Dịch vụ Logistics ở Việt Nam vẫn được xem là một loại hình dịch vụ đầy tiềm năng với mức doanh số lên tới hàng tỉ USD
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU 2
CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINALINES LOGISTICS VIỆT NAM 4
1.1 Tổng quan về công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam (Vinalines Logistics) 4
1.1.1 Quá trình hình thành Vinalines Logistics 4
1.1.1.1 Mục đích thành lập công ty 4
1.1.1.2 Cơ sở pháp lý thành lập công ty 5
1.1.1.3 Quyết định thành lập công ty 5
1.1.2 Tổ chức hoạt động của Vinalines Logistics 6
1.1.2.1 Vốn và cơ cấu nguồn vốn 6
1.1.2.2 Công tác tổ chức bộ máy hành chính nhân sự 9
1.1.3 Ngành nghề kinh doanh 16
1.1.4 Chiến lược đầu tư của Vinalines Logistics 17
1.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 18
1.2 Thực trạng công tác quản lý dự án của công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam 20
1.2.1 Thực trạng quản lý dự án theo chu kỳ 21
1.2.2 Thực trạng quản lý dự án theo nội dung 26
1.2.2.1 Quản lý chất lượng 26
1.2.2.2 Quản lý chi phí 29
1.2.2.3 Quản lý thời gian và tiến độ 29
1.3 Ví dụ về thực trạng công tác quản lý dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai do Vinalines Logistics làm chủ đầu tư 31
Trang 21.3.1.3 Hình thức quản lý dự án 34
1.3.1.4 Giải pháp về tiến độ 34
1.3.2 Thực trạng công tác quản lý dự án cảng nội địa (ICD) Lào Cai giai đoạn 1 theo chu kỳ 34
1.3.2.1 Giai đoạn chuẩn bị đầu tư 34
1.3.2.2 Giai đoạn thực hiện đầu tư 35
1.3.3 Thực trạng quản lý dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai giai đoạnI theo nội dung 39
1.4 Đánh giá công tác quản lý dự án tại Vinalines Logistics 47
1.4.1 Những thành tựu đạt được 47
1.4.2 Những vấn đề còn tồn tại 48
1.5 Một số nguyên nhân ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án tại Vinalines Logistics 49
CHƯƠNG II: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI VINALINES LOGISTICS 50
2.1 Phương hướng hoạt động và nhiệm vụ của Vinalines Logistics trong thời gian tới 50
2.1.1 Phương hướng hoạt động của công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam 50
2.1.2 Phương hướng hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam 51
2.2 Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Vinalines Logistics 52
2.2.1 Cơ cấu nhân sự 52
Trang 32.2.5 Giải pháp cho quản lý chất lượng 55
2.2.6.Giải pháp cho quản lý chi phí 56
2.2.7 Quản lý theo từng giai đoạn 57
2.2.8 Một số giải pháp khác 60
2.3 Một số kiến nghị 60
KẾT LUẬN 62
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63
NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ TẠI CƠ SỞ THỰC TẬP 64
Trang 4DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ
Bảng 1.1: Cơ cấu nguồn vốn của Vinalines Logistics……… 7
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Vinalines Logisitcs……… 9
Bảng 1.2: Kết quả sản xuất kinh doanh của Vinalines Logistics năm 2008 19
Sơ đồ 1.2: Chu trình quản lý dự án………21
Bảng 1.3: Trình tự quản lý dự án……… 22
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ nhân quả để phân tích chất lượng……… 28
Sơ đồ 1.4: Quy trình trình đuyệt và phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán… 36
Sơ đồ 1.5: Quy trình tổ chức lựa chọn nhà thầu……….37
Bảng 1.4: Các hạng mục công trình ở giai đoạn 1……… …….….42
Bảng 1.5: Chi phí thực hiện các hạng mục công trình giai đoạn 1………44
Trang 5cả nước, từng bước phát triển và mở rộng mạng lưới hoạt động ra khu vực thế giới.Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam hiện đang tiến hành đầu tư vào ngànhcông nghiệp Logistics để mở rộng dịch vụ vận tải đa phương thức.
Với mục đích thành lập của mình, việc đẩy nhanh quá trình thực hiện các dự ánxây dựng cảng để đưa vào khai thác nhằm hoàn thiện hệ thống Logistics tại cácđầu mối thì công tác quản lý dự án có vai trò rất quan trọng Do đó em đã chọn đề tài:
“Thực trạng công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam”, trong đó gồm 2 chương:
- Chương I: Thực trạng công tác quản lý dự án tại công ty cổ phầnVinalines Logistics Việt Nam
- Chương II: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản lý dự án tạiVinalines Logistics
Do hạn chế về chuyên môn, kinh nghiệm, thời gian tìm hiểu thực tế đề tài, cũngnhư hạn chế về số liệu (do công ty mới được thành lập và đi vào hoạt động chưa lâu)nên bài viết không tránh được những thiếu sót Em mong có sự góp ý của cô và cácthành viên trong Công ty cổ phần Vinalines logistics Việt Nam để báo cáo của em cóthể hoàn thiện hơn
Trang 6Em xin chân thành cảm ơn cô ThS Nguyễn Thị Ái Liên và các thành viên trongCông ty đã giúp em hoàn thành bài báo cáo này.
