6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
1.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng –
hàng – thu tiền
a. Tổ chức hệ thống chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của
đơn vịđều phải lập chứng từ kế toán. Nội dung của chứng từ kế toán phải đầy
đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ thực tế phát sinh, mỗi nghiệp vụ xảy ra chỉ được lập chứng từ một lần duy nhất. Chứng từ kế
toán là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ phát sinh trong thực tế, do đó chứng từ không được tẩy xóa, viết tắt hay lập khống. Đồng thời, trên các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền.
Trong chu trình bán hàng - thu tiền, các chứng từ được sử dụng chủ yếu bao gồm:
+ Hợp đồng kinh tế: Là văn bản thỏa thuận những điều kiện, quyền lợi và trách nhiệm giữa người mua và người bán.
+ Các đơn đặt hàng của khách hàng: ĐĐH do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp. Nó có thể được nhận bằng mail, điện thoại, Fax...
+ Lệnh bán hàng: Được phòng kinh doanh hay bộ phận bán hàng của doanh nghiệp lập, căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, phải ghi số thứ tự
của đơn đặt hàng và đầy đủ các thông tin như trên đơn đặt hàng.
chuẩn lập. Phiếu xuất kho cũng phải được ghi đầy đủ các thông tin về hàng hóa được bán và xuất khỏi kho hàng, cần ghi rõ số thứ tự của hàng bán đã sử
dụng để làm căn cứ ghi.
+ Các hoá đơn( hoá đơn GTGT): Là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng, giá cả hàng hóa đã được bán, phương thức thanh toán và một số thông tin khác có liên quan
+ Các chứng từ vận chuyển: chứng từ này được lập lúc giao hàng, trong
đó chỉ rõ mẫu mã, số lượng được giao.
+ Phiếu thu(tiền mặt, séc): Là chứng từ ghi số tiền khách hàng trả bằng tiền mặt
+ Giấy báo có( kèm theo sao kê của ngân hàng): Là chứng từ ghi số tiền khách hàng đã trả bằng chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
+ Biên bản đối chiếu công nợ: là chứng từ xác nhận các phát sinh mua hàng và thanh toán tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng.
b. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán
Từ những chứng từ ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nội dung kinh tế, từ đó phản ánh vào sổ kế toán liên quan. Tùy thuộc vào mục đích của việc theo dõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sẽ mở các tài khoản và các loại sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Đối với các loại sổ kế toán tổng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vịđang sử dụng. Sổ sách và tài khoản kế toán phải đúng quy định về mẫu sổ và tên gọi của các tài khoản, sổ kế toán phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt.
- Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền:
+ Bảng tổng hợp doanh thu.
+ Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. + Bảng tổng hợp tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. + Sổ chi tiết giá vốn.
+ Bảng tổng hợp giá vốn bán hàng. + Sổ chi tiết công nợ phải thu. + Bảng tổng hợp công nợ phải thu.
- Các loại sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ có những loại sổ phù hợp. Ví dụ: Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê, Nhật ký chứng từ, Sổ cái các tài khoản...
c. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dưới thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời kỳ nhất định để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích theo nhu cầu. Thông qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, ra các quyết định
điều hành hoạt động.
Với mục đích này trong hoạt động tiêu thụ, các báo cáo kế toán được phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin: Thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình, thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu người sử
dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành hoạt động.
Ở mức độ chi tiết việc xử lý, thì bộ phận kế toán có thể lập báo cáo chi tiết như là báo cáo chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng, báo cáo chi tiết sản phẩm theo từng khách hàng... trong từng khoảng thời gian. Mục đích của
chúng là kiểm soát xem dữ liệu có được cập nhật xử lý chính xác hay không.
Ở mức độ tổng quát, bộ phận kế toán lập báo cáo kiểm tra số tổng như
báo cáo tổng doanh số bán hàng, tổng sản lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ, báo cáo tổng hợp doanh thu, báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn…
1.2.4 Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng - thu tiền
Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền ta cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như:
- Nhận những ĐĐH có những điều khoản, điều kiện không chính xác hoặc từ những khách hàng không được phê duyệt.
- Nhận những ĐĐH về những hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị không có khả
năng đáp ứng.
- Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ lại nhận ĐĐH.
- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
- Việc xuất và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện.
