6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
2.3.1 Thông tin phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại công
TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV MINH TOÀN
2.3.1 Thông tin phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty tại công ty
a. Các chứng từ thường được sử dụng trong hoạt động bán hàng tại
Công ty bao gồm:
- Hợp đồng kinh tế: mọi quan hệ mua bán với công ty đều phải ký hợp
đồng kinh tế. Hợp đồng kinh tế là một văn bản thể hiện việc thoả thuận của hai bên về những điều kiện liên quan đến việc mua bán hàng hoá, thời gian giao hàng, thời hạn tín dụng và hình thức thanh toán. Trong đó, quan trọng nhất là hình thức thanh toán: tín chấp, trả tiền ngay hay có thư bảo lãnh thanh toán của ngân hàng. Đây là cơ sở để xét duyệt nên tiếp tục bán hàng hay không khi có đơn đặt hàng. Đây là lời cam kết pháp lý của hai bên về việc thực hiện những điều khoản trong hợp đồng. Sau khi hợp đồng được ký kết thì coi như nghiệp vụ bán hàng đã chính thức bắt đầu cho những bước tiếp theo của chu trình.
- Đơn đặt hàng: do khách hàng lập, có ghi đầy đủ các thông tin của đơn vị, chữ ký của người đăng ký hàng. Ghi đầy đủ, chính xác số lượng hàng hoá, chủng loại, địa điểm, thời gian giao hàng và tên người nhận hàng. Khách hàng có thể gửi đơn đặt hàng trực tiếp, Fax, qua mail, hoặc bằng điện thoại.
- Phiếu xuất kho: do bộ phận kho lập, căn cứ vào quyết định bán hàng của phòng kinh doanh, bộ phận kho xuất kho hàng hoá theo yêu cầu của phòng kinh doanh.
- Thẻ kho: hằng ngày, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán kho ghi chép tất cả các nghiệp vụ vào thẻ kho.
- Biên bản giao nhận: chứng từ này được lập lúc giao hàng, ghi đầy đủ
giao hàng.
- Phiếu cân: được bên thứ ba lập áp dụng đối với hàng xi măng rời nếu
được phía khách hàng yêu cầu, có chữ ký xác nhận của đơn vị.
- Hoá đơn hàng hoá: được lập sau khi khách hàng đã xác nhận đã nhận
đầy đủ hàng hoá, là chứng từ ghi rõ thông tin người mua hàng, nội dung hàng hoá, chủng loại, giá cả, thuế VAT, hình thức thanh toán…Hoá đơn được lập ngay tại phòng kế toán thông qua bản kế hoạch giao hàng do phòng kinh doanh chuyển lên. Mọi thông tin về số lượng hàng hoá, giá bán, chủng loại
đều do phòng kinh doanh nhập vào máy. Phòng kế toán có trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu với bảng kế hoạch giao hàng và sau đó sẽ xuất hoá đơn.
- Bảng kế hoạch giao hàng: dùng để ghi lại các kế hoạch giao hàng cho khách hàng do phòng kinh doanh lập có sự xác nhận của trưởng phòng kinh doanh, đồng thời đây là cơ sở để bộ phận kế toán xuất hoá đơn.
Bảng kế hoạch giao hàng được lập từ sổ kế hoạch giao hàng hằng ngày do bộ phận cấp hàng ghi sổ kế hoạch, và căn cứ vào thẻ kho và phiếu xuất kho của bộ phận kho gửi lên cho khách hàng.
Bảng kế hoạch này thể hiện số lượng thực tế mà khách hàng đã nhận
được. Tuy nhiên, vẫn không thể chính xác hoàn toàn bởi vì mặc dù có phiếu xuất kho của bộ phận kho nhưng do chưa có biên bản giao nhận của bộ phận vận tải gửi qua nên khó có thể xác định được thực tế khách hàng có thể nhận đủ
hàng hay không. Điều này gây khó khăn cho việc ghi nhận doanh thu kịp thời. - Bảng kê nộp tiền: hằng ngày, kế toán kho hay nhân viên thu nợ phải ghi lại các nghiệp vụ thu tiền và nộp cho công ty. Kế toán công nợ dựa vào bảng này để cập nhật công nợ của khách hàng.
- Phiếu thu và giấy báo có của ngân hàng: được cập nhật hằng ngày, nó phản ánh việc khách hàng chuyển trả tiền mua hàng.
và gửi cho khách hàng ký xác nhận về số lượng hàng hoá thực nhận cũng như
tình trạng công nợ của khách hàng đối với công ty.
- Báo cáo công nợ: được lập hai lần trong một tháng, thể hiện khách hàng họ còn nợ công ty bao nhiêu để xem xét khách hàng có quyền nhận hàng nữa hay không.
- Báo cáo doanh thu: được lập hai lần trong tháng, nó thể hiện số lượng hàng hoá mà công ty đã bán được.
b. Hệ thống sổ sách kế toán về tiêu thụ
Tại công ty, quá trình tiêu thụ có khối lượng các nghiệp vụ trong một kỳ
khá nhiều làm cho công tác hạch toán và kiểm soát quá trình gặp không ít khó khăn. Ngoài các sổ sách được lưu trữ bằng phần mềm của máy tính, bộ phận kế toán công nợ còn sử dụng thêm các sổ ghi chép thủ công như sổ chi tiết công nợ... Hằng tháng, các báo cáo sổ sách có liên quan sẽ được in ra để kiểm tra và lưu trữ. Một số sổ sách chủ yếu thường được in ra như: sổ chi tiết, sổ
Cái các tài khoản chi phí, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết công nợ, bảng kê phiếu xuất, các báo cáo.
Một số sổ sách nằm trong hệ thống sổ kế toán có liên quan đến chu trình bán hàng - thu tiền là:
- Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng - Sổ tổng hợp công nợ phải thu
- Sổ chi tiết doanh thu - Sổ tổng hợp doanh thu
- Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Sổ quỹ
c. Báo cáo kế toán
Vào định kỳ hai lần trong tháng, số liệu trên sổ kế toán sẽ được kế toán của công ty tổng hợp thành các chỉ tiêu, khoản mục trên báo cáo kế toán.
Thông qua hệ thống báo cáo kế toán, nhà quản lý công ty sẽ nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của công ty để từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Hệ thống Báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng - thu tiền của công ty gồm có:
- Báo cáo tổng hợp doanh thu.
- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu. - Bảng cân đối Nhập - Xuất - Tồn.
Công tác tổ chức thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ đã được phòng kế toán thực hiện khá khoa học và phù hợp với chuẩn mực kế toán. Tuy nhiên, trong việc tổ chức chứng từ, các yêu cầu đặt hàng chưa
được thống nhất nên còn gây nhầm lẫn và khó khăn trong việc chuẩn bị hàng hoá để cung cấp cho khách hàng.
Mặt khác, khi chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận kinh doanh không lập lệnh bán hàng mà chỉđiện thoại xuống kho yêu cầu cấp hàng cho khách hàng. Điều này làm cho bộ phận kế toán khó theo dõi trong việc cung cấp hàng hoá cho khách hàng. Và khi có tranh chấp xảy ra, không biết trách nhiệm cung cấp hàng thuộc về ai.