Trang 7CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINALINES LOGISTICS
VIỆT NAM 1.1 Tổng quan về công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam (Vinalines Logistics).
Tên công ty: Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam
Tên tiếng Anh: Vinalines Logistics Joint stock company
Tên viết tắt: Vinalines logistics
Trụ sở chính: lầu 4 – toà nhà Ocean Park - số 1- Đào Duy Anh – Hà Nội
1.1.1 Quá trình hình thành Vinalines Logistics.
1.1.1.1 Mục đích thành lập công ty.
- Hình thành một công ty Logistics quy mô lớn, là đầu mối tập hợp, liên kết cáccông ty thành viên trong hoạt động Logistics thành một mạng lưới Logistics củaVinalines đủ mạnh để cạnh tranh sự xâm nhập của toàn cầu
- Chủ trương không cạnh tranh với các công ty thành viên Hoạt động chính: đầu tưphát triển cơ sở hạ tầng Logistics tại các đầu mối trọng điểm
- Là cầu nối sản xuất, lưu thông giữa vận tải quốc tế với nội địa, áp dụng nhữngthành tựu mới của vận tải hàng hải trên thế giới vào Việt Nam nhằm giảm chi phí, tănglợi nhuận, thỏa mãn yêu cầu khách hàng
- Phát huy vốn tự có, vốn hoạt động để đầu tư, khai thác cơ sở hạ tầng Logisticsnhằm tăng lợi nhuận
- Hỗ trợ tích cực chủ trương chiếm lĩnh, làm chủ thị trường vận chuyển, khai tháccontainer, nội địa
Trang 81.1.1.2 Cơ sở pháp lý thành lập công ty.
- Luật đầu tư số 59/2005/QH11, được Quốc Hội khóa XI kì họp thứ 8 thông quangày 29/11/2005
- Luật thương mại số 36/2005/QH 11 được Quốc Hội khóa XI kì họp thứ 7thông qua ngày 14/6/2005
- Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH 11 được Quốc Hội khóa Xi kì họp thứ 8thông qua ngày 29/11/2005
- Các văn bản khác quy định về điều kiện kinh doanh cảng nội địa (ICD), khongoại quan, vận tải đa phương thức…
1.1.1.3 Quyết định thành lập công ty.
Với đặc điểm là ngành hỗ trợ các hoạt động vận tải biển và cảng biển, đồng thời làngành có tỉ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư cao nên việc phát triển hệ thống các dich vụhàng hải là một trọng tâm trong chiến lược phát triển của Tổng công ty Hàng hải
Việt Nam Một trong những định hướng phát triển đó là: “Xác định hoạt động Logistics là hoạt động trọng tâm, bao trùm; Xây dựng và hình thành mạng lưới
cung cấp dịch vụ logistics toàn cầu thông qua việc thành lập Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam, nhằm huy động mọi nguồn lực về đất đai, lao động,
nguồn vốn, kinh nghiệm của các doanh nghiệp thành viên của Vinalines, đồng thời liên kết với các đối tác nước ngoài thiết lập mạng lưới hoạt động tại các nước trong khu vực như Hồng Kông, Singapore, Đài Loan, Thái Lan, Trung Quốc và thâm nhập vào thị trường các nước phát triển như Nhật Bản, Châu Âu, Mỹ” Với những điều kiện
thuận lợi và lợi thế là đơn vị thành viên của Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam, Công ty
cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam sẽ là một công ty quy mô, hiện đại, phát huyđược hiệu quả đầu tư, có thể cạnh tranh với các công ty logistics nước ngoài để giànhthị phần trong nước cũng như từng bước phát triển mạng lưới hoạt động ra khu vựcthế giới
Trang 9Ngày 03/08/2007 tại Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đã có cuộc họp đại hội đồng
cổ đông về việc thành lập Công ty CP Vinalines Logistics Việt Nam, trên cơ sở đóCông ty CP Vinalines Logistics Việt Nam được thành lập theo giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh số 0103018983 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 10tháng 8 năm 2007, với số vốn điều lệ là 158 tỷ đồng (Một trăm năm mươi tám tỷ đồngchẵn)
1.1.2 Tổ chức hoạt động của Vinalines Logistics.
1.1.2.1 Vốn và cơ cấu nguồn vốn
Vốn điều lệ:
158 tỉ đồng được xác định bằng tổng vốn cam kết góp của các cổ đông tổ chức, cánhân, tổng công ty Hàng hải Việt Nam giữ cổ phần chi phối (>50% vốn điều lệ)
Trong đó:
- Chi phí làm nội thất văn phòng công ty: 400.000.000 VNĐ
Trang 10Cổ đông và cơ cấu nguồn vốn.
