6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
3.2.1. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV MINH TOÀN
3.2.1. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty thu tiền tại Công ty
a. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
Như đã trình bày ở chương 2, hiện nay quy trình tiếp nhận và xử lý đơn
đặt hàng chưa rõ ràng. Vì vậy Công ty nên hệ thống lại việc tiếp nhận và xử
lý đơn đặt hàng.
Công ty không có một mẫu đơn đặt hàng nào, điều này gây khó khăn trong việc quản lý và xét duyệt đơn đặt hàng. Vì vậy, Công ty nên thiết kế
mẫu đơn đặt hàng cho khách hàng để có thể kiểm soát được tính xác thực của
đơn đặt hàng. Khi khách hàng ký kết hợp đồng kinh tế, công ty có thể cung cấp mẫu đơn đặt hàng do công ty thiết kế để cho khách hàng có thể đặt hàng khi có nhu cầu ( bảng 3.1).
Việc nhận diện chính xác yêu cầu của khách hàng về sản phẩm giúp cho công tác tiêu thụđược tiến hành nhanh gọn, chính xác và rút ngắn được thời gian cho công ty và cho cả khách hàng. Đơn đặt hàng được xây dựng thành dạng biểu mẫu, và cung cấp cho khách hàng, khi phát sinh nhu cầu mua hàng, khách hàng sẽ điền những chủng loại sản phẩm mình cần mua, số lượng vào đơn đặt hàng. Sau đó khách hàng sẽ gửi đơn đặt hàng cho công ty để công ty xem xét khả năng có thểđáp ứng. Trên cơ sở tình hình tồn kho thực tế của sản phẩm công ty sẽ báo cho khách hàng biết khả năng đáp ứng nhu cầu mua hàng hay không. Nhờ vậy mà cả khách hàng và công ty đều tiết kiệm được thời gian cũng như công ty có thểđáp ứng được một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Bảng 3.1. Đơn đặt hàng ………., ngày tháng năm 20 Đơn đặt hàng số……… ĐƠN ĐẶT HÀNG Tên khách hàng:……… Địa chỉ : ……… Thời gian yêu cầu: ngày……tháng…..năm 20…..
Địa điểm:……… Người nhận:……… Yêu cầu Công ty TNHH TM & DV Minh Toàn cung cấp cho chúng tôi những sản phẩm sau: STT CHỦNG LOẠI SỐ LƯỢNG BẰNG CHỮ 01 XM Kim Đỉnh PCB 30 bao ……….Tấn 02 XM Kim Đỉnh PCB 40 bao ……….Tấn 03 XM Kim Đỉnh PC 40 bao ……….Tấn 04 XM Kim Đỉnh PCSR 40 bao ……….Tấn 05 XM Kim Đỉnh PCB 40 rời ……….Tấn 06 XM Kim Đỉnh PC 40 rời ……….Tấn 07 XM Kim Đỉnh PCSR 40 rời ……….Tấn
Người nhận yêu cầu Khách hàng yêu cầu
(ký tên) (ký tên, đóng dấu)
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH TOÀN
72A Điện Biên Phủ -Đà Nẵng * ĐT (0511) 3649288 * Fax: (0511) 3649988 - E-mail : Minhtoan72A@gmail.com Website: ww.Minhtoandn.com
Đơn đặt hàng cũng được lưu cùng hoá đơn bán hàng, lệnh xuất hàng... để
làm căn cứ đối chiếu sau này. Mặt khác, đơn đặt hàng cũng là một đối tượng để
kiểm soát hoạt động bán hàng có đúng khách hàng và có xảy ra gian lận hay không. Tránh nhầm lẫn về yêu cầu sản phẩm của khách hàng. Khi nhận được
đơn đặt hàng, phòng kinh doanh phải làm thành hai bản, một bản do phòng kinh doanh lưu và trình lên cấp trên xét duyệt, một bản gửi cho bộ phận kế toán
để có thể biết được kế hoạch mua hàng của khách hàng, đồng thời có thể kiểm tra được hạn mức tín dụng xem khách hàng đó có thể nhận hàng được tiếp tục hay không.
