6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
2.3THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
a. Các chứng từ thường được sử dụng trong hoạt động bán hàng tại
Công ty bao gồm:
- Hợp đồng kinh tế: mọi quan hệ mua bán với công ty đều phải ký hợp
đồng kinh tế. Hợp đồng kinh tế là một văn bản thể hiện việc thoả thuận của hai bên về những điều kiện liên quan đến việc mua bán hàng hoá, thời gian giao hàng, thời hạn tín dụng và hình thức thanh toán. Trong đó, quan trọng nhất là hình thức thanh toán: tín chấp, trả tiền ngay hay có thư bảo lãnh thanh toán của ngân hàng. Đây là cơ sở để xét duyệt nên tiếp tục bán hàng hay không khi có đơn đặt hàng. Đây là lời cam kết pháp lý của hai bên về việc thực hiện những điều khoản trong hợp đồng. Sau khi hợp đồng được ký kết thì coi như nghiệp vụ bán hàng đã chính thức bắt đầu cho những bước tiếp theo của chu trình.
- Đơn đặt hàng: do khách hàng lập, có ghi đầy đủ các thông tin của đơn vị, chữ ký của người đăng ký hàng. Ghi đầy đủ, chính xác số lượng hàng hoá, chủng loại, địa điểm, thời gian giao hàng và tên người nhận hàng. Khách hàng có thể gửi đơn đặt hàng trực tiếp, Fax, qua mail, hoặc bằng điện thoại.
- Phiếu xuất kho: do bộ phận kho lập, căn cứ vào quyết định bán hàng của phòng kinh doanh, bộ phận kho xuất kho hàng hoá theo yêu cầu của phòng kinh doanh.
- Thẻ kho: hằng ngày, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán kho ghi chép tất cả các nghiệp vụ vào thẻ kho.
- Biên bản giao nhận: chứng từ này được lập lúc giao hàng, ghi đầy đủ