Bảng 1.1: Cơ cấu nguồn vốn của Vinalines Logistics
Tỷ lệ nắm giữ (%)
9
Công ty CP hợp tác lao đông với nước
13
Cán bộ công nhân viên tổng công ty
Trang 11Cán bộ công nhân viên cục Hàng hải
Nguồn: Đề án thành lập công ty cổ phần Vinalines logistics Việt Nam.
Trong 12 tổ chức góp vốn thì có 10 công ty thành viên cua tổng công ty Hàng hảiViệt Nam và 1 công ty ngoài là Cảng Hải Phòng (Công ty cổ phần Hải Việt)
Cán bộ công nhân viên của Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam tham gia góp vốntheo nghị quyết số 1199/NQ- Hội đồng quản trịphiên họp ngày 26/9/2006
Cán bộ công nhân viên Cục hàng hải Việt Nam tham gia góp vốn theo sựthống nhất giữa lãnh đạo của Tổng công ty hàng hải Việt Nam và Cục hàng hải ViệtNam
1.1.2.2 Công tác tổ chức bộ máy hành chính nhân sự.
Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ bộ máy tổ chức của Vinalines Logistics
Trang 12Nguồn: Cơ cấu nhân sự của công ty Vinalines Logistics Việt Nam
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc
Phòng kinh doanh
Phòng đầu tư
và phát triển thị trường
Chi nhánh công ty tại Hải Phòng
Chi nhánh công ty tại Quảng Ninh
Chi nhánh công ty tại TP
Hồ Chí Minh
Phòng thương mại dịch vụ
Ban quản lý dự án PMU Lào Cai
Trang 13- Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty đểquyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ công ty không thuộc thẩm quyền của Đạihội đồng cổ đông.
- Hội đồng quản trị có quyền quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn
và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty
- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị, và công nghệ
- Có quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm, cách chức đối với Tổng giám đốc, Phó tổnggiám đốc, Kế toán trưởng, người quản lý quan trọng khác của công ty Quyết định mứclương và lợi ích khác của những người quản lý đó
- Quyết định cơ cấu tổ chức, các quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết địnhthành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phầncủa doanh nghiệp khác
- Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông
- Quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý các khoản lỗ phát sinh trongquá trình thực hiện kinh doanh; thực hiện việc trích lập quỹ thuộc thẩm quyền vàcách thức sử dụng quỹ theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông
+ Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty,
kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Hội đồng quản trị
Trang 14+ Tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng lao động theo quy định củahội đồng quản trị; khen thưởng, kỷ luật hoặc cho thôi việc đối với người lao động.
+ Quyết định các hợp đồng mua bán, vay, cho vay và các hợp đồng khác có giátrị nhỏ hơn 5% Tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất củacông ty
+ Thừa ủy quyền của Hội đồng quản trị quản lý toàn bộ tài sản của công ty.+ Tìm kiếm việc làm cho công ty
+ Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và pháp luật
về những sai phạm gây tổn thất cho công ty
- Phó tổng giám đốc là người giúp đỡ cho Tổng giám đốc điều hành công việc theo
sự phân công và ủy quyền của Tổng giám đốc
- Trong trường hợp Tổng giám đốc đi vắng, thay mặt Tổng giám đốc điều hànhcông ty theo sự ủy quyền của Tông giám đốc
- Cùng Tổng giám đốc đi tìm kiếm việc làm cho công ty
- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, và pháp luật vềphạm vi công việc được phân công ủy qyền
Phòng tài chính- kế toán.
Phòng kế toán tài chính có 4 người gồm: kế toán trưởng, nhân viên kế toán vàthủ quỹ
Phòng kế toán tài chính có chức năng nhiệm vụ sau:
- Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chinh kế toán theo đúngqui định của nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán…
- Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi củachế độ qua từng thời kỳ hoạt động kinh doanh
- Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tài chính kế toán
Trang 15- Tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác quản lý, sử dụng vốn, tài sản.