- Công ty có thể giao hàng không đúng địa điểm, không đúng khách hàng, hoặc có thể giao cho khách hàng không đúng quy cách như đã thoả
thuận.
- Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hóa đơn hàng hoá đã giao, lập sai hoá đơn, lập một hoá đơn thành nhiều lần hoặc lập hóa đơn khống khi thực tế không giao hàng.
- Kế toán có thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghi sai khách hàng thanh toán.
thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu.
Để hạn chế và ngăn chặn những rủi ro trên, nhà quản lý cần thiết kế
những thủ tục kiểm soát thích hợp, để hệ thống kiểm soát nội bộ có thể thực hiện được những mục tiêu đề ra.
1.2.5 Thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn rủi ro trong chu trình bán hàng và thu tiền
Kiểm soát nội bộ khi nhận đơn đặt hàng từ khách hàng
- Đối với rủi ro nhận đơn đặt hàng của những khách hàng không có thực. Để ngăn ngừa những tổn thất do bán hàng cho những khách hàng không có thực, bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng phải chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra tính xác thật của đơn đặt hàng và khách hàng;
- Đối với đơn đặt hàng bằng văn bản, bộ phận tiếp nhận cần phải kiểm tra xem có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của doanh nghiệp mua hay không. Trong đơn đặt hàng phải ghi đầy đủ các thông tin: tên và địa chỉ của doanh nghiệp, tên hàng, số lượng, mẫu mã, quy cách, thời gian giao nhận, vận chuyển, địa điểm giao nhận, hình thức thanh toán;
- Trường hợp nhận đơn đặt hàng qua email, điện thoại, fax cần có những thủ tục đảm bảo tính pháp lý về việc đặt hàng của người mua; ví dụ như
doanh nghiệp chỉ áp dụng đặt hàng qua điện thoại, email, fax đối với những khách hàng quen thuộc, hoặc khách hàng phải thế chấp tài sản hoặc sự đảm bảo thanh toán của một ngân hàng đại diện cho khách hàng.
- Đối với rủi ro đơn đặt hàng được chấp nhận mà có những điều khoản không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt: Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng, bộ phận tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng cần phải xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại, mẫu mã, quy cách; nếu như hàng hoá của doanh nghiệp có thể đáp ứng được đơn đặt hàng thì bộ phận tiếp nhận cần phải thông báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp.
- Đối với rủi ro người không có nhiệm vụ nhận ĐĐH nhưng lại thực hiện việc đó: phân công nhiệm vụ rõ ràng và có quy định, quyết định bổ
nhiệm bằng văn bản đối với người nhận và phê duyệt đơn đặt hàng, nếu không phải là người đó thực hiện thì những bộ phận của các giai đoạn tiếp theo không được phép tiếp tục thực hiện trừ khi có sựủy quyền đúng đắn.
Kiểm soát nội bộ khi kiểm tra tín dụng
- Doanh nghiệp cần thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, ví dụ như quy
định hạn mức tín dụng, tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời gian bán chịu cho phép, tiêu chuẩn bán chịu (tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để được doanh nghiệp chấp nhận bán chịu)…Một chính sách bán chịu rõ ràng, đã được phê duyệt của ban lãnh đạo sẽ làm tăng trách nhiệm của nhân viên bán hàng trong việc xét duyệt và nghĩa vụ thanh toán của khách hàng.
- Người chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên được tách biệt khỏi người hoặc phòng chịu trách nhiệm bán hàng. Sự tách biệt này nhằm ngăn ngừa gian lận trong việc cung cấp hạn mức tín dụng cho khách hàng của nhân viên bán hàng.
- Trong điều kiện lý tưởng, doanh nghiệp nên có một hệ thống kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng; cụ thể là đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, lập danh sách khách hàng thường giao dịch và luôn cập nhật các thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán và uy tín trong thanh toán của khách hàng. Nhìn chung, công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ hơn đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì nhóm khách hàng này thường có rủi ro không trả được nợ lớn hơn những khách hàng lớn và thường xuyên. Lập danh sách KH thường giao dịch và luôn cập nhật các thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán và uy tín trong thanh toán của KH;
- Đối với khách hàng mới giao dịch lần đầu, doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ hoặc có thư bảo lãnh của ngân hàng nhằm giảm rủi ro do không thu hồi được nợ.
