gian l n, sai sót, u n i gây k Khách hàng ñang n chưa thu ñư c ti n v n ti p t c l p ñ t m i b t l i cho ñơn v Thu ngân không chi tr ti n khuy n cho khách làm n ñ ng gia tăng Không th c hi n bàn giao thuê bao ñã ñư c hàng mà chi m d ng s ti n khuy n mãi, t o nên suy nghĩ cho l p ñ t, k t n i liên l c cho trư ng ñài theo ñúng qui ñ nh, làm nh khách hàng “ Vi n thơng l a đ o chương trình khuy n mãi” hư ng đ n cơng tác qu n lý tính cư c Máy h ng khơng x lý k p Khách hàng l i d ng nh ng sơ h chương trình khuy n ñ h ng nhi u ngày, công nhân ñài, tr m nh n máy v s a ch a ñ ñư c hư ng khuy n nhi u l n không tr l i cho khách hàng mà khơng có m t thơng báo đ n khách hàng ngồi thơng báo cư c th bao ph i tr hàng tháng Nhân viên l p ñ t d ch v không l p Biên b n nghi m thu theo qui 17 18 Chương GI I PHÁP TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B - Các trung tâm tr c thu c t tri n khai k ho ch th c hi n CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I VI N THÔNG QU NG NGÃI cu i kỳ ph i báo cáo k t qu ho t ñ ng cho Vi n thông Qu ng Ngãi 3.2.1.2 Tăng cư ng công tác k ho ch Đơn v nên xây d ng chương trình khuy n th i gian C N THI T PH I TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I khuy n t đ u năm ho c đ u q g i k ho ch CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I VI N cho cơng ty VNPT, VDC đ tránh trư ng h p khuy n ch ng chéo, 3.1 S B trùng l p THÔNG QU NG NGÃI M t là: T p đồn Bưu Vi n thơng Vi t Nam ñ i ñã làm thay ñ i m t cách b n c u trúc t ch c, ch qu n lý phong cách làm vi c, ch m d t ch c p bù, bao tiêu s n ph m Vi n thông Qu ng Ngãi m t ñơn v thành viên c a t p đồn 3.2.1.3 T ch c b ph n ki m toán n i b B ph n ki m tốn c a đơn v nên thành l p g m ngư i 3.2.2.2 C i ti n h th ng báo cáo bán hàng thu ti n Đơn v nên l p thêm m t s báo cáo n i b th hi n m t s tương lai s m t thành viên h ch tốn đ c l p, t ch v tài ch tiêu b n ph i th c hi n báo cáo tu n c n có s thay ñ i v ch qu n lý cho phù h p đ 3.2.3 Hồn thi n KSNB chu trình bán hàng thu ti n c nh tranh v i ñơn v thành viên khác t p đồn 3.2.3.1 Hồn thi n th t c KSNB chu trình bán hàng thu Hai là: Vi t Nam ñã gia nh p WTO ñang d n h i nh p kinh t th gi i nhi u lĩnh v c có vi n thơng a/ Đ i v i ho t đ ng bán hàng Ba là: Đ nh hư ng chi n lư c phát tri n c a Vi n thông Qu ng Ngãi tr thành m t công ty m nh ho t ñ ng lĩnh v c công ngh thông tin * Tăng cư ng ki m sốt vi c ký k t h p đ ng cung c p d ch v Rút ng n th i gian ký k t h p ñ ng Đơn v nên giao vi c c p mã s h p ñ ng s thuê bao cho trung tâm vi n thông th c hi n Vi t Nam 3.2 GI I PHÁP TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B ti n t i trung tâm vi n thơng CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TI N T I VI N THÔNG QU NG b ng cách cài ñ t ph n m m phát tri n thuê bao Nhân viên