• Xin cấp đất và giấy phép xây dựng:
Sau khi dự án được Tổng công ty hàng hải Việt Nam phê duyệt dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai, công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam đã tiến hành thực hiện các thủ tục về xin cấp đất và giấy phép xây dựng.
Các thủ tục đã tiến hành để được giao đất:
+ Trong khi tiến hành lập dự án khả thi, công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam cùng với bên tư vấn là công ty cổ phần tư vấn xây dựng công trình hàng hải xin phép cơ quan quản lý nhà nước tại tỉnh Lào Cai giới thiệu đất xây dựng.
+Xác định chỉ giới đường đỏ các lô đất F9,F9’, F10,F11,F12 của khu công nghiệp Đông Phố Mới - tỉnh Lào Cạ, phê duyệt phạm vi quy hoạch.
+Triển khai quyết định giao đất. Đây là khu đất đã được đền bù, giải phóng, san gạt hoàn chỉnh nên theo quyết định số 751/QĐ – UB ngày 13/12/2004 của UBND tỉnh Lào Cai về mức ban hành mức thu tiền đền bù, san tạo mặt bằng tại Khu công nghịêp Đông Phố Mới thì đơn giá đền bù cho các lô đất này là 9,8ÚD/m2. Như vậy tổng kinh phí phải nộp trong giai đoạn 1 là 7.441.257.600 đồng (tỷ giá: 1USD = 16.000 đồng).
+ Sau khi công ty hoàn tất thủ tục nộp tiền, giám đốc sở tài nguyên môi trường tỉnh Lào Cai đã cắm mốc chính thức, bàn giao mốc giới trên bản đồ và ngoài thực địa cho chủ đầu tư.
• Trình duyệt và phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán
Sơ đồ 1.4: Quy trình trình duyệt, phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán
Phê duyệt Trình duyệt
Trình duyệt
Ban quản lý dự án có nhiệm vụ lập thiết kế kỹ thuật, tài chính và tổng dự toán; sau đó trình lên công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam, tổng công ty hàng hải Việt Nam để chờ được phê duyệt.
• Công tác đấu thầu.
Đấu thầu là một cách thức thực hiện hoạt động mua bán mà trong đó người mua và người bán phải tuân thủ theo các quy định do người/tổ chức quản lý nguồn vốn sử dụng cho hoạt động mua bán này đề ra. Nhờ có hoạt động đấu thầu mà chủ đầu tư tìm được
Tổng công ty hàng hải Việt Nam
Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam
nhà cung cấp sản phẩm có chất lượng và giá cả hợp lý nhất, do đó đảm bảo chất lượng công trình và có thể tiết kiệm chi phí. Trong dự án này, chỉ có 1 gói thầu.
Sơ đồ 1.5: Quy trình tổ chức lựa chọn nhà thầu
Tổ chức tư vấn chọn thầu CONINCO
Công ty cổ phần Vinalines Logistics VN
Tổ chức tư vấn chọn thầu CONINCO
Công ty cổ phần Vinalines Logistics VN
Tổ xét thầu (do chủ đầu tư lập)
Công ty cổ phần Vinalines Logistics VN
Sau khi báo cáo nghiên cứu khả thi được phê duyệt, công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam đã giao cho tổ tư vấn chọn thầu CONINCO lập kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu. Trong đó chỉ có 1 gói thầu xây lắp giai đoạn 1, tổng mức đầu tư là 28.557.718.811 đồng, hình thức đấu thầu là đấu thầu rộng rãi, phương thức là một túi hồ sơ.
Lập kế hoạch đấu thầu
Phê duyệt kế hoạch dấu thầu
Lập hồ sơ mời thầu
Thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu
Tổ chức lựa chọn nhà thầu
Sau khi kế hoạch đấu thầu được phê duyệt, công ty đã tiến hành lập tổ chuyên gia xét thầu với sự tham gia thành viên trong công ty và đơn vị tư vấn chọn thầu CONINCO.
Hồ sơ mời thầu bao gồm: + Thông báo mời thầu. + Mẫu đơn dự thầu.
+ Chỉ dẫn đối với các nhà thầu.
+ Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật. + Dự thảo hợp đồng
+ Mẫu bảo lãnh dự thầu.
+ Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng
Sau khi phát hành hồ sơ mời thầu, tổ xét thầu nhận các hồ sơ dự thầu, mở thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu. Và sau thời gian tổ chức đấu thầu rộng rãi gói thầu xây lắp giai đoạn 1 - Cảng nội địa (ICD) Lào Cai, chủ đầu tư công ty cổ phần Vinalines logistics Việt Nam cùng đơn vị tư vấn chọn thầu CONINCO đã quyết định lựa chọn liên danh nhà thầu CJSC – PHT thực hiện gói thầu.
Ngày 03-01-2009, tại văn phòng Công ty cổ phần Vinalines logistics Việt Nam đã diễn ra lễ ký hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư với đại diện liên doanh nhà thầu CJSC- PHT, tổng giá trị hợp đồng lên đến 26 tỷ đồng. Theo đó, liên danh nhà thầu sẽ thực hiện các hạng mục công việc như sau:
• Công trình giao thông: San lấp tổng mặt bằng, sân, đường nội bộ, bờ kè. • Công trình công nghiệp: Kho chứa hàng, nhà văn phòng kho 02 tầng. • Công trình dân dụng.
• Công trình hạ tầng.
Như vậy, công tác đấu thầu đã được thực hiện đúng tiến độ, và các văn bản pháp luật quy định về công tác đấu thầu như: Nghị định số 88/1999/NĐ – CP ngày 1 tháng 9 năm 1999, nghị định số 14/2000/NĐ – CP ngày 5 tháng 5 năm 2000 sửa đổi bổ sung quy
chế đấu thầu của Chính Phủ, văn bản số 952/ CP – CN ngày 16 tháng 8 năm 2002 của Chính Phủ.
1.3.3. Thực trạng quản lý dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai giai đoạn I theo nội dung.
Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được phê duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép.
Quản lý chất lượng.
• Công tác giám sát tư vấn:
Công tác tư vấn bao gồm các loại hình: tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi, tư vấn thẩm định dự án, tư vấn lập thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công… Vì kết quả của công tác tư vấn ảnh hưởng đến toàn bộ chất lượng của dự án nên nhà tư vấn được lựa chọn phải có đầy đủ tư cách pháp nhân và được đánh giá qua các tiêu chí: trình độ đội ngũ cán bộ, khả năng tài chính, kinh nghiệm thực hiện các dự án có đặc điểm tương tự với dự án và nhà tư vấn phải cam kết sản phẩm tư vấn theo đúng hợp đồng đã ký kết với chủ đầu tư.
Các đơn vị tư vấn tham gia vào dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai:
- Công ty cổ phần tư vấn xây dựng công trình hàng hải: khảo sát thu thập số liệu, lập báo cáo nghiên cứu khả thi; Khảo sát lập thiết kế kỹ thuật; Thiết kế bản vẽ thi công.
- Tổng công ty hàng hải Việt Nam: thẩm định hồ sơ thiết kế kỹ thuật, báo cáo nghiên cứu khả thi, thẩm định tổng dự toán và tổng mức đầu tư.
Mặc dù lựa chọn nhà tư vấn lập dự án và thiết kế kỹ thuật có đủ năng lực nhưng dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai vẫn phải điều chỉnh lại dự án do dự án mở rộng quy mô thực hiên. Việc điều chỉnh dự án đã làm chậm thời gian khởi công xây dựng dự án so với dự kiến ban đầu.
• Công tác xây lắp:
Công việc quản lý chất lượng xây lắp nhằm đảm bảo chất lượng công trình được thực hiện theo đúng thiết kế kỹ thuật đã được phê duyệt.
- Bước1: chuẩn bi cho công tác xây lắp: công ty tổ chức đấu thầu cạnh tranh để lựa chọn nhà thầu thực sự có năng lực, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, về giá cả. Nhà thầu tham gia và trúng thầu phải thoả mãn các yêu cầu sau:
+ Các đơn vị xây lắp phải có tư cách pháp nhân, có chứng chỉ hành nghề xây dựng và phải chịu trách nhiệm về chất lượng công trình do mình thực hiện.
+ Đơn vị được chỉ định thầu thi công những công trình tương ứng với điều kiện và năng lực được xác nhận trong chứng chỉ hành nghề xây dựng và hợp đồng cho nhận thầu, phải chịu sự kiểm tra giám sát chất lượng của chủ đầu tư, cơ quan giám định chất lượng công trình xây dựng của nhà nước.