Ngoài ra, đơn đặt hàng không được lưu giữ một cách cẩn thận và không
được đánh số thứ tự. Do đó, đơn đặt hàng có thể bị thất lạc hoặc xử lý chậm nhưng không thể kiểm soát làm cho việc giao hàng bị chậm trễ gây mất uy tín
đối với khách hàng. Vì vậy, để đạt được mục tiêu kiểm soát được tất cả các
đơn đặt hàng và được xử lý kịp thời thì công ty nên thiết lập lại quy trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng như sau:
Phò ng kinh doanh phải cử một nhân viên đảm nhiệm tiếp nhận các đơn
đặt hàng (bảng 3.2), sau đó phân loại các đơn đặt hàng, đánh số thứ tự và ghi vào sổ theo dõi đơn hàng và chuyển sang các bộ phận liên quan tiếp tục xử lý. Sau khi đơn đặt hàng đã được xử lý xong thì bộ phận bán hàng sẽ thông báo lại cho khách hàng được biết, đồng thời gửi lại cho nhân viên tiếp nhận đơn
đặt hàng để họ được biết để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu sau này.
Mặt khác, khi đã chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng vượt mức tín dụng, phó giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh đồng ý bán hàng nhưng chỉ
là khẩu lệnh, do vậy, cần phải có chứng từ để làm pháp lý sau này nếu như
khách hàng không có khả năng thanh toán để có thể xác định được trách nhiệm là của ai.
Bảng 3.2. Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH TOÀN
72A Điện Biên Phủ -Đà Nẵng * ĐT (0511) 3649288 * Fax: (0511) 3649988 E-mail : Minhtoan72A@gmail.com Website: www.Minhtoandn.com
BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐƠN ĐẶT HÀNG Tháng 10/2012 STT Ngày tiếp nhận Đơn đặt hàng số Tên khách hàng Số lượng Chủng loại Chấp nhận đơn hàng Không chấp nhận đơn hàng Nhân viên theo dõi 1 2 3 4 5 6
Nhân viên tiếp nhận Trưởng phòng kinh doanh
Hiện nay, nhân viên bán hàng khi giao hàng hóa cho khách hàng đều lập một bảng kế hoạch. Vì vậy, có thể đối chiếu giữa bản kế hoạch giao hàng và danh sách các đơn đặt hàng với nhau xem có trùng khớp hay không.
Ngoài ra, sau khi đơn đặt hàng được xét duyệt, nhân viên bán hàng chỉ điện thoại đến kho yêu cầu cấp hàng chứ không lập lệnh bán hàng, điều này dẫn đến sự nhầm lẫn trong việc giao hàng cho khách hàng. Đồng thời, khi có sự cố xảy ra, sẽ không thể có các chứng từ để làm chứng cứ hoặc có thể đối chiếu giữa các phòng ban. Vì vậy, Công ty nên lập một lệnh bán hàng để có thể kiểm soát được khâu giao hàng (bảng 3.3).
Bảng 3.3. Lệnh bán hàng
………., ngày tháng năm 20
LỆNH BÁN HÀNG Số……….
( Có giá trịđến ngày……..tháng……….năm 20……..)
- Căn cứ phiếu yêu cầu mua hàng số……… - Căn cứ lệnh duyệt của……….. chức vụ:……… Nay, bộ phận bán hàng đề nghị kho………. Xuất hàng cho
Công ty:……… những chủng loại sau: STT CHỦNG LOẠI SỐ LƯỢNG BẰNG CHỮ 01 XM Kim Đỉnh PCB 30 bao ……….Tấn 02 XM Kim Đỉnh PCB 40 bao ……….Tấn 03 XM Kim Đỉnh PC 40 bao ……….Tấn 04 XM Kim Đỉnh PCSR 40 bao ……….Tấn 05 XM Kim Đỉnh PCB 40 rời ……….Tấn 06 XM Kim Đỉnh PC 40 rời ……….Tấn 07 XM Kim Đỉnh PCSR 40 rời ……….Tấn
Đã cung cấp cho khách hàng theo lệnh bán hàng số:………
Bộ phận bán hàng Ký tên
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH TOÀN
72A Điện Biên Phủ -Đà Nẵng * ĐT (0511) 3649288 * Fax: (0511) 3649988 - E-mail : Minhtoan72A@gmail.com Website: www.Minhtoandn.com
b.Hoàn thiện thủ tục kiểm soát liên quan đến chính sách tín dụng
- Ban hành chính sách tín dụng
Hằng ngày, tại Công ty Minh Toàn, nghiệp vụ bán hàng xảy ra rất nhiều. Do vậy, công tác xét duyệt các nghiệp vụ bán hàng bao gồm xét duyệt bán chịu.., ghi sổ bán hàng đòi hỏi phải nhanh chóng và chính xác.
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nhãn hiệu xi măng có sức cạnh tranh lớn đối với Công ty. Để kích thích được thị trường, Công ty đã ban hành chính sách tín dụng cho từng khách hàng. Tuy nhiên, việc thực hiện chính sách bán chịu mà không có chính sách kiểm soát chặt chẽ thì sẽ gây nên tình trạng nợ khó đòi và thất thoát vốn.
