Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban Quản lý dự Án Công Trình điện miền Bắc.docx

Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban Quản lý dự Án Công Trình điện miền Bắc

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Đề tài:

Một số biện phápgóp phần hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo

vật t tại ban quản lý dự án công trình điện miền bắc

SVTH: Nguyễn Thị Nguyệt

Lớp: Quản lý Kinh tế - K35 Chuyờn ngành: Quản lý kinh tế GVHD: TS Hồ Thị Bích Vân

Hà Nội – 2007

LỜI NÓI ĐẦU

Vấn đề bảo đảm vật tư cho các công trình điện luôn là nhiệm vụtrọng tâm, bức xúc mà lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năngquan tâm hàng đầu Muốn làm được điều đó yếu tố đầu tiên cho banQLDACCTĐ là cần phải có bộ máy quản lý bảo đảm vật tư trước,trong và sau khi hoàn thành công trình làm sao cho hợp lý nhất, hiệuquả nhất, đạt kết quả cao nhất

Chính vì lẽ đó trong thời gian thực tập tại ban QLDACCTĐMB,qua nghiên cứu tổng quát của bản thân Được sự giúp đỡ tận tình củalãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năng Tôi mạnh dạn chọn đềtài: “Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác quản lý đảm bảovật tư tại Ban QLDATCĐ miền Bắc” Nội dung gồm 3 chương sau:

* Chương I: Tầm quan trọng của công tác quản lý đảm bảo vật

tư sản xuất của doanh nghiệp

* Chương II: Thực trạng của công tác quản lý bảo đảm vật tưcủa ban QLDACCTĐMB

* Chương III: Một số biện pháp quản lý bảo đảm vật tư của banQLDACCTĐMB

Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi ban QLDACCTĐ và giớihạn trong một vài vấn đề về công tác quản lý bảo đảm vật tư của ban.Với mục đích đánh giá đúng những mặt đã làm được và chưa làmđược để kiến nghị với ban QLDACCTĐMB có biện pháp xử lý hiệuquả hơn

CHƯƠNG I TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP

I SỰ CẦN THIẾT, Ý NGHĨA VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP:

1 Sự cần thiết của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất:

Để quá trình SX có thể diễn ra, mọi doanh nghiệp đều phải cóđược yếu tố: Vật tư, lao động và tiền vốn

- Vật tư là sản phẩm của lao động được trao đổi mua bán dùngcho sản xuất như: Nguyên, nhiên liệu, máy móc thiết bị dụng cụ phụtùng Nói rộng ra vật tư chính là tư liệu sản xuất ở dạng tiềm năngkhông thể thiếu được trong bất kỳ nền sản xuất nào Nhưng để cóđược vật tư cho sản xuất phải thông qua việc tổ chức quản lý chuẩn bịnhững vật tư cần thiết để nhằm duy trì hoạt động của doanh nghiệpdiễn ra bình thường và liên tục Do đó phải đảm bảo vật tư cho sảnxuất là một quá trình kinh tế xã hội

Trong nền kinh tế gồm nhiều thành phần kinh tế tồn tại và đi lênCNXH ở nước ta hiện nay, việc tổ chức quản lý đảm bảo cân đối vềmặt bằng bảo quản tốt vật tư thực hiện cung ứng thường xuyên đầy đủgiữ vai trò và vị trí quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp

Tóm lại, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải cóchiến lược kinh doanh và khéo léo thâm nhập vào guồng máy của thịtrường, tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức gọn nhẹ, năng động, hiệuquả và có những quyết định chính xác, mang lại kết quả cao Có nhưvậy mới thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là bảo quản vật tư cho sảnxuất kịp thời đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất xã hội.

2 Ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất

Công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất rất quan trọng vì nền kinh

tế bảo đảm vật tư không bảo đảm tính kế hoạch, tính khoa học và sựđồng bộ sẽ dẫn đến tình trạng sản xuất bị ngừng trệ sản phẩm, tiến độthi công công trình sẽ giảm Số lượng vật tư không đủ thì năng suấtlao động trong sản xuất, thi công sẽ giảm

Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề bảo đảm vật tư cho sảnxuất lại càng quan trọng Nó đòi hỏi phải có sự tìm tòi, tính toán giá

cả, hạch toán giá cả, hạch toán cụ thể đối với từng loại vật tư, số lượngcần dùng để tránh lãng phí vật tư và tiết kiệm vốn lưu động

- Đảm bảo vật tư là đáp ứng các yêu cầu cung ứng đầy đủ cácloại vật tư về số lượng chất lượng quy cách cũng như chủng loại kịpthời về thời gian và đồng bộ giúp cho việc tăng năng suất lao động xãhội tiết kiệm được thời gian lao động giảm chi phí không cần thiết

- Tổ chức và quản lý tốt công tác bảo đảm vật tư còn góp phầntiết kiệm vật tư giữ gìn về số lượng và chất lượng cấp phát vật tư theohạn mức

- Kiểm tra việc sử dụng vật tư cũng là những biện pháp tiết kiệmvật tư quan trọng.