- Bước 2: Thực hiện công tác xây lắp:
Trong thời gian thi công công trình xây dựng cảng, công ty đã bố trí cán bộ kỹ thuật thực hiện giám sát chất lượng của cá vật tư vật lieu đầu vào, giám sát kỹ thuật xây dựng, đảm bảo các đơn vị thi công phải thực hiện đúng theo thiết kế kỹ thuật, chất lượng đã phê duyệt theo tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành của nhà nước và trong điều khoản hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa các bên tham gia. Đồng thời, cần thực hiện một số biện pháp sau:
+ Phải có nhật ký công trình, nhật ký phải được ghi chép đầy đủ khối lượng các công việc thực hiện từ khi công trình bắt đầu được khởi công.
+ Trong quá trình thi công cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình, tiêu chuẩn từ vật tư đến thiết bị máy móc thi công…
+ Kết thúc các hạng mục thì phải có hồ sơ hoàn công để làm công tác nghiêm thu kỹ thuật cho công trình.
Tuy nhiên công tác quản lý chất lượng còn một số tồn tại như: không thường xuyên có mặt tại công trường thi công, chưa có những biện pháp cương quyết đối với những sai phạm trong thi công công trình.
Hiện nay, dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai đang trong quá trình xây dựng nên chưa đưa vào nghiệm thu sử dụng.
Một số căn cứ để nghiệm thu chất lượng công trình: + Tài liệu thiết kế đã được duyệt.
+ Các quy chuẩn xây dựng, quy chuẩn chất lượng đã được bộ xây dựng ban hành. + Những điều khoản quy định về khối lượng, chất lượng vật liệu thiết bị được thực hiện trong quá trình xây dựng.
+ Các kết quả kiểm tra, thí nghiệm khối lượng, chất lượng vật liệu thiết bị được thực hiện trong quá trình xây dựng.
Quản lý chi phí.
Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức phân tích số liệu và báo cáo về những thông tin chi phí. Công việc này đảm bảo hiệu quả dự án về mặt tài chính và tiết kiệm vốn cho chủ đầu tư.
Phòng tài chính - kế toán kiểm tra chặt chẽ các chứng từ, hoá đơn đầu vào mà ban quản lý dự án đã thực hiện thanh quyết toán vốn cho đơn vị thi công và các nhà thầu sau khi các hạng mục công trình hoặc toàn bộ công trình được nghiệm thu.
Phương thức tạm ứng, thanh quyết toán được áp dụng: để làm cơ sở cho việc thực hiện xây dựng cảng và thanh quyết toán quản lý chi phí, chủ đầu tư sẽ kí hợp đồng với nhà thầu thực hiên, trong đó phương thức tạm ứng và thanh toán sẽ được thoả thuận trong hợp đồng kinh tế.
• Quản lý chi phí theo hạng mục công trình:
Để dự toán chi phí một cách chính xác nhất, dự án được chia thành các hạng mục nhỏ.
