Quản lý khách sạn và hình thức đặt phòng trực tuyến.pdf

Quản lý khách sạn và hình thức đặt phòng trực tuyến

Đồ án tốt nghiệp Quản lý khách sạn đặt phịng trực tuyến PHẦN B: NỘI DUNG CHƯƠNG I: MƠ TẢ BÀI TỐN VÀ GIẢI PHÁP I Q TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA KHÁCH SẠN Bộ máy quản lý khách sạn bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Phó giám đốc, phịng ban (Phịng kế tốn, phịng kinh doanh, phịng tổ chức – hành chính), tổ; bố trí theo sơ đồ sau: Trường ĐHDL Hải Phòng Đồ án tốt nghiệp Quản lý khách sạn đặt phòng trực tuyến HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH BỘ PHẬN LỄ TÂN BỘ PHẬN NHÀ PHỊNG PHỊNG KẾ TỐN BỘ PHẬN NHÀ HÀNG VÀ BẾP BỘ PHẬN AN NINH SỬA CHỬA PHÓ GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN DỊCH VỤ PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN NHÂN SỰ BỘ PHẬN BACK OFFICE Hình 1.1: Sơ đồ máy quản lý khách sạn Khách sạn hình thành từ phịng, tổ quan hệ mật thiết hỗ trợ Mỗi phịng ban có tổ chức rõ ràng, không chồng chéo Mọi hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh khách sạn đạo Ban giám đốc Ban giám đốc chịu trách nhiệm với hội đồng quản trị cấp chịu trách nhiệm trước tập thể cán công nhân viên công ty Giám đốc người chịu trách nhiệm khách sạn người chịu trách nhiệm trực tiếp với hội đồng quản trị cấp trước tập thể cán công nhân viên Phó giám đốc hành chịu trách nhiệm trước giám đốc công tác tổ chức, lao động, làm công tác khen thưởng, kỷ luật, quản trị hành chính, lưu trữ văn thư Trường ĐHDL Hải Phòng Đồ án tốt nghiệp Quản lý khách sạn đặt phòng trực tuyến Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm trước ban giám đốc chuyên sâu vấn đề tổ chức kinh doanh khách sạn để đạt hiệu cao, đem lại nhiều lợi nhuận cho khách sạn Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm trước ban giám đốc khách sạn, phận gồm có kế tốn trưởng kế tốn viên, có trách nhiệm thực hoạt động kế hoạch tài cà cơng tác kế tốn, cụ thể lập kế hoạch tài chính, dự trù ngân sách hàng năm, tổ chức theo dõi việc thu chi khách sạn, chi trả lương, định giá thành kiểm sốt hoạt động tài Bộ phận lễ tân, Bộ phận nhà phòng, Bộ phận nhà hàng bếp, Bộ phận dịch vụ, Bộ phận an ninh – sửa chữa, Bộ phận nhân sự, Bộ phận back office - chịu trách nhiệm trực tiếp với phòng kinh doanh giám đốc Bộ phận lễ tân cầu nối khách hàng khách sạn Quy trình đặt phịng qua mạng: Sau truy vấn thông tin khách sạn mạng, khách hàng lựa chọn việc đặt phịng khách sạn thơng qua website Để đăng ký đặt phịng, khách có nhu cầu cần phải đăng ký account cho website khách sạn – account gồm có địa Email hoạt động password khách Khi tiến hành lựa chọn phòng thuê, khách đăng nhập vào website thơng qua account (hoặc đăng nhập sau lựa chọn phịng phù hợp với u cầu mình), sau chọn loại phòng muốn đăng ký Từ yêu cầu đặt phòng khách, hệ thống website tự động kiểm tra sỡ liệu đưa phịng có loại phịng khách u cầu Từ danh sách phòng mà website đưa ra, khách hàng tìm phịng theo u cầu họ, họ đánh dấu vào phịng chọn, điền thơng tin bắt buộc khơng bắt buộc (những thơng tin điền khơng) như: chọn loại phịng, ngày nhận