- Tham mưu cho lãnh đạo công ty về nguồn vốn và giá dự toán làm cơ sở ký kết cáchợp đồng với đối tác
- Đảm bảo nguồn vốn cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
- Giữ bí mật về số liệu kế toán- tài chính và bí mật kinh doanh của công ty
- Quản lý hoạt động tài chính trong công ty, các công trình, chi nhánh, liên doanh
- Lập kế hoạch tài chính theo thánh, quý, năm đồng thời định kỳ báo cáo hoặcbáo cáo theo yêu cầu của Tổng giám đốc về tình hình tài chính của công ty
- Phân tích tài chính, đánh giá về mặt tài chính tất cả các dự án mà công tythực hiện
- Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính đã được duyệt; Báo cáo Tổng giám đốctình hình sử dụng vốn và đề xuất biện pháp điều chỉnh hợp lý
- Thường xuyên thu thập, phân loại, xử lý các thông tin về tài chính kế toán trongsản xuất kinh doanh, báo cáo kịp thời cho lãnh đạo công ty về tình hình tài chínhcông ty
- Cung cấp đủ, kịp thời nguồn vốn phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty
- Quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng… trong hoạt động vay vốnngắn hạn, trung hạn, dài hạn và lưu chuyển tiền tệ
- Lập và báo cáo nguồn vốn huy động cho các hoạt động đầu tư ngắn hạn cũng nhưdài hạn
- Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trongquá trình kinh doanh của công ty, phù hợp với quy định của nhà nước và quy chếquản lý tài chính
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục
kế toán trước khi trình Tổng giám đốc phê duyệt
Trang 16- Phổ biến, hướng dẫn các phòng chuyên môn thực hiện thủ tục tạm ứng, hoàn ứng
và các thủ tục tài chính khác theo quy chế quản lý tài chính, quản lý chi tiêu nôi bộ củacông ty
- Định kỳ đánh giá tình hình sử dụng tài sản của công ty theo quy chế của công ty
- Phối hợp với các phòng ban chức năng khác để lập giá mua, giá bán vật tưhàng hóa trước khi trình Tổng giám đốc duyệt
- Thực hiện định kỳ, xác định tài sản thừa, thiếu khi kết thúc công việc, đồng thời
đề xuất với Tông giám đốc xử lý
- Quản lý tài sản cố định, công cụ, dụng cụ, hạch toán theo chế độ hiện hành
- Theo dõi nguồn vốn của công ty, quyết toán các công trình để xác lập nguồn vốn
- Tiến hành các thủ tục thanhnh quyết toán các loại thuế với cơ quan thuế
- Theo dõi, lập kế hoạch và thu hồi công nợ của khách hàng đầy đủ, nhanh chóngbảo đảm hiệu quả sử dụng vốn của công ty
- Lập và nôp các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho cơ quan có thẩm quyềntheo đúng chế độ quy định của nhà nước
- Chấp hành quyết định của Ban kiểm soát về việc kiểm tra hoạt động kế toántài chính
Phòng tổ chức hành chính.
Phòng tổ chức hành chính gồm 4 người: trưởng phòng, chuyên viên phụ trách hànhchính,nhân sự và IT
Chức năng nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính:
- Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức, xây dựng, kiện toàn vàphát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, chi nhánhtrong công ty Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức triển khai thực hiện công tácxây dựng quy hoạch, đào tạo, và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên
Trang 17- Xây dựng, tổ chức thực hiện quy trình tuyển dụng nhân lực theo đúng quy địnhcủa Nhà nước và của công ty; chuẩn bị văn bản và thủ tục để Tổng giám đốc ký kếtHợp đồng lao động với cán bộ nhân viên.
- Chủ trì việc tổ chức đánh giá, xét duyệt nâng bậc lương, phụ cấp cho cán bộ,công nhân viên trong công ty
- Quản lý toàn diện và thống nhất hồ sơ lý lịch của toàn bộ cán bộ,công nhân viên
- Tham mưu cho tổng giám đốc việc cụ thể hóa và thực hiện các chế độ chính sáchcho người lao độngnhư tiền lương, thưởng,bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động…
- Thực hiện các thủ tục bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức vụ lãnh đạo, tiếp nhận,điều động, thuyên chuyển, khen thưởng và kỷ luật cán bộ, công nhân viên
- Tiếp nhận, xử lý, quản lý và tổ chức các văn bản đi, đến theo quy định
- Hướng dẫn thể thức văn bản theo đúng thể thức hiện hành
- Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ công văn giây tờ, tài liệu của công ty đảm bảo
bí mật, thuận tiện cho việc tra cứu
- Quản lý và sử dụng con dấu và bộ dấu chức danh công ty theo quy định
- Cấp phát giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công nhân viên trong công ty
- Tổ chức tiếp đón khách, hướng dẫn khách đến làm việc với công ty
Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh gồm:
- Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng vận tải hàng hóatrong và ngoài nước
- Làm dịch vụ vận tải, dịch vụ kiểm đếm hàng hóa, dịch vụ đại lý container, dịch vụmôi giới hàng hải
Trang 18- Làm dịch vụ tư vấn cho khách hàng về việc vận chuyển; Trực tiếp phụ tráchcông tác cho thuê phương tiện, thiết bị chuyên dùng để bốc xếp, bảo quản, vàvận chuyển hàng hóa.
- Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài nước mở rộng thị trường vận tải, xuất nhậpkhẩu hàng hóa
- Phụ trách chi nhánh Hải phòng điều hành khai thác đội xe container của công ty
Phòng thương mại dịch vụ.
Phòng thương mại dịch vụ có chức năng:
- Định hướng chiến lược hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty
- Tổ chức và quản lý công tác thị trường, tìm kiếm thị trương xuất nhập khẩu chocông ty
- Chỉ đạo, theo dõi, quản lý công tác xuất nhập khẩu và thực hiện công tácnghiệp vụ ngoại thương
- Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩuhàng hóa
- Theo dõi và thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu
Phòng đầu tư và phát triển thị trường.