Bảng1.4: Các hạng mục công trình ở giai đoạn 1
Đơn vị: ngàn đồng
(%)
I Chi phí xây dựng công trình 36.310.593 -
1 Gia cố nền giai đoạn 1 983.617 984.552 100,095
2 Gia cố nền giai đoạn 2 608.661 618.654 101,642
3 Kho hàng CFS 7.020.000 - -
4 Nhà thường trực - bảo vệ 22.400 - -
5a Cổng chính 60.000 65.021 108,368
5b Cổng đường sắt 40.000 40.541 101,353
6 Trạm cân 60T 70.000 72.352 103,36
7 Đường bãi nội bộ 5.720.839 5.724.235 100,059
8 Ốp đá ta luy chống xói 1.139.066 1.200.234 105,370 9 Kè đường góc đường sắt 5.032.078 5.052.451 100,405
10 Tuyến kè bảo vệ cao 10m 781.110 782.325 100,156
11 Tuyến kè bảo vệ cao 1 – 4m 948.480 950.211 100,283
12 Tuyến kè bảo vệ cao 1m 69.116 - -
13 Ray cần trục RMG 4.663.360 - -
14 Tường rào tạm 212.100 220.000 103,725
15 Tường rào xây mới 837.600 - -
16 Nhà vệ sinh công nhân 50.400 - -
17 Hạ tầng kỹ thuật 6.051.766 - -
II Chi phí đất đai 7.441.258 7.441.258 100
III Chi phí thiết bị 22.701.534 - -
2 Đầu kéo và móc 20-40 đã qua sdụng 3.000.000 - - 3 Thiết bị nâng RSD 45T đã qua sdụng 9.000.000 - -
4 Xe nâng 3-5 T 1.625.534 - -
5 Thiết bị cân xe 60T (đồng bộ) 650.000 - -
6 Máy bơm nước 26.000 - -
7 Thiết bị khác 2.000.000 - -
IV Chi phí khác 4.650.340 - -
V Chi phí dự phòng 7.110.372 7.110.372 100
Nguồn: Báo cáo thực hiện dự án ICD Lào Cai
Qua bảng trên ta thấy hầu hết tất cả các hạng mục công trình đã hoàn thành đều có chi phí thực hiện lớn hơn dự toán. Hầu hết sự thay đổi này không phải là do công ty sử dụng nguồn vốn không đúng mục đích, phân bổ không hợp lý mà lý do chính là có sự thay đổi về giá trên thị trường giữa thời điểm lập dự toán và thi công công trình, cũng như sự thay đổi trong chính sách của nhà nước.
Ngoài ra việc công ty khởi công xây dựng dự án xây dựng Lào Cai vào lúc diễn ra cuộc khủng hoảng thế giới.Đây là thực tế mà công ty không thể lường trước được. Do đó công ty cần có những biện pháp để hạn chế những rủi ro này.
• Quản lý chi phí theo giai đoạn đầu tư:
Quản lý chi phí dự án theo giai đoạn đầu tư giúp công ty có biện pháp phân bổ nguồn vốn hợp lý, và có các phương pháp quản lý riêng đối với từng giai đó.
Bảng 1.5: Chi phí thực hiện các hạng mục công trình giai đoạn 1
Đơn vị: ngàn đồng
1
Thu thập số liệu, khảo sát địa hình phục vụ lập dự án công trình
92.841 90.564 97,547
2 Lập dự án đầu tư xây dựng công
trình 168.070 166.252 98,918
3 Khảo sát phuc vụ thiết kế 500.000 450.000 90
4 Chi phí xây dựng 36.310.593 - -
5 Chi phí giải phóng mặt bằng 7.441.258 7.441.258 100
6 Chi phí quản lý dự án - -
7 Chi phí thiết bị 22.701.534 - -
8
Chi phí thẩm tra phê duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành
41.464 41.464 100
9 Chi phí kiểm toán vốn đầu tư dự
án hoàn thành 49.877 - -
10 Chi phí bảo hiểm công trình xây
dựng 618.959 - -
Nguồn: Báo cáo thực hiện dự án ICD Lào Cai
Như vậy, nhìn vào bảng trên ta thấy, hầu hết các chi phí ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư đề thấp hơn so với dự kiến .
Quản lý thời gian và tiến độ dự án.
• Phương pháp lập mạng công việc.
Trong dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai, công trình được chia thành một số hạng mục công trình chính, bao gồm: san nền, kè bảo vệ bãi, đường bãi nội bộ, kho
CFS, tuyến đường sắt làm hang, mạng công trình kỹ thuật (gồm mạng cấp điện, mạng cấp nước, mạng thoát nước). Do tính cấp bách của dự án nên các hạng mục công trình này sẽ được đồng loạt được khởi công. Để các công việc hạng mục không có sự chồng chéo và sự phức tạp về kỹ thuật nên trong quá trình quản lý tiến độ dự án, công ty đã chọn phương pháp lập mạng công việc theo biểu đồ Gantt.
Thông qua biểu đồ gantt, chúng ta sẽ thấy được thời gian thực hiện các công việc, mối quan hệ giữa các công việc,tình hình thực hiện các công việc nhanh hay chậm, trên cơ sở đó sẽ có các biện pháp đẩy nhanh tiến độ, tái sắp xếp lại nguồn lực…
• Xác định thời gian thực hiện từng công việc.
Thực tế không thể dự báo được một cách chính xác thời hạn hoàn thành một dự án trước thời điểm nó bắt đầu vì thực tế trong quá trình thực hiện dự án sẽ có những tình