- Tổ chức tốt công tác bảo đảm vật tư ảnh hưởng tốt đến côngtác vận tải ghép nối vận chuyển hợp lý, giảm cước phí vận chuyển vật

tư (Giảm được chi phí lưu thông) dẫn đến giảm được giá thành sảnphẩm

Ngoài ra tổ chức và quản lý tốt đảm bảo vật tư còn có tầm quantrọng trong công tác hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp Tronggiá thành sản phẩm công nghệ thì vật tư chiếm từ 70- 90% tổng chiphí Vì vậy tổ chức quản lý tốt bảo đảm vật tư cho sản xuất sẽ làmgiảm chi phí dẫn đến hạ giá thành sản phẩm

II- CÁC HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP.

Bất cứ một nền sản xuất nào cũng cần vật tư để bảo đảm sảnxuất Tổ chức và quản lý bảo đảm vật tư cho sản xuất là một quá trìnhbao gồm các bước sau:

1 Mua sắm vật tư

Mua sắm vật tư là khâu đầu tiên của quá trình bảo đảm vật tưcho sản xuất Muốn kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao, thực hiện tốtnhiệm vụ kinh tế của mình thì ngay khâu đầu tiên này phải hoạt động

có chất lượng cao Vì vậy không ngừng đổi mới và nâng cao chấtlượng công tác này là nhiệm vụ không thể thiếu được của doanhnghiệp Nó phải có cơ sở khoa học và gồm các nội dung sau:

a) Xác định nhu cầu:

Để bảo đảm hoạt động có hiệu quả đòi hỏi các doanh nghiệpphải xác định được đầy đủ các loại nhu cầu vật tư phục vụ đáp ứngcho doanh nghiệp của mình

* Nhu cầu vật tư cho hoạt động xây lắp

Xác định theo công thức

Nhu cầu vật tư (N)=(khối lượng xây lắp) x (định mức vật tư chomột đơn vị xây lắp)

* Nhu cầu vật tư dự trữ:

Đối với loại vật tư cụ thể, cần quy định đại lượng dự trữ sảnxuất tối đưa và đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu Đại lượng dự trữsản xuất tối đưa bằng dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm cộng dựtrữ thường xuyên tối đa Đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu bằng tổng

dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm

b Xác định lượng hàng đặt:

Khi xác định hàng đặt mua cần phải bảo đảm nguyên tắc không

bị ứ đọng ở khâu dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn

Xác định lượng hàng mua theo công thức:

V cm=V cd+(Vd 2−Vd 1)Trong đó:

Vcm: Lượng vật tư cần mua

Vcd: Lượng vật tư cần dùng

Vd1: Lượng vật tư dự trữ đầu kỳ

Vd2: Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ

Vđ1 = (Vk + Vnk )- Vx

Vk: Lượng vật tư tồn kho ở thời điểm tồn kho

Vnk: lượng vật tư nhập kho từ thời điểm kiểm kê đến cuối nămbáo cáo

Vx: Lượng vật tư xuất dùng thời điểm kiểm kê đến cuối nămbáo cáo

c Đặt hàng và ký kết hợp đồng mua bán:

Đặt hàng là cơ sở quan trọng để ký kết hợp đồng kính tế về muabán hàng hoá Hợp đồng mua bán hàng hóa là một loại văn bản có tínhchất pháp lý được hình thành trên cơ sở thoả thuận một cách bìnhđẳng tự nguyện giữa các chủ thể nhằm xác lập thực hiện và chấm dứtmọi quan hệ trao đổi hàng hoá

2 Tiếp nhận và bảo quản vật tư:

Tất cả những vật tư thiết bị kỹ thuật được mua sắm cho doanhnghiệp phải được tổ chức tiếp nhận bảo quản tốt

Để đảm bảo được yêu cầu đó bộ phận tiếp liệu phải chọnphương tiện vận chuyển thuận lợi nhất là giảm được thời gian vậnchuyển và số lần bốc dỡ tránh hao hụt mất mát trong vận chuyển

Khi hàng về, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác tiếp nhận vàbảo quản hàng hoá Mục đích của công tác này là kiểm tra việc thựchiện các hợp đồng mua bán vật tư hàng hoá về nguyên vẹn bảo đảm số

lượng và chất lượng Ai là người chịt trách nhiệm về những hao hụt và

hư hỏng hàng hoá Trong thương mại việc tiếp nhận theo hai giaiđoạn Tiếp nhận hàng từ doanh nghiệp thương mại và tiếp nhận tạikho của doanh nghiệp sản xuất: Việc tiếp nhận hàng về số lượng vàchất lượng được thực hiện ở doanh nghiệp theo hai phương pháp chủyếu: phương pháp kiểm tra toàn bộ và phương pháp kiểm tra điểnhình

Tổ chức tiếp nhận sẽ tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc được

số lượng chất lượng, chủng loại vật tư, hạn chế nhầm lẫn Tiếp nhậnchính xác quy cách chủng loại vật tư đã ghi trong hợp đồng, hoá đơnphiếu giao hàng để chuyển nhanh vật tư vào kho theo sự bố trí sắp xếptrong kho Mặt khác công tác tiếp nhận còn phải bảo đảm loại vật tưnhập kho phải có giấy tờ hợp lệ và phải qua bộ phận kiểm nhận, kiểmđịnh chính xác Nếu vật tư mua về sai quy cách, không bảo đảm chấtlượng hoặc thiếu hụt phải có biên bản xác nhận.Thủ kho phải ghi đầy