Khách hàng của Công ty chủ yếu là các đại lý và các công trình xây dựng. Vì vậy, Công ty nên ban hành chính sách tín dụng đối với hai đối tượng này.
+ Đối với khách hàng là các đại lý: họ là những người góp phần làm tăng trưởng mức tiêu thụ hàng hóa cho Công ty. Vì vậy, Công ty nên ban hành chính sách tín dụng rõ ràng. Để chấp nhận cho các đại lý có thể mua hàng trả
chậm, Công ty nên đề xuất phương thức ký quỹ cho khách hàng. Điều này giúp công ty có thể huy động được nguồn vốn mà chưa cần phải vay ngân hàng trong một thời điểm. Sau đó, Công ty vẫn trả lãi cho các đại lý theo lãi suất của các ngân hàng hiện tại, nhưng phải đạt được điều kiện đã thỏa thuận với Công ty là trong một tháng hoặc trong một năm phải tiêu thụ được bao nhiêu sản lượng để đạt được mức lãi suất đó nhưng những chiết khấu cho khách hàng vẫn không bịảnh hưởng.
+ Đối với khách hàng là các Công trình: hiện nay, các công trình xây dựng rất nhiều. Nhưng đa số các công trình xây dựng đều bị trì trệ, có thể là do rất nhiều nguyên nhân. Một số công trình xây dựng gần như không có khả
lưỡng về khách hàng trong việc bán hàng chính sách tín dụng khi ký hợp
đồng. Đối với những khách hàng mới thì phải hạn chế tín chấp cho khách hàng, khi mua hàng thì một là trả tiền trước khi nhận hàng hoặc hai là phải có thư bảo lãnh của ngân hàng. Tuy nhiên, khi khách hàng sử dụng thư bảo lãnh
để làm căn cứ trong việc nợ, công ty nên kiểm tra tính xác thực của thư bảo lãnh, xem xét người ký thư bảo lãnh có được quyền ký một hạn mức thư bảo lãnh như vậy hay không. Đối với những khách hàng lâu năm, công ty cần phải xem xét khả năng thanh toán của họ trong quá khứ có đạt yêu cầu hay không rồi mới quyết định cấp tín dụng. Mặc khác, công ty cũng nên thường hay cập nhật thông tin về khách hàng của mình trong thời gian gần đây về khả năng thanh toán với khách hàng khác như thế nào.
- Thủ tục kiểm soát việc thực hiện chính sách tín dụng
Khi nhận đơn đặt hàng chậm thanh toán của khách hàng, nhân viên bán hàng thông báo ngay với trưởng phòng kinh doanh, đồng thời đối chiếu với nhân viên kế toán xem khách hàng có thể tiếp tục mua hàng được hay không.
Hiện nay, tình hình đối chiếu công nợ giữa hai phòng ban chỉ dùng khẩu lệnh, không có chứng từ để đối chiếu khi xảy ra tranh chấp. Do vậy bộ phận kế toán nên lập một bảng tình hình công nợ của khách hàng đó, báo cho phòng kinh doanh được biết để có kế hoạch nên giao hàng tiếp hay không ( bảng 3.4).
Bảng 3.4. Tình hình công nợ ………., ngày tháng năm 20 TÌNH HÌNH CÔNG NỢ Tên khách hàng:……… Tổng NPT Số nợ trong hạn Số nợ quá hạn Số ngày quá hạn Sốđã trả Tổng NPT còn lại
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH TOÀN
72A Điện Biên Phủ -Đà Nẵng * ĐT (0511) 3649288
Sau khi nhận được bảng tình hình công nợ khách hàng của phòng kế
toán, trong trường hợp xác định được mức dư nợ khách hàng vượt mức hoặc quá thời hạn thanh toán thì nhân viên bán hàng thông báo cho ban giám
đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh để xin ý kiến. Nếu được sự đồng ý của cấp trên thì nhân viên bán hàng liên hệ với kho để xuất hàng cho khách hàng. Còn nếu cấp trên không đồng ý thì nhân viên bán hàng liên hệ với khách hàng thông báo từ chối đơn đặt hàng và yêu cầu khách hàng phải thanh toán số nợ
quá hạn.
c.Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chuyển giao hàng và lập hóa đơn
Để tránh thất thoát trong việc chuyển giao hàng hóa, công ty nên tách biệt chức năng của nhân viên nhận đơn đặt hàng và lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho nên được lập tại phòng kinh doanh, được ký xác nhận của những
người có chức năng. Nếu phiếu xuất kho độc lập và kiểm tra như vậy thì mới
đảm bảo rằng hàng xuất ra không có gì sai sót vì đã được đối chiếu với đơn
đặt hàng và đã được kiểm tra và ký duyệt.