Kiểm soát nội bộ trong việc giao hàng
- Trước khi hàng hoá được chuyển đến tay khách hàng, cần có các chứng từ liên quan như lệnh bán hàng của phòng kinh doanh và phiếu xuất kho của bộ phận kho
- Khi khách hàng đã nhận hàng, bộ phận giao hàng cần giao các chứng từ như biên bản giao nhận được khách hàng xác nhận đã nhận hàng, chứng từ
vận chuyển…
Kiểm soát nội bộ về lập hóa đơn
- Sau khi hàng đã được giao cho khách hàng, trước khi lập Hoá đơn, bộ
phận lập Hoá đơn cần kiểm tra các chứng từ liên quan: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển, thông báo điều chỉnh…có hợp lệ
không.
- Hoá đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng hàng hoá, giá cả hàng hoá bao gồm cả giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, và các yếu tố
khác theo luật thuế GTGT.
- Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn; Hoá đơn cần có chữ
ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và khách hàng; Có thể thay chữ ký của người đại diện theo pháp luật bằng cách đóng dấu treo; Trường hợp bán hàng qua điện thoại có thể không cần có chữ ký của khách hàng nhưng phải được đóng dấu là “Bán hàng qua điện thoại”.
- Hoá đơn được lập thành 3 liên: liên 2 gửi cho khách hàng, liên gốc và liên 3 lưu tại phòng kế toán để theo dõi doanh thu và nợ phải thu. Như vậy Hoá đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn
thanh toán, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.
- Hoá đơn chỉ nên lập căn cứ vào:
1) Chứng từ vận chuyển đã được khách hàng ký nhận;
2) Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển (nhằm ngăn chặn việc lập hoá đơn khống) hoặc đơn đặt hàng đã được phê duyệt.
- Người lập Hoá đơn nên ghi lại trên Hoá đơn hoặc sổ sách kế toán số
hiệu của chứng từ vận chuyển hoặc mã số đơn đặt hàng để giúp cho việc kiểm tra đối chiếu được thuận tiện. Hoặc đính kèm hoá đơn với các chừng từ có liên quan.
- Giá ghi trên Hoá đơn phải dựa trên bảng giá hiện hành đã được phê chuẩn của doanh nghiệp. Việc sử dụng bảng giá đã phê duyệt giúp cho việc ghi chính xác giá bán trên Hoá đơn.
- Một người độc lập như kế toán thuế hoặc kiểm toán nội bộ nên tiến hành kiểm tra giá bán và việc cộng trừ trên Hoá đơn theo cách hoặc là ngẫu nhiên hoặc là đối với những Hoá đơn vượt quá một giá trị nhất định.
- Hoá đơn cần có chữ ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và khách hàng. Có thể thay chữ ký của người đại diện theo pháp luật bằng cách đóng dấu treo. Trường hợp bán hàng qua điện thoại có thể không cần có chữ ký của khách hàng.
- Hoá đơn cần được kiểm tra trước khi gửi cho khách hàng.
Kiểm soát nội bộ khi nhận tiền mặt và tiền gửi thanh toán
- Tách rời chức năng bán hàng và thu tiền. Tất nhiên, công việc phân cách nhiệm vụ này còn tuỳ thuộc vào quy mô và cách tổ chức kinh doanh của công ty.
- Việc sử dụng hoá đơn mỗi khi giao hàng cùng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho và kiểm kho định kỳ sẽ giúp đảm bảo phát hiện ra những giao
dịch bán hàng mà không hạch toán. Mối nguy hiểm của việc bị phát hiện sẽ
làm giảm động lực thủ quỹ hay nhân viên thu ngân ăn cắp tiền.
- Khuyến khích khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng cũng giúp làm giảm bớt rủi ro và các chi phí hành chính liên quan đến bán hàng bằng tiền mặt.
- Công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy đếm tiền hoặc máy phát hành hoá đơn.
- Các phiếu tính tiền, hoá đơn, vé dịch vụ cần được đánh số thứ tự trước
đểđề phòng bỏ sót, dấu diếm các nghiệp vụ bán hàng thu tiền.
- Cuối cùng, nên tách biệt chức năng giữ tiền và ghi sổ.
Kiểm soát nội bộ trong theo dõi khoản phải thu
- Đối với hoạt động theo dõi các khoản thanh toán bán chịu, bộ phận xét duyệt bán chịu cần định kỳ lập báo cáo nợ phải thu theo từng nhóm tuổi để
có biện pháp đòi nợ.