- Cần hoàn thiện các quy chuẩn trong khâu lập kế hoạch.
- Cơ giới hoá, công nghệ hoá công tác quản lý thông qua các ứng dụng công nghệ mới.
- Sắp xếp tổ chức quản lý, không ngừng nâng cao trình độ quản lý, kỹ năng quản lý của các cán bộ công nhân viên.
- Tạo tính chủ động hơn cho các cán bộ quản lý dự án.
Đối với công tác quản lý dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai, trong thời gian tới, cần phát huy các ưu điểm đang có, các thành tựu đang đạt được và hạn chế, khắc phục các vấn đề đang tồn tại.
2.2. Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản lý dự án tạiVinalines Logistics. Vinalines Logistics.
2.2.1. Cơ cấu nhân sự.
Trong thời gian qua, ban quản lý đã bộc lộ những yếu kém, thiếu sót của mình. Vấn đề chính là do nhân sự của ban quản lý quá mỏng trong khi khối lượng công việc thực hiện lại lớn. Do đó dù cố gắng bám sát công trường để quản lý giám sát nhưng vẫn không thể nắm bắt hết toàn bộ công việc; dẫn đến việc để xảy ra các sai sót của nhà thầu. Để ban quản lý có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình, công ty cần bổ sung thêm nhân sự cho ban quản lý dự án Lào Cai. Vì ngay khi khởi công xây dựng, tất cả các hạng mục công trình đã được thực hiện đồng loạt nên việc giám sát thực hiện thi công cần rất nhiều người.
Để rút kinh nghiệm cho những dự án sắp tới của mình, trước khi bắt đầu khởi công dự án mới, công ty cần cân nhắc khối lượng công việc trong từng giai đoạn dự án để có sự phân bố nhân sự trong ban quản lý dự án hợp lý, bảo đảm cho việc thực hiện dự án được diễn ra trôi chảy, đảm bảo tiến độ và chất lượng đã đề ra.
2.2.2. Nâng cao trình độ cán bộ.
Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng mang tính chất quyết định đối với sự sự phát triển của công ty và sự thành công hay thất bại của bất kỳ dự án đầu tư nào. Do đó nâng cao chất lượng và trình độ của cán bộ trong công ty là công việc tất yếu. Để có thể như vậy, công ty cần làm một số hoạt động sau:
- Thường xuyên hoặc định kỳ mở các khoá học cho công nhân viên nhằm huấn luyện nâng cao nghiệp vụ và ý thức về nhiệm vụ được giao. Đối với các cán bộ quản lý dự án đầu tư cần có các khoá học ngắn hạn về quản lý dự án, quản lý đấu thầu, và nâng cao về kiến thức xây dựng cơ bản…
- Công ty cần có chế độ khen thưởng thích hợp nhằm kích thích công nhân viên phát huy tính sang tạo của mình, nâng cao ý thức trách nhiệm để cùng nhau giải quyết những công việc chung.
- Nâng cao trình độ ngoại ngữ, đào tạo để các cán bộ sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý dự án để nâng cao chất lượng quản lý dự án.
- Thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luât, nghị định liên quan đến đầu tư, đấu thầu, xây dựng công trình, quản lý chất lượng công trình, dự án đầu tư…
2.2.3. Áp dụng khoa học công nghệ.
Hiện nay phần mềm Microsoft project đang được sử dụng rộng rãi trong công tác lập kế hoạch tiến độ dự án; do đó cần phát huy hơn nữa các ưu thế và chức năng của phần mềm này để giảm bớt khối lượng công việc và nâng cao chất lượng của công tác quản lý dự án.
Nghiên cứu và xây dựng phần mềm quản lý dự án riêng cho công ty, phù hợp với đặc điểm và tính chất của các dự án mà công ty sẽ thực hiện trong tương lai.
2.2.4. Giải pháp cho tiến độ.
Thời gian thực hiện dự án có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và chi phí thực hiện của dự án. Thời gian thực hiện bị kéo dài có thể dẫn đến việc giá nguyên vật liệu tăng cao so với dự kiến ban đầu, đồng thời làm cho chi phí lãi vay ngân hàng tăng lên, bộ phận chi phí gián tiếp tăng lên…sẽ làm chi phí thực hiện dự án tăng lên nếu không sẽ phải đánh đổi chất lượng dự án. Ngược lại, việc rút ngắn thời gian thực hiện xây dựng dự án sẽ rút ngắn thời gian thu hồi vốn, giảm thiểu thời gian ứ đọng vốn đầu tư, nhưng đồng thời sẽ làm tăng chi phí.