giao d ch t i TTVT c n ki m tra k gi y t ưu tiên, ch ng minh thư Ngoài vi c yêu c u khách hàng xu t trình NGÃI 3.2.1 Hồn thi n mơi trư ng ki m sốt 3.2.1.1 Tăng cư ng phân c p qu n lý gi a ñơn v - Giao quy n ch ñ ng cho trung tâm tr c thu c vi c l p k ho ch, chi n lư c kinh doanh, n d ng nhân s vi c phát tri n thuê bao ký k t h p ñ ng cung c p d ch v ch ng minh thư ñăng ký d ch v hi n đơn v nên yêu c u khách hàng photocopy thêm s h kh u * Tăng cư ng ki m soát cơng tác l p đ t d ch v Trư ng đài vi n thơng c n giao nhi m v l p ñ t c th cho t ng nhân viên l p đ t thơng qua vi c l p Phi u ñi u hành l p ñ t (s a ch a) ghi rõ lo i d ch v c n l p ñ t (s a ch a), tên ñ a ch 19 20 c a khách hàng (có v sơ đ n u đ a ch khó tìm), tên cơng nhân l p ñ nh Cu i m i ngày, t trư ng thu ngân công n yêu c u thu ngân ñ t (s a ch a), mã s h p ñ ng, s thuê bao Phi u ñi u hành l p đ t giao cu n hóa đơn đ ki m tra, ñ i chi u ghi ngày ki m soát lên (s a ch a) yêu c u ph i có ch ký c a nhân viên ñư c giao nhi m v liên hóa ñơn ñã thu ñư c ti n ngày lưu l i cu n Trư ng ñài Sau hồn thành vi c l p đ t, Phi u u hành l p hóa đơn giao l i cu n hóa đơn cho thu ngân viên ti p t c ñi thu Khi ñ t Biên b n nghi m thu ph i ñư c g i v cho Trư ng ñài vi n n p liên Hóa đơn c n l p S giao nh n liên Hóa đơn Sau 10 ngày, thơng đ làm s tính cư c theo l ch quy t toán thu ngân viên ph i giao tồn b Hóa đơn thu Trư ng h p khách hàng ñư c khuy n thi t b đ u cu i, đơn v có th giao thi t b tr c ti p cho khách hàng yêu c u khách hàng ký vào Biên b n nh n hàng khuy n ñư c chưa thu ñư c cho t qu n lý thu ngân – cơng n đ th c hi n quy t tốn Sau m i đ t quy t tốn hố đơn, t trư ng thu ngân - cơng n * Tăng cư ng ki m sốt cơng tác in hố đơn ki m sốt vi c th c hi n quy t tốn Hố đơn v i thu ngân viên theo Đ gi m b t chi phí in n tránh trư ng h p sai sót l ch ch t s li u báo cáo cho k tốn TTVT đ đ i chi u v i s ph trình in B ng kê, đơn v có th khuy n khích khách hàng l a ch n hình th c g i B ng kê chi ti t cho khách hàng qua m ng dư i hình th c g i mail ho c ñưa lên trang web c a ñơn v ngân hàng quy t tốn Hố đơn v i k tốn TTVT Hàng tháng nh t l n, trung tâm vi n thông nên th c hi n ki m tra ñ t xu t vi c thu n p ti n cư c c a thu ngân viên b/ Đ i v i công tác thu cư c vi n thông * Tăng cư ng ki m sốt cơng tác qu n lý n * Tăng cư ng ki m sốt cơng tác quy t tốn hóa đơn - Đ đơn đ c nh c nh khách hàng n p ti n ki m soát vi c n p Đơn v nên th c hi n giao Hố đơn thành đ t qui ñ nh 10 ngày ti n c a thu ngân viên vi c xóa n cho khách hàng, đơn v ph i quy t tốn hố đơn l n, quy t tốn xong tồn b hố đơn giao nên th c hi n g i thơng báo u c u khách hàng đ n tốn cư c đ t trư c m i giao ti p hố đơn đ t sau Đ i v i nh ng trư ng h p th i gian c t liên l c ñ i v i khách hàng không n p ti n sau ngày ch m tr , th i h n mà