đủ số thực nhập và cùng người giao hàng ký rồi chuyển cho bộ phận

có trách nhiệm kí vào sổ giao, nhận chứng từ

Sau khi vật tư được tiếp nhận vào kho, phòng vật tư, các doanhnghiệp phải tổ chức quản lí và bảo quản hàng ở kho Kho là nơi dự trữbảo quản hàng hóa, vật tư, thiết bị trước khi đưa vào sử dụng Tuỳthuộc vào các tính chất, đặc điểm của vật tư mà kho của doanh nghiệpđược xây dựng theo nhiều kiểu khác nhau với diện tích, dung tích phùhợp

Kho phải được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng mát với hệ thốngthiết bị cần thiết cho bảo quản sắp xếp thuận tiện cho việc chuyên chở,

xuất nhập vật tư Vật tư trong kho phải được sắp xếp hợp lí tuỳ theođặc điểm của các thiết bị, vật tư Tránh hư hỏng, làm xuống cấp vật

tư Tận dụng tối đưa diện tích kho Đảm bảo an toàn trong kho tránhmất mát cũng như hoả hoạn cháy nổ xảy ra

Xu hướng trong nền kinh tế thị trường là kho doanh nghiệp xâydựng không đáng kể mà chỉ tập trung ở khâu lưu thông Vật tư đượcbảo quản tùy thuộc vào tính chất lý hoá mà bố trí sắp xếp theo từngloại kho Theo yêu cầu: dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, ở thời điểm nàocũng sẵn sàng cấp phát kịp thời theo tiến độ

3 Cấp phát vật tư

Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tổ chức tốt sẽ bảo đảm chosản xuất hoạt động của doanh nghiệp được nhịp nhàng góp phần tăngnăng suất lao động của công nhân tăng thêm vòng quay của vốn lưuthông doanh nghiệp, nâng cao chất lượng và hạ giá thánh sảnphẩm v.v

Việc cấp phát vật tư được tiến hành theo hạn mức Hạn mức làlượng vật tư quy định cho từng hạn mục công trình để các bộ phậnthực hiện nhiệm vụ được giao Hạn mức cấp phát nâng cao tráchnhiệm của từng bộ phận trong việc sử dụng số lượng vật tư lĩnh đượcmột cách hợp lý và tiết kiệm Nâng cao trách nhiệm của phòng vật tưtrong việc quản lý số lượng vật tư quy định trong hạn mức đầy đủ kịpthời và đúng quy cách, phẩm chất góp phần chấn chỉnh và củng cốcông tác kho tàng, giảm số lượng chứng từ và đơn giản hoá công táchạch toán ban đầu về cấp phát vật tư

Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của giám đốc phòngvật tư lập phiếu xuất kho dưới các dạng khác nhau tùy theo đối tượng

và phương thức xuất hàng

4 Quyết toán sử dụng

Việc tổ chức quản lý bảo đảm vật tư đầu vào không chỉ dừng lại

ở việc mua sắm, tiếp nhận vận chuyển vật tư hàng hoá - để nâng caohiệu quả sử dụng vật tư đòi hỏi các doanh nghiệp phải định kỳ quyếttoán vật tư sử dụng việc quyết toán nhằm: tính toán lượng vật tư thựcchi có đúng mục đích không ? Việc sử dụng các yếu tố vật chất cótuân thủ các định mức tiêu dùng hay không? Lượng vật tư tiết kiệmđược hoặc bội chi, nguyên nhân gây lãng phí trong sử dụng vật tư ởdoanh nghiệp Ở các doanh nghiệp có thể áp dụng ba phương pháp sau

để quyết toán vật tư :

- Phương pháp kiểm kê: Theo phương pháp này trên cơ sở sốliệu kiểm tra thực tế tồn kho vật tư ở phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳbáo cáo và số lượng vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư chiphí áp dụng công thức

+ Phương pháp đơn hàng:

Trên cơ sở các số liệu về kết quả sử dụng vật tư được xác địnhbằng cách so sánh thực chi với mức quy định được tính sau khi thựchiện hợp đồng

+ Quyết toán theo từng lô hàng cấp ra:

Là phương pháp thường xuyên và thiết thực nhất, cấp phát vật

tư được tiến hành theo mức quy định và được dùng vào việc thực hiệnnhiệm vụ sản xuất

Mức chi phí quy định được tính bằng cách lấy số thành phẩmnhân với mức tiêu dùng vật tư So sánh thực thi với mức quy định vềvật tư ta biết được sự chênh lệch với mức tiết kiệm hay bội chi

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

BẢO ĐẢM VẬT TƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DACCTĐMB

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN vµ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BQLDACCTĐMB.

Thực hiện quyết định 315/HĐBT ngày 1/9/1990 về việc chấnchỉnh lại sản xuất kinh doanh trong khu vực kinh tế quốc doanh Ngày15/7/1995 Tổng giám đốc công ty Điện lực Việt Nam đã ký quyếtđịnh số 492 ĐVN/TCCB-LĐ về việc thành lập ban QLDACCTĐMBtrên cơ sở sát nhập Ban Quản lý công trình đường dây 500 KV cùngmột phần lực lượng ban QLCCT Điện

Trụ sở của ban QLDACCTĐMB đặt tại 1111D đường Hồng Hà

- Quận Hoàn kiếm Hà Nội

Ban QLDA CCTĐMB là một tổ chức sự nghiệp kinh tế trựcthuộc Tổng Công ty Điện lực Việt nam là đơn vị có tư cách pháp nhânđược mở tài khoản tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, được sử dụngcon dấu riêng để ký kết hợp đồng liên quan đến thực hiện dự án theonhiệm vụ và phân cấp củaTCT(1) Vì vậy vốn hoạt động của Ban làvốn do Nhà nước cấp Trách nhiệm của ban là sử dụng nguồn vốn đósao cho có hiệu quả, tiết kiệm và hợp lý nhất Ban được uỷ quyền tiếpnhận từ chủ đầu tư để quản lý và thanh toán cho các tổ chức tư vấncác đơn vị xây lắp cung ứng vật tư thiết bị, chi phí cho các công việc

(1)(1) Tổng công ty Điện lực Việt Nam

của ban QLDA kể cả việc tham gia với tư cách hoạt động tư vấn, đượcquản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vốn đó.

Nhiệm vụ của ban QLDACCTĐ là quản lý các dự án lưới điện

có điện áp từ 110 KV trở lên và các công trình điện khác theo phâncấp của TCT giao được quy định trong Nghị định 117-CP ngày20/10/1994 của Chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng, cụ thể là:

- Tổ chức quản lý và công tác cung ứng vật tư thiết bị trongnước và nước ngoài đã nhập khẩu cho các công trình điện quản lý và

sử dụng bảo quản vật tư thiết bị có hiệu quả

- Tổ chức quản lý và tư vấn công tác xuất nhập khẩu vật tư chocác công trình điện

- Quản lý và tư vấn thực hiện các công tác đầu tư xây dựng cơbản, công tác quản lý dự án, các thủ tục xin giấy chứng nhận quyền sửdụng đất, giấy phép xây dựng công trình, công tác đền bù và giảiphóng mặt bằng, công tác kế hoạch và công tác sản xuất khác

- Quản lý và tư vấn phần dự toán công trình đầu tư xây dựng cơbản

- Quản lý công tác kỹ thuật bảo đảm chất lượng công trình xâydựng từ chuẩn bị đầu tư đến kết thúc đầu tư

- Quản lý về lĩnh vực kinh tế tài chính, thực hiện công tác hạchtoán kế toán các công trình điện, thống kê kế toán tài chính, công tácquản lý dự án, tư vấn và sản xuất khác

1 Bộ máy quản lý của Ban QLDACCTĐMB:

Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình Do đặc điểmquản lý của ban, mô hình tổ chức và mối quan hệ về nhiệm vụ giữacác bộ phận trong tổ chức và nội bộ các bộ phận với nhau được tổchức như sau:

+ Ban giám đốc: Bao gồm một chủ nhiệm và phó chủ nhiệm

- Chủ nhiệm ban: Là đại diện pháp nhân, là người điều hành cao nhấtmọi hoạt động của Ban và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổnggiám đốc TCT trong các hoạt động của quá trình chuẩn bị thực hiện đầu tư,cũng như kết thúc xây dựng đưa dự án vào khai thác và sử dụng

- Các phó chủ nhiệm: Là người giúp việc cho Chủ nhiệm đượcchủ nhiệm giao quản lý và điều hành một số lĩnh vực theo phân công

cụ thể và chịu trách nhiệm trước chủ nhiệm và trước pháp luật các lĩnhvực được giao

- Xây dựng kế hoạch lao động tiền lương, thực hiện hợp đồnglao động, báo cáo lao động và tiền lương

- Quản lý công văn giấy tờ, làm lịch công tác, phổ biến các vănbản pháp quy, chế độ chính sách.

- Quản lý tài sản cơ sở vật chất của Ban

- Làm tốt công tác bảo vệ nội bộ

b Phòng kế hoạch (P2)

- Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, xây dựng nội bộ và kếhoạch sản xuất khác

Soạn thảo hợp đồng kinh tế (trừ hợp đồng uỷ thác nhập khẩu)

- Nhận các hồ sơ khảo sát, thiết kế kỹ thuật, đơn hàng, bản vẽ thicông, dự toán các công trình gửi cho các đơn vị liên quan

- Thanh toán các khối lượng xây lắp cho các công trình

- Thanh quyết toán A+B và thanh lý hợp đồng

- Làm thủ tục xin cấp giấy phép sử dụng đất, cấp đất, giấy phépxây dựng các công trình

- Tổ chức công tác đền bù tài sản

c Phòng tài chính kế toán (P3 )

- Lập kế toán năm - quý

- Đảm bảo vốn cho nhu cầu theo kế hoạch

- Tổ chức bộ máy kế toán và chế độ hạch toán kế toán

- Cấp phát đủ vốn cho các đơn vị theo hợp đồng

- Thanh toán các nhu cầu chi phí cho bộ máy hoạt động củaBan Lập các thống kê tài chính kế toán theo qui định của tổng côngty.

- Tổ chức quyết toán các công trình

- Tham gia với các đơn vị về công tác đấu thầu

d Phòng vật tư (P4)

- Thực hiện công tác đấu thầu : chọn thầu, gia công cột sắt, dây

sứ, phụ kiện sản xuất trong nước

- Cung cấp vật tư thiết bị cho công trình

- Chỉ đạo các kho trong việc bảo quản sắp xếp, vận chuyển, cấpphát vật tư, lập quy trình kho tàng

- Tổ chức chỉ đạo duy tu, vận tải vật tư

- Giám sát việc sử dụng vật tư thiết bị do A cấp cho B sử dụngvào công trình

- Đối chiếu thanh quyết toán vật tư

-Thực hiện chế độ báo cáo kiểm kê vật tư định kỳ

- Tham gia với các đơn vị khác về công tác đấu thầu

e Phòng Tư vấn Giám sát kỹ thuật (P5):

- Xem xét và trình duyệt đề cương báo cáo nghiên cứu khả thi,

đề cương khảo sát

- Lập dự toán chi phí quản lý kỹ thuật

- Chịu trách nhiệm về bản tiền lương công trình

- Xem xét phương án tổ chức xây dựng của thiết kế

- Tổ chức ra tuyến đường dây và trạm cho đơn vị trúng thầu

- Giám sát kỹ thuật xây lắp đúng thiết kế, tiêu chuẩn

- Nghiệm thu hạng mục công trình và công trình khi hoàn thành

- Cùng B lập tiền lương hoàn công, tập hợp các bàn giao côngtrình cho C

- Đảm nhận công tác kỹ thuật an toàn của Ban

g Kho Thượng Đình

Ban QLDACCTĐ có kho chứa vật tư là kho Thượng Đình

Kho Thượng Đình rộng 13000 m2

Nhiệm vụ của kho :

- Quản lý đất đai nhà cửa kho tàng trong phạm vi kho

- Tiếp nhận vật tư thiết bị nhập kho

- Cấp phát vật tư thiết bị khi có lệnh

- Sắp xếp bảo quản VTTD tại kho

- Tổ chức bảo vệ an toàn cho kho

- Công nhân và lao động thủ công 10 người

Nhìn chung, trình độ quản lý và nghiệp vụ của cán bộ trong ban

là cao

KỸ THUẬT

PTB PCN KINH

TẾ

TRƯỞNG BAN CHỦ NHIỆM

Sơ đồ tổ chức quản lý tại Ban QLDACCTĐ

II NHỮNG ĐẶC ĐIỂM VỀ MẶT KINH TẾ KỸ THUẬT CỦA VẬT TƯ VÀ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI BAN QLDACCTĐ

Với chức năng thay mặt chủ đầu tư tổ chức đấu thầu xây lắp,đấu thầu xây lắp vật tư, thiết bị, ký hợp đồng tư vấn hoặc tự làm theogiấy phép hành nghề về giám sát chất- lượng vật tư, thiết bị kỹ thuật

và chất lượng thi công đến công tác nghiệm thu công trình BanQLDACTĐMB phải đảm nhiệm một khối lượng công việc rất lớn, làđầu mối của việc quản lý kỹ thuật và vật tư của các công trình điện từ110KV đến 500KV Nên việc bảo đảm vật tư thiết bị đầy đủ, đồng bộ,đúng chủng loại cho các công ty xây lắp (bên B) trước khi khởi công

là một vấn đề rất quan trọng đòi hỏi bộ máy tổ chức quản lý vật tư củaBan phải làm việc rất năng động, tích cực, khoa học thì mới thực sự cóhiệu quả Bởi vì vật tư thiết bị của ngành điện rất đưa dạng, phức tạpmỗi loại có tính chất sử dụng khác nhau, do đó có tính chất kỹ thuậtkhác nhau Tất cả các vật tư thiết bị đưa vào sử dụng đều phải đảmbảo các tiêu chuẩn về chất lượng và các yêu cầu kỹ thuật Ngoài ra đốivới một số thiết bị như máy biến áp, máy ngắt, chống sét v.v Phảiđảm bảo tiêu chuẩn cách điện theo từng cấp điện áp

Do yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật như vậy vật tư thiết bịngành điện phải được bảo quản trong điều kiện tương đối ngặt nghèonhư độ ẩm trong kho phải thấp, môi trường không có chất hoá học,chất ăn mòn, chất A-xít v v Vì chủ yếu những vật tư thiết bị nàyđược mua ở nước ngoài mà Ban QLDACCTĐMB đã từng quan hệ là :

- Hãng Simen của Đức

- Hãng Shanghai của Nam Triều Tiên

- Ucraina (của Nga cũ)

- Hãng Xicamex của Pháp

- Hãng Aegpld của Singapore

Các loại vật tư này thường là máy biến thế, máy ngắt điện, cầudao điện, cầu dao cách ly, các loại tủ, bảng điện, các loại thu lôi v.v

Tuy nhiên để giảm giá thành công trình và phát huy được việcsản xuất trong nước Ban vẫn tổ chức mua một số mặt hàng mà yêucầu kỹ thuật không mà trong nước sản xuất như cấu kiện cột, các loạiphụ kiện bắt dày, ắc quy v.v của các cơ sở như Máy cơ khí YênViên, Nhà máy chế tạo thiết bị điện Đông Anh v.v

Tóm lại, vật tư thiết bị của ban chủ yếu là nhập ngoại nên phòngvật tư của ban chỉ làm nhiệm vụ nhận theo mã hàng cấp phát cho Bnhận theo công trình Ban chỉ cho phép các bên mua những vật tưthiếu chưa nhập kịp

Bộ máy bảo đảm vật tư của xí nghiệp bao gồm :

a) Phòng kinh tế đối ngoại (P6)

Có nhiệm vụ:

- Tổ chức tư vấn lập hồ sơ mời thầu cung cấp vật tư thiết bịnhập ngoại cho công trình

- Tổ chức gọi thầu và xét thầu

- Theo dõi thực hiện hợp đồng đã ký

b) Phòng vật tư nội (P4)

- Tiếp nhận và cung cấp vật tư thiết bị nhập ngoại từ cảng chocác bên xây 1ắp

- Quản lý và xử lý vật tư tồn đọng của các công trình trước đây

- Tham gia cùng các ban của Tổng công ty để chủ động nắmđược nguồn vật tư cung cấp và sử dụng tại các công trình do ban kýhợp đồng xây lắp chủ yếu là nguồn vật tư trong nước với hai nội dungtiến độ và chất lượng (nếu được phân công)

- Quyết toán vật tư công trình

c Kho: Chịu trách nhiệm xuất nhập và bảo quản vật tư thiết bị.

d Công tác vận tải : Công tác tiếp nhận và xuất vật tư thiết bị

không thể không nhờ tới vận chuyển vật tư thiết bị điện thường cókhối lượng lớn vì vậy, khối lượng vật tư cần vận chuyển rất lớn nêncác bạn hàng vận chuyển vật tư thiết bị cho ban là các xí nghiệp giaonhận vận chuyển xí nghiệp vận tải hạng nặng

Nếu vật tư trong nước hoặc hàng nhẹ không cồng kềnh thì cóthể dùng ngay phương tiện vận tải của ban hoặc thuê phương tiện vậntải

III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN QLDACTĐMB

1 Xác định nhu cầu :

Xác định đúng, chính xác nhu cầu tiêu dùng của các đơn vị sảnxuất kinh doanh Chỉ có trên cơ sở nắm chắc được nhu cầu thì doanhnghiệp mới thực hiện tốt việc bảo đảm vật tư được với đặc trưng là

quản lý làm A cho các đơn vị xây lắp nên nhu cầu vật tư cho xây dựng

cơ bản được tính bằng phương pháp sau :

*Phương pháp giá trị.

Nhu cầu vật tư (N) = (khối lượng công việc xây lắp tính theo1000đ) x (mức vật tư cho 1000đ giá trị xây lắp) phương pháp nàynhanh gọn nhưng ít chính xác, thường được sử dụng để tính nhu cầuvật tư cho các công trình lớn trên phạm vi rộng

*Nhu cầu về vật tư dự trữ

Dự trữ vật tư ở các doanh nghiệp được xây dựng bao gồm 2 bộphận: dự trữ ở chân công trình và ở các kho

Dự trữ ở chân công trình được xác định bằng phương pháp:T= Trọng tải của phương tiện vận tải

Mức tiêu thụ bình quân 1 ngày đêm

D: đại lượng dự trữ thường xuyên tối đưa tính theo đơn vị hiệnvật.

P : Mức tiêu thụ bình quân trong một ngày đêm

- Dự trữ bảo hiểm: có tác dụng bảo hiểm vật tư cho sản xuất,trong mọi tình huống nó được xác định bằng 30% dự trữ thườngxuyên

Tóm lại đối với dự trữ sản xuất, việc xác định đúng đắn các mức

dự trữ có ý nghĩa rất lớn trong các doanh nghiệp Chúng cho phépgiảm mức chi phí về bảo quản hàng hoá, giảm hao hụt mất mát, bảođảm cho cho các doanh nghiệp có đủ những vật tư hàng hóa cần thiếttrong sản xuất để thực hiện được những nhiệm vụ đề ra ngăn ngừa

việc hình thành quá mức lực lượng dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độchu chuyển vốn, phát hiện và có biện pháp giải quyết các hàng hoá ứđọng của doanh nghiệp.

2 Kiểm tra nhu cầu và xác định lượng hàng đặt mua

Kiểm tra nhu cầu để xác định chính xác lượng hàng đặt muacũng như để chuẩn bị cấp phát cho các công ty xây lắp (các bên) tiếnhành thi công xây dựng các công trình điện Ban quản lý dự án côngtrình điện Miền bắc với tư cách là đơn vị được uỷ quyền thay mặt chủđầu tư tiếp nhận vốn sẽ căn cứ vào thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán đãđược duyệt để tổ chức thực hiện dự án đảm bảo chất lượng kỹ thuật,tiến độ và giá thành công trình

Để kiểm tra nhu cầu BQLDACTĐ cũng công ty xây lắp thicông, chủ nhiệm thiết kế đến khảo sát thực tế (gọi là giao tuyến côngtrình) và lập biên bản giao tuyến công trình điện

Để xác định chính xác lượng hàng đặt mua, phòng vật tư dựatrên bản dự toán công trình, biên bản giao tuyến (gọi là bản tiền lươngvật tư) để mua sắm

3 Lựa chọn người cung ứng:

Quá trình lựa chọn người cung ứng thực chất là quá trình tìmhiểu cặn kẽ, so sánh đặc điểm những nguồn hàng mà doanh nghiệp sẽmua sắm Trong nền kinh tế thị trường rất nhiều người bán nên đòi hỏingười làm công tác vật tư phải chọn lựa những nơi có nguồn hàng cólợi như:

- Giá thành phải hợp lý, phù hợp với hàng hóa và giá cả trên thịtrường (phải thấp hơn hoặc bằng giá xây lắp theo dự toán).

Là đơn vị được ủy quyền thay mặt chủ đầu tư cung ứng thiết bịcho các công ty xây lắp Nên vật tư thường dùng là vật liệu có khốilượng chất lượng cao mang đặc trưng của ngành điện và phần lớn phảinhập đặt mua ở nước ngoài như một số mặt hàng đã nêu ở trên (Simencủa Đức, Sicamex của Pháp.v.v

Tuy nhiên, đôi khi Ban QLDACTĐ vẫn chọn mua một số loạihàng ở các doanh nghiệp trong nước để giảm giá thành Nhưng Doanhnghiệp này có những lợi thế riêng tất nhiên hàng hoá của họ cũng phảiđảm bảo nguyên tắc trên và thường là các Doanh nghiệp cùng ngànhnhư: Cáp điện mua ở nhà máy cơ khí Yên viên, Xí nghiệp cung ứngvật tư Hà Nội, sứ Hoàng Liên Sơn, Đông Anh Cột ở bê tông Chèm,

bê tông Thịnh Liệt Đó là những đơn vị cung ứng truyền thống, đãđược ngành và Tổng cục chất lượng kiểm tra

Sau khi thực hiện các bước trên quy trình nghiệp vụ tiếp theocủa phòng vật tư sẽ là:

a Đối với hàng nhập khẩu:

Lệnh giao hàng: Phòng Vật tư nhận từ kho hàng 6 bản thực hiện

và luân chuyển như sau:

- Kiểm định và nhận hàng theo lệnh giao hàng ký hoá đơn quyếttoán lô hàng, quyết toán tầu Khi quyết toán xong còn một bản gốc lưuphòng vật tư (P4) sao 2 bản gửi phòng tài chính và phòng Vật tư ngoại(P6)

- Biên bản kiểm hoá tại cảng: Được thành lập cùng với Hải quan

để hoàn thành thủ tục Hải quan hoặc lập với cảng Khi giao nhận hàng

có diễn giải chi tiết Khi thực hiện xong còn một bản gốc lưu P4 sao 2bản lưu P3 và P6

- Chứng thư giám định hàng

Trường hợp này đổ vỡ, hư hỏng không đúng hợp đồng, Ban mời

cơ quan có tư cách pháp nhân giám định và lập thư giám định để giảiquyết bồi thường hàng hóa

- Đối với các hợp đồng do công ty điện lực ký, A có hợp đồng

ủy thác thì P4 không phải thực hiện các nhiệm vụ trên mà chỉ tổ chứctheo dõi giám sát

b Đối với hãng gia công chế tạo hoặc mua trong nước

Tổ chức nghiệm thu hàng gia công:

- Căn cứ hợp đồng gia công hoặc phân công của Tổng công ty,P4 tổ chức nghiệm thu hàng hóa tại vị trí gia công (có quỹ tính riêng)trước khi nhận hàng giao cho B (các công ty xây lắp)

- Cán bộ tiếp liệu khi nhận hàng đã có nghiệm thu, ký phiếu hóađơn tài chính với cơ quan sản xuất khi giao xong cho B, sao cho P4liên giao cho P2 để làm thủ tục thanh toán tiền hàng

c Công tác tiếp nhận:

c1 Với hàng nhập khẩu:

P4 tiếp hàng tại cảng, tổ chức vận chuyển để nhập vào kho(thông qua đơn vị vận chuyển nội bộ hoặc bên ngoài do P2 ký hợpđồng)

- Đối với hàng nguyên đai nguyên kiện, kho có trách nhiệmchuyển hàng từ trên phương tiện xuống an toàn và chuyển vào vị tríbảo quản Thủ kho và cán bộ giao hàng lập biên bản giao nhận căn cứvào hàng thực tế (3 bản) nội dung ghi rõ lệnh, mã hàng, đuôi số kiện,tên kiện, số xe vận chuyển, tên lái xe, trọng lượng thô, tinh.

Biên bản được gửi cho:

c2 Đối với hàng mua trong nước:

- Khi có lệnh, P4 căn cứ quyết định đến đơn vị bán liên hệ vàlấy giấy báo giá gửi P2, P3

- Khi P2 ký xong hợp đồng mua và P3 trả xong tiền hàng thìthông báo cho P4 để P4 tổ chức nhận hàng

- Khi nhận hàng xong, P4 gửi P2 và P3 hóa đơn để thanh lý hợpđồng

c3 Xuất hàng để thi công công trình:

Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của chủ nhiệm P4kiểm tra hàng tồn kho và lập phiếu xuất kho Nội dung phiếu xuất kho

ghi rõ: căn cứ theo lệnh và các đặc điểm khác như đã nêu ở trên.

c4 Quyết toán nguồn hàng:

- Sau khi công trình đóng điện, các hợp đồng mua hàng ngoàinước, trong nước đã thực hiện xong P4 lập quyết toán nguồn hàng vàhiện vật gồm số vật tư theo hợp đồng, số thực nhận đã sử dụng chocông trình hoặc điều động hoặc sẽ tồn kho

* Quyết toán vật tư công trình:

- Sau khi công trình đóng điện, P5 gửi cho P4 bản tiền lươnghoàn công để cùng P4 cùng Ban quyết toán công trình

c5 Những kết quả đã đạt được của Ban QLDACTĐMB trong những năm qua:

* Là một doanh nghiệp được thành lập (7/95) trong điều kiện vôcùng khó khăn về mọi mặt Nhiệm vụ quản lý đầu tư xây dựng cơ bảntheo cơ chế mới Bước đầu nhiệm vụ kế hoạch được giao không đủđiều kiện để triển khai, đặc biệt là triển khai theo nghị định 117/CPsau đó là nghị định 42 /CP) về vốn đầu tư và thủ tục ban đầu Mặc dùvậy với sự giúp đỡ của Tổng công ty điện Việt Nam và bằng sự nỗ lựcvượt bậc của toàn thể cán bộ CBCNV trong Ban đã từng bước khắcphục khó khăn ổn định tổ chức, cơ sở vật chất, tháo gỡ từng khâu, giảiquyết từng việc để đưa công tác quản lý đi vào nề nếp hoàn thànhnhiệm vụ trọng tâm của mình

Từ khi thành lập (7/95) đến hết tháng 6/2005 banQLDACTĐMB đã đạt được những kết quả sau:

Xây lắp và thiết bị : 857320 triệu đồng

Chi phí khác :85274 triệu đồng

* Thực hiện kế hoạch tiến độ công trình

+ Lưới điện 500 KV: thi công chống nhiễu và thiết kế móng hơn

526 vị trí trên toàn tuyến với điều kiện thi công trải rộng gần khắp đấtnước

+ Lưới điện 220kv: thi công hoàn thành 81công trình Hoànthành các thủ tục báo cáo nghiên cứu khả thi và thiết kế kỹ thuật vàtổng dự toán 15 công trình

+ Lưới điện 110 kv: Hoàn thành 76 công trình

+ Công trình chống quá tải đã có luận chứng, thiết kế kỹ thuật

- Đã thương thảo và ký hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị của

21 công trình (trong đó có 17 công trình chống quá tải)

- Tổ chức tốt việc vận chuyển máy biến thế và cấp phát vật tưthiết bị cho 5 trạm biến áp đảm bảo chất lượng kinh tế, an toàn vàđúng tiến độ

-Tổ chức tối việc tiếp nhận và cấp phát sắt thép nhập khẩu tạiHải Phòng giao cho tác B với số lượng là 9.978 tấn

-Tổ chức việc đấu thầu mua sắm VTTB cho sửa chữa các côngtrình hư hỏng do bão lụt Bảo quản VTTB trong kho không bị hư hỏngmất mát

b Công tác nghiệm thu thanh quyết toán

- Hoàn thành quyết toán công trình đường dây 500kv giaiđoạn 1

- Đã quyết toán 8 công trình (do đơn vị cũ chuyển sang) và trìnhnhà nước duyệt

- Hoàn thành quyết toán được 67 công trình mới cùng với việcquyết toán công trình cũ là giải phóng kho vật tư ứ đọng nhiều nămchúng ta đã kiểm kê xác định vật tư tồn kho tương đối chính xác, đã

ký hợp đồng nhượng bán trên 100 tấn thép ứ đọng cho đơn vị trongngành được tổng công ty cho phép, chuẩn bị tốt các điều kiện để quý3/2006 đấu giá tiếp số thép ứ đọng còn lại

- Đã tập trung, giải quyết tốt các công trình trọng điểm như trạm

Hà Tĩnh, trạm Sơn La, mở rộng ngăn lộ Đông Anh đáp ứng nhu cầulắp đặt và bảo đảm đúng quy chế chọn thầu và chỉ định thầu của TổngCông Ty nay chưa có trường hợp nào vi phạm đáng kể Ngoài ra Bancòn trực tiếp đảm nhận việc tiếp nhận phân phối thép do Tổng Công

Ty ký hợp đồng để phân phối cho các công ty xây lắp 1000 tấn (kể cảnhập ngoại và trong nước) đã và đang quyết toán vật tư và tài chính sốthép trên với cơ chế phức tạp về cả chủng loại và giá trị được an toàntrong điều kiện khó khăn của Ban

IV NHẬN XÉT RÚT RA TỪ TÌNH HÌNH TRÊN

Trong bối cảnh đổi mới cơ chế quản lý kinh tế từ cơ chế tậptrung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhànước và sự chuyển đổi từ chế độ cung ứng vật tư sang chế độ thươngmại hoá vật tư, vấn đề đặt ra cho Ban QLDACTĐMB là nhanh chóngthích ứng với cơ chế thị trường Điểm lại quãng đường ngắn ngủitrong ba năm tuy còn non trẻ Trong điều kiện khó khăn phức tạp về

cơ chế, về thủ tục, về phương tiện, về điều kiện làm về tài chính Ban

đã khắc phục mọi khó khăn và đã đạt được một số kết quả sau:

1 Ưu:

Dần dần từng bước xây dựng các quy chế mô hình hoạt độngcủa Ban cũng như của các phòng nghiệp vụ theo đặc thù của đơn vịmình với thể chế liên tục đổi mới

- Việc đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị giúp cho việc chọn lựaxem xét nhập hàng của những nước có kỹ thuật cao, mẫu mã đẹp, giá

cả hợp lý, thời gian lắp đặt nhanh, hiệu quả kinh tế tăng thêm nhiều lờiích cho Nhà nước, tránh những lãng phí không cần thiết

- Đã tạo ra hệ thống nguồn hàng quan trọng phong phú, có chấtlượng cao, giá cả hợp lý đồng thời tạo được hệ thống dự trữ vật tư đủmạnh kịp thời đảm bảo cho B trong mọi điều kiện

- Đã xây dựng được bộ máy cung ứng bảo đảm vật tư hoạt độngkhá nhịp nhàng, ăn khớp có năng lực và kinh nghiệm hoạt động