Để 1 dự án có thể hoàn thành đúng tiến độ đã đề ra cần làm những công việc sau: - Đối với giai đoạn chuẩn bị đầu tư:
+ Cần đẩy nhanh tiến độ trình duyệt
+ Lựa chọn, phân tích kỹ lưỡng các phương án thực hiện trước khi lựa chọn. + Bám sát hồ sơ thiết kế kỹ thuật, hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công để lập kế hoạch thi công một cách khoa học nhất dựa trên sự nghiên cứu, phân tích, khảo sát hiện trường, năng lực thực hiện và các dự trù biến cố.
+ Có biện pháp huy động vốn kịp thời, thích hợp đảm bảo giải ngân vốn đúng với tiến độ dự án, tránh tình trạng thiếu vốn hoặc ứ đọng vốn trong từng giai đoạn.
+ Lập kế hoạch điều phối nguồn lực phù hợp với kế hoạch thi công. - Đối với giai đoạn tiến hành đầu tư:
+ Yêu cầu đơn vị thi công công trình, hạng mục công trình phải lập kế hoạch tiến độ, kế hoạch điều phối các nguồn lực
+ Phân cấp quản lý chức năng theo tính chất công việc, tránh chồng chéo. + Tổ chức lao động một cách khoa học trong quá trình xây dựng công trình. Tăng cường kỷ luật lao động, đồng thời khuyến khích về lợi ích vật chất, khen phạt để nâng cao ý thức tự giác của người lao động.
+ Tổ chức họp định kỳ với các bên lien quan: ban quản lý dự án, tư vấn giám sát và đơn vị thi công để báo cáo về tiến độ công trình, cùng nhau phát hiện, xử lý kịp
thời các vướng mắc, sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện dự án, góp phần đẩy nhanh tiến độ dự án.
+ Thực hiện công tác giám sát một cách chặt chẽ để theo dõi tiến độ thực hiện dự án. Khi thấy có sự chậm trễ trong tiến độ thì tham gia đóng góp ý kiến nhằm tìm ra biện pháp khắc phục, bảo đảm tiến độ đã đề ra.
+ Nghiên cứu, dự đoán kịp thời các thay đổi trên thị trường về nguồn cung cấp nguyên liệu đầu vào để có biện pháp đối phó kịp thời.
2.2.5. Giải pháp cho quản lý chất lượng.
Để quản lý chất lượng dự án có hiệu quả thì ngay từ khâu lập dự án, các phương án thiết kế, các phương án thi công, các giải pháp về kỹ thuật phải đảm bảo chất lượng và phù hợp với thực tế. Để làm được điều đó, cần thực hiện những công việc sau:
- Lựa chọn nhà tư vấn có đủ năng lực và kinh nghiệm trong lĩnh vực mà dự án đầu tư, đủ tư cách pháp nhân, uy tín trên thị trường.Sản phẩm của nhà tư vấn bao gồm các nghiên cứu khả thi, hồ sơ thiết kế kỹ thuật, hồ sơ khảo sát... là cơ sở để thực hiện dự án; do đó sự lựa chọn này mang tính chất xuyên suốt quá trình thục hiện dự án. Để có thể tìm được nhà thầu có chất lượng và giá thành tư vấn hợp lý nhất, chủ đầu tư nên áp dụng đấu thầu rộng rãi.
- Chủ đầu tư và nhà tư vấn cần có sự phối hợp với nhau để tạo ra sản phẩm có chất lượng cao nhất.
- Lựa chọn đơn vị thẩm định dự án có đủ năng lực và kinh nghiệm. - Giám sát quá trình khảo sát thiết kế dự án.
- Trong quá trình thi công thực hiện dự án, nhà tư vấn có trách nhiệm giám sát công trình.