khơng quy t tốn hố đơn ti n hành l p g i gi y báo Khi thông báo cho khách hàng tốn đơn v s nh n biên b n khơng giao hố đơn đ t m i ho c ch m d t h p ñ ng thu ñư c ph n h i t phía khách hàng t giúp đơn v phát hi n k p th i n v i thu ngân viên vi ph m trư ng h p thu ngân ñã thu ti n c a khách hàng chưa n p cho Đơn v nên thành l p t qu n lý thu ngân- công n t i trung đơn v ho c qn khơng g ch n cho khách hàng tâm ñ chuyên trách vi c qu n lý thu cư c vi n thông t i trung - Đ i v i d ch v tr sau, thư ng khách hàng khó ki m tâm, đơn đ c thu h i n , th c hi n giao thu quy t toán hố đơn v i sốt đư c s cư c phát sinh nên ñơn v c n d a vào thông tin thu ngân viên tr c ti p làm vi c v i khách hàng nh ng trư ng khách hàng h p ñ ng ñ phân lo i ñ i tư ng s d ng d ch v ( cá h p c n thi t T trư ng qu n lý thu ngân - công n th c hi n vi c nhân, gia đình, quan, s kinh doanh d ch v ) t xây d ng giao Hóa đơn d ch v vi n thông cho thu ngân viên theo đ t qui chương trình báo đ ng ñ v i m c báo ñ ng phù h p 21 22 T qu n lý thu ngân – công n ph i làm nhi m v theo dõi Các t ng ñài hàng ngày ph i m S theo dõi qu n lý danh sách khách hàng n ti n h n S n h n c a t ng khách hàng khách hàng ñã ngưng liên l c, ñã khôi ph c liên l c (có ghi rõ th i ph i theo dõi theo tu i n , theo nguyên nhân, lý n gian khôi ph c ng ng liên l c) hàng ngày ph i th c hi n ñ i T ng trung tâm vi n thơng c n bi t đánh giá t l (%) thu cư c c a đơn v đ t bao nhiêu, nguyên nhân n cư c c th c a t ng lo i khách hàng.VTQN c n có ch ki m tra, ki m soát ch t ch giao ch tiêu thu n cho t ng trung tâm vi n thông M i thu ngân viên nên có S theo dõi tình hình th bao chi u v i danh b khách hàng ng ng liên l c ho c khơi ph c liên l c nhân viên cư c t i trung tâm vi n thông cung c p Vi c chuy n d li u cư c t t ng đài v b ph n tính cư c nên ñư c th c hi n hàng ngày ph i thư ng xuyên ñ i chi u lưu lư ng cư c g i ñi nh n v Hi n t i, ñơn v chưa t ch c B ph n t ng n ñư ng đ m nhi m đ qu n lý ch t ch có đ ki m tốn n i b đơn v nên giao nhi m v cho b ph n tra xu t k p th i v i lãnh ñ o ñơn v Hàng tu n, thu ngân viên ph i l p th c hi n ki m tra cơng tác tính cư c nh m đ m b o cho cơng tác tính “B ng kê khách hàng khơng n p ti n” có nêu rõ lý g i b ph n cư c đư c xác Hàng tháng, b ph n tra ph i xu ng ki m qu n lý thu ngân – cơng n đ k p th i x lý tra vi c áp giá tính cư c Đ ng th i, b ph n tra ti n hành ki m * Thay ñ i hình th c thu cư c vi n thơng tra đ t xu t vi c tính cư c d a thông tin u n i t phía khách Đơn v nên khuy n khích khách hàng tr ti n cư c d ch v qua hàng ñ xác ñ nh nguyên nhân nh m ñ m b o cho cơng tác tính cư c th ATM, n p ti n toán cư c qua n tho i hình th c s xác, ñúng qui ñ nh gi m r i ro gian l n thu n p ti n c a thu ngân viên Đơn v có th ph i * Tăng cư ng ki m sốt cơng tác thu n p cư c h p v i ngân hàng th c hi n chương trình khuy n cho khách Hàng tháng k toán VTQN c n ki m tra s ph ngân hàng c a hàng b ng cách gi m 5% s ti n cư c khách hàng n p qua th ATM, qua ñi n tho i nh m khuy n khích khách hàng s d ng d ch v toán TTVT ñ ñ i chi u v i s ti n TTVT chuy n v VTQN c n giao ch tiêu thu cư c c th cho t ng trung tâm hàng tháng c n ti n hành so sánh gi a s li u cư c th c t thu ñư c 3.2.3.2 Tăng cư ng ki m sốt t i văn phịng VTQN v i ch tiêu thu cư c ñã giao Đ i v i TTVT có t l thu cư c th p * Tăng cư ng ki m sốt cơng tác tính cư c so v i ch tiêu giao, b ph n tra c a VTQN ph i tr c ti p xu ng Cài ñ t ph n m m c p nh t danh b ph n m m x lý bi n trung tâm ki m tra l p Biên b n tra tình hình thu, n p cư c đ ng, ph n m m tính cư c đ ng th i th c hi n k t n i thông tin gi a t i TTVT có xác nh n c a hai bên ñ làm c x lý Cu i tháng, trung tâm vi n thông VTQN thơng qua máy ch đ thu n ti n b ph n tra l p Báo cáo tra tình hình thu, n p cư c c a cho vi c truy c p d li u nh m h n ch nh ng sai sót đ m TTVT g i cho giám ñ c VTQN ñ k p th i x lý trư ng h p b o cho cơng tác tính cư c ñư c k p th i, xác sai ph m có phương án ch đ o quy t li t công tác thu cư c t i TTVT 23 24 3.2.3.3 Tăng cư ng ki m soát vi c th c hi n sách tiêu th K T LU N Trư c xu th h i nh p phát tri n kinh t , doanh nghi p Đơn v nên th hi n s ti n chi t kh u hóa đơn Trong Vi t Nam c n ph i tr ng n a công tác qu n lý doanh nghi p trư ng h p khách hàng s d ng nhi u d ch v t ng s ti n cư c c a nh m ñ m b o ho t ñ ng s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p ñ t d ch v m i ñ t ñư c m c hư ng chi t kh u, đơn v có th l p hi u qu cao, tăng cư ng s c c nh tranh t ng bư c kh ng ñ nh v thêm Phi u nh n ti n chi t kh u th c a m i lĩnh v c Đ làm đư c u đó, doanh Đ tránh trư ng h p đơn v khơng thu h i ñư c hàng t ng nghi p c n tăng cư ng n a công tác ki m tra, ki m soát nh m khuy n khách hàng khơng s d ng d ch v cam k t, đơn đ m b o s xác c a thơng tin tài doanh thu, chi v nên yêu c u khách hàng ñ t cư c 50% giá tr hàng khuy n phí…làm c đ đưa quy t đ nh kinh doanh h p lý Chính ký vào Biên b n nh n hàng khuy n v y ki m soát n i b ngày tr nên quan tr ng không th thi u Đ tránh trư ng h p m t h gia đình có th đư c khuy n cơng tác qu n lý doanh nghi p Tuy nhiên, doanh nghi p nhi u l n, m i m t khách hàng s ñư c g n m t mã s riêng bi t Mã Vi t Nam chưa hi u rõ s c n thi t, l i ích cách xây d ng, t s ph i g n v i nh ng thông tin h kh u c a khách hàng ch c v n hành b n m t h th ng ki m sốt n i b Cơng tác Mã s ch ñư c c p cho m t khách hàng s ng v i khách ki m tra, ki m soát thư ng ch ng chéo, phi n di n, t p trung vào hàng c khách hàng ñã h y b h p ñ ng s d ng d ch v c a ch s kinh t - tài Đây m t ñi m y u mà doanh ñơn v nghi p c n kh c ph c ñ nâng cao s c c nh tranh h i nh p vào n n 3.3 M t s ki n ngh ñ th c hi n gi i pháp kinh t toàn c u 3.3.1 Đ i v i Nhà nư c Nhà nư c c n khuy n khích hình thành t p đồn t ng cơng Trong ch th trư ng c nh tranh ngày gây g t v i s phát tri n nhanh chóng v công ngh lĩnh v c kinh doanh ty vi n thơng m nh Ban hành sách c i cách giá cư c, cho vi n thơng, đ có th đ ng v ng kh ng đ nh v th c a th phép t t c nhà khai thác t ch xây d ng ban hành giá cư c trư ng vi c nhanh chóng thay đ i chi n lư c phát tri n tăng d ch v vi n thông giá tr gia tăng d a quan h cung c u c a cư ng công tác qu n lý vi c làm c n thi t c a doanh nghi p th trư ng vi n thông hi n Nh n th c đư c t m quan tr ng đó, lu n văn ñã 3.3.2 Đ i v i T p đồn Bưu Vi n thơng Vi t Nam sâu nghiên c u, k t h p gi a lý lu n th c ti n t tìm gi i T p đồn Bưu vi n thông c n xây d ng phương án giá pháp đ tăng cư ng n a cơng tác ki m sốt n i b chu trình bán cư c thích h p, ban hành qui đ nh c th v sách khuy n hàng thu ti n t i Vi n thông Qu ng Ngãi Trong khn kh ph m vi nh m đ m b o tính hi u qu c a chương trình khuy n m c đích nghiên c u, lu n văn ñã gi i quy t v n ñ b n sau: 25 Th nh t, lu n văn trình bày lý lu n b n v ki m soát n i b ñ ng th i h th ng làm rõ lý lu n v ki m soát n i b chu trình bán hàng thu ti n doanh nghi p Bên c nh đó, lu n văn ñã nêu b c ñ c ñi m khác bi t ho t ñ ng s n xu t kinh doanh vi n thông nh hư ng đ n ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n doanh nghi p vi n thông Th hai, lu n văn ñã ñi sâu nghiên c u, phân tích th c t cơng tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n t i VTQN t đánh giá ch rõ nh ng h n ch t n t i ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n t i ñơn v c n ph i ñư c kh c ph c Th ba, s nghiên c u nh ng lý lu n th c t cơng tác ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n t i Vi n thông Qu ng Ngãi, lu n văn ñã ñưa ñư c nh ng gi i pháp tăng cư ng ki m soát n i b chu trình bán hàng thu ti n t i VTQN Nh ng gi i pháp tăng cư ng ki m sốt mà lu n văn đưa có th đư c áp d ng cơng tác ki m sốt chu trình bán hàng thu ti n t i Vi n thông Qu ng Ngãi nh m nâng cao ch t lư ng cơng tác qu n lý đ m b o cho ho t ñ ng s n xu t kinh doanh c a ñơn v ñ t hi u qu cao  ... v chu trình bán hàng thu ti n Chu trình bán hàng thu ti n b t ñ u t yêu c u mua hàng c a khách hàng thơng qua đơn đ t hàng k t thúc b ng vi c thu ti n 1.2.1.2 B n ch t c a chu trình bán hàng thu. .. thu n p ti n thu cư c bán hàng ñ m b o uy tín c a đơn v 2.5.2 Th t c ki m soát n i b chu trình bán hàng thu ti n 2.5.2.1 Ki m sốt n i b chu trình bán hàng thu ti n t i VTQN ki m soát doanh thu. .. SỐT N I CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TI N T I VI N THÔNG QU NG NGÃI 2.6.1 Mơi trư ng ki m sốt - Chưa phân c p m nh cho ñơn v tr c thu c đơn b/ Th t c ki m soát thu ti n cư c vi n thông v tr c thu c chưa