Phòng đầu tư và phát triển thi truờng gồm 6 người, có chức năng nhiêm vụ sau:
- Làm đầu mối xây dựng dự thảo chiến lược đầu tư phát triển trung hạn và dài hạncủa công ty
- Thực hiện lập kế hoạch và triển khai theo dõi giám sát công tác cải tạo, nâng cấp,
mở rộng, sửa chữa định kỳ các tài sản, trang thiết bị của công ty theo chỉ đạo củaTổng giám đốc công ty
- Đề xuất hình thức đầu tư, biện pháp tổ chức thực hiện đầu tư cho tổng giám đốc
- Phối hợp với phòng tài chính- kế toán để sử dụng một cách hiệu quả tài sản,nguồn vốn của công ty, và nguồn vốn của các đơn vị trong và ngoài nước
Trang 19- Phối hợp với ban quản lý dự án của công ty để triển khai các dự án.
- Là đầu mối trong quan hệ với các ngành hữu quan để hoàn thành các thủ tụcpháp lý về đất, đền bù giải tỏa, thỏa thuận địa điểm, xin chủ trương thỏa thuậnquy hoạch kiến trúc, xin chủ trương đầu tư
- Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài công ty để tìm đối tác, đàm phán, và báocáo Tổng giám đốc công ty ký kết hợp đồng hợp tác đầu tư
- Cùng phòng tài chính- kế toán công ty để thẩm định dự án đầu tư, nghiệm thubàn giao công trình đưa vào sử dụng và theo dõi thủ tục thanh quyết toán vốn đầu tư
- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, tài liệu có liên quan đến nghiệp vụ đầu tư
- Lập kế hoạch doanh thu, lợi nhuận hàng năm của công ty
- Nghiên cứu và phát triển thị trường trong và ngoài nước
Chi nhánh Hải Phòng, chi nhánh Quảng Ninh, chi nhánh TP Hồ Chí Minh.
- Trực tiếp quản lý, điều hành, khai thác đội xe container của Công ty
- Tham mưu cho tổng giám đốc về cách quản lý, sử dụng đội xe container cóhiệu quả
- Tham mưu cho Tổng giám đốc về cách trả thù lao cho lái xe container
- Lập kế hoạch và triển khai theo dõi, giám sát công tác cải tạo, nâng cấp, sửa chữađịnh kỳ đội xe container
Ban quản lý dự án PMU Lào Cai.
Ban quản lý gồm 3 người: trưởng ban và kỹ sư công trình có nhiệm vụ quản lýcông tác đầu tư xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai
Trang 20- Giao nhận hàng hóa nội địa, hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Dịch vụ khai thuê hải quan
- Dịch vụ đại lý tàu biển
- Dịch vụ đại lý đường biển, đường bộ, đường sắt, đường hàng không,
- Vận tải đa phương thức
- Cho thuê phương tiện, thiết bị chuyên dùng để bốc xếp, bảo quản, và vận chuyểnhàng hoá
- Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, môi giới thương mại, đại lý mua, bán,
ký gửi hàng hóa
- Dịch vụ tư vấn cho khách hàng về việc vận chuyển, giao nhận, lưu kho, và cácdịch vụ khác liên quan đến hàng hóa
- Dịch vụ ủy thác và nhận ủy thác đầu tư
1.1.4 Chiến lược đầu tư của Vinalines Logistics.
- Một trong những nhiệm vụ chiến lược, trọng tâm của Vinalines Logistics làxây dựng và khai thác hệ thống ICD (cảng nội địa) tại 3 miền Theo chiến lựoc chungcủa Tổng Công ty Hàng Hỉa Việt Nam giai đoạn 2006- 2010, định hướng đếnnăm 2020, định hướng đầu tư phát triển của công ty trước mắt sẽ tập trung vào một số
dự án như :
+ Cải tạo nâng cấp và mở rộng một số cảng hiện có
+ Xây dựng và khai thác hệ thống ICD tai :
* ICD tại Lào Cai
Trang 21* ICD Thăng Long- Hà Nội
* ICD tại khu vực Đồng Bằng sông Cửu Long
* ICD tại các cửa khẩu giáp Lào, Campuchia
- Xây dựng và khai thác hệ thống kho bãi, trung tâm phân phối hàng hóa gần cáccảng biển, cảng hàng không Việt Nam
- Liên kết hoặc làm đại lý cho các hãng vận tải biển, đường bộ, đường sắt vàhàng không để tham gia hoạt động vận tải đa phương thức
- Tư vấn, liên kết với các nhà sản xuất trong việc thiết lập hệ thống Logisticscho việc sản xuất của họ từ khâu vận chuyển nguyên vật liệu thô, lưu kho thành phẩm,vận chuyển đến nơi tiêu thụ
1.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008
Trong năm 2008, mặc dù tình hình sản xuất kinh doanh gặp nhiều khó khăn dodiễn ra cuộc khủng hoảng tài chính trên thế giới, hoạt động xuất nhập khẩu bịảnh hưởng nặng nề, đơn giá dịch vụ liên tục thay đổi theo hướng bất lợi, nhưngCông ty đã tập trung nắm bắt tốt các cơ hội kinh doanh, xác định thời điểm đầu tưhợp lý, kiểm soát rủi ro đêr hạn chế phần nào các tác động tiêu cực trên Vì vậy,kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cả năm vượt mức kế hoạch do Hội đồngquản trị đề ra, cụ thể như sau :
Trang 22Bảng 1.2 : Kết quả sản xuất kinh doanh của Vinalines Logistics năm 2008
Đơn vị : VNĐ
2008
Thực hiện năm2008
% thựchiện so với kếhoạch
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Vinalines Logistics năm 2008
Tóm lại, mặc dù trong năm 2008 gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt tình hình thế giới
và trong nước ảnh hưởng nặng nề trong cuộc khủng hoảng tài chính trên thế giới nhưngvới tinh thần phấn đấu, vượt khó khăn, chủ động, sáng tạo trong quản lý điều hành vàsản xuất kinh doanh của tập thể lãnh đạo, cán bộ công nhân viên cùng sự chỉ đạo,
hỗ trợ kịp thời của Hội đồng quản trị, công ty đã đạt được những thành tích nhất định,các chỉ tiêu đề ra đều đạt và vượt mức kế hoạch đề ra, góp phần cho sự phát triển củaTổng công ty hàng hải Việt Nam nói chung và Công ty cổ phần Vinalines Logistics nóiriêng Đó sẽ là tiền đề cơ bản để Công ty ngày càng phát triển
1.2 Thực trạng công tác quản lý dự án của công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam.
“Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám
Trang 23trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép”.
Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu: lập kế hoạch, điều phối thực hiện dự
án, giám sát
Trang 24Sơ đồ 1 2: Chu trình quản lý dự án
1.2.1 Thực trạng quản lý dự án theo chu kỳ.
Trang 25“Chu kỳ của một dự án đầu tư là các bước hoặc các giai đoạn mà một dự án phảitrải qua bắt đầu tư khi dự án mới chỉ là ý đồ cho đến khi dự án được hoàn thành chấm
dứt hoạt động” (Giáo trình lập dự án đầu tư- Chủ biên: PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt– NXB Thống Kê)
Các giai đoạn của chu kỳ dự án gồm 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị đầu tư,giai đoạn thực hiện đầu tư và giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư
Ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư, vấn đề chất lượng, chính xác của các kết quảnghiên cứu, tính toán và dự đoán là vô cùng quan trọng Nếu công tác chuẩn bị đầu tưđược thực hiện tốt thì sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng có hiệu quả vốn đầu tư ở giaiđoạn thực hiện đầu tư (do dự án thực hiện được đúng tiến độ, không phải phá đi làmlại, tránh được những chi phí không cần thiết khác ) và hành kết quả đầu tư Đây cũngchính là cơ sở để quá trình hoạt động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồivốn đầu tư
Như vậy việc quản lý dự án theo chu kỳ là vô cùng quan trọng Nhờ đó mà dự ánđầu tư có thể hoạt động một cách suôn sẻ, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư và thu lãi
Do đó, công ty đã đề xuất trình tự quản lý dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư vàthực hiện đầu tư như sau:
Thỏa thuận địa điểm xây dựng công trình
Trang 26Biên bản nghiệm thu kết quả khảo sátThanh lý hợp đồng khảo sát xây dựng
Hồ sơ: Thuyết minh dự án - thiết kế cơ sở Biên bản nghiệm thu hồ sơ lập dự án (thiết kế cơ sở)Biên bản thanh lý hợp đồng hồ sơ lập dự án
Thẩm duyệt phòng cháy chữa cháyĐánh giá tác động môi trường
Tờ trình thẩm định dự án - thiết kế cơ sởKết quả thẩm định thiết kế cơ sở
Kết quả thẩm định dự ánQuyết định phê duyệt dự án
II/ BƯỚC THIẾT KẾ BẢN VẼ THI CÔNG
Tờ trình xin chỉ định thầu lập HS thiết kế bản vẽ thi công Quyết định chỉ định thầu lập HS thiết kế bản vẽ thi công Hợp đồng lập HS thiết kế bản vẽ thi công
Tờ trình xin chỉ định thầu khảo sát TK BVTCQuyết định chỉ định thầu nhà thầu khảo sát TK BVTC
Đề cương - nhiệm vụ khảo sát TK BVTCQuyết định phê duyệt nhiệm vụ khảo sát TK BVTCHợp đồng khảo sát công trình bước TK BVTCBiên bản nghiệm thu kết quả khảo sát TK BVTCThanh lý hợp đồng khảo sát bước TK BVTC
Trang 27Hồ sơ thiết kế BVTC (tổng dự toán/dự toán)Biên bản nghiệm thu Hồ sơ TK BVTCThanh lý hợp đồng lập hồ sơ TK BVTCHợp đồng thẩm tra thiết kế BVTCKết quả thẩm tra hồ sơ thiết kế BVTC
Tờ trình thẩm định – phê duyệt HS thiết kế BVTCKết quả thẩm định HS thiết kế BVTC
Quyết định phê duyệt HS thiết kế BVTC
III/ GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ĐẤU THẦU VÀ ĐẤU THẦU
Tờ trình xin chỉ định lập HS mời thầu, phân tích đánh giá
Tờ trình phê duyệt kế hoạch đấu thầuQuyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu
Tờ trình xin đấu thầu hạn chế và danh sách các nhà thầu tham dự đấu thầu hạn chế (nếu có)
Quyết định phê duyệt xin đấu thầu hạn chế và danh sách các nhà thầu tham dự đấu thầu hạn chế
Tờ trình thẩm định - phê duyệt HS mời đấu thầuKết quả thẩm định HS mời đấu thầu
Quyết định phê duyệt HS mời đấu thầuThông báo mời thầu
Thư mời thầu
Trang 28Tổ chức bán HS mời đấu thầuQuyết định thành lập tổ chuyên gia xét thầuBiên bản đóng thầu, mở thầu
Tổ chức đấu thầu
Tổ chức xét thầuBiên bản lượt danh sách ngắnBiên bản xét thầu bằng thang điểm hoặc đạt – không đạtBiên bản kiểm tra lỗi số học