- Chủ đầu tư cần tiến hành đấu thầu để chọn ra nhà thầu thực hiện dự án.Nhà thầu được chọn là nhà thầu có giá thầu thấp nhất, phù hợp với các yêu cầu để thực hiện dự án, có trình độ kinh nghiệm được xác định bằng đội ngũ kỹ thuật, công nhân lành nghề nhất.
- Kiểm tra độ tin cậy của các nhà cung cấp nguyên vật liệu đầu váo để đảm bảo chất lượng công trình, tránh các sự cố xảy ra.
- Kiểm tra lại báo cáo tuần của tư vấn giám sát.
- Kiểm tra lại kết quả nghiệm thu, kết quả thẩm định chất lượng công trình
- Tăng cường giám sát đơn vị thi công và tư vấn giám sát, có mặt thường xuyên tại công trường, nâng cao trách nhiệm của đơn vị xây lắp, buộc các nhà thầu phải thực hiện đúng thiết kế, tránh dung sai hay bớt xén nguyên vật liệu.
- Thực hiện giám sát thường xuyên để theo sát, kiểm tra chủng loại, số lượng, quy cách, chất lượng nguyên vật liệu, theo dõi tiến độ nhằm có những thông tin cho chủ đầu tư để xử lý kịp thời.
- Công tác giám sát của đơn vị tư vấn cần giám sát cần được diễn ra xuyên suốt quá trình thực hiện dự án, kiểm tra sự chuẩn bị thi công các hạng mục mới.
- Việc thực hiện nghiệm thu các giai đoạn của công trình và toàn bộ công trình phải do chủ đầu tư chủ trì, có sự chứng kiến của các bên tham gia. Biên bản nghiệm thu là căn cứ cho chủ đầu tư đưa công trình vào sử dụng, thực hiện thanh quyết toán và đăng ký sở hữu.
- Trang bị đầy đủ các phương tiện hỗ trợ công tác quản lý.
Quán triệt công tác quản lý chất lượng như trên, việc quản lý dự án sẽ bảo đảm được chất lượng công trình theo chỉ tiêu đã đề ra.
2.2.6. Giải pháp cho quản lý chi phí.
- Đây là dự án do công ty làm chủ dự án và quản lý thực hiện bằng nguồn vốn tự có và một phần vốn vay thương mại; do đó trong quá trình thực hiện dự án, công ty có thể chủ động trong việc giải ngân vốn theo tiến độ thực hiện dự án mà không phải chờ đợi
được cấp vốn một cách bị động như các dự án do Nhà nước làm chủ đầu tư. Tuy nhiên sự chủ động này cũng bị giới hạn bởi nó chịu ảnh hưởng của nguồn vốn mà công ty vay và mức độ uy tín của công ty để có thể huy động vốn nhanh chóng dễ dàng hay không. Vì vậy, trước khi thực hiện bất kỳ dự án nào, công ty cũng cần đưa ra được phương án huy động vốn một cách chắc chắn, hợp lý theo tiến độ thực hiện dự án, đảm bảo cho dự án được tiến hành một cách bình thường, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vốn do dự án bị kéo dài thời gian, không đúng tiến độ.
- Chủ đầu tư cần khuyến khích sử dụng lực lượng tư vấn có trình độ cũng như kinh nghịêm chuyên sâu để có những sản phẩm tư vấn chất lượng cao. Kế hoạch chi phí được lập càng kỹ và chi tiết thì càng là cơ sở để quản lý hợp lý. Bởi vì việc lập kế hoạch chi phí có tác động sâu sắc tới công tác quản lý chi phí sau này, do đó cần có những biện pháp nhằm nâng cao chấp lượng công tác lập tổng dự toán, như: Cần phải hiểu rõ về đặc thù sản phẩm của dự án; Phải tiến hành công việc theo đúng các trình tự lập dự toán:
+ Nghiên cứu rõ hồ sơ thiết kế kỹ thuật nhằm nắm bắt được tổng quát kết cấu công trình, các hạng mục, các bộ phận công trình, tiến độ thi công…
+ Liêt kê các hạng mục công trình và các loại công tác lập dự toán chi tiết. + Liệt kê các bộ phận công trình trong dự toán hạng mục.