phòng (Ngày nhận phòng phải sau ngày đặt phòng tối thiều ngày), ngày trả phòng, số lượng phòng, số người (số người lớn số trẻ em), họ tên khách (người đăng ký), giới tính, số Trường ĐHDL Hải Phịng Đồ án tốt nghiệp Quản lý khách sạn đặt phòng trực tuyến partpost số chứng minh thư nhân dân, số tài khoản, địa liên lạc, số điện thoại, số fax (nếu có), tên nước…; chọn chức “đặt phịng” Thơng tin đặt phịng khách gửi ban quản lý để xử lý Danh sách phòng đặt khách thuê kết cuối chuyển cho phận lễ tân Bộ phận phụ trách điều hành website có trách nhiệm giải thắc mắc, yêu cầu khách hàng qua Email hướng dẫn qua điện thoại Sơ đồ quy trình đặt phịng: Nguồn khách Nhận u cầu đặt phòng Đưa danh sách phòng thuộc loại phịng khách u cầu Khách sạn khơng có khả đáp ứng Nhận thay đổi yêu cầu khách Nhận thơng tin đặt phịng Trường ĐHDL Hải Phịng Khách đồng ý Đồ án tốt nghiệp Quản lý khách sạn đặt phịng trực tuyến Đón tiếp xếp phịng cho khách: Khi khách đồn đến khách sạn; + Đối với khách đặt phòng từ trước u cầu nhận phịng phải đưa thơng tin liên quan tới đặt phịng Nhân viên lễ tân tìm kiếm thơng tin đặt phịng máy tính sổ sách, xác nhận lại thông tin check in lưu vào sở liệu Thông tin check in bao gồm thông tin khách thơng tin phịng khách th + Cịn với khách chưa đặt phịng trước có u cầu th phịng, nhân viên lễ tân cung cấp thơng tin phịng trống có cho khách thơng Trường ĐHDL Hải Phịng Đồ án tốt nghiệp Quản lý khách sạn đặt phòng trực tuyến qua việc truy vấn vào kho liệu danh sách phòng Khách xác nhận thuê phòng, nhân viên lễ tân lưu thông tin vào sỡ liệu Trường hợp khách lẻ: phận lễ tân ghi nhận thông tin khách hàng Trường hợp khách đoàn: Bộ phận lễ tân ghi nhận thông tin người đại diện cho đồn, thơng tin thành viên đồn, số lượng phòng, loại phòng, danh sách khách phòng yêu cầu khách hàng Nếu khách có yêu cầu giúp đỡ hành lí họ nhiệm vụ nhận viên thơng báo với tổ trưởng phận phục vụ khách hàng để cử nhân viên phận đưa hành lý lên phịng cho khách Bên cạnh đó, phận lễ tân giới thiệu dịch vụ sẳn có khách sạn phục vụ khách khách sạn Sơ đồ quy trình đón tiếp xếp phịng cho khách: ĐÓN TIẾP Đã đặt chỗ trước LÀM THỦ TỤC ĐĂNG KÝ Trường ĐHDL Hải Phòng XÁC NHẬN KHẢ NĂNG THANH TỐN XÁC NHẬN VIỆC ĐẶT PHỊNG Chưa đặt chỗ trước ĐÓN TIẾP XÁC ĐỊNH KHẢ NĂNG CỦA KHÁCH SẠN Đồ án tốt nghiệp Quản lý khách sạn đặt phịng trực tuyến Quy trình phục vụ khách hàng thời gian khách lưu trú khách sạn: Trong thời gian khách lưu trú khách sạn, khách có yêu cầu sử dụng dịch vụ, khách sạn cung cấp dịch vụ phục vụ nhu cầu khách Bộ phận lễ tân thu thập phiếu sử dụng khách hàng gửi lên từ phận phục vụ khách để tiến hành lập tổng hợp lại khoản chi phí khách Sơ đồ quy trình phục vụ khách NHẬN YÊU CẦU SỬ DỤNG DỊCH VỤ CUNG CẤP DỊCH VỤ Trường ĐHDL Hải Phòng LƯU THÔNG TIN SỬ DỤNG DỊCH VỤ Đồ án tốt nghiệp Quản lý khách sạn đặt phòng trực tuyến Quy trình làm thủ tục tốn cho khách (Check out): Khi khách có u cầu trả phịng, phận lễ tân có nhiệm vụ thơng báo cho phận khác khách sạn việc trả phòng khách nhằm xác định khoản chưa tốn Khi khách trả phịng, nhân viên lập hố đơn tổng hợp tiến hành toán với khách