Tờ trình thẩm định – phê duyệt kết quả đấu thầuKết quả thẩm định kết quả đấu thầu
Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầuThông báo trúng thầu
IV/ GIAI ĐOẠN THI CÔNG XÂY LẮP CÔNG TRÌNH
Hợp đồng kinh tế giao nhận thầu thi công xây lắpQuyết định cử cán bộ chủ chốt tại công trình
Tờ trình xin chỉ định giám sát công trìnhQuyết định cử cán bộ giám sát
Hợp đồng giám sát kỹ thuật thi côngKhởi công, mở nhật ký công trình, tổ chức thi công, nghiệm thu, quản lý kỹ thuật, tiến độ theo Luật Xây dựng.Thanh lý hợp đồng giám sát kỹ thuật thi công
Thanh lý HĐ kinh tế giao nhận thầu thi công xây lắpThanh lý HĐ Quản lý dự án
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện quản lý dự án, công ty đôi khi đã bỏ qua một
số bước trong các bước đã nêu trên
Trang 291.2.2 Thực trạng quản lý dự án theo nội dung.
1.2.2.1 Quản lý chất lượng.
Chất lượng ở đây có thể hiểu là mức độ hoàn thiện của sản phẩm (dự án) so với cáctiêu chuẩn thiết kế được duyệt Quản lý chất lượng dự án là tập hợp những hoạt độngcủa chức năng quản lý, là quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thoã mãn tốt nhất cácmục tiêu và yêu cầu đề ra
Nội dung của công tác quản lý chất lượng dự án.
Quản lý chất lượng dự án bao gồm nhiều nội dung, và tuỳ theo tính chất từng dự án,nhưng theo thực trạng công tác quản lý dự án tại công ty, ta có thể chia thành các nộidung sau:
- Lập kế hoạch chất lượng dự án: đây là việc xác định các tiêu chuẩn chất lượngcho dự án và xác định phương thức để đạt các tiêu chuẩn đó Việc lập kế hoạch chấtlượng dự án phụ thuộc vào các yếu tố như:
+ Chính sách chất lượng của công ty
+ Phạm vi dự án
+ Các tiêu chuẩn và quy định trong lĩnh vực chuyên môn có ảnh hưởng đến chấtlượng của dự án
Công tác lập kế hoạch chất lượng dự án bao gồm một số nội dung sau:
+ Xây dựng chương trình, chính sách, chiến lược, kế hoạch hoá chất lượng.+ Xác định các yêu cầu chất lượng phải đạt tới trong từng giai đoạn của dự án.+ Phân tích sự tác động của các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng dự án, chỉ ra
kế hoạch cụ thể, xây dựng các biện pháp để thực hiện thành công kế hoạch chất lượng.Qua việc lập kế hoạch chất lượng, nhóm quản lý dự án sẽ biết cần thực hiện chính sáchchất lượng nào
Trang 30- Đảm bảo chất lượng dự án: đây là việc đánh giá thường xuyên tình hình hoànthiện để đảm bảo dự án sẽ thoả mãn các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
- Kiểm soát chất lượng: Kiểm soát chất lượng được diễn ra trong suốt quá trình đầu
tư từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến thực hiện dự án và vận hành kết quả đầu tư Nhờcông việc này mà công ty có thể xác định được các kết quả của từng công việc đã đạtđược tiêu chuẩn đề ra chưa, và tìm các biện pháp để khắc phục
Tuy vậy trong công tác quản lý chất lượng dự án, công ty vẫn gặp những hạn chế.Một số công việc trong từng hạng mục của dự án đã thực hiện vẫn không đạt tiêuchuẩn đã đề ra, dẫn đến việc phải mất thêm thời gian và chi phí để khắc phục những saisót đã xảy ra
Các công cụ quản lý chất lượng dự án:
Quản lý chất lượng dự án đòi hỏi phải ứng dụng rất nhiều kỹ thuật thống kê đểthu thập, xử lý, phân tích số liệu để phục vụ việc lập kế hoạch, phân tích, đánh giáquá trình thực hiện và kiểm tra giám sát quá trình quản lý chất lượng Do đó, công ty
đã sử dụng kết hợp một số công cụ sau để quản lý chất lượng dự án:
- Biểu đồ nhân quả: đây là loại biểu đồ chỉ ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến mộtkết quả nào đó, do đó, nó có tác dụng liệt kê những nguyên nhân ảnh hưởng đến chấtlượng và các định nguyên nhân nào cần được xử lý trước
Trang 31Sơ đồ 1.3: Sơ đồ nhân quả để phân tích chất lượng
- Biểu đồ phân bố mật độ: đây là phương pháp phân loại, biểu diễn số liệu theo cácnhóm, thông qua biểu đồ dễ nhận thấy hình dạng của tập hợp số liệu, cho phep đánhgiá những tiêu chuẩn xác định
