II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC QUẢN Lí, BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN QLDACTĐMB.
6. Hoàn thiờn bộ mỏy quản lý bảo đảm vật tư:
Đõy là vấn đề quan trọng vỡ gắn với tổ chức là con người, nú là yếu tố của mọi thành cụng
6.1. Cụ thể:
Người cỏn bộ lónh đạo cụng tỏc vật tư nờn bố trớ nhõn viờn thống kờ tiếp liệu của mỡnh theo những loại mặt hàng nhất định nhằm giỳp cho họ chuyờn sõu nghiệp vụ, tạo điều kiện tốt cho họ nắm chắc loại vật tư mà họ quản lý để trỏnh tỡnh trạng vật tư hết mà khụng biết. Hoặc vẫn mua khi loại vật tư đú cũn dẫn đến ứ đọng vật tư, ứ đọng vốn khụng cú lợi cho Ban.
a) Duy trỡ nghiờm chế độ kiểm toỏn trờn sổ sỏch :ghi chộp đầy đủ cỏc hiện tượng xuất nhập từng thời kỳ, phải xỏc định cho được lượng và giỏ trị cũn lại của từng loại vật tư nguyờn vật liệu để qua đú cú thể xỏc định được điểm đặt hàng và đụn đốc quản lý cung ứng đơn đặt hàng mới.
- Đối với vật tư thiết bị Ban chủ yếu là nhập trọn bộ theo từng cụng trỡnh đường dõy và trạm điện. Đơn giỏ được tớnh cho vật tư thiết bị của từng cụng trỡnh. Vỡ vậy để tiện cho việc quản lý vật tư khi cụng trỡnh đang thi cụng cũng như để thuận lợi cho việc thanh quyết toỏn khi cụng trỡnh đang hoàn thành. Người làm cụng tỏc quản lý kế toỏn dự trữ nờn ỏp dụng phương phỏp xuất hết cỏc lụ để tớnh ... Cụ thể nờn ỏp dụng theo cỏc mẫu sau:
Tờn vật tư ... Mó hàng... Đơn vị tớnh... Thời gian Nhập Xuất Tồn SL Giỏ ĐV Giỏ T.Bộ SL Giỏ ĐV Giỏ T.Bộ SL Giỏ ĐV Giỏ T.Bộ
b. kiểm toỏn thực tiễn: Ngoài việc kiểm tra trờn sổ sỏch người làm cụng tỏc thống kờ vật tư cũn phải định kỳ 6 thỏng hoặc một năm phối hợp với cỏc kho kiểm tra thực tế bằng cỏch cõn đo đong đếm một cỏch chớnh xỏc vật tư thiết bị thực tế cũn lại đề làm cơ sở xỏc định số lượng và chất lượng giỏ trị thực của hàng tồn kho dự trữ đồng thời để phỏt hiện cỏc nguyờn nhõn gõy ra mất mỏt, hao hụt vật tư dự trữ.
6.2. Đối với kho tàng và người làm cụng tỏc thủ kho
a) Đối với kho tàng :
Vật tư của ngành điện chịu ảnh hưởng của cỏc yếu tố bờn ngoài như từ trường, nhiệt độ nờn phải bảo quản trong cỏc điều kiện tương đối ngặt nghốo để bảo đảm chất lượng cho vật tư. Vỡ vậy sau khi vật tư đó chuyển về đó lập "Biờn bản kiểm lập". Căn cứ vào tớnh chất đặc điểm của vật tư mà cú thể bảo quản trong kho hoặc ngoài trời.
+ Cụ thể cú thể phõn loại như sau:
- Kho kớn cú điều hoà: Để bảo quản cỏc loại thiết bị cần độ chớnh xỏc cao như đồng hồ, cụng tơ, rơ le, hàng điện tử, bỏn dẫn.
- Kho kớn bỡnh thường: Để bảo đảm quản lý cỏc loại vật tư vật liệu khỏc như: cầu chỡ, ỏp tụ mỏt, chống sột, phụ kiện. Riờng đối với cỏc loại như xăng, dầu, sơn, a xit...dễ chỏy nổ cần phải được để trong kho kớn tỏch rời cỏc kho vật liệu trờn.
Kho ngoài trời: Để cỏc loại vật tư cồng kềnh cú khối lượng lớn như: Cấu kiện cột, mỏy biến thế, cầu dao, cỏp thộp...vv
+ Yờu cầu quan trọng đối với cỏc kho là : - Chống trộm cắp
- Cao rỏo sạch sẽ thoỏng mỏt, sỏng sủa, chống ẩm chống dột. - Cỏc loại vật tư phải được sắp xếp trờn cỏc giỏ theo từng khu vực, nhúm, hàng rừ ràng để cú thể dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra và tiện lợi cho nhập, xuất vận chuyển ra vào.
- Cỏc loại vật tư cồng kềnh để ngoài trời nhưng phải cú mỏi che mưa nắng.
b. Đối với người làm cụng tỏc thủ kho.
Người làm cụng tỏc thủ kho phải thực sự là người giữ của, cú tinh thần trỏch nhiệm cao để tiện cho việc quản lý vật tư. Cỏc thủ kho cũng nờn chia ra để quản lý theo nhúm vật tư và cũng phải thực hiện tốt những cụng việc sau:
- Hàng hoỏ khi nhập phải được sắp xếp đỳng nơi quy định.
- Chỉ được xuất hàng khi đó cú phiếu xuất của phũng vật tư phỏt hành nhưng phải bảo đảm nguyờn tắc cú đầy đủ chữ ký của cỏc thành phần như: lónh đạo Ban (chủ nhiệm hoặc phú chủ nhiệm), phụ trỏch phũng vật tư, trưởng kho, phiếu phải cú thời gian. Riờng đối với vật tư nhượng bỏn phải cú thờm chữ ký của kế toỏn trưởng trờn phiếu.
- Cỏc loại vật tư sau khi nhập xuất phải được đăng ký cập nhật cụ thể chi tiết vào sổ và thẻ của từng thủ kho và số liệu này phải thường xuyờn đối chiếu với sổ sỏch thống kờ của phũng vật tư và khớp với số liệu thực tế.
- Khi cú biến động về vật tư và nguyờn vật liệu phải kịp thời bỏo cỏo với lónh đạo kho và phũng vật tư cú biện phỏp xử lý.
- Để nõng cao trỡnh độ quản lý vật tư Ban cần thường xuyờn tổ chức học tập nõng cao nghiệp vụ chuyờn mụn đối với mọi CBCNV nhất là những người làm cụng tỏc quản lý vật tư.
KẾT LUẬN
Hoàn thiện cụng tỏc quản lý bảo quản vật tư là một hoạt động cần thiết khụng thể thiếu được trong bất kỳ một đơn vị kinh tế nào. Nú là khõu đặc biệt quan trọng đối với cỏc doanh nghiệp núi chung và Ban Quản lý Cụng Trỡnh Điện Miền Bắc núi riờng.
Việc thường xuyờn phõn tớch đỏnh giỏ quỏ trỡnh thực hiện hoạt động này là việc làm cần thiết, tỡm ra những điểm mạnh để phỏt huy, khắc phục những hạn chế và khụng ngừng hoàn thiện nú.
Thực hiện cỏc hoạt động quản lý vật tư ở mỗi doanh nghiệp là sự kết hợp chọn lọc và linh hoạt giữa lý luận chung và thực tiễn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để cú được một cơ cấu tổ chức và quỏ trỡnh làm việc khoa học phục vụ thật tốt cho dõy truyền sản xuất đặc biệt là trong nền kinh tế ở giai đoạn bắt đầu của cơ chế thị trường.
Với trỡnh độ hiểu biết cũn hạn chế nờn nhiều vấn đề trong bài đề cập chưa sõu, chưa đủ. Vậy tụi rất mong sự gúp ý của giỏo viờn hướng dẫn và Ban quản lý Dự ỏn cụng trỡnh điện Miền Bắc để nội dung bài viết được phong phỳ và sõu sắc hơn.
Tụi xin chõn thành cảm ơn cụ giỏo hướng dẫn TS. Hồ Thị Bớch Võn và Ban chủ nhiệm Ban quản lý Dự ỏn cụng trỡnh Điện. Đặc biệt là phũng vật tư, phũng kế hoạch và kho Thượng Đỡnh đó tận tỡnh giỳp đỡ tụi hoàn thành chuyờn đề này.