Việc check out cho khách theo đồn phải có khả phân biệt chi phí đồn chi phí cá nhân đồn Sau làm thủ tục check out xong, phận lễ tân thông báo cho phận trực phòng làm thủ tục kiểm kê tài sản vệ sinh phịng Cuối ngày phận lễ tân viết báo cáo tổng hợp tình hình khách đến, khách đi, thực trạng phòng trống, phòng bận thu chi ngày ý kiến phản hồi khách (từ phận back office) cho ban giám đốc khách sạn Sơ đồ quy trình làm thủ tục tốn cho khách: NHẬN U CẦU TRẢ PHỊNG XÁC ĐỊNH THƠNG TIN TRẢ PHỊNG LƯU THƠNG TIN TRẢ PHỊNG Trường ĐHDL Hải Phịng TỔNG HỢP CHI PHÍ PHÁT SINH CỦA KHÁCH Đồ án tốt nghiệp Quản lý khách sạn đặt phòng trực tuyến II GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT Giải pháp kỹ thuật Yêu cầu chung tổng thể hệ thống: - Bộ phận tiếp tân sử dụng từ – máy tính - Phịng kế tốn sử dụng từ – máy tính máy đọc thẻ tín dụng ngân hàng cung cấp - Bộ phận đặt phòng sử dụng từ – máy tính - Bộ phận dịch vụ sử dụng từ – máy tính - Các phận khác sử dụng từ – máy tính tùy theo nhu cầu sử dụng chương trình - Các máy tính phải nối mạng với nối mạng Internet) - Cấu hình tối thiểu máy tính: + Cấu hình CPU tối thiểu phải Pentium 500Mhz + Hệ điều hành: Windows 2000, Windows XP Trường ĐHDL Hải Phòng Đồ án tốt nghiệp Quản lý khách sạn đặt phòng trực tuyến Giải pháp hệ thống Từ việc phân tích hoạt động khách sạn diển hàng ngày trên, thấy: Quản lý khách sạn công việc phức tạp yêu cầu phải giải nhanh chóng Để đáp ứng u cầu cần phải có chương trình quản lý cơng việc làm tự động hóa máy tính Hệ thống với liệu vào Các thông tin khách, thời gian thuê phòng khách, giá loại dịch vụ, thông tin việc sử dụng dịch vụ hàng ngày khách Hệ thống xử lý liệu đưa ra: Phiếu toán chi tiết cho khách, hóa đơn tốn, báo cáo thơng kê tình hình doanh thu ngày, tháng, quý, năm, dự trù kinh phí cho hoạt động tới CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUALBASIC 6.0 Giới thiệu vài nét ngơn ngữ lập trình VisualBasic Dùng VisualBasic cách nhanh tốt để lập trình cho Microsoft Windows Cho dù chuyên gia lập trình hay người làm quen với chương trình windows, VisualBasic cung cấp cơng cụ hồn chỉnh để đơn giản hóa việc triển khai lập trình ứng dụng cho MSWindows VisualBasic gì? Phần “Visual” đề cập đến phương pháp sử dụng để tạo giao diện đồ họa người dùng (Graphical User Interface, viết tắt GUI) Có sẵn hình ảnh, gọi controls, bạn đặt vị trí định đặc tính chúg khung hình, gọi form Điều giúp cho người lập trình với VisualBasic đỡ cơng – thay việc Trường ĐHDL Hải Phòng 10 ... phòng Trường ĐHDL Hải Phòng Khách đồng ý Đồ án tốt nghiệp Quản lý khách sạn đặt phòng trực tuyến Đón tiếp xếp phịng cho khách: Khi khách đoàn đến khách sạn; + Đối với khách đặt phòng từ trước yêu... VIỆC ĐẶT PHỊNG Chưa đặt chỗ trước ĐĨN TIẾP XÁC ĐỊNH KHẢ NĂNG CỦA KHÁCH SẠN Đồ án tốt nghiệp Quản lý khách sạn đặt phòng trực tuyến Quy trình phục vụ khách hàng thời gian khách lưu trú khách sạn: ... nghiệp Quản lý khách sạn đặt phòng trực tuyến partpost số chứng minh thư nhân dân, số tài khoản, địa liên lạc, số điện thoại, số fax (nếu có), tên nước…; chọn chức ? ?đặt phịng” Thơng tin đặt phòng khách