Khi biết được chính xác thông tin khách hàng đã nhận được hàng hóa, thì bộ phận kế toán xuất hóa đơn cho kịp thời và chính xác, hiện nay, trong công ty tuy đã tách biệt được chức năng giữa bộ phận lập hóa đơn và bộ phận bán hàng, nhưng vẫn có thể xảy ra rủi ro trong việc luân chuyển chứng từ, khi hóa đơn được bộ phận xuất hóa đơn lập xong phải trình qua phó giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh ký nên có thể sẽ gây thất lạc.Vì vậy, khi chuyển hoá đơn cho cấp trên ký, cần phải kê số hoá đơn hiện có và giao cho bộ phận bán hàng kiểm tra và ký nhận.
Mặt khác, công ty cũng nên có một bộ phận chuyên về kiểm soát hóa
đơn bởi vì các thông tin trên hóa đơn có thể sai sót. Do vậy, trước khi gửi hóa
đơn cho khách hàng cần phải kiểm tra thật kỹ.
d. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát thu tiền mặt
Số tiền thu bằng tiền mặt hàng ngày rất lớn, do vậy đối với việc thu tiền mặt trực tiếp tại Công ty của khách hàng, vì vậy công ty cần có biện pháp kiểm soát nhằm tránh sự gian lận của nhân viên thu tiền, không khai nhận số
tiền thực nhận gây thất thoát cho công ty.
Hàng tuần, khi nhân viên đi thu tiền, kế toán Công nợ có thể gửi các biên bản đối chiếu công nợ cho các nhân viên thu tiền đem đến để khách hàng xác nhận. Điều này có thể giúp được hai lợi ích
- Các khách hàng là đại lý thông thường hằng ngày lấy rất nhiều hàng nhưng số lượng lại nhỏ, nhiều xe nhận hàng nên khó có thể kiểm soát được, nếu đợi đến cuối tháng kiểm tra sẽ rất khó khăn, Vì vậy, việc đối chiếu hàng tuần sẽ có thể giúp cho hai bên đối chiếu thuận tiện, nếu phát hiện ra sự chênh lệch thì sẽ dễ dàng tra xét ngay lập tức.
- Việc đối chiếu như vậy, sẽ giúp cho kế toán công nợ biết được nhân viên thu tiền có đúng là đã thu đúng số tiền như vậy hay không.
Ngoài ra, mặc dù cuối tháng đã có kế toán thanh toán và thủ quỹ đối chiếu số liệu với nhau, nhưng để tránh sự thông đồng Công ty nên phân công một nhân viên chuyên theo dõi các nghiệp vụ thu tiền phát sinh hằng ngày, ghi chép các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để cuối tháng cả ba nhân viên cùng đối chiếu thì số liệu sẽ chính xác hơn.
e. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát doanh thu bán hàng
Công tác quản lý giá bán cũng là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc kiểm soát doanh thu tại công ty. Do vậy, công tác quản lý cần chú ý đến khâu kiểm soát giá bán.
Vì lý do địa lý, thị trường tiêu thụ, nên ban giám đốc đã đưa ra chính sách giá cả cho từng khu vực . Sau đó, bộ phận kế toán sẽ cập nhật giá do ban giám đốc xét duyệt và kiểm tra giá bán sản phẩm do bộ phận kinh doanh lên kế hoạch.
Hiện nay, doanh thu bán hàng cung cấp không kịp thời do các số liệu của các bộ phận liên quan không thể trùng khớp nhau, gây khó khăn trong việc kiểm tra đối chiếu giữa các phòng ban liên quan. Chẳng hạn, khi Công ty có chính sách giảm giá hoặc do thị trường tăng giá, muốn kiểm tra mức dự nợ
của hiện tại của khách hàng để xem có nên cung cấp hàng hóa cho khách hàng hay không ta phải kiểm tra công nợ đó. Tuy nhiên, điều này chưa thể chính xác vì số liệu giữa các phòng ban không trùng khớp nhau. Bởi vì phòng kinh doanh khi cung cấp hàng hóa cho khách hàng, bộ phận kế toán không hề biết. Do vậy, bộ phận kế toán không thể nắm bắt kịp thời các khoản phải thu của khách hàng.
Mặc khác, hóa đơn do phòng kế toán lập, nhưng phải chờ đầy đủ chứng từ của phòng kinh doanh chuyển đến. Điều này gây nên sự chậm trễ trong
việc ghi nhận doanh thu bán hàng, quan trọng nhất là những Công ty mua