1.2.2.2 Quản lý chi phí.
Quản lý chi phí dự án tại công ty bao gồm 2 nội dung: phân tích dòng chi phí dự án
và kiểm soát chi phí dự án
Trang 32- Phân tích dòng chi phí dự án: Bằng việc phân tích dòng chi phí dự án mà công ty
có thể chủ động tìm đủ nguồn vốn và cung cấp theo đúng tiến độ dự án, không để xảy
ra tình trạng dự án bị kéo dài thời gian, trì trệ do thiếu vốn, hoặc vốn không kịp giảingân
Phương pháp này dựa trên cơ sở chi phí thực hiện theo từng công việc, hạng mụccông trình và số ngày hoàn thành chúng để tính chi phí bình quân một ngáy thực hiệntừng công việc, hạng mục đó Trên cơ sở hai đường chi phí tích luỹ theo kế hoạch triểnkhai sớm và triển khai muộn ( hai đường cong này được xây dựng từ mức chi phí mộtngày và kế hoach triển khai sớm hoặc muộn) công ty sẽ quyết định lựa chọn kế hoạchtriển khai sớm hay muộn nhằm tối thiểu hoá chi phí thực hiện
- Kiểm soát chi phí dự án: đây là việc kiểm tra ,theo dõi tiến độ chi phí, tìm ranhững thay đổi so với kế hoạch đã đề ra, trên cơ sở công ty sẽ đề ra các giải pháp nhằmquản lý hiệu quả chi phí dự án Kiểm soát chi phí bao gồm các nội dung sau:
+ Ngăn cản những thay đổi không được phép, không đúng so với chi phí cơ sở.+ Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch.+ Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi cho phép
1.2.2.3 Quản lý thời gian và tiến độ.
“Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lậpmạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án, quản lýtiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và các yêucầu về chất lượng đã định” (Giáo trình Quản lý dự án - Chủ biên PGS.TS Từ QuangPhư ơng – NXB Đại học Kinh tế quốc dân)
Mạng công việc: đây là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả mối quan hệ
giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau dưới dạng sơđồ
Trong đó, có hai loại mạng công việc thường được sử dụng là phương pháp “đặtcông việc trên mũi tên” (AOA) và phương pháp “đặt công việc trong các nút” (AON)
Trang 33Nhờ mạng công việc mà các cán bộ quản lý dự án có thể thấy được mối quan hệ tươngtác giữa các nhiệm vu, công việc trong dự án, đồng thời, xác đinh được thời gian bắtđầu và kết thúc của các công việc hạng mục công trình Từ đó, các cán bộ quản lý dự
án sẽ xác định được công việc nào cần làm trước, công việc nao cần làm kết hợp để cóthể tiết kiệm được thời gian, nguồn lực và đạt được mục tiêu đã đề ra
Tuy nhiên, các phương pháp này đòi hỏi phải xác định được cụ thể ngày bắt đầu vàkết thúc các công việc, điều này là rất khó, bởi trên thực tế, mối quan hệ giữa các côngviệc rất phức tạp và đan xen lẫn nhau Do đó cần phải có phương pháp để dự tính thờigian thực hiện từng công việc
Phương pháp dự tính thời gian từng công việc: phương pháp này gồm các bước
- Xác định đường găng và độ co giãn thời gian cho từng công việc
- So sánh thời gian hoàn thành theo dự tính và thời hạn cho phép
- Điều chỉnh nguồn lực khi cần thiết
Phương pháp biểu đồ gantt: Đây là phương pháp trình bày tiến trình thực tế
cũng như kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian
Thông qua biểu đồ gantt mà cán bộ quản lý dự án dễ dàng nhận biết được hiệntrạng thực tế cũng như kế hoạch các công việc cũng như toàn bộ dự án, trên cơ sở đó
để đưa ra các biện pháp đẩy nhânh tiến trình, tái sắp xếp công việc và nguồn lực đểđảm bảo tính liên tục và hợp lý cho dự án Tuy nhiên khi dự án phức tạp, bao gồm quánhiều công việc thì biểu đồ gantt không thể chỉ ra đủ và đúng mối quan hệ giữa cáccông việc