+ Nghiên cứu kỹ định mức dự toán, các bộ đơn giá đã ban hành để đối chiếu nôi dung thành phần công việc, các hạng mục công tác đã liệt kê phù hợp với mã hiệu nào trong bộ đơn giá xây dựng cơ bản.
- Trong quá trình thi công, cần có giải pháp tổ chức lao động một cách khoa học phù hợp với quy mô từng hạng mục công trình, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của dự án, phương án thi công hợp lý.
- Đảm bảo thi công công trình đúng chất lượng đã thiết kế.
- Lập chi phí chi tiết mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhiên liệu tham gia thi công công trình. Quản lý chặt chẽ mức điện năng, nước tiêu thụ…
- Kiểm tra bản tiên lượng trước khi xuất vật tư thiết bị đưa vào thi công. - Quán triệt tiết kiem vật tư thiết bị và chi phí quản lý dự án.
2.2.7. Quản lý theo từng giai đoạn.
Thời gian để thực hiện một dự án là rất dài và thường có nguồn vốn lớn, do đó cần phải phân loại các công việc trong dự án theo từng giai đoạn để có kế hoạch thực hiện, kế hoạch huy động nguồn lực cho dự án và dễ dàng hơn trong công tác quản lý dự án.
• Giai đoạn chuẩn bị đầu tư.
- Công tác lập dự án đầu tư :
Như chúng ta đã biết, để đảm bảo cho mọi công cuộc đầu tư được tiến hành thuận lợi, đạt được mục tiêu mong muốn, đem lại hiệu quả cao thì trước khi thực hiện dự án, cần phải làm tốt công việc chuẩn bị, đó là việc xem xét tính toán toàn diện các khía cạnh, thị trường, kinh tế tài chính, môi trường xã hội…có liên quan đến quá trình đầu tư; đồng thời phải dự đoán được các yếu tố bất định có ảnh hưởng đến kết quả của công cuộc đầu tư. Mọi việc xem xét, tính toán, chuẩn bị này được thể hiện trong việc soạn thảo các dự án đầu tư. Có thể nói, dự án đầu tư là kim chỉ nam, là cơ sở vững chắc cho việc thực hiện các công cuộc đầu tư đạt hiệu quả kinh tế - xã hội mong muốn.
Do đó, ở giai đoạn này, ngoài việc lựa chọn nhà tư vấn lập dự án đầu tư có đủ năng lực tài chính, năng lực chuyên môn và kinh nghiêm trong công tác tư vấn lập những dự án tương tự thì cần quan tâm đúng mức đến việc tổ chức thẩm định dự án. Bởi lẽ, công tác thẩm định dự án nhằm lựa chọn được dự án có tính khả thi cao, đánh giá khả năng thực hiện của dự án. Một dự án có hiệu quả cao nhưng cần phải có khả năng thực hiện, nếu không dự án sẽ bị thất bại.
Bên cạnh việc chọn nhà tư vấn và quan tâm đến công tác thẩm định dự án, cần đưa ra các điều kiện, điều khoản ràng buộc trong hợp đồng khi ký kết giữa chủ đầu tư với bên tư vấn nhằm gắn trách nhiệm của tổ chức tư vấn lập dự án với sản phẩm tư vấn của mình.
“Lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết hoá những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình biện pháp để thực hiện công việc đó”. Việc lập kế hoạch dự án có vị trí rất quan trọng trong công tác quản lý dự án; đó là cơ sở để tuyển dụng đào tạo nhân lực, tổng quyết toán ngân sách toàn bộ dự án cũng như từng công việc,…
Việc lập kế hoạch dự án không phải là đơn giản, đòi hỏi người lập ra kế hoạch phải có trình độ quản lý, có kinh nghiêm trong công tác quản lý dự án, đặc biệt là các dự án có tính chất tương tự và nắm rõ các quy định, văn bản có liên quan đến quản lý đầu tư, quản lý xây dựng. Do đó rất cần sự quan tâm đúng mức.
Việc lập kế hoạch dự án chính xác có tác dụng làm giảm thiểu mức rủi ro không thành công của dự án, tránh được tình trạng không khả thi, lãng phí nguồn lực và những hiện tượng tiêu cực.
• Giai đoạn thực hiện đầu tư.
- Giải phóng mặt bằng:
Công tác đền bù, giải phóng mặt bằng của dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào